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PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE BIENES
Código: P-RF-716
Versión: 5
Emisión: 2023-05-11

PROCESO RECURSOS FíSICOS

OBJETIVO
Clasificar, controlar y custodiar los bienes de la Universidad de Caldas, con el fin de garantizar su identificación, contabilización y preservación.

ALCANCE
El procedimiento inicia con la inclusión de los bienes en el sistema de información, su uso, custodia, control y disposición final.

RESPONSABLES
LÍDER DE GRUPO INTERNO DE SERVICIOS GENERALES:  La coordinación y control de las actividades necesarias para la inclusión de los bienes en el sistema de información, su uso, custodia, control y disposición final, con base en los registros realizados por los profesionales universitarios de cada área. 
PROFESIONALES UNIVERSITARIOS SERVICIOS GENERALES - INVENTARIOS:  Realizar la revisión de la documentación pertinente y el ingreso de los bienes al sistema de información para su posterior identificación y entrega al usuario, así como de los demás procesos asociados a los bienes. 
PROFESIONAL UNIVERSITARIO DEL ALMACÉN:  Recibir la mercancía y confronta con la factura y demás soportes, e ingresa los bienes al sistema de información, así como de los demás procesos asociados a los bienes.

 

DEFINICIONES Y TÉRMINOS

Los bienes de la Universidad de Caldas se clasifican según su clase, naturaleza, uso y destino.

SINCO:  Sistema de inventarios y compras. 
BIENES DE CONSUMO:  Son aquellos bienes que por el primer uso que se hace de ellos, o porque al colocarlos, agregarlos o aplicarlos a otros, se extinguen o desaparecen como unidad o materia independiente, o entran a formar parte integral de esos otros; los que son susceptibles de daño o rotura por la clase de material en que están fabricados; los que su vida útil no exceda de un año y todos aquellos que por su analogía se parezcan o asemejen a los anteriormente descritos. De igual manera se consideran como bienes de consumo aquellos que, aunque no se consumen por el primer uso que de ellos se haga, su costo de adquisición sea menor o igual al cincuenta por ciento (50%) de un salario mínimo mensual legal vigente. 
BIENES DEVOLUTIVOS:  Propiedad, planta y equipo, son aquellos bienes que no se consumen por el primer uso que se haga de ellos, aunque por el tiempo o naturaleza se deterioren o desaparezcan y cuyo costo de adquisición sea mayor al cincuenta por ciento (50%) de un (1) salario mínimo mensual legal vigente (smlmv). Se clasifican en: bienes entregados individualmente al funcionario público, bienes de uso compartido y bienes de uso colectivo. 
BIENES INMUEBLES:   Propiedad, planta y equipo, se define como los bienes que por su naturaleza o por adhesión no pueden transportarse de un lugar a otro, se clasifican así: Terrenos urbanos, terrenos rurales, edificaciones, plantas, ductos y túneles. 

CULTIVOS, ESPECIES ANIMALES MAYORES Y MENORES: 

 Son los cultivos y animales propiedad de la Universidad, adquiridos a cualquier título y destinados al uso y desarrollo de investigaciones científicas, programas académicos, explotaciones agropecuarias, exposiciones, comercialización y otros.

 

POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN

 

El ingreso de bienes al sistema de información se origina en los siguientes casos:


  • Compra
  • Compra a través de contratos de outsourcing
  • Traspasos o donaciones recibidas por personas naturales o jurídicas, públicas o privadas, nacionales o extranjeras
  • Manufactura de bienes
  • Ingreso de bienes por finalización de convenios
  • Compensaciones
  • Reposiciones
  • Recuperaciones
  • Sobrantes de Bienes
  • Ingreso de bienes por permuta
  • Ingreso de bienes por leasing
  • Legado o donación


Responsables de los Bienes Devolutivos: Toda persona que preste sus servicios  a la Universidad de Caldas, bien sea mediante una relación legal y reglamentaria, contractual laboral o de prestación de servicios, tendrá que responsabilizarse  por los elementos y recursos que reciba para el ejercicio de sus funciones y para el desarrollo de sus obligaciones, por lo tanto; debe responder administrativa y fiscalmente por estos; y es obligación utilizarlos exclusivamente para estos fines.

 

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No. Actividad Responsable Descripción
1 Inicio    
2 Recibir el bien Profesional Universitario de Almacén Supervisores
Una vez realizado el proceso de compra a partir de los requerimientos del usuario, se recibe el bien adquirido. De acuerdo a las características del bien, puede ser recibido en el almacén o directamente en el área o dependencia solicitante. Bien sea el Supervisor o el Profesional Universitario del almacén, deben recibir el bien y la factura respectiva, realizando revisión de las condiciones del producto y la consistencia con lo especificado en la factura. TIEMPO: Una vez se recibe el bien

Registro(Factura)
3 Recibir y revisar documentación Profesional Universitario de Inventarios
Recibe del Supervisor la orden de compra del bien, la factura y el recibo a satisfacción, y acta de liquidación según el caso, documentación que es revisada en su consistencia a partir de lo solicitado por el usuario. TIEMPO: Una vez se recibe la documentación

Registro(Recibo a satisfacción)
4 Ingresar datos al sistema de inventarios Profesional Universitario de Inventarios
Las características y/o especificaciones del bien son registradas en el Sistema de Información, proceso en el que se genera el código e identificación del bien. Se emite el comprobante de entrada, documento que permite ingresar el bien como un activo de la Universidad y se envía conjuntamente con los demás soportes, al área competente para continuar con el proceso de pago. El comprobante de salida se remite al Almacén para el posterior retiro del bien por parte del responsable. TIEMPO: Una vez se recibe la documentación

Registro(Comprobante de ingreso de bienes al inventario)
5 Etiquetar bienes devolutivos y gestionar elementos de consumo Auxiliar Administrativo Inventarios
Revisa que la información sea consistente e imprime el sticker con la identificación del bien en el que se define el responsable del mismo (funcionario o NIT de la universidad) y su descripción detallada. Se etiqueta el bien, ya sea que éste se encuentre en el almacén o en la dependencia que lo recibió. Se solicitará al responsable el retiro del bien del Almacén, para el caso en que éste se encuentre en bodega, firmará el comprobante de salida y reposará en el expediente de inventarios. Los bienes de consumo son entregados a las diferentes dependencias según los pedidos que éstas realicen. En el caso de las unidades administrativas, los bienes de consumo se entregan con una periodicidad trimestral y en los programas especiales, cuando sea requerido a partir de las necesidades de cada programa. La solicitud se realiza a través del formato establecido y una vez recibido en el almacén se identifica disponibilidad, se registra la salida del kardex y se entrega a la dependencia solicitante, quienes serán responsables de uso óptimo. TIEMPO: Cada tres meses

Ver Registro(Formato Pedido Interno)
6 Solicitar traslado de bienes devolutivos Responsable del bien
Solicita traslado del bien a otro funcionario o al profesional Universitario del almacén, a través del formato establecido, que se entregará en el Almacén. Cuando se trate de traslado de bienes entre funcionarios, éstos determinarán si el traslado obedece a una necesidad real de uso del bien. El traslado de bienes al Profesional Universitario del Almacén se determinará cuando por la naturaleza del bien no se requiera en la dependencia. TIEMPO: Cada que sea requerido

Ver Registro(Formato para trasladar o dar de baja bienes devolutivos)
7 Hacer traslado de bienes devolutivos Profesional Universitario de Inventarios
Hace efectivo el traslado registrando el movimiento en el sistema de información y generando la solicitud ejecutada, la cual reposará en el expediente de inventarios de cada responsable. Momento en el cual se hará el traslado físico del bien. TIEMPO: Una vez se recibe la documentación

Ver Registro(Formato para trasladar o dar de baja bienes devolutivos)
8 Autorizar salida de bienes devolutivos de la universidad Responsable del bien devolutivo - Profesional Universitario de Inventarios
Cuando un responsable de un bien devolutivo requiera utilizarlo por fuera de la universidad, debe solicitar autorización al profesional universitario del área de inventarios, quién después de evaluada la solicitud, autoriza o rechaza. Si la salida del bien es internacional, la copia de la autorización debe ser enviada a la Vicerrectoría Administrativa a fin de efectuar el reporte a la compañía de seguros acompañado de fotografías y valor estimado del bien. Periódicamente, un funcionario de servicios generales selecciona y verifica aleatoriamente bienes que han sido autorizados para retirarlos de la instalaciones de la Universidad, a fin de confirmar su ingreso de nuevo al área correspondiente. De no encontrarse el bien se notifica por escrito al responsable para que proceda a su reintegro en un término no mayor a tres días hábiles. TIEMPO: Cada que sea requerido

Ver Registro(FORMATO PARA AUTORIZAR EL RETIRO DE BIENES DEVOLUTIVOS DE LAS INSTALACIONES DE LA UNIVERSIDAD)
9 Recibir bienes muebles en donación. Líder de Grupo Interno de Servicios Generales
Cuando una empresa o particular exprese su intención de realizar donación de un bien a la universidad, se remitirá a la normatividad para el trámite de bienes recibidos en donación o legado y el responsable de recibir los bienes en la dependencia correspondiente adelantará el trámite y hará llegar los documentos a Servicios Generales - Inventarios para su ingreso. TIEMPO: Cada que sea requerido

Registro(Comprobante de ingreso de bienes al inventario)
10 Realizar verificación de inventario anual Profesional Universitario de Inventarios
Genera y envía los reportes de inventarios por responsable una vez al año. TIEMPO: Una vez al año

Registro(Reporte de Inventario)
11 Realizar verificación de inventario anual Responsable del bien
Verifica la existencia de cada elemento constatando su descripción, estado e identificación, y reporta al área de Inventarios, así como las novedades encontradas. TIEMPO: Una vez al año

Registro(Reporte de Inventario)
12 Realizar ajustes de inventario anual Profesional Universitario de Inventarios
Revisa las novedades reportadas, las coteja con los soportes del expediente de inventarios de cada responsable y procede a tramitar los ajustes que considere pertinentes, de acuerdo con la normatividad establecida. TIEMPO: Cada que sea requerido

Registro(Reporte de Inventario)
13 Fin.    

REGISTROS DEL DOCUMENTO
Nombre del Registro Resp. Almacena. Cod.Registro SIG
Comprobante de ingreso de bienes al inventario
VICE-RECTORIA ADMINISTRATIVA
-G-USG-056.1
FORMATO PARA AUTORIZAR EL RETIRO DE BIENES DEVOLUTIVOS DE LAS INSTALACIONES DE LA UNIVERSIDAD
DIVISION SERVICIOS GENERALES
R-1226-P-RF-716G-USG-056.1
Factura
DIVISION SERVICIOS GENERALES
--
Formato Pedido Interno
VICE-RECTORIA ADMINISTRATIVA
R-1099-P-RF-716G-USG-056
Formato para trasladar o dar de baja bienes devolutivos
VICE-RECTORIA ADMINISTRATIVA
R-1097-P-RF-716-
Recibo a satisfacción
SECRETARIA GENERAL
-ASUNTO
Reporte de Inventario
DIVISION SERVICIOS GENERALES
--

NORMATIVIDAD Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Normatividad Interna
NúmeroAñoDescripciónConsultar
04082017POR LA CUAL SE MODIFICA LA RESOLUCION DE RECTORIA NRO. 000747 DEL 2007.
007472007POR MEDIO DE LA CUAL SE ADOPTA EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA CLASIFICACION, ADMINISTRACION Y CUSTODIA DE LOS BIENES DE LA UNIVERSIDAD DE CALDAS.


ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
PROFESIONAL ESPECIALIZADO - JEFE DE OFICINA ASESORA - VICERRECTOR DE UNIVERSIDAD -

HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN
ORIGEN DE LOS CAMBIOS
FECHA
5Se actualiza en el flujograma el formato para trasladar o dar de baja bienes devolutivos. 2023-05-11
4Se modifica en el formato para la salida de bienes y en el paso 8 el responsable de autorizar la salida de bienes de la Universidad.2020-08-19
3Modernización de la imagen del SIG.2019-10-18
2Actualización normatividad relacionada con la administración de bienes.2018-06-29
1Versión inicial2014-09-18


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