Se analizan diferentes fuentes de información, que permitan determinar la condición de los graduados en el medio y la percepción de empresarios sobre la institución, sus programas y sus graduados. Algunas de las fuentes que deben consultarse son:
* Encuesta Única
• Encuestas de satisfacción de servicios
• Observatorios laborales
• Estudios de pertinencia.
• Estudios/sondeos/encuestas y afines de gremios, ONG´s, Ministerios, etc.
• Estudios de pertinencia y contexto Vicerrectoría académica
• Informes de acreditación institucional y por programas
• Bases de datos de la Unidad de Servicios

Tiempo: Anualmente

De acuerdo con la información analizada, se realiza un diagnóstico general que permita concluir sobre los siguientes aspectos:

• Situación de los egresados en el mercado laboral
• Nivel de interacción de los egresados con la institución.
• Análisis de pertinencia de los programas académicos para los empresarios de la región y el país.
• Áreas del conocimiento de mayor importancia para programas de educación continuada
• Actividades de emprendimiento realizadas por egresados u otras formas de trabajo

Tiempo: Anualmente

A partir de las conclusiones derivadas del diagnóstico, el Jefe de Oficina de Egresados en compañía del Vicerrector de Proyección, elaboran el plan de acción del año, en el que se definen los proyectos y actividades que deben realizarse y que generen mayor impacto. Con el fin de focalizar las acciones y optimizar los recursos, deben priorizarse los proyectos y actividades y definirse objetivos y metas concretos que permitan evidenciar resultados frente al mejoramiento de la interacción con los egresados.

Tiempo: Anualmente

Para la realización de las diferentes actividades encaminadas al fomento de las relaciones con los egresados y para responder a las necesidades operacionales de la Oficina, se deben gestionar los recursos provenientes de la Nación y de los Programas Especiales.

Tiempo: Permanente

De manera permanente, se actualizan los datos de los egresados, con el fin de fortalecer los canales de comunicación y garantizar el acceso a la información de actividades y proyectos por ejecutar. De igual manera, se garantiza la carnetización de los egresados como requisito para su título, con el fin de promover su identificación y vinculación con la institución.

Tiempo: Permanente

Para posicionar la imagen de la oficina de egresados como medio para establecer y fortalecer relaciones con las instancias gubernamentales, sector privado y asociaciones de las diferentes profesiones, el profesional de la oficina realiza diferentes actividades enmarcadas en el análisis de datos, la sinergia con redes de oficinas de egresados y la creación, monitoreo y evaluación de contenidos web dispuestos en la página de Egresados (Convocatorias, boletines, cumpleaños, días de profesionales, etc).

Las unidades de mercadeo y prensa apoyan labores de difusión a través de los medios institucionales y locales y viceversa.

Tiempo: Permanente.

De manera permanente, se actualiza y suministra información sobre egresados en los diferentes medios y canales dispuestos, tanto públicos como privados que administran información sobre el mercado laboral y monitorean sobre oportunidades laborales para cada una de las disciplinas que ejercen los egresados de los programas académicos. De igual manera se le suministra información a los egresados sobre oportunidades laborales a las que puedan postularse, convocatorias a becas a nivel nacional e internacional, entre otra información que sea de relevancia para la inserción laboral.

Tiempo: Permanente.

La Oficina de Egresados apoya logísticamente los diferentes procesos electorales, para la elección de representantes de los egresados a los siguientes estamentos: Consejo Superior, Consejo Académico, Consejos de Facultad y Comisión Asesora. De igual manera, se apoya el proceso de consulta para designación de rector dentro de los egresados que conforman la base de datos, para lo cual debe depurarse, actualizarse y validarse de manera permanente.

Tiempo: Cuando se presenten elecciones

Se realizan asesorías de manera particular a cada uno de los programas académicos, desde el ciclo de servicio hasta la visita de pares, con el fin de apoyar el mejoramiento del sistema de aseguramiento de la calidad académica y la acreditación de programas y posgrados, ya que la Oficina de Egresados responde por todo el componente de graduados de la Universidad. Los criterios que encierran esta actividad son los siguientes:
• Procesos de acreditación: impacto en el medio.
• Proceso de renovación registro calificado
• Encuentros de egresados
• Observatorio laboral: Uso de herramientas con los directores de programas.

Tiempo: Permanente

Mediante la creación, monitoreo y evaluación de actividades, se pretende generar sentido de pertenencia de los egresados hacia la Universidad. Asimismo, estas actividades permiten recolectar y actualizar la información de las bases de datos de la oficina, que alimenten el Directorio de contactos. Estas son:
• Egresados en el exterior
• Actualización por referidos
• Egresados destacados
• Feria laboral
• Conversatorios de empleabilidad
• Convenios, Beneficios y Descuentos

La Universidad otorga también la Orden Humberto Gallego Gamboa como reconocimiento a un egresado por sus aportes significativos al desarrollo de la región y el país.

Tiempo: Permanente

Mediante los canales de comunicación establecidos con los egresados (correo electrónico, redes sociales, pagina web, redes de egresados, y personal), la oficina realiza actividades que promueven la participación de los egresados en las dinámicas universitarias y el posicionamiento social de la institución en el medio.

Tiempo: Permanente

Mediante la aplicación de encuestas de satisfacción al finalizar cada uno de los eventos programados, la Oficina de Egresados, identifica y analiza la percepción de los participantes frente a la actividad realizada y los nuevos requerimientos resultantes de los planes de mejoramiento que alimentan los ya identificados.

Tiempo: Al finalizar cada evento