Generalidades El Sistema Integrado de Gestión - SIG de la Universidad de Caldas se encuentra estructurado por 18 procesos organizados en 4 categorías: procesos estratégicos, misionales, de apoyo y de evaluación, los cuales articulan la gestión institucional y orientan el cumplimiento de los objetivos institucionales. Los procesos misionales corresponden a Docencia, Investigaciones y Posgrados y Proyección. Los procesos estratégicos comprenden Direccionamiento, Planificación, Información y Comunicación e Innovación y Proyectos. Los procesos de apoyo incluyen Bienestar, Contratación, Control Disciplinario, Gestión Documental, Gestión Financiera, Gestión Humana, Gestión Jurídica, Gestión Pensional y Recursos Físicos. Finalmente, los procesos de evaluación están conformados por Control y Seguimiento y Medición, Análisis y Mejora. Toda la información documentada del Sistema Integrado de Gestión deberá estructurarse conforme a la operación y dinámica de los procesos institucionales. La administración y control de dicha información, comprende su elaboración, revisión, aprobación, publicación, actualización, acceso, conservación y disposición final, garantizando su integridad, disponibilidad y trazabilidad durante todo su ciclo de vida. Esta gestión abarca, la incorporación en el SIG de los documentos actualizados y formalmente aprobados para su aplicación, su adecuada identificación, disposición, legibilidad, acceso controlado y la protección contra el uso no intencionado de documentos no vigentes o sustituidos. El Software SIG, es la herramienta institucional para el control de la información documentada, adoptado mediante el Acuerdo del Consejo Superior No. 16 de 2022, el cual derogó el Acuerdo No. 11 de 2008. Este software asegura una administración centralizada, estandarizada y trazable. El proceso de Gestión Documental es el encargado de orientar y verificar el control de los registros que hacen parte de la información documentada que se genera en el SIG, siendo los líderes de proceso responsables de su adecuada gestión, organización, conservación y uso y disposición final, el cual se desarrolla conforme a lo establecido en la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos) y demás normas archivísticas aplicables, mediante la implementación de las Tablas de Retención Documental (TRD). 1. Elaboración y Modificación de Documentos La elaboración y modificación de la información documentada del Sistema Integrado de Gestión (SIG) se desarrolla bajo criterios de estandarización, control y mejora continua, asegurando la coherencia, pertinencia y trazabilidad. Todo documento debe elaborarse y/o modificarse conforme a los lineamientos institucionales establecidos, garantizando el cumplimiento de los requisitos normativos aplicables, los lineamientos de la Función Pública, la estructura organizacional vigente y las necesidades de los procesos. La responsabilidad del contenido técnico de los documentos recae en el líder del proceso correspondiente, quien asegura su pertinencia, actualización y coherencia con la operación institucional. La coordinación del SIG es responsable de la revisión formal, control de versiones, codificación, publicación y retiro de documentos no vigentes. Toda elaboración o modificación debe estar debidamente justificada y sustentada en necesidades de mejora, cambios normativos, ajustes organizacionales, resultados de auditorías o lineamientos institucionales. Los documentos deben elaborarse utilizando los formatos y estructura definidos por el SIG, garantizando su legibilidad, uniformidad y facilidad de comprensión. Ningún documento podrá ser publicado o aplicado sin su correspondiente proceso de revisión y aprobación. La modificación de documentos implica la actualización controlada de su contenido, asegurando la trazabilidad de los cambios realizados, la identificación de la versión vigente y la disponibilidad del documento actualizado en los repositorios oficiales del SIG. 1.1 Clasificación de los Documentos del SIG Documentos Estratégicos: Documentos que establecen los lineamientos generales, directrices y estructura del Sistema Integrado de Gestión, orientando su implementación, operación y articulación institucional. Incluyen: - Política del SIG
- Objetivos del SIG
- Manual del SIG
- Mapa de Procesos
Documentos de Gestión Son los documentos que describen, orientan y estandarizan la operación del sistema y sus procesos. Incluyen: - Caracterizaciones de procesos
- Procedimientos
- Instructivos
- Guías
Documentos de planificación, seguimiento y control Son los instrumentos utilizados para la gestión del desempeño, riesgos y comunicaciones del sistema. Incluyen: - Indicadores de gestión
- Mapas de riesgos
- Matrices de comunicación
Las caracterizaciones son elaboradas por los líderes de procesos, revisadas por el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas y aprobadas por el Rector de la Universidad. Los funcionarios y docentes que participen en la ejecución de las actividades de los procesos de la Universidad podrán solicitar la elaboración de otros documentos de gestión: (procedimientos, instructivos y guías), siempre y cuando cuenten con el aval del líder del proceso, estos documentos son revisados por el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas y aprobados por el líder del proceso relacionado. 1.2. Elaboración y Codificación de Documentos
La estructura definida en este procedimiento, constituye el marco metodológico para la elaboración de la información documentada del SIG, aplicable a los diferentes tipos de documentos tales como caracterizaciones, procedimientos, instructivos, guías y formatos. Cada documento deberá iniciar su denominación y con la identificación del tipo documental correspondiente, de acuerdo con su naturaleza y nivel de detalle dentro del SIG. Los procedimientos, instructivos, guías y formatos se deben nombrar acompañados con la palabra "para". Por ejemplo; “Procedimiento para", “Guía para" Los documentos del Sistema Integrado de Gestión deben redactarse con claridad, precisión y coherencia, garantizando su fácil comprensión y evitando ambigüedades o interpretaciones erróneas. Asimismo, se debe mantener uniformidad en la terminología y en la redacción, empleando de manera consistente un único término para cada concepto y evitando el uso de expresiones subjetivas o ambiguas que puedan generar interpretaciones imprecisas.
Los términos en lengua extranjera no estandarizados en el contexto nacional, así como los términos técnicos que requieran claridad conceptual, deben ser definidos en el apartado de definiciones y términos del documento.
La identificación para los documentos del Sistema Integrado de Gestión lo asigna el software SIG, utilizando las dos siguientes consideraciones:
La codificación de los documentos, tiene la siguiente estructura: X–YY-###, donde:
X: identificación del tipo de Documento:
CAR para indicar caracterizaciones.
P para indicar procedimiento
I para indicar Instructivo
G para indicar las guías
R para indicar formatos.
YY: Identificador del proceso asociado al documento, según el siguiente listado: DI: Direccionamiento
PL: Planificación
IC: Información y Comunicación
DC: Docencia
IN: Investigación
PR: Proyección
GH: Gestión Humana
BN: Bienestar
RF: Recursos Físicos
GD: Gestión Documental
GF: Gestión Financiera
CC: Contratación
GJ: Gestión Jurídica CD: Control Disciplinario
MM: Medición, Análisis y Mejora
CS: Control y Seguimiento ###Código numérico, asignado automáticamente por el software SIG que identifica el documento de manera única. (No responde a un consecutivo).
La codificación de los formatos, tiene la siguiente estructura: R-AA–X-YY-###, donde:
R: Identifica el tipo de documento (R: Formato)
AA: Código numérico del formato, asignado automáticamente por el software que identifica el documento de manera única (No responde a un consecutivo).
X-YY-###Código del documento al que pertenece el formato. 1.3 Contenido de los documentos Los documentos estratégicos son elaborados y modificados por el Coordinador del SIG (Representante de la dirección), revisados por el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas y aprobados por el Rector de la Universidad.
1.3.1 Contenido Política del SIG:
La Política del Sistema Integrado de Gestión (SIG) se estructura a partir de los siguientes elementos generales: Compromiso institucional: Declaración del compromiso de la Universidad con el cumplimiento de su misión y el fortalecimiento de la gestión institucional. Enfoque en la calidad: Orientación hacia la prestación de un servicio de educación superior de calidad, atendiendo las necesidades de las partes interesadas. Desempeño institucional:Compromiso con el mejoramiento del desempeño de los procesos institucionales, promoviendo la eficiencia, eficacia y efectividad. Cumplimiento normativo:Aseguramiento del cumplimiento de los requisitos legales, reglamentarios y de función pública aplicables a la institución. Transparencia y gestión pública: Compromiso con la transparencia, la integridad y la correcta gestión de los recursos y procesos institucionales. Mejora continua: Promoción permanente del mejoramiento del Sistema Integrado de Gestión y sus procesos asociados. 1.3.2 Contenido de los Objetivos del SIG
Los objetivos del Sistema Integrado de Gestión se estructuran a partir de los siguientes elementos generales: Satisfacción de los usuarios: Orientación al incremento del nivel de satisfacción de los usuarios internos y externos de la Universidad, en relación con los servicios prestados. Calidad de los procesos: Compromiso con la mejora continua de la calidad en los procesos que hacen parte del Sistema Integrado de Gestión. Desempeño del Sistema Integrado de Gestión: Fortalecimiento permanente de la eficiencia, eficacia y efectividad del SIG como sistema de gestión institucional. Transparencia institucional: Promoción de la transparencia en la gestión de los procesos institucionales, en coherencia con los principios de la función pública. Mejora continua: Implementación de acciones permanentes orientadas al fortalecimiento y optimización del desempeño institucional y del sistema de gestión. Cumplimiento normativo: Aseguramiento del cumplimiento de los requisitos legales, reglamentarios y aplicables al funcionamiento institucional. Articulación misional:Contribución al cumplimiento de la misión institucional mediante el fortalecimiento de los procesos académicos, investigativos y de proyección social. 1.3.3 Contenido de una Caracterización de Proceso: La caracterización de procesos se documenta bajo el enfoque del ciclo de mejora continua PHVA (Planear – Hacer – Verificar – Actuar), con el fin de representar de manera integral la interacción, operación y control del proceso dentro del SIG. Cada caracterización contiene los siguientes elementos: Descripción del proceso: - Tipo de proceso: De acuerdo a la clasificación definida en el mapa de procesos
- Líder del proceso: Identifica el servidor público responsable del proceso, conforme al cargo y a la responsabilidad asignada para su gestión y desempeño.
- Objetivo del proceso: Describe la finalidad del proceso de forma clara y precisa, permitiendo identificar su propósito dentro del SIG.
- Alcance: De manera general y precisa, describe el ámbito de aplicación del proceso dentro SIG. Indica de forma sintética las actividades o responsabilidades que abarca el proceso y su articulación con el sistema.
- Objetivos de Calidad Asociados al Proceso: Se refiere a los objetivos de calidad del SIG en donde el proceso contribuye a su cumplimiento, en coherencia con su rol dentro del sistema y el modelo de gestión institucional.
- Recursos necesarios para el desarrollo del proceso: Corresponde a la identificación de los recursos humanos, físicos, tecnológicos, financieros y de apoyo requeridos para la operación del proceso, los cuales son provistos por los diferentes procesos del SIG y permiten garantizar su adecuada ejecución y cumplimiento de los objetivos establecidos.
- Requisitos aplicables:Necesidades, expectativas y condiciones que deben cumplirse para la adecuada ejecución del proceso, incluyendo requisitos de partes interesadas y del Sistema Integrado de Gestión.
- Normatividad del Proceso:Marco normativo interno y externo que regula, orienta o condiciona la ejecución del proceso.
Actividades - Planear – Hacer:Actividades mediante las cuales se planifica y ejecuta la operación del proceso, incluyendo entradas, actividades principales y salidas esperadas. - Actor:Corresponde a las dependencias, procesos, usuarios internos o externos que intervienen en el desarrollo del proceso, ya sea como proveedores de información, ejecutores de actividades o receptores de resultados.
- Entradas: Son los elementos requeridos por el proceso para su ejecución, tales como información, recursos, solicitudes, documentos o datos provenientes de otros procesos o fuentes externas.
- Actividad:Conjunto de acciones o tareas generales que conforman la operación del proceso y que permiten transformar los insumos en resultados.
- Responsables:Hace referencia a los roles, cargos o dependencias encargadas de la ejecución, coordinación o aseguramiento del desarrollo del proceso.
- Salidas:Corresponde a los productos y/o servicios generados por el proceso como consecuencia de su ejecución.
- Beneficiarios: Son los usuarios internos o externos que reciben o se ven impactados por los resultados del proceso.
- Requisitos por auditar ISO 9001:2015: Corresponde a los requisitos de la Norma ISO 9001:2015 aplicables al proceso, que deben ser verificados en auditorías internas o externas para asegurar la conformidad del SIG.
Control - Verificar: Actividades orientadas al seguimiento, medición y evaluación del desempeño del proceso, con el fin de verificar el cumplimiento de resultados planificados. - Parámetros de Control: Elementos establecidos para monitorear, medir y verificar el desempeño del proceso y el cumplimiento de sus resultados.
- Mediciones:Corresponde a los indicadores del proceso.
- Riesgos: Corresponde al Mapa de Riesgos
Actuar: Acciones implementadas para la mejora continua del proceso, a partir del análisis de resultados, hallazgos, riesgos, oportunidades y acciones de mejora. Aprobación - Encargado de Elaboración: Responsable de estructurar y documentar el contenido inicial del documento, garantizando que su información sea técnicamente pertinente y acorde con las necesidades del proceso.
- Encargado de Revisión: Responsable de verificar la coherencia técnica, metodológica y normativa del documento, asegurando su conformidad con los lineamientos institucionales y del Sistema Integrado de Gestión.
- Encargado de Aprobación: Responsable competente responsable de autorizar formalmente la adopción y entrada en vigencia del documento dentro del Sistema Integrado de Gestión, que para el caso de las caracterizaciones, es el Rector.
Para elaborar una caracterización en el software SIG, siga los pasos descritos en la Guía Para Elaborar, Modificar y Consultar Documentación en el Software del Sistema Integrado de Gestión - SIG. 1.3.4 Contenido de un Procedimiento
El procedimiento es el documento que describe de manera sistemática la forma en que se ejecutan las actividades de un proceso, estableciendo la secuencia de acciones, los responsables y las condiciones necesarias para su desarrollo, también se estructura bajo el enfoque del ciclo Planear, Hacer, Verificar y Actuar (PHVA). Para garantizar su adecuada comprensión, aplicación y control, cada procedimiento deberá contener como mínimo los siguientes elementos: Información - Objetivo: Describe el propósito del procedimiento y el resultado que se espera alcanzar.
- Alcance: Define a qué procesos, dependencias o actividades aplica el procedimiento, así como su punto de inicio y final.
- Responsables:Establece los roles o cargos que participan en la ejecución, revisión y aprobación del procedimiento.
- Definiciones:Incluye los términos necesarios para la comprensión del procedimiento.
- Políticas y condiciones de operación: Define los lineamientos, criterios y normas que deben cumplirse para la adecuada ejecución del procedimiento.
Descripción de las actividades (Flujograma): Presenta de forma secuencial las operaciones del procedimiento, indicando responsables, la forma en que se desarrolla y como se documenta o registra. - No.:Corresponde a la numeración consecutiva de las actividades que integran el procedimiento, de acuerdo con su secuencia de ejecución.
- Actividad: Nombre de la actividad o acción que se desarrolla dentro del procedimiento, redactada de manera clara y concreta.
- Responsable:Cargo, rol o dependencia responsable de ejecutar, gestionar o liderar la actividad descrita.
- Descripción: Detalle de la forma en que debe ejecutarse la actividad, incluyendo las acciones específicas, consideraciones, criterios o lineamientos necesarios para su desarrollo.
Normatividad Interna y Externa - Número:Código, consecutivo o identificador oficial asignado al acto administrativo o documento normativo interno o externo.
- Instancia:Autoridad, órgano o dependencia institucional que expide, aprueba o adopta la norma interna.
- Año:Año de expedición o aprobación de la norma interna o externa.
- Descripción:Nombre o asunto de la norma interna o externa, indicando de manera breve su objeto o contenido principal.
Registros: Presenta el listado de registros que evidencian la ejecución de las actividades del procedimiento. Este listado se alimenta automáticamente con la elaboración del flujograma. - Nombre del Registro:Denominación oficial del registro generado como evidencia de la ejecución de una o varias actividades del procedimiento.
- Versión:Número o identificador de la versión vigente del formato o documento utilizado para generar el registro.
- Resp. Almacena: Cargo, rol o dependencia responsable de la custodia, conservación y administración del registro.
- Cod. Registro SIG: Código único de identificación asignado al registro dentro del Sistema Integrado de Gestión.
Aprobación - Encargado de Elaboración:Responsable de estructurar y documentar el contenido inicial del documento, garantizando que su información sea técnicamente pertinente y acorde con las necesidades del proceso.
- Encargado de Revisión: Responsable de verificar la coherencia técnica, metodológica y normativa del documento, asegurando su conformidad con los lineamientos institucionales y del Sistema Integrado de Gestión.
- Encargado de Aprobación: Responsable competente responsable de autorizar formalmente la adopción y entrada en vigencia del documento dentro del Sistema Integrado de Gestión.
Esta estructura tiene como propósito su adecuada comprensión, aplicación y seguimiento. Para elaborar un procedimiento en el software SIG, siga los pasos descritos en la Guía Para Elaborar, Modificar y Consultar Documentación en el Software del Sistema Integrado de Gestión - SIG. 1.3.5 Contenido de un Instructivo El instructivo se establece como el documento que describe de forma detallada y secuencial las acciones requeridas para la ejecución de una operación específica dentro de un procedimiento, con el fin de asegurar su aplicación estandarizada y consistente en SIG. Para su adecuada estructuración y aplicación, el instructivo deberá contemplar como mínimo los siguientes elementos: Objetivo:define la finalidad de la operación específica que se desarrolla mediante el instructivo. Políticas y condiciones de operación: establece los criterios, lineamientos y consideraciones que deben cumplirse para garantizar la correcta ejecución de la operación. Descripción de las actividades (Flujograma): Presenta de forma secuencial las operaciones del instructivo, indicando responsables, la forma en que se desarrolla y como se documenta o registra. - No.:Corresponde a la numeración consecutiva de las actividades que integran el instructivo, de acuerdo con su secuencia de ejecución.
- Actividad: Nombre de la actividad o acción que se desarrolla dentro del instructivo, redactada de manera clara y concreta.
- Responsable:Cargo, rol o dependencia responsable de ejecutar, gestionar o liderar la actividad descrita.
- Descripción: Detalle de la forma en que debe ejecutarse la actividad, incluyendo las acciones específicas, consideraciones, criterios o lineamientos necesarios para su desarrollo.
Registros:Presenta el listado de registros que evidencian la ejecución de las actividades del instructivo. Este listado se alimenta automáticamente con la elaboración del flujograma. - Nombre del Registro:Denominación oficial del registro generado como evidencia de la ejecución de una o varias actividades del procedimiento.
- Versión:Número o identificador de la versión vigente del formato o documento utilizado para generar el registro.
- Resp. Almacena: Cargo, rol o dependencia responsable de la custodia, conservación y administración del registro.
- Cod. Registro SIG: Código único de identificación asignado al registro dentro del Sistema Integrado de Gestión.
Aprobación - Encargado de Elaboración:Responsable de estructurar y documentar el contenido inicial del documento, garantizando que su información sea técnicamente pertinente y acorde con las necesidades del proceso.
- Encargado de Revisión: Responsable de verificar la coherencia técnica, metodológica y normativa del documento, asegurando su conformidad con los lineamientos institucionales y del Sistema Integrado de Gestión.
- Encargado de Aprobación: Responsable competente responsable de autorizar formalmente la adopción y entrada en vigencia del documento dentro del Sistema Integrado de Gestión.
Para elaborar un instructivo en el software SIG, siga los pasos descritos en la Guía Para Elaborar, Modificar y Consultar Documentación en el Software del Sistema Integrado de Gestión - SIG. 1.3.6 Contenido de una Guía
La guía se establece como un documento de carácter orientador que proporciona criterios, lineamientos y recomendaciones para el desarrollo de actividades específicas, especialmente relacionadas con la gestión de trámites, con el fin de facilitar su comprensión y correcta aplicación por parte de los usuarios dentro del Sistema Integrado de Gestión (SIG). Para su adecuada estructuración, la guía deberá contemplar como mínimo los siguientes elementos: Objetivo:define el propósito de la guía, orientado a facilitar la comprensión y desarrollo de un trámite o actividad específica por parte de los usuarios. Políticas y condiciones de operación: establece las orientaciones, criterios y consideraciones que deben ser tenidas en cuenta por los usuarios para la realización del trámite o actividad, incluyendo requisitos, condiciones, restricciones y recomendaciones necesarias para su adecuada gestión. Para elaborar una guía en el software SIG, siga los pasos descritos en la Guía Para Elaborar, Modificar y Consultar Documentación en el Software del Sistema Integrado de Gestión - SIG. Formatos: Documentos preestablecido que define la estructura para la captura de información requerida en la ejecución de una actividad. Aprobación - Encargado de Elaboración:Responsable de estructurar y documentar el contenido inicial del documento, garantizando que su información sea técnicamente pertinente y acorde con las necesidades del proceso.
- Encargado de Revisión: Responsable de verificar la coherencia técnica, metodológica y normativa del documento, asegurando su conformidad con los lineamientos institucionales y del Sistema Integrado de Gestión.
- Encargado de Aprobación: Responsable competente responsable de autorizar formalmente la adopción y entrada en vigencia del documento dentro del Sistema Integrado de Gestión.
Para elaborar una en el software SIG, siga los pasos descritos en la Guía Para Elaborar, Modificar y Consultar Documentación en el Software del Sistema Integrado de Gestión - SIG. 2. Administración y Control de Documentos
Responsabilidad sobre el sistema El Coordinador del Sistema Integrado de Gestión (SIG), en su calidad de Representante de la Dirección, es responsable de la administración, control y custodia de los accesos al sistema. Esto incluye la asignación, actualización y protección de las credenciales de los usuarios, garantizando la seguridad, integridad y disponibilidad de la información documentada. Control y trazabilidad El Coordinador del SIG debe asegurar la implementación de mecanismos que permitan la trazabilidad de los accesos, así como de las modificaciones, revisiones y aprobaciones realizadas sobre los documentos del sistema. Gestión de solicitudes documentales Las necesidades de elaboración, actualización o modificación de documentos pueden ser identificadas por cualquier usuario del SIG, como resultado de mejoras en los procesos, cambios normativos, ajustes operativos o resultados de auditorías, revisiones o seguimientos institucionales. Estas solicitudes deben ser canalizadas a través del líder del proceso correspondiente o su delegado, quien será responsable de su validación y gestión. Para tal efecto, deberán ser remitidas al correo electrónico institucional sig@ucaldas.edu.co, incluyendo la justificación del cambio solicitado, en la cual se expongan las razones, alcance e impacto de la modificación. La coordinación del Sistema Integrado de Gestión brindará acompañamiento técnico y metodológico a los líderes de proceso durante la elaboración, actualización o modificación de los documentos, con el fin de asegurar su coherencia con los lineamientos institucionales, los requisitos normativos y las directrices de la Función Pública, cuando aplique.
Para elaborar documentos debe seguir la secuencia de actividades descrita en la Guía Para Elaborar, Modificar y Consultar Documentación en el Software del Sistema Integrado de Gestión - SIG.
Una vez elaborado o modificado el documento, este será remitido al líder del proceso correspondiente para su revisión y aprobación mediante correo electrónico, como mecanismo formal de validación. La aprobación emitida por el líder del proceso a través de este medio, constituye el punto de control mediante el cual el documento adquiere estado vigente y es autorizado para su publicación e implementación en el Sistema Integrado de Gestión. En caso de tratarse de la modificación de un documento existente, la versión anterior será declarada obsoleta y gestionada por el Software SIG, garantizando que únicamente la versión vigente se encuentre disponible para consulta. El Software del SIG está diseñado para asegurar el control de la información documentada, mediante la identificación de los documentos, el control de versiones y la disponibilidad permanente de las versiones vigentes. Asimismo, garantiza la legibilidad, fácil identificación y acceso a los documentos por parte de los usuarios, y previene el uso no intencionado de documentos obsoletos mediante su adecuada identificación y disposición. La información documentada controlada del SIG, se encuentra disponible exclusivamente en la página web institucional - Intranet, que enlaza con el software SIG como fuente única de consulta y descarga de los formatos utilizados en la operación, bajo mecanismos que previenen su modificación no autorizada. El sistema no se hace responsable por copias impresas o descargadas; en estos casos, se incorporará automáticamente una marca de agua que los identifica como ‘documento no controlado’, indicando la necesidad de consultar permanentemente la versión vigente en el repositorio oficial. La difusión de los documentos se garantiza mediante su disponibilidad permanente en este medio, siendo responsabilidad de los líderes de proceso asegurar su adecuada aplicación por parte de los servidores públicos a su cargo. La coordinación del SIG, mensualmente emitirá circular dirigida a la comunidad universitaria y líderes de proceso, con los cambios realizados en el sistema La integridad y disponibilidad de la documentación contenida en el Software SIG, se asegura a través copias de seguridad automáticas diarias realizadas por el sistema sobre toda su operación y copias de seguridad en los servidores de almacenamiento de conformidad con las directrices para la conservación y custodia de los sistemas de información de la Institución. 2.1 Control de Cambios en la Documentación El Software del SIG garantiza el control de los cambios en la información documentada, mediante el registro, trazabilidad y consulta de las modificaciones realizadas a los documentos a lo largo de sus versiones. Cada vez que un documento es modificado, el sistema exige al usuario autorizado registrar de manera obligatoria la descripción de los cambios realizados en el campo “Control de Cambios”, como condición para guardar la información. Este registro se incorpora automáticamente en el apartado de “Historial de Cambios”, visible en la versión vigente del documento. El acceso a las versiones anteriores completas (documentos obsoletos) está restringido al Coordinador del SIG (Representante de la Dirección) y su equipo de trabajo, con el fin de asegurar la trazabilidad, conservación de la información documentada y prevenir el uso no intencionado de versiones no vigentes. En caso de requerimiento por parte de otros usuarios, su suministro se efectuará previa solicitud formal al correo electrónico sig@ucaldas.edu.co, con el propósito de garantizar la trazabilidad del acceso y uso de dicha información. 2.2 Documentos Normativos Internos y Externos
Los documentos normativos de origen interno y externo que conforman el Normograma institucional, se encuentran disponibles para consulta a través del SIG como medio de visualización. No obstante, dichos documentos se gestionan y almacenan en el Sistema de Información Documental Admiarchi, el cual actúa como repositorio oficial, garantizando su integridad, disponibilidad y control. La responsabilidad general sobre la administración del Normograma es de la Secretaría General. El Líder del Grupo Interno de Gestión Jurídica, revisa y actualiza la normatividad interna y externa vigente y aplicable, quien a través del software Admiarchi, publica y dispone dichos documentos para su consulta por el SIG.
La normativa interna (acuerdos y resoluciones) se registra y administra en la base de datos institucional en el Sistema de Información Documental Admiarchi. Por su parte, la normativa externa se consulta mediante enlaces a las fuentes oficiales de publicación en la web. En ambos casos, la Secretaría General es responsable de verificar periódicamente su vigencia y asegurar su disponibilidad para los procesos del Sistema Integrado de Gestión. 3.Administración y Control de Registros
3.1 Determinación de los Registros a Controlar por el SIG:
La identificación y control de los registros de la Universidad se realiza conforme a lo establecido en la Ley 594 de 2000 y las Tablas de Retención Documental (TRD), las cuales constituyen el instrumento oficial para su clasificación, administración y disposición. Los registros asociados a los procesos del SIG deben vincularse a las series o subseries documentales definidas en las TRD. En los casos en que un registro no se encuentre explícitamente identificado, este deberá ser analizado y asociado a la serie documental correspondiente, para lo cual el líder de proceso puede solicitar el acompañamiento del proceso de Gestión Documental. Cuando un registro no esté asociado a una TRD, el líder del proceso será responsable de gestionar su almacenamiento y control en otros medios digitales, garantizando que se mantengan las mismas condiciones definidas para los registros documentales institucionales, en términos de identificación, trazabilidad, integridad, disponibilidad, confidencialidad, conservación y disposición final. Los formatos institucionales utilizados en el SIG constituyen un medio para la captura de información; sin embargo, no determinan la clasificación archivística de los registros, la cual se mantiene conforme a las TRD. La retención, transferencia y disposición final de los registros se realizará conforme a lo establecido en las Tablas de Retención Documental (TRD) vigentes. 3.2 Consideraciones Relacionadas con el Buen Uso y Mantenimiento de los Registros del SIG:
De conformidad con el Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nación, las dependencias de la Universidad son responsables de la conformación, organización, conservación y control de sus archivos de gestión, en concordancia con las Tablas de Retención Documental (TRD), los principios de procedencia y orden original, y el ciclo de vida de los documentos.
Los criterios específicos para la organización de los archivos de gestión se encuentran establecidos en el Manual de Archivo de Gestión y en el Procedimiento para la administración del archivo de gestión, central e histórico de la Universidad .P-GD-103. Los líderes de proceso son responsables de garantizar la adecuada organización, consulta, conservación y custodia de los registros generados en el SIG para el desarrollo de sus actividades. Los registros deben ser legibles, íntegros y coherentes con el tiempo, lugar y actividad que documentan, independientemente de su medio de soporte. En relación con su conservación: - Los registros en medio impreso no deben elaborarse en lápiz y deben protegerse de factores como humedad, polvo, altas temperaturas y exposición directa a la luz solar.
- Los registros en medios electrónicos o digitales deben protegerse contra riesgos como pérdida de información, acceso no autorizado, virus informáticos y condiciones ambientales adversas. Se debe garantizar su almacenamiento en servidores institucionales y la realización de copias de seguridad periódicas.
- Los registros asociados a procesos que se rigen por disposiciones específicas de entes de control externo, como el proceso de Gestión Financiera, se administrarán conforme a dicha normatividad, sin perjuicio del cumplimiento de los lineamientos institucionales.
- El proceso de Gestión Documental es responsable de orientar y verificar la correcta aplicación de las Tablas de Retención Documental en la Universidad.
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