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PROCEDIMIENTO PARA LA RELACIÓN CON LOS ENTES EXTERNOS DE CONTROL |
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| PROCESO | CONTROL Y SEGUIMIENTO |
| OBJETIVO |
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Definir el procedimiento en lo referente a la preparación de información que los organismos de control requieren, de tal manera que se cumpla con los términos y periodos solicitados acorde a las normas establecidas para el efecto, para garantizar la transparencia, la eficiencia y la legalidad en la gestión de los recursos públicos actuando como puente entre la entidad y los órganos de control, y asegurando que la información sea oportuna, integral y pertinente.
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| ALCANCE |
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Inicia con el calendario institucional para la entrega de informes a los organismos de control y otras entidades que lo soliciten. Termina: Remisión de los informes requeridos verificando que la información cumpla con todos los requisitos establecidos en la ley.
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| RESPONSABLES | ||
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| DEFINICIONES Y TÉRMINOS |
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Puente de comunicación: La Oficina de Control Interno (OCI) o entidad equivalente actúa como enlace entre la entidad y los órganos de control, facilitando el flujo de información y la atención a requerimientos. Atención a requerimientos: La OCI prepara respuestas a auditorías, informes periódicos, y otros requerimientos de los entes de control. Verificación de información: Se verifica que la información suministrada por la entidad cumpla con los criterios de oportunidad, integralidad y pertinencia. Cumplimiento de normas: Se asegura el cumplimiento de las disposiciones legales y normativas en materia de control. Identificación de riesgos: Se identifican y gestionan los riesgos relacionados con el cumplimiento de los requerimientos de los entes de control. Seguimiento de recomendaciones: Se realiza un seguimiento a las recomendaciones o observaciones formuladas por los entes de control. Control Fiscal: Corresponde a la vigilancia y evaluación del uso de los recursos públicos por parte del Estado, para asegurar que las entidades administren con eficiencia, eficacia, economía, equidad y transparencia, y que se cumplan los fines del Estado social de derecho. Control Disciplinario: Se refiere a la supervisión y evaluación de la conducta de los servidores públicos para garantizar que actúen conforme a los principios de legalidad, moralidad, eficiencia, imparcialidad y responsabilidad que rigen la función pública. Este control busca prevenir, investigar y sancionar faltas disciplinarias cometidas en el ejercicio del cargo, con el fin de proteger el buen funcionamiento de las instituciones públicas y el interés general. Control Contable: Consiste en la supervisión y evaluación para asegurar la calidad y legalidad del registro, procesamiento y presentación de la información contable, conforme al cumplimiento de la normatividad fiscal y presupuestal en el sector público. Control Archivístico: Consiste en el conjunto de acciones, normas y procedimientos que garantizan la organización, conservación, acceso, uso y disposición final de los documentos producidos o recibidos por una entidad en cumplimiento de sus funciones públicas. |
| POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN |
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Es importante que de acuerdo con el tipo de informe que se debe enviar hacer la respectiva planeación, las especificaciones requeridas, determinar la fuente de información, identificar la periodicidad del envío, y tener pleno conocimiento de la entidad y/o la normativa que lo solicita, así como los distintos medios a través del cual se debe enviar. El Acuerdo 056 del 21 de noviembre de 2018 “Por el cual se reglamenta el ejercicio del Control Interno en la Universidad de Caldas” establece en el artículo 14 los informes de la Oficina de Control Interno de Gestión. La Oficina Asesora de Control Interno de Gestión será responsable de la presentación mínimo de los siguientes informes, que tiene carácter obligatorio (Decreto 648 de 2017):
a). Informe ejecutivo anual. El Asesor de Control Interno de Gestión deberá presentar un informe ejecutivo anual al Comité Institucional de Coordinación de Control Interno de la Universidad, acerca del estado del sistema de control interno, los resultados de la evaluación de gestión y las recomendaciones y sugerencias que contribuyan a su mejoramiento y optimización.
b). Los informes a que hace referencia el artículo 9 de la Ley 1474 de 2011, relacionados con los posibles actos de corrupción e irregularidades que se detecten en el ejercicio de las funciones de la Oficina Asesora de Control Interno de Gestión, informes presentados ante el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno.
c). Informes a que se refiere el artículo 76 de la Ley 1474 de 2011, relacionados con el trámite y resolución de las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias que la comunidad universitaria formule, y que se relacionen con el cumplimiento de la misión de la institución. La Oficina Asesora de Control Interno de Gestión deberá vigilar que la atención se preste de acuerdo con las normas legales vigentes y se rendirá un informe semestral sobre el particular.
d). Informes sobre actos de corrupción con base en la Directiva Presidencial 01 de 2015 o disposiciones posteriores.
e). Informes sobre el Control interno contable, que trata el artículo 2.2.21.2.2. literal a) del Decreto 648 de 2017
f). Informes sobre evaluación de la gestión institucional, de que trata el artículo 39 de la Ley 909 de 2004.
g). Informe sobre derechos de autor y usos de software con base en la Directiva Presidencial 002 de 2002, o disposiciones posteriores.
h). Informe sobre actividad litigiosa de que trata el artículo 2.2.3.4.1.14 del Decreto 1069 de 2015.
i). Informe de austeridad en el gasto de que trata el artículo 2.8.4.8.2 del Decreto 1068 de 2015.
j). Informe de seguimiento a los planes de mejoramiento institucional suscritos ante los diferentes entes de control.
k). Los demás informes establecidos por la normativa interna o externa.
Seguimiento y evaluación al Sistema de Gestión (MIPG) Reporte FURAG (Formulario Único de Reporte de Avances de la Gestión)
Así mismo la guía rol de las unidades u oficinas de control interno, auditoría interna o quien haga sus veces – Dirección de Gestión y Desempeño Institucional, Diciembre de 2018 establece que las unidades de control interno facilitan la comunicación al órgano de control y verifican aleatoriamente que la información suministrada por los responsables, de acuerdo con las políticas de operación de la entidad, sean entregadas bajo los siguientes criterios:
1. Oportunidad: entregar la información en los tiempos establecidos por el organismo de control. 2. Integralidad: dar respuesta a todos y cada uno de los requerimientos con la evidencia suficiente.
3. Pertinencia: información suministrada acorde con el tema solicitado o con el requerimiento específico.
Es pertinente señalar que las actividades que se desarrollen en el marco del rol de la relación con entes externos de control, no deben entenderse como actos de aprobación o refrendación por parte de las unidades de control interno, ya que se estaría afectando su independencia y objetividad (Ley 87 de 1993). En este sentido, debe entenderse que el contenido y el cumplimiento de los anteriores atributos son responsabilidad directa de los líderes de procesos o los delegados para la entrega de la información, de acuerdo con la política de operación establecida
ORGANISMOS DE CONTROL EXTERNO:
Control Fiscal
Contraloría General de la República
La Contraloría General de la República (CGR) es el máximo órgano de control fiscal del Estado. Como tal, tiene la misión de procurar el buen uso de los recursos y bienes públicos y contribuir a la modernización del estado, mediante acciones de mejoramiento continuo en las distintas entidades públicas.
Control Disciplinario
Control Interno Disciplinario -Procuraduría General de la Nación
La Procuraduría General de la Nación es la Entidad que representa a los ciudadanos ante el Estado. Es el máximo organismo del Ministerio Público, conformado además por la Defensoría del Pueblo y las personerías.
Es su obligación velar por el correcto ejercicio de las funciones encomendadas en la Constitución y la Ley a servidores públicos y lo hace a través de sus tres funciones misionales principales: La función preventiva, La función de intervención y La función disciplinaria.
Control Contable
Contaduría General de la Nación
La Contaduría General de la Nación, es la entidad rectora responsable de regular la contabilidad general de la nación, con autoridad doctrinaria en materia de interpretación normativa contable, que uniforma, centraliza y consolida la contabilidad pública, con el fin de elaborar el Balance General, orientado a la toma de decisiones de la administración pública general, que contribuye a la gestión de un Estado moderno y trasparente.
Control Archivístico
Archivo General de la Nación
El Archivo General de la Nación -AGN, es una entidad del orden nacional, adscrita al Ministerio de Cultura, encargada de la organización y dirección del Sistema Nacional de Archivos -SNA, de regir la política archivística en nuestro País.
Entre otros |
| DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES | |||||
| No. | Actividad | Responsable | Descripción | ||
| 1 | Inicio | ||||
| 2 | Recepcionar la solicitud de información | Equipo de la oficina Asesora de Control Interno de Gestión |
La Oficina de Control Interno, deberá recepcionar las solicitudes de los Entes de control en el caso de requerimientos diferentes a los establecidos en la normatividad. |
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| 3 | Construir cronograma de informes a entes externos | Equipo de la Oficina de Control Interno de Gestión |
Al iniciar la vigencia, se debe construir el cronograma de presentación de informes a entes externos en el que se define el informe, la normatividad, la periodicidad, fecha de presentación, responsable
Tiempo: en el primer bimestre de la vigencia
Registro: cronograma
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| 4 | Consultar periódicamente la normatividad para la rendición de informes y el cronograma | Equipo de la oficina Asesora de Control Interno de Gestión |
Periódicamente consultar la normatividad y los aplicativos informáticos de los Entes de control con el fin de conocer la fecha de envío de la información solicitada, cuando aplique.
Tiempo: de acuerdo con el cronograma y normatividad
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| 5 | Elaborar informes | Equipo de la oficina Asesora de Control Interno de Gestión - Lider del Proceso |
Elaborar los informes de acuerdo con los requerimientos de los entes de control y el cronograma establecido para tal fin.
Tiempo: de conformidad con el cronograma y la normatividad
Registro: Informe
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| 6 | Enviar el informe | Equipo de la oficina Asesora de Control Interno de Gestión |
Enviar el informe a través de los medios solicitados, dejando la evidencia que soporta el envío.
Tiempo: de acuerdo con el cronograma y la normatividad
Registro: evidencia de envío (oficio, correo, pantallazo del sistema)
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| 7 | Publicar el informe en la página web de la institución | Equipo de la oficina Asesora de Control Interno de Gestión |
Publicar en la página web el informe de acuerdo con lo establecido en la normatividad. Esto dado que no es necesario la publicación de la totalidad de los informes.
Tiempo: de conformidad con la norma
Registro: informe publicado en el Web.
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| 8 | Archivar los documentos impresos | Auxiliar Administrativo |
Archivar de acuerdo con las TRD los documentos originales que respaldan los documentos que fueron enviados o colocados en la página web de la institución.
Tiempo: 10 días hábiles a la generación y publicación en la Web.
Registro: archivo de gestión.
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| 9 | Fin | ||||
| NORMATIVIDAD Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA | ||||||||
| Normatividad Interna | ||||||||
| Número | Año | Descripción | Consultar | |||||
| No se encontró información | ||||||||
| No se encontró información | ||||||||
| No se encontró información | ||||||||
| No se encontró información | ||||||||
| No se encontró información | ||||||||
| 56 | 2018 | POR EL CUAL SE REGLAMENTA EL EJERCICIO DEL CONTROL INTERNO EN LA UNIVERSIDAD DE CALDAS |  | |||||
| 56 | 2018 | POR EL CUAL SE REGLAMENTA EL EJERCICIO DEL CONTROL INTERNO EN LA UNIVERSIDAD DE CALDAS | | |||||
| No se encontró información | ||||||||
| No se encontró información | ||||||||
| Normatividad Externa | ||||||||
| Norma | Año | Descripción | Emitida Por | Observaciones | Consultar | |||
| Directiva Presidencial 01 de 2015 | 2015 | Reporte a la Secretaría de Transparencia de la Presidencia de la República de posibles actos de corrupción o irregularidades. | PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA | | ||||
| LEY 909 DE 2004 | 2004 | Por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones | CONGRESO DE LA REPÚBLICA | | ||||
| LEY 1474 DE 2011 | 2011 | Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública. | CONGRESO DE LA REPÚBLICA | | ||||
| DECRETO 1083 DE 2015 | 2015 | Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública | DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA | | ||||
| decreto 1069 de 2015 | 2015 | "Por medio del cual se expide el decreto único reglamentario del sector justicia y del derecho." | PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA | | ||||
| Directiva Presidencial 02 de 2002 | 2002 | Informe sobre derechos de autor y usos de software | PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA | | ||||
| DECRETO 1068 DE 2015 | 2015 | Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Hacienda y Crédito Público. | PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA | | ||||
| ELABORÓ | REVISÓ | APROBÓ |
| PROFESIONAL ESPECIALIZADO - | JEFE DE OFICINA ASESORA - | ASESOR - |
| HISTORIAL DE CAMBIOS | ||
| 2 | Se requiere modificación del procedimiento para realizar ajustes en políticas y condiciones de operación. | 2025-06-04 |
| 1 | Versión inicial | 2020-05-11 |
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