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PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DEL COMITÉ INSTITUCIONAL COORDINADOR DE CONTROL INTERNO
Código: P-CS-1023
Versión: 1
Emisión: 2025-06-16

PROCESO CONTROL Y SEGUIMIENTO

OBJETIVO
Fortalecer el Sistema de Control Interno de la Universidad mediante la definición de estrategias, políticas y lineamientos por parte del Comité Institucional Coordinador de Control Interno, que permitan verificar el cumplimiento de los objetivos institucionales, fortalecer la cultura del control, promover la gestión del riesgo y asegurar la eficacia de los procesos de evaluación y mejora.

ALCANCE
Este procedimiento aplica para todos los procesos que sean objeto de las acciones lideradas por el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno.

RESPONSABLES

 

Comité Institucional de Coordinación de Control Interno Corresponde al Comité Institucional Coordinador de Control Interno, orientar, articular y supervisar la implementación, mantenimiento y mejora continua del Sistema de Control Interno en la Universidad. Así mismo, debe garantizar la adecuada coordinación entre las distintas dependencias para el funcionamiento armónico del sistema, en concordancia con el modelo integrado de planeación y gestión (MIPG) y la normatividad aplicable.

 

DEFINICIONES Y TÉRMINOS

 

Sistema de Control Interno Está integrado por el conjunto de herramientas y mecanismos de verificación y evaluación que permiten lograr que todas las actuaciones institucionales se realicen de conformidad con la normativa interna y externa vigente, dentro de las políticas y directrices trazadas por el Consejo Superior y la alta dirección universitaria conducente al cumplimiento de las metas y objetivos institucionales.
Modelo Estándar de Control Interno -MECI Herramienta que  proporciona una estructura de control a la gestión, la cual especifica los elementos necesarios para construir y fortalecer el Sistema de Control Interno, a través de parámetros necesarios (autogestión) para que las entidades establezcan acciones, políticas, métodos, procedimientos, mecanismos de prevención, verificación y evaluación en procura de su mejoramiento continuo (autorregulación), en la cual cada uno de los servidores de la entidad se constituyen en parte integral (autocontrol).
Estructura del Modelo Estándar de Control Interno -MECI La estructura del MECI a través de sus cinco componentes i) Ambiente de Control; ii) Evaluación del Riesgo; iii) Actividades de Control; iv) Información y Comunicación; v) Actividades de Monitoreo.  Las responsabilidades en la materia, son asignadas a cada uno de los servidores, acorde con el esquema de las líneas de defensa.
Modelo Integrado de Desempeño Institucional-MIDI Es un marco de referencia para dirigir, planear, ejecutar, hacer seguimiento, evaluar y controlar la gestión de las entidades públicas, con integridad y calidad en el servicio, con el fin de generar resultados orientados a la creación de valor en cadenas de valor público, integrando los planes de desarrollo y/o institucionales a la gestión administrativa. Adopta el Modelo Integrado de Desempeño Institucional –MIPG- para la Universidad de Caldas adecuando los alcances de éstas a la naturaleza jurídica y su carácter de universidad oficial para la prestación del servicio público de educación superior, como organismo autónomo independiente, dotado de autonomía universitaria y un régimen especial, y sometido a sus propias reglas de organización y funcionamiento.
Aseguramiento de la calidad y mejora continua  Cultura de mejoramiento continuo que aplica criterios y procedimientos para la evaluación periódica y participativa de sus estrategias, procesos y resultados de aprendizaje, formulando y desarrollando sus objetivos, planes y proyectos, de acuerdo con el nivel de formación y la planeación institucional. 
Plan Anual de Auditorías basado en riesgo Documento donde se planifican las actividades de auditoría, entre otros informes y actividades, se formula de acuerdo con la priorización del universo de auditoría basado en riesgos y, el ciclo de rotación de auditorías; además debe incluir las auditorias establecidas por regulación interna o externa, auditorías especiales solicitadas por la alta dirección, entes de control, entre otros. Este plan debe ser presentado ante el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno, para aprobación.
Planes de mejoramiento Herramienta de gestión orientada al fortalecimiento institucional y al mejoramiento continuo de los procesos en los que se formulan acciones correctivas, preventivas y de mejora con el fin de superar no conformidades, observaciones, debilidades o aspectos susceptibles de optimización, identificados en auditorías, autoevaluaciones, evaluaciones externas u otras fuentes, y deben ser formulados, implementados, monitoreados y evaluados.
Estatuto de Auditoría Es el documento normativo que define la naturaleza, propósito, autoridad, responsabilidades y alcances de la función de auditoría interna dentro de una entidad. También establece su independencia, relación con la alta dirección, y las normas que rigen su actuación.
Código de Ética del Auditor Es un conjunto de principios y normas que guían el comportamiento profesional y personal de los auditores en el ejercicio de sus funciones. Su objetivo principal es asegurar que los auditores actúen con integridad, objetividad, confidencialidad, competencia profesional y comportamiento ético.
Indicadores Los indicadores son herramientas de medición que permiten evaluar el grado de cumplimiento de los objetivos institucionales, procesos, productos o servicios, a través de parámetros cuantitativos o cualitativos.
Mapas de riesgo

El mapa de riesgos es una herramienta de gestión que permite identificar, analizar, evaluar y representar gráficamente los riesgos que pueden afectar el cumplimiento de los objetivos institucionales, facilitando su priorización y la definición de estrategias para su tratamiento. Con el propósito de:

  • Visualizar de forma clara los riesgos más relevantes de una entidad.
  • Facilitar la toma de decisiones para la prevención, mitigación o eliminación de riesgos.
  • Integrar la gestión del riesgo en los procesos de planeación y control institucional.

 

POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN

Roles y responsabilidades en materia de Control Interno

 

El ejercicio del control interno en la Universidad de Caldas es intrínseco al desarrollo de las funciones de los diferentes empleos a cargo de los servidores públicos vinculados, tanto docentes como administrativos y, en especial, sobre aquellos en los cuales se tengan asignadas responsabilidades de dirección y orientación institucional. El establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno será responsabilidad del Rector, apoyado en los roles que se definen a través de las líneas de defensa o aseguramiento.

 

Líneas de defensa
 
 
Línea Estratégica: Integrada por la alta dirección (Rector, Secretario General, Vicerrectores y jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas) y el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno. Es responsable de definir el marco general para la gestión del riesgo, la política de administración del riesgo y los controles asociados y priorizados, analizar los riesgos y amenazas institucionales al cumplimiento de los planes estratégicos (objetivos, metas e indicadores) y garantizar el cumplimiento de los planes de la entidad.
 
 
Línea de Defensa o Aseguramiento 1: Integrada por los líderes de subprocesos o actividades del Sistema Integrado de Gestión, quienes son responsables de formular, aplicar y monitorear los controles a los riesgos institucionales más significativos, evitando que se desencadenen dichos riesgos en procura de una adecuada función preventiva.
 
Línea de Defensa o Aseguramiento 2: Integrada por el Jefe de Planeación y Sistemas y su equipo de trabajo, quien es responsable de acompañar a los líderes de proceso y de subprocesos o actividades en la identificación, análisis y valoración de riesgos y en la definición y documentación de los controles correspondientes, con el fin de promover una cultura preventiva dentro de la institución.
 
Línea de Defensa o Aseguramiento 3: Integrada por la Oficina de Control Interno de Gestión, la cual tendrá la responsabilidad de evaluar a través de la función de auditoría interna, con un enfoque basado en riesgos, la efectividad de los controles y la eficacia del gobierno a través de la primera y segunda línea de defensa.
 
 
Comité Institucional de Coordinación de Control Interno
 
El artículo 6 del Acuerdo 56 del 2018, del Consejo Superior, Por el cual se reglamenta el ejercicio del Control Interno en la Universidad de Caldas, establece su conformación así: 
 
  • El Rector, quien lo presidirá.
  • Dos (2) integrantes del Consejo Superior designados por este órgano.
  • El Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas.
  • Un (1) representante del nivel directivo, designado por el rector.
  • El Asesor de Control Interno participará con voz, pero sin voto en el Comité y actuará como secretario técnico del mismo. 
 
 
Funciones del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno
 
En el artículo 7 del acuerdo 56 de 2018, se establecen entre las siguientes funciones del Comité:
 
  1. Evaluar la efectividad del Sistema de Control Interno de la Universidad de Caldas, a través del análisis de indicadores e información institucional y realizar las modificaciones y actualizaciones a que haya lugar para mejorar su desempeño.
  2. Analizar los resultados de los informes de auditorías y definir los aspectos que serán tratados por las diferentes instancias directivas.
  3. Aprobar el Estatuto de Auditoría Interna y el Código de Ética del Auditor, así como verificar su cumplimiento.
  4. Aprobar el Programa Anual de auditorías presentado por la Oficina Asesora de Control Interno, considerando la priorización de temas críticos que deben ser evaluados a partir de la identificación, valoración y análisis de riesgos.
  5. Servir de instancia para resolver las diferencias que surjan en desarrollo del ejercicio de auditoría interna.
  6. Realizar acciones encaminadas a fomentar la cultura de la prevención en todas las unidades académico-administrativas de la institución.
  7. Ser la instancia superior y evaluativa de la gestión del riesgo institucional, evaluando los riesgos prioritarios y la efectividad de los controles aplicados por las distintas dependencias en aras de ejercer una adecuada función preventiva.
  8. Garantizar la implementación de la política de administración del riesgo, evaluando y buscando su efectividad. 
 
Parágrafo: El Comité se reunirá como mínimo dos (2) veces en el año.
 
Impedimentos, recusaciones o conflictos de interés
 
Los integrantes del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno están sujetos a las causales de impedimento y recusación previstas en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No. Actividad Responsable Descripción
1 Inicio    
2 Definir la programación del comité Secretario Técnico (Asesor Control Interno)
Se coordina con el presidente del Comité (El Rector) fecha, lugar, los temas a tratar, orden del día, y aspectos logísticos y técnicos necesarios para la realización de la sesión. Tiempo: El Comité Institucional de Coordinación de Control Interno se reunirá de forma ordinaria como mínimo dos (2) veces en el año. También se podrá reunir de forma extraordinaria por solicitud de los integrantes y previa citación de la Secretaría Técnica coordinada o promovida con el presidente del comité (Rector) .
3 Convocar a reunión del Comité Secretario Técnico (Asesor Control Interno)
Se remite a los miembros del comité la citación a las sesiones que se programen, adjuntando la documentación de soporte para su revisión previa. Tiempo: Mínimo 2 veces al año

Registro(Citación por correo electrónico, calendario)
4 Instalar la sesión del Comité Presidente (Rector)
El presidente realiza la instalación del Comité realizando la verificación del quórum y sometiendo a la aprobación por parte de los miembros del comité el respectivo orden del día. Tiempo: Durante la sesión del Comité

Registro(Listado de asistencia)
5 Presentar los informes e insumos para el desarrollo del Comité Secretario Técnico (Asesor Control Interno), Unidades académicas y/o administrativas
Se realiza la presentación de los respectivos informes e insumos requeridos para realizar el análisis de los temas y sustentar las decisiones y/o recomendaciones del Comité en materia de indicadores, informes de auditoría, gestión del riesgo institucional, efectividad del Sistema de Control Interno y las demás acciones encaminadas a la identificación y prevención de riesgos; y el fomento de la cultura de autocontrol. Tiempo: Durante la sesión del Comité

Registro(Informes presentados ante el Comité de Control Interno)
6 Deliberar y aprobar las disposiciones necesarias para el fortalecimiento del Sistema de Control Interno Comité Institucional Coordinador de control Interno
Se realiza la deliberación de los asuntos estratégicos en materia de control interno, gestión del riesgo y auditoría, con el fin de promover la definición de políticas, planes, procedimientos y acciones que favorezcan la mejora continua y el control efectivo de la gestión institucional. Tiempo: Durante la sesión del Comité.
7 Elaborar acta Asesor de la Oficina de Control Interno
Se elaboran las actas de las sesiones y se remiten al presidente para aprobación, dejando constancia formal de los acuerdos y estableciendo los responsables y plazos para el cumplimiento de los compromisos asumidos. Tiempo: Máximo un mes después de la reunión.

Registro(Acta de reunión)
8 Aprobar acta Presidente (Rector)
El Rector revisa y aprueba las actas de las reuniones del Comité, de acuerdo con los temas tratados y decisiones adoptadas durante las sesiones. Tiempo: Máximo un mes después de la reunión.

Registro(Acta de reunión)
9 Archivar la información Auxiliar Administrativo (Control Interno)
Se realiza la respectiva disposición de los archivos documentales del comité, conforme a lo establecido en las Tablas de Retención Documental (TRD). Tiempo: Posterior a la aprobación de las actas.
10 Realizar seguimiento a compromisos Secretario Técnico (Asesor Control Interno)
Se hace seguimiento a las decisiones adoptadas y compromisos adquiridos por el Comité, con el fin de verificar el cumplimiento de los mismos.

Registro(Informe compromisos adquiridos acta siguiente)
11 Fin    

REGISTROS DEL DOCUMENTO
Nombre del Registro Resp. Almacena. Cod.Registro SIG
Acta de reunión
OFICINA ASESORIA JURIDICA, QUEJAS, RECLAMOS DISCIPLINARIOS
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Citación por correo electrónico, calendario
CONTROL INTERNO
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Informe compromisos adquiridos acta siguiente
CONTROL INTERNO
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Informes presentados ante el Comité de Control Interno
CONTROL INTERNO
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Listado de asistencia
CONTROL INTERNO
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ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
PROFESIONAL ESPECIALIZADO - JEFE DE OFICINA ASESORA - ASESOR -


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