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Procedimiento para adelantar procesos electorales
Código: P-GJ-873
Versión: 2
Emisión: 2025-12-03

PROCESO GESTIóN JURíDICA

OBJETIVO
Coordinar y garantizar la organización, desarrollo y control de los procesos electorales institucionales en la Universidad de Caldas, asegurando la transparencia, legalidad, participación y trazabilidad en la elección, consulta, remoción o reelección de representantes de los distintos estamentos y de los cargos de dirección establecidos en la normativa institucional.

ALCANCE
Este procedimiento aplica a todos los procesos electorales que se adelanten en la Universidad de Caldas para la elección, consulta, remoción o reelección de representantes de los estamentos docente, estudiantil, administrativo y de graduados, así como de los cargos de Rector, Decanos, Directores de Departamento y Directores de Programa. Inicia con la expedición del acto administrativo de convocatoria a elecciones y finaliza con la publicación del acto administrativo que declara electos a los representantes o cargos correspondientes, incluyendo las reclamaciones y recursos presentados durante el proceso y el archivo de los registros en el Sistema de Gestión Documental Institucional.

RESPONSABLES

 

Comité Central de Elecciones: Es la autoridad electoral de la Universidad de Caldas, responsable de coordinar, supervisar y garantizar la transparencia de todos los procesos electorales institucionales. Emite los actos administrativos de convocatoria, verificación de requisitos y declaración de resultados; resuelve los recursos interpuestos y vela por el cumplimiento de las normas del Estatuto Electoral y demás disposiciones aplicables.
Esta corporación se conformará de acuerdo con lo prescrito en el Artículo 6º del Acuerdo Nro. 49 de 2018 –Estatuto Electoral.
Secretaría General:  Brinda apoyo técnico y jurídico al Comité Central de Elecciones en la planeación y desarrollo de los procesos electorales. Proyecta los actos administrativos de convocatoria, inscripción de candidaturas y proclamación de resultados; gestiona la publicación de los actos en los medios institucionales y garantiza la trazabilidad documental del proceso en el Sistema de Gestión Documental.
Oficina Asesora de Planeación y Sistemas: Consolida y depura las bases de datos para la conformación del censo electoral, de acuerdo con los criterios establecidos en la normativa institucional. Publica los censos provisional y definitivo y coordina la habilitación de los medios electrónicos para la votación.
Apoya la implementación técnica del proceso electoral, asegurando la operatividad y seguridad de las plataformas informáticas utilizadas para la votación, publicación de censos y resultados.
Oficinas de Gestión Humana, Admisiones y Registro Académico, y Egresados: Remiten la información necesaria para la elaboración del censo electoral de acuerdo con los lineamientos establecidos en el Estatuto Electoral y verifican la integridad de los datos suministrados.
Candidatos y Electores: Participan en el proceso electoral conforme a los principios de transparencia, respeto y responsabilidad institucional, acatando las disposiciones establecidas en la normativa electoral y en este procedimiento.

 

DEFINICIONES Y TÉRMINOS
Etapas del Proceso Electoral: El proceso electoral constará de las siguientes fases o estructura general: a) Convocatoria de las elecciones. b) Publicación del censo provisional. c) Reclamaciones al censo provisional. d) Publicación del censo definitivo. e) Presentación de candidaturas. f) Publicación de la lista provisional de candidaturas. g) Reclamaciones a la lista provisional de candidaturas. h) Publicación de la lista definitiva de candidaturas. i) Campaña electoral. j) Votación. k) Elección. l) Publicación de resultados y proclamación provisional de candidaturas electas. m) Reclamaciones a los resultados. n) Proclamación definitiva de candidaturas electas. o) Nombramiento y posesión. p) Remoción. q) Reelección.
Periodo Estatutario: Es el lapso por el cual el Estatuto General indica que se puede ejercer una representación o cargo como lo son las representaciones ante los Consejos Superior, Académico y de Facultad y ante el Comités de Currículo y el ejercicio de los cargos de Rector, Decano, Director de Departamento y Director de Programa. Este periodo comprende la prórroga, salvo que se aplique el procedimiento de remoción a la representación o cargo que se trate. 
Periodo Reglamentado: Es el lapso por el cual la normativa interna indica que se puede ejercer una representación ante los cargos de las demás Corporaciones instituidas en la Universidad de Caldas.
Periodo Estatutario: Es el acto público por el cual la autoridad administrativa competente invita a 1) Todas las personas que aspiren a representar cada uno de los estamentos en las diferentes Corporaciones de la Universidad,  2) Todos los interesados a ocupar los cargos de Rector, Decano, Director de Departamento o Director de Programa, en la Universidad de Caldas, de conformidad a lo establecido en el Acuerdo Nro. 47 de 2017 –Estatuto General- y 3) Todos las personas habilitadas para participar en la elección de que se trate. La convocatoria a elecciones deberá realizarse por medio de un acto administrativo, contra el cual no procederá recurso alguno, que establecerá un cronograma de actividades. Este acto administrativo tendrá vigencia a partir de su publicación en la página web de la Universidad.
Censo Electoral: Es el conjunto de personas que tienen derecho a participar con su voto en el proceso de elección de los representantes de cada uno de los estamentos en las diferentes Corporaciones Instituidas en la Universidad de Caldas y/o en el proceso de elección a los cargos de Rector, Decano, Director de Departamento y/o Director de Programa. El censo electoral se conformará de acuerdo a lo definido en el Artículo Nro. 49 de 2018 - Estatuto Electoral, según sea el caso. 
Candidatura: Es el acto por el cual una persona se postula: para representar a los administrativos, docentes, estudiantes y/o graduados en las diferentes Corporaciones Instituidas en la Universidad de Caldas, o para ser electa en el cargo de Rector, Decano, Director de Departamento o Director de Programa.  Para ser candidato, deben cumplirse los requisitos que establece el Acuerdo Nro. 47 de 2017 del Consejo Superior –Estatuto General-. En el caso de los representaciones a los Comités de Currículo, los requisitos se encontrarán determinados en el Artículo Nro. 33 de 2019 o la norma que lo modifique o derogue. 
Postulación: Es el acto por el cual, los interesados a ser elegidos en las distintas representaciones o cargos de que trata el Estatuto Electoral se inscriben mediante la formalidad requerida ante la autoridad competente. Podrán postularse todas aquellas personas que consideren cumplir con los requisitos establecidos en la normativa institucional.
Campaña Electoral: Es un esfuerzo organizado y competitivo que se realiza en el periodo que precede a la votación, hecho por los candidatos y sus colaboradores para ganar el apoyo de los electores.
Consulta: Etapa dentro del proceso, donde los pertenecientes al Censo electoral de cada estamento se manifiestan votando por el candidato de su preferencia.
Votación: Fase del proceso en que los habilitados ejercen el voto manifestando el candidato de su preferencia
Elección: Acto por el cual la autoridad administrativa competente, según sea el caso, declara electos a los aspirantes a representantes o a los aspirantes a uno de los cargos de que trata este procedimiento.
Remoción: Acto por el cual, transcurridos mínimo seis meses del ejercicio de una representación o cargo, los interesados solicitan se aparte de aquella a la persona que la está ejerciendo, por los motivos contemplados en el Estatuto Electoral y el Estatuto General, para cada caso
Reelección:  Es el fenómeno por el cual una persona puede ocupar la misma representación para la cual ya fue elegida antes. Las reglas sobre la reelección se encuentran en el Estatuto Electoral y dependen de la representación o del cargo de que se trate.


POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN

Elecciones a Cargos y Representantes de los Estamentos:

Para elecciones a los cargos de Rector, Decanos, Directores de Programa y Departamento y elecciones para representantes a los estamentos docente, estudiantil y de graduados en los comités, comisiones, mesas y demás cuerpos colegiados que operan en la Universidad de Caldas - ver: G-GJ-875-Guía para adelantar elecciones en la Universidad de Caldas

  
Elección de los Representantes de los Egresados:
 
Para el caso de la elección de Representantes de los Egresados se convoca a asamblea a los exalumnos de la Universidad de Caldas con el fin de elegir representantes y suplentes al respectivo Consejo de Facultad, con el apoyo y la asesoría de la Oficina de Egresados, de conformidad con la convocatoria para elecciones de representantes a los Consejos Superior y Académico. En ésta se eligen dos (2) egresados graduados en alguno de los programas ofrecidos por la Facultad, no vinculados laboralmente con la Universidad y elegidos por la asamblea para un periodo de dos (2) años. Cada decano publica el acta de la asamblea con los elegidos. Posteriormente el Jefe de egresados convoca a asamblea de egresados a los elegidos como representantes a los Consejos de Facultad, para  elegir  entre  ellos  el  representante  y suplente al Consejo Superior y Consejo Académico, se publica acta con los elegidos y se envía a quien corresponda.
 
La reglamentación de las actividades descritas, se encuentra establecida en el Acuerdo 064 de 1997, adicionado por el Acuerdo 065 de 1998 y el Artículo 1 del Acuerdo 12 de 2006.
 
Para el caso de los representantes  de los egresados  con su respectivo suplente, se eligen por los egresados miembros de los Consejos de  Facultad, para un periodo de 2 años de conformidad con lo señalado en el literal g del Artículo 15 y g del Artículo 21 del Acuerdo 064 de 1997 (Estatuto General). 
 

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No. Actividad Responsable Descripción
1 Inicio    
2 Proyectar acto administrativo que convoca proceso electoral Profesional Universitario Secretaría General o quien se designe

Se proyecta el acto administrativo correspondiente a la convocatoria para elegir a los representantes estudiantiles, docentes y graduados, ante los Consejos Superior, Académico y de Facultades.

Tiempo: Con una antelación no inferior a 3 meses antes del vencimiento del periodo estatutario establecido para ejercer la representación.

En el caso de que ocurra una vacancia definitiva antes del vencimiento de los períodos estatutarios, la convocatoria deberá realizarse por tardar dentro de los 3 meses siguientes a la misma.
3 Aprobar proyecto de Acto Administrativo Profesional Universitario Secretaría General o quien se designe.

Se cita a sesión del Comité Central de Elecciones, con el propósito de exponer el contenido del proyecto del acto administrativo que convoca proceso electoral, para su revisión y ajustes pertinentes.

Tiempo: Cuando sea requerido.
4 Expedir Acto Administrativo Comité Central de Elecciones

El Presidente y el Secretario del Comité Central de Elecciones suscriben el acto administrativo de convocatoria, una vez aprobado su contenido, formalizando así el inicio del proceso electoral conforme a la normativa institucional vigente.

Tiempo: Cuando sea requerido
5 Publicar el Acto Administrativo Profesional Universitario Secretaría General o a quien se designe. Profesional Especializado Sección Sistemas

Se gestiona la publicación del acto administrativo de convocatoria en la página web institucional y demás medios oficiales, garantizando la divulgación oportuna y el acceso a la información por parte de la comunidad universitaria.


Tiempo: Cuando sea requerido
6 Solicitar Censo Electoral Profesional Universitario Secretaría General o quien se designe.

Se solicita a las Oficinas de Gestión Humana, Admisiones y Registro Académico, y Egresados el envío de la información actualizada de las personas habilitadas para participar en el proceso electoral, conforme a los criterios establecidos en el Estatuto Electoral.

Tiempo: De conformidad con el cronograma de la convocatoria.
7 Remisión de la Base de Datos Jefes Oficinas de Gestión Humana, Admisiones y Registro Académico, de Graduados, Jefe Oficina de Planeación Coordinador Grupo Sistemas

Una vez consolidadas las bases de datos remitidas por las dependencias, la información, se envía a la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, para su validación y depuración, de acuerdo con las reglas de votación y los criterios de habilitación establecidos en el Estatuto Electoral.

Tiempo: De conformidad con el cronograma de la convocatoria
8 Publicar Censo Provisional Jefe Oficina de Planeación Coordinador de Grupo Sistemas Profesional Especializado Sección Sistemas

Se publica el censo electoral provisional en la página web institucional, permitiendo a los integrantes de la comunidad universitaria verificar su inclusión y presentar las observaciones o reclamaciones a que haya lugar dentro del plazo establecido.

Tiempo: De conformidad con el cronograma de la convocatoria
9 Solicitar inclusión Estudiantes, Docentes, Graduados. Jefe Oficina de Planeación Coordinador Grupo Sistemas

Los interesados presentan sus solicitudes de inclusión o corrección en el censo electoral a través del aplicativo dispuesto por la Oficina de Planeación, adjuntando la información o soportes necesarios para su verificación.

Tiempo: De conformidad con el cronograma de la convocatoria.
10 Resolver inclusiones Jefe Oficina Planeación

Se estudian las solicitudes de inclusión verificando requisitos habilitantes y se notifica la decisión a través de correo electrónico u otro medio.

Tiempo: De conformidad con el cronograma de la convocatoria.
11 Publicar el Censo Definitivo Oficina de Planeación Profesional Especializado Sección Sistemas

Se publica el listado definitivo de las personas habilitadas para participar con su voto en el proceso electoral.

Tiempo: De conformidad con el cronograma de la convocatoria.
12 Postulación de aspirantes representantes en los Consejos Superior y Académico Aspirantes a representante. Secretaría General

Se hará ante la Secretaría General mediante la presentación del formato dispuesto para el efecto, debidamente diligenciado y suscrito por los candidatos principal y suplente, respectivamente, acompañado de los documentos que acrediten el cumplimiento de los requisitos establecidos en el Acuerdo Nro. 47 de 2017 –Estatuto General- para ser representante en los Consejos Superior y Académico.

Tiempo: De conformidad con el cronograma de la convocatoria.
13 Postulación de aspirantes representantes en el Consejo de Facultad Aspirantes a representante. Secretaría General

Se hará ante la Secretaría General mediante la presentación del formato dispuesto para el efecto, debidamente diligenciado y suscrito por los candidatos principales y suplente, respectivamente, acompañado de los documentos que acrediten el cumplimiento de los requisitos establecidos en el Acuerdo Nro. 47 de 2017 –Estatuto General- para ser representante al Consejo de Facultad.

Tiempo: De conformidad con el cronograma de la convocatoria.
14 Remitir las candidaturas Profesional Universitario Secretaría General o quien se designe

La Secretaría General remitirá al Comité Central de Elecciones las candidaturas inscritas.

Tiempo: Al día hábil siguiente de finalizado el término para la inscripción de las candidaturas
15 Verificar cumplimiento de requisitos para inscribirse Profesional Universitario Secretaría General o quien se designe. Comité Central de Elecciones

El Comité Central de Elecciones verificará el cumplimiento de los requisitos de inscripción de los aspirantes y dará a conocer los resultados mediante acto administrativo.

Tiempo: De conformidad con el cronograma de la convocatoria.
16 Publicar acto administrativo de inscritos Profesional Universitario Secretaría General o quien se designe. Profesional Especializado Sección Sistemas

Publicación del acto administrativo donde se dan a conocer a la Comunidad Universitaria, los inscritos como candidatos a representar los estamentos en los Consejos Superior, Académico y de Facultad. Contra este acto administrativo procederá el recurso de reposición.

Tiempo: De conformidad con el cronograma de la convocatoria.
17 Resolver recursos Profesional Universitario Secretaría General o quien se designe. Comité Central de Elecciones

Se resuelven las reclamaciones a la lista de candidatos, mediante acto administrativo y se notifica la decisión a través de correo electrónico u otro medio.

Tiempo: De conformidad con el cronograma de la convocatoria.
18 Campaña Electoral Candidatos Comité Central de Elecciones

Desde la fecha de la publicación de los resultados de verificación de requisitos de los aspirantes y hasta el día previo a la jornada de votación, tanto electores como candidatos podrán celebrar reuniones o actos de información electoral. El Comité Central de Elecciones velará por conseguir el mayor nivel de participación en los procesos electorales generales o de concurrencia múltiple, desarrollando a tal fin, durante el período electoral, campañas institucionales de información electoral y fomento del voto.

Tiempo: De conformidad con el cronograma de la convocatoria.
19 Preparar logística para las elecciones Secretaria General Comité Central de Elecciones Jefe Oficina de Planeación

Las dependencias involucradas, coordinarán todo lo necesario para llevar a cabo los procesos de apertura de las votaciones, votación, y cierre de estas.
20 Apertura de las votaciones Profesional Universitario Secretaría General o quien se designe. Comité Central de Elecciones

Mediante la suscripción de un acta por los integrantes del Comité Central de Elecciones, en la cual se dejará constancia del estado inicial de la base de datos y de cualquier otra situación.

Tiempo: A la hora señalada en el cronograma.
21 Votación Comité Central de Elecciones

Deberán observarse las reglas del inciso 3 del artículo 3, del artículo 34 y del artículo 35 para llevar a cabo la misma.

Tiempo: El proceso de votación se desarrollará durante un periodo de 12 horas en la fecha señalada en el cronograma determinado en el acto administrativo que convoca elecciones.
22 Cierre de las votaciones Profesional Universitario Secretaría General o quien se designe. Comité Central de Elecciones

Mediante acta suscrita por los integrantes del Comité Central de Elecciones, en la que dejarán constancia del estado final de la base de datos, los resultados arrojados por el aplicativo informático y de cualquiera otra circunstancia que se considere pertinente.

Tiempo: A la hora señalada en el cronograma.
23 Proyectar acto administrativo que declara electos Profesional Universitario- Secretaría General o quien se designe.

Se proyectan los actos administrativos correspondientes, que declaren electos a los candidatos principal y suplente que obtengan el mayor número de votos en el respectivo cuerpo electoral. En el caso de que el voto en blanco sea mayoritario, se convocará a otro proceso de elección, conforme a las reglas del Estatuto Electoral.

Tiempo: De conformidad con el cronograma de la convocatoria.
24 Socializar proyecto de acto administrativo que declara electos Profesional Universitario Secretaría General o quien se designe

Se expone al Comité Central de Elecciones, el contenido del proyecto de acto administrativo, para revisión y ajustes pertinentes.

Tiempo: Cuando sea requerido
25 Expedir acto administrativo que declara electos Comité Central de Elecciones

El Presidente y el Secretario del Comité Central de Elecciones suscriben el acto administrativo que convoca a elecciones.

Tiempo: Cuando sea requerido.
26 Publicar el acto administrativo que declara electos Profesional Universitario Secretaría General o quien se designe. Profesional Especializado Sección Sistemas

Envío del acto administrativo que declare electos, para su publicación a la comunidad en la página web de la Universidad.

Tiempo: De conformidad con el cronograma de la convocatoria
27 Resolver recursos Comité Central de Elecciones

Se resuelven los recursos de reposición interpuestos en contra del acto administrativo que declare electos y se notifican mediante correo electrónico u otro medio.


Tiempo: De conformidad con el cronograma de la convocatoria
28 Fin    




ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
Andrea Diaz García - Líder del Grupo de Gestión Jurídica JEFE DE OFICINA ASESORA - SECRETARIO GENERAL -

HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN
ORIGEN DE LOS CAMBIOS
FECHA
2Se requiere actualizar el procedimiento con cambios de forma para ampliar la claridad, coherencia y correcta aplicación del proceso.2025-12-03
1Versión inicial2020-05-21


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