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Procedimiento para la planeacion de la infraestructura tecnologica de la universidad de caldas |
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| PROCESO | PLANIFICACIóN |
| OBJETIVO |
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Planificar y gestionar la infraestructura tecnológica de la Universidad de Caldas, asegurando su alineación con la estrategia institucional, el Modelo de Gobierno de TI y los lineamientos de seguridad y privacidad de la información, con el fin de garantizar la disponibilidad, continuidad, eficiencia y sostenibilidad de los servicios tecnológicos que soportan los procesos académicos y administrativos. |
| ALCANCE |
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Este procedimiento aplica a la planificación y gestión de la infraestructura tecnológica de la Universidad de Caldas, incluyendo la identificación y priorización de necesidades, formulación y ejecución de proyectos de adquisición o desarrollo de hardware y software, gestión de solicitudes de servicios tecnológicos e implementación, soporte y monitoreo de las soluciones, garantizando su alineación con la política institucional, el Modelo de Gobierno de TI, la seguridad y privacidad de la información y el Plan de Continuidad del Negocio. |
| RESPONSABLES | ||||||||||
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| DEFINICIONES Y TÉRMINOS | ||||||||||||||||||||||||||||
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| POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
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| DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES | |||||
| No. | Actividad | Responsable | Descripción | ||
| 1 | Inicio | ||||
| 2 | Revisar y ajustar el Plan Estratégico de Tecnologías de la Información - PETI | Oficina Asesora de Planeación y Sistemas |
Se revisa y actualiza el Plan Estratégico de Tecnologías de la Información PETI, garantizando su alineación con el Modelo de Gobierno de TI, la Política de Seguridad y Privacidad de la Información, el Plan de Continuidad del Negocio y la planeación estratégica institucional. |
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| 3 | Identificar y analizar necesidades | Grupo Interno de Trabajo de Sistemas |
Se determinan las necesidades de infraestructura tecnológica (hardware, software, redes y servicios), considerando criterios de seguridad, disponibilidad, continuidad, interoperabilidad, eficiencia operativa y sostenibilidad institucional, de conformidad con lo establecido en el PETI.
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| 4 | Analizar requerimientos de infraestructura Física | Comité de Infraestructura Física |
Se analizan los requerimientos derivados del Comité de Infraestructura Física, garantizando que las obras físicas proyectadas incluyan la infraestructura tecnológica necesaria para su funcionamiento y se integren a la identificación de necesidades del área.
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| 5 | Diseñar proyectos de TI | Grupo Interno de Trabajo de Sistemas |
Se estructuran técnicamente los proyectos tecnológicos, definiendo alcance, especificaciones técnicas, controles de seguridad, requerimientos de continuidad, gestión de datos, niveles de servicio y la modalidad de implementación (adquisición o desarrollo interno), asegurando coherencia con la arquitectura institucional de TI. Tiempo: Cada que sea requerido |
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| 6 | Establecer cronograma y presupuesto | Profesional Especializado Líder del Grupo Interno de Sistemas |
El cronograma, presupuesto y recursos estimados deberán contemplar los costos asociados a la implementación de controles de seguridad, respaldo, contingencia, monitoreo y mecanismos de continuidad definidos por el Plan de Continuidad del Negocio, así como la alineación estratégica y decisional establecida por el Modelo de Gobierno TI institucional. |
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| 7 | Gestionar recursos económicos | Profesional Especializado Líder del Grupo Interno de Sistemas |
Se presentan y sustentan los proyectos ante las instancias correspondientes para la asignación de recursos financieros, realizando seguimiento hasta su aprobación o ajuste. Tiempo: Permanente. |
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| 8 | Desarrollar o implementar sistemas de información | Grupo Interno de Trabajo de Sistemas o Proveedor externo. |
Se realiza el desarrollo interno o la implementación de soluciones adquiridas, garantizando cumplimiento de especificaciones técnicas, lineamientos de seguridad, criterios de disponibilidad, respaldo, recuperación ante fallos y alineación con el Modelo de Gobierno de TI. Tiempo: Cuando sea requerido |
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| 9 | Solicitar la adquisición de servicios tecnológicos | Unidades académicas y administrativas |
Cualquier unidad académica o administrativa podrá solicitar la adquisición y/o contratación de servicios tecnológicos para su dependencia, teniendo en cuenta los criterios establecidos en el procedimiento. La solicitud se formaliza mediante el formato adjunto a este paso y se envía al Grupo interno de trabajo de sistemas para su visto bueno. El formato debe ir debidamente firmado por el Ordenador del Gasto, avalando la disponibilidad presupuestal. Ver: Cuadro especificaciones software Clasificación de Plataformas y Selección de Motores de Base de Datos Política Institucional de Gestión de Bases de Datos - Universidad de Caldas
Ver Registro(FORMATO SOLICITUD DE ADQUISICIÓN Y/O CONTRATACIÓN DE SERVICIOS TECNOLÓGICOS) Ver Registro(Formato solicitud de aprobación de base de datos) Ver Registro(Formato de solicitud de autorización proyectos de desarrollo de software o adquisición de aplicaciones ) |
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| 10 | Emitir visto bueno técnico | Líder Grupo Interno de Trabajo de Sistemas |
Se verifica que la solicitud cumpla con estándares técnicos institucionales, lineamientos de seguridad, criterios de interoperabilidad, continuidad y arquitectura TI, emitiendo aprobación o recomendaciones de ajuste. Tiempo: De acuerdo con la complejidad de la solicitud realizada. |
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| 11 | Realizar trámites contractuales | Unidades académicas y administrativas |
Se adelantan los procesos contractuales correspondientes conforme a la normatividad vigente y los procedimientos del Grupo interno de contratación y convenios.
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| 12 | Realizar pruebas técnicas y de seguridad | Grupo Interno de Trabajo de Sistemas o Proveedor de software |
Una vez implementada la solución, se ejecutan pruebas funcionales, de rendimiento, seguridad, respaldo y recuperación, validando su correcto funcionamiento antes de su puesta en operación.
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| 13 | Documentar el proyecto | Grupo Interno de Trabajo de Sistemas o Proveedor de software |
Se elabora y consolida la documentación técnica y funcional requerida (modelo de datos, diccionario, manuales, guías de instalación), asegurando trazabilidad y transferencia adecuada del conocimiento. Tiempo: Una vez implantado el sistema. |
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| 14 | Monitorear el uso y desempeño del servicio | Grupo Interno de Trabajo de Sistemas |
Se realiza seguimiento al desempeño, disponibilidad, seguridad y uso adecuado de los servicios tecnológicos implementados, gestionando incidentes y oportunidades de mejora. Tiempo: Una vez implantado el sistema. |
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| 15 | Entregar la operación del sistema | Grupo Interno de Trabajo de Sistemas o Proveedor de software |
Se formaliza la entrega operativa al solicitante mediante acta, definiendo plan de implantación, capacitaciones, carga de datos inicial, pruebas finales y responsabilidades de operación. Tiempo: Una vez implantado el sistema |
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| 16 | Capacitar usuarios | Grupo Interno de Trabajo de Sistemas o Proveedor de software |
Se diseñan y ejecutan capacitaciones dirigidas a los usuarios finales, definiendo perfiles de acceso, niveles de autorización y lineamientos de uso adecuado de la solución tecnológica.
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| 17 | Brindar soporte y mantenimiento | Grupo Interno de Trabajo Sistemas o Proveedor de software |
Se presta soporte técnico preventivo y correctivo, incluyendo actualización, monitoreo, gestión de incidentes, aplicación de controles de seguridad y acciones para garantizar la continuidad del servicio.
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| 18 | Fin | ||||
| REGISTROS DEL DOCUMENTO | |||
| Nombre del Registro | Resp. Almacena. | Cod.Registro SIG | |
| FORMATO SOLICITUD DE ADQUISICIÓN Y/O CONTRATACIÓN DE SERVICIOS TECNOLÓGICOS | SECCION SISTEMAS | R-950-P-PL-359 | |
| Formato de solicitud de autorización proyectos de desarrollo de software o adquisición de aplicaciones | OFICINA DE PLANEACION | R-3769-P-PL-359 | |
| Formato solicitud de aprobación de base de datos | OFICINA DE PLANEACION | R-3768-P-PL-359 | |
| ELABORÓ | REVISÓ | APROBÓ |
| Hector Fabio Torres Martínez Líder Grupo Interno de Trabajo de Sistemas | JEFE DE OFICINA ASESORA - | JEFE DE OFICINA ASESORA - |
| HISTORIAL DE CAMBIOS | ||
| 7 | Se requiere una nueva versión de procedimiento con el fin de alinearlo con las necesidades actuales institucionales, los cambios en la arquitectura tecnológica, y las disposiciones normativas vigentes en materia de gestión de tecnologías de la información. | 2026-04-22 |
| 6 | Se requiere actualizar el procedimiento para incorporar aspectos relacionados con la Política de Seguridad y Privacidad de la Información, el Modelo de Gobierno de TI y el Plan de Continuidad del Negocio. | 2025-12-09 |
| 5 | Actualización del formato del paso 9 del procedimiento a su segunda versión. | 2024-12-18 |
| 4 | Actualización del formato para la solicitud de equipos TICS. | 2020-11-09 |
| 3 | Modernización de la imagen del SIG. | 2019-10-16 |
| 2 | Se realiza cambio del documento para estandarizar las actividades permitiendo claridad y compresion por la personas que lo consultan. | 2014-07-28 |
| 1 | Versión inicial | 2009-11-24 |
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