Sistema Integrado de Gestión

	Procedimiento para la elaboración de actos administrativos
Código: P-GJ-709	Versión: 3	Emisión: 2025-12-03

PROCESO

GESTIóN JURíDICA

OBJETIVO

Establecer las directrices para la elaboración, revisión, aprobación y publicación de los actos administrativos que expiden los Consejos Superior y Académico, así como la Rectoría de la Universidad de Caldas, garantizando su coherencia jurídica, validez normativa y comunicación efectiva a la comunidad universitaria.

ALCANCE

Este procedimiento aplica a todos los proyectos de actos administrativos elaborados por la Universidad de Caldas, incluidos acuerdos, resoluciones y reglamentos emitidos por el Consejo Superior, el Consejo Académico y la Rectoría. Inicia con la radicación de la solicitud de elaboración o revisión del acto administrativo y comprende el análisis de antecedentes, la revisión jurídica y la aprobación por la autoridad competente. Finaliza con la publicación o notificación del acto administrativo y su incorporación al Normograma institucional.

RESPONSABLES

Auxiliar Administrativo de la Secretaría General:	Recibe y radica en el Sistema de Gestión Documental las solicitudes de elaboración o revisión de actos administrativos. Remite los documentos al Grupo Interno de Gestión Jurídica para su análisis y trámite correspondiente, asegurando el registro y trazabilidad del proceso.
Funcionario Designado del Grupo Interno de Gestión Jurídica	Analiza la viabilidad jurídica de la solicitud, elabora o revisa el proyecto de acto administrativo y realiza los ajustes requeridos conforme a la normatividad vigente y las observaciones emitidas.
Líder del Grupo Jurídico	Asigna el trámite a los funcionarios del grupo conforme a la competencia temática. Supervisa la revisión jurídica de los proyectos de actos administrativos y emite concepto o recomendaciones que garanticen su validez y coherencia normativa.
Secretario General:	Verifica la correcta aplicación de los lineamientos jurídicos y administrativos en los actos administrativos revisados, otorga el visto bueno final y autoriza su remisión a la autoridad competente para firma y publicación.
Consejo Superior, Consejo Académico, Rector:	Evalúan, deliberan y aprueban los actos administrativos de su competencia conforme a la normatividad institucional. Garantizan la suscripción, publicación o notificación según el tipo de acto.

DEFINICIONES Y TÉRMINOS

Acto Administrativo	Es la manifestación de la voluntad de la administración, tendiente a producir efectos jurídicos, ya sea creando, modificando o extinguiendo derechos a los administrados o en contra de estos tiene como presupuestos esenciales sujeción a la Constitución Política y la ley, este conforme al interés público o social y no se cause un agravio injustificado a una persona.
Notificación	Acto mediante el cual se informará a la persona interesada o a su representante, del contenido de un acto administrativo, de acuerdo con las formalidades legales establecidas.
Ejecutoría de un Acto Administrativo	Característica del acto administrativo que indica que adquirió firmeza cuando se presentan cualquiera de las siguientes situaciones: • Contra él no procedía ningún recurso • Se decidieron los recursos interpuestos • No se interpusieron recursos • se desistieron de los recursos interpuestos.

POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN

CLASIFICACIÓN DE ACTOS ADMINISTRATIVOS

1. Los actos administrativos emitidos en la Universidad pueden ser:

a) Acuerdos: emitidos por el Consejo Superior y Consejo Académico.

b) Resoluciones: emitidas por Consejo Superior y Consejo Académico, Rector, Vicerrectores, Decanos.

2. Los proyectos de actos administrativos que deben ser enviados al Grupo Interno de Gestión Jurídica para su revisión comprenden:

Acuerdos del Consejo Superior y Consejo Académico
Resoluciones del Consejo Superior y Consejo Académico.
Resoluciones del Rector con excepción de nombramientos de funcionarios.

Los demás proyectos de actos administrativos pueden ser enviados al Grupo Interno de Gestión Jurídica para su revisión, sin embargo no es objeto de obligatoriedad.

3. El normograma institucional se encuentra ubicado en la página web de la Universidad y es revisado y actualizado de acuerdo a lo establecido en el procedimiento para elaborar, modificar y controlar documentos y registros (P-GD-15)

4. Los actos administrativos se clasifican de acuerdo a su contenido: General y Particular.

Interés General: Es la manifestación de voluntad de las autoridades administrativas, el cual se ejerce de manera general, sin que se creen derechos subjetivos y no se resuelva una petición específica de un particular frente a la administración. Se publican en el Normograma y en la página web.

Interés Particular: Es la manifestación de voluntad de la administración mediante la cual se resuelven una situación jurídica individual, crean un derecho subjetivo, define la situación específica de un particular. Se notifican personalmente.

APROBACIÓN DE PROYECTOS DE ACTOS ADMINISTRATIVOS: De acuerdo a la complejidad del acto administrativo, los miembros de las corporaciones o Rector pueden tomarse considerable para la deliberación, debate, ajustes y acuerdos. Esta tarea no depende del Grupo de Gestión Jurídica.

Para el caso de los actos administrativos expedidos por los Consejos, estos se suscriben por el Presidente de la Corporación y el Secretario General.

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No.	Actividad	Responsable	Descripción
1	Inicio.
2	Recibir solicitud de elaboración	Auxiliar Administrativo de la Secretaria General.	Se recibe la solicitud de elaboración de acuerdo o proyecto de acuerdo, se registra en el Sistema de Gestión Documental Admiarchi y se envía al Líder de Grupo Jurídico. Tiempo: 1 día Registro(Radicado Sistema de Gestión Documental Admiarchi)
3	Asignar trámite	Profesional Especializado Líder Grupo Jurídico	Se asigna el trámite a un funcionario, atendiendo conocimiento previo del trámite o del tema u orden en el reparto. Tiempo:1 día
4	Estudiar viabilidad	Funcionario responsable	Se analiza la viabilidad de la elaboración del acto administrativo, teniendo en cuenta antecedentes normativos, jurisprudencia, procedencia, competencia y legalidad. Tiempo: 10 días. Registro(Proyecto de acuerdo)
5	Revisar proyecto de acuerdo	Secretario General, Profesional Especializado Líder Grupo Jurídico	El Líder del Grupo Jurídico revisa el proyecto de acuerdo verificando su contenido, dando ajustes y recomendaciones. El Secretario General da el visto bueno al documento y lo remite a quien corresponda para aprobación y firma. Tiempo: 3 días. Registro(Proyecto de acuerdo)
6	Aprobar acto administrativo	Consejo Superior, Consejo Académico, Rector.	Para el caso de los actos administrativos expedidos en los Consejos, existe previa deliberación y voto de aprobación. El Rector, si está de acuerdo con el contenido del acto administrativo, firma la Resolución. Tiempo: Según desarrollo Registro(Actas de Consejo Superior, Consejo Académico y Resoluciones de Rector)
7	Numerar acto administrativo	Técnico operativo Secretaria General, Auxiliar Administrativo Secretaría General y Auxiliar Administrativo Despacho Rector	Si se trata de actos administrativos del Consejo Superior, lo realiza el Técnico Operativo de la Secretaria General. Para el Consejo Académico, lo realiza el Auxiliar administrativo de la Secretaria General y los actos administrativos del Rector lo realiza el Auxiliar administrativo despacho del Rector. Tiempo: Inmediato. Registro(Acto administrativo numerado)
8	Publicar o notificar acto administrativo	Generales: Auxiliar Administrativo Secretaría General, Despacho Rector. Particulares: Consejo Superior, Consejo Académico, Rector	Cuando se trata de actos administrativos de carácter general, se escanea el documento y se publica acto administrativo en el Normograma. Si se considera necesario se realiza difusión a través de diferentes medios como correo electrónico, pagina web u otro. Si se trata de actos administrativos de carácter particular, se realiza notificación en forma personal. Tiempo: Según términos de la Ley Registro(Acta de notificación de actos particulares)
9	Fin.

REGISTROS DEL DOCUMENTO
Nombre del Registro	Resp. Almacena.	Cod.Registro SIG	Serie Archivo
Acta de notificación de actos particulares	SECRETARIA GENERAL	-	ASUNTO
Actas de Consejo Superior, Consejo Académico y Resoluciones de Rector	SECRETARIA GENERAL	-	F-SEG-001.1
Acto administrativo numerado	SECRETARIA GENERAL	-	ASUNTO
Proyecto de acuerdo	SECRETARIA GENERAL	-	ASUNTO
Radicado Sistema de Gestión Documental Admiarchi	SECRETARIA GENERAL	-	-

NORMATIVIDAD Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Normatividad Interna
Número	Año	Descripción			Consultar
No se encontró información
No se encontró información
47	2017	POR EL CUAL SE EXPIDE EL ESTATUTO GENERAL DE LA UNIVERSIDAD DE CALDAS
005	1998	POR EL CUAL SE EXPIDE EL REGLAMENTO INTERNO DEL CONSEJO SUPERIOR DE LA UNIVERSIDAD DE CALDAS. ACTUALIZADO
12-1	2008	POR EL CUAL SE EXPIDE EL REGLAMENTO INTERNO DEL CONSEJO ACADEMICO DE LA UNIVERSIDAD DE CALDAS- ACTUALIZADO.

Normatividad Externa
Norma	Año	Descripción	Emitida Por	Observaciones	Consultar
LEY 594	2000	por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.	CONGRESO DE LA REPÚBLICA
LEY 1437	2011	Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.	CONGRESO DE LA REPÚBLICA
LEY 794	2003	Por la cual se modifica el Código de Procedimiento Civil, se regula el proceso ejecutivo y se dictan otras disposiciones.	CONGRESO DE LA REPÚBLICA
Decreto 019 de 2012	2012	Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.	PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA
CONSTITUCIÓN POLITICA	1991	Por la cual se expide la Constituciòn Politica	ASAMBLEA NACIONAL CONSTITUYENTE

ELABORÓ	REVISÓ	APROBÓ
Andrea Diaz García - Líder del Grupo de Gestión Jurídica	JEFE DE OFICINA ASESORA -	SECRETARIO GENERAL -

HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN	ORIGEN DE LOS CAMBIOS	FECHA
3	Se requiere actualizar el procedimiento debido a que la versión anterior presenta apartes incompletos que pueden llegar a afectar la claridad, coherencia y correcta aplicación del proceso.	2025-12-03
2	Modernización de la imagen del SIG.	2019-10-16
1	Versión inicial	2014-09-17

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