El presente instructivo abarca el proceso de seguimiento de planes de mejoramiento, monitoreo y revisión de la eficacia de las acciones de mejora, y es aplicado a los planes de mejora por lo menos una vez al año, o cuando una vez remitido el plan de mejora por el responsable del mismo, se pueda evidenciar que el mismo tiene alcance suficiente para el cierre del plan de mejoramiento.

Son responsables de esta actividad, el líder de proceso o responsable de cumplimiento de la actividad del plan de mejoramiento; los auditores de oficina de Control Interno, quienes realizan el análisis de acciones y causas para identificar su eficacia y retroalimentan al líder o responsable en aras de implementar acciones de mejora con impacto positivo en la gestión.

El estado de las acciones de mejora, se clasifica de acuerdo al análisis de causas así: 

La evaluación de la eficacia se realiza para determinar si las acciones ejecutadas eliminaron las causas que dieron origen a las mismas, esta se realiza con los planes de mejora que se encuentran con cumplimiento del 100%, la verificación de la efectividad de las acciones se realizará anualmente en el marco del Plan Anual de Auditoria Interna.

Para la evaluación de la eficacia de las acciones cumplidas, se tendrá en cuenta:

• Analizar las causas descritas en el formato, su coherencia y pertinencia, respecto a las no conformidades u observaciones y acciones formuladas.

• Verificar la implementación de acciones, asegurando la existencia de evidencia objetiva, documentación y soportes.

• Mediante muestra aleatoria, realizar pruebas para confirmar que la situación no se volvió a presentar.

• Determinar si la acción formulada e implementada eliminó las causas de la situación detectada; si la acción fue adecuada, se cierra la acción como “Eficaz”.

Los resultados de la evaluación de la eficacia serán informados a los responsables de la acción dentro del plan de mejora y al líder de proceso, para lo cual se adicionará al formato de plan de mejoramiento actual las siguientes columnas, al momento de programar la revisión.

En los casos que el auditor de la Oficina de Control Interno de Gestión encuentre que la acción no es eficaz, el responsable del área, proceso o delegado, deberá dentro de los 15 días hábiles siguientes, presentar un nuevo análisis de causas y acciones en el formato de plan de mejoramiento, para su implementación; y para verificación y seguimiento por parte de la Oficina de Control Interno de Gestión.

Definición de términos:

Acciones correctivas: Mecanismo utilizado por las entidades para eliminar las causas de una situación no deseable que afectó el normal cumplimiento del quehacer institucional.

Acciones Preventivas: Mecanismo utilizado por las entidades para evitar las causas de una situación no deseable que puede llegar a afectar el normal cumplimiento del quehacer institucional. Ver Acciones Correctivas.

Análisis de Riesgos: Análisis o evaluación de factores (llamados «supuestos» en el marco lógico) que afectan o que pueden afectar el logro de resultados. 

Eficacia: Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados. Ver Eficiencia

Hallazgo: Declaración fáctica sobre un programa basada en evidencia empírica obtenida mediante actividades de seguimiento y evaluación.

Mejora Continua: Acción permanente realizada, con el fin de aumentar la capacidad para cumplir los requisitos y optimizar el desempeño.

No Conformidad: Incumplimiento de un requisito.

Riesgo: Situación no deseada que puede generar un impacto en el logro de los objetivos.

ACTIVIDADES:

1.    Una vez desarrollado el plan de mejoramiento por el líder de proceso, y remido a la oficina de Control Interno, esta última programará internamente la evaluación de la eficacia de las acciones implementadas, lo cual programará como mínimo una vez al año, y cuando las acciones formuladas tengan cumplimiento del 100%.

2.    Para el análisis de la efectividad de las acciones, el auditor verificará de manera aleatoria, mediante soportes o evidencias, la eliminación de las causas que originan la no conformidad u observación.

3.    Una vez realizado el análisis, el auditor dejará evidencia del análisis realizado en el formato “MEDICION EFICACIA DE LAS ACCIONES DE MEJORA” adjunto al formato de plan de mejora, para cada una de las actividades formuladas y avances establecidos en el plan.

4.    Diligenciado el formulario, será remitido al responsable de la acción y líder de proceso.

5.    En el caso que el plan de mejora, contenga acciones en su totalidad con evaluación “Eficaz” se procederá al CIERRE  del plan de mejora.

6.    Cuando el plan de mejora tenga una o más acciones con valoración “No Eficaz” el responsable del proceso realizará un nuevo análisis de causas y determinará las acciones de mejora necesarias para subsanar el hallazgo encontrado e implementar la mejora necesaria, dentro de los 15 días hábiles siguientes a la recepción del informe de Medición Eficacia de las acciones de mejora.

7.    Este plan será remitido a la oficina de Control Interno de Gestión para revisión y seguimiento dentro de los parámetros ya establecidos para planeas de mejoramiento.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Los documentos de referencia que tienen que ver con este instructivo son:

Ley 87 de noviembre 29 de 1993 “Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones”

Modelo Integrado de Planeación y Gestión. MIPG

Acuerdo 056 de noviembre 21 de 2018 “Por el cual se reglamenta el ejercicio del Control Interno de la Universidad de Caldas”

Acuerdo 016 de 2022. Por medio del cual se adopta el Modelo Integrado de Desempeño Institucional _ MIPG para la Universidad de Caldas.