Sistema Integrado de Gestión

	PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE GRUPOS INTERNOS DE TRABAJO EN LA UNIVERSIDAD DE CALDAS
Código: P-DI-598	Versión: 4	Emisión: 2024-09-13

PROCESO

DIRECCIONAMIENTO

OBJETIVO

Establecer lineamientos para la creación, modificación o supresión de los grupos internos de trabajo, de acuerdo con las necesidades institucionales, con el fin de garantizar una planificación adecuada de las actividades que deben realizarse anualmente, así como su control, seguimiento y evaluación, asegurando que se alineen con las directrices y normativa interna.

ALCANCE

El presente procedimiento inicia con la creación de grupos internos de trabajo, así como su conformación, modificación o supresión, en consonancia con las necesidades administrativas de la institución y la normativa interna aplicable, el establecimiento de directrices para la planeación anual de sus actividades y el control, seguimiento y evaluación de las mismas.

RESPONSABLES

RECTOR:	El rector analiza las solicitudes de creación, modificación o supresión de grupos internos de trabajo en conjunto con la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas y la Vicerrectoría Administrativa, aprueba o niega la solicitud y emite resolución.
VICERRECTOR ADMINISTRATIVO Y JEFE OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS:	Asesorar al Rector en el análisis y evaluación de la solicitud y recomiendan su aprobación.
VICERRECTORES O JEFES DE OFICINA:	Los Vicerrectores o Jefes de oficina responsables solicitan la creación de un grupo interno de trabajo en conjunto con el Líder del grupo interno, elaboran el plan de acción del grupo interno de trabajo y realizan seguimiento a los planes de acción anuales presentados de manera semestral.
LIDER DE GRUPO INTERNO DE TRABAJO	Coordinar el grupo interno de trabajo, proponer plan de acción y de manera anual actualizarlo y realizar seguimientos a las actividades propuestas de manera semestral.

DEFINICIONES Y TÉRMINOS

GRUPO INTERNO DE TRABAJO:

Conjunto de personas con experiencia o formación específicas en áreas misionales o de apoyo dentro de la Universidad de Caldas, que aporten de manera estratégica a la dependencia donde pertenece.

POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN

La Ley 489 de 1998 "por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de la atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones", en su Artículo 115 establece: "...Con el fin de atender las necesidades del servicio y cumplir con eficacia y eficiencia los objetivos, políticas y programas del organismo o entidad, su representante legal podrá crear y organizar, con carácter permanente o transitorio, grupos internos de trabajo. En el acto de creación de tales grupos se determinarán las tareas que deberán cumplir y las consiguientes responsabilidades y las demás normas necesarias para su funcionamiento".

Igualmente, se debe tener en cuenta lo establecido en el Acuerdo 07 de 2008 del Consejo Superior de la Universidad de Caldas, que en su Artículo 4 dice: "...El Rector de la Universidad, mediante acto administrativo y de conformidad con el Artículo 115 de la Ley 489 de 1998, creará Grupos Internos de Trabajo destinados a cumplir funciones que determinará en el acto de conformación, las cuales estarán relacionadas con el área del cual dependerán jerárquicamente".

Así mismo, el Artículo 5 del mismo acuerdo establece: "Artículo 5: El Rector podrá asignar los funcionarios acorde con la estructura interna y la planta global, los planes y programas adoptados y las necesidades del servicio".

La supresión de un Grupo Interno de Trabajo podrá ser solicitada por el Vicerrector responsable o el Rector, con base en los resultados de su evaluación y en cumplimiento o finalización de su objetivo. La formalización de la supresión de un Grupo Interno de Trabajo se realizará mediante resolución de Rectoría.

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No.	Actividad	Responsable	Descripción
1	Inicio
2	Solicitar creación de grupo interno de trabajo.	Vicerrector o Jefe de oficina.	De acuerdo con las necesidades administrativas de la institución, el Vicerrector o Jefe de oficina solicitante envía a la Rectoría de la Universidad, el formato de solicitud respectivo sustentando el requerimiento de crear un grupo interno de trabajo. A dicha solicitud deberá anexar la propuesta de plan de acción, de conformidad con lo establecido en el paso 3 de este flujograma. Tiempo: Cuando sea requerido Ver Registro(Formato para la solicitud de creación o modificación de grupos internos de trabajo)
3	Elaborar plan de acción del grupo interno de trabajo.	Vicerrector o Jefe de oficina solicitante - Candidato a líder del Grupo Interno de Trabajo	Anexo a la solicitud anterior, el Vicerrector o Jefe de oficina responsable y el funcionario que ejercerá funciones como Líder del grupo interno de trabajo, elaboran el plan de acción para la vigencia inicial luego de ser aprobada la creación del grupo interno de trabajo. Para lo anterior, se debe diligenciar sólo la parte 1 del formato respectivo. Tiempo: De manera simultánea al diligenciamiento del formato de solicitud de creación del grupo interno de trabajo. Ver Registro(Formato para la presentación del plan de acción de un grupo interno de trabajo de la Universidad de Caldas)
4	Analizar y evaluar solicitud	Rector - Jefe Oficina Asesora de Planeación y Sistemas - Vicerrector Administrativo	El Rector analiza la solicitud a la luz de las necesidades institucionales y el Plan de Desarrollo, con la asesoría de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas y la Vicerrectoría Administrativa, evaluando además el carácter transitorio o permanente del grupo. Tiempo: 15 días hábiles luego de recibida la solicitud.
5	Aprobar o negar solicitud de creación del grupo interno de trabajo.	Rector	Mediante acto administrativo, el Rector aprueba la creación del grupo interno de trabajo, estableciendo: carácter transitorio o permanente, condiciones de funcionamiento, composición, productos - resultados y entregables, contenidos en el formato de solicitud. En caso de no aprobarse la creación del grupo interno de trabajo, se notifica al Vicerrector o Jefe de oficina respectivo mediante oficio de Rectoría. Tiempo: 2 días hábiles posteriores a la decisión.
6	Elaborar plan de acción anual del grupo interno de trabajo	Líder grupo interno de trabajo	Sobre el mismo formato utilizado para elaborar el primer plan de acción con el que se solicitó la creación del grupo interno de trabajo, en su parte 1, cada vigencia se elaborará el plan de trabajo anual El plan debe ser presentado y aprobado por el Vicerrector o Jefe de oficina responsable del grupo interno de trabajo. Tiempo: Dentro de los 15 días calendario posteriores al mes de febrero de cada vigencia. Ver Registro(Formato para la presentación del plan de acción de un grupo interno de trabajo de la Universidad de Caldas)
7	Realiza seguimiento al cumplimiento del plan de acción del Grupo Interno de Trabajo	Vicerrector o Jefe de oficina y Líder de grupo interno de trabajo	El Líder del grupo interno de trabajo presenta al Vicerrector o Jefe de oficina responsable, el seguimiento semestral al cumplimiento del plan de acción establecido, diligenciando el apartado establecido en el formato para la presentación de dicho plan (Parte 2). Tiempo: Dentro de los 15 días calendario posteriores a la terminación de cada semestre.
8	Evaluar el cumplimiento de los compromisos del grupo	Vicerrector o Jefe de oficina responsable.	Cada año, en el segundo informe de seguimiento, el Vicerrector o Jefe de oficina responsable del grupo interno de trabajo, evaluará el cumplimiento general del grupo, a partir de los dos informes semestrales entregados por el Líder del grupo. Para registrar la evaluación, el Vicerrector o Jefe de oficina responsable diligencia la parte 3 del formato de plan de acción. Tiempo: Anual (Parte 3 del formato)
9	Suprimir grupo interno de trabajo	Rector	Se considerarán como criterios para la supresión de un grupo interno de trabajo: - El cumplimiento de los objetivos del Grupo Interno cuando se haya creado con carácter transitorio. - Los resultados del seguimiento y evaluación al cumplimiento de sus compromisos (plan de acción) Cuando se considere pertinente, la supresión deberá realizarse de conformidad con lo establecido en el desarrollo de este procedimiento. Tiempo: Cuando sea requerido. Registro(Resolución de supresión de un Grupo Interno de Trabajo.)
10	Fin

REGISTROS DEL DOCUMENTO
Nombre del Registro	Resp. Almacena.	Cod.Registro SIG	Serie Archivo
Formato para la presentación del plan de acción de un grupo interno de trabajo de la Universidad de Caldas	SEGUN DEPENDENCIA PRODUCTORA	R-1753-P-DI-598	ASUNTO
Formato para la solicitud de creación o modificación de grupos internos de trabajo	SEGUN DEPENDENCIA PRODUCTORA	R-1751-P-DI-598	ASUNTO
Resolución de supresión de un Grupo Interno de Trabajo.	RECTORIA	-	C-REC-001.1

NORMATIVIDAD Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Normatividad Interna
Número	Año	Descripción			Consultar
No se encontró información

Normatividad Externa
Norma	Año	Descripción	Emitida Por	Observaciones	Consultar
LEY 489	1998	Por la cual se expiden normas sobre la organizaciòn y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales	CONGRESO DE LA REPÚBLICA

ELABORÓ	REVISÓ	APROBÓ
PROFESIONAL ESPECIALIZADO -	JEFE DE OFICINA ASESORA -	RECTOR UNIVERSIDAD -

HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN	ORIGEN DE LOS CAMBIOS	FECHA
4	Se actualiza el formato para la solicitud de creación o modificación de grupos internos de trabajo a su versión 2 corrigiendo los campos relacionados con la identificación del grupo, su líder e integrantes.	2024-09-13
3	Modernización de la imagen del SIG.	2019-10-15
2	Se requiere hacer ajustes al procedimiento en términos de: - Ajustar el desarrollo, especificando las condiciones para la supresión de grupos internos de trabajo. - Ajustar el flujograma en algunas de sus actividades, responsables y periodos de tiempo; así como el ajuste de los formatos. - Modificación del formato para la presentación del Plan de acción de un grupo interno de trabajo.	2012-02-02
1	Versión inicial	2011-11-16

DOCUMENTO CONTROLADO: Si usted copia o imprime este documento, el Sistema Integrado de Gestión de la Universidad de Caldas lo considerará No Controlado y no se hace responsable por su consulta o uso.
Si desea consultar la versión actualizada y controlada de este documento, consulte siempre la página web http://www.ucaldas.edu.co/, en el enlace SIG

PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE GRUPOS INTERNOS DE TRABAJO EN LA UNIVERSIDAD DE CALDAS