El instructivo aplica para la presentación de proyectos con financiación externa, e inicia con la revisión de los términos de referencia, los requisitos de las convocatorias, la suscripción del formato de capacidad técnica, financiera y organizacional, el análisis de la planeación y ejecución respectiva por parte del director del proyecto, y finaliza con la firma de la propuesta por parte del Rector, en virtud de la cuantía autorizada.

Cuando el monto de la convocatoria supere los 2.000 SMMLV, se deberá contar con la autorización del Consejo Superior Universitario, en cumplimiento de lo preceptuado en el numeral 14 del artículo 9 del Acuerdo N.º 047 de 2017 (Estatuto General, modificado por el Acuerdo N.º 34 de 2020) “Autorizar al rector la celebración de contratos, convenios o cartas de intención con gobiernos o instituciones nacionales o extranjeras, cuando la cuantía exceda dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes. En aquellos casos en los que, superada esta cuantía, la Universidad tenga la condición de contratista, la autorización deberá solicitarse antes de la presentación de propuestas”

La Universidad podrá presentar propuestas de manera conjunta con otras entidades para lo cual deberá suscribir el documento jurídico correspondiente, esto es acta de conformación de consorcio, Unión Temporal, o cualquier otro que sea pertinente, para lo cual deberá realizarse la solicitud ante el Grupo Interno de Trabajo de Contratación y Convenios con la antelación pertinente siguiendo el procedimiento del Sistema Integrado de Gestión del caso.

 En caso de que la propuesta requiera la actualización del Registro Único de Proponentes, deberá realizarse la solicitud ante el Grupo Interno de Trabajo de Contratación y Convenios con una antelación de 12 días hábiles.

 En el mes de enero de cada vigencia, el Grupo Interno de Trabajo de Contratación requerirá a los ordenadores de gasto para que envíen los bienes, obras y servicios que consideren pertinente incluir en el RUP.

La Universidad debe garantizar que posee la capacidad técnica, financiera y organizacional que le permita ejecutar las obligaciones que deberá contraer en caso de que la propuesta que se presente sea aceptada por la entidad externa de derecho público o privado correspondiente, para resultar adjudicataria y cumplir en óptimos términos el acuerdo de voluntades que de ella se desprenda.

Documentación requerida: 

• Invitación que contiene la reglamentación para el proceso de selección a través de la cual la entidad externa realiza el llamado a participar en un proceso de contratación.
• Términos de referencia de la convocatoria.
• Formatos, formularios y demás documentos exigidos por la entidad externa completamente diligenciados. 
• Presupuesto realizado por el solicitante y avalado por el ordenador del gasto correspondiente. 
• Aval de los directores de Departamento correspondiente al tiempo de dedicación de los docentes de planta involucrados en la propuesta, o según corresponda con el tipo de proyecto. (En caso de que aplique) 
• Formato de capacidad técnica, financiera y organizacional.

Cualquier documento necesario para agotar los requisitos internos o externos que regulen la materia necesarios para la presentación de la propuesta o la suscripción del acuerdo de voluntades, como pueden ser:

• Aval de comités e instancias internas que se requieran para cumplir con los requisitos exigidos por la convocatoria.
• Resolución o documento interno que regule los servicios incluidos en la propuesta. (En caso de que aplique)
• Licencias
• Permisos ambientales (En caso de que aplique)
• Entre otros
• Propuesta
• Proyecto de resolución por la cual se autoriza al rector de la Universidad para presentar una propuesta con el fin de suscribir un convenio o contrato interadministrativo y la posterior celebración del convenio o contrato mismo.