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INSTRUCTIVO PARA EL REPORTE DE INFORMACIÓN A LOS ENTES DE CONTROL EXTERNOS
Código: I-PL-911
Versión: 3
Emisión: 2024-07-29

PROCESO PLANIFICACIóN

OBJETIVO
Realizar el reporte de información a los diferentes entes de control externos que realizan requerimientos a la institución, garantizando la pertinencia, confiabilidad y oportunidad de la misma, con el fin de soportar las estadísticas, indicadores e informes que se registran para el sector educativo a nivel nacional.

POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN

La Universidad de Caldas reporta a los diferentes entes de control información de toda índole, dependiendo del tipo de requerimiento realizado, principalmente la relacionada con los estudiantes, docentes y administrativos que corresponden los principales grupos de valor de la institución. 

 

Los principales entes de control a los que se reporta desde la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas son los siguientes: 

   

REPORTE MÓDULOS DESCRIPCIÒN ENTE DE CONTROL /ENTIDAD PERIODICIDAD INFORMACIÓN PROVENIENTE DE
SNIES Población estudiantil Plantillas que reportan la trazabilidad del estudiante desde que inicia su recorrido por la Universidad. (Inscripción, admisión, matricula, información personal, entre otros) Ministerio de Educación Nacional De acuerdo a la Resolución 9573 del 27 de mayo de 2021. Ministerio de Educación: https://www.mineducacion.gov.co/1780/articles-405305_pdf.pdf SIA
Información institucional Información sobre condiciones y capacidades institucionales (infraestructura física y tecnológica) Dependencias encargadas
Recurso Humano Información de docentes y personal administrativo (Cantidad, información personal, laboral, niveles jerárquicos, entre otros) SARA
Internacionalización Movilidad académica entrante y saliente (estudiantes, docentes y administrativos) Oficina de internacionalización
Investigación Proyectos de investigación que no estén reportados en Colciencias Oficina de investigaciones
Derechos pecuniarios Valores de los servicios institucionales Dependencias encargadas
Bienestar Actividades que se realizan desde los diferentes programas de la oficina de bienestar Oficina de Bienestar
Extensión Educación continuada (seminario, intensidad horaria), Proyectos de extensión Vicerrectoría de Proyección
Ser pilo paga Información sobre los estudiantes que pertenecen al programa SIA
Política de gratuidad Distribución de recursos por estudiante de acuerdo a las condiciones establecidas en los protocolos y condicionales del ministerio (Discapacidad, Generación E, Ser pilo paga, población víctima, etc.) Ministerio de Educación Nacional Semestral SIA, ICETEX, Programas del gobierno nacional
DANE Información de matrículas y cantidad de estudiantes Información de los programas de pregrado y posgrado más demandados (matrícula, estrato, número de estudiantes y valor a pagar) DANE Semestral SIA
Muestra Trimestral de Comercio Exterior de Servicios Apoyos que la institución proporciona para movilidad nacional e internacional por países (Gastos de viaje sin tiquetes ni hospedaje). Información proveniente del área de tesorería (Balanza de pagos) Todos los movimientos en moneda extranjera, independiente que haya desplazamientos fuera del país.  DANE Finalizando cada trimestre Oficina de internacionalización
Tesorería
RENTA JOVEN R1 Matrícula Estudiantes de pregrado matriculados Departamento de prosperidad social Semestral SIA
R2 Permanencia y excelencia Promedio acumulado del estudiante de pregrado matriculado Departamento de prosperidad social Finalizando semestre SIA
VARIOS Información general de estudiantes De acuerdo a planes, programas, proyectos y estrategias desarrollados por las diferentes entidades públicas y privadas Entidades públicas y privadas Aleatorio De acuerdo al tipo de información requerida

 

Es importante que de acuerdo al tipo de reporte que se debe enviar, se debe hacer la respectiva planeación, las especificaciones requeridas, determinar la fuente de información, identificar la periodicidad del envío, y tener pleno conocimiento de la entidad y/o la normativa que lo solicita, así como los distintos medios a través del cual se debe enviar.

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No. Actividad Responsable Descripción
1 Inicio    
2 Recibir solicitud de información por parte del ente de control externo Ingenieros Oficina Asesora de Planeación y Sistemas
Los entes externos solicitan a la Universidad de Caldas el reporte de la información requerida para la actualización de estadísticas nacionales. Tiempo: Permanente, de acuerdo a la periodicidad de cada ente de control externo.
3 Definir responsables del suministro de información para el reporte Ingeniero líder Oficina Asesora de Planeación y Sistemas
De acuerdo al tipo de requerimiento realizado, se definen los responsables para el suministro de la información y se establecen los tiempos en los que debe ser recolectada la misma para cumplir con las fechas definidas por los respectivos entes externos. Tiempo: Una vez allegada la solicitud por parte del ente de control.

Registro(Correo electrónico)
4 Solicitar información a los responsables Ingeniero líder Oficina Asesora de Planeación y Sistemas
Se solicita a los responsables de suministrar la información el envío de la misma a la Oficina Asesora de Planeación para su consolidación y posterior reporte al ente externo. Asimismo, la información que esté disponible en los sistemas que administra la Oficina de Planeación, será gestionada directamente para la generación de reportes a los entes externos. Tiempo: Permanente

Registro(Correo electrónico)
5 Consolidar información para los reportes. Ingeniero líder Oficina Asesora de Planeación y Sistemas
Una vez los responsables de suministrar la información realicen el envío de la misma, se procede a su consolidación realizando limpieza de las bases de datos y revisando que la información cumpla con los parámetros de calidad y con los requerimientos de los entes de control en los tiempos establecidos. La información deberá ser enviada con suficiente antelación de tal forma que se puedan realizar las correcciones y ajustes respectivos y ser devuelta en caso de que no cumpla con los requerimientos. Tiempo: Permanente.

Registro(Base de datos en excel)
6 Cargar información a la plataforma del ente de control Ingeniero líder Oficina Asesora de Planeación y Sistemas
Una vez la información se encuentre consolidada y depurada, se procede a su ingreso en el sistema de información del ente de control externo o al envío de las bases de datos en excel o formatos preestablecidos por los entes de control, de acuerdo a la forma como establezca la solicitud realizada. Tiempo: Permanente

Registro(Reportes a los entes de control. )
7 Fin.    

REGISTROS DEL DOCUMENTO
Nombre del Registro Resp. Almacena. Cod.Registro SIG
Base de datos en excel
DIVISION BIENESTAR UNIVERSITARIO
-ASUNTO
Correo electrónico
SEGUN DEPENDENCIA PRODUCTORA
-ASUNTO
Reportes a los entes de control.
OFICINA DE PLANEACION
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ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
PROFESIONAL ESPECIALIZADO - JEFE DE OFICINA ASESORA - JEFE DE OFICINA ASESORA -

HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN
ORIGEN DE LOS CAMBIOS
FECHA
3Se actualiza cuadro con información sobre los reportes de información a los entes de control. 2024-07-29
2Se incluye el inventario de los reportes obligatorios que se presentan a entidades externas.2022-07-19
1Versión inicial2022-03-16



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