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PROCEDIMIENTO PARA LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN CON FINANCIACIÓN EXTERNA |
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| PROCESO | INVESTIGACIONES Y POSGRADOS |
| OBJETIVO |
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Promover la actividad investigativa, la creación, la innovación y el desarrollo tecnológico en la Universidad de Caldas por parte de docentes investigadores y grupos de investigación, a través de la presentación, ejecución y seguimiento de proyectos en convocatorias externas (nacionales o internacionales), invitación directa de entidades externa.
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| ALCANCE |
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Este procedimiento aplica a los proyectos de investigación con financiación externa. Dicho procedimiento abarca las fases de revisión y suscripción de los documentos contractuales, la constitución de garantías (cuando aplique), la apertura de cuentas bancarias exclusivas, el registro presupuestal y la inscripción institucional del proyecto. Incluye la ejecución técnica y financiera, el seguimiento institucional, la elaboración de informes requeridos por el financiador, la solicitud de prórrogas (si se requieren), y culmina con la liquidación y cierre administrativo del proyecto, formalizado mediante acta de cierre. Este procedimiento se articula con los lineamientos internos de gestión universitaria, los requerimientos de la entidad externa financiadora y las responsabilidades propias de los investigadores, garantizando transparencia, trazabilidad y cumplimiento normativo en el desarrollo de los proyectos.
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| RESPONSABLES | ||||||||||
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| DEFINICIONES Y TÉRMINOS | ||||||||||||||||||||||
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| POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN |
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Acuerdo N.º 019 de agosto del 2000 emitido por el Consejo Superior, por el cual se modifica el sistema de investigaciones y de postgrados de la Universidad de Caldas. Acuerdo N.º 012 de abril de 2018 del Consejo Superior, por el cual se adopta la política institucional de investigaciones de la Universidad de Caldas. Acuerdo N.º 055 de diciembre de 2009 del Consejo Superior, en donde se fijan directrices para la concertación de la labor académica para los profesores de carrera de la Universidad de Caldas. Acuerdo del Consejo Superior No. 08 del 26 de abril de 2017 por medio del cual se adopta el Estatuto de Contratación de la Universidad de Caldas. Resolución No. 000666 Rectoría de 30 de junio de 2017, por la cual se establece y dar a conocer el manual de funciones de la Universidad de Caldas.
Revisión, aprobación y suscripción de contrato (Actividad N.º 16)
Cuando el ordenador del gasto realiza la revisión integral de los documentos contractuales, debe verificar que todos los aspectos legales, financieros y administrativos estén en regla. En caso de encontrar errores, inconsistencias o aspectos que deban ser ajustados, está en la facultad de devolver el documento para que se hagan las correcciones necesarias. Este documento podrá ser retornado para su ajuste antes de la suscripción definitiva.
Garantía contractual - Suscripción de pólizas (Actividad N.º 17)
Aunque generalmente se exige la constitución de una póliza como garantía para proyectos financiados por entidades externas, hay casos específicos, como convenios interinstitucionales o cartas de intención, donde esta exigencia no aplica. Por lo tanto, se debe revisar detalladamente la naturaleza del instrumento contractual y verificar si está exento de esta obligación.
Solicitud y apertura de cuentas bancarias (Actividad N.º 18)
La apertura de una cuenta bancaria exclusiva para el manejo de cada proyecto sólo debe realizarse si el contrato contempla esto como una obligación a cargo de la Universidad. Si de manera expresa no está la indicación, este paso es innecesario y debe omitirse.
Solicitud de código financiero (Actividad N.º 19)
La asignación del código financiero institucional depende de la entrega de la ficha administrativa correctamente diligenciada. Es responsabilidad del docente investigador remitir este documento de manera oportuna y completa al profesional universitario designado. La ausencia o errores en esta ficha podrán generar demoras o impedir el registro presupuestal del proyecto y su posterior ejecución.
Seguimiento al desembolso del recurso (Actividad N.º 22)
Esta actividad sólo aplica cuando los recursos financieros del proyecto son administrados directamente por la Universidad. Si el financiador realiza la ejecución directa de los recursos (p. ej., a través de otra entidad o en especie), no se requiere hacer seguimiento desde la institución.
Ejecución del proyecto (Actividad N.º 23)
El proyecto debe desarrollarse conforme al cronograma, presupuesto y metas establecidas en la minuta contractual o convenio firmado. Cualquier modificación en actividades, plazos o ejecución presupuestal debe ser informada por el docente responsable y contar con aprobación previa de las autoridades institucionales y si hay lugar con el visto bueno de la entidad financiadora.
Elaboración y entrega de informes (Actividad N.º 24)
El investigador debe preparar los informes técnicos con el tiempo necesario para introducir los vistos buenos necesarios conforme a los requerimientos del financiador. Esto incluye periodicidad, estructura del informe y documentación soporte.
Seguimiento y control de proyectos (Actividad N.º 25)
Las instancias responsables del seguimiento institucional deben realizar revisiones periódicas para verificar el cumplimiento del cronograma, metas y ejecución de recursos. Los cambios de rubro dentro de la ejecución presupuestal deben ser solicitadas y aprobadas por la entidad financiadora.
Solicitud de prórroga (Actividad N.º 26)
El investigador principal podrá solicitar una prórroga del proyecto antes de que finalice el plazo inicial pactado, justificando las razones que impiden la culminación en el tiempo previsto. Esta solicitud debe tramitarse con antelación suficiente, contar con el aval institucional y ser aprobada por el financiador para que tenga validez.
Acta de cierre y/o liquidación del proyecto (Actividad N.º 27)
El acta de cierre constituye el documento que certifica la terminación formal del proyecto en sus componentes técnico, legal y financiero. Es un requisito indispensable para cerrar el proceso administrativamente y para que el docente responsable pueda presentar nuevos proyectos. No se podrá gestionar otro contrato hasta que se haya presentado el acta de liquidación.
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| DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES | |||||
| No. | Actividad | Responsable | Descripción | ||
| 1 | Inicio | ||||
| 2 | Revisar, aprobar y sucribir el contrato / convenio / acuerdo | Rectoría, Vicerrectoría de Investigaciones y Posgrados, Oficina de Contratación, Oficina asesora de Innovación y Proyectos |
Previo al visto bueno del ordenador del gasto, se hará una revisión integral de la minuta contractual para así solicitar la firma del señor Rector. En caso de tener alguna solicitud de cambio, esta será dirigida al docente responsable para las subsanación que haya lugar. En caso de no haber solicitudes de cambio, se procederá conforme al numeral ocho del procedimientoI I-CC-765 (utilizar hipervinculo: http://sig.ucaldas.edu.co/gestionDocumental/vistaDetalleInstructivo.php?codDoc=NzY1&versionDoc=2&codProceso=CC)
Tiempo: de acuerdo con los tiempos establecidos en convocatoria o por la entidad financiadora, en concordancia con el cronograma interno.
Registro(Módulo MIVIP) |
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| 3 | Tramitar garantía contractual (Suscripción de pólizas) | Rectoría, Vicerrectoría de Investigaciones y Posgrados, Oficina de Contratación, Docente Responsable |
En el momento en que se recepcione la minuta contractual suscrita (firmada), se debe empezar el proceso contractual para solicitar la expedición de póliza (SG), en caso de ser necesario. Para dicho trámite se debe realizar remisión normativa frente a la adquisición de servicios contenidos en el SIG P-CC-761 (http://sig.ucaldas.edu.co/gestionDocumental/vistaDetalleProcedimiento.php?codDoc=NzYx&versionDoc=7&codProceso=CC). Suscrita la póliza, es necesario el envío del comprobante de pago de la misma para solicitar la legalización de la minuta frente a la entidad externa.
Tiempo: de acuerdo con los tiempos establecidos en convocatoria o por la entidad financiadora, en concordancia con el cronograma interno.
Registro(Módulo MIVIP) |
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| 4 | Realizar seguimiento desembolso del recurso (No aplica para proyectos SGR) | Vicerrectoría de Investigaciones y Posgrados, Oficina Asesora de Innovación y Formuladores |
Se debe hacer el respectivo seguimiento del desembolso por parte de la entidad financiadora del proyecto a la Oficina Financiera de la Universidad de Caldas. Dicho desembolso deberá ingresar a la cuenta bancaria exclusiva del proyecto, si hubo lugar a su apertura.
Tiempo: De acuerdo a lo establecido por los términos de contrato / convenio / acuerdo
Registro(Comprobante de pago ) |
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| 5 | Solicitar código financiero | Docente Responsable , Vicerrectoría de Investigaciones y Posgrados |
El docente responsable, diligenciará la ficha administrativa suministrada por el profesional universitario de la Vicerrectoría y la enviará debidamente firmada autorizando el uso de su firma digital por correo electrónico. |
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| 6 | Inscribir el proyecto en la Vicerrectoría de Investigaciones y Posgrados | Docente Responsable |
Para la inscripción del proyecto, el investigador responsable debe registrar en el Módulo de Investigaciones MIVIP los siguientes documentos: Aval del Departamento y del Consejo de Facultad, Aval del Comité de Ética, Convenio suscrito o minuta contractual debidamente legalizada, documento técnico, presupuesto aprobado, copia formato de beneficios institucionales, exoneración del CUPEF (si aplica), carta de compromiso y acta de propiedad intelectual.
Tiempo: de acuerdo con los tiempos establecidos en convocatoria o por la entidad financiadora, en concordancia con el cronograma interno.
Registro(Módulo MIVIP) |
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| 7 | Elaborar factura | Docente Investigador, Vicerrectoría de Investigaciones y Posgrados, Oficina Financiera |
El docente debe diligenciar el formato institucional de solicitud de factura, asegurándose la inclusión de la información requerida de acuerdo con las directrices de la Oficina Financiera.
Tiempo: de acuerdo con los tiempos establecidos en convocatoria o por la entidad financiadora, en concordancia con el cronograma interno.
Registro(Módulo MIVIP) |
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| 8 | Ejecutar el proyecto | Grupos de investigación, Docente Responsable |
De acuerdo con el cronograma de actividades y los compromisos establecidos, el investigador o grupo de investigadores iniciarán la ejecución y desarrollo de la investigación
Tiempo: de acuerdo con los tiempos establecidos en convocatoria o por la entidad financiadora, en concordancia con el cronograma interno.
Registro(Módulo MIVIP) |
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| 9 | Realizar seguimiento y control a los proyectos | Supervisores, Vicerrectorías de Investigación y Posgrados |
Se debe presentar a la Vicerrectoría respectiva un informe de avance cada 6 meses desde la fecha de inicio y un informe final o lo que haga sus veces a la fecha de finalización del proyecto con sus respectivos anexos y soportes.
Se debe informar a la Vicerrectoría respectiva, por escrito, cualquier modificación al cronograma, con la debida justificación.
Entregar los productos del proyecto conforme lo contenido en el documento presentado a la convocatoria y según las obligaciones contractuales o estipuladas en el convenio o contrato, según sea el caso.*
Registro: Informes técnicos, informes financieros, informes de supervisión, reporte en plataforma de Seguimiento y Control de la Oficina de innovación y proyectos
Tiempo: de acuerdo con los tiempos establecidos en convocatoria o por la entidad financiadora, en concordancia con el cronograma interno.
Registro(Módulo MIVIP) |
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| 10 | Elaborar y entregar informes | Investigador Responsable y coinvestigadores, Vicerrectoría de Investigación y Posgrados |
El investigador responsable y coinvestigadores elaborarán el informe técnico parcial y final, según los compromisos adquiridos. El personal de apoyo presupuestal del centro de gastos donde el proyecto está inscrito y en ejecución, elaborará el informe financiero.
Tiempo: de acuerdo con los tiempos establecidos en convocatoria o por la entidad financiadora, en concordancia con el cronograma interno.
Registro(Módulo MIVIP) |
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| 11 | Realizar solicitud de prórroga (si aplica) | Investigador Responsable |
El docente encargado del proyecto deberá solicitar la prórroga frente a la entidad externa dos meses antes de la fecha de terminación, en el marco de los términos de referencia de la minuta contractual o convenio. Posteriormente deberá remitir a la Vicerrectoría la aprobación de la prórroga dada por la entidad externa y la ratificación del aval de Departamento y del Consejo Facultad para la descarga de horas.
Tiempo: de acuerdo con los tiempos establecidos en convocatoria o por la entidad financiadora, en concordancia con el cronograma interno.
Registro(Módulo MIVIP) |
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| 12 | Realizar acta de cierre y/o acta de liquidación | Entidad Externa Financiadora, Investigador Responsable y Vicerrectoría de Investigación y Posgrados |
La entidad externa financiadora será la encaragada de proyectar y suscribir el acta de cierre y/o liquidación conforme el marco contractual suscrito.
Tiempo: de acuerdo con los tiempos establecidos en convocatoria o por la entidad financiadora, en concordancia con el cronograma interno.
Registro(Módulo MIVIP) |
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| 13 | Fin | ||||
| REGISTROS DEL DOCUMENTO | |||
| Nombre del Registro | Resp. Almacena. | Cod.Registro SIG | |
| Comprobante de pago | SEGUN DEPENDENCIA PRODUCTORA | - | |
| Módulo MIVIP | VICE-RECTORIA DE INVESTIGACIONES | - | |
| ELABORÓ | REVISÓ | APROBÓ |
| PROFESIONAL ESPECIALIZADO - | JEFE DE OFICINA ASESORA - | PROFESOR ASOCIADO - |
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