1. MARCO NORMATIVO

Las actuaciones en materia de conflictos de interés se rigen por las siguientes normas fundamentales:

• Ley 1952 de 2019 (Código General Disciplinario):Define el conflicto de interés y establece la obligación de declararse impedido como un deber funcional de todo servidor público. Su incumplimiento es tipificado como falta disciplinaria.
• Ley 1437 de 2011 (CPACA): En sus artículos 11 y 12, establece las causales específicas de impedimento y recusación, así como el procedimiento administrativo detallado para su trámite, incluyendo los plazos y las autoridades competentes para decidir.
• Ley 617 de 2000 y Ley 136 de 1994: Regulan el régimen de conflicto de intereses para concejales y otros funcionarios de elección popular, sentando precedentes importantes sobre la materia.
• Jurisprudencia del Consejo de Estado: Sus sentencias han establecido con claridad los cinco elementos concurrentes que configuran un conflicto de interés: (i) la existencia de un interés directo, particular y actual, de carácter moral o económico; (ii) que el servidor público no manifieste su impedimento; (iii) que el servidor no haya sido separado del asunto mediante recusación; (iv) que el servidor haya participado en los debates y/o votaciones; y (v) que dicha participación se haya producido en ejercicio de sus funciones.

2. ALCANCE Y APLICABILIDAD

Este Instructivo es de obligatorio cumplimiento y aplica a todas las personas que actúan en nombre o al servicio de la organización, independientemente de su forma de vinculación o nivel jerárquico. el alcance cubre a:

• Todos los servidores públicos de la planta de personal, tanto de carácter temporal como permanente.

Respecto a la obligación establecida en la Ley 2013 de 2019, para el Nivel Directivo de la Universidad:

La publicación del conflicto de interés será requisito para posesionarse, ejercer y retirarse del cargo. A quienes no aplica el ingreso y retiro del cargo, será requisito antes, durante y al término del ejercicio de la función pública, prestación de servicios públicos o administración de bienes o recursos públicos.

La presentación y registro de la declaración de bienes y rentas, del registro de conflictos de interés y la declaración del impuesto sobre la renta y complementarios deberá ser actualizada cada año mientras subsista la calidad de sujetos obligados de acuerdo con el artículo 2 de la presente ley.

Esta declaración se debe presentar en el Aplicativo por la Integridad Pública, herramienta dispuesta por Función Pública para que los servidores públicos de altos cargos del Estado, contratistas y demás sujetos obligados declaren sus bienes y rentas e impuesto sobre la renta y complementarios y registren sus conflictos de interés (Ley 2013 de 2019).

 https://www.funcionpublica.gov.co/fdci/login/auth?opcionDestino=LEY2013

Frente a la obligación establecida en la Ley 1952 de 2019  y en la Ley 1437 de 2011 para todos los Servidores Públicos de la Universidad:   

 En Colombia, el concepto conflicto de intereses se encuentra definido en la Ley 1952 de 2019 establece en el artículo 44 el Conflicto de intereses “Todo servidor público deberá declararse impedido para actuar en un asunto cuando tenga interés particular y directo en su regulación, gestión, control o decisión, o lo tuviere su cónyuge, compañero o compañera permanente, o algunos de sus parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, o su socio o socios de hecho o de derecho”,  y el artículo 11 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso administrativo –Ley 1437 de 2011–, los cuales señalan que el conflicto surge “cuando el interés general propio de la función pública entra en conflicto con el interés particular y directo del servidor público”.

3. DEFINICIONES Y TÉRMINOS

Un entendimiento común y estandarizado de los términos técnicos es esencial para la correcta aplicación de este instructivo y para evitar ambigüedades en la gestión de situaciones de riesgo. Las siguientes definiciones se basan en el marco normativo colombiano y la jurisprudencia aplicable.

• Conflicto de interés: Un conflicto de interés surge cuando un servidor público o particular que desempeña una función pública es influenciado en la realización de su trabajo por consideraciones personales, surge cuando un servidor público tiene un interés privado que podría influir, o en efecto influye, en el desempeño imparcial y objetivo de sus funciones oficiales, porque le resulta particularmente conveniente a él, o a su familia, o a sus socios cercanos” (Transparencia por Colombia, 2014).

El conflicto de intereses aplica a todos los servidores públicos  de la Universidad de Caldas,  quienes deberán evitar dicha situación en sus actividades privadas,  incluyendo las de sus familiares y los intereses de la institución.

• Impedimento: Aquel obstáculo, dificultad o evento que se opone al desarrollo de una actividad. Aplicado al ejercicio de la función pública en general y de la administrativa en particular, implica que la persona que está ejerciendo funciones públicas no puede ejercerlas en determinadas situaciones o circunstancias, como, por ejemplo en los asuntos que aquella o sus parientes cercanos tengan interés directo, etc.

Es el deber ético y legal del servidor público de apartarse voluntariamente del conocimiento de un asunto al reconocer que su imparcialidad se encuentra comprometida por una de las causales establecidas en la ley. La iniciativa parte del propio servidor. 

• Recusación: Debe entenderse como el mecanismo que tienen las partes o terceros con interés en una actuación, de solicitar al servidor que está conociendo de un asunto, que se separe del mismo por estar incurso en un conflicto de interés o en una causal legal de impedimento.

Es la solicitud formal de un tercero (ciudadano o parte interesada) para que un servidor público sea apartado del conocimiento de un asunto, ante la percepción de que este se encuentra en una causal de conflicto de interés y no se ha declarado impedido. La iniciativa es externa.

• Inhabilidad: Las inhabilidades, son aquellas circunstancias creadas por la Constitución o la ley que impiden o imposibilitan que una persona sea elegida o designada en un cargo público, y en ciertos casos, impiden el ejercicio del empleo a quienes ya se encuentran vinculados al servicio, y tienen como objetivo.

• Incompatibilidad: La incompatibilidad ha sido definida jurisprudencialmente como “imposibilidad jurídica de coexistencia de dos actividades”.

• Prevención: Preparación y disposición que se hace anticipadamente para evitar un riesgo o ejecutar una cosa.

• Grado de consanguinidad: se refieren a las diferentes generaciones de una familia y la distancia que existe de un familiar directo a otro. Por lo tanto, se trata de un vínculo de parentesco de sangre entre personas que se divide en grados.

• Interés Particular y Directo: Se refiere al "provecho, conveniencia o utilidad" de carácter económico o moral que el servidor, su cónyuge, compañero(a) permanente, parientes (hasta el cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil) o sus socios de hecho o de derecho, derivarían de una decisión. Dicho interés debe ser particular, actual y real.

4. CLASIFICACIÓN DE TIPOS DE CONFLICTO DE INTERESES

• Real: cuando el servidor ya se encuentra en una situación en la que debe tomar una decisión, pero, en el marco de esta, existe un interés particular que podría influir en sus obligaciones como servidor público. Por ello, se puede decir que este tipo de conflicto son riesgos actuales.
• Potencial: cuando el servidor tiene un interés particular que podría influir en sus obligaciones como servidor público, pero aún no se encuentra en aquella situación en la que debe tomar una decisión. No obstante, esta situación podría producirse en el futuro.
• Aparente: cuando el servidor público no tiene un interés privado, pero alguien podría llegar a concluir, aunque sea de manera tentativa, que sí lo tiene. Una forma práctica de identificar si existe un conflicto de intereses aparente es porque el servidor puede ofrecer toda la información necesaria para demostrar que dicho conflicto no es ni real ni potencial.

5. CARACTERÍSTICAS DEL CONFLICTO DE INTERESES

 Las siguientes características pueden servir como guía para identificar una situación de conflicto de intereses: 

• Implica una confrontación entre el deber público y los intereses privados del servidor, es decir, este tiene intereses personales que podrían influenciar negativamente sobre el desempeño de sus deberes y responsabilidades.
• Son inevitables y no se pueden prohibir, ya que todo servidor público tiene familiares y amigos que eventualmente podrían tener relación con las decisiones o acciones de su trabajo.
• Pueden ser detectados, informados y desarticulados voluntariamente, antes que, con ocasión de su existencia, se provoquen irregularidades o corrupción.
• Mediante la identificación y declaración se busca preservar la independencia de criterio y el principio de equidad de quien ejerce una función pública, para evitar que el interés particular afecte la realización del fin al que debe estar destinada la actividad del Estado.
•  Afecta la imagen de transparencia y el  normal funcionamiento de la administración pública.

6. FALTAS RELACIONADAS CON EL RÉGIMEN DE INCOMPATIBILIDADES, INHABILIDADES, IMPEDIMENTOS Y CONFLICTOS DE INTERESES (LEY 1952 DE 2019)

1. Actuar u omitir, a pesar de la existencia de causales de incompatibilidad, inhabilidad y conflicto de intereses, de acuerdo con las previsiones constitucionales y legales.
2. Nombrar, designar, elegir, postular o intervenir en la postulación de una persona a sabiendas de que en ella concurre causal de inhabilidad, incompatibilidad o conflicto de intereses.
3. Contraer obligaciones con personas naturales o jurídicas con las cuales se tengan relaciones oficiales en razón del cargo que desempeña violando el régimen de inhabilidades e incompatibilidades señaladas en las normas vigentes.
4. Prestar, a título personal o por interpuesta persona, servicios de asistencia, representación o asesoría en asuntos relacionados con las funciones propias del cargo, o permitir que ello ocurra, hasta por el término de un (1) año después de la dejación del cargo, con respecto del organismo, entidad o corporación en la cual presto sus servicios, y para la prestación de servicios de asistencia, representación o asesoría a quienes estuvieron sujetos a la inspección, vigilancia, control o regulación de la entidad, corporación u organismo al que haya estado vinculado.
5. No declararse impedido oportunamente, cuando exista la obligación de hacerlo, demorar el trámite de las recusaciones, o actuar después de separado del asunto.

 El círculo de intereses del servidor público puede generar un conflicto y en consecuencia, un posible impedimento o recusación en los siguientes eventos:

En cuanto al parentesco, se puede presentar conflicto de intereses atendiendo a los siguientes grados

7. DEBER DE DECLARAR EL CONFLICTO DE INTERESES

 Sin importar si el conflicto de intereses identificado es real, potencial o aparente, el servidor deberá declararse impedido o informar que se encuentra en esa situación. 

 Teniendo en cuenta que una situación de conflicto de intereses no se constituye de entrada como una falta disciplinaria o un acto de corrupción y que, para evitar llegar a esto, los servidores públicos deben declarar su impedimento para determinar si existe conflicto de intereses.

8. TIPIFICACIÓN DE SITUACIONES DE CONFLICTOS DE INTERÉS

 Las siguientes son algunas de las situaciones más comunes que pueden generar un conflicto de interés, basadas en la normativa colombiana:

• Interés directo/ conocimiento previo/concepto o consejo fuera de la actuación. 
• Curador o tutor del interesado: que el servidor sea acreedor o deudor de alguna de las personas interesadas en la actuación administrativa 
• Relación con las partes: ser cónyuge, compañero permanente o pariente de alguna de las partes o de su representante o apoderado, dentro del cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad. 
• Amistad o enemistad: que exista enemistad grave por hechos ajenos a la actuación administrativa, o amistad entrañable entre el servidor y alguna de las personas interesadas. 
• Organización, sociedad o asociación a la cual perteneció o continúa siendo miembro. 
• Litigio o controversia/ decisión administrativa pendiente. 
• Denuncia penal o disciplinaria: que alguno de los interesados en la actuación, su Representante o apoderado, haya formulado denuncia penal o disciplinaria contra el servidor. 
• Acreedor/ deudor: que el servidor sea acreedor o deudor de alguna de las personas interesadas. 
• Antiguo empleador: que el servidor, dentro del año anterior, haya tenido interés directo o haya actuado como representante, asesor, presidente, gerente, director, miembro de Junta Directiva o socio de gremio, sindicato, sociedad, asociación o grupo social o económico interesado en el asunto objeto de definición. 
• Lista de candidatos: haber hecho parte de listas de candidatos a cuerpos colegiados de elección popular. 
• Relación contractual o de negocios: que alguno de los interesados en la actuación administrativa sea representante, apoderado, dependiente, mandatario o administrador de los negocios del servidor público. 
• Recomendación: que el servidor haya sido recomendado por el por el interesado. 
• Heredero o legatario: que el servidor sea heredero o legatario de alguna de las personas interesadas. 
• Dádivas: que el servidor reciba o haya recibido dádivas, agasajos, regalos, favores o cualquier otra clase. 
• Participación directa/ asesoría de alguna de las partes interesadas. 
• Parientes en una de las entidades públicas que concurran al respectivo proceso: servidores públicos en los niveles directivo, asesor o ejecutivo en una de las entidades públicas que concurran al respectivo proceso en calidad de parte o de tercero interesado.

 Para facilitar el análisis, la siguiente matriz presenta ejemplos prácticos en áreas de alto riesgo.

Matriz de Áreas de Riesgo y Escenarios Típicos

Una vez que una situación de riesgo ha sido identificada, es imperativo activar el proceso formal de declaración.

9. PROCESO DE DECLARACIÓN

La declaración de un conflicto de interés no es una admisión de culpa, sino un acto fundamental de transparencia y un deber ineludible para proteger la integridad de la función pública. La principal falta sancionable no es tener un conflicto, sino ocultarlo y actuar a pesar de su existencia.

¿Cuándo declarar?

La declaración debe realizarse tan pronto como se identifique un conflicto de interés real, potencial o aparente, y siempre antes de participar en cualquier deliberación, gestión o decisión relacionada con el asunto. El servidor o contratista deberá presentar su declaración formal dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su conocimiento de la situación.

¿Cómo declarar?

El proceso formal de declaración debe seguir los siguientes pasos:

1. El servidor público o contratista debe identificar si en las actuaciones administrativas que estén a su cargo existe alguna causal de conflicto de interés.

2. Se deberá Informar por escrito motivado en el que explique de manera clara y detallada la naturaleza de su interés particular y cómo este se relaciona o podría relacionarse con el asunto en cuestión.

3. El escrito motivado debe ser presentado formalmente a su superior jerárquico o al supervisor del contrato, según corresponda.

La Oficina de Gestión Humana deberá registrar el caso reportado como un presunto conflicto de interés en la base de datos creada para tal fin, con esta información se realizará seguimiento periódico al cumplimiento de las decisiones.

10. REVISIÓN Y MEJORA CONTINUA

Este instructivo está sujeto a revisión y mejora constante para asegurar su pertinencia, eficacia y alineación con los cambios normativos

Frecuencia de Revisión: Será actualizado si se producen cambios normativos o estructurales que afecten su aplicabilidad.