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Procedimiento para gestión de cobro persuasivo y coactivo
Código: P-GJ-822
Versión: 1
Emisión: 2026-01-26

PROCESO GESTIóN JURíDICA

OBJETIVO
Efectuar el cobro persuasivo y coactivo, con el fin de cumplir con el deber de recaudo de las obligaciones pecuniarias a favor de la Universidad de Caldas dando cumplimiento al marco jurídico aplicable como las leyes 1066 de 2006, 1437 de 2011, el Decreto Ley 624 de 1989 – Estatuto Tributario, el Decreto 4473 de 2006, entre otras que las modifiquen, adicionen y reglamenten.

ALCANCE
El procedimiento inicia con la identificación de una obligación a favor de la Universidad de Caldas y la construcción del expediente por parte de los centros de gasto, unidades ejecutoras, coordinadores, supervisores contractuales o líderes de las respectivas dependencias. Estos funcionarios responsables deberán realizar el cobro persuasivo, dejar constancia de ello, y llegado el caso, remitir la totalidad de la documentación a la Secretaría General con el fin de surtir el procedimiento de cobro coactivo. En cualquier momento del procedimiento de cobro se podrán suscribir acuerdo de pago. El procedimiento de cobro finalizará por el pago total de la obligación o por la extinción de la misma mediante la remisión y depuración contable.

RESPONSABLES
Unidades ejecutoras, coordinadores, supervisores contractuales o líderes de las respectivas dependencias

Corresponde a los centros de gasto, unidades ejecutoras, coordinadores, supervisores contractuales o líderes de las respectivas dependencias, reportar a la Secretaría General las obligaciones vencidas que requieran realizar cobro persuasivo y coactivo, a través de la entrega de la documentación, especialmente del título ejecutivo, con el fin de que se puedan efectuar las acciones pertinentes. 
Secretario (a) General

Corresponde al Secretario General, dar cumplimiento a los mecanismos establecidos por la Ley para la ejecución del cobro persuasivo y coactivo, de acuerdo a las características que compone el título ejecutivo, con el fin de gestionar ingresos para la Institución a través del recaudo de la cartera vencida. 
Grupo Interno de Gestión Jurídica de la Secretaría General

Corresponde al Grupo Interno de Gestión Jurídica de la Secretaría General, ejecutar las etapas de los procedimientos de cobro persuasivo y coactivo de acuerdo a la Resolución de Rectoría 1495 de 2022. 
Oficina Financiera Corresponde a la Oficina Financiera, registrar el pago de las obligaciones para sanear las cuentas por cobrar de la Institución y reportar a Secretaría General dicho registro.
Comité de Sostenibilidad Contable

Corresponde al Comité de Sostenibilidad Contable recomendar la remisión de las obligaciones (depuración contable) que cumplan con las condiciones definidas en la normativa externa e interna sobre el particular, especialmente en la Resolución de Rectoría 1495 de 2022.
Deudor Corresponde al Deudor, realizar el pago de la obligación a través de los medios dispuestos por la Universidad de Caldas.

DEFINICIONES Y TÉRMINOS
Acreedor

En las relaciones obligacionales establecidas en nuestro ordenamiento jurídico, el acreedor es la persona que está facultada para exigir el cumplimiento de una obligación a su favor.
Deudor En las relaciones obligacionales establecidas en nuestro ordenamiento jurídico, el deudor es la persona que debe cumplir con una obligación a su cargo y a favor del acreedor.
Título Ejecutivo

Documento que contiene una obligación clara, expresa y exigible a cargo del deudor y a favor del acreedor. De conformidad con el artículo 99 de la Ley 1437 de 2011, prestan mérito ejecutivo los siguientes documentos que se enlistan de modo meramente enunciativo: 

  • Todo acto administrativo ejecutoriado que imponga a favor de las entidades públicas a las que alude el parágrafo del artículo 104, la obligación de pagar una suma líquida de dinero, en los casos previstos en la ley. 
  • Las sentencias y demás decisiones jurisdiccionales ejecutoriadas que impongan a favor del tesoro nacional, o de las entidades públicas a las que alude el parágrafo del artículo 104, la obligación de pagar una suma líquida de dinero. 
  • Los contratos o los documentos en que constan sus garantías, junto con el acto administrativo que declara el incumplimiento o la caducidad. Igualmente lo serán el acta de liquidación del contrato o cualquier acto administrativo proferido con ocasión de la actividad contractual. 
  • Las demás garantías que a favor de las entidades públicas, antes indicadas, se presten por cualquier concepto, las cuales se integrarán con el acto administrativo ejecutoriado que declare la obligación. 
  • Las demás que consten en documentos que provengan del deudor. 

Adicionalmente podrán prestar mérito ejecutivo:

  • Conciliaciones ejecutoriadas que impongan a favor de la Universidad de Caldas el pago de una suma líquida de dinero. - Multas disciplinarias en firme a favor de la Universidad de Caldas. 
  • Cuotas partes pensionales a favor de la Universidad que consten en las respectivas resoluciones de pensión de jubilación y a cargo de las entidades concurrentes, de conformidad con lo establecido en la Ley 33 de 1985 y demás normas aplicables.
  • Los títulos valores establecidos en la legislación comercial. 
  • Tratándose de pagos de matrícula y demás derechos académicos, los recibos de pago generados por el Sistema de Información Académica – SIA prestan mérito ejecutivo. Los recibos de pago serán exigibles en la totalidad de su monto siempre y cuando el respectivo estudiante haya hecho uso del servicio público de educación superior circunstancia que deberá corroborarse con la Oficina de Admisiones y Registro Académico, cotejando las materias inscritas y las calificaciones impuestas, o con la dirección del respectivo programa cotejando las asistencias a las clases, o con Bienestar Universitario en lo referente al uso de distintos beneficios.
Cartera

Para los efectos del presente Reglamento se define como cartera toda acreencia a favor de la Universidad de Caldas consignada en un título ejecutivo.
Prenda General de los Acreedores

De acuerdo con el artículo 2488 del Código Civil Colombiano “toda obligación personal da al acreedor el derecho de perseguir su ejecución sobre todos los bienes raíces o muebles del deudor, sean presente o futuros, exceptuándose solamente los no embargables designados en el artículo 1677”.
Cobro Persuasivo

Constituye la oportunidad en la cual la entidad de derecho público acreedora, invita al deudor a cancelar sus obligaciones previamente al inicio del procedimiento de cobro coactivo con el fin de evitar dicho trámite administrativo, los costos que conlleva el mismo y en general, con el fin de solucionar el conflicto de una manera consensual y beneficiosa para las partes.
Cobro Coactivo

Facultad de la cual gozan las entidades públicas que tengan a su cargo la recolección de caudales públicos de cobrar por sí solas y sin la necesidad de acudir a la jurisdicción ordinaria, las obligaciones contenidas en títulos ejecutivos a su favor. 

Además, es la etapa del procedimiento de cobro en la cual el funcionario ejecutor debe iniciar un procedimiento administrativo cuando el deudor se encuentra renuente al pago de la obligación ya sea porque lo manifiesta taxativamente de manera verbal o escrita, o porque ha omitido pronunciarse sobre el cobro persuasivo.
Acuerdo de Pago

El acuerdo o la facilidad de pago es una figura mediante la cual la Universidad de Caldas concede plazos hasta por cinco años para cancelar los  créditos a su favor, a cargo de sus deudores. El acuerdo de pago se concederá a solicitud del deudor y a voluntad de la Universidad como facultad potestativa.
Cláusula Aceleratoria

Para efectos de este Reglamento, en el marco de acuerdos de pago suscritos entre la Universidad de Caldas y sus deudores, la Universidad tiene la facultad de declarar anticipadamente el vencimiento de la obligación a causa del incumplimiento de algunas de las cláusulas por parte del deudor, pudiendo exigir el pago del monto total de la obligación de manera inmediata y dejando sin efecto el plazo inicialmente convenido.
Interés Moratorio

Es el valor que se cobra sobre el capital adeudado, a partir del día siguiente en que se hace exigible la obligación y hasta la fecha de pago.
Interés Remuneratorio o de Plazo

El interés remuneratorio o de plazo es el retorno pactado por un crédito (obligación personal) de capital durante un período determinado.
Mandamiento de Pago

Es el acto administrativo mediante el cual el funcionario ejecutor ordena al deudor o garante pagar a favor de la Universidad de Caldas una suma líquida de dinero contenida en el título ejecutivo, así como las obligaciones accesorias.
Remisión de Obligación Pendiente De conformidad con el parágrafo 2° de la Ley 1066 y el artículo 820 del Estatuto Tributario, la remisión de obligaciones pendientes implica la extinción de una obligación pendiente a favor de la Universidad de Caldas y a favor de un deudor por la imposibilidad fáctica, razonable y argumentada de recuperar el monto de dinero adeudado.
Embargo

Es el acto procesal mediante el cual se busca inmovilizar comercial y jurídicamente el bien que es propiedad del deudor, con el fin de que quede fuera del comercio e impedir toda negociación o acto jurídico sobre dicho bien.
Secuestro El secuestro es un acto procesal por el cual el funcionario ejecutor quita o sustrae a su legítimo propietario y/o poseedor la tenencia y disfrute y goce de un bien mueble o inmueble, con el objeto de impedir que por obra del ejecutado sean ocultados o menoscaben los bienes, se deterioren o destruyan, o disponga de sus frutos, productos y rendimientos, incluso arrendamientos. En el momento de la diligencia el funcionario ejecutor deposita el bien en manos de un tercero, llamado secuestre, quien adquiere la obligación de cuidarlo, guardarlo y finalmente restituirlo cuando así le sea ordenado (artículos 2273 a 2281 del Código Civil, y 52 y 595 Código General del Proceso).
Avalúo El avalúo es la estimación del valor de una cosa en dinero, esto es, fijar un precio a un bien susceptible de ser vendido.
Liquidación de Crédito

nvolucra todas las obligaciones respecto de las cuales continúa adelante la ejecución. Cada obligación debe identificarse por el concepto, periodo, cuantía, e intereses.
Costas

Involucra todos los gastos en que ha incurrido hasta ese momento la administración dentro del proceso administrativo coactivo, tales como honorarios del secuestre, peritos, gastos de transporte, etc., toda vez que a su pago se condenó al ejecutado en la Resolución que ordenó seguir adelante la ejecución. 

POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN

La Ley 1437 de 2011  establece que las entidades públicas deberán recaudar las obligaciones creadas en su favor, que consten en documentos que presten mérito ejecutivo. Para tal efecto, están revestidas de la prerrogativa de cobro coactivo. La misma Ley enlista en su artículo 99 los documentos que prestan mérito ejecutivo y luego preceptúa reglas de procedimiento donde remite a normas especiales, a la misma Ley 1437 de 2011 y al Estatuto Tributario para desarrollar el cobro coactivo. 

 

La Ley 1066 de 2006 establece la obligación de las entidades públicas de establecer un Reglamento Interno de Recaudo de Cartera. El artículo 5 de dicha Ley establece la jurisdicción coactiva de las entidades públicas para hacer efectivas las obligaciones exigibles a su favor, siguiendo para tal efecto el procedimiento del Estatuto Tributario. 

 

El Decreto 4473 de 2006 reglamenta la Ley 1066 de 2006, especialmente en el contenido y requisitos del Reglamento Interno de Recaudo de Cartera. 

 

Finalmente, el Estatuto Tributario a partir de su artículo 823 dispone el procedimiento administrativo coactivo el cual se aplica subsidiariamente en la Ley 1437 de 2011.

Del referido marco jurídico puede extraerse la necesidad de que el cobro coactivo que emprenda la Universidad de Caldas tenga como insumo principal un título ejecutivo, es decir, un documento que contenga una obligación clara, expresa y exigible, es decir, (i) que tenga claridad sobre el acreedor, el deudor, el monto y concepto de la obligación; además, (ii) la obligación debe ser expresa en el entendido que no requiera inferencia o deducción para determinar sus elementos constitutivos, adicionalmente, (iii) la obligación debe ser exigible en el sentido de que no debe estar sujeta a plazo o condición y en caso de que lo esté el plazo o condición ya debe estar vencida o cumplida. Sin el título ejecutivo no podrá desarrollarse cobro coactivo alguno. 

Es preciso subrayar que el procedimiento administrativo se rige en primera medida por la Ley 1437 de 2011 - Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, razón por la cual las notificaciones de todo acto administrativo deben estarse a lo dispuesto en dicha normativa. De otro lado, ante vacíos y reglas especiales de procedimientos de cobro, podrá atenderse lo reglado mediante el Estatuto Tributario Colombiano.


DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No. Actividad Responsable Descripción
1 Inicio    
2 Realizar cobro preventivo Centros de gasto, unidades ejecutoras, coordinadores, supervisores contractuales o líderes de dependencias universitarias

Antes de la fecha de vencimiento de la factura o cuenta de cobro, o antes de la fecha de exigibilidad de la obligación, los funcionarios responsables podrán informar al deudor que se acerca la fecha límite de pago recordando el monto de lo adeudado y solicitando el pago oportuno de la deuda, so pena de la causación de intereses.

Tiempo: Permanente


Registro(Correo electrónico enviado al deudor, registro de llamadas telefónicas, registro de reuniones.)
3 Reportar obligaciones Centros de gasto, unidades ejecutoras, coordinadores, supervisores contractuales o líderes de dependencias universitarias

Las dependencias que tienen cartera vencida y desde las cuales se han efectuado las primeras acciones de cobro, reportan dichas obligaciones a la Secretaría General, a través de un oficio remisorio donde se anexe la documentación requerida para ejecutar el cobro, especialmente los títulos ejecutivos y los antecedentes documentales del caso. 

Tiempo: Permanente.


Registro(Oficio remisorio)
4 Revisar documentación Profesional Universitario - Secretaría General

Se realiza la revisión de la documentación enviada por las dependencias, verificando el cumplimiento de los requisitos establecidos para la construcción del expediente (Resolución 1495 de 2022). Si la documentación no cumple con las condiciones requeridas, será devuelta a la dependencia respectiva. 

Por el contrario, si la documentación cumple con los requisitos para darse trámite al procedimiento de cobro, se asignará radicado.

Tiempo: 5 días hábiles.


Registro(Radicado proceso de cobro o documento de devolución)
5 Analizar las obligaciones radicadas Profesional Universitario Secretaría General

Posterior a la recepción de las obligaciones, se realiza el análisis de las deudas y se clasifican de acuerdo a su naturaleza, cuantía, antigüedad, gestiones adelantadas y perfil del deudor, con el fin de establecer la prioridad para el recaudo de la cartera.

 

Tiempo: 2 días hábiles.


Registro(Archivo de seguimiento)
6 Iniciar etapa de cobro persuasivo Secretario (a) General

Mediante correo electrónico, se envía una invitación formal para el pago al deudor para recordar la obligación a su cargo, de conformidad con lo indicado en el artículo 17 de la Resolución 1495 de 2022.

También podrá realizarse llamada telefónica al deudor, caso en el cual se dejará constancia de la misma.

Tiempo: Hasta 60 días calendario después de recibir la documentación.


Registro(Correo electrónico enviado al deudor con la invitación formal para el pago, registro de llamadas telefónicas, registro de reuniones)
7 Solicitar de acuerdo de pago Deudor

El deudor podrá solicitar la suscripción de un acuerdo de pago indicando el valor de la obligación y el plazo solicitado. 

Tiempo: En cualquier momento


Registro(Solicitud del deudor)
8 Suscribir acuerdo de pago Secretario (a) General/Deudor

De encontrarse fundamento para suscribir el acuerdo de pago, la Secretaria General y el deudor realizarán el acuerdo de voluntades con expresa indicación del plazo y los intereses moratorios y remuneratorios que se pactarán. 

Suscrito un acuerdo de pago se informará inmediatamente a la Oficina Financiera para su registro como cuenta por cobrar. 

Tiempo: En cualquier momento


Registro(Acuerdo de pago)
9 Verificar pago de la obligación Profesional Universitario - Secretaría General - Oficina Financiera

Cuando el deudor pague la totalidad de la obligación pendiente éste deberá enviar copia del recibo de consignación a la Secretaría General inmediatamente después de efectuado el pago. Posteriormente la  Secretaría General solicita a la Oficina Financiera verificar el pago de la obligación en el sistema financiero.

Una vez confirmado el pago por parte de esta oficina, se procede a informar a la Secretaría General para la expedición de la correspondiente paz y salvo.


Tiempo: 5 días hábiles después de realizado el pago de la obligación por parte del deudor.


Registro(Mensaje de datos, comprobante contable o tesoral)
10 Expedir paz y salvo Secretario (a) General

Una vez registrado el pago en los anexos de la documentación de la obligación, se da por terminado el proceso de cobro persuasivo y se expide paz y salvo y se remite al deudor.

El paz y salvo se remitirá al deudor a través de correo electrónico o correo certificado.


Tiempo: 5 días hábiles después de realizada la verificación financiera por parte de la Oficina Financiera


Registro(Oficio de paz y salvo)
11 Declarar incumplimiento del acuerdo de pago Secretario (a) General

Mediante Resolución podrá declararse el incumplimiento del acuerdo de pago cuando el deudor incumpla el pago de dos cuotas. En el evento que se hayan otorgado garantías se ordenará hacerlas efectivas.

El incumplimiento conllevará el desarrollo de la etapa coactiva, incluso la imposición de medidas cautelares.

La Resolución que declara el incumplimiento del acuerdo de pago es susceptible del recurso de reposición. 


Tiempo: 5 días hábiles después del incumplimiento total o parcial de dos cuotas consecutivas.


Registro(Resolución que declara el incumplimiento del acuerdo de pago)
12 Notificar incumplimiento del acuerdo de pago Profesional Universitario - Secretaría General

En los términos del Estatuto Tributario y la Ley 1437 de 2011 se notifica el acto administrativo, ya fuere de forma personal o por aviso.


Tiempo: 5 días hábiles después de expedirse el acto administrativo para citación a diligencia de notificación personal.

Registros: Constancia de envío de citación a diligencia de notificación personal, Constancia de notificación Personal, Constancia de remisión de notificación por aviso, Constancia de publicación en la página web de notificación por aviso, Constancia de ejecutoria del acto administrativo.
13 Presentar recurso de reposición contra incumplimiento del acuerdo de pago Deudor

Podrá interponerse recurso de reposición contra la anterior decisión dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su notificación.


Tiempo: 5 días hábiles


Registro(Recurso de reposición)
14 Decidir recurso de reposición Secretario (a) General

Mediante Resolución se resolverá el recurso de reposición.


Tiempo: 1 mes después de presentarse el recurso de forma oportuna


Registro(Resolución que resuelve recurso contra declaratoria de incumplimiento del acuerdo de pago)
15 Indagar bienes del deudor Secretario (a) General

Una vez fracase el cobro persuasivo o haya un incumplimiento de un acuerdo de pago, se oficiará a entidades públicas o privadas, entre ellas, cámaras de comercio, entidades bancarias, Oficinas de Instrumentos Públicos y demás entidades de registro, a fin de obtener un listado detallado de los bienes embargables a nombre del deudor.


Tiempo: Permanente. De ser necesario, cada seis meses se realiza nueva indagación de bienes a cada deudor. 


Registro(Oficios remitidos a entidades bancarias o entidades de registro. Respuesta de entidades bancarias o entidades )
16 Decretar medidas cautelares Secretario (a) General

Según la indagación de bienes realizada, se procede a expedir acto administrativo decretando medidas cautelares sobre los bienes del deudor.


Tiempo: 30 días calendario después de información positiva sobre existencia de bienes del deudor.


Registro(Resolución de decreto de medidas cautelares)
17 Ordenar medidas cautelares Secretario (a) General

El Secretario General comunicará y ordenará a las entidades bancarias o de registro la anotación y cumplimiento de las medidas cautelares decretadas.


Tiempo: 5 días  hábiles después de expedida la Resolución que decrete medidas cautelares.


Registro(Oficios que ordenan la práctica de la medida cautelar)
18 Expedir mandamiento de pago Secretario (a) General

Cuando el deudor es renuente al pago de la obligación, teniendo en cuenta la documentación presentada para el cobro persuasivo y según los lineamientos establecidos por la Resolución 1495 de 2022, se profiere acto administrativo, mandamiento de pago, mediante el cual se finaliza el cobro persuasivo y se sigue con el cobro coactivo, en ese acto administrativo se ordena pagar en el término de 15 días hábiles la obligación pendiente más los intereses moratorios causados desde la fecha de exigibilidad de la obligación, también se informa que durante ese mismo plazo el deudor puede proponer las excepciones consagradas en el artículo 830 y 831 del Estatuto Tributario.

Tiempo: 15 días hábiles después de fracasar el cobro persuasivo sin exceder 60 días calendario desde la radicación del expediente. 


Registro(Resolución de mandamiento de pago)
19 Notificar del mandamiento de pago Profesional Universitario - Secretaría General

En los términos de la Ley 1437 de 2011 se notifica el acto administrativo, ya fuere de forma personal o por aviso.


Tiempo: 5 días hábiles después de expedirse el mandamiento de pago para citación a diligencia de notificación personal.


Registros: Constancia de envío de citación a diligencia de notificación personal, Constancia de notificación Personal, Constancia de remisión de notificación por aviso, Constancia de publicación en la página web de notificación por aviso, Constancia de ejecutoria del acto administrativo.
20 Presentar excepciones Deudor

El deudor puede presentar alguna de las excepciones contenidas en el Estatuto Tributario en los artículos 830 y 831, dentro del mismo término que se tiene para pagar la obligación.


Tiempo: 15 días hábiles posteriores a la notificación del mandamiento de pago.


Registro(Oficio de presentación de excepciones)
21 Decretar y practicar pruebas Secretario (a) General

De ser necesario, se decretan pruebas para determinar la ocurrencia de los hechos discutidos de acuerdo a los criterios establecidos en los artículos 830 y 831 del Estatuto Tributario.

En caso de no encontrarse razones sustanciales para continuar con el cobro, se da por terminado el proceso.


Tiempo: De ser necesario, 5 días hábiles después de interponerse excepciones.


Registro(Auto de decreto de pruebas)
22 Decidir sobre las excepciones Secretario (a) General

El Secretario General expide acto administrativo que resuelve las excepciones presentadas. Dicho acto administrativo es susceptible de recurso de reposición.


Tiempo: 1 mes después de presentarse el escrito de excepciones


Registro(Resolución que decide excepciones)
23 Notificar Resolución que decide excepciones Profesional Universitario - Secretaría General

En los términos de la Ley 1437 de 2011 se notifica el acto administrativo, ya fuere de forma personal o por aviso.


Tiempo: 5 días hábiles después de expedirse la Resolución para citación a diligencia de notificación personal.


Registros: Constancia de envío de citación a diligencia de notificación personal, Constancia de notificación Personal, Constancia de remisión de notificación por aviso, Constancia de publicación en la página web de notificación por aviso, Constancia de ejecutoria del acto administrativo
24 Presentar recurso de reposición contra resolución que decidió excepciones Deudor

Podrá interponerse recurso de reposición contra la anterior decisión dentro del mes siguiente a su notificación.


Tiempo: 1 mes


Registro(Recurso de reposición)
25 Decidir recurso de reposición Secretario (a) General

Mediante Resolución se resolverá el recurso de reposición.


Tiempo: 1 mes después de presentarse el recurso de forma oportuna


Registro(Resolución que resuelve recurso contra declaratoria de incumplimiento del acuerdo de pago)
26 Proyectar liquidación de crédito y costas Profesional Universitario - Secretaría General

Una vez en firme resuelto desfavorable total o parcialmente las excepciones, o una vez se haya agotado el término para cancelar la obligación otorgado en el mandamiento de pago, se procede a la liquidación del crédito y las costas, lo cual corresponde a la suma de los valores de cada uno de los conceptos, con el fin de conocer el valor total de la obligación.

Para realizar en debida forma la liquidación del crédito deberá existir liquidación de intereses actualizada. 

Cuando el caso lo amerite, se solicitará apoyo a la Oficina Financiera de la Universidad de Caldas en la liquidación de intereses moratorios. Asimismo se realizará tratándose de cobro de cuotas partes pensionales ante el área de pensiones de la Vicerrectoría Administrativa. 


Tiempo: 20 días hábiles de la decisión desfavorable de las excepciones o de finalizar el término concedido para el pago de la obligación.
27 Ordenar seguir adelante con la ejecución Secretario (a) General

Se expide acto administrativo liquidando definitivamente el crédito y las costas del procedimiento. 

En este acto administrativo se ordenará la aprehensión de los recursos embargados y si aplica, el remate de bienes. 


Tiempo: 60 días calendario desde la decisión desfavorable de las excepciones o de finalizar el término concedido para el pago de la obligación


Registro(Resolución que ordena seguir adelante con la ejecución y liquidar el créditos y las costas)
28 Elaborar liquidación periódica de intereses moratorios Profesional Universitario - Secretaría General - Oficina Financiera - Área de Pensione

Se elabora nueva liquidación de intereses moratorios cada seis (6) meses desde la radicación del caso hasta el pago efectivo de la obligación o la remisión de la misma.

Cuando el caso lo amerite, se solicitará apoyo a la Oficina Financiera de la Universidad de Caldas en la liquidación de intereses moratorios. Asimismo se realizará tratándose de cobro de cuotas partes pensionales ante el área de pensiones de la Vicerrectoría Administrativa. 


Tiempo: 6 meses 


Registro(Archivo de liquidación de intereses moratorios)
29 Rendir informe a Secretaria General Profesional Universitario - Secretaría General

El profesional encargado de las gestiones de cobro y el personal de apoyo brindarán informe a la Secretaria General detallando el número de casos, casos nuevos, casos archivados, situaciones excepcionales, entre otra información relevante. 

Tiempo: 3 meses.


Registro(Informe trimestral)
30 Realizar informe a la Oficina Financiera Secretario (a) General

A través de documento y anexos se remite a la Oficina Financiera el estado de cada uno de los casos de cobro coactivo donde se reflejen los nuevos casos que podrán ser registrados como cuentas por cobrar. 


Tiempo: 3 meses. 


Registro(Oficio de informe sobre procedimiento coactivos)
31 Reportar al Boletín de Deudores Morosos del Estado Oficina Financiera

Cumpliendo con lo establecido en el parágrafo 3 del artículo 4 de la ley 901 de 2004 y del numeral 5 del artículo 2 de la ley 1066 de 2006, desde la Oficina Financiera se reportará al Boletín de Deudores Morosos del Estado de la Contaduría General de la Nación a los deudores que cumplan las condiciones. 


Tiempo: Según lo establecido por la Contaduría General de la Nación


Registro(Constancia de reporte al Boletín de Deudores Morosos del Estado)
32 Remitir obligación Comité de Sostenibilidad Contable

De conformidad con el parágrafo 2° de la Ley 1066 y el artículo 820 del Estatuto Tributario, el Comité de Sostenibilidad Contable de la Universidad de Caldas, a solicitud de la Secretaría General, remitirá las obligaciones pendientes que cumplan las condiciones establecidas en el marco jurídico señalado y en la Resolución de Rectoría 1495 de 2022. 

Posteriormente, de aprobarse la remisión de la obligación, la Secretaría General expedirá un acto administrativo archivando la obligación remitida. 


Tiempo: En cualquier momento.


Registros: Solicitud de Secretaria General de remisión de obligaciones, acta del comité de sostenibilidad contable, resolución que archiva el procedimiento administrativo con base en la remisión 
33 Terminar y archivar el procedimiento Secretario (a) General

Cuando se satisface la obligación, se encuentren probadas las excepciones propuestas ante el mandamiento de pago o se remite la obligación por parte del Comité de Sostenibilidad Contable, se da por terminado el proceso de cobro coactivo mediante Resolución que no es susceptible de recurso alguno. 

Dicho acto administrativo se notifica conforme con la Ley 1437 de 2011 y el Estatuto Tributario 


Tiempo: De conformidad con lo establecido anteriormente.


Registro(Resolución de terminación y archivo del procedimiento administrativo)
34 Fin    

REGISTROS DEL DOCUMENTO
Nombre del Registro Resp. Almacena. Cod.Registro SIG
Acuerdo de pago
SECRETARIA GENERAL
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Archivo de liquidación de intereses moratorios
SECRETARIA GENERAL
--
Archivo de seguimiento
SECRETARIA GENERAL
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Auto de decreto de pruebas
SECRETARIA GENERAL
--
Constancia de reporte al Boletín de Deudores Morosos del Estado
SECRETARIA GENERAL
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Correo electrónico enviado al deudor con la invitación formal para el pago, registro de llamadas telefónicas, registro de reuniones
SECRETARIA GENERAL
--
Correo electrónico enviado al deudor, registro de llamadas telefónicas, registro de reuniones.
SECRETARIA GENERAL
--
Informe trimestral
SECRETARIA GENERAL
--
Mensaje de datos, comprobante contable o tesoral
SECRETARIA GENERAL
--
Oficio de informe sobre procedimiento coactivos
SECRETARIA GENERAL
--
Oficio de paz y salvo
SECRETARIA GENERAL
--
Oficio de presentación de excepciones
SECRETARIA GENERAL
--
Oficio remisorio
SECRETARIA GENERAL
--
Oficios que ordenan la práctica de la medida cautelar
SECRETARIA GENERAL
--
Oficios remitidos a entidades bancarias o entidades de registro. Respuesta de entidades bancarias o entidades
SECRETARIA GENERAL
--
Radicado proceso de cobro o documento de devolución
SECRETARIA GENERAL
--
Recurso de reposición
SECRETARIA GENERAL
--
Resolución de decreto de medidas cautelares
SECRETARIA GENERAL
--
Resolución de mandamiento de pago
SECRETARIA GENERAL
--
Resolución de terminación y archivo del procedimiento administrativo
SECRETARIA GENERAL
--
Resolución que decide excepciones
SECRETARIA GENERAL
--
Resolución que declara el incumplimiento del acuerdo de pago
SECRETARIA GENERAL
--
Resolución que ordena seguir adelante con la ejecución y liquidar el créditos y las costas
SECRETARIA GENERAL
--
Resolución que resuelve recurso contra declaratoria de incumplimiento del acuerdo de pago
SECRETARIA GENERAL
--
Solicitud del deudor
SECRETARIA GENERAL
--



ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
Juan David Restrepo R. Grupo Interno de Gestión Jurídica JEFE DE OFICINA ASESORA - SECRETARIO GENERAL -


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