JEFE INMEDIATO DEL FUNCIONARIO:

OFICINA DE GESTIÓN HUMANA Y PROFESIONAL UNIVERSITARIO RESPONSABLE: 

Es la que se ofrece con el objeto de complementar, actualizar, suplir conocimientos y formar en aspectos académicos o laborales sin sujeción al sistema de niveles y grados establecidos en el artículo 11 de la Ley 115 de 1994 - ( Ley 1064 de 2006).

1. INGRESO Y ENTRENAMIENTO EN EL CARGO:

Una vez el servidor público ingresa a la institución o cambia de cargo, se informa al jefe inmediato para que inicie las actividades correspondientes, la ubicación en el puesto de trabajo y presentación ante los demás integrantes del equipo de trabajo. Se entrega una copia de sus funciones de acuerdo con el manual establecido y se garantiza la programación de un entrenamiento dirigido por el jefe Inmediato apoyado con funcionarios de la dependencia o del área.  En este proceso, se pretende dar conocimiento general de las competencias específicas del cargo incluyendo aspectos relacionados con rutinas, ubicación física, manejo de elementos, así como la información específica de la dependencia, su rol y el manejo adecuado de las relaciones interpersonales, con el fin de generar una mayor adaptación al cargo.
El servidor público recibe el Acta de Entrega que diligenció el servidor público saliente en la que se detallan las actividades, las responsabilidades del cargo, la custodia de archivos físicos y magnéticos, bienes muebles, y si es del caso actividades pendientes por ejecutar.

2. ALCANCE:

Los procesos de capacitación en la Universidad están dirigidos a servidores públicos en todas las modalidades: carrera administrativa, libre nombramiento y remoción, provisionalidad, trabajadores oficiales y planta temporal (cuando aplique).
Adicionalmente, para los docentes que desempeñan funciones como directores de departamento y programas, la Oficina de Gestión Humana orienta procesos de capacitación e inducción con el objetivo de brindar lineamientos sobre los procedimientos administrativos en cada unidad académica.

3. CAPACITACIÓN:

Sistema y conjunto de procesos organizados, relativos tanto a la educación formal, educación para el trabajo y el desarrollo humano y la educación informal de acuerdo con lo establecido por la ley general de educación, dirigidos a prolongar y a complementar la educación inicial mediante la generación de conocimientos, el desarrollo de habilidades y el cambio de actitudes, con el fin de incrementar la capacidad individual y colectiva para contribuir al cumplimiento de la misión institucional, a mejorar la prestación de servicios a la sociedad, al eficaz desempeño del cargo y al desarrollo personal integral.

Objetivos de la Capacitación:

• Contribuir al mejoramiento institucional con enfoque misional o técnico y de gestión. Promover el desarrollo integral del recurso humano y el financiamiento de una ética del servicio público.
• Elevar el nivel de compromiso de las empleadas/os con respecto a las políticas, los planes, los Programas, los proyectos y los objetivos de la institución.
• Fortalecer la capacidad, tanto individual como colectiva, de aportar conocimientos, habilidades y actitudes para el mejor desempeño laboral y para el logro de los objetivos institucionales.
• Facilitar la preparación pertinente de las empleadas/os con el fin de elevar sus niveles de satisfacción personal y laboral. 

3.1 INDUCCIÓN:

Se realiza para los servidores públicos que ingresan por primera vez a la Universidad de Caldas (carrera administrativa, provisionales, de libre nombramiento y remoción y de planta temporal), la cual tiene como objetivo facilitar la incorporación y adaptación del nuevo servidor público a la universidad, familiarizarlo con la misión, los procesos institucionales y la cultura organizacional.
La inducción al nuevo servidor público se realiza después de oficializada la vinculación y antes de llevar 8 semanas en el cargo, la cual se planea y organiza, de acuerdo con el número de ingresos a la planta de personal administrativa, allí se brinda un conocimiento general de la institución basados en la estructura organizacional, normativa y los procesos que conforman el desarrollo de la misión institucional.
A través de la inducción, los nuevos servidores públicos adquieren los conocimientos y habilidades necesarios para integrarse a la universidad, comprendiendo su misión, visión, valores, cultura, y desempeñando sus funciones de manera óptima. La inducción se realiza a través de una plataforma digital con una metodología interactiva que permite conocer la dinámica y los procesos institucionales además de fortalecer la cultura de integridad y transparencia en la institución.

Etapas del Proceso de Inducción Virtual:

      a). Programación de la Inducción.

• Se agenda una reunión inicial con los nuevos servidores públicos, cuyo objetivo es dará a conocer las directrices y lineamientos de ingreso a la plataforma virtual. 
• Los funcionarios son citados por escrito, informándoles detalladamente la fecha, hora y modalidad de la inducción.

      b). Realizar cursos complementarios.

• Los nuevos servidores públicos deben realizar dos cursos adicionales que se encuentran en la página web del DAFP – Departamento Administrativo de la Función Pública, relacionados con los temas de MIPG y Transparencia; cuyo objetivo es conocer y complementar los conocimientos sobre la función pública, el Estado Colombiano y el rol como servidor público.

      c). Plazo para Realizar el Curso Virtual.

• Se establece un periodo de 15 días hábiles (después de la reunión inicial mediante la cual se entregan los lineamientos del proceso) para que los funcionarios realicen el curso de inducción virtual.
• Para los cursos complementarios del DAFP, se estable un periodo de 20 días hábiles, después de la reunión inicial mediante la cual se entregan los lineamientos del proceso de inducción virtual.
• Al finalizar, deben presentar el certificado de participación como evidencia del cumplimiento.

      d). Evaluación del Programa de Inducción

• Se aplica un formulario de evaluación (por medio de Google Forms) para conocer la percepción de los funcionarios sobre la utilidad y calidad del proceso.
• Los resultados permiten mejorar futuras inducciones y ajustar el contenido o metodología según la retroalimentación recibida.

3.2 REINDUCCIÓN:

Está dirigida a los servidores públicos de carrera administrativa, provisional, de libre nombramiento y remoción, planta temporal y trabajadores oficiales; tiene como objetivo actualizar a los servidores públicos y trabajadores oficiales frente a los cambios administrativos, académicos que ha tenido la institución. Se realiza una reinducción anual o cuando se considere pertinente durante el año.

La reinducción se desarrolla en las siguientes etapas:

      a). Programar la Reinducción: Se programa la jornada de reinducción con los responsables de cada uno de los temas y se notifica por escrito a los servidores públicos a participar, sobre la fecha y hora programada. Se diseña una agenda o cronograma para programar la reinducción, con el fin de planificar el desarrollo de cado uno de los temas y orientar a los responsables de los mismos. 

      b). Ejecutar programa de Reinducción: Se dispone de la infraestructura y logística necesarias para realizar la sesión de reinducción. Se diligencia el formato para registrar asistencia a eventos con el fin de evidenciar la participación.

      c). Evaluar programa de Reinducción: Se evalúa, tanto la jornada en cuanto a logística e infraestructura, como la calidad de la exposición de los diferentes facilitadores. Formato para evaluación individual de las actividades de capacitación.
 

3.3 EDUCACIÓN FORMAL E INFORMAL:

Está dirigida al personal administrativo de carrera, de libre nombramiento y remoción, en provisionalidad, teniendo en cuenta lo indicado en las Resoluciones de Rectoría No. 000243 del 26 de febrero de 2010 Modificada por la Resolución de Rectoría 0622 de 2011 y la Resolución de rectoría N° 0443 de 2024 y concepto expedido por la Secretaría General mediante oficio 12438 F-TD-007 del 26 de septiembre de 2019 relacionado con la capacitación de los funcionarios de planta temporal.

• Educación Formal: Aquella que se imparte en establecimientos educativos aprobados, en una secuencia regular de ciclos lectivos, con sujeción a pautas curriculares progresivas, y conducente a grados y títulos (títulos técnicos, tecnológicos, pregrado y posgrado).
• Educación Informal: tiene como objetivo brindar oportunidades para complementar, actualizar, perfeccionar, renovar o profundizar conocimientos, habilidades, técnicas y prácticas, este conocimiento libre y espontáneo adquirido, proviene de personas, entidades, medios de comunicación masiva, medios impresos, tradiciones, costumbres, comportamientos sociales y otros no estructurados.

Solicitudes de educación informal y formal

• La educación informal puede solicitarse en cualquier momento del año laboral.
• La educación formal se solicita una vez por semestre, siguiendo las instrucciones del Comité de Incentivos y la Oficina de Gestión Humana. Para ello, se deben cumplir los siguientes requisitos:

Requisitos para funcionarios en provisionalidad

• Acceso a educación informal: después de seis meses de vinculación en calidad de provisional.
• Acceso a educación formal: después de un año de servicio en la Universidad bajo la misma modalidad (provisionalidad), conforme a la Resolución de Rectoría N° 0443 de 2024.

Nota:  Actualmente, no existe normativa institucional que permita conceder apoyos económicos para educación formal a funcionarios de planta temporal.

4. LA EVALUACIÓN DE LOS PROGRAMAS DE CAPACITACIÓN SE REALIZA ASÍ:

En todas las actividades de capacitación se debe aplicar la siguiente evaluación:

• Evaluación satisfacción: Evaluación del proceso/ejecución de la acción formativa. Para la evaluación se hace uso del formato para la evaluación individual de las actividades de capacitación.

Para las capacitaciones individuales con una duración igual o superior a 16 horas se deben aplicar las siguientes evaluaciones:

• Evaluación de satisfacción: Evaluación del proceso/ejecución de la acción formativa. Para la evaluación se hace uso del formato para la evaluación individual de las actividades de capacitación. (Ver registro).
• Evaluación de la Eficacia por parte del funcionario: Esta se llevará a cabo un mes después de finalizada la capacitación, mediante un formulario en Google Forms que incluirá preguntas orientadas a verificar el cumplimiento del objetivo de la actividad formativa. 
• Evaluación de la eficacia por parte de los jefes inmediatos, tres meses después de realizada la capacitación por el funcionario, mediante el formato establecido para tal fin 

Nota: Adicionalmente, la eficacia también se validará a través del certificado de asistencia o aprobación correspondiente a la actividad educativa.

5. PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN (PIC):

Es el conjunto coherente de acciones de capacitación y formación, que, durante un período de tiempo y a partir de unos objetivos específicos, facilita el desarrollo de competencias, el mejoramiento de los procesos institucionales y el fortalecimiento de la capacidad laboral de los empleados a nivel individual y de equipo para conseguir los resultados y metas institucionales establecidas en la Universidad.

El plan de capacitación administrativa institucional se realiza bianual, de acuerdo a lo recomendado por la comisión de personal y al diagnóstico de necesidades que se construye a partir de los siguientes insumos:

• Resultados de evaluación de desempeño de funcionarios.
• Planes de mejoramiento de auditorías internas y externas.
• Necesidades expresadas por los funcionarios.  
• Necesidades expresadas por los jefes de dependencias.

Cuando se cuente con toda la información necesaria para diagnosticar las necesidades de fortalecimiento, mejora de dependencias y servidores públicos; se consolidan las temáticas y los proyectos de aprendizaje que se abordarán en la vigencia, realizando programación para su desarrollo. El plan de capacitación administrativa Institucional es socializado y aprobado ante la Comisión de Personal, para ser adoptado por parte del Rector mediante resolución, con dicho acto administrativo y los soportes son publicados en la página web.
Para la construcción del PIC institucional, también se tienen en cuenta los lineamientos descritos en el Plana Nacional de Formación y Capacitación 2023 – 2030, emanado por la ESAP.

Nota: Cuando las necesidades de capacitación no son resueltas en la programación interna anual por falta de presupuesto o por cualquier otro factor, son utilizadas como insumo para la programación del año siguiente o para la elaboración del próximo Plan Institucional Capacitación.

De acuerdo con la normativa vigente, los servidores públicos de la Universidad están en la obligación de asistir a las capacitaciones a las cuales sean convocados en ejecución del Plan Institucional de Capacitación, En caso de no poder asistir, deberán justificar su inasistencia ante la Oficina de Gestión Humana.