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PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS CON FINANCIACIÓN EXTERNA
Código: P-IP-962
Versión: 2
Emisión: 2025-07-21

PROCESO INNOVACIóN Y PROYECTOS

OBJETIVO
Promover alternativas para la generación, difusión y apropiación social del conocimiento de la Universidad de Caldas en atención a las necesidades, demandas u oportunidades locales, regionales, nacionales e internacionales, a través de la asesoría a la comunidad a la comunidad universitaria en la gestión, formulación, estructuración y postulación de proyectos a oportunidades de financiación externa, basados en la trayectoria institucional y las capacidades tecnológicas, administrativas y académicas de la Universidad de Caldas.

ALCANCE
El procedimiento inicia con la identificación de fuentes de financiación, convocatorias, invitaciones, cotizaciones y relacionados por parte de la Oficina Asesora de Innovación y Gestión de Proyectos, las Vicerrectorías Misionales o la comunidad universitaria, pasando por la identificación de requisitos mínimos para la postulación, gestión de lista de chequeo (check list) y análisis en los parámetros de evaluación en las convocatorias, invitaciones, cotizaciones y relacionados rastreadas para posteriormente recibir las propuestas o intenciones de postulación por parte de los coordinadores o directores de los proyectos en la comunidad universitaria, priorizar las propuestas a postular (si aplica), gestión necesaria para la autorización en la presentación de proyectos ante el Consejo Superior Universitario (si aplica), la gestión documental necesaria para completar la postulación en plataformas especializadas o correos electrónicos institucionales (de acuerdo con los requerimientos de la entidad financiadora para participar en la convocatoria, invitación, cotización o relacionados); hasta la gestión documental necesaria para la elaboración de contratos o convenios con las entidades financiadoras que aprueben las postulaciones realizadas con rol de la Universidad de Caldas en la ejecución de las mismas y que continue el proceso de ejecución en la Vicerrectoría Misional en donde se inscriba cada proyecto.

RESPONSABLES

  

VICERRECTORÍAS MISIONALES Encargadas de articularse, con la Oficina Asesora de  innovación y Gestión de proyectos, en incentivar la presentación de proyectos para financiación externa (vía convocatorias, invitaciones, cotizaciones o relacionados). El ordenador del gasto son Vicerrectorías, en los casos en los que las propuestas resulten aprobadas y financiables por la entidad financiadora externa. El ordenador del gasto puede definir el número de informes sobre los avances de cada proyecto inscrito en su dependencia, esto garantizará el cumplimiento de los resultados y productos esperados con la entidad financiadora así como el seguimiento efectivo de la ejecución de propuestas.
ASESOR DE INNOVACIÓN Y PROYECTOS

Lidera, asesora y acompaña las actividades relacionadas con la búsqueda, análisis de términos de referencia o de participación, formulación-estructuración de proyectos y postulación en plataformas especializadas para oportunidades de financiación externa (Nacionales e internacionales) para proyectos con la participación de la Universidad de Caldas bajo cualquier rol (proponente, aliado, beneficiario, entre otros relacionados). Lidera la Oficina Asesora de Innovación y Gestión de Proyectos.
PROFESIONALES DE FORMULACIÓN Apoyan el proceso de análisis de las convocatorias, invitaciones, cotizaciones o relacionados, formulación-estructuración de proyectos en conjunto con los coordinadores o directores o equipos técnicos de cada propuesta y postulación en plataformas especializadas o correo electrónico (según indique la entidad financiadora) con el fin de garantizar la estructuración, postulación, reporte de resultados y seguimiento a la ejecución de los proyectos financiados con recursos externos a la institución. Personal contratado desde las Vicerrectorías Misionales o, eventualmente, desde las facultades de la Universidad de Caldas cuyos objetos contractuales estén orientados a la formulación de proyectos. Estos profesionales hacen parte de la Oficina Asesora de Innovación y Gestión de Proyectos (esta claridad para definir su responsabilidad en el procedimiento).
COMITÉ DE PRIORIZACIÓN DE PROPUESTAS Organismo veedor sobre el cumplimiento y las garantías de postulación de proyectos en las convocatorias, invitaciones, cotizaciones o relacionados de interés. Responsable de revisar y priorizar la presentación de propuestas en los casos en los que la Universidad de Caldas únicamente pueda presentar un número de proyectos limitado con cualquier rol (proponente, aliado o roles relacionados) según indiquen las condiciones de postulación de cada convocatoria, invitación, cotización o relacionados.
COORDINADOR DEL PROYECTO

Es el responsable de diligenciar los formatos de presentación de proyectos, formular, ejecutar y cerrar efectivamente el proyecto. Realizar los trámites administrativos que dé lugar en este procedimiento y en los instructivos referenciados y presentar los respectivos informes de seguimiento y cierre (solicitados por la ordenación del gasto en el que se inscriba el proyecto y por la entidad financiadora externa del proyecto). De acuerdo con la naturaleza del proyecto, puede ser un administrativo o docente de la Universidad de Caldas. Su participación en proyectos con participación de la Universidad de Caldas bajo cualquier rol (proponente, aliado o relacionados) es de carácter obligatorio. Ante las entidades de financiación externa este rol se denomina “investigador principal”.
ENTIDAD FINANCIADORA

Coordinadora de convocatorias, invitaciones, cotizaciones o relacionados en los que la Universidad de Caldas puede postularse bajo cualquier rol (proponente, aliado, beneficiario, entre otros). Publica términos de referencia, condiciones de participación y demás anexos que requiere para la presentación de proyectos, para su evaluación y eventual aprobación y financiación. Efectúa los desembolsos en efectivo y/o aportes en especie a los que hubiere lugar de acuerdo con las particularidades de cada convocatoria, invitación, cotización o relacionados.
OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS  Asesora al coordinador-director del proyecto en la elaboración y aprobación del presupuesto del proyecto, además de los trámites que de allí se deriven.
UNIDAD DE PRENSA Y COMUNICACIÓN

Asesora y pone en marcha la estrategia de comunicación de acuerdo con lo establecido por la Oficina Asesora de Innovación y Gestión de Proyectos sobre: convocatorias, invitaciones, cotizaciones o relacionados de financiación externa disponibles en los que la Universidad de Caldas pueda participar, los resultados de los procesos en los que la Universidad de Caldas se postula entre otros aspectos relacionados en la comunicación institucional.

 

DEFINICIONES Y TÉRMINOS

FINANCIACIÓN

Apoyo económico para el desarrollo del proyecto proveniente de entidades externas.
CONTRATO O CONVENIO

Acto administrativo entre dos instituciones en el que manifiestan la voluntad y compromiso de desarrollar de forma planificada actividades de interés común. Se asimilan para el presente procedimiento las definiciones de convenio y contrato establecidas en los procedimientos e instructivos vigentes del proceso de contratación de la Universidad de Caldas. 
CONVOCATORIA, INVITACIONES, COTIZACIONES Y RELACIONADOS Anuncios o invitaciones dirigidas a individuos, organizaciones o entidades para presentar propuestas para iniciativas específicas en temas científicos, sociales, medioambientales, de desarrollo, entre otros relacionados. Serán comunicadas, las diferentes oportunidades de financiación, desde la Oficina Asesora de Innovación y Gestión de Proyectos a la comunidad universitaria para su conocimiento y fines pertinentes (siempre y cuando la Universidad de Caldas cumpla con lo requerido para participar en el proceso de postulación).  
TÉRMINOS DE REFERENCIA Anexo técnico o condiciones de participación u otros relacionados. Condiciones de participación que presentan los aspectos principales (como requerimientos mínimos) y las especificaciones detalladas que guían el proceso de postulación de una propuesta para optar por la financiación con recursos de entidades externas a la Universidad de Caldas. Pueden ser nacionales o internacionales.

 

POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN

Solicitud de Aclaraciones 

En caso de que la propuesta no resulte aprobada o financiable, la Oficina Asesora de Innovación y Gestión de Proyectos realizará el análisis sobre la puntuación en los criterios de evaluación; en caso de requerirse apelación, se presenta un OFICIO DE SOLICITUD DE APELACIONES. Paralelamente se debe solicitar una retroalimentación sobre la puntuación detallada y las observaciones emitidas en la evaluación de la propuesta con una SOLICITUD PUNTUACIÓN DETALLADA. 

Inscripción del Proyecto en la Ordenación del Gasto 

Remitir a los procedimientos de las ordenaciones del gasto – Vicerrectorías Misionales para la inscripción de proyectos con fuentes de financiación externa. El Coordinador-director del proyecto es responsable de presentar los informes de avance en la ejecución de los proyectos de acuerdo con lo estipulado (1) por la ordenación del gasto y (2) por la entidad financiadora en los tiempos que se definan en el acto administrativo (contrato, convenio, acuerdo de voluntades o relacionados). 

Priorización de Proyectos para Postulación a Convocatorias, Invitaciones y Relacionados

Desde el Comité de priorización, se busca la selección de propuestas de manera imparcial y objetiva con el propósito de brindar igualdad de condiciones al momento de priorizar propuestas, según los términos de referencia o pliego de condiciones de las diferentes oportunidades de financiación de fuentes externas a la Universidad. Se realizará proceso de priorización únicamente a las convocatorias, invitaciones o relacionados que establezcan un número máximo de postulaciones bajo el rol en el cual la Universidad de Caldas se presente, sea este como proponente, aliado o roles relacionados.

 

 

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No. Actividad Responsable Descripción
1 Inicio.    
2 Rastrear fuentes de financiación (convocatorias, invitaciones, cotizaciones y relacionados) Comunidad Universitaria, Vicerrectoría de investigaciones y posgrados, Vicerrectoría de Proyección Universitaria y Oficina Asesora de Innovación y Ges
Búsqueda de entidades de naturaleza pública, privada o mixta nacionales o internacionales que financien proyectos de naturaleza: 1. Ciencia, Tecnología e Innovación (CTeI) 2. Apropiación social de Ciencia, Tecnología e Innovación (ASCTeI) 3. Apropiación social del conocimiento (educación continuada, extensionismo, entre otros) 4. Emprendimiento 5. Innovación 6. Fortalecimiento institucional (Proyectos fase III, dotación tecnológica, entre otros) 7. Entre otros relacionados que atiendan las misionalidades de la Universidad de Caldas. Tiempo: Permanente
3 Analizar y revisar las condiciones de postulación en convocatorias, invitaciones, cotizaciones y relacionados Oficina Asesora de Innovación y Gestión de Proyectos
Analizar los términos de referencia, las condiciones de participación y demás anexos solicitados en las convocatorias, invitaciones, cotizaciones y relacionados. Durante el análisis del detalle del proceso de interés particular, el responsable construirá una lista de chequeo (check list) con los aspectos habilitantes para presentar una postulación (capacidades financieras, capacidades administrativas, capacidades tecnológicas, entre otras). El responsable analizará los parámetros de evaluación de los términos de referencia o condiciones de participación en la convocatoria, invitación, licitación o relacionados en la que se busca participar. Tiempo: Permanente

Ver Registro(Formato de lista de chequeo convocatoria, invitación, cotización o relacionado)
4 Definir fechas (institucional) para la presentación de propuestas (si aplica) Asesor de Innovación y Gestión de Proyectos
Definir fechas para la presentación de propuestas de acuerdo a los términos de referencia o condiciones de participación en las convocatorias, invitaciones, cotizaciones o relacionados en los que se cumpla con la lista de chequeo (numeral 3 de este procedimiento). Las fechas pueden ser definidas por los profesionales de formulación, pero es el responsable de este numeral quien lo aprueba en búsqueda de dar cumplimiento en los tiempos para los trámites institucionales: priorización de propuestas (si aplica), formulación y estructuración del proyecto y, gestión administrativa para la suscripción de documentos por parte del rector – representante legal de la Universidad de Caldas y la postulación en plataformas especializadas o correos electrónicos para el envío del proyecto y anexos soporte. Tiempo: 3 días
5 Difusión de oportunidades de financiación externa. Oficina Asesora de Innovación y Gestión de Proyectos, Unidad de prensa y comunicaciones, Vicerrectoría de Investigaciones y Posgrados, Vicerrectoría d
Publicación de comunicado de prensa, piezas publicitarias con información resumida sobre la oportunidad de financiación, cronograma interno-institucional para la postulación de propuestas, detalles de los términos de referencia, entre otros relacionados; en los canales oficiales de comunicación de las dependencias responsables de este numeral (página oficial y/o redes sociales oficiales). Se enviará a los correos electrónicos institucionales de los decanos de facultad y los líderes de los grupos de investigación las diferentes comunicaciones de las oportunidades de financiación externa para su conocimiento y fines pertinentes, así como el cronograma interno para conocimiento de los tiempos máximos en las diferentes fases de postulación de propuestas. Tiempo: Permanente
6 Recepción de intención de propuestas para oportunidades de financiación externa Profesionales de formulación y Asesor de Innovación y Gestión Proyectos
El responsable recibirá la información básica y la documentación soporte que tenga el Coordinador o director de la propuesta. El envío de las intenciones de propuesta será mediante correo electrónico enviado por algún miembro de la comunidad universitaria dirigido a los responsables de este numeral. Tiempo: Permanente.
7 Priorizar intención de propuestas para las postulaciones a fuentes de financiación externa (si aplica) Vicerrectoría de Investigaciones y Posgrados, Vicerrectoría de Proyección Universitaria y Oficina Asesora de Innovación y Gestión de Proyectos
Si los términos de referencia de las convocatorias, invitaciones o relacionados establecen un número máximo de postulaciones a presentar con la Universidad de Caldas bajo cualquier rol (proponente, aliado, beneficiario o relacionados), el comité de priorización revisará las iniciativas de proyecto presentadas por la comunidad universitaria en el marco de la postulación para financiación externa. El comité de priorización presentará los parámetros de priorización de propuestas (variable de acuerdo a la convocatoria, invitación o relacionado específico) previo a la apertura para recepción de intenciones de propuesta a presentarse a la entidad financiadora. Tiempo: Cuando sea requerido

Registro(Parámetros de priorización para intenciones de propuesta)
8 Publicar listado de priorización de intenciones de propuestas para las postulaciones a fuentes de financiación (si aplica) Oficina Asesora de Innovación y Proyectos, Unidad de prensa y comunicaciones, Vicerrectoría de Investigaciones y Posgrados, Vicerrectoría de Proyecció
Posterior al proceso priorización de intenciones de propuestas, se publican los resultados del proceso de priorización vía correo electrónico y canales oficiales (página oficial y/o redes sociales oficiales) de los responsables en este numeral. Tiempo: Cuando sea requerido Registro: 1. Acta de reunión del comité de priorización 2. Listado de proyectos priorizados
9 Formular-estructurar la intención de proyecto para postulación a la oportunidad de financiación externa Coordinador-director del proyecto, Vicerrectoría de Investigaciones y Posgrados, Vicerrectoría de Proyección Universitaria, Oficina Asesora de Innovac
La Oficina Asesora de Innovación y Gestión de Proyectos en conjunto con los coordinadores o directores de los proyectos formularán las propuestas desde el conocimiento técnico en articulación con los ejes temáticos, las líneas temáticas, las demandas territoriales o demás relacionados en los términos de referencia o condiciones de participación de las convocatorias, invitaciones, cotizaciones o relacionados; así como en línea de la capacidad tecnológica institucional de la Universidad de Caldas, además con la trayectoria e idoneidad específica. La Oficina Asesora de Innovación y Gestión de Proyectos, acompañará y asesorará la formulación de la propuesta en todos los documentos que harán parte de la postulación: avales institucionales, documento técnico (de acuerdo a los formatos de la entidad externa), presupuesto (de acuerdo a los formatos de la entidad externa), experiencia, trayectoria institucional y demás que solicite la entidad financiadora. Asimismo, el profesional de formulación debe de gestionar la ficha técnica del proyecto antes de solicitar las firmas y avales institucionales para su postulación a la oportunidad de financiación externa. La ficha técnica del proyecto debe de ser diligenciada para toda postulación en la que participe la Universidad de Caldas bajo cualquier rol (proponente, aliado, beneficiario o relacionados), adicionalmente debe de ser presentada para el aval institucional con todos los documentos que hagan parte de la postulación (documento técnico, presupuesto detallado, carta de aval, modelo de gobernanza y demás requeridos por la convocatoria). Tiempo: Permanente Nota: Los tiempos de presentación del proyecto en este numeral a la Oficina Asesora de Innovación y Gestión de Proyectos para la financiación externa se encuentran regulados en el cronograma interno publicado en el numeral 4 para cada convocatoria, invitación, cotización y relacionados

Registro(Ficha técnica del proyecto)
10 Presentación de proyectos formulados para autorización del Consejo Superior Universitaria para la postulación a convocatorias de financiación externa (Si aplica) Coordinador-director del proyecto y Oficina Asesora de Innovación y Gestión de Proyectos
Este proceso ocurre solo en los casos en los que las propuestas a presentar cuentan con un monto superior a los 2.000 SMMLV. No cambiar monto, sino lo que establece en la normal. Los profesionales de formulación con los coordinadores-directores del proyecto diligencian el formato de capacidad técnica, financiera y organizacional con la documentación soporte que este anexo requiera y la presentan ante el Asesor de Innovación y proyectos para su revisión, solicitud de ajustes y visto bueno. Posteriormente dicho formato y anexos se radican de manera electrónica ante el Grupo Interno de Contratación y Convenios a mediante el correo: contratacion.secgeneral@ucaldas.edu.co. Tiempo: mínimo 5 días hábiles antes de la fecha prevista para el cierre de la convocatoria. Nota: Debe de considerarse el calendario de sesiones presenciales de cada vigencia del Consejo Superior Universitario. Ver: I-IP-906-Instructivo para la presentación de propuestas
11 Solicitar aval institucional Coordinador-director del proyecto y Oficina Asesora de Innovación y Gestión de Proyectos
Los profesionales de formulación en conjunto con el coordinador-director del proyecto radican al Asesor de Innovación y Gestión de Proyectos radican vía correo electrónico el proyecto completo para la solicitud de avales institucionales para la postulación a la oportunidad de financiación externa. Los documentos a enviar son: 1. Ficha técnica del proyecto 2. Carta de aval o de presentación 3. Modelo de gobernanza 4. Documento técnico completo 5. Presupuesto detallado 6. Demás documentos que solicita la convocatoria (y que se presentarán ante la entidad financiadora) Posterior revisión, solicitud de aclaraciones y visto bueno del Asesor de Innovación y Gestión de Proyectos, este último gestionará la firma del aval institucional ante la Vicerrectoría Misional (que será el ordenador del gasto si el proyecto resulta aprobado y financiable) y ante rectoría. Tiempo: mínimo 3 días hábiles previo al cierre de la convocatoria, invitación, cotización o relacionado. Nota 1: Este numeral es de obligatorio cumplimiento independientemente el rol desempeñado por la Universidad de Caldas en cada proyecto, sea como entidad proponente, entidad aliada, entidad beneficiaria o relacionados. Nota 2: El numeral 11 y numeral 12 de este procedimiento pueden ocurrir de forma simultánea en términos de tiempos, sin embargo no se puede transferir o enviar el proyecto a la entidad financiadora si no se cuenta con el aval institucional en el proyecto (ver numeral 11).

Registro(Radicado ante la entidad financiadora y soportes de envío)
12 Postular la propuesta a la entidad financiadora Oficina Asesora de Innovación y Gestión de Proyectos
El envío del proyecto se encuentra especificado por los requerimientos en los términos de referencia o condiciones de participación de cada convocatoria, invitación, cotización o relacionado. La gestión en plataformas especializadas estará a cargo de los profesionales de formulación o el Asesor de Innovación y Gestión de Proyectos. Tiempo: mínimo 3 días hábiles previo al cierre de la convocatoria, invitación, cotización o relacionado. Registro: 1. Radicado de envío a la entidad financiadora. 2. Documentos que conforman la propuesta enviada a la entidad financiadora. Nota: Lo anterior en el formato que requiera la entidad financiadora externa para la postulación de proyectos en el marco de la convocatoria, invitación, cotización o relacionados.
13 Rastreo de resultados en proceso de aprobación y financiación de proyectos presentados por la Universidad de Caldas Oficina Asesora de Innovación y Gestión de Proyectos, Coordinador-director del proyecto, Vicerrectorías Misionales
Desde la Oficina Asesora de Innovación y Gestión de Proyectos se realizará seguimiento del estado de los proyectos presentados con la participación de la Universidad de Caldas bajo cualquier rol (proponente, aliado, beneficiario o relacionado), esto en función del proceso de evaluación y publicación de resultados preliminares y/o definitivos por la entidad financiadora (de acuerdo con los tiempos o cronograma publicados por la oportunidad de financiación). De esta manera se coordinará entre los profesionales de formulación y coordinadores-directores de los proyectos postulados lo que se requiera en las etapas de: 1. Subsanación de requisitos (si aplica) 2. Solicitud de evaluación detallada (si aplica) 3. Solicitud de aclaraciones y/o reclamaciones en resultados preliminares o definitivos publicados (si aplica) Tiempo: Permanente Nota: El tiempo de este numeral se encuentra estrictamente relacionado con el cronograma de la convocatoria, invitación, cotización o relacionados
14 Elaborar y presentar presupuesto en plataforma institucional de proyectos aprobados y financiables con entidades de financiación externa Coordinador-director del proyecto, Oficina Asesora de Innovación y Gestión de Proyectos y, Oficina Asesora de Planeación y Sistemas
Se elabora y aprueba el presupuesto del proyecto de acuerdo con el instructivo I-PL-685 "Instructivo para el análisis de información y elaboración de presupuestos de programas especiales y proyectos" en plataforma institucional para cargue de presupuestos. El presupuesto es cargado en el sistema por los Profesionales de formulación y los coordinadores-directores de los proyectos; posteriormente se debe de contar con el visto bueno de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas en su cargue. En caso de que el presupuesto del proyecto no cuente con recursos para el Fondo de Nivel Central según el acuerdo 34 del 2014, se debe de presentar el proyecto ante el Comité de Política Económica y Fiscal - CUPEF para la solicitud de exoneración de gastos administrativos y operativos. Tiempo: De acuerdo a los tiempos establecidos en el instructivo I-PL-685

Registro(Presupuesto del proyecto cargado en SII – Universidad de Caldas)
15 Presentar el presupuesto ante el CUPEF (Si aplica) Coordinador-director del proyecto y Oficina Asesora de Innovación y Gestión de Proyectos
Ver P-PL-690 Procedimiento para la programación, elaboración y aprobación del presupuesto institucional. Tiempo: Permanente Registro: 1. Presupuesto del proyecto cargado en SII – Universidad de Caldas (APROBADO) 2. Acta de CUPEF
16 Envío de documentos a entidad financiadora externa para la estructuración de minuta la (acto administrativo) Oficina Asesora de Innovación y Gestión de Proyectos y Vicerrectorías misionales
Una vez notificado oficialmente la aprobación y financiación del proyecto por la entidad financiadora externa; desde la Oficina Asesora de Innovación y Gestión de Proyectos se compilan y tramitan los documentos solicitados por la entidad financiadora para la estructuración del acto administrativo en el desarrollo del proyecto (contrato o convenio). En los casos específicos en donde la entidad financiadora solicite la apertura de una cuenta bancaria exclusiva para la administración de los recursos aportados para la ejecución del proyecto se deberá de realizar la solicitud desde la Vicerrectoría misional donde se ejecute el proyecto previa revisión jurídico-administrativo de dicha ordenación del gasto. Tiempo: máximo 3 días hábiles una vez radicada la solicitud de documentos por parte de la entidad financiadora a la Universidad de Caldas.
17 Revisión de memorando o relacionados para la elaboración de la minuta del acto administrativo con la entidad financiadora (si aplica) Oficina Asesora de Innovación y Gestión de Proyectos, Coordinador-director del proyecto, Vicerrectorías misionales y Grupo Interno de Contratación y C
La entidad financiadora envía el memorando o documento que haga sus veces para solicitar la creación de la minuta del acto administrativo. Al enviar el documento a la Universidad de Caldas, se inicia con la revisión de los componentes técnico, financiero, administrativo y jurídico del documento para la definición de los aspectos principales a visualizar en las cláusulas de la minuta en el acto administrativo a suscribir. La revisión de los diferentes componentes estarán a cargo de: 1. Revisión técnica: Coordinador-director del proyecto y Oficina Asesora de Innovación y Gestión de Proyectos. 2. Revisión financiera: Coordinador-director del proyecto y Oficina Asesora de Innovación y Gestión de Proyectos. 3. Revisión administrativa: Coordinador-director del proyecto, Oficina Asesora de Innovación y Gestión de Proyectos y Vicerrectorías Misionales. 4. Revisión jurídica: Grupo Interno de Contratación y Convenios Tiempo: máximo 5 días hábiles una vez radicado el memorando o documento relacionado por la entidad financiadora.

Registro(Memorando revisado)
18 Gestión documental para la suscripción de contratos y convenios Coordinador del proyecto, Oficina Asesora de Innovación y Gestión de Proyectos y Grupo interno de Contratación, Vicerrectorías Misionales
Dependiendo de la fuente de recursos del proyecto se remiten a los siguientes instructivos inscritos en el mapa de procesos del responsable. Proyectos financiados con recursos del Sistema General de Regalías (SGR): Instructivo I-CC-759. Tiempo: De acuerdo a los tiempos establecidos en el instructivo I-CC-759 o I-CC-765 Proyectos financiados en modalidad de contrato: Instructivo I-CC-765 Tiempo: De acuerdo a los tiempos establecidos en el instructivo I-CC-759 o I-CC-765.

Registro(Contrato/convenio debidamente suscrito)
19 Realizar seguimiento al avance general del proyecto Oficina Asesora de Innovación y Gestión de Proyectos
Acompañamiento y seguimiento al avance del proyecto de acuerdo a los tiempos y términos estipulados en la formulación. Brindar apoyo y asesoría a las ordenaciones de gasto de los proyectos (Vicerrectorías misionales) en los ajustes requeridos con la entidad financiadora en el proceso de ejecución de los proyectos aprobados y financiables. Dicha información del avance será subida, gestionada y divulgada en los software o plataforma que disponga la Oficina Asesora de Innovación y Gestión de Proyectos; o mediante las herramientas que esta última dependencia defina. Tiempo: En referencia al cronograma de ejecución del proyecto
20 Realizar seguimiento al cierre efectivo de proyectos financiados con recursos externos Asesor de Innovación y Gestión de Proyectos y Vicerrectorías misionales
Seguimiento y asesoramiento a los coordinadores-directores de proyectos y a las vicerrectorías misionales en el efectivo cierre de los proyectos financiados con recursos externos. Esto mediante plataformas especializadas o mediante notificaciones oficiales de las entidad financiadoras bajo cumplimiento en los resultados y productos esperados del proyecto y el alcance del mismo. Tiempo: Permanente

Registro(Acta de liquidación debidamente suscrita por todas las partes.)
21 Fin    

REGISTROS DEL DOCUMENTO
Nombre del Registro Resp. Almacena. Cod.Registro SIG Serie Archivo
Acta de liquidación debidamente suscrita por todas las partes.
OFICINA DE INNOVACIÓN Y PROYECTOS
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Contrato/convenio debidamente suscrito
OFICINA DE INNOVACIÓN Y PROYECTOS
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Ficha técnica del proyecto
OFICINA DE INNOVACIÓN Y PROYECTOS
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Formato de lista de chequeo convocatoria, invitación, cotización o relacionado
OFICINA DE INNOVACIÓN Y PROYECTOS
R-3507-P-IP-962-
Memorando revisado
OFICINA DE INNOVACIÓN Y PROYECTOS
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Parámetros de priorización para intenciones de propuesta
OFICINA DE INNOVACIÓN Y PROYECTOS
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Presupuesto del proyecto cargado en SII – Universidad de Caldas
OFICINA DE INNOVACIÓN Y PROYECTOS
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Radicado ante la entidad financiadora y soportes de envío
VICE-RECTORIA DE PROYECCION UNIVERSITARIA
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ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
PROFESIONAL ESPECIALIZADO - JEFE DE OFICINA ASESORA - JEFE DE OFICINA ASESORA -

HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN
ORIGEN DE LOS CAMBIOS
FECHA
2Se requiere modificar el procedimiento, para actualizar lo concerniente a las solicitudes de aclaración y priorización de proyectos.2025-07-21
1Versión inicial2024-11-18


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