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Procedimiento para atender consultas jurídicas
Código: P-GJ-708
Versión: 5
Emisión: 2025-12-03

PROCESO GESTIóN JURíDICA

OBJETIVO
Atender y dar respuesta a las consultas jurídicas formuladas por los integrantes de la comunidad universitaria o por personas naturales o jurídicas externas, garantizando orientación clara, oportuna y ajustada al marco legal e institucional que regula las actuaciones de la Universidad de Caldas.

ALCANCE
Este procedimiento aplica a todas las solicitudes de concepto jurídico recibidas por la Secretaría General, sean de origen interno o externo. Inicia con la radicación de la solicitud de consulta jurídica y finaliza con la notificación y archivo del concepto emitido en el Sistema de Gestión Documental Institucional. Incluye las etapas de asignación, análisis, elaboración, revisión, aprobación y registro del concepto, garantizando la trazabilidad y conservación de la información.

RESPONSABLES
Auxiliar Administrativo de la Secretaría General:  Recibe y radica las solicitudes de consulta jurídica en el Sistema de Gestión Documental institucional. Garantiza su registro, codificación y trazabilidad, y remite cada solicitud al Líder del Grupo Interno de Gestión Jurídica para su asignación.

Profesional Especializado Líder del Grupo Jurídico:

 Asigna las solicitudes a los abogados o asistentes jurídicos según la materia objeto de consulta. Supervisa el desarrollo del trámite, revisa los proyectos de concepto jurídico y emite las observaciones o recomendaciones necesarias antes de su aprobación final.
Abogados y Asistentes Jurídicos:  Analizan el contenido de la consulta, verifican la competencia institucional y elaboran el proyecto de concepto jurídico con base en la normatividad vigente, la jurisprudencia y los pronunciamientos previos de la Universidad. 
Secretario (a) General:  Revisa y aprueba los conceptos jurídicos elaborados, garantizando su coherencia con el marco normativo aplicable y las políticas institucionales. Autoriza la firma electrónica o mecánica del documento y su posterior notificación.

 

DEFINICIONES Y TÉRMINOS
Consulta: Solicitud elevada por cualquier miembro de la comunidad universitaria o por personas naturales o jurídicas externas, relacionada con la interpretación o aplicación de la normatividad universitaria. 
Concepto Jurídico: Respuesta otorgada a las consultas elevadas, en el cual la autoridad pública se manifiesta sobre materias de su competencia. 
Notificación:  Acto mediante el cual se comunica oficialmente a la persona interesada o su representante el contenido del concepto jurídico o acto administrativo, conforme a la normatividad vigente.

POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN

Con la emisión de consultas se busca asesorar a las dependencias de la Universidad para que cumplan con las normas legales y los procedimientos garantizando un adecuado funcionamiento de la misma. Así mismo se busca absolver consultas de las personas naturales o jurídicas con la finalidad de brindar toda la información que requiera.

 

El peticionario al momento de radicar la petición deberá indicar la dirección donde recibirá correspondencia, podrá agregar así mismo el número de fax o de la dirección electrónica. Si el peticionario es una persona privada que deba estar inscrita en el registro mercantil, estará obligada a indicar su dirección electrónica.

 

Aprobación de Proyectos de Respuestas de Consultas:

De acuerdo a la complejidad de la consulta, los integrantes  del grupo de Gestión Jurídica podrán socializar el tema  para la deliberación ante el equipo jurídico.

 

Para el caso de los actos administrativos expedidos por los Consejos, estos se suscriben por el Presidente de la Corporación y el Secretario General.

 

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No. Actividad Responsable Descripción
1 Inicio.    
2 Recibir y radicar la solicitud de la consulta Auxiliar Administrativo de la Secretaria General

La Secretaría General recibe las diferentes solicitudes de consulta jurídica mediante el Sistema de Gestión Documental Admiarchi, el correo electrónico institucional o los canales de atención al ciudadano. Posteriormente, dichas solicitudes se registran en Admiarchi y se remiten al Líder del Grupo Jurídico para su correspondiente reparto.

 

Tiempo: 1 día hábil


Registro(Radicado Sistema de Gestión Documental Admiarchi)
3 Asignar trámite Profesional Especializado Líder Grupo Jurídico

El trámite se asigna a un funcionario del Grupo Jurídico, considerando la materia objeto de consulta y el orden de reparto.

Tiempo: 1 día
4 Estudiar viabilidad Funcionario designado por el Líder del Grupo Jurídico

Se efectúa el análisis de los antecedentes normativos y jurisprudenciales, los conceptos previos emitidos por la Secretaría General, y la verificación de la procedencia y competencia institucional frente a la consulta.

Tiempo: 15 días
5 Elaborar Proyecto de Concepto Jurídico Funcionario designado por el Líder del Grupo Jurídico

Se redacta el proyecto de concepto jurídico de acuerdo con la solicitud realizada y se crea el documento en Admiarchi. 

 

Tiempo: 8 días



Registro(Proyecto de concepto jurídico)
6 Revisar y aprobar concepto jurídico Secretario General, Profesional Especializado Líder Grupo Jurídico

El Líder del Grupo Jurídico revisa el concepto jurídico en sus aspectos de forma y contenido. Una vez cuenta con la versión definitiva, otorga su visto bueno para que el Secretario General proceda con la aprobación

Tiempo: 2 días hábiles


Registro(Concepto jurídico firmado)
7 Registrar y firmar concepto jurídico Auxiliar Administrativo de la Secretaría General - Secretario(a) General

A través del Sistema de Gestión Documental Admiarchi, se realiza la aprobación y firma por parte del Secretario(a) General.

 

Tiempo: En forma inmediata una vez se da el visto bueno.
8 Notificar concepto jurídico Auxiliar Administrativo Secretaría General

Una vez aprobado el concepto jurídico por el Secretario(a) General, se procede a su notificación al solicitante.

Cuando se trate de consultas remitidas por dependencias internas, la notificación se realiza a través del Sistema de Gestión Documental Admiarchi. En el caso de consultas presentadas por ciudadanos o entidades externas, el concepto se envía a la dirección registrada al momento de presentar la solicitud. En ambos casos, se efectúa el registro correspondiente en el Sistema de Gestión Documental Admiarchi.

 

Tiempo: Según términos de la Ley
9 Fin.    

REGISTROS DEL DOCUMENTO
Nombre del Registro Resp. Almacena. Cod.Registro SIG
Concepto jurídico firmado
SECRETARIA GENERAL
--
Proyecto de concepto jurídico
SECRETARIA GENERAL
--
Radicado Sistema de Gestión Documental Admiarchi
SECRETARIA GENERAL
--

NORMATIVIDAD Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Normatividad Interna
NúmeroAñoDescripciónConsultar
No se encontró información 
No se encontró información 
472017POR EL CUAL SE EXPIDE EL ESTATUTO GENERAL DE LA UNIVERSIDAD DE CALDAS
0051998POR EL CUAL SE EXPIDE EL REGLAMENTO INTERNO DEL CONSEJO SUPERIOR DE LA UNIVERSIDAD DE CALDAS. ACTUALIZADO
12-12008POR EL CUAL SE EXPIDE EL REGLAMENTO INTERNO DEL CONSEJO ACADEMICO DE LA UNIVERSIDAD DE CALDAS- ACTUALIZADO.
 
Normatividad Externa
NormaAñoDescripciónEmitida PorObservacionesConsultar
LEY 594 2000por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.CONGRESO DE LA REPÚBLICA 
LEY 14372011Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.CONGRESO DE LA REPÚBLICA 
LEY 7942003Por la cual se modifica el Código de Procedimiento Civil, se regula el proceso ejecutivo y se dictan otras disposiciones.CONGRESO DE LA REPÚBLICA 
Decreto 019 de 20122012Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública. PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA 
CONSTITUCIÓN POLITICA1991Por la cual se expide la Constituciòn Politica ASAMBLEA NACIONAL CONSTITUYENTE  


ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
Andrea Diaz García - Líder del Grupo de Gestión Jurídica JEFE DE OFICINA ASESORA - SECRETARIO GENERAL -

HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN
ORIGEN DE LOS CAMBIOS
FECHA
5Se requiere actualizar el procedimiento con cambios de forma para ampliar la claridad, coherencia y correcta aplicación del proceso.2025-12-03
4Modernización de la imagen del SIG.2019-10-16
3Se incluye en el desarrollo en plazo para responder consultas la ley 1755 de 2015 y se realizan ajustes en el flujograma. 2019-03-07
21. Se modifico la redacción anterior incluyendo personas naturales o jurídicas externas.
2. En el alcance se cambio a "Líder de Gestión Jurídica"
3. Se incluyo dentro de los responsables a los abogados y asistentes jurídicos la elaboración de proyectos de conceptos jurídicos.
2016-02-19
1Versión inicial2014-09-17


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