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INSTRUCTIVO PARA LA EXPEDICIÓN DE CERTIFICACIÓN DE TIEMPO DE SERVICIO - CETIL
Código: I-GP-956
Versión: 1
Emisión: 2024-03-07

PROCESO GESTIóN PENSIONAL

OBJETIVO
Establecer las directrices para la solicitud y expedición de certificados electrónicos de tiempos laborados - CETIL, insumo con el cual las administradoras y fondos de pensiones cobran a la Universidad el bono pensional, con base en los salarios y demás factores salariales devengados por el funcionario durante el tiempo de servicio que fue cotizado a la caja de pensiones de la Universidad de Caldas.

POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN

CETIL: Es el Sistema de Certificación Electrónica de Tiempos Laborados desarrollado por la Oficina de Bonos Pensionales del Ministerio de Hacienda y el Ministerio de Trabajo. A través del Sistema CETIL, se expedirá la Certificación de Historia Laboral con destino al reconocimiento pensional de manera electrónica y las entidades reconocedoras tendrán la información en línea requerida para el reconocimiento pensional.  

SOLICITUD DE EXPEDICIÓN DE LA CERTIFICACIÓN DE TIEMPOS LABORADOS: La  institución registrará en el Sistema CETIL las solicitudes de certificación de tiempos laborados o cotizados y de salarios, ingresando en el aplicativo la información mínima requerida que defina la Oficina de Bonos Pensionales del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

El ciudadano puede solicitar la Certificación de Historia Laboral para efectos de su trámite pensional a la entidad que se encuentre afiliado bien sea, a las Administradoras de Fondos de Pensiones del Régimen de Ahorro Individual con Solidaridad-RAIS, a Colpensiones y las demás Administradoras del Régimen de Prima Media, a la Unidad de Gestión de Pensiones y Parafiscales, a las demás entidades encargadas del reconocimiento de prestaciones pensionales o dirigirse directamente a la entidad en la cual laboró.

La Entidad Certificadora (donde laboró), realizará la expedición de la certificación de historia laboral a través del Sistema CETIL y las entidades reconocedoras podrán ingresar a consultarlo a través de este.

FORMULARIO ÚNICO ELECTRÓNICO DE CERTIFICACIÓN DE TIEMPOS LABORADOS: Es el formato electrónico que se habilitará en el Sistema de certificación electrónica de tiempos laborados (CETIL), para la expedición de las certificaciones laborales y contendrá toda la información relacionada con los tiempos laborados o cotizados y salarios con destino al reconocimiento de prestaciones pensionales y para el financiamiento de las mismas. 

 

 

 

 

 

 

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No. Actividad Responsable Descripción
1 Inicio    
2 Radicar solicitud de expedición de certificado de tiempos laborados Oficina de Atención al Ciudadano - Técnico Operativo
El ciudadano radica la petición de certificación de tiempo de servicio CETIL a través de los canales disponibles, de manera presencial en la ventanilla única, o en los correos ucaldas@ucaldas.edu.co y pensiones.ucaldas@ucaldas.edu.co. El ciudadano debe adjuntar la copia del documento de identidad del titular de la certificación. En caso de actuar a través de apoderado, anexar el poder que acredite el mismo y/o autorización para entregar la información a la persona indicada. Si el titular de la certificación fue un ex servidor que falleció, anexar documento demostrando parentesco, copia del documento de identidad del familiar y registro de defunción. Tiempo: Permanente.
3 Solicitar historia laboral del funcionario Técnico Operativo
Se solicita a la Oficina de Gestión Humana o al Archivo Central, la historia laboral del ciudadano que labora o laboró para la Universidad de Caldas para los trámites respectivos. Tiempo: Permanente.
4 Verificar la información de vinculación laboral y proyectar CETIL. Técnico Operativo
Una vez se cuenta con la historia laboral, se verifican extremos de vinculación laboral y se revisan los datos generales del servidor (a) o ex servidor (a) como nombre, número de identificación, fecha de ingreso y retiro, interrupciones, cargos, actos administrativos expedidos, dependencias. Se revisan las nóminas y se diligencian los factores salariales devengados en la plataforma CETIL del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. El proyecto de CETIL se envía para revisión del Profesional Especializado de pensiones. Tiempo: Permanente.
5 Revisar proyecto de CETIL Profesional Especializado área de pensiones
Se verifica que la información que se proyectó en la certificación de factores devengados para servidor (a) o exservidor (a) sea correcta, con base en lo registrado en la historia laboral y en las nóminas. Se remite para aprobación y firma del Jefe de Gestión Humana. Tiempo: Permanente.
6 Firmar y remitir CETIL Jefe de Gestión Humana y Técnico Operativo
El Jefe de Gestión Humana aprueba y firma electrónicamente la certificación en el Sistema CETIL. El Técnico Operativo remite el documento firmado al peticionario de manera física o electrónica. Tiempo: Permanente.
7 Confirmar información del CETIL Jefe de Gestión Humana y Técnico Operativo
La Oficina de Bonos Pensionales del Ministerio de Hacienda y Crédito Público solicita a través del sistema de Certificación Electrónica de Tiempos Laborados CETIL, la confirmación de la información plasmada en el documento, para lo cual el Técnico Operativo efectúa la revisión de línea de tiempo, historia laboral y/o nóminas y certificación para que coincidan con la información expedida en el Sistema y remite para aprobación y firma de la confirmación. Tiempo: Permanente.
8 Fin    



ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
PROFESIONAL ESPECIALIZADO - JEFE DE OFICINA ASESORA - PROFESIONAL ESPECIALIZADO -



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