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Procedimiento para la vinculación de servidores públicos administrativos
Código: P-GH-36
Versión: 22
Emisión: 2026-02-04

PROCESO GESTIóN HUMANA

OBJETIVO
Definir las actividades y lineamientos para la selección y vinculación de servidores públicos administrativos, con el fin de lograr que el personal cumpla con los requisitos mínimos exigidos para ocupar cargos de conformidad con el manual de funciones vigente, y actividades académico administrativas de carácter transitorio para atender necesidades del servicio relacionadas con el cumplimiento de la misión institucional.

ALCANCE
El procedimiento descrito a continuación aplica para cubrir vacantes en la planta administrativa (provisionalidad y libre nombramiento y remoción) que a discrecionalidad del Rector se les deba surtir o no el presente procedimiento; y atender necesidades del servicio a través de auxiliares de la administración (supernumerarios).

RESPONSABLES
JEFE DE LA OFICINA DE GESTIÓN HUMANA:  Identificar la vacante o la necesidad del servicio.
RECTOR: Analiza y aprueba el cumplimiento de requisitos revisados por la oficina de gestión humana.
PROFESIONAL UNIVERSITARIO DE LA OFICINA DE GESTIÓN HUMANA:   Ejecutar el procedimiento, aprobado por el Rector y solicitado por el jefe de la oficina de gestión humana. 

 

DEFINICIONES Y TÉRMINOS
NÓMINA:  Es el registro general de todos los funcionarios que tienen una relación laboral y a quienes la Universidad de Caldas debe compensar por sus servicios conforme a su asignación salarial, y; el registro de pensionados de la Universidad de Caldas a quienes se les debe reconocer su mesada pensional. 
COMPENSACIÓN NÓMINA: Liquidar los devengos y deducciones para el respectivo periodo de pago mediante un proceso técnico y operativo; de manera ordenada genera información financiera, estadística y reportes para liquidación de seguridad social, parafiscales y cesantías.  Igual aplica para pensionados (mesada pensional) a cargo de la Universidad de Caldas. 
LEGALIZAR: Validar novedad en el sistema.
GENERAR ARCHIVOS: Producir información en diferentes formatos (PDF, excel, word, texto y archivos planes) como insumos requeridos para otros procesos.
RESOLUCIONES DE PAGO: Actos Administrativos donde se ordenan los pagos de nómina.
CAUSACIÓN: Procedimiento contable de los reportes de nómina en el periodo liquidado.
SARA: Sistema de Administración de Recurso Humano. 
INTERFAZ: Aplicativo que permite la comunicación e interacción de información entre sistemas. 
NOVEDADES DE NÓMINA:















Evento notificado mediante documento virtual o físico que afecta la compensación de un funcionario, docente o pensionado: 

a) Novedades externas: Notificaciones provenientes de entidades externas.

















b) Novedades internas: Notificaciones provenientes de las unidades administrativas y académicas. 
REGRESIÓN: Liquidación retroactiva.
ARCHIVO PLANO: Archivos de información básica con especificaciones técnicas para ser validados por aplicativos de procesamiento.
FIDUCIARIA: Actos de confianza en virtud de los cuales una persona entrega a otra de su entera confianza uno o más bienes para ser administrados y con el cumplimiento de obligaciones.
RADICACIÓN: Registro de recepción y envió de documentos y/o archivos, dejando constancia de la fecha y hora del trámite virtual o físico.

COMPETENCIAS LABORALES:  Se definen como la capacidad de una persona para desempeñar, en diferentes contextos y con base en los requerimientos de calidad y resultados esperados en el sector público, las funciones inherentes a un empleo; capacidad que está determinada por los conocimientos, destrezas, habilidades, valores, actitudes y aptitudes que debe poseer y demostrar el empleado público
COMPETENCIAS FUNCIONALES:  Las competencias funcionales precisarán y detallarán lo que debe estar en capacidad de hacer el empleado para ejercer un cargo y se definirán una vez se haya determinado el contenido funcional de aquel.
COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES:  Se refieren a las actitudes, los valores, los intereses, las motivaciones y las características de personalidad con que los servidores públicos cumplen sus funciones.
ESTUDIOS: Se entiende por estudios los conocimientos académicos adquiridos en instituciones públicas o privadas, debidamente reconocidas por el Gobierno Nacional, correspondientes a la educación básica primaria, básica secundaria, media vocacional; superior en los programas de pregrado en las modalidades de formación técnica profesional, tecnológica y profesional, y en programas de postgrado en las modalidades de especialización, maestría, doctorado y postdoctorado
EXPERIENCIA PROFESIONAL: Es la adquirida a partir de la terminación y aprobación del pensum académico de la respectiva formación profesional, en el ejercicio de las actividades propias de la profesión o disciplina académica exigida para el desempeño del empleo.
EXPERIENCIA RELACIONADA: Es la adquirida en el ejercicio de empleos o actividades que tengan funciones similares a las del cargo a proveer.
EXPERIENCIA LABORAL: Es la adquirida con el ejercicio de cualquier empleo, ocupación, arte u oficio
EXPERIENCIA DOCENTE: Es la adquirida en el ejercicio de las actividades de divulgación del conocimiento obtenida en instituciones educativas debidamente reconocidas.
DERECHO DE PREFERENCIA: Es un derecho instituido a favor de quienes se encuentran inscritos en carrera administrativa, para ser encargados en los empleos de carrera administrativa vacantes de forma definitiva o temporal, siempre que acrediten los requisitos.
RECLUTAMIENTO DE PERSONAL: Se entiende como la actividad cuyo objeto es atraer candidatos, para el desarrollo de un proceso de selección orientado a satisfacer  una necesidad de talento humano acorde con la necesidad del cargo
ENTREVISTA:  La entrevista es una forma de conversación a través de la cual, el analista recopila datos que permiten corroborar los rasgos de personalidad y las condiciones socio-emocionales del aspirante, cotejando de esta manera, la coherencia entre las competencias requeridas por el cargo y las del candidato que está aplicando. En esta se involucran elementos o interrogantes con intencionalidad clara y profunda. 
NOMBRAMIENTO:  Acto mediante el cual la administración manifiesta la voluntad de querer vincular a una persona natural a la planta administrativa de la institución. 
POSESIÓN:  Acto formal que tiene por objeto, que el particular que va a ingresar a la planta administrativa de la institución, se compromete a cumplir los deberes y obligaciones que le impone el cargo de acuerdo con la Constitución y la ley.
ENCARGO: Hay encargo cuando se designa temporalmente a un empleado para asumir, total o parcialmente las funciones de otro empleo vacante por falta temporal o definitiva de su titular, desvinculándose o no de las propias de su cargo.
VINCULACIÓN:   Relación legal y reglamentaria a través del nombramiento y posesión en un cargo. 
EMPLEOS TEMPORALES: Modalidad de empleos de los servidores públicos, que tiene un carácter eminentemente excepcional, que les permite a las entidades Estatales crear o establecer en sus plantas de personal empleos de carácter temporal o transitorio, no tiene la categoría de carrera administrativa ni tampoco de libre nombramiento y remoción
SUPERNUMERARIOS: Son auxiliares de la Administración vinculados a ella de manera temporal para actividades de carácter netamente transitorio, por un término que no podrá exceder seis (6) meses.

POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN

 

GENERALIDADES

 

CLASIFICACIÓN DE LOS EMPLEOS

De acuerdo con lo previsto en la Constitución Política y la ley, hacen parte de la función pública los siguientes empleos públicos:

  • Empleos públicos de carrera
  • Empleos públicos de libre nombramiento y remoción
  • Empleos de período fijo 

 

NIVELES EN QUE SE CLASIFICAN LOS EMPLEOS

 Según la naturaleza de sus funciones, la índole de sus responsabilidades y los requisitos exigidos para su desempeño, los empleos de la Universidad de Caldas se clasifican en los siguientes niveles jerárquicos (artículo 9 del Acuerdo Nº 014 de 2010).

  • Directivo
  • Asesor
  • Profesional
  • Técnico
  • Asistencial

 VACANTES

 Se refiere a los empleos de la Universidad de Caldas que no cuentan con un empleado titular con derechos de carrera administrativa o de libre nombramiento y remoción, por alguna de las situaciones: 

  • Por renuncia regularmente aceptada. 
  • Retiro por haber obtenido la pensión de jubilación o vejez. 
  • Por invalidez absoluta.
  • Por edad de retiro forzoso.
  • Por muerte.

 Vacante definitiva pero no disponible:  Son los cargos de la universidad que no cuentan con un titular con derechos de carrera administrativa, pero están ocupados así: 

  • En provisionalidad. 
  • Encargo del cargo por empleados de carrera administrativa. 
  • Comisión para desempeñar un cargo de libre nombramiento y remoción.

 Vacante definitiva disponible: Son los cargos de la universidad que no cuentan con un titular con derechos de carrera, no están provistos en provisionalidad o bajo la situación administrativa de encargo.  

 Vacante temporal: Cuando el empleo tiene un titular, pero está separado temporalmente del cargo, porque se encuentra en cualquiera de las siguientes situaciones administrativas:

  • Vacaciones.
  • Licencia.
  • Permiso remunerado.
  • Comisión, salvo en la de servicios al interior.
  • Encargado por derecho de preferencia, separándose de las funciones del empleo del cual es titular.
  • Suspendido en el ejercicio del cargo por decisión disciplinaria, fiscal o judicial.
  • Período de prueba en otro empleo de carrera. 

 

1. PROVISIÓN DE LOS EMPLEOS

 

Categorías para la provisión de empleo: 

  • Nombramiento Empleos de Carrera Administrativa
  • Nombramiento cargos Libre Nombramiento y Remoción
  • Nombramiento en comisión para desempeñar un cargo de Libre Nombramiento y Remoción
  • Nombramientos Provisionales
  • Nombramiento Planta Temporal
  • Supernumerarios



1.1. PROVISIÓN DE EMPLEO DE CARRERA ADMINISTRATIVA

 

La provisión de los empleos de carrera se hará mediante concurso público de méritos, cuyas pautas generales están previstas en el Acuerdo Nº 014 de 2010 Estatuto de Carrera Administrativa Universitaria. El nombramiento se efectuará en período de prueba mediante resolución rectoral.

1.1.1. DERECHO DE PREFERENCIA PARA EMPLEADOS DE CARRERA ADMINISTRATIVA

 

El derecho de preferencia se refiere a la prioridad que tienen los empleados de carrera administrativa para ser encargados en un empleo vacante, mientras se adelanta el concurso de méritos para proveerlo de manera definitiva.

Es importante mencionar que cuando exista una vacante en la Universidad, lo primero que se debe es realizar derecho preferencia para desempeñar el cargo bajo la situación administrativa de encargo.

 

  • Características del derecho de preferencia

 Aplica a empleados con derechos de carrera quienes ocupen un cargo inferior al que se va a proveer.

 

  • Condiciones para ejercerlo

 Cumplir con lo dispuesto en Manual Especifico de Funciones y competencias laborales vigente y el artículo 24 de la Ley 909 de 2004 que señala lo siguiente:

  “Encargo. Mientras se surte el proceso de selección para proveer empleos de carrera administrativa, y una vez convocado el respectivo concurso, los empleados de carrera tendrán derecho a ser encargados de tales empleos si acreditan los requisitos para su ejercicio, poseen las aptitudes y habilidades para su desempeño, no han sido sancionados disciplinariamente en el último año y su última evaluación del desempeño sea sobresaliente...”  

Encargos para empleados de Carrera Administrativa en Planta Global y en Planta Temporal: 

  •  La Oficina de Gestión Humana informará a los empleados inscritos en carrera administrativa a través de correo electrónico y publicación en cartelera de la Oficina de Gestión Humana que se adelantará el proceso para proveer un cargo vacante bajo la figura de encargo, en virtud del derecho de preferencia. 
  •  Los empleados de carrera  interesados deberán manifestar por escrito al correo electrónico: seleccion@ucaldas.edu.co, dentro de los plazos establecidos por la Oficina de Gestión Humana en el derecho de preferencia enviado.
  •  La Oficina de Gestión Humana realiza la verificación del cumplimiento de requisitos conforme al Manual de Funciones y Competencias Laborales vigente y lo establecido en el artículo 24 de la Ley 909 de 2004, modificado por el artículo 1º de la Ley 1960 de 2019.  utilizando el formato correspondiente.
  •  Completada la verificación, se informa al Rector sobre el cumplimiento de los requisitos de los servidores públicos inscritos. Posteriormente tras la decisión del Rector, se procede a formalizar el encargo, para lo cual se requiere:

 

      a). Solicitar al empleado de carrera administrativa la siguiente documentación para la actualización de la historia laboral. 

  • Formato para solicitar autorización para la consulta de inhabilidades por delitos sexuales contra niños, niñas y adolescentes.
  • Certificado del REDAM (Registro de Deudores Alimentarios Morosos)
  • Formato de declaración de inhabilidades e incompatibilidades.

       b.) Solicitar al grupo interno de nómina y compensación las actualizaciones de afiliación en el sistema general de seguridad social (salud, pensión, cesantías y ARL). 

       c). Proyectar la resolución de encargo por parte de la Oficina de Gestión Humana, y remitirlas a Rectoría para su respectiva revisión y firma.

       d). Una vez recibido el acto administrativo firmado por el Rector, notificar al funcionario para su firma.

       e). Registrar en el sistema de información SARA WEB la información del encargo, una vez firmados y notificados los respectivos actos administrativos.

       f). Reportar como novedad el encargo del empleado de carrera administrativa a las siguientes dependencias: Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, Grupo Interno de Gestión Documental, Grupo Interno de Nómina y Compensación.



1.2. PROVISIÓN DE CARGOS DE LIBRE NOMBRAMIENTO Y REMOCIÓN:

 

Los cargos de libre nombramiento y remoción son empleos públicos que no pertenecen a la carrera administrativa y la provisión y retiro se realizan por decisión discrecional del Rector. Esto significa que la persona puede ser nombrada o retirada sin necesidad de motivar la decisión, siempre que se respete el principio de buen servicio público y no se incurra en desviación de poder.

 

Estos cargos obedecen a los siguientes criterios:

  • Los de dirección, conducción y orientación institucionales, cuyo ejercicio implica la adopción de políticas o directrices universitarias, conforme al Manual de Funciones.
  • Los empleos cuyo ejercicio implica confianza, funciones de asesoría institucional, asistenciales o de apoyo.
  • Administración y el manejo directo de bienes, dineros y/o valores del Estado.
  • Los de Secretarios de Facultad.

 Es discrecional del Rector decidir quién ocupará el cargo en razón a la confianza en el aspirante o podrá decidir proveer el cargo a través de la situación administrativa comisión para desempeñar un cargo de libre nombramiento y remoción nombrando allí un empleado de carrera, que cumplan los requisitos y el perfil para su desempeño. 

 Una vez definido el aspirante, el Rector comunica a la Oficina de Gestión Humana el nombre del candidato para:

  • Verificar el cumplimiento de los requisitos establecidos en el Manual de Funciones y Competencias Laborales vigente.
  • Gestionar el proceso de vinculación conforme a la normativa vigente.

 

Nombramiento para desempeñar cargos en comisión de LNR para empleados de Carrera Administrativa: 

  • La Oficina de Gestión Humana realiza la verificación del cumplimiento de requisitos por parte del empleado de carrera administrativa establecidos en el Manual de Funciones y Competencias Laborales vigente y el Artículo 26 de la Ley 909 de 2004, utilizando el formato correspondiente.
  •  Una vez completada la verificación, se informa al Rector sobre el cumplimiento de los requisitos del empleado de carrera. Posteriormente, tras la decisión del Rector, se procede a formalizar la vinculación para lo cual se requiere:

       a).Solicitar al empleado de carrera administrativa la siguiente documentación para la actualización de la historia laboral. 

  • Formato para solicitar autorización para la consulta de inhabilidades por delitos sexuales contra niños, niñas y adolescentes.
  • Certificado del REDAM (Registro de Deudores Alimentarios Morosos)
  • Formato de declaración de inhabilidades e incompatibilidades.

       b). Solicitar al grupo interno de nómina y compensación las actualizaciones de afiliación en el sistema general de seguridad social (salud, pensión, cesantías y ARL). 

      c). Proyectar la resolución de nombramiento y acta de posesión por parte de la Oficina de Gestión Humana y enviarla a Rectoría para su respectiva revisión y firmas.

      d). Una vez se recibe el acto administrativo firmado por el Rector, se notifica al funcionario para firma.

      e). Por último, se reporta como novedad, la comisión del funcionario de carrera a las siguientes dependencias o áreas: Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, Grupo Interno de Gestión Documental, Grupo Interno de trabajo de nómina.

Nombramiento en un cargo de LNR:

  •  La Oficina de Gestión Humana realiza la verificación del cumplimiento de requisitos conforme al Manual de Funciones y Competencias Laborales vigente, utilizando el formato correspondiente.
  •  Una vez completada la verificación, se informa al Rector sobre el cumplimiento de los requisitos del aspirante. Posteriormente, tras la decisión del Rector, se procede a formalizar la vinculación, para lo cual se requiere:

      a). Solicitar al aspirante la documentación establecida en el Formato “Lista de Documentos Historia Laboral” (Código R-3186-I-GH-488), la cual permite complementar el expediente laboral y efectuar la verificación de antecedentes judiciales, fiscales, disciplinarios,

           entre otros.

      b).  Solicitar la creación de la hoja de vida web en el sistema de información SARA WEB y en el sistema Admiarchi, a través del área de Historias Laborales.

      c). Solicitar al Grupo Interno de Nómina y Compensación la afiliación al Sistema General de Seguridad Social (salud, pensión, cesantías y ARL).

      d). Proyectar la resolución de nombramiento y el acta de posesión por parte de la Oficina de Gestión Humana, y remitirlas a Rectoría para su respectiva revisión y firma.

      e). Una vez recibido el acto administrativo firmado por el Rector, notificar al funcionario para su firma.

      f). Registrar en el sistema de información SARA WEB la información del funcionario y la vacante, una vez firmadas el acta de posesión y la notificación.

      g). Reportar como novedad el ingreso del nuevo servidor público a las siguientes dependencias: Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, Grupo Interno de Gestión Documental, Grupo Interno de Nómina y Compensación.

      h). Programar la fecha para el proceso de inducción.

 

1.3 PROVISIÓN DE EMPLEO EN PROVISIONALIDAD

 El nombramiento provisional es un mecanismo temporal para cubrir vacantes definitivas en cargos de carrera, mientras se adelanta el concurso de méritos.

 Los nombramientos provisionales proceden en los siguientes casos:

  • Vacancia definitiva de un empleo y mientras se realiza el concurso público de méritos.
  • En caso de vacancia temporal, cuando el empleo de carrera, el titular de éste se encuentre en situación administrativa que implique separación temporal del mismo.
  • Cuando el empleo no fuere posible proveerlo mediante encargo (derecho de preferencia) con empleados de carrera.

 La Oficina de Gestión Humana identifica la vacante existente en la planta.  Si el empleo no puede ser provisto mediante encargo (derecho de preferencia), para la selección de candidatos se tendrá en cuenta las siguientes opciones:

  • Discrecionalidad del Rector: El Rector podrá sugerir hojas de vida para revisión.
  • Personal Vinculado con la Universidad de Caldas: Se podrá considerar personal que tenga vínculo laboral o contractual con la Universidad de Caldas que cumplan con los requisitos mínimos del cargo.
  • Fuentes externas: Se podrá acudir a la información almacenada en el correo electrónico hojasdevida@ucaldas.edu.co.

Una vez definido el aspirante, el Rector comunica a la Oficina de Gestión Humana el nombre del candidato para:

  • Verificar el cumplimiento de los requisitos establecidos en el Manual de Funciones y Competencias Laborales vigente.
  • Gestionar el proceso de vinculación conforme a la normativa vigente.

Nombramiento en Provisionalidad:

  • La Oficina de Gestión Humana realiza la verificación del cumplimiento de requisitos conforme al Manual de Funciones y Competencias Laborales vigente, utilizando el formato correspondiente.
  •  Una vez completada la verificación, se informa al Rector sobre el cumplimiento de los requisitos del aspirante. Posteriormente, tras la decisión del Rector, se procede a formalizar la vinculación, para lo cual se requiere:

 

      a). Solicitar al aspirante la documentación establecida en el Formato “Lista de Documentos Historia Laboral” (Código R-3186-I-GH-488), la cual permite complementar el expediente laboral y efectuar la verificación de antecedentes judiciales, fiscales, disciplinarios,

          entre otros.

      b). Solicitar la creación de la hoja de vida web en el sistema de información SARA WEB y en el sistema Admiarchi, a través del área de Historias Laborales.

     c). Solicitar al Grupo Interno de Nómina y Compensación la afiliación al Sistema General de Seguridad Social (salud, pensión, cesantías y ARL).

     d). Proyectar la resolución de nombramiento y el acta de posesión por parte de la Oficina de Gestión Humana, y remitirlas a Rectoría para su respectiva revisión y firma.

     e). Una vez recibido el acto administrativo firmado por el Rector, notificar al funcionario para su firma.

     f). Registrar en el sistema de información SARA WEB la información del funcionario y la vacante, una vez firmadas el acta de posesión y la notificación.

     g). Reportar como novedad el ingreso del nuevo servidor público a las siguientes dependencias: Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, Grupo Interno de Gestión Documental, Grupo Interno de Nómina y Compensación.

     h). Programar la fecha para el proceso de inducción

1.4 PROVISIÓN DE EMPLEO EN PLANTA TEMPORAL

 

La creación de una planta temporal para la Universidad de Caldas surge como respuesta al incremento en las solicitudes de vinculación de funcionarios para labores administrativas por parte de las diferentes dependencias. 

El procedimiento se desarrolla así:

     a). Convocatoria pública: Si ningún funcionario de carrera administrativa cumple los requisitos o manifiesta interés en el encargo, la provisión se efectúa mediante convocatoria pública publicada en la página web institucional.

     b). Listas de selección: Conformadas por las personas que participaron la convocatoria pública, y que cumplen los requisitos para ocupar el cargo.

 Una vez identificada la vacante, la Oficina de Gestión Humana realizará una convocatoria pública para el cargo perteneciente a la planta temporal, conforme a lo establecido en el Acuerdo 20 de 2019 y sus modificaciones.

 La convocatoria podrá desarrollarse en una única fase o fase I y II, según la denominación y grado del cargo:

  • ÚNICA FASE: Para cargos de Auxiliar Administrativo código 4044 grado 18 y Auxiliar Técnico Código 3054  grado 10, que no aplican al derecho de preferencia.
  • FASE I:  Proceso de selección de empleados de la Universidad de Caldas, inscritos en carrera administrativa que cumplen con los requisitos establecidos para acceder al empleo convocado mediante la figura de Encargo.  Para los cargos con denominación y grado superior a Auxiliar Administrativo código 4044 grado 18 y Auxiliar Técnico Código 3054 grado 10. 
  • FASE II: Proceso de selección con libre concurrencia, donde se tomarán criterios objetivos de evaluación para garantizar los principios de eficacia, imparcialidad y mérito. 

 

Nombramiento en la Planta Temporal:

 Después de surtido el cronograma de la convocatoria y teniendo ya la lista definitiva se procede a formalizar la vinculación para lo cual se requiere:

      a). Solicitar al aspirante la documentación establecida en el Formato “Lista de Documentos Historia Laboral” (Código R-3186-I-GH-488), la cual permite complementar el expediente laboral y efectuar la verificación de antecedentes judiciales, fiscales, disciplinarios, entre otros.

      b). Solicitar la creación de la hoja de vida web en el sistema de información SARA WEB y en el sistema Admiarchi, a través del área de Historias Laborales.

      c). Solicitar al Grupo Interno de Nómina y Compensación la afiliación al Sistema General de Seguridad Social (salud, pensión, cesantías y ARL).

      d). Proyectar la resolución de nombramiento y el acta de posesión por parte de la Oficina de Gestión Humana, y remitirlas a Rectoría para su respectiva revisión y firma.

      e). Una vez recibido el acto administrativo firmado por el Rector, notificar al funcionario para su firma.

      f). Registrar en el sistema de información SARA WEB la información del funcionario y la vacante, una vez firmadas el acta de posesión y la notificación.

      g). Reportar como novedad el ingreso del nuevo servidor público a las siguientes dependencias: Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, Grupo Interno de Gestión Documental, Grupo Interno de Nómina y Compensación.

      h). Programar la fecha para el proceso de inducción

1.5  SUPERNUMERARIOS: 

Cuando se requiera atender una necesidad ocasional o ejecutar una labor específica que no pueda ser asumida con personal de planta, se vinculará personal supernumerario para desarrollar actividades de carácter transitorio y afines a las funciones de un cargo del mismo nivel y con funciones similares a las que se encuentran en planta administrativa, en virtud del manual de funciones vigente.  Adicional a ello se puede acudir a esta figura para cubrir licencias de maternidad, paternidad o licencias no remuneradas. 

Vinculación Supernumerarios:

  • Las dependencias deben enviar a la Rectoría con copia a la Oficina de Gestión Humana la solicitud de vinculación de supernumerario, donde se justifique la necesidad y se relacionen las actividades a desarrollar por la persona a vincular, con fecha de inicio y de fin de las actividades a desarrollar.
  •  Una vez que el Rector revise y conceda el visto bueno, autoriza a la Oficina de Gestión Humana para lo siguiente:

            - Verificar el cumplimiento de los requisitos establecidos.

           - Gestionar el proceso de vinculación conforme a la normativa vigente.

La Oficina de Gestión Humana realiza la verificación del cumplimiento de los requisitos, conforme al Manual de Funciones y Competencias Laborales vigente, asegurando que correspondan a un cargo del mismo nivel y con funciones similares a las que se encuentran en la planta administrativa.

 Una vez completada la verificación, se procede a formalizar la vinculación para lo cual se requiere:

      a). Solicitar al aspirante la documentación establecida en el Formato “Lista de Documentos Historia Laboral” (Código R-3186-I-GH-488), la cual permite complementar el expediente laboral y efectuar la verificación de antecedentes judiciales, fiscales, disciplinarios, entre otros.

      b). Solicitar la creación de la hoja de vida web en el sistema de información SARA WEB y en el sistema Admiarchi, a través del área de Historias Laborales.

      c). Solicitar al Grupo Interno de Nómina y Compensación la afiliación al Sistema General de Seguridad Social (salud, pensión, cesantías y ARL).

      d). Proyectar la resolución de vinculación por parte de la Oficina de Gestión Humana, y remitirlas a Rectoría para su respectiva revisión y firma.

      e).Una vez recibido el acto administrativo firmado por el Rector, notificar al funcionario para su firma.

      f). Registrar en el sistema de información SARA WEB la información del supernumerario, una vez firmada la notificación.

      g). Reportar como novedad el ingreso del supernumerario a las siguientes dependencias: Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, Grupo Interno de Gestión Documental, Grupo Interno de Nómina y Compensación.

OBSERVACIONES GENERALES:

 

  1. Se podrán realizar pruebas de conocimientos generales, específicos, psicotécnicas y/o evaluación de planes de acción, según las funciones del cargo y el grado de exigencia en competencias y habilidades requeridas.
  2. Cuando se considere necesario, el Jefe de la Oficina de Gestión Humana realizará la entrevista y, si lo estima conveniente, invitará al Jefe de la Dependencia. La entrevista tiene como objetivo evaluar y perfilar las competencias diferenciadoras que aseguren un desempeño óptimo.

FORMATOS REQUERIDOS PARA EL PROCESO DE VINCULACIÓN

 

 

 

 

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No. Actividad Responsable Descripción
1 Inicio.    
2 Identificar la vacante Jefe Oficina de Gestión Humana

La Oficina de Gestión Humana identifica la vacante existente en la planta, producto de las causales de retiro del servicio, establecidas en el artículo 45 del Acuerdo 014 del 2010. 


Tiempo: Cuando se presente la causal de retiro.
3 Convocar a derecho de preferencia Jefe Oficina de Gestión Humana

La Oficina de Gestión Humana informará a los empleados inscritos en carrera administrativa a través de correo electrónico y publicación en cartelera de la Oficina de Gestión Humana que se adelantará el proceso para proveer un cargo vacante bajo la figura de encargo, en virtud del derecho de preferencia

Tiempo: 4 días hábiles


Ver Políticas y condiciones provisión de empleos.


Registro(Documento de invitación a derecho de preferencia)
4 Seleccionar aspirante para cubrir vacante Rector - Jefe Oficina de Gestión Humana

Encargo- Derecho de Preferencia:

Si algún funcionario inscrito en carrera administrativa manifiesta el interés de ocupar la vacante y acredita los requisitos para su ejercicio, posee las aptitudes y habilidades para su desempeño, no han sido sancionados disciplinariamente en el último año y su última evaluación del desempeño sea sobresaliente.
 
Cargos de Libre Nombramiento y Remoción:
Para los cargos de libre nombramiento y remoción, es discrecional del Rector decidir quién ocupará el cargo, en razón a la confianza en el aspirante o también se podrá decidir proveer el cargo a través de la situación comisión para desempeñar un cargo de libre nombramiento y remoción nombrando allí un empleado de carrera, que cumplan los requisitos y el perfil para su desempeño.

Nombramiento en Provisionalidad:
De no existir interés por parte de los servidores públicos de carrera administrativa, el cubrimiento de la vacante queda a discrecionalidad del Rector el respectivo nombramiento y posesión, para la ocupación de la respectiva vacante, quedando en un nombramiento provisional

Planta Temporal:
Se realizará una convocatoria pública para el cargo perteneciente a la planta temporal, conforme a lo establecido en el Acuerdo 20 de 2019 y sus modificaciones.

Ver Políticas y condiciones provisión de empleos.
5 Verificar Requisitos Profesional Universitario Oficina de Gestión Humana

La Oficina de Gestión Humana realiza la verificación del cumplimiento de requisitos conforme al Manual de Funciones y Competencias Laborales vigente y lo establecido en el artículo 24 y 25 de la Ley 909 de 2004, modificado por el artículo 1º de la Ley 1960 de 2019,  para los encargos y comisiones.

Completada la verificación, se informa al Rector sobre el cumplimiento de los requisitos de los servidores públicos inscritos. Posteriormente tras la decisión del Rector, se procede a formalizar el encargo, la comisión o la vinculación.

Tiempo: un día 


Ver Registro(Formato para la verificación de requisitos para vinculación o encargo)
6 Realizar entrevista Jefe de Gestión Humana

En caso de requerirse realizar una entrevista el Jefe de la Oficina de Gestión Humana hará la entrevista y, si lo estima conveniente, podrá invitar al Jefe de la Dependencia donde se encuentra la vacante a proveer. 


Tiempo: Según programación
7 Seleccionar candidato Rector - Profesional Universitario Oficina de Gestión Humana

De acuerdo con los resultados del proceso, se selecciona el candidato que cumpliendo los requisitos mínimos cuenta con las competencias requeridas para el cargo. Se informa al interesado sobre su nombramiento. 


Tiempo: hasta cinco días.


Registro(Correo electrónico)
8 Revisar entidades externas del aspirante Profesional Universitario Oficina de Gestión Humana

Mediante formato se solicita información de las entidades externas donde el aspirante informe las vinculaciones a seguridad social, cuentas bancarias, sistema tributario.


Ver Registro(Formato información sobre entidades externas)
9 Recepcionar y verificar documentos Profesional Universitario Oficina de Gestión Humana

Se le solicita y se verifica los documentos que deben ser aportados para iniciar el proceso de vinculación, según la lista de chequeo de documentos.

Tiempo: En el momento que se requiera.


Ver Registro(Formato lista de documentos historia laboral)
10 Verificar antecedentes y Declaración de inhabilidades e incompatibilidades Profesional Universitario Oficina de Gestión Humana

Se realiza verificación de:

  • Antecedentes Fiscales
  • Antecedentes Disciplinarios
  • Antecedentes Judiciales
  • Medidas correctivas
  • Inhabilidades impuestas por delitos sexuales cometidos contra menores de edad. Ley 1918 de 2018
  • Registro de Deudores Alimentarios Morosos - REDAM 
  • Declaración de inhabilidades e incompatibilidades.     

Tiempo: En el momento que se requiera.


Registro(Certificados de antecedentes y formatos)
11 Activación y registro en la Plataforma SIGEP II Personal para vincular y Profesional Universitario Oficina de Gestión Humana

LNR, Provisionales y Planta Temporal

Una vez informado el interesado, la Oficina de Gestión Humana activa a la persona en la plataforma del SIGEP II para que se realice el registro.
Una vez activado el nuevo funcionario debe realizar el registro de la su hoja de vida y declaración de bienes y rentas de ingreso.


Tiempo: En el momento que se requiera


Registro(Formato Hoja de Vida Función Pública, y Bienes y Rentas)
12 Declarar conflicto de intereses Funcionario del Nivel Directivo

Únicamente para servidores públicos de Nivel Directivo:
Al momento de posesionarse, ejercer y retirarse del cargo los servidores públicos del nivel directivo de la Universidad deberán durante y al término del ejercicio de la función pública, identificar y declarar el conflicto de intereses para lo cual deben diligenciar el formato de conflicto de intereses. 


Así mismo debe registrarse y declarar en el Aplicativo por la Integridad Pública bienes y rentas e impuesto sobre la renta y complementarios y conflictos de interés (Ley 2013 de 2019).


Tiempo: Cuando se posesione, al ejercer y/o al retirarse del cargo


Ver Registro(Formato conflicto de intereses para el nivel directivo de la Universidad)
13 Solicitar la creación como tercero, en el sistema financiero Profesional Universitario y Oficina de Gestión Humana

Si la persona que no ha tenido vínculo laboral con la Universidad de Caldas, se envía copia del Rut a la Oficina Financiera con el fin de ser creado como un tercero en el Sistema Financiero.
14 Solicitar las afiliaciones o actualizaciones de Seguridad Social Auxiliar Administrativo Oficina de Gestión Humana

Una vez reportada la información se procede a realizar la afiliación o actualizaciones a la seguridad social (salud, pensión, caja de compensación familiar y ARL)
15 Crear o actualizar la información de la Hoja de Vida Web Auxiliar Administrativo Oficina de Gestión Humana.

Se procede a crear o actualizar hoja de vida web en el sistema de información SARA WEB y en Admiarchi, ingresando la información básica correspondiente a datos personales y formación académica.


Tiempo: 2 días


Registro(Hoja de vida Web en los sistemas de información)
16 Elaboración de acto administrativo de nombramiento y posesión Auxiliar Administrativo y Profesional Universitario Oficina de Gestión Humana - Rector

Se proyecta la resolución de nombramiento y acta de posesión por parte de la Oficina de Gestión Humana y se envían a Rectoría para su respectiva revisión y firmas. Seguidamente se notifica al servidor público. 


Tiempo: tres días hábiles. 

Registro: Resolución de nombramiento, acta de posesión y notificación


Ver Registro(Formato de notificación de actos administrativos)
17 Ingresar información en SARA Técnico Administrativo Oficina de Gestión Humana

Una vez firmada el acta de posesión y la notificación se ingresan la información del funcionario y de la vacante en el sistema de información SARA, y proceder con los trámites de nómina.

Tiempo: Dos días hábiles.


Registro(Sistema SARA)
18 Reporte del ingreso de un nuevo servidor público, como novedad administrativa. Profesional Universitario Oficina de Gestión Humana

Se reporta como novedad el ingreso de un nuevo servidor público a las siguientes dependencias o áreas: Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, Grupo Interno de Gestión Documental, área de nómina.
19 Fin    

REGISTROS DEL DOCUMENTO
Nombre del Registro Resp. Almacena. Cod.Registro SIG
Certificados de antecedentes y formatos
OFICINA DE GESTIÓN HUMANA
--
Correo electrónico
SEGUN DEPENDENCIA PRODUCTORA
-ASUNTO
Documento de invitación a derecho de preferencia
OFICINA DE GESTIÓN HUMANA
--
Formato Hoja de Vida Función Pública, y Bienes y Rentas
OFICINA DE GESTIÓN HUMANA
--
Formato conflicto de intereses para el nivel directivo de la Universidad
SECCION DE PERSONAL
R-3176-I-GH-935-
Formato de notificación de actos administrativos
OFICINA DE GESTIÓN HUMANA
R-3651-P-GH-36-
Formato información sobre entidades externas
OFICINA DE GESTIÓN HUMANA
R-3233-P-GH-36-
Formato lista de documentos historia laboral
OFICINA DE GESTIÓN HUMANA
R-3186-I-GH-488-
Formato para la verificación de requisitos para vinculación o encargo
OFICINA DE GESTIÓN HUMANA
R-3617-P-GH-36-
Hoja de vida Web en los sistemas de información
OFICINA DE GESTIÓN HUMANA
--
Sistema SARA
OFICINA DE GESTIÓN HUMANA
--

NORMATIVIDAD Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Normatividad Interna
NúmeroAñoDescripciónConsultar
No se encontró información 
05952016POR LA CUAL SE ADOPTA EL MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES PARA EMPLEADOS DE LA PLANTA DE PERSONAL DE LA UNIVERSIDAD DE CALDAS.
0142010POR MEDIO DEL CUAL SE EXPIDE EL ESTATUTO ADMINISTRATIVO Y DE CARRERA DE LA UNIVERSIDAD DE CALDAS
No se encontró información 
No se encontró información 
 
Normatividad Externa
NormaAñoDescripciónEmitida PorObservacionesConsultar
LEY 909 2004por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia publica y se dictan otras disposiciones CONGRESO DE LA REPÚBLICA 
DECRETO 815 DE 20182018Por el cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Único Reglamentario del Sector de Función Pública, en lo relacionado con las competencias laborales generales para los empleos públicos de los distintos niveles jerárquicosDepartamento Administrativo de la función pública 
DECRETO 1083 DE 20152015DECRETO ÚNICO REGLAMENTARIO DEL SECTOR DE FUNCIÓN PUBLICACONGRESO DE LA REPÚBLICA 
LEY 25392005Por el cual se establecen las competencias laborales generales para los empleos públicos de los distintos niveles jerárquicos de las entidades a las cuales se aplican los decretos ley 770 y 785 de 2005.PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA 


ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
Luz Marina Álvarez Zambrano Profesional Universitario Oficina de Gestión Humana JEFE DE OFICINA ASESORA - JEFE DE OFICINA -

HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN
ORIGEN DE LOS CAMBIOS
FECHA
22Se realiza una nueva versión del procedimiento para actualizar Formato solicitud autorización para la consulta de inhabilidades por delitos sexuales contra niños, niñas y adolescentes y Formato declaración de inhabilidades e incompatibilidades Gestión Humana.2026-02-04
21Se actualiza a una nueva versión con el fin de reorganizar en Políticas y Condiciones subapartados temáticos (clasificación de empleos, niveles, provisión de cargos etc.), lo que mejora la claridad y facilita la comprensión del proceso.
Asimismo, se ajustaron los pasos existentes en la Descripción de la Actividad, completando el flujograma con un total de 17 pasos secuenciales.
Cada paso incluye tiempos, responsables y registros específicos, garantizando mayor precisión en la ejecución. Además, se incorporó el formato de notificación R-3181-PGH-36, fortaleciendo la trazabilidad y el control del proceso.
2026-01-19
20Se requiere modificar el procedimiento para adicionar lo concerniente a la Declaración de Inhabilidades e Incompatibilidades.2025-07-27
19Se corrige formato de información sobre entidades externas2024-10-31
18Se complementa contenido del paso 9 incluyendo la revisión de medidas correctivas y el certificado REDAM. Así mismo, se agregan formatos2024-10-31
17Se solicita cambiar en el paso 8 el formato información sobre entidades externas actualizado a versión 2. “Formato Información Sobre Entidades Externas", debido a que una vez revisado dicho formato, se evidenció que no contiene aspectos importantes para el registro del sistemas SARA WEB.2024-08-06
16Se modifica el formato de autorización de delitos sexuales. 2024-05-10
15Se adiciona al flujograma el paso 10 - declarar conflicto de intereses y se incorpora el Formato conflictos de intereses.2023-07-04
14Ingreso del formato información sobre entidades externas en el paso 8 del flujograma.2023-06-21
13Se modifica el paso 9 del flujograma. Incluir en el paso 9 “Verificar antecedentes y realizar afiliaciones” del procedimiento mencionado el formato autorización de consulta de inhabilidades por delitos sexuales contra niños, niñas y adolescentes, versión 1.2022-10-14
12Se cambia el nombre, se ajustan el objeto y alcance, se elimina en responsables un dato que no era acorde al proceso, se incluyó un nuevo responsable y se ajustan las responsabilidades de cada uno.

Se realizan cambios en algunas definiciones, se complementa la descripción de las políticas y condiciones de operación.

En el flujograma se ajustan y agregan actividades y se incorpora el formato de lista de notificación.
2022-10-11
11Se ajustan las condiciones y políticas de operación, por la contingencia de salud pública que generó la COVID - 19 y con la estrategia de trabajo en casa, algunos ajustes se realizan de manera temporal mientras se mantenga la contingencia. 2020-10-28
10Modernización de la imagen del SIG2019-10-16
9Se ajustará el objetivo del procedimiento, se dará claridad a la secuencia entre los pasos del mismo y se cambiarán los formatos destinados a evidenciar la verificación realizada para un posible nombramiento.2018-06-01
8Se hace modificación en item de información: Alcance, Definiciones, Términos, vinculación.
En el flujograma se ingresa formato en el punto 2: para la solicitud de personal para cubrimiento de vacante.
Se ingresa formato en el punto 4: De verificación de requisitos mínimos de candidatos para cubrir una vacante.
2016-05-20
7(Cuando se vaya a realizar selección interna, se debe surtir el procedimiento para la designación de encargos a funcionarios de carrera administrativa, procedimiento establecido desde la Comisión de Personal). Inicia con la solicitud del cargo a proveer por parte de los ordenadores del gasto, incluida la vinculación del nuevo funcionario a través de los procesos de nombramiento y posesión del cargo. Esta parte del documento se suprime.2016-02-19
6Se eliminan los últimos dos pasos del procedimiento debido a que pertenecen a otro instructivo.2014-04-21
5Se elimina todo lo concerniente a retiro de la institución debido a que pasa a ser un instructivo.2014-02-25
4Integrar los procedimientos de selección y vinculación de personal, obedeciendo a la política del SIG.

Se integran los siguiente documentos:

I-GH-514
P-GH-513
2013-11-19
3Se ajusta el objetivo, el alcance, las generalidades y algunos pasos del flujograma.

El formato para análisis de perfil de cargo por requisición pasa de la actividad 2 al paso 3 ya que se considera que se debe diligencia en la Oficina de Gestión Humana.

Se modifica el paso 4, incluyendo la aprobación del requerimiento e inicio de convocatoria.

Se organizan los tiempos de verificación de requisitos, de reclamaciones, de respuesta a las reclamaciones, del desarrollo de las pruebas y hasta finalizar el proceso, conforme con los especificados en la convocatoria.

Se traslado el paso 8 al 5, relacionado con la proyección y firma de la convocatoria.		2012-11-06
2Se sintetiza el objetivo del procedimiento.

Se ajusta el nombre del procedimiento eliminando del nombre ´"por prestación de servicios".

Se elimina de las definiciaciones la palabra y definición de referenciación

Se define la sigla LNR.

Se cambia el nombre del procedimiento, ya que se documenta la vinculación en otro procedimiento

Se borraron dos ítems de la normatividad externa ya que fueron involucrados por medio de registros nuevos internos al Sig

Se elimina de las definiciones y terminos la palabra y definición "simulación". No se nombraba en niguna parte del procedimiento

Se anexa un nuevo formato para inscripción de convocatoria para la selección de personal administrativo reemplazando el formato DAFP.

se realizaron ajustes de tiempo.

Se le agrega al formato para analisis de perfil de cargo por requisicion los fundamentos legales y se ajustaron cuadros y textos.

Se anexa actividad para la elaboración de las pruebas con formato de confidencialidad para quienes diseñan y evaluan pruebas

Se anexa paso para reclamaciones a la lista de admitidos por cumplimiento de requisitos.

Se agrega paso para responder las reclamaciones a la lista de admitidos

Se anexa formato de Valoración de entrevista

Se agrega registro de Publicación definitiva de Resultados

Se agregan cambios a la información tanto en el Objetivo y a las definiciones y términos.

Se sintetiza el desarrollo y se eliminan los numerales del 1 al 5, estos se repetian el flujograma

Se aclara punto en la presentación de plan de acción

Se modifica la normativa: Acuerdo 05 de 2000 por Acuerdo 014 de 2010 del Consejo Superior.

Se incluye la discrecionalidad del señor Rector para nombrar funcionarios en calidad de Libre Nombramiento y Remoción, ó realizar procesos de selección para cubrir estas vacantes.

Inclusión del señor Rector en la publicación y dirección de la convocatoria para seleccionar personal administrativo en la modalidad de Libre Nombramiento y Remoción.

Participación del señor Rector en Entrevistas en las selecciones de cargos de profesional universitario y cargos administrativos de Libre Nombramiento y Remoción

Se corrige el término discreción por discrecionalidad del señor Rector para nombramiento directo de personal en cargos de Libre Nombramiento y Remoción.		2011-03-15
1Versión inicial2008-10-31


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