ALCANCE: Esta política contable aplica para las Cuentas por Pagar o pasivos financieros bajo el Marco Técnico Normativo Contable para Entidades de Gobierno, provenientes de las obligaciones contraídas por LA UNIVERSIDAD DE CALDAS con personas naturales y jurídicas, comprende: Compras de Bienes y Servicios Nacionales y Otros acreedores

SUMINISTRO DE INFORMACIÓN: Información Generada desde los Consejos Superior y Académico, Ministerio de Educación nacional, Ministerio de Hacienda y Crédito Público, Secretaria General, Vicerrectorías, Fondos de Facultad, Oficina de Planeación y Sistemas Oficina de Gestión Financiera y demás Centros de Gasto delegados que ejecuten el Presupuesto Institucional.  

RESPONSABLES: La responsabilidad de las actividades de este procedimiento es competencia del Rector, Vicerrector Administrativo, Jefe Oficina Financiera, Asesor Oficina de Control Interno, así como:  todos los Ordenadores de Gasto que ejecutan el Recurso Institucional, Secretarios de Facultad, Profesionales de apoyo, Profesionales Especializados, Universitarios, Auxiliares Administrativos, Pagador de Gestión Financiera y Entidades Financieras.

DEFINICIONES Y TÉRMINOS

ORDENADOR DEL GASTO: Responsables delegados por el Rector para la ejecución presupuestal. 

ORDEN DE PAGO: Documento soporte donde quedan registradas las cuentas contables y da autorización al pago.

PRINCIPIO DE LA CAUSACIÓN: principio que debe reconocerse cuando los hechos se realicen y no cuando se reciba o se haga el pago, es decir, se causan cuando venda el producto o se preste el servicio, independientemente si se recibe el pago o no. Se entiende que cuando se realiza el hecho económico, éste ha constituido una obligación o un derecho exigible.

PERFECCIONAMIENTO: Requisitos documentales exigidos por el proceso de contratación para los pagos.

RADICACIÓN: Asignación de número consecutivo en la recepción de cuentas para los pagos. 

ACTO ADMINISTRATIVO y/o HECHOS FINANCIEROS ECONOMICOS: Documentos generados por los Ordenadores del Gasto para la ejecución del presupuesto (órdenes de compra, órdenes de servicio, órdenes de suministro, convenios, contratos, resoluciones, cartas de aceptación, entre otros).

RUBRO: Nombre de cada uno de los conceptos presupuestales del ingreso y del gasto 

SISTEMA DE GESTIÓN FINANCIERA: Herramienta integrada de software que soporta de una forma segura y confiable los  financieros de la Institución

CDP: Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

Los actos administrativos que generan pago son: 

• Orden de servicios 
• Orden de compra 
• Contratos 
• Resolución de avances 
• Resolución reconocimiento gastos 
• Resolución traslado cupo a fondos especiales 
• Resolución prácticas académicas 
• Convenios 
• Resoluciones de pago y devoluciones 
• Reembolso fondo cajas menores y fondos rotatorios
• Cartas de Aceptación

Priorización de pagos: 

Se da con base en los cronogramas trazados en la Oficina Financiera y en las fechas de vencimiento, en general:

• Fallos de Tutelas
• Fallos Judiciales
• Nóminas 
• Honorarios y Prestación de Servicios 
• Seguridad Social y Parafiscales
• Servicios públicos
• Impuestos Tributarios
• Avances y practicas académicas
• Proveedores y Acreedores

Los cheques girados deben contener:

• Sello de caucho cruzado, si es persona Jurídica,
• Sello de caucho páguese al primer beneficiario, si es persona natural,
• Sello seco,
• Sello protector,
• Dos de cuatro firmas registradas (Pagador, Profesional Especializado Tesorería, Profesional Especializado Presupuesto, Jefe Oficina Financiera)

Los pagos se efectúan a:

• Proveedores: por concepto de relaciones comerciales con el fin de dar cumplimiento al objeto y desarrollo de la misión Institucional.
• Funcionarios: Por concepto de nómina, avances, reconocimientos, salidas académicas, beneficios a empleados, devoluciones.
• Estudiantes: Por concepto de becas de compensación, monitorias académicas, devoluciones por matriculas u otros servicios, mayores valores consignados, prácticas académicas, pasantías, internados, convenios suscritos con la Universidad, entre otros.
• Empresas de servicios públicos y privados: Por concepto de energía, agua, gas, teléfono, internet, telefonía celular, entre otros.
• Entidades Financieras: Por concepto de pago servicio a la deuda, descuentos de nómina: libranzas, embargos, AFC, entre otros.
• Cooperativas, fondos de empleados, fondos complementarios, entre otros.
• Demás pagos objeto de descuentos por nomina autorizados previamente por los funcionarios y avalados por la Oficina de Gestión Humana.

MEDIO DE PAGO: 

TRANSFERENCIAS ELECTRÓNICAS:

Todos los Centros de Gastos deben exigir reporte de Cuenta Bancaria a Beneficiarios de pagos, la cual debe estar a nombre del mismo beneficiario, con el fin de agilizar el desembolso del dinero y minimizar riesgos, estos pagos se generan de acuerdo a los protocolos establecidos por cada entidad financiera (generación de archivo plano, desde el Sistema de Gestión Financiero y/o manual) para subir a la entidad bancaria, con la información requerida en los anexos.  FORMATO PARA REPORTE DE CUENTA BANCARIA – Anexo 1:

La Universidad de Caldas, no asume problemas de índole jurídica de terceros, por embargos; por lo tanto, no es competencia de la Universidad, que por embargos y demás en cuenta bancaria de beneficiarios no se pueda realizar transferencia electrónica.

CHEQUES:

En casos excepcionales, se generará cheque, el cual solo será impreso al momento que el Beneficiario haga presencia en la Tesorería, con el fin de evitar cheques girados y no reclamados.

Bajo Normas Internacionales de Información financiera – NIIF, trimestralmente no pueden quedar cheques girados sin reclamar en la Tesorera, ni dejados de cobrar en bancos, para lo cual se anularán; reintegrando el dinero a la cuenta del disponible y reconociendo nuevamente el pasivo (Cuenta por Pagar).  Y a fin de cada vigencia se llevarán a cheques girados y no reclamados.

DAVIPLATA:

Becas de compensación, Monitorias Académicas, Prácticas y Salidas Académicas a favor de Estudiantes y algunos Funcionarios se les girara pagos mediante este sistema, siempre y cuando no superen 3 s.m.m.l.v.  en movimientos mensuales, por lo tanto, el saldo en Daviplata, es personal y debe ser controlado por cada Beneficiario.

FORMATO AUTORIZACION DAVIPLATA - Anexo 2 y 

FORMATO AUTORIZACION DAVIPLATA MENOR DE EDAD  -Anexo 3

TARJETA DE CREDITO EMPRESARIAL:

De acuerdo con la normatividad interna expedida por la Universidad de Caldas, se realizarán pagos mediante Tarjeta de Crédito Empresarial por celebración de contratos con pago por internet o en línea (aceptación de oferta) y será necesario adicionar a los documentos que sirven como soporte de la solicitud de adquisición, el certificado de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas en el cual se indique la vigencia y seguridad de la página en la cual se realizará la compra.