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Procedimiento para la planeacion de la infraestructura tecnologica de la universidad de caldas
Código: P-PL-359
Versión: 6
Emisión: 2025-12-09

PROCESO PLANIFICACIóN

OBJETIVO
Planificar y desarrollar la infraestructura tecnológica de la Universidad de Caldas, de acuerdo con los lineamientos establecidos por el Gobierno Nacional y la institución, garantizando la seguridad, la conectividad y el desarrollo óptimo de los procesos institucionales.

ALCANCE
Inicia con la revisión y ajuste de la política de infraestructura tecnológica, el análisis de las necesidades de inversión, la gestión de los recursos, hasta la adquisición y/o desarrollo de software y hardware, con el fin de garantizar la seguridad de la información que circula en la red de datos y cumplir con los requerimientos establecidos para la sistematización de los procesos institucionales.

RESPONSABLES

 

Líder Grupo Interno de Trabajo de Sistemas:

Corresponde al Líder del Grupo Interno de Sistemas diagnosticar las condiciones de infraestructura tecnológica existente, identificar los nuevos requerimientos, analizar su conveniencia y gestionar los recursos necesarios para el desarrollo de los proyectos, a través de la priorización de las necesidades identificadas o solicitadas por los líderes de proceso, tanto de software como de hardware y definir el mecanismo más eficiente para su incorporación a la institución. 

Jefe Oficina Asesora de Planeación y Sistemas:

Corresponde al Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas validar las necesidades identificadas y proponer ante las instancias respectivas los recursos requeridos. 

Líderes de Proceso:

Corresponde a los líderes de proceso, identificar y evaluar las necesidades de sistematización de sus procesos para mejorar la eficiencia y eficacia y realizar las solicitudes correspondientes a la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas. 

Ingenieros de Desarrollo de Software:

Corresponde a los Ingenieros de Desarrollo de Software identificar requerimientos, elaborar el modelo de utilidad y garantizar la operación del sistema de conformidad a las necesidades identificadas y debidamente caracterizadas.

Ingenieros de Soporte:

Corresponde a los Ingenieros de Soporte, realizar las pruebas de operación al sistema, diseñar los manuales de usuarios y dar asistencia y capacitación a los usuarios para garantizar el uso adecuado de las soluciones tecnológicas implementadas.

 

DEFINICIONES Y TÉRMINOS
Servidor: En informática, un servidor es una computadora que, formando parte de una red, provee servicios a otros denominados clientes. También se suele denominar con la palabra servidor a: Una aplicación informática o programa que realiza algunas tareas en beneficio de otras aplicaciones llamadas clientes. Algunos servicios habituales son los servicios de archivos, que permiten a los usuarios almacenar y acceder a los archivos de una computadora y los servicios de aplicaciones, que realizan tareas en beneficio directo del usuario final. 
Redes y Centrales de Cableado: Una red de computadoras (también llamada red de ordenadores o red informática) es un conjunto de equipos (computadoras y/o dispositivos) conectados por medio de cables, señales, ondas o cualquier otro método de transporte de datos, que comparten información (archivos), recursos (CD-ROM, impresoras, etc.) y servicios (acceso a Internet, e-mail, Chat, juegos), etc. 
Página Web: Una página web u hoja electrónica es una fuente de información adaptada para la World Wide Web (WWW) y accesible mediante un navegador de Internet. Esta información se presenta generalmente en formato HTML y puede contener hiperenlaces a otras páginas web, constituyendo la red enlazada de la World Wide Web. 
Correo Electrónico Correo electrónico, o en inglés e-mail (electronic mail), es un servicio de red que permite a los usuarios enviar y recibir mensajes rápidamente (también denominados mensajes electrónicos o cartas electrónicas) mediante sistemas de comunicación electrónicos. Principalmente se usa este nombre para denominar al sistema que provee este servicio en Internet, mediante el protocolo SMTP. 
Dirección IP: Una dirección IP es un número que identifica de manera lógica y jerárquica a una interfaz de un dispositivo (habitualmente una computadora) dentro de una red que utilice el protocolo IP (Internet Protocol), generalmente Internet o Red Local.
Proxy: En el contexto de las redes informáticas, el término proxy hace referencia a un programa o dispositivo que realiza una acción en representación de otro. Su finalidad más habitual es la de servidor proxy, que sirve para permitir el acceso a Internet a todos los equipos de una organización cuando sólo se puede disponer de un único equipo conectado, esto es, una única dirección IP. 
Política de Seguridad:  (Inglés: Security policy). Documento que establece el compromiso de la Dirección y el enfoque de la organización en la gestión de la seguridad de la información. Según [ISO/IEC 27002:2005]: intención y dirección general expresada formalmente por la Dirección. 
Firewall Un cortafuegos (o firewall en inglés), es un elemento de hardware o software utilizado en una red de computadoras para controlar las comunicaciones, permitiéndolas o prohibiéndolas según las políticas de red que haya definido la organización responsable de la red.
UTM: (Del inglés Unified Threat Management), dispositivo que permite la gestión unificada de amenazas. Permite la gestión de la amenzas y ataques informáticos a la infraestructura de la Universidad, permite identificar los orígenes de los ataques informáticos y genera reportes en línea automatizados con periodicidad mensual para posterior análisis y toma de decisiones en este campo de la seguridad informática. 
Modelo de Seguridad y Privacidad de la Información: (Inglés: ISMS). Sistema de Gestión de la Seguridad de la Información. Según [ISO/IEC 27001:2005]: la parte de un sistema global de gestión que, basado en el análisis de riesgos, establece, implementa, opera, monitoriza, revisa, mantiene y mejora la seguridad de la información. (Nota: el sistema de gestión incluye una estructura de organización, políticas, planificación de actividades, responsabilidades, procedimientos, procesos y recursos.)
Software: La palabra «software» se refiere a los programas instalados en un computador para hacer posible la realización de una tarea específica, en contraposición a los componentes físicos del sistema (hardware).
Hardware: El hardware se refiere a todos los componentes físicos (que se pueden tocar) e incluye computadores, switches (conmutador), bridge (puente), teléfonos IP, telefonos softphone. En el caso de una computadora personal serían los discos, unidades de disco, monitor, teclado, la placa base, el microprocesador, etc. 
Switche (Conmutador): 

Es un dispositivo electrónico de interconexión de redes de computadoras, se utiliza cuando se desea conectar múltiples redes, fusionándolas en una sola. 
Bridge (Puente):

Un Bridge funciona de manera similar que los Switches, pasando datos de un segmento a otro.


POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN

 

COMITÉ DE INFRAESTRUCTURA FÍSICA: Está conformado por los líderes de las siguientes unidades: Vicerrectoría Administrativa, Oficina de Servicios Generales, Unidad de Desarrollo Físico, Oficina de Gestión Ambiental, Oficina de Salud Ocupacional y Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, según Resolución de Rectoría 1136 de 2014. El Comité es responsable de autorizar la ejecución de las obras de infraestructura física sin afectar las obras existentes relacionadas con el cableado y redes y complementar el desarrollo físico con el desarrollo tecnológico de los espacios a intervenir; después de que la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas haya establecido la prioridad de los requerimientos que realizan las unidades académicas y administrativas para incluirlo en el plan de obras institucional. De igual forma analiza y define la disponibilidad presupuestal y aprueba iniciativas para dar a conocer la viabilidad y sostenibilidad de cada obra.

La infraestructura tecnológica de la Universidad está representada en gran medida por los equipos de cómputo, servidores de aplicaciones, servidores de archivos, servidores de bases de datos y las redes alámbricas e inalámbricas que permiten la interconexión entre los mismos equipos y con el medio exterior a través del servicio de Internet.

ADQUISICIÓN Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS TECNOLÓGICOS:

Toda unidad académica y administrativa de la institución, diferente al Grupo interno de sistemas, deberá realizar solicitud de visto bueno para la adquisición y contratación de servicios tecnológicos, de acuerdo con lo siguiente: 

Hardware:

Para la adquisición de hardware las dependencias deberán realizar una solicitud a través del formato establecido y se tendrá en cuenta para su aprobación los siguientes aspectos: 

  • Pertinencia en la adquisición
  • Características técnicas mínimas para la Universidad. 
  • Disponibilidad de conexiones eléctricas y de datos. 
  • Condiciones físicas y ambientales (Cuando aplique)
  • Garantía mínima de 3 años. 

Software:

 Para la adquisición de software las dependencias deberán realizar una solicitud a través del formato establecido y se tendrá en cuenta para su aprobación los siguientes aspectos: 

  • Pertinencia en la adquisición
  • Integración a los sistemas de información o módulos existentes en la institución. 
  • Disponibilidad de licenciamiento. 
  • Disponibilidad del mantenimiento preventivo y correctivo.
  • Disponibilidad de soporte y actualización.  

 

Especificaciones estándar para compra de equipos de cómputo Universidad de Caldas

Nota: Si requieren apoyo en las cotizaciones favor enviar correo a sistemas@ucaldas.edu.co con las necesidades y el presupuesto asignado. Realizaremos las respectivas cotizaciones y se las enviamos para que complementen con las que tienen o usen estas.

Línea de equipos portátiles

Equipos para tareas básicas
Mínimos requeridos		 Equipos para tareas avanzadas
Mínimos requeridos		 Equipos de alto desempeño
Mínimos requeridos
Procesador: Intel® Core™ i5
13a Gen,
Memoria RAM: 16GB
Disco Duro: 500GB Solido

 

Tarjeta de red: Ethernet
10/100/1000Tarjeta Inalámbrica y Bluetooth

Puertos: 1 VGA, 1 HDMI, 3 USB

Sonido: tarjeta integrada

Parlante: integrado

Cámara integrada

Micrófono: 1 puerto

Sistema Operativo: Windows 11 Professional

Pantalla 14» o 15».

Garantía del fabricante: 3 años

Gama del equipo: Corporativo o
empresarial

 Procesador: Intel® Core™ i7 13a
Gen,
Memoria RAM: 16GB
Disco Duro: 1000GB Solido

 

Tarjeta de red: Ethernet
10/100/1000Tarjeta Inalámbrica y Bluetooth

Puertos: 1 VGA, 1 HDMI, 3 USB

Sonido: tarjeta integrada

Parlante: integrado

Cámara integrada

Micrófono: 1 puerto

Sistema Operativo: Windows 11 Professional

Pantalla 14» o 15».

Garantía del fabricante: 3 años

Gama del equipo: Corporativo o
empresarial

 Procesador: Intel® Core™ i9
14a Gen,
Memoria RAM: 16GB
Disco Duro: 1000GB Estado sólido

 

Tarjeta de red: Ethernet
10/100/1000Tarjeta Inalámbrica y Bluetooth

Puertos: 1 HDMI, 3 USB

Sonido: tarjeta integrada

Parlante: integrado

Cámara integrada

Micrófono: 1 puerto

Sistema Operativo: Windows 11 Professional

Pantalla 14» o 15».

Garantía del fabricante: 3 años

Gama del equipo: Corporativo o
empresarial

Línea de equipos de escritorio

 

Equipos para tareas básicas
Mínimos requeridos		 Equipos para tareas avanzadas
Mínimos requeridos		 Equipos de alto desempeño
Mínimos requeridos
Procesador: Intel® Core™ i5
13a Gen, Memoria RAM: 16GBDisco Duro: 500GB SolidoTarjeta de red: Ethernet 10/100/1000

 

Puertos: 1 Display port, 1 HDMI,
6 USB

Sonido: tarjeta integrada

Parlante: integrado

Micrófono: 1 puerto

Sistema Operativo: Windows 11 Professional

Pantalla: 24» Mínimo

Garantía del fabricante: 3 años

Tipo de equipo: Corporativo o
empresarial

 Procesador: Intel® Core™ i7 13a
Gen, Memoria RAM: 16GBDisco Duro: 1000GB SolidoTarjeta de red: Ethernet 10/100/1000

 

Puertos: 1 Display port, 1 HDMI, 6
USB

Sonido: tarjeta integrada

Parlante: integrado

Micrófono: 1 puerto

Sistema Operativo: Windows 11 Professional

Pantalla: 24» Mínimo

Garantía del fabricante: 3 años

Tipo de equipo: Corporativo o
empresarial

 Procesador: Intel® Core™ i9
14a Gen, Memoria RAM: 16GBDisco Duro: 1000GB SolidoTarjeta de red: Ethernet 10/100/1000

 

Puertos: 1 Display port, 1 HDMI, 6
USB

Sonido: tarjeta integrada

Parlante: integrado

Micrófono: 1 puerto

Sistema Operativo: Windows 11 Professional

Pantalla: 24″ Mínimo

Garantía del fabricante: 3 años

Tipo de equipo: Corporativo o
empresarial

La solicitud para la adquisición de hardware y software se realiza mediante formato establecido en este procedimiento (paso 9) y teniendo en cuenta las especificaciones técnicas requeridas para cada adquisición. Una vez el equipo es adquirido e ingresa a las instalaciones de la Universidad, se realiza su registro en la oficina de inventarios y posteriormente en un lapso no mayor a 15 días hábiles se realizará la entrega del equipo, de manera coordinada con el funcionario o docente encargado de su recepción. En periodos vacacionales, por casos fortuitos o de fuerza mayor, la entrega podría aplazarse hasta que el funcionario o docente puedan recibir el equipo a satisfacción. 

 

 

 

 

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No. Actividad Responsable Descripción
1 Inicio    
2 Revisar y ajustar la política interna de infraestructura tecnológica Profesional Especializado Líder del Grupo Interno de Sistemas

La revisión deberá considerar como marco orientador el Modelo de Gobierno de Tecnología de la Información vigente, de forma que la política se mantenga alineada con los principios de gobernanza, gestión estratégica y priorización institucional.

Tiempo: Cuando sea requerido.
3 Identificar y analizar necesidades Profesional Especializado Líder del Grupo Interno de Sistemas

El análisis de necesidades deberá incorporar de manera obligatoria las disposiciones contempladas en la Política de Seguridad y Privacidad de la Información, el Modelo de Gobierno de TI y el Plan de Continuidad del Negocio, garantizando que los requerimientos tecnológicos respondan a criterios de disponibilidad, integridad, confidencialidad, interoperabilidad, continuidad operativa y sostenibilidad estratégica.

Tiempo: Una vez al año y/o cuando sea requerido.

4 Incorporar requerimientos Comité de Infraestructura Física

Durante las sesiones del Comité, se identifican, priorizan y definen las obras físicas que deben ser realizadas en todas las sedes, las cuales deben contar con la infraestructura tecnológica necesaria para su funcionamiento de acuerdo a la naturaleza del espacio: aulas, laboratorios, oficinas. De las reuniones surgen requerimientos que son incluidos al diagnóstico de necesidades, elaborado por el Líder del Grupo Interno de Sistemas cada año.

Tiempo: Durante las reuniones del comité

5 Diseñar proyectos y decidir si es compra o desarrollo Profesional Especializado Líder del Grupo Interno de Sistemas

El diseño de proyectos deberá incluir especificaciones técnicas alineadas con la Política de Seguridad y Privacidad de la Información, el Modelo de Gobierno de TI y el Plan de Continuidad del Negocio. En todo diseño se deberán definir controles mínimos de seguridad, gestión de datos, continuidad operativa, planes de respaldo, niveles de servicio esperados  y lineamientos de gobernanza para su puesta en marcha y sostenibilidad futura.

Tiempo: Cada que sea requerido
6 Establecer cronograma y presupuesto Profesional Especializado Líder del Grupo Interno de Sistemas

El cronograma, presupuesto y recursos estimados deberán contemplar los costos asociados a la implementación de controles de seguridad, respaldo, contingencia, monitoreo y mecanismos de continuidad definidos por el Plan de Continuidad del Negocio, así como la alineación estratégica y decisional establecida por el Modelo de Gobierno TI institucional.

Tiempo: Cada que sea requerido
7 Gestionar recursos económicos Profesional Especializado Líder del Grupo Interno de Sistemas

Se lleva a cabo la socialización de los requerimientos ante los diferentes niveles de la Administración (Rectoría - Vicerrectora - Decanaturas - Consejos de Facultad), con el fin de gestionar los recursos que se plantearon previamente en los presupuestos de los proyectos.

Tiempo: Dos Semanas distribuidas en sesiones con cada ente.
8 Desarrollar sistemas de información Grupo interno de sistemas, Ingenieros de desarrollo

Todo desarrollo de software deberá cumplir con los criterios establecidos en la Política de Seguridad y Privacidad de la Información y prever mecanismos de alta disponibilidad, recuperación de desastres, copias de respaldo y continuidad del servicio, en coherencia con el Plan de Continuidad del Negocio. Las decisiones técnicas deberán alinearse con el Modelo de Gobierno TI para garantizar coherencia arquitectónica e institucional.

Ver: I-PL-403 Instructivo para el análisis, diseño, desarrollo e implementación de software.

Tiempo: Según Instructivo
9 Solicitar la adquisición de servicios tecnológicos Unidades académicas y administrativas

Cualquier unidad académica o administrativa podrá solicitar la adquisición y/o contratación de servicios tecnológicos para su dependencia, teniendo en cuenta los criterios establecidos en las políticas y condiciones del procedimiento. La solicitud se formaliza mediante el formato adjunto a este paso y se envía al Grupo interno de sistemas para su visto bueno. El formato debe ir debidamente firmado por el Ordenador del Gasto avalando la disponibilidad presupuestal. 
 
Tiempo: Permanente


Ver Registro(FORMATO SOLICITUD DE ADQUISICIÓN Y/O CONTRATACIÓN DE SERVICIOS TECNOLÓGICOS)
10 Dar visto bueno a la adquisición y/o contratación de servicios tecnológicos Líder grupo interno de sistemas

La validación y autorización deberán verificar el cumplimiento de la Política de Seguridad y Privacidad, el Modelo de Gobierno TI y los lineamientos del Plan de Continuidad, garantizando que las adquisiciones tecnológicas respondan a estándares de protección de información, confiabilidad operativa, trazabilidad y resiliencia institucional.

Tiempo: 3 días hábiles.
11 Realizar trámites legales para la adquisición de software o hardware Profesional Especializado Líder del Grupo Interno de Sistemas

Cada unidad académica o administrativa realiza los trámites respectivos ante el Grupo interno de contratación para la adquisición y/o contratación de servicios tecnológicos.

Ver: P-CC-761-Procedimiento para selección de proveedor por contratación directa

        P-CC-762-Procedimiento para selección de proveedor por convocatoria pública


Tiempo: Según procedimientos del Grupo interno de contratación.

12 Realizar pruebas al sistema de información Ingenieros de soporte

Las pruebas deberán contemplar pruebas de seguridad, vulnerabilidad, manejo de incidentes, rendimiento, recuperación ante fallos y continuidad operativa conforme al Plan de Continuidad del Negocio. Únicamente se dará conformidad cuando el sistema cumpla estas condiciones.

Tiempo: Una vez implantado el sistema.
13 Administrar datos del proyecto Ingenieros de soporte

Se debe identificar los documentos necesarios para el total entendimiento de la aplicación, tanto técnica como de usuario final. Documentación mínima:

  • Modela entidad/ Relación
  • Diccionario de datos
  • Manual de Usuario
  • Manual del sistema
  • Guía de instalación

    Tiempo: Una vez implantado el sistema.
14 Monitorear el uso correcto de los servicios Profesional Universitario del Grupo Interno de Sistemas

El monitoreo deberá garantizar que la operación tecnológica mantenga cumplimiento frente a la Política de Seguridad y Privacidad, asegurando el uso responsable y mitigando incidentes. Adicionalmente, deberá verificarse que el servicio preserve capacidad de continuidad operativa y se rija por los lineamientos del Modelo de Gobierno TI.

Tiempo: Una vez implantado el sistema.
15 Realizar entrega final Comité Técnico de Sistemas

Se realiza la entrega final del sistema al solicitante, en el que se definen las siguientes actividades:

  • Establecer plan de implantación
  • Ejecutar plan de capacitaciones
  • Cargar datos predeterminados o de operación
  • Realizar pruebas de implantación
  • Crear CD de desarrollo del sistema con los documentos de todas las fases
  • Elaborar informe de implantación del sistema.

    Tiempo: Una vez implantado el sistema
16 Capacitar usuarios Ingenieros de soporte

Los ingenieros de soporte, deben diseñar y realizar capacitaciones grupales e individuales con los usuarios del sistema, con el fin de entregar claves de acceso e informar sobre las autorizaciones y nivel de navegabilidad dentro de la aplicación.

Tiempo: Una vez implantado el sistema
17 Dar soporte a los sistemas implementados Ingenieros de soporte, Comité Técnico de Sistemas

Las acciones de soporte deberán contemplar medidas de actualización, seguridad, redundancia, continuidad y gestión de incidentes, en concordancia con el Plan de Continuidad del Negocio y con los principios de Gobernanza TI. Toda mejora o ampliación deberá cumplir estándares de seguridad y protección de datos.

Tiempo: Según requerimientos
18 Corregir políticas y aplicar nuevas restricciones Profesional Especializado Líder del Grupo Interno de Sistemas

La aplicación de nuevas políticas deberá observar la Política de Seguridad y Privacidad de la Información, el Modelo de Gobierno TI y el Plan de Continuidad del Negocio, garantizando que los ajustes mantengan protección integral del entorno tecnológico y continuidad operativa frente a riesgos emergentes.


Con relación al campo donde se habla de las políticas. creo que deberán agregarse dos párrafos que son:

El Comité deberá verificar que toda iniciativa técnica o de infraestructura cumpla con los lineamientos establecidos en el Modelo de Gobierno de TI, la Política de Seguridad y Privacidad de la Información y el Plan de Continuidad del Negocio, garantizando la alineación estratégica, mitigación de riesgos, protección de datos institucionales y disponibilidad operativa de los servicios dependientes de dicha infraestructura.  

La infraestructura tecnológica deberá gestionarse bajo criterios de seguridad, disponibilidad, integridad, confidencialidad, escalabilidad, gobernanza técnica y continuidad de servicios, acorde con los lineamientos establecidos institucionalmente para servicios críticos, datos sensibles y operación académica-administrativa.  

En cuanto a los criterios para la adquisición de software, no sé si sea demasiado pedir pero se podrían incluir estos adicionales: 

  • Cumplimiento con la Política de Seguridad y Privacidad de la Información.
  • Evaluación de vulnerabilidades y riesgos del proveedor
  • Disponibilidad de mecanismos de respaldo, continuidad operativa y recuperación
  • Trazabilidad y auditoría para incidentes de seguridad.


Tiempo: Según requerimientos
19 Fin    

REGISTROS DEL DOCUMENTO
Nombre del Registro Resp. Almacena. Cod.Registro SIG
FORMATO SOLICITUD DE ADQUISICIÓN Y/O CONTRATACIÓN DE SERVICIOS TECNOLÓGICOS
SECCION SISTEMAS
R-950-P-PL-359ASUNTO

NORMATIVIDAD Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Normatividad Interna
NúmeroAñoDescripciónConsultar
008482007POR EL CUAL SE ADOPTAN LOS LINEAMIENTOS Y DIRECTRICES PARA EL DESARROLLO Y/O ADQUISICION DE SUBSISTEMAS DE INFORMACION DE PROPOSITO GENERAL Y ESPECIFICO.
008612008POR EL CUAL SE CONFORMA EL COMITE DE OBRA FISICA CON LOS SIGUIENTES FUNCIONARIOS: FABIO HERNANDO ARIAS O, ABELARDO RODRIGUEZ G, ANA MARIA VENEGAS Y OTROS.


ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
Jenny Florez Quintero - Auxiliar Administrativa SIG JEFE DE OFICINA ASESORA - JEFE DE OFICINA ASESORA -

HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN
ORIGEN DE LOS CAMBIOS
FECHA
6Se requiere actualizar el procedimiento para incorporar aspectos relacionados con la Política de Seguridad y Privacidad de la Información, el Modelo de Gobierno de TI y el Plan de Continuidad del Negocio.2025-12-09
5Actualización del formato del paso 9 del procedimiento a su segunda versión. 2024-12-18
4Actualización del formato para la solicitud de equipos TICS.2020-11-09
3Modernización de la imagen del SIG.2019-10-16
2Se realiza cambio del documento para estandarizar las actividades permitiendo claridad y compresion por la personas que lo consultan.2014-07-28
1Versión inicial2009-11-24


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