Confidential

Procedimiento para la administración de nómina.

Código: P-GH-20
Versión: 7
Emisión: 2026-02-04

PROCESO GESTIóN HUMANA

OBJETIVO
Generar de manera unificada las liquidaciones de nómina de los docentes, servidores públicos administrativos, trabajadores oficiales, supernumerarios y pensionados de la Universidad de Caldas, conforme a la normatividad vigente de manera oportuna y confiable.

ALCANCE
Este procedimiento abarca desde el reporte de novedades provenientes de las unidades académicas, administrativas y entes externos, hasta la entrega de resoluciones y soportes a las áreas de presupuesto, causación contable y tesorería para el pago de nóminas. Incluye actividades como la generación de informes financieros y estadísticos, así como la elaboración de reportes para la liquidación de seguridad social, parafiscales y cesantías, garantizando la correcta ejecución del proceso. Aplica para el personal administrativo, docentes de planta, docentes ocasionales, catedráticos pregrado regular, catedráticos de programas especiales, catedráticos de posgrados, supernumerarios, trabajadores oficiales y pensionados de la Universidad de Caldas.

RESPONSABLES

 

SERVIDORES PÚBLICOS Y LÍDERES DE PROCESOS: Reportar de manera oportuna las novedades de nómina acordes con la circular de novedades enviada a la comunidad universitaria, que tienen afectación en la liquidación de nóminas para su registro.
SERVIDORES PÚBLICOS DE NÓMINA: 

Incorporar de manera oportuna y correcta las novedades reportadas desde las diferentes unidades académicas administrativas y entes externos, acordes con los plazos establecidos en las circulares de novedades para nómina publicadas a la comunidad universitaria.

Liquidar en la fecha estipulada la nómina para el periodo. Generar los reportes contables y las resoluciones para el proceso presupuestal, contable y financiero para su pago, una vez se realice la transferencia de pago de nómina por parte del pagador; una vez recibida la confirmación de pago por parte de Tesorería, enviar los comprobantes de liquidación de nómina a cada uno de los servidores públicos /pensionados.

JEFATURA DE GESTIÓN HUMANA: Aprobar la liquidación y costo de las nóminas registrados en las resoluciones que autorizan el pago y continuar con el trámite ante las Vicerrectorías Administrativa, Académica y Decanaturas de Facultades, según corresponda, dependencias delegadas para autorizar el gasto de personal.
VICERRECTORÍAS ADMINISTRATIVA, ACADÉMICA Y DECANATURAS: Firmar las resoluciones de pago de nómina de los servidores públicos en concordancia con la delegación del gasto, resoluciones de transferencia y órdenes de pago de la mesada pensional ante la entidad que maneja la Fiducia del costo de pensionados.

 


DEFINICIONES Y TÉRMINOS
NÓMINA:  Es el registro general de todos los servidores públicos que tienen una relación laboral y a quienes la Universidad de Caldas debe compensar por sus servicios conforme a su asignación salarial, y el registro de pensionados de la Universidad de Caldas a quienes se les debe reconocer su mesada pensional. 
COMPENSACIÓN NÓMINA: Proceso de liquidar los devengos y deducciones para el respectivo periodo de pago mediante un proceso técnico y operativo, de manera ordenada, generando información financiera, estadística y reportes para liquidación de seguridad social, parafiscales y cesantías.  Igual aplica para pensionados (mesada pensional) a cargo de la Universidad de Caldas.
LEGALIZAR: Proceso de registrar y validar las novedades de nómina en el sistema SARA WEB.
GENERAR ARCHIVOS: Producir información en diferentes formatos (PDF, Excel, Word y TXT (Archivos planos), como insumos requeridos para el proceso de causación presupuestal, contable y generación de órdenes de pago, así como informes solicitados por entes de control internos y externos.
RESOLUCIONES DE PAGO: Actos Administrativos donde se ordenan los pagos de nómina, seguridad social y cesantías.
CAUSACIÓN: Procedimiento contable de los reportes de nómina en el periodo liquidado.
SARA: Sistema de Administración de Recurso Humano.
INTERFAZ: Reporte en archivo plano que permite la comunicación e interacción de aplicación de información entre sistemas.  
NOVEDAD DE NÓMINA:

Evento notificado mediante documento virtual o físico que afecta la compensación de un servidor público docente, administrativo o pensionado; pueden ser: 


a) Novedades externas: Notificaciones provenientes de entidades externas.

b) Novedades internas: Notificaciones provenientes de las unidades administrativas y académicas de la Universidad.

REGRESIÓN: Reliquidación retroactiva de una nómina, con corte a una fecha determinada.
ARCHIVO PLANO: Archivos de información básica con especificaciones técnicas para ser validados por aplicativos de procesamiento de datos entre sistemas.
FIDUCIARIA: Entidad financiera que administra el recurso pensional de la Universidad de Caldas bajo la figura de un contrato de fiducia
RADICACIÓN: Reporte del sistema SARA WEB que contiene información de liquidación de todos los conceptos de nómina por empleado.

POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN

 

1. PROGRAMACIÓN Y GENERACIÓN DE NÓMINAS


Tipos de nóminas:
 
Nómina de administrativos: Está comprendida por planta administrativa, planta temporal nivel central, planta temporal especial, supernumerarios nivel central y supernumerarios fondos especiales). Generar el pago mensual prestacional y salarial en cumplimiento a las normas vigentes del orden nacional (decreto Ley 1045 de 1978 y sus modificaciones) y los decretos de anuales del DAFP que modifican las remuneraciones de los empleados públicos y los acuerdos internos de beneficios laborales.

Docentes de planta: generar el pago mensual salarial y prestacional en cumplimiento al acuerdo 1279 de 2002, el estatuto docente (acuerdo 021 de 2002) y sus modificaciones y los decretos de anuales del DAFP que modifican las remuneraciones de los empleados públicos docentes y el reporte de puntos salariales aprobados por el CIARP, mediante acto administrativo de la Vicerrectoría Académica a través del grupo interno de trabajo desarrollo docente.

Docentes en comisión doctoral: aplica a los docentes de planta que mediante acto administrativo se les aprueba comisión de estudios; por lo tanto, se retiran de la nómina de docentes de planta para ser ingresados a la nómina de docentes en comisión doctoral y cuando el comisionado finaliza la comisión regresa a la nómina docentes de planta; su liquidación se realiza conforme a los docentes de planta.

Docentes ocasionales: generar el pago mensual salarial de conformidad con el acuerdo 15 de 2015, el acuerdo 43 de 2020 y sus modificaciones y la sentencia Corte Constitucional 006 de 1996, así como el reporte de puntos salariales aprobados por el CIARP, mediante acto administrativo de la Vicerrectoría Académica, a través del grupo interno de trabajo desarrollo docente.

Docentes catedráticos: (regulares, especiales y posgrados). Generar el pago mensual de las horas reportadas por los diferentes programas y departamentos y las liquidaciones al momento del retiro, en cumplimiento de la sentencia de la Corte Constitucional 006 de 1996, Acuerdo 44 de 2017 y el Acuerdo 33 de 2020 y sus modificaciones, de la siguiente forma:

Catedráticos regulares:

Grado

Remuneración

Valor hora

1

2 puntos por hora

Puntos * Valor punto

2

2,5 puntos por hora

Puntos * Valor punto

3

3 puntos por hora

Puntos * Valor punto

4

3,5 puntos por hora

Puntos * Valor punto

Valor punto Según normatividad legal vigente

Especiales y a distancia:

Remuneración

Valor hora

2 puntos por hora

Puntos * Valor punto

Valor punto

Según normatividad legal vigente

Posgrado:

Niveles

Puntos

Valor hora

16

11

Puntos * Valor punto

15

10

Puntos * Valor punto

14

9

Puntos * Valor punto

13

8

Puntos * Valor punto

12

7,5

Puntos * Valor punto

11

7

Puntos * Valor punto

10

6,5

Puntos * Valor punto

9

6

Puntos * Valor punto

8

5,5

Puntos * Valor punto

7

5

Puntos * Valor punto

6

4,5

Puntos * Valor punto

5

4

Puntos * Valor punto

4

3,5

Puntos * Valor punto

3

3

Puntos * Valor punto

2

2,5

Puntos * Valor punto

1

2

Puntos * Valor punto

Valor punto

Según normatividad legal vigente

  • Trabajadores oficiales: generar el pago semanal salarial y prestacional conforme a la normatividad vigente y a las convenciones colectivas de trabajo vigentes.

 

  • Pensionados:  El pago de nómina de los pensionados se realiza a través de una fiduciaria, entidad encargada de pagar los netos a cada pensionado y pago de los descuentos a terceros. Una vez se tiene la confirmación del ente fiduciario del pago de nómina, se procede a generar y enviar los comprobantes de pago de cada pensionado a los correos notificados en el sistema.  El pago de esta nómina se realiza mensualmente, cubriendo las mesadas correspondientes al periodo liquidado, en cumplimiento de la normatividad vigente. 

 

Programación y generación de la nómina:

Registrar en el módulo de nómina los periodos y fechas correspondientes para el pago de salarios del personal administrativo, trabajadores oficiales, docentes de planta, docentes ocasionales, docentes catedráticos y pensionados.

De acuerdo con el cronograma de la oficina financiera para recepción de las nóminas, estas se programan cada mes, asignando para cada nomina una fecha desde día 01 al último día de dicho cronograma.

Se exceptúa la nómina de trabajadores oficiales que se programa semanalmente (7 días semana); si la semana tiene días compartidos con el mes siguiente, se debe programar en los días que correspondan a cada mes, respectivamente y la misma fecha de pago (que será el último día de la semana a pagar). 

Para habilitar la liquidación de la mesada pensional se debe tener en cuenta la supervivencia de los pensionados, mediante el informe de validación de pensionados del Ministerio de Salud y Protección Social. 

Una vez programada las fechas de cada nómina, se generan las mismas en el sistema SARA WEB. 

2. NOVEDADES DE NOMINA

Son eventos o situaciones administrativas que afectan la liquidación semanal y/o mensual dependiendo de la nómina, en los valores devengados (ingresos) o deducidos (descuentos) de los servidores público en servicio activo con vinculación legal y reglamentaria y pensionados. Estas novedades deben reportarse oportunamente para garantizar el pago correcto y el cumplimiento normativo.

Para el proceso de liquidación de la nómina del periodo, se reciben las novedades internas y externas; se clasifican cronológicamente, se revisan de acuerdo con las normas nacionales y propias de la Universidad de Caldas y se procede a su aplicación. 

  • Novedades internas: Actos Administrativos: ingresos, retiros, ascensos, encargos, comisiones remuneradas, comisiones no remuneradas, licencias remuneradas, licencias no remuneradas, suspensiones, renuncias, traslados, vacaciones, permisos remunerados, prórrogas, resolución de incremento salarial, asignación de puntos docentes, reporte horas cátedra, horas extras, año sabático, vinculación docente (docentes ocasionales, docentes catedráticos de programas regulares, docentes catedráticos de programas especiales, docentes catedráticos de programas de posgrados), modificaciones de vinculación docente, reintegros económicos y salariales, incentivos y bonificaciones por coordinación, prima técnica, suspensión de mesada, cambio de mesada, sustituciones pensionales, convenciones, laudos arbitrales y acuerdos laborales.

 

  • Novedades Externas: embargos, libranzas, descuentos voluntarios, retenciones salariales, incapacidades, licencias de maternidad y/o de paternidad, cesantías (cambio de fondo), tributarias (modificación del porcentaje de retención en la fuente registrado en el cálculo normativo siempre y cuando no sea inferior a este), beneficios tributarios (aporte a cuentas AFC, dependientes, intereses de crédito de vivienda, pólizas de salud y aportes voluntarios) y de seguridad social (afiliaciones, traslados entre administradoras de pensión y traslados entre entidades aseguradoras de servicios de salud).

        1.Recepción y registro de novedades según conceptos:

El cronograma para recepción de las novedades se establece mediante circular de la Oficina de Gestión Humana, enviada a todas las dependencias al inicio de cada semestre y se realiza en los siguientes correos así:

  • situaciones.administrativas@ucaldas.edu.co:  el auxiliar administrativo realiza la verificación de las situaciones administrativas reportadas de las diferentes dependencias, valida documentos registra y las aplica en el sistema SARA WEB y pasa el documento digital firmado para archivo y custodias al área de historias laborales según corresponda. 

 

  • horas.catedra@ucaldas.edu.co: descarga de cada uno de los departamentos y programas especiales el reporte de las horas laboradas en el periodo comprendido entre el día 20 del mes anterior y el día 19 del mes a pagar; y valida el número de horas frente a los parámetros establecidos en el sistema SARA WEB. 

 

  • embargos@ucaldas.edu.co: para los embargos, se procede conforme a la normativa y a la decisión del Juez y se notifica al juzgado correspondiente de su aplicación o la causal de no aplicación si es del caso. Si al momento de la recepción no se ha procesado definitivamente la nómina se aplica. De lo contrario se aplicará el siguiente periodo. De igual manera, se informa al servidor público afectado y al fondo de cesantías, si así lo requiere. El auxiliar administrativo verifica en la liquidación de nómina su aplicación acorde con el fallo del Juez.

 

  •  incapacidades@ucaldas.edu.co: el Profesional Universitario realiza la verificación de la incapacidad, valida documentos registra y aplica la incapacidad en el sistema SARA WEB y pasa el documento digital firmado a historias laborales. 

 

  • vinculaciondocente.ogh@ucaldas: Técnico Administrativo recibe, valida y elabora el respectivo acto administrativo conforme a la novedad de vinculación docente proveniente de los departamentos (docentes ocasionales, docentes catedráticos de programas regulares) y al registro en la tabla de costeo según su reporte, ingreso, modificaciones, renuncias, prórrogas y decaimientos.  Su recepción y aplicación se realizan conforme a la directriz del cronograma de novedades, en caso de recibirse después del tiempo establecido, serán causadas en el periodo correspondiente y compensadas en el siguiente con su respectiva regresión.

 

  • novedades.nomina@ucaldas.edu.co: el auxiliar administrativo realiza la verificación de las demás novedades internas y externas reportadas por las diferentes dependencias, valida documentos registra y las aplica en el sistema SARA WEB y pasa el documento digital firmado para archivo y custodias al área de historias laborales según corresponda.

 

  • vacaciones@ucaldas.edu.co: el técnico administrativo, procede a elaborar el acto administrativo por el disfrute de las vacaciones y/o interrupción de vacaciones aplicando la novedad en el sistema.



        2. Solicitud y liquidación de vacaciones:

Para solicitar disfrute de vacaciones por periodos pendientes, se debe remitir oficio a la Jefatura de Gestión Humana, firmado por el docente o servidor público administrativo con el visto bueno del Director de Departamento y del Decano de la Facultad o del Jefe inmediato según corresponda, donde se indique la fecha de inicio del disfrute.

El Técnico administrativo, procede a elaborar el acto administrativo por el disfrute de las vacaciones, aplica la novedad en el sistema, verifica la liquidación por días a que tiene derecho de acuerdo a la modalidad de liquidación (ajuste días pendientes, disfrute período pendiente), teniendo en cuenta que si es ajuste de días pendientes no lleva prima de vacaciones, doceavas por vacaciones ni bonificación de recreación, si corresponde a periodos pendientes (días hábiles), debe verificar la liquidación de la prima de vacaciones, doceavas por vacaciones y bonificación de recreación.

Para las vacaciones de docentes se debe tener en cuenta que si es periodo intersemestral no aplica prima de vacaciones.

       3. Liquidación masiva de vacaciones colectivas.

La programación de vacaciones colectivas (intersemestrales y fin de año) se determina según el acuerdo del Concejo Académico que haya establecido los recesos académicos

El Técnico Administrativo, verifica las directrices a aplicar al personal que va a tomar las vacaciones, teniendo en cuenta las novedades de no disfrute por necesidades del servicio, firmadas por quien corresponda (Jefes de Oficina, Decanos, Vicerrectores, Rector o Consejo Superior según sea el caso), tanto del personal administrativo como el personal docente, y con base en este reporte elabora el acto administrativo que debe ser firmado por la Jefe de la Oficina de Gestión Humana.

Vacaciones colectivas intersemestrales 15 días calendario; aplica para docentes de planta y docentes ocasionales (3 días en semana santa -marzo o abril- y 12 días calendario en junio o julio de cada año) no aplica prima de vacaciones.

Vacaciones colectivas de diciembre-enero 15 días hábiles; aplica para docentes de planta, administrativos y trabajadores oficiales. Se debe liquidar prima de vacaciones, si es administrativo la bonificación de recreación. 

Para trabajadores oficiales se debe verificar los días de disfrute y los días para prima de vacaciones según los términos de la convención colectiva vigente

La liquidación de vacaciones se incluye en el período de liquidación de nómina anterior al período de disfrute.

      4. Liquidación de Nóminas:

Validadas, aplicadas y revisadas las novedades, se procede a la liquidación de cada una de las nóminas así:

  • Profesional Universitario: docentes de planta, administrativos de planta y pensionados. 

  • Profesional Universitario: docentes catedráticos (pregrado regular, especiales y posgrados) y trabajadores oficiales.

  • Técnico administrativo: docentes ocasionales, planta temporal nivel central, planta temporal programas.

  • Técnico administrativo: comisión doctoral, supernumerarios nivel central, supernumerarios programas especiales y supernumerarios magdalena.

Nóminas de liquidaciones periódicas: 

Prima de servicios, vacaciones colectivas, prima de navidad e incremento salarial colectivo, se programan periodos extras de nómina y se realizan liquidaciones independientes para cada nómina a cargo del responsable de ellas.

Cada responsable de la liquidación de nómina verifica, valida y realiza los ajustes pertinentes. La liquidación de la nómina está sujeta a posterior revisión y correcciones por parte del Profesional especializado líder del grupo interno de trabajo nómina y compensación. 

      5. Generación de reportes y soportes de las nóminas:

Corregidas las inconsistencias, se procede a generar cada nómina y sus correspondientes archivos.

  • Archivos a generar:

  • Archivo plano interfaz para Contabilidad (GMI). 

  • Archivo plano netos a pagar para Tesorería (LEP banco matriz). 

  • Informe presupuestal costo de la nómina (comprobante de presupuesto). 

  • Informe contable. • Informe resumen de conceptos liquidados (CMT). 

  • Informe embargos aplicados. 

  • Informe general de descuentos RECO. 

  • Informe libranzas (RECO por entidad). 

  • Reporte de incapacidades (Excel) para el profesional a cargo de incapacidades y para causación contable.

Después de generar los archivos se debe revisar que :

  • Los registros de liquidación de netos LEP (Bancos) deben corresponder en igual valor a los conceptos acumulados (CMT) 

  • En los reportes de contabilidad las sumatorias de débitos y créditos deben ser iguales y coincidir con el total de la nómina (comprobante presupuestal)

Nota: Para la mesada pensional, bajo las especificaciones técnicas del ente fiduciario, se realiza la generación del archivo plano que contiene los netos con destino a cuentas bancarias y se le adicionan los registros del total de los netos con destino a Foncaldas y Cooservunal.  

Adicionalmente, la fecha del archivo plano debe contener la fecha estimada de pago, la cual debe coincidir con la fecha real de pago del ente fiduciario, se encripta y se envía a la fiduciaria como anexo de la orden de pago de los netos a pagar.  

      6. Disponibilidad presupuestal: 

El Profesional Universitario, revisa la disponibilidad de presupuesto para cada nómina y registra en archivo Excel el detalle de los gastos y marca la disponibilidad para cada nómina.

      7. Generación de órdenes de pago de mesada pensional para el ente fiduciario.

  • Orden de pago netos mesada, con soportes en Excel y archivo plano

  • Orden de pago en cheque (para el caso de pensionados que no aportan cuenta bancaria).

  • Orden de pago embargos con soporte archivo plano depósitos judiciales y reporte en excel detallado.

  • Orden de pago pago terceros, libranzas, descuentos de asociaciones aportes y ahorros voluntarios, con soporte en Excel

  • Orden de pago seguridad social soporte de validación de la planilla de seguridad social y detalle del costo a cargo de la Universidad.

 

      8. Resoluciones para el pago de nómina:

Las Resoluciones para el pago de la nómina son enviadas para numeración y firma al respectivo ordenador del gasto, previo visto bueno del Profesional Especializado y la jefatura de la Oficina de Gestión Humana así: 

  • Vicerrectoría Académica: comisión doctoral, catedráticos especiales, fondo alianza y articulación.

  • Vicerrectoría Administrativa: docentes de planta, planta administrativa, docentes catedráticos de programas regulares, planta temporal nivel central, planta temporal programas especiales, supernumerarios, docentes ocasionales, trabajadores oficiales y pensionados. 

  • Decanaturas: docentes catedráticos de programas especiales y programas de posgrado.

Resoluciones de transferencia y órdenes de pago para la mesada pensional.

La resolución de la mesada pensional no autoriza pago, autoriza causación y la transferencia del costo de la mesada a la fiduciaria.  

Se requiere la firma en original de 03 (tres) órdenes de pago: netos a pagar, pago a terceros y pago a terceros (embargos), en caso de ser necesario realizar pago en cheque se debe generar una orden de pago adicional especificando el pago en cheque.

La suma de las órdenes de pago debe ser igual al total de la transferencia autorizada mediante resolución para el pago de la mesada pensional.

      9. Remisión documentación para pago de nóminas y mesada pensional.

Una vez firmadas las resoluciones que autorizan el pago para el personal docente, administrativo, trabajadores oficiales y la transferencia a la fiduciaria para el pago de pensionados, se procede a la remisión de dichas resoluciones junto con los archivos soportes, para el pago de las nóminas, respetando la cadena de autorización establecida mediante firmas electrónicas registradas en cada resolución así:

 

Grupos Internos de Trabajo de Presupuesto y Contabilidad: se envía a los correos: presupuesto@ucaldas.edu.co, causación@ucaldas.edu.co,  los siguientes archivos:

 

  • Comprobante de presupuesto. 

  • Informe contable. 

  • Informe resumen de conceptos liquidados (CMT).

  • Archivo plano interfaz (ITC). 

  • Reporte de incapacidades (Excel). 

 

Grupo Interno de Trabajo de Tesorería: se envía a los correos:  orlando.tabares@ucaldas.edu.co, y tesoreri@ucaldas.edu.co los siguientes archivos:

 

  • Archivo planos netos a pagar para Tesorería (LEP banco matriz). 

  • Archivo plano ACH. 

  • Netos a pagar para Foncaldas. 

  • Netos a pagar para Cooservunal.

  • Informe resumen de conceptos liquidados (CMT). 

  • Informe embargos aplicados (ABA, PDF y Excel). 

  • Informe libranzas (RECO por entidad). 

  • Informe general de descuentos RECO.

  • Reporte de incapacidades (Excel). 

 

Fiduciaria:  para el pago de la mesada pensional se remite al ente fiduciario los siguientes archivos: 

 

  • Orden de pago de los netos con el anexo que relacione la lista de bancos con número de transacciones y valor total de ellas y el respectivo archivo plano encriptado. 

  • Orden de pago a terceros con archivo anexo que relacione: número de registro, NIT, beneficiario, valor, banco, tipo, número cuenta y forma de pago (transferencia, cheque y efectivo).

  • Orden de pago a terceros con archivo anexo donde se relacione: número de registro, NIT, beneficiario, valor, banco, tipo, número cuenta y forma de pago (transferencia, cheque, archivo plano – PSE y efectivo).

  • Orden de pago embargos con archivo anexo que relacione Tipo de identificación, beneficiario,  valor, banco, tipo de cuenta, número de cuenta, forma de pago. Se adjunta además archivo plano (pago embargos) de los depósitos judiciales por embargo del banco agrario generado bajo las especificaciones técnicas del Banco Agrario. El archivo plano se debe validar ante el Banco Agrario y tener en cuenta la comisión e IVA cobrada, valor que se descontará al embargo de mayor cuantía. 



3. LIQUIDACIÓN DE PRESTACIONES SOCIALES

1. (Prima de Servicios-Prima de Vacaciones - Bonificación de Recreación - Prima de Navidad – Cesantías e intereses a las cesantías)

Para la liquidación de las prestaciones sociales en la Universidad de Caldas, se toma como referencia la normatividad vigente así: 

  • Para el personal administrativo: Decreto Ley 1045 de 1978 y el Decreto DAFP que fija las remuneraciones para los Empleados Públicos Administrativos (para cada vigencia) y demás normas internas que complementan la norma general.

  • Para el personal docente (Planta y Ocasionales) Decreto 1279 de 2002 y el decreto DAFP que fija las remuneraciones para los docentes de Universidades Públicas

  • Para el personal docente Catedrático Acuerdo 44 de 2017 Consejo Superior Universidad de Caldas.

 

a). Prima de Servicio, se liquida tomando como referencia de tiempo de servicio del 01 de julio de la vigencia anterior al 30 de junio de la vigencia de liquidación; para quien al 30 de junio no registre el año continuo de servicio, se liquidará proporcional al tiempo cumplido. De igual manera se liquida de forma proporcional cuando el servidor público registre fecha de retiro por terminación de su vinculación a fecha del período de nómina que corresponda su retiro.

 

Para la liquidación se toman las bases salariales establecidas por la norma y se ejecuta en una nómina adicional para el mes de junio de cada vigencia y se debe pagar en los primeros quince días de este período.

 

b). Prima de Vacaciones, Vacaciones y Bonificación de Recreación, se liquidan de acuerdo con la programación de vacaciones establecidas, bien sea vacaciones colectivas de diciembre o vacaciones programadas, tomando como base salarial, las establecidas por la normatividad vigente.

 

La liquidación de prima de vacaciones, vacaciones y la bonificación de recreación por efecto de las vacaciones colectivas de diciembre de cada vigencia, se ejecuta en el período de nómina para este período. para el caso de las vacaciones programadas, se liquidan en el período de nómina antes del periodo de disfrute.

 

En caso de retiro del servidor público la prima de vacaciones, vacaciones y la bonificación de recreación se liquida de forma proporcional a fecha de retiro en el periodo de nómina que corresponda la terminación de su vinculación.

 

c). Prima de Navidad, se liquida tomando como referencia el tiempo de servicio entre el 01 de enero y el 31 de diciembre de cada vigencia, para quien al 31 de diciembre no presente el año continuo de servicio, se liquida proporcional a los días de servicio al 31 de diciembre. De igual manera para los servidores públicos que registren retiro se debe liquidar proporcional al tiempo de servicio a fecha de la terminación de su vinculación.

 

La Prima de Navidad se liquida tomando como base salarial la establecida por la normatividad vigente, y se ejecuta en periodo extra al período de nómina del mes de diciembre de cada vigencia y su pago se debe realizar dentro del primeros 15 días de ese período. 

 

d). Cesantías e intereses a las cesantías la liquidación de cesantías se realiza de conformidad con lo señalado en la normativa vigente (Ley 50 de 1990, Ley 432 de 1998 y sus modificaciones)

 

Para afiliados a fondos privados la liquidación se calcula y se provisiona mensualmente con base al salario devengado. Para quienes se encuentren activos al 31 de diciembre de cada vigencia, se consolida el acumulado anual y se causa el respectivo gasto, para ser consignado a cada fondo privado a más tardar el 14 de febrero del año siguiente.  Para los servidores públicos que registren retiro en el transcurso de la vigencia, las cesantías y sus intereses les serán liquidados en el periodo de nómina donde se registre el retiro.

  

La liquidación de los intereses sobre las cesantías para quienes se encuentren activos al 31 de diciembre de cada vigencia se toma como base el acumulado de cesantías y se aplica el porcentaje del 12% proporcional al tiempo de servicio y se cancela en la liquidación de nómina del mes de enero del año siguiente.

 

Para afiliados al Fondo Nacional del Ahorro, la liquidación se calcula, se causa y se consigna mensualmente, a más tardar el décimo día hábil del mes siguiente al liquidado; al 31 de diciembre de cada vigencia, se realiza el cálculo consolidado anual y sus respectivos ajustes, los cuales deben ser consignados a más tardar el 14 de febrero del año siguiente para su aplicación a cada afiliado.  Para los servidores públicos que se retiren en el transcurso de la vigencia, el reporte de las cesantías acumuladas se registrará dentro de la liquidación mensual con su respectiva novedad de retiro, quedando así a disposición del afiliado.

 

Una vez generada la liquidación de cesantías para cada periodo, se procede con el cálculo del costeo, tomando los centros de costo a que corresponde cada servidor público y la disponibilidad presupuestal, con lo cual se genera el respectivo acto administrativo y se envía a la Oficina Financiera, para la gestión de causación y pago

Para mayor detalle de la liquidación de cesantías e intereses, consultar el instructivo para el pago de intereses sobre las cesantías I-GH-942.

 

4. LIQUIDACIÓN, VALIDACIÓN Y REPORTE DE SEGURIDAD SOCIAL

(Salud, Pensión, Riesgos laborales y Parafiscales)

 

Para la liquidación de la seguridad social en la Universidad de Caldas, se toma como referencia la normatividad vigente:

  • Ley 100 de 1993

  • Decreto 780 de 2016 (Compilatorio de la normativa de seguridad social)

  • Resolución 2388 de 2016 del Ministerio de Salud y Protección Social (Aplicación del sistema de Planilla Integrada de Liquidación de Aportes – PILA -)

Para efectos de la liquidación y reporte mensual de la seguridad social, se tienen en cuenta las liquidaciones integrales de la nómina de los servidores públicos y pensionados para cada periodo, tomando como base los conceptos salariales que conforman el Ingreso Base de Cotización -IBC- para el sector público, según lo estipulado en el Decreto 1158 de 1994.

A través del sistema SARA WEB, por la tarea seguridad social, se generan los archivos integrados PILA para el personal activo y pensionados, los cuales se validan ante el operador de información; en caso de que se generen inconsistencias por efectos de novedades de ausentismo, cambio salario, incapacidades y retiros, se verifican y se ajustan y una vez la validación genere las planillas a pagar, se procede con el cálculo del costeo tomando los centros de costo a que corresponde cada servidor público y la disponibilidad presupuestal, con lo cual se genera el respectivo acto administrativo y se envía a la Oficina Financiera o a la Fiducia según corresponda, para la gestión de causación y pago. 

Para efectos de realizar el costeo se debe aplicar los porcentajes de seguridad social de cada subsistema, teniendo en cuenta el descuento que le corresponde asumir al servidor público y el gasto a cargo del empleador.

 


DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No. Actividad Responsable Descripción
1 Inicio.    
2 Programar y generar nóminas Profesional Universitario, Técnico Administrativo del grupo interno de trabajo nómina y compensación.

El Profesional Universitario y el Técnico Administrativo programan en el sistema SARA WEB las nóminas de los servidores públicos y pensionados por periodo y fecha de pago, teniendo en cuenta que la programación de la fecha de pago de cada nómina debe corresponder a un día diferente. 


Tiempo: 1 día


Ver. Políticas y condiciones


Registro(Nóminas generadas en el sistema SARA WEB y Cronograma por nómina.)
3 Recibir, clasificar y aplicar las novedades internas y externas. Profesional Universitario, Técnico Administrativo y Auxiliares Administrativos grupo interno de trabajo nómina y compensación

El cronograma para recepción de las novedades se establece mediante circular de la Oficina de Gestión Humana.


Los integrantes del grupo interno de trabajo de nómina y compensación verifican los correos dispuestos por la Oficina de Gestión Humana para la recepción de las diferentes novedades.


El Auxiliar Administrativo o Técnico Administrativo clasifica, valida documentos y aplica en el sistema SARA WEB conforme a cada concepto.

Tiempo: permanente

Ver. Políticas y condiciones


Registro(Actos administrativos y documentos internos y externos.)
4 Revisar aplicación de novedades Profesional universitario, técnico administrativo del grupo interno de trabajo nómina y compensación

Aplicadas las novedades en el sistema SARA WEB, se revisa, ajusta y valida el cargue por cada concepto; en caso de que la novedad no proceda o necesite un ajuste adicional, se devuelve al auxiliar administrativo. 


Tiempo:  2 días


Ver. Políticas y condiciones


Registro(Novedad aplicada en el sistema SARA WEB)
5 Liquidar y validar la nómina Profesional especializado, Profesional universitario, Técnicos administrativos del grupo interno de trabajo nómina y compensación

Validadas, aplicadas y revisadas las novedades, se procede a la liquidación de cada una de las nóminas. 
Cada responsable de la liquidación de nómina verifica, valida y realiza los ajustes pertinentes. La liquidación de la nómina está sujeta a posterior revisión y correcciones por parte Profesional especializado líder del grupo interno de trabajo nómina y compensación. 

Tiempo: 5 días .



Registro(Reporte MLCFE del sistema SARA)
6 Revisar nómina Profesional Especializado del grupo interno de trabajo nómina y compensación

Generado el reporte MLCFE con tabla dinámica por cada una de las nóminas liquidadas, el Profesional Especializado hace revisión de cada uno de estos reportes. En caso de encontrar inconsistencias devuelve a los responsables de la liquidación para que realicen las correcciones necesarias. 


Tiempo: 3 días


Registro(Reporte MLCFE del sistema SARA)
7 Generar Nómina definitiva del personal docente y administrativo, trabajadores oficiales y mesada pensional Profesional Universitario, Técnico, Técnicos administrativos de Gestión Humana – Grupo interno de trabajo Nómina y Compensación

Corregidas las inconsistencias, se procede a generar cada nómina y sus correspondientes archivos.


Tiempo: 3 días


Ver. Políticas y condiciones.


Registro(Histórico del sistema de información Sara Web y archivos generados en el proceso)
8 Generar resoluciones para el pago de nómina y resoluciones de transferencia y órdenes de pago para la mesada pensional. Vicerrectoría académica, Vicerrectoría Administrativa, Decanaturas, Jefatura de Oficina de Gestión Humana y Grupo interno de trabajo Nómina y compensa

Las Resoluciones para el pago de la nómina son enviadas para numeración y firma al respectivo ordenador del gasto, previo visto bueno del Profesional Especializado y la jefatura de la Oficina de Gestión Humana.


Tiempo: 3 días.


Ver. Políticas y condiciones


Registro(Resoluciones, órdenes de pago)
9 Remitir documentación para pago Profesional Universitario, Técnico, Técnicos administrativos de Gestión Humana, Profesional Especializado – Grupo interno de trabajo Nómina y Compensa

Una vez firmadas las resoluciones que autorizan el pago para el personal docente, administrativo, trabajadores oficiales y la transferencia a la fiduciaria para el pago de pensionados, se procede a la remisión de dichas resoluciones junto con los archivos soportes, para el pago de las nóminas, a los grupos internos de presupuesto, contabilidad y tesorería, así como a la fiduciaria, respetando la cadena de autorización establecida mediante firmas electrónicas registradas en cada resolución.


Tiempo: 2 días


Ver. Políticas y condiciones


Registro(Correos electrónicos)
10 Enviar comprobantes de pago. Profesional Universitario, Técnico, Técnicos administrativos de Gestión Humana – Grupo interno de trabajo Nómina y Compensación

Una vez Tesorería y la Fiducia para el caso de los pensionados, confirmen la transferencia bancaria de los netos de nómina, se procede a generar y enviar los comprobantes de pago a los correos institucionales de cada funcionario. Para el caso de los pensionados una vez se tenga la confirmación del ente fiduciario del pago de nómina, se procede a generar y enviar los comprobantes de pago a los correos notificados en el sistema.  


Adicional se envían de forma consolidada a Foncaldas y a Cooservunal. 


Tiempo: ½ día


Registro(Registro de envíos de correo nomina@ucaldas.edu.co, por el programa Outlook – correos masivos.)
11 Archivar copia de novedades y resoluciones de pago. Oficina de Gestión Humana – Grupo interno de trabajo Nómina y Compensación.

Una vez terminado todo el proceso de liquidación de nómina, los responsables de recibir y aplicar novedades, de forma virtual deben reportar a historias laborales los archivos con las diferentes novedades conforme a la directriz de la administración de documentos.


Tiempo: Constante


Registro(Carpeta por nómina y carpeta por operadora de libranzas.)
12 Realizar Liquidaciones inherentes a nómina (Cesantías y Seguridad Social) Profesional especializado, Profesional universitario, Técnicos administrativos del grupo interno de trabajo nómina y compensación

Una vez terminado todo el proceso de liquidación de nómina, se procede con la ejecución de los procesos para liquidación de Cesantías y Seguridad Social.


Tiempo: 5 días

Ver. Políticas y condiciones


Registro(Archivos generados por SARA WEB, validación del operador de información)
13 Generar resoluciones para el pago de cesantías y seguridad social, resoluciones de transferencia y orden de pago de la seguridad social de pensionados Vicerrectoría Académica, Vicerrectoría Administrativa, Decanaturas, Jefatura de Oficina de Gestión Humana y Grupo interno de trabajo nómina y compensa

Las Resoluciones para el pago de cesantías y seguridad social, son enviadas para numeración y firma al respectivo ordenador del gasto, previo visto bueno del Profesional Especializado.


Tiempo: 2 días


Ver. Políticas y condiciones


Registro(Resoluciones, órdenes de pago, planillas validadas por el operador y FNA, archivos generados por SARA WEB)
14 Fin.    

REGISTROS DEL DOCUMENTO
Nombre del Registro Resp. Almacena. Cod.Registro SIG
Actos administrativos y documentos internos y externos.
OFICINA DE GESTIÓN HUMANA
--
Archivos generados por SARA WEB, validación del operador de información
OFICINA DE GESTIÓN HUMANA
--
Carpeta por nómina y carpeta por operadora de libranzas.
OFICINA DE GESTIÓN HUMANA
--
Correos electrónicos
OFICINA DE GESTIÓN HUMANA
--
Histórico del sistema de información Sara Web y archivos generados en el proceso
OFICINA DE GESTIÓN HUMANA
--
Novedad aplicada en el sistema SARA WEB
OFICINA DE GESTIÓN HUMANA
--
Nóminas generadas en el sistema SARA WEB y Cronograma por nómina.
OFICINA DE GESTIÓN HUMANA
--
Registro de envíos de correo nomina@ucaldas.edu.co, por el programa Outlook – correos masivos.
OFICINA DE GESTIÓN HUMANA
--
Reporte MLCFE del sistema SARA
OFICINA DE GESTIÓN HUMANA
--
Resoluciones, órdenes de pago
OFICINA DE GESTIÓN HUMANA
--
Resoluciones, órdenes de pago, planillas validadas por el operador y FNA, archivos generados por SARA WEB
OFICINA DE GESTIÓN HUMANA
--

NORMATIVIDAD Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Normatividad Interna
NúmeroAñoDescripciónConsultar
No se encontró información 
442017POR EL CUAL SE ESTABLECE DE MANERA TRANSITORIA EL RERGISTRO DE ELEGIBLES DE DOCUENTES OCASIONALES Y CATEDRATICOS PARA EL ANO 2018.
332020POR EL CUAL SE CREA UNA COMISION TRANSITORIA
432020MEDIANTE LA CUAL SE MODIFICAN LAS NORMAS TRANSITORIAS PARA LA VIGENCIA 2021 EN MATERIA DE CONTRATACION DE PROFESORES OCASIONALES Y SE ADICIONA UN ARTICULO TRANSITORIO AL ACUERDO 09 DE 2007
152015ACUERDO 15 DEL 18 DE AGOSTO DEL 2015, POR MEDIO DEL CUAL SE ESTABLECE EL CALENDARIO ACADEMICO PARA PROGRAMAS DE POSGRADO ANO 2016.
 
Normatividad Externa
NormaAñoDescripciónEmitida PorObservacionesConsultar
1279 de 20022002Por el cual se establece el régimen salarial y prestacional de los docentes de las Universidades Estatales. PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA 


ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
Luz Marina Álvarez Zambrano Profesional Universitario Oficina de Gestión Humana JEFE DE OFICINA ASESORA - JEFE DE OFICINA -

HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN
ORIGEN DE LOS CAMBIOS
FECHA
7Se requiere una nueva versión del documento para corregir cambios que no se realizaron en la versión anterior, objetivo, alcance y descripción de actividades.2026-02-04
6Se actualiza a una nueva versión del documento para actualizar la información de Políticas y Condiciones, con el fin de garantizar mayor claridad y coherencia en el contenido.
Cada tema se amplió con detalles adicionales que facilitan su comprensión y Fortalecen su aplicabilidad.
2026-01-19
5Se actualizan las políticas y condiciones de operación, se cambian las descripciones en el flujograma, se agregan los pasos del 9 al 11 y se incluye la normatividad.2021-05-28
4Modernización de la imagen del SIG2019-10-17
3Se modifica el procedimiento para que cumpla con el ciclo PHVA y se actualiza la forma como se administra la nómina en la Universidad. 2014-07-28
2Se cambió la información concerniente al Objetivo, el Alcance, los Responsables y Definiciones y Términos.
Se cambió el Diagrama de Flujo del Proceso, se eliminaron pasos y fueron reemplazados Se consolidó información para cada uno de ellos.

Se especifican los tiempos en cada paso
Se cambia los símbolos en los pasos
Se cambian las descripciones de los pasos
Se agregan pasos de decisión.
Se eliminaron pasos del 18 al 33 y reemplazados
Se cambia nombre del registro, Actos Administrativos y documentos de entidades foraneas-> Actos Administrativos y documentos de entidades externas
Se agregó Formato de Devolución de Novedades de Nómina en los pasos 4 y 7
2009-11-24
1Versión inicial2008-10-02


DOCUMENTO CONTROLADO: Si usted copia o imprime este documento, el Sistema Integrado de Gestión de la Universidad de Caldas lo considerará No Controlado y no se hace responsable por su consulta o uso.
Si desea consultar la versión actualizada y controlada de este documento, consulte siempre la página web http://www.ucaldas.edu.co/, en el enlace SIG