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INSTRUCTIVO PARA LA REALIZACIÓN DE ESTUDIOS DE MERCADO
Código: I-CC-825
Versión: 5
Emisión: 2025-05-19

PROCESO CONTRATACIóN

OBJETIVO
Este instructivo tiene como propósito servir de guía para realizar el estudio de mercado que soporta el valor de los contratos que ejecuta la Universidad de Caldas. Lo anterior, con la finalidad de darle cumplimiento a lo establecido en el artículo 13 de la resolución de Rectoría 666 del 30 de junio de 2017.

POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN

El centro de gastos que genera la necesidad de adquisición será el encargado de realizar los estudios de mercado, los cuales no podrán ser inferiores a dos cotizaciones y preferiblemente iguales o superiores a tres. 

NOTA: La oficina de contratación podrá verificar que las cotizaciones aportadas correspondan al valor real del mercado.

 

CONTRATACIÓN PARA LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE SALUD A LOS ESTUDIANTES DE PREGRADO DE LA UNIVERSIDAD DE CALDAS BAJO LA MODALIDAD DE PAGO POR CAPITACIÓN

De conformidad con la Circular Interna No. 001 de 2025 expedida por el jefe la Oficina de Bienestar Universitario en el marco del proceso de contratación para la prestación de servicios de salud a los estudiantes de pregrado de la Universidad de Caldas bajo la modalidad de pago por capitación se emitieron las siguientes instrucciones:

 

1. Cumplimiento del instructivo

Se debe cumplir estrictamente con lo establecido en el instructivo, que incluye:

  • Identificación precisa de la necesidad que se busca satisfacer. 
  • Búsqueda de al menos tres cotizaciones de proveedores que cumplan con las condiciones técnicas y legales necesarias. 

 

2. Verificación de que las cotizaciones incluyan la información requerida y correspondan al valor real del mercado. 

Solicitud de información de estudiantes matriculados 

Enviar una solicitud formal a la Oficina de Registro Académico para obtener el número total de estudiantes matriculados durante los dos últimos semestres académicos, incluido el actual. 

Calcular el promedio de estudiantes, desglosado como sigue: 

  • Pregrado 
  • Programas técnicos, tecnológicos y especiales 


3. Identificación de IPS disponibles

  • Consultar el listado de Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud (IPS) de primer nivel en la ciudad de Manizales a través del portal de la Secretaría de Salud: Manizales Salud. 
  • Identificar las IPS que cumplan con los siguientes criterios:
    • Ser IPS de primer nivel con portafolio de servicios de atención básica. 
    • Ofrecer precios competitivos y servicios de calidad. 
    • No estar exclusivamente afiliadas a EPS. 

 

4. Especificaciones mínimas para la solicitud de cotización

En la solicitud de cotización que se enviará a las IPS seleccionadas, se debe incluir como mínimo:

  • Atención médica general, odontológica, psicológica y de enfermería, incluyendo valoraciones iniciales y citas semestrales. 
  • Servicios adicionales como: 
    •  Medición de agudeza visual.
    • Valoraciones nutricionales y seguimiento a beneficiarios de subsidios de alimentación. 
    • Servicios de área protegida en las sedes de la Universidad. 
    • Dispensación de medicamentos con subsidio según el PBM. 
    • Atención psicológica 24/7 en colaboración con la línea 123 de la Alcaldía de Manizales. 
  • Garantía de cobertura total y parcial para estudiantes de Manizales y de región, conforme a la Resolución 3280 de 2018 del Ministerio de Salud y Protección Social o la norma que esté vigente.

 

5. Solicitud y consolidación de cotizaciones

  • Preparar correos electrónicos formales dirigidos a las IPS seleccionadas, especificando detalladamente los servicios requeridos y adjuntando la certificación del promedio de estudiantes matriculados. 
  • Establecer un plazo de 15 días para recibir las respuestas. 
  • En caso de no obtener respuesta en este tiempo, se documentará la falta de intención de cotizar. 
  • Consolidar todas las evidencias de las solicitudes enviadas y las respuestas recibidas. 

 

6. Elaboración del estudio de mercado

  • Analizar las cotizaciones obtenidas para justificar la selección de la IPS que cumpla mejor con los requisitos técnicos, económicos y de calidad. 
  • Documentar el análisis conforme a los principios de transparencia, eficiencia y cumplimiento normativo establecidos por la Universidad. 

El estudio de mercado deberá completarse y presentarse conjuntamente con el resto de los documentos que acompañen la solicitud de contratación ante el Grupo Interno de Trabajo de Contratación y Convenios en un término de cinco (5) días hábiles después de obtenidas las cotizaciones. 

 

 

 

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No. Actividad Responsable Descripción
1 Inicio.    
2 Identificar la necesidad que se pretende satisfacer Centro de Gastos
El Centro de gastos debe identificar el bien o servicio que se pretende adquirir.
3 Buscar proveedores Centro de Gastos
Se debe realizar la búsqueda de al menos dos proveedores que tengan dentro de su actividad económica o razón social la satisfacción de dicha necesidad.
4 Solicitar cotización Centro de Gastos
Solicitar y obtener al menos dos cotizaciones de elementos o servicios a adquirir con base en la necesidad identificada.
5 Revisar solicitud Centro de Gastos
Revisar que las cotizaciones coincidan con las especificaciones técnicas solicitadas y entre ellas mismas. Estas deben versar sobre los mismos elementos (bienes o servicios).
6 Verificar los requisitos legales de la oferta Centro de Gastos
Verificar que las cotizaciones contengan como mínimo la siguiente información: - Nombre e identificación del proveedor - Servicios o elementos a adquirir con las especificaciones técnicas solicitadas. - Valor (En medida unitaria) - Que este dirigida a la Universidad de Caldas. - Tiempo de vigencia - Firma del proveedor o correo electrónico de recibo de la cotización.
7 Justificar cotizaciones equivalentes (Si es el caso). Supervisor de la orden
En casos excepcionales en los que los productos cotizados difieran entre ellos en razón al nombre comercial asignado por los diferentes proveedores, pero contengan los mismos componentes y suplan la misma necesidad de manera que no sea posible la obtención de dos cotizaciones con iguales características; el supervisor de la orden deberá justificar ampliamente mediante oficio adjunto al estudio de mercado por qué se trata de elementos equivalentes. La justificación de que trata este paso, estará sujeta a la aprobación por parte del Grupo de Contratación.
8 Aportar certificado de exclusividad (Si es el caso). Centro de Gastos
Cuando solo se cuente con una cotización por tratarse de un proveedor exclusivo, deberá aportarse el correspondiente certificado de exclusividad.
9 Sumatoria de elementos a adquirir (Si es el caso). Centro de Gastos
Cuando alguna de las cotizaciones incluya elementos adicionales a los que se piden en la Solicitud de Adquisición, deberán resaltarse en la cotización solo los elementos que se van a adquirir y el resultado del valor cotizado en el apartado correspondiente de la SCP debe ser únicamente la sumatoria de estos elementos.
10 Justificar la escogencia de proveedor (Si es el caso). Centro de Gastos
Para las ocasiones en que la justificación en la modalidad de contratación directa sea la prevista en el Literal 12 del Artículo 13 del Estatuto de Contratación de la Universidad (Acuerdo 08 del 26 de abril de 2017) en la cual se señala lo siguiente: “Adquisición de insumos, repuestos y en general, bienes o servicios que deban ser adquiridos a través de una misma casa comercial donde se adquirió un equipo u otro bien, dadas ciertas circunstancias previas de su adquisición o por su marca o tecnología o condicionamientos de garantía” La escogencia del contratista obedecerá a una razón diferente al menor precio, por esta razón, dicha condición deberá estar ampliamente justificada en la Solicitud de Adquisición.
11 Verificar la vigencia de la cotización Centro de Gastos
Verificar que la oferta se encuentre vigente al momento de la presentación de la Solicitud de Adquisición.
12 Presentar la propuesta económica en Servicios Profesionales y de apoyo a la gestión Centro de Gastos/Proveedor
Para los casos en que se pretendan contratar Servicios Profesionales y de apoyo a la gestión, bastará como estudio de mercado la propuesta económica del proveedor del servicio (Art. 13 Resolución 666 del 30 de junio del 2017) que deberá contener: - Nombre e identificación del proveedor - Servicios ofrecidos - Valor y tiempo de la prestación del servicio - Estar dirigida a la Universidad de Caldas
13 Certificado de estudio de mercado Encargado de realizar el estudio
Cuando no sea posible obtener dos o más cotizaciones escritas, quien haga los estudios deberá suscribir un certificado que contenga como mínimo lo siguiente: - La descripción de los bienes, obra o servicios cotizados. - El valor cotizado. - El nombre del cotizante. - Datos de contacto del proveedor El certificado en mención deberá contener la justificación de la no obtención de las cotizaciones físicas y la vigencia de la respectiva cotización.
14 Fin    



ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
PROFESIONAL ESPECIALIZADO - JEFE DE OFICINA ASESORA - SECRETARIO GENERAL -

HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN
ORIGEN DE LOS CAMBIOS
FECHA
5Se requiere modificar nuevamente el instructivo para incluir aclaraciones con respecto a la contratación del servicio de salud del estamento estudiantil.2025-05-19
4Se requiere la actualización del instructivo para integrar a las "políticas y condiciones de operación" la Circular Interna No. 001 de 2025 de la Oficina de Bienestar Universitario respecto a la contratación del servicio de salud del estamento estudiantil.2025-05-15
3Modernización de la imagen del SIG.2019-10-15
2Se agregan actividades descritas en el Manual de contratación en el artículo 13 de la Resolución 666 de 2017. 2018-11-27
1Versión inicial2018-09-28



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