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PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO A LOS BIENES MUEBLES E INMUEBLES DE LA UNIVERSIDAD
Código: P-RF-212
Versión: 13
Emisión: 2025-07-28

PROCESO RECURSOS FíSICOS

OBJETIVO
Programar, ejecutar y verificar las actividades necesarias para realizar el mantenimiento preventivo y correctivo de bienes muebles e inmuebles en la Universidad de Caldas, con el fin de garantizar continuidad en la prestación de los servicios misionales y la optimización de los recursos.

ALCANCE
El procedimiento se aplica al mantenimiento preventivo y correctivo de los bienes muebles e inmuebles de la Universidad de Caldas, los cuales comprenden: edificios, redes eléctricas, redes hidráulicas, gas domiciliario, acueducto, alcantarillado, equipos, muebles y enseres. Se exceptúan los equipos de cómputo y obras que por su complejidad y costos deban ejecutarse desde el Grupo Interno de Trabajo de Sistemas y Desarrollo Físico. El procedimiento inicia con la identificación de la solicitud de mantenimiento, hasta la entrega del bien o servicio a satisfacción, por parte del solicitante y del equipo de trabajo de mantenimiento del Grupo Interno de Servicios Generales.

RESPONSABLES

VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA: 

 Gestionar los recursos y contratos necesarios para la ejecución de las labores de mantenimiento en cada vigencia.

PROFESIONAL ESPECIALIZADO DE SERVICIOS GENERALES: 

 Dirigir las actividades de identificación de necesidades de mantenimiento, tramitar su ejecución y hacer seguimiento a la eficacia de las reparaciones realizadas, con el apoyo de los funcionarios del área designados y los recursos disponibles.
OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS:  Elaborar para cada vigencia el plan de obras institucional, en el que se establecen los planes de crecimiento proyectados y las necesidades de mejoramiento de infraestructura en todas las dependencias debidamente priorizadas. 

GRUPO INTERNO DE DESARROLLO FÍSICO DE LA VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA: 

 Ejecutar las actividades establecidas en el plan de obras y realizar las reparaciones locativas que vayan surgiendo durante la vigencia, con base en los recursos disponibles.

 

DEFINICIONES Y TÉRMINOS

 

BIENES INMUEBLES:  Bienes que por su naturaleza o por adhesión, no pueden transportarse de un lugar a otro. 
BIENES MUEBLES:  Bienes que pueden trasladarse fácilmente de un lugar a otro, manteniendo su integridad y la del inmueble en el que se hallaran depositados. 
MANTENIMIENTO PREVENTIVO:  Actividades que se realizan sobre los bienes muebles e inmuebles con el propósito de mantener sus condiciones de uso y operación a través de evaluaciones de funcionamiento, inspecciones, revisiones, ajustes, reparaciones, limpiezas, lubricaciones, calibraciones y actividades similares o complementarias, ejecutadas en forma periódica con base en frecuencias previamente definidas. El mantenimiento preventivo se caracteriza por la detección de posibles fallas en su fase inicial y su oportuna corrección de tal forma que se evite que los bienes objeto de esta actividad dejen de operar en las condiciones que se esperan. 
MANTENIMIENTO CORRECTIVO:  Actividades que se realizan sobre los bienes muebles e inmuebles para corregir fallas o averías que detienen la operación normal del bien. El mantenimiento correctivo puede ser planificado cuando una vez identificada la falla o avería o la frecuencia con la cual se presenta, es posible programas con cierta anticipación los recursos físicos, técnicos y de personal para su realización. El mantenimiento correctivo no planificado se presenta cuando es necesario realizar la intervención inmediata del bien, sin que exista programación previa debido a la ocurrencia de una falla o avería repentina que causa la detención del equipo o la inhabilidad del mismo para el uso previsto.

POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN

Consideraciones Generales

1. Tipos de Mantenimiento:

Mantenimiento Preventivo:  Se dispone de un documento técnico que contiene las acciones necesarias y que detalla la frecuencia de su ejecución para ser desarrollado durante un periodo de tiempo, generalmente una vigencia.  

Mantenimiento Correctivo: Se ejecuta de acuerdo con las inspecciones realizadas y reportes por parte de los diferentes integrantes de la comunidad universitaria.En consecuencia,  se realizan las gestiones necesarias de contratación, para cada área o de acuerdo al tipo de mantenimiento, a través del Grupo Interno de Contratación. La inspección y el seguimiento en los diferentes campus, se realiza mediante observación del equipo de trabajo de mantenimiento del Grupo Interno de Servicios Generales, para ello se utiliza el formato de inspección a la infraestructura.

2. Reparaciones Locativas:

Estas incluyen diseño o remodelación de espacios y/o construcción, lo cual se ejecuta teniendo en cuenta la planificación de las obras definidas y priorizadas en el plan de obras de cada vigencia. Dicho plan es aprobado por el Comité de Infraestructura y recopila todas las necesidades de las dependencias y aquellos planes de crecimiento proyectados por la Oficina de Planeación y Sistemas en materia de infraestructura. También se atiende requerimientos de obra física producto de la operación de la Universidad, las cuales son revisadas y avaladas por el Comité de Infraestructura en el transcurso de la vigencia y ejecutadas por el Grupo Interno de Desarrollo Físico.

3. Aseo de las Instalaciones:

El aseo de las instalaciones se configura como mantenimiento preventivo y se realiza a través de funcionarios de la institución y una empresa contratista, la cual es seleccionada según lo establecido en el procedimiento de contratación.  Las actividades de aseo se realizan bajo las necesidades específicas de las sedes y campus, y busca mantener las instalaciones en condiciones óptimas.

A través de inspecciones, el Grupo Interno de Servicios Generales verifica la eficacia de las actividades de aseo y posibles fallas en la prestación del servicio. Se realizan reuniones periódicas entre el coordinador del Grupo Interno de Servicios Generales y el contratista del servicio de aseo, en las que se verifica el cumplimiento. Las novedades en el servicio son recepcionadas de las áreas por medios escritos y electrónicos, y se toman las medidas de ajuste necesarias en busca de la satisfacción de los usuarios y el buen estado de las instalaciones.

Se excluye del alcance del proceso y de la norma, la calibración de equipos de los laboratorios de docencia, ya que se utilizan sólo para fines académicos y el mantenimiento preventivo y correctivo de los laboratorios de extensión, ya que son programas especiales autofinanciados.

 

 

 

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No. Actividad Responsable Descripción
1 Inicio.    
2 Formular el plan de mantenimiento y hacer el seguimiento períodico Profesional especializado de Servicios Generales
Elaborar un documento técnico que contenga las acciones necesarias para mantener las condiciones de uso y operación de los bienes muebles e inmuebles de la Universidad de Caldas, y que detalle la frecuencia de su ejecución para ser desarrollado durante la vigencia. TIEMPO: De acuerdo con las necesidades y estado del servicio Registro: Plan de Mantenimiento

Ver Registro(Plan de Mantenimiento)
3 Recopilar el reporte de las necesidades de mantenimiento preventivo y correctivo. Equipo de trabajo de mantenimiento del Grupo Interno de Servicios Generales, Usuarios, Contratistas de aseo y vigilancia
El reporte de requerimientos se realiza a través de los siguientes medios: 1. Inspecciones del equipo de trabajo de mantenimiento del Grupo Interno de Servicios Generales. 2. Reportes de daños evidentes y comunes para las áreas de su cobertura por parte del personal de vigilancia y aseo, al equipo de trabajo de mantenimiento del Grupo Interno de Servicios Generales. TIEMPO: Inmediatamente se identifique una necesidad de mantenimiento.

Ver Registro(Formato de inspección a la infraestructura)
4 Recopilar el reporte de las necesidades de mantenimiento preventivo y correctivo. Equipo de trabajo de mantenimiento del Grupo Interno de Servicios Generales, usuarios, contratistas de aseo y vigilancia
3. Solicitudes de los docentes y personal administrativo, a través de ticket a la mesa de ayuda, recursos físicos. Los requerimientos se presentan a través de la mesa de ayuda, en tema: "Recursos físicos. (Ver I-RF-684 Instructivo para crear y administrar solicitudes de la mesa de ayuda.) TIEMPO: Inmediatamente se identifique una necesidad de mantenimiento.

Registro(Aplicativo Mesa de ayuda)
5 Verificar las especificaciones de la solicitud Equipo de trabajo de mantenimiento del Grupo Interno de Servicios Generales
De acuerdo con el tipo de solicitud, el equipo de trabajo de mantenimiento debe analizar el requerimiento y verificar, no solo la pertinencia de la reparación, sino las características técnicas de la misma, estimando recursos y tiempo probable de solución. Si la solicitud es aprobada debe ser asignada al contratista respectivo para la prestación del servicio o al funcionario designado, de lo contrario procede a informar al usuario de las razones de la no ejecución. TIEMPO: El día de recibida la solicitud o el siguiente La información del servicio de mantenimiento, tiene registro para su control generado del mismo aplicativo, que debe ser firmado por el solicitante y con lo que se evidencia el recibo a satisfacción del servicio y base de la supervisión Tiempo: De acuerdo con la complejidad del requerimiento

Registro(Aplicativo Mesa de ayuda)
6 Enviar reporte a las empresas contratistas Equipo de trabajo de mantenimiento del Grupo Interno de Servicios Generales
A través del aplicativo Mesa de Ayuda, serán reportados los requerimientos, del plan de mantenimiento y los que llegan durante la vigencia, los cuales serán asignados a las empresas contratistas y al personal de la Universidad de acuerdo con el tipo de solicitud. La solicitud de servicio de mantenimiento, genera un registro en el aplicativo para su control, el cual deberá ser firmado por el solicitante y con el cual se evidencia el recibo a satisfacción del servicio y base de la supervisión Tiempo: De acuerdo con la complejidad del requerimiento

Registro(Aplicativo Mesa de ayuda)
7 Identificar necesidades de mejoras o cambios globales Equipo de trabajo de mantenimiento del Grupo Interno de Servicios Generales
En las actividades de mantenimiento preventivo o verificación de las solicitudes de mantenimiento correctivo, pueden identificarse necesidades de mejoras o cambios globales, en las cuales debe resolverse un problema de raíz, dada su complejidad y posibles fallas posteriores. Dichas necesidades deben evaluarse para ser notificadas al Grupo Interno de Desarrollo Físico y de ser necesario enmarcarlo en el plan de obras. TIEMPO: No aplica

Registro(Oficio o correo electrónico)
8 Ejecutar las actividades de mantenimiento preventivo y correctivo Empresas contratistas - Funcionarios del Grupo Interno de Servicios Generales
De acuerdo con las características de los bienes y servicios, se cuenta con proveedores de mantenimiento, los cuales son seleccionados bajo las diferentes modalidades de contratación de la Universidad de Caldas. Dichos proveedores son responsables de la ejecución de las actividades asignadas a través de la Mesa de Ayuda, en los tiempos pactados, según el tipo de mantenimiento a ejecutar. Adicionalmente, se cuenta con funcionarios vinculados a la Universidad de Caldas y son responsables de ejecutar trabajos de telefonía y electricidad. TIEMPO: Según necesidad

Registro(Aplicativo Mesa de ayuda)
9 Verificar la realización del mantenimiento Equipo de trabajo de mantenimiento del Grupo Interno de Servicios Generales
Mediante inspecciones, el equipo de trabajo de mantenimiento del Grupo Interno de Servicios Generales verifica la ejecución de los requerimientos en las instalaciones y/o con los soportes de mantenimiento que refrendan los usuarios con su firma sobre la prestación del servicio. De acuerdo con las características del servicio ejecutado y los resultados de la inspección, se socializa el resultado con los proveedores del servicio en los casos que se considere necesario. TIEMPO: De acuerdo con las necesidades

Ver Registro(Formato de inspección a la infraestructura)
10 Elaborar informes e implementar acciones de mejora Equipo de trabajo de mantenimiento del Grupo Interno de Servicios Generales
A través de los reportes de ejecución de mantenimiento preventivo y los reportes en aplicativo Mesa de Ayuda, se generan estadísticas de prestación del servicio, que son analizadas para identificar aspectos susceptibles de mejora y acciones que deban ser socializadas con los proveedores del servicio. TIEMPO: De acuerdo con las necesidades

Registro(Informe de seguimiento.)
11 Fin.    

REGISTROS DEL DOCUMENTO
Nombre del Registro Resp. Almacena. Cod.Registro SIG
Aplicativo Mesa de ayuda
DIVISION SERVICIOS GENERALES
--
Formato de inspección a la infraestructura
DIVISION SERVICIOS GENERALES
R-3388-P-RF-212-
Informe de seguimiento.
OFICINA DE PLANEACION
--
Oficio o correo electrónico
DIVISION SERVICIOS GENERALES
-ASUNTO
Plan de Mantenimiento
VICE-RECTORIA ADMINISTRATIVA
R-1098-P-RF-212G-USG-057

NORMATIVIDAD Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Normatividad Interna
NúmeroAñoDescripciónConsultar
11362014POR LA CUAL SE CREA EL COMITE DE INFRAESTRUCTURA DE LA UNIVERSIDAD DE CALDAS Y SE DERROGAN LAS RESOLUCIONES Nº 0861 DEL 22 DE OCTUBRE DEL 2008 Y LA 1021 DEL 21 DE NOVIEMBRE DE 2008.


ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
PROFESIONAL ESPECIALIZADO - JEFE DE OFICINA ASESORA - VICERRECTOR DE UNIVERSIDAD -

HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN
ORIGEN DE LOS CAMBIOS
FECHA
13Se requiere modificación del procedimiento para actualizar formato de formulación y seguimiento al plan de mantenimiento preventivo de infraestructura.2025-07-28
12Se requiere modificar el proceso en algunos aspectos de redacción para una comprensión lógica y adicionalmente, incorporar el formato de inspección a la infraestructura en el paso 3 Recopilar el reporte de las necesidades de mantenimiento preventivo y correctivo.2024-11-08
11En el flujogrma se cambia en el paso dos, documento de apertura por acta de inicio, se agrega el paso tres, se modifica el paso 6 y se cambia el responsable en el paso 9.2020-08-19
10Modernización de la imagen del SIG.2019-10-18
9Modificación referida a formatos duplicados, por la aplicación de la mesa de ayuda. Registro que aporta la información requerida para el desarrollo, control y seguimiento. 2018-05-04
8Se adicionó nuevo formato de servicios de mantenimiento, al paso No. 62015-06-03
7Se agrega en el desarrollo:

3. ASEO DE LAS INSTALACIONES

El aseo de las instalaciones locativas de las diferentes sedes, se configura como mantenimiento preventivo y se realiza a través de funcionarios de la institución y una empresa contratista, la cual es seleccionada anualmente a través de un procedimiento de contratación. (Ver: P-CC-762-PROCEDIMIENTO PARA SELECCIÓN DE PROVEEDOR POR CONVOCATORIA PÚBLICA).

Las actividades de aseo se realizan bajo las necesidades específicas de las sedes y busca mantener las instalaciones en perfecto estado, identificar y reportar necesidades de mantenimiento.

A través de las inspecciones de mantenimiento preventivo, el Profesional Especializado de Servicios Generales verifica la eficacia de las actividades de aseo y posibles fallas en la prestación del servicio, así como las ausencias injustificadas del personal, caso en el que se procede a notificar a la empresa contratista o al operario cuando se trata de un funcionario de la universidad asignado, inicialmente de forma verbal y en caso de recurrencias, de forma escrita.

De igual manera, se realizan reuniones periódicas entre el Profesional Especializado de Servicios Generales y el Supervisor del contrato de aseo, en las que se verifica el cumplimiento del mismo.

Para los funcionarios de aseo vinculados a la universidad, el Profesional Especializado de Servicios Generales elabora y envía a la Oficina de Gestión Humana el reporte con las horas de servicio extra, cuando ésto se requiera y cuente con las autorizaciones correspondientes.		2014-11-05
6Se complementa el objetivo, además de los responsables.

Se hacen algunas anotaciones en el desarrollo.

Se modifica todo el segundo paso

Se modifica en su totalidad el tercer paso

Se modifica en su totalidad el cuarto paso

Se modifica en su totalidad el quinto paso

Se modifica en su totalidad el sexto paso

Se modifica en su totalidad el séptimo paso

Se agrega el paso número ocho

Se agrega el paso número nueve

Se agrega el paso número diez

Se agrega el paso número once

Se agrega el paso número doce		2013-10-10
5Se complementa el procedimiento incluyendo el mantenimiento a través de adecuaciones u obras planificadas en el Plan de Obras, relacionado con infraestructura física de la Universidad2012-01-31
4Ajustar el alcance del procedimiento, indicando que el mantenimiento está sujeto a restricción de recursos económicos y por consiguiente no es posible realizarlo a la totalidad de los bienes.2011-11-17
3El objetivo incluye bienes muebles e inmuebles.

El registro solicitud de mantenimiento puede hacerse a través de un medio físico (oficio), Adiarchi o correo electrónico.

Se modifica el responsable de las actividades por Profesional Especializado.

Se establece claridad frente al alcance del procedimiento.

Se omite la denominación de obra menor.		2011-09-27
2Eliminación de normatividad no vigente, y se incluye la vigente.2009-11-21
1Versión inicial2008-10-15


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