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PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE LA MEJORA
Código: P-MM-789
Versión: 9
Emisión: 2023-12-19

PROCESO MEDICIóN, ANáLISIS Y MEJORA

OBJETIVO
Mejorar continuamente el desempeño institucional a través de una identificación sistemática de oportunidades de mejora y la ejecución de las respectivas acciones consolidadas en los Planes de Mejoramiento Institucional y de Programas, los cuales serán insumo para el Sistema de Gestión de Calidad y la Acreditación Institucional.

ALCANCE
El procedimiento inicia con la permanente identificación de no conformidades y oportunidades de mejora a través del análisis de las distintas fuentes de autoevaluación y evaluación externa con las que cuenta la Universidad de Caldas, de manera que se formulen acciones eficaces para intervenir niveles no deseados de desempeño o permitan aprovechar las oportunidades identificadas. Las acciones serán consolidadas en los Planes de Mejoramiento Institucional y de Programas, los cuales deberán ser ejecutados por los procesos y programas, respectivamente. El Plan de Mejoramiento Institucional será objeto de seguimiento por parte de la Oficina de Control Interno de Gestión y la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas - Sistema Integrado de Gestión

RESPONSABLES

 

LÍDERES DE PROCESOS:  Analizar de manera permanente los insumos de autoevaluación o evaluación externa con los que cuenta la institución, con el fin de identificar oportunidades de mejora o no conformidades que deben ser intervenidas, tomar las correcciones respectivas y formular y documentar las respectivas acciones que permitan la eficaz intervención. 
PERSONAL DE APOYO DE TODOS LOS PROCESOS: Participar en los análisis de los insumos de autoevaluación y evaluación externa, con el fin de plantear y ejecutar acciones eficaces para corregir las no conformidades. 
OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS - SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

Acompañar y asesorar a los procesos en los diferentes análisis, de manera que se consolide un plan de mejoramiento integral y de alto impacto para la mejora de la gestión institucional y apoyar el seguimiento al Plan de Mejoramiento garantizando su oportuna implementación. 
EQUIPO DIRECTIVO: Evaluar, durante sesiones ordinarias y en reunión de Revisión por la Alta Dirección el Plan de Mejoramiento planteado, su ejecución, cumplimiento e impacto en la mejora de la gestión institucional tomando las acciones que sean necesarias para garantizar su eficacia. 

DEFINICIONES Y TÉRMINOS

Según ISO 9001:2015.  

PARTE INTERESADA: Persona u organización que puede afectar, verse afectada o percibirse como afectada por una decisión o  actividad.
CLIENTE: Persona u organización que podría recibir o que recibe un producto o un servicio destinado a esa persona u organización o requerido por ella. 
CALIDAD: Grado en el que un conjunto de características inherentes de un objeto cumple con los requisitos. 
OBJETO: Cualquier cosa que puede percibirse o concebirse. Ejemplo: Producto, servicio, proceso, persona, organización, sistema, recurso. 
REQUISITO: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria. 
MEJORA DE LA CALIDAD:  Parte de la gestión de la calidad orientada a aumentar la capacidad de cumplir con los requisitos de la calidad.
DESEMPEÑO: Resultado medible. 
DATOS: Hechos sobre una objeto. 
INFORMACIÓN: Datos que poseen significado. 
SISTEMA DE INFORMACIÓN:  Red de canales de comunicación utilizados dentro de una organización.
RETROALIMENTACIÓN: Opiniones, comentarios y muestras de interés por un producto o servicio o un proceso de tratamiento de quejas. 
SATISFACCIÓN DEL CLIENTE: Percepción del cliente sobre el grado en que se han cumplido las expectativas de los clientes.
CONFORMIDAD: Cumplimiento de un requisito
AUTOEVALUACIÓN DE PROGRAMAS ACADÉMICOS: Es un proceso de revisión y verificación interna de las condiciones de calidad de un programa, en el cual se identifican los aspectos cuya gobernabilidad depende directamente del mismo y que son susceptibles de corrección, ajuste o mejoramiento en términos de los procesos misionales a los que apunta.
PLAN DE MEJORAMIENTO: Es un instrumento de planificación, control y seguimiento que permite, a partir de un proceso previo de autoevaluación, la identificación de fortalezas y oportunidades de mejora al interior de los procesos y programas, así como la definición y generación de estrategias tendientes a la implementación efectiva y oportuna de acciones en el corto, mediano y largo plazo, que permitan subsanar las situaciones identificadas.

 

POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN

Los planes de mejoramiento institucional y de programas, surgen del oportuno análisis de todas las fuentes de autoevaluación y evaluación externa institucionales que permiten identificar no conformidades u oportunidades de mejora que conduzcan a la mejora continua.

Se realiza análisis sistemático de los resultados de todas las fuentes de análisis identificando recurrencias y formulando acciones globales y de alto impacto que conformarán el Plan de Mejoramiento Institucional y de Programas, en los cuales no solo se integran todas las fuentes de análisis sino que es pertinente a todos los propósitos de mejora como el SIG, la Acreditación Institucional o los requerimientos de entes externos.

La vigencia del Plan de Mejoramiento Institucional es permanente, puesto que cada vez que se vayan generando nuevos informes de fuentes de autoevaluación o evaluación externa, éstas deben ser incorporadas, bien sea analizando la inclusión de las situaciones detectadas en las acciones existentes, o la formulación de nuevas acciones pertinentes. Antes de finalizar el primer trimestre del año, los directores de programa y los comités de currículo formularán Plan de Mejoramiento de Programas y realizarán su seguimiento antes del mes de noviembre de cada año.

El seguimiento al Plan de mejoramiento Institucional tiene varias instancias al interior de los procesos y a nivel institucional, de tal manera que se garantice su ejecución oportuna y el análisis de la eficacia de las acciones implementadas en el control de no conformidades y en la adecuada ejecución de las oportunidades identificadas.

La documentación, análisis y seguimiento del Plan de Mejoramiento Institucional y de Programas se realiza a través del Sistema de Planes de Mejoramiento incluido en el SIG, a través del cual pueden visualizarse las acciones tomadas, el seguimiento a la ejecución y su cierre a partir del análisis de eficacia, la cual es medida en virtud del cumplimiento de la meta propuesta y debidamente documentada en cada acción. El análisis de los resultados del Plan de Mejoramiento Institucional se realiza de manera permanente con los líderes de proceso y en conjunto en la reunión de Revisión por la Dirección, de las cuales se desprenden acciones y decisiones para la mejora de los métodos, sistemas utilizados y resultados obtenidos, garantizando la mejora continua del Sistema Integrado de Gestión.

El Acuerdo 51 del 2021 del Consejo Académico reglamenta el desarrollo de procesos de autoevaluación periódica y la formulación, implementación y seguimiento a los planes de mejoramiento de los programas académicos.

 

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No. Actividad Responsable Descripción
1 Inicio    
2 Recopilar insumos para el plan de mejoramiento institucional y de programas. Líderes de los procesos o delegados, Directores de programa, Comités de currículo
Durante la vigencia, se van generando los resultados de los siguientes procesos de autoevaluación o evaluación externa, tales como: • Análisis de peticiones, quejas y reclamos • Auditoría interna • Auditorías externas • Identificación de servicio no conforme • Implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión • Informes de Contraloría General de la República • Medición de satisfacción del cliente interno y externo • Medición del desempeño de los procesos • Monitoreo y seguimiento a riesgos • Rendición de cuentas • Resolución de acreditación de programas académicos • Resolución de acreditación institución • Resolución de revisión por la dirección Para el caso del plan de mejoramiento de los programas, las fuentes serán indicadores de gestión, FURAG, Órganos de control y procesos de autoevaluación, según los parámetros establecidos en el Acuerdo 51 de 2021 del Consejo Académico. Los anteriores insumos se recopilan por parte de los procesos y los programas y son los insumos para construir el plan de mejoramiento institucional y de programas, respectivamente. Tiempo: Durante la vigencia para el plan de mejoramiento institucional. Para el caso de los programas, el plan se formulará antes de la última semana de marzo de cada año.
3 Formular Plan de Mejoramiento Institucional Líderes de los procesos y Coordinador del SIG
Una vez recopilado todos los insumos requeridos para el plan de mejoramiento institucional, se realiza un proceso de análisis y consolidación de hallazgos y oportunidades de mejora concluyendo sobre situaciones comunes y causas recurrentes. Las acciones globales, los indicadores para la medición de la eficacia y las acciones específicas, entre otros, se diligencian en el formato respectivo para su consolidación. Tiempo: Durante la vigencia.

Ver Registro(Formato para el diligenciamiento de las acciones del plan de mejoramiento institucional. )
4 Formular Plan de Mejoramiento de Programas Directores de programa y Oficina de Evaluación y Calidad Académica
De conformidad con las situaciones que requieren intervención identificadas en las autoevaluaciones, los directores de programa y los comités de currículo formularán plan de mejoramiento de los programas en el formato establecido en el Acuerdo 51 de 2021 del Consejo Académico. Tiempo: Antes de finalizar el primer trimestre del año.

Ver Registro(Formato para formular Plan de Mejoramiento de Programas Académicos)
5 Consolidar Plan de Mejoramiento Institucional y de Programas Coordinador del SIG, Oficina de evaluación y calidad académica
Una vez planteadas las acciones específicas, el Plan de Mejoramiento es analizado con el fin de consolidarlo y garantizar la coherencia de las acciones para impactar adecuadamente las situaciones a intervenir. Tiempo: Durante la vigencia.

Registro(Plan de Mejoramiento Institucional y de Programas)
6 Ingresar Plan de Mejoramiento al aplicativo Líder de proceso o su delegado, Equipo SIG, Oficina de evaluación y calidad académica
Se ingresa el plan de mejoramiento formulado al aplicativo, estableciendo los responsables y plazos para la ejecución de las acciones específicas que conduzcan a la ejecución de la oportunidad planteada. Tiempo: Durante la vigencia
7 Ejecutar acciones establecidas en el Plan de Mejoramiento Líderes de los procesos - Personal de apoyo de los procesos, Programas académicos
Según los responsables que hayan sido establecidos en el Plan de Mejoramiento Institucional y de Programas, deben ejecutarse las acciones de conformidad con las fechas previstas, conservando las respectivas evidencias de su ejecución. Tiempo: De acuerdo al tiempo planteado en cada plan de mejoramiento

Registro(Plan de Mejoramiento Institucional y de Programas)
8 Realizar seguimiento a la ejecución del Plan de Mejoramiento Institucional Líderes de los procesos, Coordinador del SIG
De manera permanente, los líderes de los procesos acompañados del Equipo SIG, realizan seguimiento a la ejecución del plan a través del aplicativo, determinando cumplimiento en las fechas establecidas, evaluando las evidencias de las mismas y determinando su impacto para resolver la situación detectada. Una vez se haya determinado la eficacia de la acción a través de la medición del indicador, la acción global podrá cerrarse. Tiempo: Permanente
9 Realizar seguimiento a los planes de mejoramiento de los programas Directores de Programa
Los directores de programa presentarán a las decanaturas el informe de gestión con las acciones de seguimiento a los respectivos planes de mejoramiento. De este informe se remitirá copia a la Vicerrectoría Académica-Oficina de Evaluación y Calidad Académica. Tiempo: Antes de finalizar la tercera semana de noviembre de la vigencia.
10 Evaluar el cumplimiento del Plan de Mejoramiento Institucional Control Interno
La Oficina de Control Interno de Gestión realiza periódicamente, seguimiento a la ejecución del plan de mejoramiento institucional, su eficacia para contrarrestar las situaciones detectadas y los resultados obtenidos, generando el respectivo informe de evaluación del plan para la alta dirección. Tiempo: Mínimo dos veces al año Registro: Informe de seguimiento
11 Actualizar Plan de Mejoramiento Institucional Líderes de proceso Personal de Apoyo del Proceso, Coordinador del SIG
A medida que se generan informes de evaluación externa durante la vigencia, el plan de mejoramiento institucional debe actualizarse a las nuevas situaciones detectadas, garantizando un plan que permanece vigente y en permanente proceso de mejora. Tiempo: Permanente
12 Presentar informe de revisión por la dirección Coordinador del SIG.
Informe de no conformidades y oportunidades de mejora, entradas de revisión por la dirección.
13 Fin    

REGISTROS DEL DOCUMENTO
Nombre del Registro Resp. Almacena. Cod.Registro SIG
Formato para el diligenciamiento de las acciones del plan de mejoramiento institucional.
OFICINA DE PLANEACION
R-2822-P-MM-789-
Formato para formular Plan de Mejoramiento de Programas Académicos
OFICINA DE EVALUACIÓN Y CALIDAD ACADÉMICA
R-3104-P-MM-789-
Plan de Mejoramiento Institucional y de Programas
OFICINA DE PLANEACION
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NORMATIVIDAD Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Normatividad Interna
NúmeroAñoDescripciónConsultar
512021POR MEDIO DEL CUAL SE REGLAMENTA EL DESARROLLO DE PROCESOS DE AUTOEVALUACION PERIODICA Y LA FORMULACION, IMPLEMENTACION Y SEGUIMIENTO A LOS PLANES DE MEJORAMIENTO DE LOS PROGRAMAS ACADEMICOS.
000242020POR LA CUAL SE ADOPTA EL MAPA DE RIESGOS DE LA UNIVERSIDAD DE CALDAS.


ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
PROFESIONAL ESPECIALIZADO - JEFE DE OFICINA ASESORA - JEFE DE OFICINA ASESORA -

HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN
ORIGEN DE LOS CAMBIOS
FECHA
9Se actualizan las fuentes para el plan de mejoramiento institucional y de programas.
2023-12-19
8Se agrega en el paso 2 del flujograma las siguientes fuentes: Indicadores, FURAG y Órganos de Control. 2022-08-29
7Se incorpora la información sobre la formulación, implementación y seguimiento de los Planes de Mejoramiento de los Programas, según lo establecido en el Acuerdo 51 de 2021 del Consejo Académico. 2022-02-11
6Se realizan ajustes al sistema de planes de mejoramiento que motivan cambios en el flujograma. 2020-04-29
5Se incluye en normativa interna la Resolución No. 024 del 2020, por medio de la cual se adopta el mapa de riesgos de la Universidad de Caldas.2020-03-02
4Modernización de la imagen del SIG. 2019-10-15
3Se ingresa un nuevo formato en el paso 2 para el diligenciamiento de las acciones del plan de mejoramiento institucional. 2019-04-02
2Se agrega el plan de mejoramiento de los programas como insumo para el plan de mejoramiento institucional en los procesos misionales. 2019-03-28
1Versión inicial2018-03-22


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