Establecer la metodología para planificar, preparar, desarrollar y realizar seguimiento a la Revisión por la Dirección del Sistema Integrado de Gestión, como mecanismo institucional para el análisis del desempeño y el apoyo a la toma de decisiones estratégicas por parte de la Alta Dirección, en el marco del Modelo Integrado de Desempeño Institucional (MIDI), con el propósito de evaluar la conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema Integrado de Gestión y de la gestión institucional, contribuir al cumplimiento de los objetivos institucionales y promover la mejora continua de la Universidad. 

Este procedimiento aplica a la Alta Dirección, al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, a la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, al Representante de la Dirección, al Coordinador del Sistema Integrado de Gestión y a los líderes de proceso. Comprende desde la preparación, consolidación y análisis de la información para la Revisión por la Dirección, hasta la adopción, seguimiento y evaluación de la eficacia de las decisiones y acciones derivadas de esta.

1. Enfoque institucional de la Revisión por la Dirección

La Revisión por la Dirección se desarrollará como un ejercicio institucional de análisis del desempeño y apoyo a la toma de decisiones, enmarcado en el Modelo Integrado de Desempeño Institucional (MIDI), del cual el Sistema Integrado de Gestión constituye una herramienta para el seguimiento, evaluación y mejoramiento de la gestión.

En consecuencia, la Revisión por la Dirección no se entenderá como un evento aislado ni se limitará a la realización de una única reunión, sino como un proceso continuo que integra la preparación y análisis de información, la discusión de resultados en diferentes espacios institucionales, la adopción de decisiones y el seguimiento a las acciones derivadas.

El ejercicio deberá propiciar una visión integral del desempeño institucional, evitando que la información sea analizada de manera aislada o exclusivamente desde la perspectiva de cada proceso.

2. Periodicidad y periodo de análisis

La preparación y análisis de la información para la Revisión por la Dirección se realizará de manera permanente, de acuerdo con la dinámica de los ejercicios institucionales de planeación, seguimiento, evaluación, control y mejoramiento.

Para cada ejercicio de revisión se definirá el periodo objeto de análisis, procurando que la información utilizada corresponda a un corte suficientemente actualizado para permitir la identificación de resultados, tendencias, desviaciones, riesgos y oportunidades relevantes para la toma de decisiones.

Cuando la naturaleza de la información lo requiera, podrán utilizarse diferentes periodos de análisis o series históricas que permitan comprender adecuadamente el comportamiento de los resultados.

3. Información y entradas para la Revisión por la Dirección

La información objeto de análisis deberá ser pertinente, confiable, verificable y estar disponible de manera oportuna. Los responsables de suministrar la información deberán garantizar su consistencia y trazabilidad, así como realizar el análisis previo de los resultados correspondientes a su ámbito de competencia.

Las entradas de la Revisión por la Dirección se determinarán de acuerdo con las necesidades institucionales, los requisitos aplicables al Sistema Integrado de Gestión y los resultados de los diferentes ejercicios de seguimiento y evaluación.

Entre las fuentes de información que podrán constituir entradas para la revisión se encuentran, según corresponda:

• El cumplimiento de los objetivos institucionales y de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión;

• El desempeño de los procesos y sus indicadores;

• El seguimiento a planes, programas y proyectos institucionales;

• La satisfacción y percepción de las partes interesadas;

• Las quejas, reclamos, sugerencias y demás mecanismos de interacción con los usuarios y grupos de valor;

• La administración de riesgos y la eficacia de los controles;

• Las salidas no conformes y demás desviaciones identificadas en los procesos;

• Los resultados de auditorías internas, externas y demás ejercicios de evaluación;

• El estado de las acciones de mejoramiento y su eficacia;

• El desempeño de proveedores y demás partes externas, cuando aplique;

• Los cambios internos y externos que puedan afectar la gestión institucional o el Sistema Integrado de Gestión;

• La disponibilidad y necesidad de recursos;

• Las oportunidades de mejora identificadas;

• Los resultados de la rendición de cuentas y otros ejercicios de diálogo y relación con las partes interesadas; y los demás asuntos que la Alta Dirección o las instancias competentes consideren relevantes para el análisis del desempeño institucional.

La información generada en otros ejercicios institucionales podrá utilizarse como insumo para la Revisión por la Dirección, siempre que se encuentre disponible, corresponda al periodo de análisis definido y responda a las necesidades del ejercicio. Lo anterior busca evitar la duplicidad en la generación de informes y aprovechar la información institucional ya validada.

4. Criterios para el análisis de la información

El análisis de las entradas deberá ir más allá de la presentación o descripción de resultados. Cuando aplique, la información deberá permitir identificar el nivel de cumplimiento frente a las metas o resultados esperados, el comportamiento histórico o las tendencias, las desviaciones relevantes y los factores que las explican.

Asimismo, el análisis deberá considerar las consecuencias o impactos de los resultados sobre el cumplimiento de los objetivos institucionales, los riesgos asociados, la eficacia de las acciones o controles implementados, las oportunidades de mejora y las necesidades de recursos o decisiones institucionales.

Cuando se identifiquen desviaciones significativas, situaciones críticas, riesgos relevantes o asuntos que requieran intervención institucional, los responsables deberán aportar los elementos necesarios para facilitar su análisis y la definición de las decisiones correspondientes.

5. Espacios para el desarrollo de la Revisión por la Dirección

La Revisión por la Dirección podrá desarrollarse en diferentes espacios institucionales, de acuerdo con la naturaleza y el nivel de análisis requerido.

Las reuniones o mesas de trabajo con los líderes de proceso podrán utilizarse para validar la información, profundizar en el análisis de los resultados, identificar causas, riesgos y oportunidades de mejora, y preparar los asuntos que requieran ser escalados a instancias de mayor nivel.

El Comité Institucional de Gestión y Desempeño constituirá uno de los principales escenarios para el análisis integral de los resultados institucionales y del Sistema Integrado de Gestión, así como para la discusión y adopción de decisiones dentro de sus competencias.

Cuando la naturaleza de los asuntos analizados requiera la intervención o decisión de otras instancias institucionales, estos serán presentados y gestionados conforme a las competencias y mecanismos establecidos por la Universidad.

La realización de la Revisión por la Dirección en diferentes espacios no implica la duplicidad del ejercicio, sino la articulación de los niveles técnico, gerencial y estratégico requeridos para el análisis y la toma de decisiones.

6. Informe Gerencial de Revisión por la Dirección

El Informe Gerencial de Revisión por la Dirección será el instrumento mediante el cual se consolidarán los principales resultados del ejercicio y se presentará una visión integral del desempeño institucional y del Sistema Integrado de Gestión.

El informe deberá recoger, de acuerdo con la información disponible y pertinente, el análisis de las entradas de la revisión, los principales avances y desviaciones identificados, las conclusiones derivadas del análisis, las decisiones adoptadas o requeridas y las acciones orientadas al fortalecimiento de la gestión institucional.

El Informe Gerencial no reemplaza las actas, decisiones o demás registros generados en los espacios institucionales donde se desarrollen análisis o se adopten compromisos. Estos documentos constituirán evidencia complementaria del desarrollo de la Revisión por la Dirección y de las decisiones adoptadas.

El informe podrá actualizarse durante la vigencia a medida que se desarrollen los diferentes ejercicios de análisis y se disponga de nueva información relevante.

7. Decisiones y acciones derivadas de la revisión

Las decisiones derivadas de la Revisión por la Dirección deberán orientarse, según corresponda, al mejoramiento del desempeño institucional y del Sistema Integrado de Gestión, la atención de desviaciones o riesgos, el fortalecimiento de los procesos, la asignación o priorización de recursos y el aprovechamiento de oportunidades de mejora.

Cuando una decisión requiera la ejecución de acciones específicas, estas deberán ser incorporadas en los instrumentos institucionales establecidos para su gestión y seguimiento, tales como el sistema de planes de mejoramiento u otros mecanismos que resulten aplicables.

Las acciones deberán contar, cuando corresponda, con responsables, plazos y mecanismos de seguimiento que permitan verificar su implementación.

La formulación de acciones no será automática ante cualquier situación identificada durante la revisión. Su definición deberá obedecer al análisis realizado y a la necesidad de adoptar medidas para atender una desviación, mitigar un riesgo, aprovechar una oportunidad o implementar una decisión institucional.

8. Seguimiento y evaluación de la eficacia

El seguimiento a las decisiones y acciones derivadas de la Revisión por la Dirección se realizará a través de los mecanismos institucionales definidos para tal fin.

Los responsables de las acciones deberán suministrar la información necesaria para verificar su avance y evidenciar su implementación. Cuando la naturaleza de la acción lo requiera, también se evaluará su eficacia, entendida como la capacidad de la acción implementada para contribuir a la solución de la situación que dio origen a la decisión o para lograr el resultado esperado.

Los resultados del seguimiento constituirán un nuevo insumo para posteriores ejercicios de Revisión por la Dirección, permitiendo cerrar el ciclo de análisis, decisión, implementación, seguimiento y mejoramiento.

9. Comunicación y articulación con la rendición de cuentas

Los resultados relevantes de la Revisión por la Dirección podrán comunicarse a las partes interesadas pertinentes mediante los mecanismos institucionales de divulgación y transparencia establecidos por la Universidad.

La información analizada durante la revisión podrá constituir un insumo para los ejercicios de rendición de cuentas, en la medida en que permita comunicar los avances, resultados, dificultades y decisiones relacionadas con la gestión institucional.

De igual manera, los resultados obtenidos en los ejercicios de rendición de cuentas, incluyendo las observaciones, inquietudes, propuestas y demás aportes realizados por las partes interesadas, podrán ser considerados como insumo para la Revisión por la Dirección cuando sean pertinentes para el análisis del desempeño institucional y la identificación de oportunidades de mejora.