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PROCEDIMIENTO PARA LA APERTURA DE COHORTE DIFERENTE A LA PRIMERA, PROGRAMA DE POSGRADO |
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| PROCESO | INVESTIGACIONES Y POSGRADOS |
| OBJETIVO |
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Dar apertura, en los programas de posgrado, a cohortes diferentes a la primera a partir del cumplimiento de las condiciones de calidad establecidas por el Ministerio de Educación Nacional, las cuales están previstas en los procesos de autoevaluación para renovación de registro calificado y en los planes de mejoramiento del programa según Resolución No.056 del 2024 de las Vicerrectorías de Investigaciones y Posgrados y Académica, así como de su sostenibilidad financiera e información actualizada sobre el programa de posgrado.
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| ALCANCE |
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Inicia con la elaboración del plan de mejoramiento (y del documento de autoevaluación para renovación de registro calificado, si aplica), continúa con la formulación y aprobación del presupuesto y con la actualización de información del programa y culmina con la resolución de apertura de cohorte.
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| RESPONSABLES | ||||||||||||
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| DEFINICIONES Y TÉRMINOS | ||||||||||||
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| POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN | |
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| DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES | |||||
| No. | Actividad | Responsable | Descripción | ||
| 1 | Inicio. | ||||
| 2 | Análisis de la operación de la primera cohorte del programa y de las autoevaluaciones previas (si aplican). | Director de Programa y Comité de Currículo |
El Director del Programa y el Comité de Currículo analizan la operación de la primera cohorte de la vigencia del registro calificado, así como la documentación enviada para la renovación de dicho registro y las autoevaluaciones realizadas (si aplican).
Tiempo: Antes de solicitar la apertura de la nueva cohorte.
Registro(Acta del Comité de Currículo) |
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| 3 | Elaboración del Plan de Mejoramiento del programa (para cohorte siguiente a la primera). | Director de Programa, Comité de Currículo |
El Director del Programa formula el Plan de Mejoramiento (PM) del Programa en la matriz respectiva. Este plan debe articularse con el plan de acción de la facultad correspondiente.
Los planes de mejoramiento serán objeto de seguimiento y verificación por parte del Consejo de Facultad respectivo. La Oficina de Evaluación y Calidad Académica de la Vicerrectoría Académica y la Oficina de Posgrados de la Vicerrectoría de Investigaciones y Posgrados podrán realizar la verificación y validación del seguimiento de estos planes de mejoramiento.
Tiempo: Permanente.
Ver Registro(MATRIZ PLAN DE MEJORAMIENTO PARA PROGRAMAS DE POSGRADO) |
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| 4 | Elaboración del Plan de Mejoramiento y Seguimiento al Plan de Mejoramiento del programa (a partir de la tercera cohorte y siguientes). | Director de Programa, Comité de Currículo |
Para la apertura de las cohortes tercera y siguientes dentro de la vigencia del Registro Calificado, el Director del Programa realiza, además del PM, el Seguimiento al Plan de Mejoramiento (SPM) de la cohorte anterior en la matriz respectiva.
Ver Registro(Formato de seguimiento al plan de mejoramiento del primer o segundo proceso de autoevaluación ) |
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| 5 | Elaboración de los informes de autoevaluación correspondientes al tercer y quinto año de vigencia del Registro Calificado del programa. | Director de Programa, Comité de Currículo |
Para la apertura de las cohortes correspondientes al tercer y quinto año de vigencia del registro calificado, se debe entregar el informe del proceso de autoevaluación con fines de renovación de registro calificado en los tiempos previstos en la Resolución 056 de 2024 de las Vicerrectorías de Investigaciones y Posgrados y Académica.
Ver Registro(PLANTILLA PARA AUTOEVALUACIÓN PERIÓDICA DE PROGRAMAS DE POSGRADOS PARA APERTURA DE COHORTES) |
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| 6 | Elaborar presupuesto de la cohorte | Director del Programa, Oficina Asesora de Planeación y Sistemas |
El Director del Programa elabora, con el apoyo de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, el presupuesto de ingresos y egresos de la cohorte para la cual se solicita apertura.
Tiempo: Cada que se solicita una apertura de cohorte.
Registro(Presupuesto elaborado en el módulo del SIG) |
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| 7 | Solicitud de aval para apertura de nueva cohorte. | Director del Programa |
El Director del programa envía al Consejo de Facultad la solicitud de aval para apertura de cohorte, anexando el PM del programa, el SPM de la cohorte anterior (para cohortes posteriores a la segunda), el informe de autoevaluación (cuando aplique), el presupuesto de la nueva cohorte, el listado de admitidos y el cronograma con la programación del primer semestre de dicha cohorte de acuerdo con las directrices del calendario académico para programas de posgrado que expide anualmente el Consejo Académico.
Tiempo: posterior a la aprobación del presupuesto por parte de la Oficina de Planeación.
Registro(Oficio de solicitud de aval de apertura de nueva cohorte con los anexos respectivos.) |
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| 8 | Revisión y remisión a la VIP de la solicitud de aval para apertura de nueva cohorte. | Consejo de Facultad |
El Consejo de Facultad analiza la solicitud de apertura de la nueva cohorte, verifica que el PM del programa esté integrado al Plan de Acción de la Facultad y valida el SPM de la cohorte anterior (para cohortes posteriores a la segunda). Si no hay ajustes, el Consejo de Facultad avala la apertura de la nueva cohorte.
El análisis de los PM y SPM que haga el Consejo de Facultad será el principal insumo para la elaboración del informe sobre el desarrollo de las autoevaluaciones, el cual se debe presentar anualmente al Consejo Académico (Artículo 7 del Acuerdo 051 de 2021 del Consejo Académico).
El Consejo de Facultad definirá si la cohorte cuya apertura se solicita será priorizada o no en los términos del Artículo 16 del Acuerdo 25 de 2019 del Consejo Superior (Política Institucional de Posgrados).
Para tramitar la resolución de apertura de la nueva cohorte, el Consejo de Facultad remite a la Vicerrectoría de Investigaciones y Posgrados su aval para dicha apertura indicando el número de estudiantes y adjuntando los anexos respectivos: PM, SPM (a partir de la tercera cohorte de vigencia del Registro Calificado), informe de autoevaluación (cuando aplique), presupuesto de la nueva cohorte, listado de admitidos y cronograma con la programación del primer semestre de dicha cohorte de acuerdo con las directrices del calendario académico para programas de posgrado que expide anualmente el Consejo Académico.
Tiempo: el requerido por el Consejo de Facultad.
Registro(Oficio de remisión del Consejo de Facultad a la VIP con el aval de apertura de la cohorte y la documentación aportada por el programa) |
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| 9 | Análisis de la documentación y expedición de la resolución de apertura de la nueva cohorte. | Vicerrectoría de Investigaciones y Posgrados |
La Oficina de Posgrados revisa los documentos aportados por el Consejo de Facultad y el Vicerrector de Investigaciones y Posgrados emite resolución de apertura de la nueva cohorte.
Se envía copia del acto administrativo al Consejo de Facultad, al Director del Programa y a la Oficina de Registro Académico, para los trámites correspondientes.
Tiempo: de acuerdo con el cronograma establecido en la VIP.
Registro(Resolución de apertura de nueva cohorte) |
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| 10 | Promoción del programa. | Director del Programa de Posgrado |
Realizar las actividades necesarias relacionadas con la promoción del programa para la apertura de las cohortes.
Tiempo: permanente.
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| 11 | Elaborar cronograma de actividades académicas para la cohorte. | Director del Programa |
El Director del Programa elabora la programación de actividades académicas para la cohorte, en el que se especifican los códigos de cada curso y el docente correspondiente, y la presenta a los departamentos respectivos para su aprobación.
Tiempo: antes del inicio de clases de la cohorte.
Registro(Cronograma de actividades académicas para la cohorte. ) |
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| 12 | Selección de docentes. | Director de Departamento, Colectivo Docente del Departamento, Ordenador del Gasto |
De acuerdo con el cronograma de actividades académicas, el Departamento emite su respectivo aval a la propuesta de vinculación de docentes de planta, ocasionales y catedráticos para el inicio de las actividades académicas de la cohorte. Si el docente de planta u ocasional impartirá clase en la cohorte mediante pago de incentivos, no se requiere el aval del colectivo docente.
Tiempo: semestral.
Registro(Acta de reunión de profesores del Departamento donde se evidencia el aval a los docentes que participan en el desarrollo del programa) |
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| 13 | Matrículas de estudiantes. | Oficina de Admisiones y Registro Académico, Programas Académicos |
Ver P-RA-609-PROCEDIMIENTO PARA LA INSCRIPCIÓN, ADMISIÓN Y MATRICULA DE ASPIRANTES A PROGRAMAS DE POSGRADO.
Tiempo: Según procedimiento.
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| 14 | Fin. | ||||
| REGISTROS DEL DOCUMENTO | |||
| Nombre del Registro | Resp. Almacena. | Cod.Registro SIG | |
| Acta de reunión de profesores del Departamento donde se evidencia el aval a los docentes que participan en el desarrollo del programa | VICE-RECTORIA DE INVESTIGACIONES | - | |
| Acta del Comité de Currículo | PROGRAMAS | - | |
| Cronograma de actividades académicas para la cohorte. | FACULTADES | - | |
| Formato de seguimiento al plan de mejoramiento del primer o segundo proceso de autoevaluación | VICE-RECTORIA DE INVESTIGACIONES | R-3455-P-IN-856 | |
| MATRIZ PLAN DE MEJORAMIENTO PARA PROGRAMAS DE POSGRADO | VICE-RECTORIA DE INVESTIGACIONES | R-2941-P-IN-856 | |
| Oficio de remisión del Consejo de Facultad a la VIP con el aval de apertura de la cohorte y la documentación aportada por el programa | VICE-RECTORIA DE INVESTIGACIONES | - | |
| Oficio de solicitud de aval de apertura de nueva cohorte con los anexos respectivos. | DEPARTAMENTOS | - | |
| PLANTILLA PARA AUTOEVALUACIÓN PERIÓDICA DE PROGRAMAS DE POSGRADOS PARA APERTURA DE COHORTES | VICE-RECTORIA ACADEMICA | R-2890-P-IN-856 | |
| Presupuesto elaborado en el módulo del SIG | FACULTADES | - | |
| Resolución de apertura de nueva cohorte | VICE-RECTORIA DE INVESTIGACIONES | - | |
| ELABORÓ | REVISÓ | APROBÓ |
| PROFESIONAL ESPECIALIZADO - | JEFE DE OFICINA ASESORA - | PROFESOR ASOCIADO - |
| HISTORIAL DE CAMBIOS | ||
| 7 | se realiza modificación en el proceso para corregir error en el texto del paso 5 y mejora en la escritura. | 2025-05-21 |
| 6 | Se requiere modificar procedimiento para incluir un paso en el flujograma referente a la elaboración de la matriz de seguimiento al plan de mejoramiento para porgramas de posgrado | 2025-05-13 |
| 5 | Se realiza ajuste al procedimiento para incluir descripción en la actividad No 3. | 2025-01-16 |
| 4 | Se requiere modificación del proceso, para actualizar versión de la plantilla para Autoevaluación Periódica de Programas de Posgrado para Apertura de Cohortes y Renovación de Registro Calificado. | 2024-12-02 |
| 3 | Se requiere modificación para actualizar la plantilla para autoevaluación periódica de programas de posgrados para apertura de cohortes y renovación de registro calificado. | 2024-11-08 |
| 2 | Ingreso de formato Matriz Plan de Mejoramiento para programas de Posgrado. | 2020-04-16 |
| 1 | Versión inicial | 2019-12-18 |
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