OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS:

 Asesorar y acompañar a los centros de gastos en la elaboración de los presupuestos de los programas y proyectos especiales, garantizando la aplicación de criterios financieros, normativos y el equilibrio prespuestal. 

ORDENADORES DEL GASTO:
 

Corresponde a los ordenadores del gasto la identificación de los programas o proyectos especiales que van a ser desarrollados en cada vigencia, establecer las necesidades de recursos para la ejecución de los mismos, elaborar presupuestos con la Oficina Asesora de Planeación y surtir todos los procesos requeridos para su aprobación.  

CUPEF:

Corresponde al Comité Universitario de Política Económica y Fiscal -CUPEF- exonerar parcial o totalmente, la transferencia al nivel central, de los recursos que se generen de los proyectos, según directrices establecidas en el Acuerdo 034 de 2014 del Consejo Superior.

FONDO ESPECIAL/UNIDAD EJECUTORA:

Unidad administrativa que integra los Programas especiales, Proyectos, Convenios, Contratos y demás actividades comerciales y financieras; con capacidad para contratar, ejecutar y administrar recursos generados y ordenar gastos según Acuerdo 026 de 2008 y Resolución 001 de enero de 2023.

PROGRAMA ESPECIAL:

Proyecto Académico, de Investigación, de extensión o Administrativo que se desarrolla en una unidad ejecutora a través de su fondo especial con capacidad para generar y ejecutar recursos.

INGRESOS:

Recursos generados en función de una actividad Académica o Comercial relacionados con la venta de bienes o servicios o que por disposiciones legales le hayan sido asignados.  

EGRESOS:

Recursos que deben ejecutarse en función de una actividad Académica o Comercial relacionados con la venta de bienes o servicios o que por disposiciones legales deban ser transferidos 

SERVICIOS PERSONALES:

Los gastos relacionados con el pago de servicios profesionales, asesorías, cátedra, secretaría, coordinaciones, análisis y demás actividades realizadas por terceros que se deban contratar para el desarrollo del programa especial. 

INCENTIVOS OPERACIONALES Y POR EXCEDENTES: 

Corresponde al reconocimiento o pago al personal de planta (docente o administrativo) por su trabajo en programas espaciales por fuera de su labor y o carga académica.

GASTOS GENERALES:

Gastos relacionados con la adquisición de bienes y servicios necesarios para que el proyecto cumpla con las funciones asignadas o el objeto que le dio origen. 

VIÁTICOS Y GASTOS DE VIAJE:

Son los gastos relacionados con el desplazamiento de los docentes y/o administrativos, apoyos, pasajes terrestres y aéreos necesarios para el desarrollo de las actividades inherentes al programa especial, con base en la normatividad institucional para tal efecto.

TRANSFERENCIAS:

Corresponde al recurso que debe trasladarse al nivel central con base en el Acuerdo 026 del 2008 del Consejo Superior. Traslados a otros centros de gastos por concepto de contraprestación de servicios, por compensación de descargas de personal, entre otros.

EXONERACIONES:

Es la posibilidad de no realizar alguna transferencia al nivel central en cumplimiento de la normatividad en especial del Acuerdo 026 de 2008.

INVERSION:

Es todo desembolso de recursos financieros para adquirir bienes concretos durables o instrumentos de producción, denominados bienes de equipo y que la institución utilizará durante varios años para cumplir su objeto social. 

EXCEDENTES:

Es la diferencia entre los ingresos generados por el proyecto o programa especial y los gastos es que se incurre para la ejecución de este. 

GASTOS DESEMBOLSABLES

Son los gastos que corresponden al Programa Especial y se ejecutan de manera directa por la Unidad Ejecutora mediante Resoluciones, Contratos, Órdenes de Compra o de Servicios y son cargados directamente al programa.

GASTOS NO DESEMBOLSABLES

Son los gastos que corresponden al Programa Especial y NO se ejecutan de manera directa por la Unidad Ejecutora, el gasto se ejecuta con cargo a nóminas del nivel central, descargas académicas, gastos generales de la institución (Servicios públicos, uso de espacios o se ejecuta a través de otro Fondo o Unidad - Gastos Recurrentes)

COSTOS RECURRENTES:

Son aquellos desembolsos monetarios que asume la entidad de manera recurrente y que son necesarios para la prestación del servicio de un proyecto. (Servicios públicos, vigilancia, aseo, procesos administrativos etc.) 

GASTOS TRANSFERIBLES:

Son los gastos que no se desembolsan directamente por Proyecto o Programa Especial a través de la Unidad Ejecutora al cual pertenece, pero si deben ser compensados o transferidos a la Unidad que incurrió en ellos o prestó el servicio. 

FICHA ADMINISTRATIVA:

Documento donde se consolida la información del proyecto nuevo una vez viabilizada la posibilidad de creación por parte de la Unidad Académico Administrativa y permite la fijación de la propuesta ante las instancias respectivas según sea el caso: un convenio o contrato (Secretaría General), un programa Académico (Consejo Académico) o una venta se servicios (Unidad ejecutora). 

FICHA FINANCIERA:

Documento que resume la situación financiera del proyecto con base en las necesidades de este, identificando sus ingresos, gastos y aportes correspondientes. 

Creación del Programa Especial: Surge como una propuesta, idea o proyecto al interior de una unidad académico-administrativa o una solicitud de un particular para la prestación de un servicio de acuerdo con el quehacer de la unidad, la cual se ejecuta a través de un contrato, convenio, proyecto como:   

• Programa académico autofinanciables (Técnico, Tecnológico, Pregrado, Postgrado)
  
• Programas de Extensión (Cursos, Talleres, Diplomados, Congresos)
• Contrato interadministrativo
• Venta de Bienes o Servicios
• Ejecución de Recursos de un Tercero

El presupuesto de cada programa debe ser elaborado:

• Por la unidad ejecutora donde está adscrito el programa o proyecto
• A nivel de catálogo presupuestal
• En la plataforma creada para elaboración de presupuestos de programas especiales

El presupuesto de cada programa debe incluir:

Ingresos: Los recursos que se recaudan por concepto de aportes, ventas, matrículas, recursos de balance y demás generados para el cumplimiento de las metas proyecto.

Egresos: Detalla los gastos a nivel de CCP DANE necesarios en la ejecución del proyecto.

Servicios Personales: Detalla los contratos a realizar para labores de asesorías, horas cátedra, funciones secretariales, coordinaciones, pagos de análisis e incentivos.

Incentivos Operacionales y por Excedentes: Cuando la prestación de servicios universitarios a través de programas especiales y proyectos contemple el pago de incentivos operacionales debe señalarse el nombre del docente y el monto que recibirá por dicho concepto. Para el caso de docentes internos que cumplan con el mínimo de horas de docencia directa semanal, el valor de la hora es establecido de conformidad con el Acuerdo 14 de 2018 y de acuerdo con la viabilidad financiera y económica determinada por la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas.

Desde la elaboración de cada presupuesto, se debe dejar claro si hay lugar al pago de incentivos operacionales y/o incentivos por excedentes. El pago de incentivos operacionales no requiere aprobación del CUPEF. El pago de incentivos por excedentes debe ser previamente autorizado por el CUPEF, según lo establecido en el Acuerdo 14 de 2018 del Consejo Superior y el Acuerdo 44 de 2018 que modifica algunos artículos.

Cuando se acceda a incentivos por excedentes, debe señalarse claramente el nombre de los participantes que recibirán tal incentivo y el porcentaje de distribución. En cada presupuesto se debe detallar el porcentaje de los incentivos por excedentes en caso de haber lugar a ellos, teniendo en cuenta que, del total de los excedentes financieros, como mínimo el 60% es para la Universidad y como máximo el 40% para distribuir entre los participantes que accedan a ellos. 

Nota: Es importante tener en cuenta que cuando se realicen modificaciones de cualquier tipo, como adiciones y/o prorrogas que impacten presupuestalmente el proyecto, deben hacerse los ajustes a que haya lugar, sin perder de vista la claridad del porcentaje de participación de los incentivos por excedentes. Una vez el proyecto haya finalizado y por tanto se proceda a hacer la liquidación de incentivos por excedentes, el Ordenador del Gasto respectivo deberá hacer llegar a la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas la solicitud expresa del presupuesto en liquidación y adjuntar los siguientes documentos:

1. Acta de liquidación firmada por todas las partes.
2. Informe de ejecución detallada del proyecto.
3. Constancia expedida por la Oficina Financiera en donde se exprese el saldo real del proyecto.
4. El presupuesto aprobado.
5. La constancia del jefe inmediato para el caso del personal administrativo en donde conste que la participación del funcionario en el proyecto estuvo por fuera de la jornada laboral.

Adquisición de Bienes y Servicios: Son los gastos necesarios que se realizan para la adquisición de productos necesarios para que el desarrollo del proyecto.

Viáticos y Gastos de Viaje: Gastos relacionados con el desplazamiento transporte, apoyos entre otros, necesarios para el cumplimiento del objeto del programa especial, teniendo en cuenta la normatividad institucional para tal efecto.

Transferencias: Son los traslados que se realizan por concepto de contraprestación de servicios, descargas de personal asignado al programa especial, gastos asumidos por el nivel central para uso del programa.

Transferencia y Exoneraciones: Según lo establecido en el Acuerdo 026 de 2008, todos los programas especiales que ejecute la Universidad desde los Fondos Especiales de Facultades y Vicerrectorías deben transferir al nivel central un porcentaje de los ingresos netos obtenidos por el programa especial o proyecto. Dicha transferencia financiará rubros específicos del presupuesto de la Universidad.

Existen programas especiales y proyectos que, por sus características académicas, financieras, de impacto social o por políticas internas de la Universidad o de las entidades patrocinadoras o subsidiarias, no pueden cumplir con gastos de administración; en estos casos, el Ordenador del Gasto y/o el Coordinador del programa especial o proyecto deben solicitar al CUPEF la aprobación para la exoneración de transferencia.

En todo caso, deben existir criterios claros que permitan tomar decisiones respecto a la conveniencia de su aprobación, sin que se afecte el desarrollo académico e institucional en la financiación de los rubros específicos del presupuesto de funcionamiento de la Universidad.

Lineamientos de Exoneración:

• Debe solicitarse previo a la aprobación del presupuesto.
• Debe solicitarse previo a la firma o inicio del contrato o convenio que avala y legaliza la ejecución del proyecto.
• Debe beneficiar el proyecto en aspectos propios del desarrollo de este o de la unidad ejecutora, sin ir en detrimento del presupuesto de funcionamiento de la Universidad.
• No podrá solicitarse para financiar gastos de funcionamiento del proyecto.
• Se podrán solicitar y aprobar exoneraciones parciales.
• Toda exoneración debe tener una justificación por razones académicas, financieras, de impacto social o por políticas internas de la Universidad o de las entidades patrocinadoras o subsidiarias del proyecto.
• Si el proyecto tiene ejecuciones de vigencias anteriores se debe hacer un análisis del comportamiento de este en ingresos, gastos, inversión y recursos del balance.
• Los proyectos que incluyen en su presupuesto el pago de incentivos no tienen exoneración. Se exceptúa los proyectos con recursos del Sistema General de Regalías, según lo establecido en el parágrafo del Artículo 1° del Acuerdo 010 de 2009 (Modificado según el Acuerdo 008 de 2014).

Inversiones: Proceso de compra de activos necesarios para el desarrollo del proyecto

Excedentes: Es el valor económico que se obtiene después de cubrir los costos del proyecto, los cuales se liquidarán al finalizar la ejecución de este con base en lo estipulado en el instructivo I-PL-685.

Una vez el presupuesto de liquidación sea elaborado, es remitido al Ordenador del Gasto para que emita la Resolución de Liquidación con los respectivos beneficiarios y de acuerdo con los porcentajes planteados desde el inicio del proyecto. Así mismo, deben quedar claramente especificados los traslados a que haya lugar en cumplimiento del presupuesto de liquidación y específicamente en lo que tenga que ver con el tema de inversión. Se aclara que toda la documentación relacionada con el proyecto objeto de liquidación reposa en la Oficina Financiera, con copia en al Centro de Gastos respectivo y a la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas.

Consolidación en el Fondo: Cada unidad Académico Administrativa consolidara todos los programas especiales y conformará el FONDO ESPECIAL de la facultad o de la vicerrectoría según corresponda.

Normativa

Acuerdo 026 de 2008: Por medio del cual se crean los Fondos Especiales.

Resolución 001 de enero de 2023.

Acuerdo 014 de 2018.

Código Único Disciplinario.

Acuerdo 08 de 2017: Estatuto de Contratación.

Acuerdo 018 de 1997: Reglamentación de cursos de extensión y educación continuada.

Acuerdo 018 de 2002.

Resolución 00482 de 2007: Tarifas reconocimiento de incentivos docentes.

Acuerdo 020 de 2008.

Acuerdo 20 de 2002: Rendimiento de las donaciones. 

Acuerdo 03 de 2007.

Acuerdo 44 del 8 de Octubre de 2009.

Acuerdo 034 de 2014 del Consejo Superior: Por el cual se unifican los lineamientos para la exencion del porcentaje de transferencia al nivel central de los proyectos que se ejecutan en la Universidad de Caldas.