Establecer la metodología para la identificación, control y tratamiento de las salidas no conformes generadas en los procesos del Sistema Integrado de Gestión, con el propósito de detectar oportunamente las desviaciones frente a los requisitos establecidos, reducir la probabilidad de materialización de riesgos, prevenir la generación de quejas y no conformidades, y fortalecer la eficacia del Sistema Integrado de Gestión.

Este procedimiento aplica a todos los procesos que conforman el Sistema Integrado de Gestión de la Universidad de Caldas. No obstante, la documentación y registro de las salidas no conformes se realizará en los procesos misionales de Docencia, Investigación y Proyección, de acuerdo con las características de los servicios que prestan y las salidas definidas para cada proceso.

Inicia con la identificación de una salida que no cumple los requisitos establecidos durante la prestación de un servicio, continúa con su control, evaluación, tratamiento, seguimiento y verificación de las acciones implementadas, y el registro de su ocurrencia mediante los indicadores y evidencias definidos en la matriz de salidas no conformes.

Generalidades

En cumplimiento del numeral 8.7 "Control de las salidas no conformes" de la Norma ISO 9001:2015, la Universidad de Caldas establece los controles necesarios para asegurar que las salidas de los procesos misionales que no cumplan los requisitos definidos sean identificadas y tratadas de manera oportuna, evitando su uso o entrega no intencionada.

Este requisito forma parte del capítulo 8 "Operación" de la norma, el cual establece las condiciones para la planificación, ejecución y control de los procesos mediante los cuales la organización diseña, desarrolla y presta sus servicios, en este caso los procesos misionales de Docencia, Investigación y Proyección, deben asegurar que las salidas generadas durante la prestación del servicio cumplen los requisitos institucionales, legales, reglamentarios y los definidos para satisfacer las necesidades de los usuarios y demás partes interesadas.

Cuando se identifique una salida que no cumpla dichos requisitos, esta deberá ser controlada y tratada conforme a lo establecido en el presente procedimiento, con el fin de prevenir la prestación de servicios no conformes, evitar la materialización de no conformidades, reducir la recurrencia de quejas y reclamaciones, y gestionar los riesgos asociados a la prestación del servicio.

Identificación y control de las salidas no conformes

Los procesos deberán identificar y controlar oportunamente las salidas que no cumplan los requisitos establecidos, con el fin de prevenir la prestación de servicios que no satisfagan las condiciones definidas, evitar la materialización de no conformidades, disminuir la ocurrencia de quejas y gestionar los riesgos asociados a la prestación del servicio.

Tratamiento de las salidas no conformes

Toda salida no conforme identificada deberá recibir un tratamiento que permita restablecer el cumplimiento de los requisitos aplicables. Según la naturaleza de la desviación, el tratamiento podrá realizarse mediante:

Implementación de acciones correctivas

La aplicación de un tratamiento a una salida no conforme no implica, por sí misma, la apertura de una acción correctiva. Cuando el análisis evidencie que la salida no conforme es recurrente, sistemática, genera incumplimientos significativos, afecta la satisfacción de los usuarios o representa un riesgo para el cumplimiento de los objetivos institucionales, el líder del proceso deberá gestionar la correspondiente acción correctiva de conformidad con lo establecido en el P-MM-789 Procedimiento para la Gestión de la Mejora.

Registro y conservación de la información

Los procesos misionales deberán documentar las salidas no conformes identificadas y conservar los registros que evidencien su identificación, tratamiento, seguimiento y cierre, conforme a los lineamientos establecidos en este procedimiento y en la documentación del Sistema Integrado de Gestión.

Consulta de las salidas no conformes

Las salidas no conformes definidas para los procesos misionales estarán disponibles para consulta en la documentación oficial de cada proceso, como parte de la información documentada del Sistema Integrado de Gestión.