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INSTRUCTIVO PARA LA PRESENTACIÓN DE PROYECTOS CON COFINANCIACIÓN Y/O REMUNERADOS |
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| PROCESO | PROYECCIóN |
| OBJETIVO |
| Establecer los lineamientos, requisitos y procedimientos para la presentación de proyectos de proyección que cuentan con financiación externa y generan ingresos a la Universidad de Caldas. |
| POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN |
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Para el desarrollo de este instructivo es importante tener en cuenta que:
El Acuerdo N°8 de 2006 del Consejo Superior de la Universidad de Caldas por el cual se adopta la Política de proyección y se definen los lineamientos generales para su desarrollo.
La Resolución N° 01051 de Rectoría, año 2004 por la cual se crea la Comisión Central de Proyección
Los proyectos de proyección que generan ingresos para la Universidad de Caldas a través de convenios o alianzas (cofinanciación) o por pagos de inscripciones (remunerado) se pueden presentar en cualquier momento de la vigencia y deben cumplir los requisitos establecidos.
Documentación requerida para la inscripción de proyecto:
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| DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES | |||||
| No. | Actividad | Responsable | Descripción | ||
| 1 | Inicio | ||||
| 2 | Identificar oportunidades de proyección de carácter cofinanciado y/o remunerado. | Docente Coordinador u Oficina Asesora de Innovación y Proyectos |
En conjunto con la Oficina Asesora de Innovación y Proyectos, se realiza mapeo de las diferentes oportunidades enmarcadas en las capacidades institucionales, con el objetivo de identificar fuentes de financiamiento, posibles alianzas estratégicas y áreas de impacto para el desarrollo de iniciativas de proyección.
Tiempo: durante la vigencia
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| 3 | Diligenciar el formato para la inscripción de la propuesta de carácter remunerado y/o cofinanciado, enmarcada en las modalidades de proyección. | Docente coordinador |
El docente coordinador diligencia la ficha administrativa para oficializar la inscripción del proyecto.
Tiempo: Estas iniciativas se pueden presentar en cualquier momento de la vigencia.
Ver Registro(Formato Ficha Administrativa VPU) |
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| 4 | Realizar presupuesto en la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas o presentar documento que evidencie ejecución presupuestal por parte del aliado. | Docente coordinador o funcionario administrativo |
Una vez la propuesta sea aprobada y, en caso de que el recurso en efectivo ingrese a la Universidad de Caldas, se realiza el presupuesto con la oficina Asesora de Planeación y Sistemas a través del Sistema de Información Institucional en el componente "presupuestos y costos".
En el caso de los convenios en los cuales el aliado ejecuta de manera exclusiva los recursos, es decir, no se generan ingresos para la Universidad de Caldas, se debe presentar el convenio, contrato o documento afín, en el que se da fé de ello (no son válidas las cartas de intención).
Tiempo: durante la vigencia
Registro(Presupuesto aprobado por la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas) |
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| 5 | Radicar el proyecto en el departamento o dependencia administrativa correspondiente (Si aplica) | Docente coordinador o funcionario administrativo |
El proyecto será radicado en el respectivo departamento o dependencia.
En caso de que la propuesta surja como iniciativa de la Vicerrectoría de Proyección Universitaria o se derive de un proyecto ya aprobado, no requerirá surtir los pasos 4, 5 y 6.
Tiempo: durante la vigencia |
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| 6 | Conceptuar sobre la calidad pertinencia y cumplimiento de requisitos del proyecto | Colectivo docente del departamento o jefe de dependencia |
El colectivo docente del departamento o jefe de dependencia conceptúa sobre la pertinencia del proyecto. A su vez realiza las observaciones pertinentes, propone acciones para mejorar la presentación del proyecto y emite un concepto frente al mismo.
El director de departamento remite el proyecto al Consejo de Facultad.
Tiempo: durante la vigencia.
Registro(Aval del departamento o dependencia) |
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| 7 | Emitir recomendación al Consejo de Facultad (Cuando aplique) | Vicerrector de Proyección Universitaria |
Teniendo en cuenta que en la formulación del proyecto se consideró la dedicación en tiempo del profesor en el proyecto, desde la Vicerrectoría de Proyección Universitaria, se enviará una comunicación al departamento y al Consejo de Facultad correspondiente, con una recomendación y justificación para autorizar la dedicación del docente en la iniciativa.
Tiempo: durante la vigencia
Registro(Oficio de recomendación al Consejo de Facultad) |
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| 8 | Avalar el proyecto | Consejo de Facultad |
El Consejo de Facultad avala el proyecto, servicio, evento de extensión y educación continuada.
El Consejo de Facultad remite el oficio de aprobación a la Vicerrectoría de Proyección Universitaria al correo vproy@ucaldas.edu.co o por Admiarchi.
Tiempo: durante la vigencia
Registro(Acta del Consejo de Facultad.) |
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| 9 | Revisar que la propuesta con cofinaciación y/o remuneración cumpla con la totalidad de la documentación y el correcto diligenciamiento de la ficha administrativa | Vicerrectoría de Proyección Universitaria |
El personal administrativo de la Vicerrectoría de Proyección hará una revisión de forma de los proyectos enviados por el Consejo de Facultad, aquellos que no cumplan con la documentación y que no hayan diligenciado en su totalidad la ficha administrativa, no podrán ser radicados y se le comunicará al Consejo de Facultad mediante oficio.
Tiempo: durante la vigencia
Registro(Oficio de devolución de proyecto que no cumple con la totalidad de requisitos) |
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| 10 | Registrar en la base de datos de proyección y autorizar para el registro en el SIA (o en el sistema que hiciere sus veces) | Vicerrectoría de Proyección Universitaria |
Los proyectos que cumplen con los requisitos de forma, serán registrados en la base de datos de la Vicerrectoría de Proyección Universitaria y en el SIA (o en el sistema que hiciere sus veces)
El personal administrativo de la Vicerrectoría de Proyección Universitaria enviará los oficios para comunicar a la Facultad la inscripción de los proyectos.
Tiempo: durante la vigencia
Registro(Oficio de comunicación de registro del proyecto) |
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| 11 | Legalizar el proyecto ante la Vicerrectoría de Investigaciones y Posgrados | Docente coordinador |
La legalización se realizará de acuerdo a lo establecido en el P-PR-1008 Procedimiento para la Presentación de Proyectos de Proyección. |
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| 12 | Fin | ||||
| REGISTROS DEL DOCUMENTO | |||
| Nombre del Registro | Resp. Almacena. | Cod.Registro SIG | |
| Acta del Consejo de Facultad. | FACULTADES | - | |
| Aval del departamento o dependencia | VICE-RECTORIA DE PROYECCION UNIVERSITARIA | - | |
| Formato Ficha Administrativa VPU | VICE-RECTORIA DE PROYECCION UNIVERSITARIA | R-3437-I-PR-868 | |
| Oficio de comunicación de registro del proyecto | VICE-RECTORIA DE PROYECCION UNIVERSITARIA | - | |
| Oficio de devolución de proyecto que no cumple con la totalidad de requisitos | VICE-RECTORIA DE PROYECCION UNIVERSITARIA | - | |
| Oficio de recomendación al Consejo de Facultad | VICE-RECTORIA DE PROYECCION UNIVERSITARIA | - | |
| Presupuesto aprobado por la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | OFICINA DE PLANEACION | - | |
| ELABORÓ | REVISÓ | APROBÓ |
| PROFESIONAL ESPECIALIZADO - | JEFE DE OFICINA ASESORA - | VICERRECTOR DE UNIVERSIDAD - |
| HISTORIAL DE CAMBIOS | ||
| 9 | Se requiere modificación de proceso a instructivo para unificar criterios y dar mayor claridad en el proceso de presentación de proyectos con cofinanciación y remunerados. | 2025-03-05 |
| 8 | Se modifica la actividad número 3 y se elimina un paso del flujograma. | 2023-12-22 |
| 7 | Se actualiza el formato para la inscripción de proyectos en la Vicerrectoría de Proyección Universitaria. | 2023-10-10 |
| 6 | Se eliminan del flujograma los pasos 14 y 19 relacionados con formalizar el acta inicial y final de propiedad intelectual ante la Vicerrectoría de Proyección Universitaria. | 2023-02-21 |
| 5 | Se modifica la actividad No. 15, se agregan 2 actividades relacionadas con el acta de propiedad intelectual y una actividad correspondiente a la creación de un expediente de la propuesta en drive. | 2022-10-10 |
| 4 | Se adiciona información en el paso 16 del flujograma. | 2022-05-05 |
| 3 | Se cambia el nombre al Procedimiento para apoyar presupuestalmente la ejecución de los proyectos con cofinanciación (proyectos de carácter remunerado), se modifican los pasos 5, 8, 13 y 16, y se cambia el orden de las actividades a partir del paso 10 del flujograma. | 2022-03-08 |
| 2 | Se ajusta el paso 24 del flujograma. | 2020-08-24 |
| 1 | Versión inicial | 2020-05-14 |
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