La Vicerrectoría de Proyección Universitaria abre la convocatoria para la presentación de proyectos de extensión y especifica los requisitos y condiciones que deberán cumplir los participantes, así como el cronograma respectivo.

Tiempo: Definido en cada convocatoria.

Nota: La presentación de proyectos por fuera de convocatoria, se deberá realizar según las demás tipologías (Menor cuantía, con cofinanciación o remunerados o sin recursos)

El Docente coordinador diligencia el contenido del proyecto en el formato establecido por la convocatoria de acuerdo con los términos de referencia y la documentación definida. El tiempo de ejecución de la propuesta será el definido en cada convocatoria, desde la fecha de registro y legalización de la propuesta por parte del docente responsable del proyecto. Nota: Los proyectos que ya habían sido aprobados como bienales no deberán enviar a la VPU este formato, toda vez que ya estaban aprobados y registrados. Tiempo: Definido en cada convocatoria.

El Docente diligencia el plan de trabajo de cada participante vinculado en el proyecto y el presupuesto solicitado, en el formato establecido por la convocatoria de acuerdo con los términos de referencia y la documentación definida.

Nota: Los proyectos que ya habían sido aprobados como bienales solo deberán enviar a la VPU el plan de trabajo de cada docente y el presupuesto para la vigencia correspondiente. Estos proyectos contarán con hasta el mismo recurso económico y las mismas horas de dedicación/descarga

Tiempo: Definido en cada convocatoria.

El docente coordinador presentará el proyecto ante el colectivo docente del departamento correspondiente, con toda la información requerida en cada convocatoria. Tiempo: Definido en cada convocatoria.

El Colectivo Docente de cada departamento, debe revisar y, bajo los criterios establecidos en la convocatoria, evaluar los proyectos con el propósito de darle tránsito al consejo de facultad.

Nota: En caso que existan dentro del proyecto docentes de diferentes departamentos, cada departamento vinculado deberá avalar la participación del docente vinculado, pero la evaluación la realiza el departamento al que pertenece el coordinador. 

Tiempo: Definido en cada convocatoria.

Cada Consejo de Facultad evaluará las propuestas enviadas por los departamentos, en el formato establecido en la convocatoria y todas las evaluaciones serán enviadas a la VPU. Cada facultad deberá remitir la evaluación y el oficio de aprobación, especificando el número de horas asignadas en cada proyecto para cada docente. Los Consejos de Facultad deben considerar en su evaluación que los proyectos que apliquen cumplan debidamente con los términos de la convocatoria, y sólo aquellos que se encuentren debidamente diligenciados serán tenidos en cuenta para la evaluación. 

Nota: En caso que existan dentro del proyecto docentes de diferentes facultades, cada facultad deberá avalar las horas de los docentes de su facultad, pero la evaluación la realizará la facultad a la que pertenece el coordinador de la propuesta. 

Tiempo: Definido en cada convocatoria

La Vicerrectoría de Proyección Universitaria verificará el cumplimiento de requisitos de acuerdo con la normativa y términos de referencia de la convocatoria, solicitará subsanaciones de forma a las propuestas y publicará el listado de proyectos que cumplen con los requisitos mínimos y que serán evaluados en la convocatoria. Tiempo: Definido en cada convocatoria

La Vicerrectoría de Proyección Universitaria publicará el listado de los proyectos que cumplen los requisitos de la convocatoria y que continúan el proceso de evaluación. Tiempo: Definido en la convocatoria.

Se realizará la evaluación de los proyectos enviados por los consejos de facultad. Esta evaluación se realizará por la comisión central de proyección. La lista definitiva de los proyectos elegibles para ejecución serán los proyectos con un puntaje mayor o igual a 70 puntos hasta agotar recursos. 

Nota: En caso de que alguno de los miembros de la comisión tenga conflicto de intereses por su participación en otras etapas del proceso, no participará en la evaluación de los proyectos. 

Tiempo: Los definidos en la convocatoria.

La Comisión Central de Proyección revisará los resultados de las evaluaciones del comité de evaluación, con el objetivo de determinar la distribución final de los recursos definidos en cada convocatoria (horas de descarga y recurso en efectivo) y publicará la lista definitiva de los proyectos elegibles para ejecución, los cuales serán los proyectos con un puntaje mayor o igual a 70 puntos en orden de valoración y hasta agotar recursos. Tiempo: Definido en cada convocatoria.

El personal administrativo de la Vicerrectoría de Proyección Universitaria elaborará el oficio para comunicar los resultados de la convocatoria. Adicionalmente, se publican en la página web los resultados de los proyectos aprobados en la convocatoria. Tiempo: Definido en la convocatoria

La Vicerrectoría de Proyección Universitaria enviará a los Consejos de Facultad, los proyectos que de acuerdo a la evaluación y asignación de recursos queden como elegibles pero no financiables por parte de la convocatoria, para realizar ajustes presupuestales o apoyo por parte de otras dependencias para su ejecución. Tiempo: Definido en la convocatoria

Los Consejos de Facultad enviarán a la Vicerrectoría de Proyección Universitaria los proyectos ajustados o apoyados presupuestalmente, según la asignación de recursos obtenida, para su ejecución. Tiempo: Definido en cada convocatoria.

Los proyectos elegibles deberán registrarse en el módulo de proyección del nuevo SIA, en los tiempos establecidos, donde se debe incluir adicionalmente, las actas de inicio y propiedad intelectual para la legalización respectiva. Los proyectos que no realicen este paso no serán registrados en la VPU. Tiempo: Definido en cada convocatoria.

Posterior al registro de los proyectos elegibles en el módulo de proyección del nuevo SIA, Se deberá aprobar los proyectos registrados en el SIA por parte de los departamentos y consejos de facultad. Tiempo: Definido en cada convocatoria.