La implementación del Modelo de Gestión del Conocimiento en la Universidad de Caldas, se enmarca en los lineamientos del Departamento Administrativo de la Función Pública consignados en su Guía para la Implementación de la Gestión del Conocimiento y la Innovación, cuyo objetivo es brindar herramientas para la adecuada aplicación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG).

Este procedimiento busca establecer estrategias y mecanismos que faciliten la identificación, generación, uso y transferencia del conocimiento dentro de la institución, promoviendo la innovación y la mejora continua en sus procesos académicos, investigativos y de gestión administrativa. A través de este enfoque, la universidad fortalece su capacidad de aprendizaje organizacional y fomenta una cultura de gestión del conocimiento alineada con las políticas nacionales de desempeño institucional.

Este ciclo de implementación consta de 3 fases:

I. Reconocimiento del contexto institucional: Esta fase es fundamental para comprender y mejorar los factores sobre los cuales se soporta la gestión del conocimiento y la innovación, y se representan en la triada Personas - Procesos - Tecnología:

Personas 

•  Transferencia de aprendizajes
• Documentación de aprendizajes
• Capacitación
• Procesos de inducción y reinducción
• Acciones de aprendizaje basadas en proyectos o problemas.
• Retención del conocimiento

Nota: ver  P-GH-634-Procedimiento para la formación y capacitación de los servidores públicos 

P-DC-767 Procedimiento para el desarrollo docente

Resolución de Rectoría 0443Por medio de la cual se adoptan y reglamentan los sistemas de capacitación y estímulos en su componente de incentivos en la Universidad de Caldas

Procesos

• Procedimiento retiro de cargo  

• Procedimiento referente a procesos de capacitación 

• Procedimiento para el desarrollo de mapas de conocimiento (tácito, explícito y

• de aliados).

• Procedimientos de evaluación

• Revisión riesgos de procesos misionales

Nota: ver I-GH-514 Instructivo para el retiro de los servidores públicos de planta docente, administrativa, temporal y trabajadores oficiales de la Universidad de Caldas

P-GH-634-Procedimiento para la formación y capacitación de los servidores públicos

Tecnología

• Repositorios de conocimiento estratégico. (proyectos de I+D+I, formatos para transferir aprendizajes, análisis estratégicos, entre otros)

• Bancos de buenas prácticas y lecciones aprendidas

• Bibliotecas virtuales

• Share points institucionales

• Repositorios de datos

Además de estos tres factores cruciales para la gestión del conocimiento y la innovación, es fundamental considerar la cultura organizacional y la planificación estratégica como los ejes que facilitan la gestión integral y la toma de decisiones.

Cultura organizacional: Se orienta a la gestión del conocimiento con un enfoque que integra valores, creencias, normas y prácticas para fomentar y facilitar la creación, adquisición, intercambio y aplicación del conocimiento, creando un entorno propicio para que el conocimiento fluya libremente y pueda ser utilizado por toda la institución de manera efectiva. Los factores que orientan la cultura de gestión del conocimiento son:

• Cooperación

• Creatividad

• Liderazgo

• Aceptación de la diversidad,

• Confianza

• Incentivos

• Políticas y procedimientos

• Compromiso

• Adaptación al cambio

Planeación estratégica: La gestión del conocimiento debe estar sincronizada con la planificación estratégica de la institución con el fin de apoyar el cumplimiento de las metas institucionales.

II. Ruta de implementación por objetivos: En esta fase se propone trabajar en  los siguientes objetivos:

• Generar y actualizar el conocimiento estratégico de la institución

• Facilitar el acceso al conocimiento

• Tomar decisiones basadas en evidencias

• Mitigar la fuga de conocimiento

• Fortalecer la entidad mediante alianzas efectivas

• Optimizar mecanismos para compartir el conocimiento

• Consolidar procesos de aprendizaje organizacional

Para la implementación se plantea desarrollar diferentes herramientas que faciliten la identificación, apropiación y transferencia del conocimiento:

A. Mapa de Conocimiento: Es una herramienta que permite identificar el capital intelectual de las personas que laboran en la entidad (conocimiento intangible) para posteriormente apoyar el desarrollo de actividades y proyectos conjuntos, así como generar mecanismos que conserven el conocimiento relevante para la misión de la entidad. Igualmente, el mapa permite determinar requerimientos en materia de entrenamiento, capacitación y/o formación (conocimiento ausente) y fortalecer esquemas de aprendizaje en equipo (Función Pública, 2017b).

Pasos para la construcción del mapa de conocimiento 

1. Identificación del conocimiento institucional

En primer lugar, se debe determinar cuál es el conocimiento clave necesario para el cumplimiento de los objetivos estratégicos de la entidad. Es fundamental tanto el conocimiento explícito, que está documentado en normativas, procedimientos, bases de datos, etc., y el conocimiento tácito, que incluye la experiencia y los saberes de los servidores públicos resultado de su interacción con el entorno. Para ello, se recopila información mediante entrevistas, encuestas, talleres y análisis documental y de la caracterización de grupos de valor que se realizan anualmente. 

2. Análisis del conocimiento existente

El siguiente paso es evaluar la disponibilidad y accesibilidad del conocimiento explícito dentro de la entidad. Asimismo, se deben identificar las brechas de conocimiento que puedan afectar la eficiencia de los procesos institucionales. Es importante también analizar las oportunidades para la captura, estructuración y transferencia del conocimiento tácito, ya que este puede ser fundamental para mejorar las prácticas organizacionales.

3. Diseño y estructuración del mapa de conocimiento

Una vez recopilada la información necesaria, se procede a organizarla en una estructura clara y funcional. El mapa representa gráficamente la distribución del conocimiento dentro de la entidad, estableciendo relaciones entre áreas, procesos y recursos de información. Además, se deben incluir herramientas y mecanismos que faciliten tanto la consulta como la actualización del mapa, asegurando su relevancia y utilidad.

4. Implementación y socialización del mapa de conocimiento: 

El mapa de conocimiento de la institución será implementado una vez sea publicado en el SIG en el proceso de medición, análisis y mejora y será actualizado una vez al año o cuando sea requerido. Se dará por socializado con su publicación. 

5. Actualización y mejora continua
Finalmente, se deben implementar todas aquellas estrategias que contribuyan a fortalecer la apropiación y el uso del conocimiento dentro de la entidad, fomentando una cultura organizacional que valore el conocimiento compartido.

B. Banco de Lecciones Aprendidas y Buenas Prácticas

Esta herramienta es clave para la gestión del conocimiento en el sentido que reduce los riesgos, se optimizan los recursos, ayuda a construir y consolidar el conocimiento colectivo de la institución. Identificar las buenas prácticas y experiencias exitosas, estas pueden adaptarse e incluso mejorarse, generando nuevas soluciones y fomentando la innovación.

III. Hacer seguimiento a la implementación, analizar y ajustar:  La implementación de la Política de Gestión del Conocimiento y Innovación es liderada por la Oficina de Planeación y Sistemas, no obstante, se apoya y complementa en las áreas de Gestión Humana y las Vicerrectorías Misionales.