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Procedimiento para la representación judicial y extrajudicial de la universidad de caldas
Código: P-GJ-710
Versión: 5
Emisión: 2025-12-03

PROCESO GESTIóN JURíDICA

OBJETIVO
Representar judicial y extrajudicialmente a la Universidad de Caldas ante autoridades judiciales, administrativas y demás instancias competentes, garantizando la defensa oportuna, transparente y eficaz de sus intereses institucionales conforme a la normatividad vigente.

ALCANCE
Este procedimiento aplica a todas las actuaciones judiciales y extrajudiciales en las que la Universidad de Caldas sea parte, ya sea como demandante, demandada o interviniente. Inicia con la recepción o notificación de demandas, acciones constitucionales, conciliaciones o procesos administrativos sancionatorios, y finaliza con la ejecución del fallo, el registro en el Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado – Ekogui y, cuando corresponda, la acción de repetición o el cierre del expediente en el Sistema de Gestión Documental.

RESPONSABLES

Profesional Especializado Líder Grupo Interno de Gestión Jurídica : 

 Coordina y supervisa las actuaciones judiciales y extrajudiciales de la Universidad de Caldas. Asigna los casos a los abogados del grupo, garantiza la correcta aplicación de las estrategias de defensa jurídica, la alimentación oportuna del sistema e-Kogui y el cumplimiento de los plazos procesales establecidos por la normatividad vigente.

Abogados del Grupo Jurídico de la Secretaría General de la Universidad de Caldas: 

Ejercen la representación judicial y extrajudicial de la Universidad de Caldas en los procesos asignados, elaboran los escritos y actuaciones requeridas, asisten a audiencias y realizan el registro actualizado de cada proceso en el sistema e-Kogui y en el Sistema de Gestión Documental Institucional.

Auxiliar Administrativo de la Secretaría General:

Recibe, radica y gestiona las notificaciones judiciales o administrativas, realiza la trazabilidad de los documentos en el Sistema de Gestión Documental y remite los expedientes al Grupo Interno de Gestión Jurídica para su atención.

Secretario (a) General:

Verifica que la representación judicial y extrajudicial se desarrolle conforme a las políticas institucionales y a la normativa aplicable. Otorga el visto bueno a los poderes conferidos y suscribe, cuando corresponda, los documentos oficiales relacionados con la defensa jurídica de la Universidad.

Rector:

Autoriza el otorgamiento de poderes para la representación judicial o extrajudicial de la Institución, conforme a la competencia y al marco normativo vigente.

DEFINICIONES Y TÉRMINOS
Debido Proceso: Conjunto de garantías y exigencias que deben ser observadas en todo procedimiento administrativo o judicial, como mecanismo de protección a la autonomía y libertad del ciudadano y límites al ejercicio del poder público, dentro de las cuales se observan: el principio de legalidad, acceso a la jurisdicción y a la tutela judicial efectiva de los derechos humanos, defensa y contradicción, doble instancia, el derecho de la persona a ser escuchada y publicidad de las actuaciones y decisiones adoptadas en esos procedimientos. (Concordante Artículo 29 de la C.P., Artículos 1,2,3 y 9 de la Ley 270 de 1996, Artículo 6 de la Ley 1123 de 2007, Artículos 2, 3, 7, 9 y 14 Ley 1564 de 2012). 
 Buena Fe: Exigencia a los particulares y a las autoridades de ajustar sus comportamientos a una conducta honesta y leal en el ejercicio de sus derechos y deberes. (Concordante Artículo 83 de la C.P.)
 Igualdad: Garantizar la misma protección y trato a las personas e instituciones que intervienen en todo procedimiento administrativo o judicial, incluyendo a aquellas que, por su condición económica, física o mental, se encuentren en circunstancia de debilidad manifiesta. (Concordante Artículos 13, 29 y 209 de la C.P., Artículo 2 de la Ley 270 de 1996 Artículo 10 de la Ley 1123 de 2007, Artículo 4 de Ley 1564 de 2012). 
 Imparcialidad: Abstenerse de adelantar actuaciones con motivaciones subjetivas. Judicialmente hace referencia que los asuntos sometidos al juez le sean ajenos, esto es, que no tenga interés de ninguna clase (imparcialidad objetiva) y a que el juzgador no haya tenido relaciones con las partes del proceso que afecten la formación de su decisión (imparcialidad subjetiva). (Concordante Artículo 13 de la C.P.). 
 Responsabilidad: Las autoridades y sus agentes son responsables por omisión o extralimitación en el ejercicio de sus funciones, así mismo, los particulares lo son por infringir la Constitución y las leyes. (Concordante Artículos 6, 29, 90 y 124 de la C.P.).
 Moralidad Administrativa:  Todas las personas y los servidores públicos están obligados a actuar con rectitud, lealtad y honestidad en las actuaciones administrativas, así como en el ejercicio de la defensa y colaborar en la recta y cumplida administración de Justicia (Concordancia Artículos 29 y 209 C.P. y Artículo 28 Ley 1123 de 2007).
 Publicidad: Es uno de los elementos esenciales del debido proceso, que consiste en dar a conocer, a través de publicaciones, comunicaciones o notificaciones, las actuaciones judiciales y administrativas a la comunidad, garantizando así la transparencia y participación ciudadana, así como a las partes y terceros interesados en un determinado proceso para garantizar sus derechos de contradicción y defensa, excepto en los casos en los cuales la ley lo prohíba por tratarse de actos sometidos a reserva legal. (Concordancia Artículos 29, 209 y 228 de la C.P. y el Artículo 3 de la Ley 1437 de 2011). 
 Eficiencia En términos generales hace referencia a que el Estado por el interés general, está obligado a tener una planeación adecuada del gasto, igualmente, impone deberes y obligaciones a las autoridades para garantizar la adopción de medidas de prevención y atención de los ciudadanos del país, para garantizar su dignidad y el goce efectivo de sus derechos. (Concordancia Artículos 2, 209, de la C.P.). Así las cosas, en virtud de este principio se debe propender porque los casos de defensa judicial que se tengan a cargo se adelanten con la correspondiente diligencia (Contestar demandas, comparecer a audiencias, solicitar y asistir a la práctica de pruebas, solicitud de incidentes de nulidad, presentación de alegatos de conclusión y de recursos de Ley cuando haya lugar) respetando y acatando los términos procesales vigentes y teniendo pleno conocimiento de la normatividad en el asunto.
 Celeridad y Oralidad: La administración de justicia debe ser pronta, cumplida y eficaz en la solución de fondo de los asuntos que se sometan a su conocimiento, sin dilaciones injustificadas. Así mismo, las actuaciones que se realicen en los procesos judiciales deberán ser orales salvo las excepciones que establezca la ley. (Concordancia Artículo 4 de la Ley 1285 de 2009, Artículo 57 Ley 1123 de 2007 y el Artículo 3 de la Ley 1437 de 2011).
 Economía Las autoridades deberán proceder con austeridad, optimizando el uso del tiempo y de los demás recursos, procurando el más alto nivel de calidad en sus actuaciones y la protección de los derechos de las personas. Judicialmente se relaciona con el principio de celeridad, por cuanto busca que se imparta pronta y cumplida justicia, conseguir el mayor resultado con el mínimo de actividad de la administración de justicia. (Concordancia Artículo 3 de la Ley 1437 de 2011).

 

POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN

 

MARCO NORMATIVO QUE RIGE AL ABOGADO. 

 

La principal fuente normativa es la Constitución Política, como quiera que en sus Artículos 2, 6, 29, 90 y 209, regula las principales pautas de los funcionarios públicos y particulares que ejercen funciones públicas, que tienen íntima relación con el ejercicio de la profesión del abogado. 

 

La Ley 1123 de 2007 “Por la cual se establece el código disciplinario del abogado”, regula los principios rectores, las faltas disciplinarias a que puede verse expuesto, la extinción de la acción y de la sanción disciplinaria, los deberes e incompatibilidades del abogado, el régimen sancionatorio, así como el procedimiento disciplinario. 

 

Así mismo, el Código General del Proceso- Ley 1564 de 12 de julio 2012, Sección Segunda, Capítulo IV, hace referencia a los apoderados, específicamente lo relacionado con derecho de postulación, poderes, designación y sustitución de apoderados, terminación del poder, facultades del apoderado y en el Capítulo V desarrolla los deberes y responsabilidades de las partes y sus apoderados, incluyendo la responsabilidad patrimonial de los mismos. 

 

No obstante, a lo anterior, se aclara que los servidores públicos son responsables fiscal, penal, disciplinaria, contractual y civilmente, al respecto la Corte Constitucional señaló: “Dentro de este marco, una misma conducta de un servidor público puede dar lugar a distintos tipos de responsabilidad. Así, el desconocimiento culposo o doloso, de estas obligaciones, al desbordar el ordenamiento jurídico, puede generar responsabilidad civil, penal, contractual, fiscal, patrimonial y disciplinaria de los servidores públicos. Cada uno de estos tipos de responsabilidad se analiza de conformidad con las funciones asignadas. 

 

Así, por ejemplo, un funcionario que no tenga por función el manejo de dineros públicos no podrá incurrir en responsabilidad fiscal; o el funcionario que no realice actividad contractual pública con o a nombre del Estado no podrá incurrir en responsabilidad contractual.” 

 

 

DESARROLLO: 

 

SISTEMA ÚNICO DE GESTIÓN E INFORMACIÓN LITIGIOSA DEL ESTADO – E - KOGUI. El SISTEMA ÚNICO DE GESTIÓN E INFORMACIÓN LITIGIOSA DEL ESTADO – E- KOGUI. 

 

Es el único sistema de gestión de información litigiosa del Estado, creado para el seguimiento de la actividad judicial y extrajudicial del Estado, ante las autoridades nacionales e internacionales. Tiene como objetivos, servir de herramienta para la adecuada gestión del riesgo fiscal asociado a la actividad judicial y extrajudicial de la Nación, así como monitorear y gestionar los procesos que se deriven de aquella actividad. De igual forma, busca brindar instrumentos para la generación de conocimiento, la formulación y focalización de políticas de prevención del daño antijurídico y la generación de estrategias para la adecuada gestión del ciclo de defensa jurídica. Como fuente oficial de la información sobre la actividad litigiosa del Estado deberá ser utilizado y alimentado por las entidades y organismos públicos del orden nacional, cualquiera sea su naturaleza y régimen jurídico, y por aquellas entidades privadas del mismo orden que administren recursos públicos. 

 

Cualquier información que las entidades públicas del orden nacional reporten sobre su actividad litigiosa a los organismos de control, o a los ciudadanos en general, deberá ser coincidente con la información por ellas registrada en el Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado - eKOGUI. La información de los procesos y reclamaciones de las entidades públicas del orden nacional que entren o se encuentren en proceso de liquidación de que tratan los artículos 25 y 35, inciso final del Decreto Ley 254 de 2000, modificados por los artículos 13 y 19 de la Ley 1105 de 2006, respectivamente, deberá ser reportada en el Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado - eKOGUI. Igualmente reportarán la información las entidades que entren en proceso de supresión.

 
USUARIOS DEL SISTEMA. 
 
Los usuarios del Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado – eKOGUI en cada una de las Entidades serán aquellos funcionarios que ocupen los siguientes cargos o designaciones: 
 
1. Líder de Grupo de Gestión Jurídica quien hace las veces de Administrador del Sistema. 
3. Apoderado de la entidad. 
4. Secretario Técnico del Comité de Conciliación. 
5. Jefe de Oficina Financiera o quien haga sus veces.
6. Jefe de Oficina de Control Interno o quien haga sus veces.

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No. Actividad Responsable Descripción
1 Inicio.  
2 Recibir notificación de los despachos judiciales o autoridades Profesional Especializado Líder del Grupo Jurídico o Auxiliar Administrativo Secretaría General

Se reciben las notificaciones de las acciones judiciales, traslado de las demandas, acciones constitucionales, por el correo electrónico institucional: gestion.juridica@ucaldas.edu.co o por medio físico.

En caso de recibir solicitudes de conciliación extrajudicial se deberán seguir los pasos descritos en el instructivo: I-GJ-713-Instructivo para la representación en conciliaciones judiciales y extrajudiciales

Una vez recibida la información, la Auxiliar Administrativa de la Secretaría General realiza la respectiva radicación e impresión de la información y se la pasa al Líder del Grupo Jurídico.

Tiempo: Permanente.
3 Asignar trámites Profesional Especializado Líder Grupo Jurídico

El Líder del Grupo Jurídico realiza la asignación de la siguiente manera:

Las acciones de tutela serán asignadas preferentemente a los asistentes jurídicos, y en caso de existir una coyuntura en la recepción de acciones constitucionales se asignaran a cualquiera de los profesionales que conforman el Grupo de Gestión Jurídica.

Para el presente trámite seguir los pasos del: I-GJ-871-Instructivo para recepcionar y contestar acciones de tutela

Los demás medios de control incluidas las acciones constitucionales diferentes a la acción de tutela, se asignarán directamente al Abogado profesional universitario 2028 grado 10 de la Secretaría General. En caso de que se radiquen varias demandas al mismo tiempo se podrán repartir entre los otros abogados de la Secretaría.

Dado el caso que, por la complejidad o naturaleza del asunto, no se cuente con un Abogado en la Institución que pueda desarrollar el trámite, es posible contratar un abogado externo, previa verificación de la formación y/o experiencia requerida de acuerdo a la necesidad específica.

Tiempo: A más tardar dentro de los tres días siguientes a la recepción.
4 Ingresar proceso judicial a EKOGUI Abogado designado

El abogado que tiene a cargo el proceso judicial ingresa a la plataforma e-KOGUI con el fin de registrar el proceso judicial. (se excluyen de este ingreso las acciones de tutela)

Mediante oficio se debe informar a la Oficina Financiera sobre el monto de las pretensiones con el fin de provisionar contablemente la demanda en curso en caso de un eventual fallo condenatorio.

Tiempo: A más tardar dentro de los 5 días siguientes a la notificación del proceso judicial.
5 Revisar antecedentes, normas, jurisprudencia y doctrina Abogado designado

Una vez recibida la demanda, se procede a solicitar a las áreas implicadas la información relacionada con el presunto daño antijurídico para conformar el expediente en el archivo.

Los abogados de cada caso realizan una revisión jurisprudencial, doctrinal, legal, estatutaria y reglamentaria a los procesos judiciales para continuar con la construcción de la estrategia de defensa de la Institución

Además de lo anterior, el abogado asignado deberá verificar si existen casos similares para identificar criterios de defensa previos que se hayan aplicado.

Tiempo: Permanente 
6 Recopilar pruebas documentales Abogado designado

En caso de ser necesario se requiere a las dependencias, con la finalidad de que se alleguen documentos, rindan informes, expidan certificados y demás soportes que sirvan de pruebas dentro del proceso.

Tiempo: Permanente.
7 Definir estrategia de defensa Profesional Especializado Líder del Grupo de Gestión Jurídica Abogado designado

El Profesional Universitario procede a analizar los medios de defensa a la luz de la jurisprudencia y la normatividad vigente sobre la materia, fundamentada en las pruebas aportadas dentro de la demanda y las aportadas por la Institución (soportes allegados por las dependencias implicadas). Igualmente se solicita la práctica de pruebas que sean pertinentes y conducentes con el fin de defender la Institución.

Teniendo en cuenta los análisis previos, el abogado define un proyecto de contestación lo remite al Líder del Grupo de Gestión Jurídica para su revisión, recomendación y aprobación.

La remisión aludida deberá realizarse a más tardar dentro de los 5 días anteriores al vencimiento del término para contestar la demanda.

Cuando se trate de acciones de tutela el proyecto de respuesta, deberá enviarse al líder de Gestión Jurídica en el término de un (1) día el cual una vez aprobado por este, deberá ser firmado por Secretario General.

Tiempo: Permanente

8 Solicitar y otorgar poder Abogado designado y Rector.

Debe solicitarse otorgamiento de poder ante Rectoría, donde se especifique la información del proceso judicial y se autorice la representación del funcionario por parte de la Universidad.

Tiempo: Permanente 
9 Radicar contestación Abogado designado

Una vez en firme la contestación de la demanda y sus anexos deberán ser radicados ante el despacho judicial competente. La remisión de los documentos podrá ser presentada directamente por el apoderado judicial o por el funcionario encargado de la oficina de mensajería contratada por la Institución. Esto, teniendo en cuenta que el trámite de contestación de la demanda no requiere de presentación personal.

Una vez obtenido el respectivo recibido del documento, se solicita el archivo del mismo en el expediente contentivo del proceso judicial y se registra en la plataforma E-kogui.

Tiempo: Permanente

10 Atender citaciones a audiencias Abogado designado

Se debe acudir a cada citación o requerimiento del juzgado u otras instituciones, de acuerdo a lo estipulado en el proceso.

Cuando exista citación a audiencia de conciliación dentro del proceso se deberá someter la decisión ante el Comité de Conciliación de la Universidad previa recomendación radicada por el abogado quien tenga asignado el caso, siguiendo los pasos del instructivo: I-GJ-713-Instructivo para la representación en conciliaciones judiciales y extrajudiciales

Tiempo: Cuando se realice la citación. 
11 Verificar el proceso en todas sus etapas y realizar seguimiento a cada una de las actuaciones Abogado designado

1. Revisar por parte del profesional universitario 2028 grado 10 de la Secretaría General diariamente el correo electrónico gestión.juridica@ucaldas.edu.co e Infojudicial, con el fin de verificar el avance de los procesos a cargo de la Universidad de Caldas.
2. Revisar estados, traslados, edictos y expedientes de forma presencial una vez al mes.
2. Solicitar copias de los documentos cuando se requiera.
3. Estudiar Autos y Sentencias cada vez se expidan dentro del proceso.
4. Elaborar, revisar y suscribir memoriales ante el Despacho Judicial.
5. Registrar actuaciones de seguimiento en el formato de registro y control de los procesos por Departamento usando en el sistema E-KOGUI.

Tiempo: Permanente.

12 Adelantar actuaciones procesales Abogado designado

requiera el trámite de presentación personal, memoriales ante el despacho judicial y solicitar el archivo de este con radicación en el expediente. Asistir a las Audiencias programadas por fuera de la ciudad, presentando ante el Líder de Grupo Interno de Gestión Jurídica el informe de Comisión correspondiente. Elaborar, revisar y suscribir documento de recurso contra Autos y sentencias en caso de ser procedente y solicitar el archivo de este con radicación al expediente.
13 Tomar acciones frente al fallo Abogado designado

Si se recurre, el abogado realiza seguimiento y actúa en cada etapa del proceso en segunda instancia.

En el caso de los procesos contencioso administrativo en los cuales el fallo sea condenatorio y se interpone el recurso de apelación, previo a que el Juez o Magistrado cite a audiencia de conciliación consagrada en el numeral 4 del artículo 192, se deberá someter la decisión ante el Comité de Conciliación de la Universidad previa recomendación del abogado que tenga asignado el caso.

Tiempo: Al finalizar el proceso judicial en primera instancia 
14 Registrar datos y Archivar copia de la sentencia Abogado designado

Obtener copia de la sentencia y registrar datos en el sistema E-KOGUI.

Si el fallo es favorable se archiva el expediente.

Si el fallo es en contra, el abogado responsable informará a la Vicerrectoría Administrativa - Oficina Financiera sobre el contenido del fallo para advertir del inicio del proceso de pago una vez la parte accionante o vencedora radique la totalidad de documentos indispensables para proceder al pago efectivo.

Tiempo: Cuando se encuentre en firme el fallo de primera instancia o se encuentre ejecutoriada la sentencia de segunda instancia.
15 Pago efectuado Abogado designado, Oficina Financiera

Una vez se radique la solicitud de pago por parte del demandante o de la parte vencedora, se remitirá a la Vicerrectoría Administrativa - Oficina Financiera para que efectúe el respectivo pago.

La Oficina Financiera deberá comunicar a la Secretaria General inmediatamente cancele el monto de la condena expidiendo certificación de pago.

Una vez se cuente con la respectiva certificación de pago total de la condena el abogado designado realizará el estudio del inicio de la acción de repetición y presentará su recomendación ante el comité de conciliación.

Ver:  I-GJ-621-Instructivo contable para el reconocimiento, revelación y pago de los procesos judiciales, laudos arbitrales y conciliaciones extrajudiciales


Tiempo: 4 meses una vez se efectúe el pago total de la condena. 
16 Fin    


NORMATIVIDAD Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Normatividad Interna
NúmeroAñoDescripciónConsultar
472017POR EL CUAL SE EXPIDE EL ESTATUTO GENERAL DE LA UNIVERSIDAD DE CALDAS
No se encontró información 
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Normatividad Externa
NormaAñoDescripciónEmitida PorObservacionesConsultar
LEY 1285 2009medio de la cual se reforma la Ley 270 de 1996 Estatutaria de la AdministraciónCONGRESO DE LA REPÚBLICA 
LEY 640 DE 20012001Por la cual se modifican normas relativas a la conciliación y se dictan otras disposiciones.CONGRESO DE LA REPÚBLICA 
LEY 446 1998por la cual se adoptan como legislación permanente algunas normas del Decreto 2651 de 1991, se modifican algunas del Código de Procedimiento Civil, se derogan otras de la Ley 23 de 1991 y del Decreto 2279 de 1989, se modifican y expiden normas del Código Contencioso Administrativo y se dictan otras disposiciones sobre descongestión, eficiencia y acceso a la justicia.CONGRESO DE LA REPÚBLICA 
LEY 15642012LEGISLACION QUE DISPONE NUEVAS REGLAS PARA EL DESARROLLO DE LOS PROCESOS JUDICIALES EN COLOMBIA.CONGRESO DE LA REPÚBLICA 
DECRETO 1716 DE 20092009Por el cual se reglamenta el artículo 13 de la Ley 1285 de 2009, el artículo 75 de la Ley 446 de 1998 y del Capítulo V de la Ley 640 de 2001.PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA 
decreto 1069 de 20152015"Por medio del cual se expide el decreto único reglamentario del sector justicia y del derecho."PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA 
LEY 14372011Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.CONGRESO DE LA REPÚBLICA 
DECRETO 1167 DE 20162016http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=66978PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA 


ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
Andrea Diaz García - Líder del Grupo de Gestión Jurídica JEFE DE OFICINA ASESORA - SECRETARIO GENERAL -

HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN
ORIGEN DE LOS CAMBIOS
FECHA
5Se requiere actualizar el procedimiento con cambios de forma para ampliar la claridad, coherencia y correcta aplicación del proceso.2025-12-03
4Se realizan ajustes al desarrollo y flujograma2020-05-15
3Ajustes en flujograma y normatividad...2019-10-16
2Se realiza modificaciones al desarrollo y se ingresan los requisitos para ser contratado un abogado externo para defensa judicial de la universidad, en caso que sea requerido. 2016-12-19
1Versión inicial2014-09-17


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