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PROCEDIMIENTO PARA LA PLANIFICACIÓN DEL ORDENAMIENTO FÍSICO

Código: P-PL-676
Versión: 8
Emisión: 2023-10-18

PROCESO PLANIFICACIóN

OBJETIVO
Planificar el crecimiento y la disposición de la infraestructura física de la Universidad de Caldas, a través del desarrollo del plan de ordenamiento físico, plan de obras y la asignación y distribución de espacios, con el fin de atender las necesidades y requerimientos de la comunidad universitaria.

ALCANCE
El procedimiento incluye la formulación del plan de ordenamiento físico, a partir de las necesidades de crecimiento e intervención solicitadas por la comunidad universitaria, la actualización y aprobación del plan de obras hasta la asignación y distribución de espacios, de conformidad con lo establecido en la normatividad vigente.

RESPONSABLES

  

OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS:

Formular y actualizar el POF, elaborar el plan de obras, asignar y distribuir espacios y apoyar la elaboración de diseños arquitectónicos, de acuerdo a la disponibilidad. 

 

ORDENADORES DEL GASTO:
 

Identificar las necesidades de crecimiento o intervención a la infraestructura física en los diferentes campus, aplicando criterios de prioridad, importancia y conveniencia para el mejoramiento en la prestación del servicio, alineado a los planes institucionales. 

 COMITÉ DE INFRAESTRUCTURA:

Definir las obras a ejecutar de acuerdo a prioridades institucionales y disponibilidad presupuestal, previo análisis de requerimientos y solicitudes por parte de los Ordenadores del Gasto.

 
 Emitir concepto de viabilidad para el desarrollo de las obras de infraestructura de la Universidad, a excepción de las obras de mantenimiento menores de bienes muebles e inmuebles, las cuales requieren únicamente el visto bueno de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas.

 

 

DEFINICIONES Y TÉRMINOS

PLAN DE ORDENAMIENTO FÍSICO

Es el marco y el orientador para el desarrollo de la gestión de la planta física en la institución, le permite a la universidad reestructurarse internamente y enfocar todos los esfuerzos en la consecución de un mejoramiento continuo, regulando la utilización, ocupación, optimización y transformación de los espacios físicos.

PLAN DE OBRAS

Contiene la proyección para la construcción y adecuación de las obras que las unidades académicas y administrativas elaboran a partir de las solicitudes enviadas a la Oficina Asesora de Planeación y a la Unidad de Desarrollo Físico, la cuales a su vez, son presentadas al Comité de Infraestructura, previo anáñisis de viabilidad, para posteriormente ser evaluadas y aprobadas, constituyendo el plan de obras a ser ejecutado durante la vigencia.

 

POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN

 

COMITÉ DE INFRAESTRUCTURA: El Comité de Infraestructura está compuesto por el Vicerrector Administrativo, la Oficina de Servicios Generales, la Unidad de Desarrollo Físico, Gestión Ambiental, Seguridad y salud en el trabajo y la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas. El Comité es responsable de autorizar la ejecución de las obras de infraestructura física después de que la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas y la Unidad de Desarrollo Físico hayan establecido la prioridad de los requerimientos que realizan las unidades académicas y administrativas para inclurilo en el plan de obras institucional. De igual forma analiza y define la disponibilidad presupuestal y aprueba iniciativas para dar a conocer la viabilidad y sostenibilidad de cada obra. El Concepto de viabilidad para el desarrollo de las obras de infraestructura de la Universidad por parte del Comité, se da únicamente para las obras mayores, las obras menores son aprobadas directamente por la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas.

 

La Resolución 01253 de 2023 define los niveles de responsabilidad en la asignación de espacios físicos. La Oficina Asesora de Planeación y Sistemas no se hará responsable de la programación de las actividades en los espacios académicos de cada campus y facultad. 

 

Las obras de infraestructura física de adecuación o construcción deben tener el aval para el uso de espacio brindado por la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, como instancia que vela por el cumplimiento de los lineamientos institucionales establecidos en la Universidad de Caldas.

 

Para otorgar dicho aval, la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas analizará la pertinencia de cara a la capacidad instalada disponible en cada campus y su efecto en la programación de las actividades académicas, al ordenamiento interno de los edificios, la ubicación de las redes de infraestructura y demás condiciones de funcionamiento.

 

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No. Actividad Responsable Descripción
1 Inicio    
2 Revisar y/o actualizar Plan de Ordenamiento Físico de la universidad Jefe Oficina Asesora de Planeación y Sistemas
Se debe revisar y/o actualizar el Plan de Ordenamiento Físico de la Universidad, documento que consolida el uso y destinación eficiente de los espacios de las diferentes sedes de la institución y las áreas que lo componen y establece los planes y proyectos de corto, mediano y largo plazo para la intervención de áreas o estructuras que permitan mejorar las condiciones de sus habitantes. Tiempo: Cuando sea requerido.

Registro(Plan de ordenamiento físico)
3 Analizar necesidades de crecimiento e intervención a la infraestructura física Ordenadores del Gasto y Profesionales Oficina de Planeación
A partir del análisis del Plan de Acción Institucional, Plan de Acción de Facultad y Planes Operativos Anuales, se identifican los proyectos de intervención a la infraestructura física de gran alcance que las diferentes áreas han establecido como prioritarios a partir del análisis de necesidades académicas y administrativas y se definen aquellas a ejecutar en la presente vigencia. Tiempo: Durante la vigencia
4 Actualizar información de la infraestructura física. Profesional Universitario Oficina de Planeación
Mediante el diligenciamiento del formato de inventario, se actualiza la información de cada uno de los espacios físicos de la institución, con el fin de priorizar las intervenciones requeridas (obras nuevas, adecuaciones, mantenimiento y dotación). La información resultante se incluye como diagnóstico del POF. Tiempo: Cuando sea requerido

Ver Registro(Formato inventario de espacios físicos)
5 Elaborar y revisar diseños arquitectónicos de las obras a ejecutar Profesional Universitario Oficina de Planeación
Se elaboran y revisan los diseños arquitectónicos bajo la normativa establecida, procurando dar cumplimiento a los lineamientos del POT. Tiempo: Sujeto a disponibilidad

Registro(Diseño Arquitectónico (planos))
6 Actualizar Plan de Obras Institucional. Profesional universitario Oficina Asesora de Planeación y Sistemas
De acuerdo a las obras identificadas a través de los instrumentos de planificación, el análisis de disponibilidad presupuestal y la visita a las sedes, se definen las obras a ejecutar elaborando el plan de obras de la vigencia. El plan de obras incluye los requerimientos de obra nueva, adecuación, mobiliario y dotación. Tiempo: Durante la vigencia.

Registro(Plan de obras de la vigencia)
7 Priorizar obras a ejecutar Comité de Infraestructura
Se presenta la propuesta del plan de obras institucional con las necesidades identificadas ante el Comité de Infraestructura para su priorización de acuerdo a la disponibilidad presupuestal. Tiempo: Durante la vigencia.

Registro(Acta de reunión)
8 Aprobar obras Comité de infraestructura y Jefe Oficina Asesora de Planeación y Sistemas
El Comité de infraestructura autoriza la ejecución de las obras de infraestructura física después de que la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas y la Unidad de Desarrollo Físico hayan establecido la prioridad de los requerimientos que realizan las unidades académicas y administrativas para incluirlo en el plan de obras institucional. La Oficina Asesora de Planeación aprueba las obras menores, de conformidad con lo establecido en la Resolución 1136 de 2014. Tiempo: Cuando sea requerido.

Registro(Oficio)
9 Asignar y distribuir de espacios. Oficina Asesora de Planeación y Sistemas
La Oficina Asesora de Planeación y Sistemas asignará y distribuirá los espacios académicos y administrativos a las facultades y a los departamentos quienes son los encargados de hacer la programación académica, de tal manera que se garantice el adecuado desarrollo de las actividades. Tiempo: Semestral
10 Analizar la eficiencia en el uso de los espacios. Profesional Universitario Oficina de Planeación
Se analiza la programación realizada por los departamentos en las aulas asignadas, con el fin de determinar la ocupación de los espacios académicos para así establecer la eficiencia en el uso de los mismos. Esta información es presentada al Equipo Directivo y a los Consejos de Facultades para la toma de decisiones. Tiempo: Semestral
11 Formular plan de mejoramiento Oficina Asesora de Planeación y Sistemas
Se formula el plan de mejoramiento de acuerdo a los requerimientos de los entes de control y las oportunidades de mejora surgidas del quehacer institucional. Tiempo: Cuando sea requerido.

Registro(Plan de Mejoramiento)
12 Fin    

REGISTROS DEL DOCUMENTO
Nombre del Registro Resp. Almacena. Cod.Registro SIG
Acta de reunión
OFICINA ASESORIA JURIDICA, QUEJAS, RECLAMOS DISCIPLINARIOS
--
Diseño Arquitectónico (planos)
OFICINA DE PLANEACION
-E.OPS--013.3
Formato inventario de espacios físicos
OFICINA DE PLANEACION
R-3269-P-PL-676-
Oficio
VICE-RECTORIA DE PROYECCION UNIVERSITARIA
--
Plan de Mejoramiento
CONTROL INTERNO
-- 1003-37-365
Plan de obras de la vigencia
VICE-RECTORIA ADMINISTRATIVA
--
Plan de ordenamiento físico
OFICINA DE PLANEACION
-E-OPS-013.3

NORMATIVIDAD Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Normatividad Interna
NúmeroAñoDescripciónConsultar
12532023POR LA CUAL SE DEFINEN NIVELES DE RESPONSABILIDAD EN LA ASIGNACIONDE ESPACIOS FISICOS.
11362014POR LA CUAL SE CREA EL COMITE DE INFRAESTRUCTURA DE LA UNIVERSIDAD DE CALDAS Y SE DERROGAN LAS RESOLUCIONES Nº 0861 DEL 22 DE OCTUBRE DEL 2008 Y LA 1021 DEL 21 DE NOVIEMBRE DE 2008.


ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
PROFESIONAL ESPECIALIZADO - JEFE DE OFICINA ASESORA - JEFE DE OFICINA ASESORA -

HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN
ORIGEN DE LOS CAMBIOS
FECHA
8Se cambia el nombre al procedimiento, se ajustan los responsables, las definiciones y términos, las actividades del flujograma y se ingresa en la normatividad interna, la Resolución 01253 de 2023 donde se definen los niveles de responsabilidades en los espacios. 2023-10-18
7Se incorpora al flujograma el Formato para proyectar necesidades de infraestructura física para la creación de programas académicos, oficinas y proyectos especiales.2022-12-15
6Se ajustan los responsables, las definiciones y términos, las políticas y condiciones de operación y el flujograma.2020-09-25
5Modernización de la imagen del SIG.2019-10-16
4Se actualiza la normativa del documento. 2019-06-12
3Actualización del objetivo y ajustes a definiciones y términos..2018-05-29
2Al inicio del flujograma en las primeras actividades, debe incluirse dentro de las actividades del planear, los instrumentos de planificación que son usados para la identificación de necesidades de infraestructura, de manera que se garantiza previsión de las obras requeridas en las diferentes sedes a partir del análisis de las diversas condiciones académicas y administrativas, generando como insumos, necesidades reales y de alto impacto. Se pretende evitar que las obras de infraestructura, correspondan a necesidades puntuales que van surgiendo durante la vigencia, por el contrario, los instrumentos de planificación deben generar las necesidades en el largo, mediano y corto plazo, de manera que el plan de obras lo constituyan aquellas obras que a partir de dicha planificación se decida ejecutar en la correspondiente vigencia previo análisis de la totalidad de necesidades. 2014-07-28
1Versión inicial2013-10-29


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