Definiciones según ISO9001:2015: 

Red de canales de comunicación utilizados dentro de una organización. 

Los indicadores se constituyen en los mecanismos de seguimiento y control en el cumplimiento de los objetivos de la Universidad, tanto estratégicos como operacionales, razón por la que su definición y construcción obedece a un análisis contextual de la caracterización de los procesos y de sus objetivos, al igual que los referentes estratégicos como el Plan de Desarrollo, Plan de Acción y demuestran la gestión de la Institución en términos estratégicos, operacionales y de cultura.

Los indicadores permiten realizar seguimiento individual y agregado al desempeño de los procesos, líneas estratégicas y desempeño institucional, al dar cuenta sobre el cumplimiento de las metas propuestas. Los indicadores permiten medir, analizar y mejorar los resultados y con ello, alcanzar la mejora continua en el desempeño de la Universidad de Caldas, fin último de los sistemas de gestión de calidad.

Definición y Caracterización de los Indicadores

En términos generales, los indicadores pueden reflejar el desempeño o gestión individual de un proceso cuando son medidos y analizados individualmente, no obstante, al realizar un ejercicio de agregación de información, estos indicadores pueden tributar al conocimiento de la gestión estratégica.

El número de indicadores a construir debe definirse basándose en un análisis del objetivo del proceso, su pertinencia, contribución y en la capacidad para ser administrados y controlados.

Es discrecional del Líder del Proceso, utilizar o no mecanismos para la definición y construcción de los indicadores, no obstante, una vez definidos, deben ser caracterizados ingresando toda la información en el sistema de información del SIG dispuesto para tal fin.

Cuando el Líder del Proceso define los indicadores, los socializa con el Coordinador del Sistema Integrado de Gestión y el Jefe de Oficina Asesora de Planeación y Sistemas para su posterior aprobación y puesta en vigencia. Cuando se trata de indicadores formulados por el Jefe de Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, por considerarse estratégicos, la aprobación de estos se efectúa con el Rector. La Oficina Asesora de Planeación y Sistemas asesora a los líderes de proceso en la elaboración de la respectiva caracterización donde se definen los atributos de los indicadores, tiempos, metas, tendencias, información que es ingresada al sistema de información del SIG.

De acuerdo a las necesidades y al criterio de cada Líder de Proceso se podrán establecer indicadores adicionales para efectos de evaluación, seguimiento y mejora continua al interior de los procesos o como control de actividades, en este caso, no es exigible que se documenten y controlen de acuerdo a lo establecido en el presente procedimiento, pero deben ser documentados y medidos al interior del proceso.

La información para la medición de los indicadores es envíada por parte de los procesos a la Oficina Asesora de Planeación, dónde se analiza y procesa para su publicación en el Sistema Integrado de Gestión, sistema que permite visualizar el resultado del periodo objeto de medición, el comparativo con la meta de la vigencia, el nivel de cumplimiento y el desempeño histórico del mismo.

Los indicadores de desempeño con porcentaje de cumplimiento inferior al 65% requeriran plan de mejoramiento.

A partir del análisis de la tendencia en los resultados de la medición de los indicadores, el Líder del Proceso y los funcionarios responsables, definen el nivel de cumplimiento de las metas y el desempeño histórico, con ello, la necesidad de formular acciones correctivas que garanticen su cumplimiento. Para este caso, debe tomarse como referencia el procedimiento para la Gestión de la Mejora (P-MM-789).

La Universidad de Caldas monitorea el desempeño institucional a través del seguimiento a:

·         Cumplimiento al plan de desarrollo institucional

·         Cumplimiento al plan de acción institucional

·         Cumplimiento a los objetivos de calidad

·         Cumplimiento a los indicadores de medición del desempeño de los procesos. 

Cuadro de Mando estratégico: El Cuadro de Mando Estratégico permite tomar los indicadores más importantes, tanto de la operación como de la estrategia, para determinar el impacto de la función misional y administrativa en las siguientes perspectivas estratégicas: Enseñanza/aprendizaje, actividades externas, actividades internas, innovación, satisfacción, ingresos y costos. Permite concluir a través de una visión sistémica si la institución está logrando su función y está obteniendo resultados de impacto frente a ella.

De igual manera, la institución genera reportes de datos e información a entes externos para que sean medidos y analizados indicadores de desempeño para todas las IES. En este caso la responsabilidad de la Universidad de Caldas es el reporte oportuno de la información solicitada y el análisis estratégico de la misma para generar las acciones de mejora que sean del caso.