Este proceso es importante para realizar el seguimiento, control, y acciones de mejora que permitan identificar estrategias para gestionar adecuadamente los índices de ausentismo por enfermedad general, accidentes de trabajo, enfermedad laboral, gestión de licencias de maternidad y paternidad de los servidores públicos de la Universidad de Caldas, logrando además un procedimiento efectivo ante las Empresas Promotoras de Salud (E.P.S.) y Administradora de Riesgos Laborales (A.R.L) garantizando el pago de las prestaciones económicas y asistenciales de conformidad con lo establecido en la normativa aplicable

NORMATIVA

• Ley 734 de 2002 Código Único Disciplinario.
• Ley 2114 de 2021 – Licencia de paternidad- fuero de paternidad.
• Decreto Ley 0019 de 2012 – Tramite de pago ante EPS.
• Decreto 780 de 2016 – Trámite y transcripción de incapacidades.
• Decreto 1333 de 2018 – Lineamientos para la validación médica de incapacidades.
• Decreto 1427 de 2022 – Gestión de incapacidades - prestaciones económicas del Sistema General de Seguridad Social en Salud.
• Decreto 2126 de 2023 - Validación de incapacidades.
• Acuerdo del Consejo Superior N° 014 de 2010 Estatuto Administrativo.
• Acuerdo del Consejo Superior
  
  N° 021 de 2002 Estatuto Docente.
• Circular N° 003 del 2023 de la Oficina de Gestión Humana

Es obligación legal de todo servidor público reportar a su empleador cuando se presenta una situación de incapacidad, bien sea por enfermedad general, licencia de maternidad, licencia de paternidad, enfermedad laboral, accidente de trabajo o cualquier otro origen, en atención a lo establecido la normativa anterior.

Todos los servidores públicos de la Universidad de Caldas tanto del estamento docente como administrativo tienen estipulado en los estatutos, el deber de cumplir las obligaciones consagradas en las normas constitucionales, legales y los reglamentos de la Universidad que para el efecto rijan a los empleados de la institución.

Aunado a lo anterior, el Código Único Disciplinarios la Ley 734 de 2002 establece como falta disciplinaria: 

Artículo 50. Faltas graves y leves. Constituye falta disciplinaria grave o leve, el incumplimiento de los deberes, el abuso de los derechos, la extralimitación de las funciones, o la violación al régimen de prohibiciones, impedimentos, inhabilidades, incompatibilidades o conflicto de intereses consagrados en la Constitución o en la ley.
 (..) Los comportamientos previstos en normas constitucionales o legales como causales de mala conducta constituyen falta disciplinaria grave o leve si fueren cometidos a título diferente de dolo o culpa gravísima.

DEFINICIONES:

• Accidente De Trabajo: Según la Ley 1562 de 2012, Artículo 3º. Es accidente de trabajo todo suceso repentino que sobrevenga por causa o con ocasión del trabajo, y que produzca en el trabajador una lesión orgánica, una perturbación funcional o psiquiátrica, una invalidez o la muerte.
• ARL: Administradoras de Riesgos Laborales (ARL), es la Compañía de Seguros para la gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, brinda aseguramiento ante la ocurrencia de accidentes de trabajo y enfermedades laborales.
• EPS: Entidad Promotora de salud, y es la encargada de promover la afiliación al sistema de seguridad social, aquí no hay servicio médico, solo administrativo y comercial.
• Enfermedad Laboral: Enfermedad laboral. Es la contraída como resultado de la exposición a factores de riesgo inherentes a la actividad laboral o del medio en el que el trabajador se ha visto obligado a trabajar. El Gobierno Nacional, determinará, en forma periódica, las enfermedades que se consideran como laborales conforme lo establecido en las normas legales vigentes.
• Incapacidad: se entiende la incapacidad por enfermedad general, como un estado de inhabilidad física o mental para que una persona desempeñe sus funciones laborales, originada en un accidente o enfermedad de origen común no profesional.

Incapacidad por enfermedad general: Para el reconocimiento y pago de la prestación económica de la incapacidad por enfermedad general, conforme a las disposiciones laborales vigentes, se requerirá que los afiliados cotizantes hubieren efectuado aportes por un mínimo de cuatro (4) semanas. No habrá lugar al reconocimiento de la prestación económica de la incapacidad por enfermedad general con cargo a los recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud, cuando éstas se originen en tratamientos con fines estéticos o se encuentran excluidos del plan de beneficios y sus complicaciones. Decreto 780 de 2016 y Decreto 1427 de 2022.

Incapacidad por Accidente laboral o enfermedad profesional:  El sistema de riesgos laborales reconocerán las incapacidades temporales desde el día siguiente de ocurrido el accidente de trabajo o la enfermedad diagnosticada como laboral, el valor que el empleado reciba por incapacidad será igual al 100% de salario base de cotización. La incapacidad emitida debe ser enviada en original al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) y a la Oficina de Gestión Humana que a su vez hará el recobro ante la ARL.

• Prórroga de Incapacidad: Tiempo de incapacidad posterior a la inicial por la misma enfermedad o diagnóstico, cuando entre uno y otro no haya interrupción mayor de treinta (30) días calendario. 

• Licencia: Es la situación administrativa que permite que el servidor público se separe de sus funciones sin romper el vínculo laboral con la entidad. Conforme a la Legislación laboral vigente, aplicable a los empleados públicos, las licencias pueden ser: por maternidad, paternidad, por enfermedad y licencia ordinaria.

Licencia de Maternidad: La Ley 1822 de 2017 y Decreto 1427 de 2022, establece que es un derecho laboral y de seguridad social otorgado a las trabajadoras durante el embarazo y el posparto, con el fin de garantizar su recuperación y el cuidado del recién nacido sin pérdida de ingresos ni de su vínculo laboral, toda trabajadora en estado de embarazo tiene derecho a una licencia de diez y ocho (18) Semanas en la época de parto remunerada con el salario que devengue al momento de iniciar su licencia. 

• De conformidad con lo establecido en el Decreto 1427 de 2022, la trabajadora gestante tiene derecho a disfrutar de una (1) semana de licencia previa al parto, siempre que la fecha probable del nacimiento sea acreditada por el médico tratante adscrito a la EPS.
• Cuando, por recomendación médica debidamente sustentada, la gestante requiera un mayor tiempo de descanso antes del parto, podrá disfrutar de hasta dos (2) semanas preparto, manteniendo un periodo de dieciséis (16) semanas posparto, para un total de dieciocho (18) semanas de licencia remunerada.
• Es importante resaltar que la distribución del tiempo de la licencia (entre el periodo pre y posparto) debe ser indicada por el profesional tratante y registrada en la certificación médica de la incapacidad por maternidad, la cual servirá de soporte para el reconocimiento económico por parte de la EPS correspondiente.

Licencia de Paternidad: El cónyuge o compañero permanente tiene derecho a catorce días (14) calendarios de licencia remunerada de paternidad en época inmediatamente posterior al nacimiento del hijo, esta deberá ser disfrutada durante los treinta (30) días siguientes a la fecha de nacimiento del menor o de la entrega oficial del menor que se ha adoptado. La licencia de paternidad está a cargo de la EPS en un cien por ciento (100%), para lo cual se requerirá que el padre haya cotizado durante las semanas correspondientes al periodo de gestación, en los términos que se reconoce la licencia de maternidad, según la Ley 2114 de 2021 y el Decreto 1427 2022. 

Licencia de maternidad por extensión: Garantía que se extiende a la madre adoptante, al padre que quede a cargo del recién nacido sin apoyo de la madre, sea por enfermedad, abandono o muerte, o al que adquiere la custodia justo después del nacimiento y que consiste en el derecho a disfrutar de una licencia de dieciocho (18) semanas remuneradas o el tiempo que falte para completar estas, y cuya prestación económica se encuentra a cargo del SGSSS, asimilando la fecha del parto a la de la entrega oficial del menor que se ha adoptado, o del que adquiere la custodia justo después del nacimiento.

• Instituciones Prestadoras De Servicios (IPS): Es decir, todos los centros, clínicas y hospitales donde se prestan los servicios médicos, bien sea de urgencia o de consulta.

• Certificado de Incapacidad: Es el único documento legalmente válido para justificar la ausencia y garantizar el pago de prestaciones económicas. Procede con certificado expedido o transcrito por la empresa promotora de salud (EPS)  a la cual se encuentra afiliado el empleado público. El artículo 2.7.2.2.1.3.3 del Decreto 780 del 2016 (Decreto Único Reglamentario del Sector Salud)  y Decreto 1427 de 2022, dispone que deben contener, como mínimo:

Las incapacidades deben ser expedidas por un médico u odontólogo adscrito a la red de la EPS o IPS a la que se encuentre afiliado el funcionario, y deben contener: 

• Nombre y apellidos
• Número de identificación
• Diagnóstico
• Número de días 
• Firma y registro del médico tratante

En caso de ser emitidas por un profesional particular, este debe estar debidamente registrado en el ReTHUS (Registro Único Nacional del Talento Humano en Salud) o estar realizando su servicio social obligatorio.

La Universidad se reserva el derecho de verificar la autenticidad del documento mediante consulta en ReTHUS o ante la EPS correspondiente.

 
LINEAMIENTOS GENERALES PARA EL TRÁMITE DE INCAPACIDADES Y LICENCIAS

• Plazos: Las EPS no reconocerán incapacidades, licencias o accidentes laborales que no hayan sido validados dentro de los tiempos requeridos según los tiempos establecidos por cada EPS.
• Documento válido: La única justificación válida de ausencia laboral es el certificado médico expedido y validado por la EPS.
• Obligatoriedad del reporte: Toda incapacidad o licencia debe ser reportada a la oficina de Gestión Humana al correo incapacidades@ucaldas.edu.co. 
• La omisión del reporte puede ser considerada como abandono del cargo y constituir una falta disciplinaria. Según lo dispuesto en el Código Único Disciplinario la Ley 734 de 2002.
• En caso de accidente de trabajo el servidor público debe reportarlo a su jefe inmediato dentro de las primeras 48 horas posteriores al siniestro, quien a su vez lo informará de inmediato al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST); esta dependencia procederá a reportar el mismo ante la Administradora de Riesgos Laborales con el fin de que pueda acceder oportunamente a la atención médica en la red asistencial disponible por la ARL, según el caso.
• En casos de accidente de tránsito: se deberá adjuntar evaluación inicial del seguro obligatoria de accidente de tránsito (SOAT), reporte de accidente, croquis expedido por la autoridad competente
• En el evento de un estado de embarazo la servidora pública deberá informar a su jefe inmediato con copia al Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo y a la Oficina de Gestión Humana anexando constancia expedida por el médico sobre la fecha probable de parto. 
• Para el trámite respectivo de licencia de maternidad o paternidad, será necesario aportar a la EPS historia clínica de la madre con fecha de parto y registro civil de nacimiento del menor. Así mismo se cuentan con 30 días calendario desde el momento del nacimiento para la validación de la licencia de paternidad ante la EPS por parte del afiliado.
• Las incapacidades médicas son un derecho irrenunciable por disposición constitucional (art. 48) y legal contenida en el artículo 1 de la Ley 100 de 1993 y Decreto 1427 del 2022, por lo tanto, prevalecen respecto de cualquier otra situación administrativa.
• En caso de presentarse una incapacidad durante el disfrute de vacaciones, el servidor público deberá notificar y entregar el certificado de incapacidad expedido por la EPS al jefe inmediato, quien solicitará por escrito a Gestión Humana la suspensión de las vacaciones por los días de incapacidad.
• Prohibición legal el servidor público a quien se le expida una incapacidad médica por enfermedad general, accidente o enfermedad laboral, deben abstenerse de asistir a su lugar de trabajo por el periodo de tiempo que haya autorizado el respectivo médico tratante de la correspondiente Institución Prestadora de Salud (IPS) o de la EPS. La única vía para anular, reducir o modificar la incapacidad es la revisión médica ante la EPS que la expidió, conforme a lo dispuesto en el Decreto 1427 de 2022 y demas normas concordantes. 
• La Oficina de Gestión Humana será responsable de realizar la gestión de cobro encaminada a obtener el reembolso económico de las incapacidades ante las diferentes EPS y ARL.

TRANSCRIPCIÓN DE INCAPACIDAD:

La transcripción es un procedimiento en el que la E.P.S. valida técnica y científicamente la pertinencia de generar una incapacidad que le fue otorgada a uno de sus afiliados en papelería No oficial, debido a que se llevó a cabo en atención por urgencias, hospitalización, SOAT o cuando la misma haya sido otorgada por red externa adscrita a su EPS.

 En el caso de los afiliados a NUEVA EPS, EPS SURA, UNISALUD se recuerda que la transcripción de incapacidades y licencias es un trámite que debe ser gestionado directamente por el afiliado cotizante, dentro de los plazos establecidos por cada entidad. La Universidad no realiza este procedimiento, por lo que corresponde al usuario efectuar la validación a través de la plataforma virtual o en los puntos de atención de su respectiva EPS

Pasos para hacer la validación (transcripción) con EPS SURA. 

Aquí están los pasos generales que el afiliado debe seguir:

1. Ingresar al sitio web de EPS SURA Accede a www.epssura.com, con usuario y contraseña. Si no se tiene usuario, debe registrarse o solicitar acceso al sistema de afiliados.
2. Ubica la sección “Trámites a un clic”. https://portaleps.epssura.com/ServiciosUnClick/#/
3. Seleccionar “Solicitud de transcripción de incapacidades / licencias”. En “Trámites a un clic” buscar la opción de transcripción de incapacidades o licencias.https://portaleps.epssura.com/ServiciosUnClick/#/solicitudes/transcribirincapacidad/
4. Llenar el formulario de solicitud. Completar todos los campos requeridos, incluyendo los datos personales, fechas de incapacidad, diagnóstico, etc.
5. Adjuntar la documentación solicitada. Subir los documentos escaneados o en formato digital exigidos para su caso particular (historia clínica, certificado, póliza, registro civil, etc.).
6. Enviar la solicitud. Luego de verificar que los documentos están completos y legibles, enviar la solicitud a través del portal.
7. Enviar validación. Luego de recibir en su correo electrónico el documento emitido por la EPS, remitirlo al correo institucional incapacidades@ucaldas.edu.co 

Pasos para hacer la validación (transcripción) con NUEVA EPS. 

En dicha información, establece tres alternativas para realizar el trámite de validación:

1. A través de la aplicación móvil NUEVA EPS MÓVIL, opción “Transcripción de incapacidades”.
2. Desde la WEB APP https://app.nuevaeps.com.co/#/, ingresando con usuario y contraseña, y seleccionando el mismo módulo.
3. De manera presencial, en cualquier Oficina de Atención al Afiliado (OAA), presentando el formato de solicitud de transcripción y la incapacidad original.
4. Enviar validación.

Luego de recibir en su correo electrónico el documento emitido por la EPS, remitirlo al correo institucional incapacidades@ucaldas.edu.co 

OTRAS:

Para los afiliados a otras EPS como SALUD TOTAL, SANITAS, FAMISANAR, entre otras, el proceso de validación (transcripción) será adelantado directamente por la Oficina de Gestión Humana, una vez se reciba el documento emitido por la IPS o EPS que generó la incapacidad, licencia o accidente laboral. 

NOTA: Las incapacidades emitidas por atención médica a través de pólizas o por médicos particulares deben ser validadas por la EPS correspondiente y tramitadas directamente por el servidor público. Además, deben ser reportadas a la Oficina de Gestión Humana. En caso de que la EPS no valide la incapacidad, los días no reconocidos serán asumidos por el funcionario o docente, y se aplicarán los descuentos respectivos en la nómina.

LIQUIDACIÓN DE PRESTACIONES ECONÓMICAS DE LICENCIAS Y/O INCAPACIDADES

COBRO DE LAS INCAPACIDADES Y/O LICENCIAS 

El proceso de cobro estará a cargo del empleador, una vez el servidor público haya suministrado la documentación necesaria para adelantar el proceso de recobro ante la EPS y/o ARL según corresponda. En el evento en que la EPS se niegue a realizar el reconocimiento de la incapacidad médica, licencia de maternidad o paternidad, la Oficina de Gestión Humana procederá a interponer derecho de petición ante la EPS o ARL para que se efectué el reconocimiento y pago. 

INDICADOR DE GESTIÓN

Nombre indicador: Reconocimiento económico de incapacidades

Tipo de indicador:  Eficacia

Fórmula(Valor de incapacidades reconocidas/Valor de incapacidades presentadas) * 100

Fuente de Información

• Certificado de incapacidad físico o virtual. 
• Derechos de petición
• Conciliación financiera
• solicitud de cobro radicado de la EPS o ARL.
• Valor reporte de reconocimiento económico de incapacidad por la EPS.

Tendencia: Ascendente

Frecuencia de Medición: Semestral

Rango:

• 75% - 100% Normal
• 35%-74% Riesgo
• 0%-34% Problema

Meta: ≥90% 

RIESGOS Y CONTROLES DEL PROCESO