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PROCEDIMIENTO PARA LA SEGURIDAD FISICA DE LA UNIVERSIDAD DE CALDAS |
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| PROCESO | RECURSOS FíSICOS |
| OBJETIVO |
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Programar, ejecutar y verificar las condiciones de seguridad física de la Universidad de Caldas, de acuerdo con los requerimientos establecidos por la Institución y al alcance de la prestación del servicio por parte de la empresa contratista.
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| ALCANCE |
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El procedimiento inicia con la identificación y actualización de necesidades de seguridad y la contratación de la empresa prestadora del servicio de vigilancia, involucrando actividades como el préstamo de espacios, autorizaciones para ingresar en horarios extraordinarios y el reporte de pérdida de bienes, hasta la supervisión y toma de acciones correctivas que garanticen la mejora continua para la seguridad física de las instalaciones.
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| RESPONSABLES | ||||||
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| DEFINICIONES Y TÉRMINOS | ||
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| POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN |
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PRÉSTAMO DE ESPACIOS FÍSICOS Este servicio se ofrece a toda la comunidad, previa solicitud de préstamo del espacio físico (áreas comunes). Para su aprobación se tienen en cuenta criterios como: uso del espacio, horario, tiempo del préstamo y disponibilidad del espacio y son gestionados de acuerdo con lo establecido por la Oficina de Planeación y Sistemas.
AUTORIZACIÓN DE INGRESO EN HORARIOS ORDINARIOS: El usuario que requiere ingresar a la Universidad en horarios ordinarios, establecido de lunes a sábado entre las 06:00 a.m y las 10:00 p.m., a cualquiera de sus campus y sedes, lo hará a través de su identificación en los medios de acceso que la institución tenga dispuestos en sus diferentes porterías peatonales o vehiculares. Lo anterior constituye un deber que no solo deben de acatar los miembros de la Comunidad Universitaria; sino también, quienes pretendan ingresar como visitantes a la Universidad. Las personas que no se identifiquen a través de los medios establecidos por la institución para tales fines; no podrán ingresar a la institución.
AUTORIZACIÓN DE INGRESO EN HORARIOS EXTRAORDINARIOS: Los docentes, administrativos y estudiantes pueden solicitar ingreso a las instalaciones de la Universidad en horarios extraordinarios, los cuales comprenden: los días domingos y festivos en cualquier horario y de lunes a sábado entre las 10:00 p.m. y las 6:00 a.m., previo el visto bueno del responsable de la dependencia o actividad a ejecutarse. La solicitud se revisa para verificar que contenga toda la información requerida, se estudia, se reserva el espacio o se rechaza, y culmina con el registro y entrega en medio físico o magnético al personal de seguridad, quienes permitirán el ingreso a las personas indicadas. Las solicitudes para el ingreso los domingos y festivos se reciben hasta el viernes de cada semana a la 1:00 p.m.
REPORTE DE PERDIDA DE BIENES POR HURTO, CASO FORTUITO O FUERZA MAYOR: Ver Guía para reportar pérdida de bienes muebles por hurto, caso fortuito o fuerza mayor |
| DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES | |||||
| No. | Actividad | Responsable | Descripción | ||
| 1 | Inicio. | ||||
| 2 | Identificar y actualizar necesidades | Profesional Especializado Líder Grupo Interno Servicios Generales |
A través de recorridos aleatorios de inspección, se identifican accesos, áreas perimetrales y espacios que requieran fortalecer las actividades de vigilancia, por ser vulnerables, con el fin de disponer de recursos humanos, tecnológicos y económicos para suplir las necesidades.
Tiempo: Aleatorio |
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| 3 | Definir protocolos de vigilancia | Profesional Especializado Líder Grupo Interno Servicios Generales, Profesional Especializado Líder Grupo Interno de Sistemas |
Se establecen las condiciones para el uso y monitoreo de grabaciones, disposición, almacenamiento, conservación, salvaguarda y custodia de la información almacenada en el sistema de videovigilancia.
Ver I-RF-576 Instructivo para la administración del sistema de videovigilancia de la Universidad de Caldas.
Tiempo: Permanente |
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| 4 | Realizar préstamo de áreas comunes | Profesional Especializado Líder del Grupo Servicios Generales |
Se recepcionan las solicitudes de préstamo de áreas comunes mediante oficio o correo electrónico y se analizan de acuerdo al uso, disponibilidad y tiempo que es requerido. Se presta el espacio a los responsables que cumplen con los requerimientos y se les informa a través de correo electrónico o mediante documento físico.
Tiempo: Cuando sea requerido |
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| 5 | Autorizar ingreso a las instalaciones en horarios ordinarios | Personal de seguridad |
El usuario que requiere ingresar a la Universidad en horarios ordinarios, establecido de lunes a sábado entre las 06:00 a.m y las 10:00 p.m., a cualquiera de sus campus y sedes, lo hará a través de su identificación en los medios de acceso que la institución tenga dispuestos en sus diferentes porterías peatonales o vehiculares.
Lo anterior constituye un deber que no solo deben de acatar los miembros de la Comunidad Universitaria; sino también, quienes pretendan ingresar como visitantes a la Universidad.
Las personas que no se identifiquen a través de los medios establecidos por la institución para tales fines; no podrán ingresar a la institución.
Tiempo: Permanente
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| 6 | Autorizar ingreso a las instalaciones en horarios extraordinarios | Profesional Especializado Líder Grupo Interno Servicios Generales |
El usuario que requiere ingresar a la Universidad en horarios extraordinarios, realiza la solicitud de autorización de ingreso a través del formato, indicando nombre e identificación de las personas que ingresarán, la fecha y hora de ingreso, hora de salida, dependencia o área a la que se ingresa y actividades a desarrollar; refrendado con la firma del responsable de la dependencia o actividad a ejecutarse.
Al momento de presentarse a la Universidad deberá acceder a través del control de acceso que la institución tenga dispuesto en sus diferentes porterías peatonales o vehiculares y aplica para todos los campus y sedes.
Tiempo: Permanente
Ver Registro(FORMATO PARA AUTORIZAR EL INGRESO A LAS INSTALACIONES DE LA UNIVERSIDAD EN HORARIOS EXTRAORDINARIOS) |
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| 7 | Reportar autorizaciones de ingreso | Auxiliar Administrativo Grupo Interno Servicios Generales |
Se reportan diariamente, si el servicio lo requiere, al Coordinador de seguridad de la empresa contratista para que se permita el acceso a dichas personas.
Tiempo: Las solicitudes para el ingreso los días domingos y festivos se reciben hasta el viernes de cada semana, como máximo hasta la 1:00 p.m.
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| 8 | Reportar pérdida de bienes | Funcionario |
Cualquier persona o funcionario que tenga conocimiento de la pérdida, daño o hurto de un bien de propiedad de la Universidad de Caldas, tiene el deber de informar a las autoridades competentes, allegando los correspondientes documentos probatorios.
Ver G-RF-286 Guía para Reportar Pérdida de Bienes Muebles por Hurto, Caso Fortuito o Fuerza Mayor
Tiempo: Cuando sea requerido
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| 9 | Supervisar prestación del servicio de vigilancia | Profesional Especializado Líder Grupo Interno Servicios Generales y Contratistas |
Se realizan reuniones periódicas y visitas a las instalaciones para evaluar la prestación del servicio, como herramienta de supervisión y seguimiento y control.
Tiempo: Permanente |
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| 10 | Tomar acciones correctivas | Profesional Especializado Líder Grupo Interno Servicios Generales |
De acuerdo con la evaluación de la prestación del servicio realizada previamente, se toman decisiones que permitan mejorar la seguridad de las instalaciones de la Universidad, y la comunidad universitaria.
Tiempo: Permanente. |
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| 11 | Fin | ||||
| REGISTROS DEL DOCUMENTO | |||
| Nombre del Registro | Resp. Almacena. | Cod.Registro SIG | |
| FORMATO PARA AUTORIZAR EL INGRESO A LAS INSTALACIONES DE LA UNIVERSIDAD EN HORARIOS EXTRAORDINARIOS | DIVISION SERVICIOS GENERALES | R-1232-P-RF-727 | |
| ELABORÓ | REVISÓ | APROBÓ |
| PROFESIONAL ESPECIALIZADO - | JEFE DE OFICINA ASESORA - | VICERRECTOR DE UNIVERSIDAD - |
| HISTORIAL DE CAMBIOS | ||
| 7 | Se requiere modificar el procedimiento para incorporar lineamientos respecto al ingreso a las instalaciones de la Universidad de Caldas. | 2025-08-04 |
| 6 | Se requiere modificar el procedimiento para realizar ajustes que corresponden a la actualización normativa de la Resolución de Rectoría 0395 de 2025. | 2025-07-09 |
| 5 | Se requiere modificación del proceso para ajustar los horarios de solicitud de préstamo de espacios a la circular 007 de 2022 de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas. | 2025-01-16 |
| 4 | Modernización de la imagen del SIG. | 2019-10-18 |
| 3 | Se realizan dos ajustes puntuales en el desarrollo en cuanto a cuenta bancaria para el pago de los recursos por concepto de préstamo de escenarios y actualización normativa. | 2017-02-15 |
| 2 | Se retira formato en el paso 8. | 2016-02-18 |
| 1 | Versión inicial | 2014-11-05 |
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