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PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE LA FINANCIACIÓN PENSIONAL
Código: P-GP-971
Versión: 1
Emisión: 2024-04-18

PROCESO GESTIóN PENSIONAL

OBJETIVO
Administrar, liquidar, recaudar y pagar los diferentes tipos de financiación de pensiones (contribuciones pensionales), con el fin de salvaguardar el equilibrio financiero de las entidades que tienen a cargo el reconocimiento de las pensiones.

ALCANCE
El procedimiento inicia con la gestión de los trámites encaminados al reconocimiento, pago de cuotas partes pensionales, bonos pensionales y devolución de aportes en virtud de la normatividad vigente, como mecanismo de financiación de las prestaciones reconocidas por las administradoras de pensiones y entidades concurrentes hasta la extinción de la obligación.

RESPONSABLES

 

PROFESIONAL ESPECIALIZADO PENSIONES

 Corresponde a Profesional Especializado revisar la liquidación remitida por la entidad acreedora para proceder a elaborar el acto administrativo que reconoce la obligación para financiar los reconocimientos pensionales. Asimismo, elaborar orden de pago para la fiduciaria y remitir a las entidades acreedoras la constancia de pago. De igual forma, se realiza la marcación del reconocimiento y pago del bono pensional en la plataforma OBP del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. 
TÉCNICO OPERATIVO  Corresponde al Técnico Operativo del área de pensiones, recepcionar las cuentas de cobro de los bonos y cuotas partes pensionales y radicar en la Oficina Financiera los actos administrativos para la causación y posterior transferencia de recursos a la fiduciaria. 
VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA Corresponde a la Vicerrectora Administrativa revisar, aprobar y firmar el acto administrativo que reconoce la obligación económica y asimismo, la orden de pago para la fiduciaria.
AUXILIAR ADMINISTRATIVO ATENCIÓN AL CIUDADANO Recibir las cuentas de cobro de las diferentes entidades por concepto de cuotas partes y bonos pensionales y remitirlas al área de pensiones para tramitar la solicitud. 

 

DEFINICIONES Y TÉRMINOS

 

BONO PENSIONAL: El Bono Pensional corresponde a los aportes realizados antes de la afiliación a un Fondo Privado de Pensiones, siempre y cuando estos sumen 150 semanas o más de cotización o cualquier tiempo laborado con empresas del sector público o privado que asumían sus propias pensiones. 
CUOTA PARTE: Es la suma equivalente al porcentaje del monto de la pensión con que debe contribuir una entidad, de acuerdo con lo establecido al respecto en el acto administrativo de reconocimiento de la pensión dictado por la caja o entidad pagadora, que se encuentre en firme. 
CUOTA PARTE PENSIONAL: 

 Es la suma con que una entidad concurre o contribuye, a prorrata del tiempo servido o cotizado en ella, al pago de una pensión a cargo de una caja o entidad pagadora de la misma.
ACUERDO DE PAGO:  Acuerdo de voluntades entre las dos partes con el fin de establecer la forma en que se cancelará una deuda existente. Para adelantar el trámite de esta figura se requieren los documentos que definan por parte de la entidad deudora la persona competente para crear el Acuerdo.
CARTERA:  Son las deudas que los clientes tienen con una entidad, y están originadas en las sanciones.
CUENTA DE COBRO:

Documento que contiene todos los elementos necesarios para que se pueda asimilar en todos sus efectos a una factura de acuerdo con lo dispuesto en el Decreto 522 de 2003 en su artículo 3 expedido por el Ministerio del Interior y de Justicia. 

Se debe expedir con el lleno de los requisitos legales : (1) Número de la cuenta de cobro, (2) NIT de la entidad, (3) Dirección y nombre de la entidad deudora, (4) NIT de la entidad deudora, (5) Descripción del concepto de la cuenta de cobro, (6) valor en letras y en números del monto que se adeuda y (7) Firma del funcionario responsable de la expedición de la cuenta de cobro; además, debe ir acompañada por el anexo liquidación individual histórica.
CRUCE DE CUENTAS:  Se presenta cuando las entidades se deben mutuamente por el mismo concepto y buscan determinar el saldo y a quien le corresponde. 
CORREO CERTIFICADO:

Carta o paquete que el servicio de correos garantiza entregar al destinatario y, como prueba de ello, recoger su firma.

 
ENTIDAD:  Empresa pública que realiza el cobro de cuota parte pensional.
DOCUMENTACIÓN:  Conjunto de documentos, generalmente oficiales, con que se prueba o acredita algo. "la documentación aportada por la acusación contiene más de doscientas actuaciones, muchas de las cuales terminaban con descalificaciones insultantes; el arrestado no portaba documentación alguna, por lo que la policía trata de comprobar su identidad"
LIQUIDACIÓN INDIVIDUAL HISTÓRICA: Este documento debe contener lo siguiente: nombre de la entidad que cobra, concepto (Cuotas partes por cobrar), entidad deudora, identificación del pensionado (nombre y documento de identidad), fecha de reconocimiento de pensión, pensión inicial, porcentaje de la cuota parte a cobrar, cuota parte inicial, cuadro que contiene la liquidación histórica de la pensión desde la fecha de reconocimiento hasta la fecha de cobro, porcentaje de incremento anual y liquidación total de la cuota parte pensional adeudada.
RECAUDAR:  Cobrar o recibir dinero o bienes por un concepto, como impuestos, contribuciones, cuotas o donativos. 

 

 

POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN

 

BONOS PENSIONALES:

El bono pensional aplica únicamente para el financiamiento de pensiones de servidores públicos, Las pensiones que se pueden financiar con bono pensional son las pensiones otorgadas por Colpensiones (Régimen de Prima Media) y por el Régimen de Ahorro Individual administrado por los Fondos Privados. Los bonos pensionales son emitidos por la nación, Colpensiones y los empleadores públicos y privados que reconocían y pagaban sus propias pensiones.

 

CUOTAS PARTES PENSIONALES POR PAGAR

La cuota parte pensional es un mecanismo de financiamiento para pensiones otorgadas a servidores públicos por invalidez, vejez y muerte, el monto de la pensión se distribuye en proporción al tiempo servido en cada una de las entidades en que laboró.

El cálculo se determina con base en el valor de la mesada pensional por el total del tiempo aportado a la entidad respectiva sobre el tiempo total de aportes. El resultado se divide sobre el valor de la mesada pensional para determinar el porcentaje de la concurrencia. 

 

Documentos necesarios para el trámite/servicio

El registro de cuotas partes pensionales está constituido por las cuotas partes pensionales que generan pagos mensuales a cargo de la Universidad de Caldas.

Se verifica que la cuenta de cobro recibida contenga la firma del funcionario responsable que este habilitado para certificar la información, en la cuenta de cobro:

a) Número de cédula de ciudadanía.

b) Nombre completo del pensionado.

c) Liquidación año por año discriminada desde la fecha de efectividad de la pensión, hasta la fecha del cobro

d) Certificación de pago de las mesadas por parte del funcionario competente.

 

Cuando la cuenta de cobro se recibe por primera vez, respecto a algún pensionado, esta deberá estar acompañada de:

a) Acto Administrativo por medio del cual la entidad que realiza el cobro, reconoció la pensión (Resolución), así como en el caso de estar sustituida, el acto administrativo por medio del cual se sustituyó la pensión al beneficiario.

b) Acto Administrativo u oficio por medio del cual, la Universidad de Caldas aceptó la cuota parte consultada. En el evento en que se haya aplicado silencio Administrativo, copia del oficio mediante el cual, se consultó a la Universidad de Caldas la cuota parte pensional.

Una vez verificados los requisitos de conformidad se procede a realizar el proceso de reconocimiento y pago de la deuda.

 

Normas que regulan el trámite/servicio

  • Ley 1753 de 2015
  • Ley 1066 de 2006
  • Decreto 4473 de 2006.
  • Decreto 2633 de 1994
  • Ley 100 de 1993
  • Ley 6ª  de 1992
  • Decreto 2108 de 1992
  • Ley 71 de 1988:
  • Ley 33 de 1985
  • Ley 6ª  de 1945
  • Ley 24 de 1947

 

 

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No. Actividad Responsable Descripción
1 Inicio    
2 Radicar el cobro Administradora de pensiones, Fondo privado de pensiones, Entidades concurrentes.
Las entidades acreedoras y la administradora Colombiana de pensiones - Colpensiones o Fondos Privados de pensiones radican los cobros por concepto de cuotas partes y bonos pensionales respectivamente, a través de de los canales presenciales y virtuales de los que dispone la Universidad de Caldas: De manera física Calle 65 No. 26-10 Sede Central o en los correos ucaldas@ucaldas.edu.co y pensiones.ucaldas@ucaldas.edu.co. El cobro debe estar soportado por la documentación requerida (Ver políticas y condiciones de operación). Tiempo: Permanente.

Registro(Radicado Atención al ciudadano-Ventanilla única. )
3 Revisar y validar la documentación que soporta el cobro Profesional Especializado y Técnico operativo
Se verifica que la solicitud del cobro de la cuota parte y del bono pensional por pagar contenga los soportes correspondientes para reconocer y pagar la obligación (Ver políticas y condiciones de operación). En caso de imprecisiones se rechaza el cobro a través de un oficio que explique las razones de la objeción. Tiempo: Permanente.
4 Revisar la liquidación de la cuenta de cobro de cuota parte y bono pensional recibidos Profesional Especializado
En el caso de las cuotas partes, se revisa que el valor del capital que se cobra sea el porcentaje que aceptó la Universidad de Caldas y que la información contenida en el documento de cobro sea totalmente correcta. En caso de que cobren intereses, se verifican que las razones y las tasas aplicadas correspondan a las legales. En el caso de los bonos, se verifican los datos de liquidación en la plataforma OBP del MHCP, de acuerdo con el CLEBP o CETIL expedido por la Universidad. En caso de imprecisiones se rechaza el cobro a través de un oficio que explique las razones. Tiempo: Permanente
5 Solicitar CDP Técnico operativo
Si la documentación y liquidación están conformes de acuerdo a los datos de la Universidad, se solicita la disponibilidad presupuestal por el valor de la deuda a la Vicerrectoría Administrativa. Tiempo: Permanente

Registro(Certificado de Disponibilidad Presupuestal)
6 Elaborar proyecto de resolución de reconocimiento Profesional Especializado
Se elabora el proyecto de Resolución de reconocimiento y se tramita su aprobación y firma por parte de la Vicerrectoría Administrativa. Tiempo: Permanente

Registro(Acto Administrativo)
7 Generar compromiso y remitir para causación Técnico operativo
Se elabora el compromiso presupuestal en el sistema financiero y se remite a la Oficina Financiera para causación por parte del área contable de la Universidad de Caldas, para posterior giro de recursos a la Fiduciaria. Tiempo: Permanente.

Registro(Compromiso Presupuestal)
8 Elaborar y remitir orden de autorización de pago de la obligación Profesional Especializado, Vicerrectoría Administrativa
Se elabora la orden para autorizar el pago de la Fiduciaria a la entidad solicitante, la cual se firma digitalmente desde la Vicerrectoría Administrativa a través del sistema CERTICÁMARA, para posterior remisión a la Fiduciaria. Tiempo: Permanente

Registro(Firma electrónica )
9 Notificar pago de la obligación a la entidad acreedora Profesional Especializado, Técnico Operativo
Se remite a la entidad acreedora el acto administrativo y el soporte que respalda el pago de la obligación. Tiempo: Permanente

Registro(Comprobante de pago )
10 Realizar marcación del reconocimiento del bono pensional en la plataforma OBP Profesional Especializado
Se efectúa la marcación del reconocimiento y pago en la plataforma OBP del MCHCP. Tiempo: Permanente.
11 Fin.    

REGISTROS DEL DOCUMENTO
Nombre del Registro Resp. Almacena. Cod.Registro SIG
Acto Administrativo
VICE-RECTORIA DE INVESTIGACIONES
--
Certificado de Disponibilidad Presupuestal
SEGUN DEPENDENCIA PRODUCTORA
-ASUNTO
Comprobante de pago
SEGUN DEPENDENCIA PRODUCTORA
--
Compromiso Presupuestal
DIVISION FINANCIERA
-GO-OFI-062
Firma electrónica
VICE-RECTORIA ADMINISTRATIVA
--
Radicado Atención al ciudadano-Ventanilla única.
SEGUN DEPENDENCIA PRODUCTORA
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ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
PROFESIONAL ESPECIALIZADO - JEFE DE OFICINA ASESORA - PROFESIONAL ESPECIALIZADO -


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