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MAPA DE RIESGOS

PROCESO: Docencia
Versión: 7
Emisión: 2020-07-06

Riesgo 1:
Incremento de la deserción estudiantil

Clasificación: Operativos
Probabilidad: (3) Posible
Impacto: (4) Mayor
Zona de riesgo: Extrema

CAUSAS
DESCRIPCIÓN TIPO
Insuficiente personal de apoyo para desarrollar las acciones de prevención. Interna
Poco compromiso de los docentes de planta para asumir funciones como Tutores, y falta de opciones para que los ocasionales lo puedan hacer. Interna
Subregistro de información generado por estudiantes que se niegan a suministrar datos personales o que no buscan el apoyo del programa PERMANECE CON CALIDAD. Interna

Controles Existentes

Controles versiones anteriores
1 Seguimiento permanente a través del software SITU (Sistema tutorial) que administra el registro y trazabilidad de las acciones emprendidas para los estudiantes, por parte de la Vicerrectoría Académica a través del programa Permanece con calidad. La evidencia del control son las bases de datos almacenadas en la plataforma. Tiempo: Permanente.
2 Seguimiento mediante tutores individuales, capacitados para identificar estudiantes en situación de vulnerabilidad o con necesidades especiales. El seguimiento es realizado por la Vicerrectoría Académica a través del programa Permanece con calidad. Tiempo: Permanente.
3 Programas y servicios establecidos por el programa Permanece con calidad a través de la Red de acompañamiento estudiantil, que permite brindar atención priorizada a las necesidades específicas de los estudiantes. La evidencia del control son las actas de los encuentros semanales de la Red. Tiempo: Permanente.
4 Monitoreo permanente de las estadísticas de deserción de la institución y por programas, a través del Observatorio de Gestión Institucional. La evidencia se encuentra en la plataforma Qlickview. Tiempo: Permanente.
Riesgo 2:
Solicitud de reconocimiento por productividad académica en una misma modalidad en varias oportunidades por el mismo producto o similares.

Clasificación: Corrupción
Probabilidad: (4) Probable
Impacto: (4) Mayor
Zona de riesgo: Extrema

CAUSAS
DESCRIPCIÓN TIPO
Desconocimiento de la normativa o insuficiente rigor en su aplicación por parte de los docentes. Interna
Solicitud de puntos por productividad académica ya valorada y aprobada, por parte de los docentes. Interna
Modificación parcial de productividad académica previamente valorada y aprobada, para ser nuevamente presentada para otorgamiento de puntos salariales. Interna

Controles Existentes

Controles versiones anteriores
1 Uso del software TURNITIN para prevención de plagio en búsqueda de contenido no original en los documentos aportados por los docentes para evaluación. El control es ejercido por la Oficina de Desarrollo Docente. La evidencia del control son los reportes del software. Tiempo: Permanente.
2 Los docentes cuentan con acceso a la plataforma SARAWEB, a través del cual pueden consultar información sobre la productividad académica que les fue previamente evaluada. igualmente la Oficina de Desarrollo Docente cuenta con un usuario administrador que permite visualizar el mismo tipo de consultas que realizan los docentes. La evidencia del control son las bases de datos del aplicativo web. Tiempo: Permanente.
3 Búsqueda y asignación de pares evaluadores para la revisión de los productos académicos aportados por los docentes, por parte de la Oficina de Desarrollo Docente. La evidencia del control es el proceso contractual que se realiza con cada evaluador. Tiempo: Permanente.
Riesgo 3:
Sobrecostos para la Institución por incumplimiento en compromisos de las comisiones de estudio por parte de los docentes.

Clasificación: Financieros
Probabilidad: (3) Posible
Impacto: (4) Mayor
Zona de riesgo: Extrema

CAUSAS
DESCRIPCIÓN TIPO
Insuficiente seguimiento desde los departamentos a los compromisos adquiridos por el docente en el contrato de comisión de estudios. Interna
Falta de aplicación de las sanciones establecidas en la normativa en casos de incumplimiento de las comisiones de estudios. Interna
Modificación de la propuesta de investigación por parte del docente en comisión, tiempo después de haber iniciado dicha comisión. Interna

Controles Existentes

Controles versiones anteriores
1 Seguimiento a las comisiones de estudio por parte los departamentos mediante informe presentado a la Vicerrectoría Académica. La evidencia del control son los informes presentados por los departamentos. Tiempo: Semestral.
2 Aplicación de las sanciones establecidas en la normativa interna, en caso de incumplimiento de las comisiones de estudio por parte de la Vicerrectoría Académica. La evidencia del control es la sanción aplicada de acuerdo a la revisión realizada. Tiempo: Cuando aplique.
3 Verificación de la respuesta otorgada al docente cuando solicita una prorroga en la comisión por cambio en el objeto de su trabajo de investigación, realizada por el Departamento, el Consejo de Facultad, la Vicerrectoría Académica y la Secretaría General. La evidencia del control es la respuesta que se le da al docente con respecto a su solicitud de prorroga. Tiempo: Cuando aplique.
Riesgo 4:
Efectos adversos de tipo académico y administrativo que afecten el desarrollo de los procesos académicos.

Clasificación: Estratégicos
Probabilidad: (3) Posible
Impacto: (5) Catastrófico
Zona de riesgo: Extrema

CAUSAS
DESCRIPCIÓN TIPO
Procesos de anormalidad que dificultan el desarrollo de las actividades académicas. Interna
Situaciones de fuerza mayor (eventos naturales, situaciones de salud pública, interrupciones en la prestación de servicios públicos, órdenes judiciales, etc) Externa

Controles Existentes
1 Implementación de planes de acción derivados de directivas o normativas nacionales e internas. Tiempo: Cuando aplique. El responsable del control son los Consejos Superior y Académico. La evidencia del control son los actos administrativos derivados de las decisiones tomadas.

Controles versiones anteriores
1 Protocolo para gestión de la crisis establecido por la administración de la Universidad. La evidencia del control es la aplicación de dicho protocolo. Tiempo: Cuando aplique.
2 Ajustes realizados por el Consejo Académico al calendario académico vigente. La evidencia del control son los actos administrativos resultantes de dichas decisiones. Tiempo: Cuando aplique.
Riesgo 5:
Sobrecostos para la Institución por ineficiencia o inconsistencias en la concertación y seguimiento a las labores académicas de los docentes.

Clasificación: Financieros
Probabilidad: (3) Posible
Impacto: (4) Mayor
Zona de riesgo: Extrema

CAUSAS
DESCRIPCIÓN TIPO
Deficientes controles en la distribución de la labor académica y la aplicación de las normas vigentes, por parte de los departamentos. Interna
Insuficiente control en los mínimos de inscritos para apertura de cupos. Interna

Controles Existentes

Controles versiones anteriores
1 Aplicación de los lineamientos estipulados en la normatividad interna vigente sobre concertación de labor académica. Dicho control es realizado por los departamentos, los Consejos de Facultad y la Vicerrectoría Académica. La evidencia del control son los informes mensuales que deben enviar los departamentos a la Vicerrectoría Académica. Tiempo: Mensual.
2 Aplicación de lo establecido en la política curricular vigente, con respecto al tamaño de los grupos y los cupos mínimos para cada uno, realizado por la Vicerrectoría Académica. La evidencia del control es el informe que la Vicerrectoría Académica presenta ante el Consejo Académico. Tiempo: Semestral.
3 Parametrización del SIA para el control en el cumplimiento de los mínimos de labor académica para cada docente. La Vicerrectoría Académica realiza éste control de manera permanente. La evidencia del control es la revisión que se realiza en el sistema a partir de las alertas generadas.
Riesgo 6:
Retención no deseada de estudiantes

Clasificación: Operativos
Probabilidad: (4) Probable
Impacto: (3) Moderado
Zona de riesgo: Alta

CAUSAS
DESCRIPCIÓN TIPO
Inadecuado diseño de las mallas curriculares por parte de los Comités de Curriculo Interna
Dificultades en los procesos de inscripción de materias, con respecto a: suficiencia de cupos, suficiencia de grupos y asignación de espacios. Interna
Poco seguimiento por parte de los estudiantes a sus recorridos curriculares. Interna
Alta repitencia de actividades académicas por parte de los estudiantes. Interna

Controles Existentes

Controles versiones anteriores
1 Revisión permanente de los recorridos curriculares por parte de los Directores de programa. La evidencia del control son las actas de Comité de Currículo en la cual se evidencian ajustes, cambios y diversas recomendaciones para optimizar los planes de estudio.
2 Análisis semestral de actividades académicas con mayor repitencia en el Observatorio de Gestión Institucional, con el fin de establecer acciones de mejoramiento. La evidencia del control son las bases de datos por el Qlickview y las acciones implementadas por los programas en sus planes de mejoramiento.
3 Seguimiento a la alta repitencia por parte del Programa Permanece con Calidad y el sistema Tutorial a través de tutorías individuales. La evidencia del control es el seguimiento que se hace a cada estudiante por parte del Programa. Tiempo: Permanente.
Riesgo 7:
Dificultades de tipo académico y administrativo, por inaplicación de la normatividad vigente en materia de procesos académicos.

Clasificación: Operativos
Probabilidad: (3) Posible
Impacto: (3) Moderado
Zona de riesgo: Alta

CAUSAS
DESCRIPCIÓN TIPO
Frecuentes cambios de normatividad por parte del Ministerio de Educación Nacional y débiles procesos de socialización y acompañamiento en la implementación de la misma. Externa
Deficientes procesos internos de actualización y difusión de ajustes a la normatividad interna. Interna

Controles Existentes

Controles versiones anteriores
1 Actualización permanente de la normatividad asociada con los procesos académicos por parte de la Secretaría General y el Consejo Académico. Tiempo: Permanente. La evidencia del control son los respectivos comunicados del Consejo Académico cuando realice cambios en la normativa interna y de la Secretaría General, cuando se presenten cambios en la normativa externa.
2 Actualización permanente de la documentación del SIG, de acuerdo con los cambios normativos que se vayan presentando por parte del líder del proceso. Tiempo: Permanente. La evidencia del control son los cambios en la documentación del SIG.
3 Realizar seguimiento a las unidades académico-administrativas con respecto a la aplicación de la normatividad interna y externa, asociada con procesos académicos. Tiempo: Permanente. La evidencia del control será a través de las verificaciones que la institución realiza al cumplimiento de las normas mediante las herramientas institucionales (SIA, calendario académico, procesos de autoevaluación, Sistemas de información del Ministerio, etc).
Riesgo 8:
Oferta académica institucional afectada por la ineficacia en el diseño y aprobación de nuevos programas académicos.

Clasificación: Operativos
Probabilidad: (3) Posible
Impacto: (3) Moderado
Zona de riesgo: Alta

CAUSAS
DESCRIPCIÓN TIPO
Ineficacia y reprocesos en la elaboración de propuestas por parte de las unidades académicas. Interna
Demoras en el análisis y respuesta por parte de las instancias académico - administrativas de decisión. Interna

Controles Existentes
1 Solicitar a las Facultades informes periódicos con respecto a los avances en los cronogramas de creación de nuevas propuestas académicas. El responsable del control es la Vicerrectoría Académica y las unidades académicas. Tiempo: Anualmente, de acuerdo a la existencia de nuevas propuestas de creación de programas académicos. La evidencia del control es el oficio enviado desde la Vicerrectoría Académica y los informes enviados desde las Facultades.

Controles versiones anteriores
1 Normatividad actualizada, procedimientos documentados y actualizados, que describen las actividades para la creación de programas académicos, realizado por la Vicerrectoría Académica. Tiempo: De acuerdo con los cronogramas establecidos para la creación de programas. La evidencia del control será el cumplimiento del cronograma establecido.
Riesgo 9:
Afectación directa sobre la oferta académica por vencimiento de los registros calificados de los programas académicos.

Clasificación: Operativos
Probabilidad: (4) Probable
Impacto: (4) Mayor
Zona de riesgo: Extrema

CAUSAS
DESCRIPCIÓN TIPO
Incumplimiento desde los programas con respecto a la elaboración oportuna de sus documentos maestros, antes del vencimiento de los registros calificados. Interna
Deficientes procesos de seguimiento y verificación en cuanto a la realización de los informes intermedios de autoevaluación por parte de los programas. Interna

Controles Existentes

Controles versiones anteriores
1 Realización de cronogramas de trabajo establecidos para la renovación de los registros calificados por parte los programas académicos, con el fin de garantizar la entrega oportuna de la documentación para el proceso. Tiempo: Con no menos de 14 meses de antelación al vencimiento del registro calificado. La evidencia del control es la entrega del documento maestro y sus anexos.
2 Realización de reuniones periódicas por parte de la Vicerrectoría Académica, con los Decanos de las Facultades asociadas a los programas académicos que se encuentran en proceso de renovación de registro calificado, con el fin de informar sobre su estado actual y determinar las acciones que sean pertinentes. Tiempo: Anualmente. La evidencia del control son las comunicaciones enviadas desde la Vicerrectoría y las actas de reunión.
3 Realización de seguimientos por parte de la Vicerrectoría Académica frente a las fechas de vencimiento de los registros calificados de los programa, con el fin de emitir alertas oportunas a los programas para la construcción del documento maestro y sus anexos. Tiempo: Permanente. La evidencia del control son las comunicaciones enviadas a los programas.
4 Revisión de los documentos maestros y sus anexos, así como asesoría a los programas que se encuentran en proceso de renovación de registro calificado por parte de la Vicerrectoría Académica. Tiempo: Permanente. La evidencia del control son las comunicaciones enviadas a los programas.
Riesgo 10:
Afectación en indicadores institucionales por vencimiento de la acreditación de alta calidad de los programas académicos.

Clasificación: Operativos
Probabilidad: (4) Probable
Impacto: (4) Mayor
Zona de riesgo: Extrema

CAUSAS
DESCRIPCIÓN TIPO
Incumplimiento de los cronogramas establecidos para el desarrollo oportuno de los procesos de autoevaluación con fines de acreditación / reacreditación. Interna
Demoras tanto en CNA como en MEN, para el análisis de informes de autoevaluación y emisión de resoluciones, respectivamente. Externa
Débil cultura de la autoevaluación en los programas, dada la condición de voluntariedad en la acreditación / reacreditación de programas. Interna
Poco compromiso de los docentes frente a los procesos de autoevaluación de los programas a los que prestan sus servicios. Interna
Programas con acreditación de alta calidad que dejan vencer la vigencia de la resolución que se las otorga. Interna

Controles Existentes

Controles versiones anteriores
1 Seguimiento realizado por la Vicerrectoría Académica frente a las fechas de vencimiento de la acreditación y re-acreditación por programas y alertas oportunas a las facultades y los programas para la realización de los informes de autoevaluación. La evidencia del control son los oficios que se envían a los programas y Facultades, notificando las fechas para radicación de informes y vencimiento de las resoluciones. Tiempo: Permanente.
2 Revisión de los documentos de autoevaluación enviados por los programas, para posterior retroalimentación y asesoría a los mismos por parte de la Vicerrectoría Académica. La evidencia del control son los correos electrónicos enviados desde los programas cruzados con la información de la Vicerrectoría Académica. Tiempo: Permanente.
3 Gestión y seguimiento permanente a los planes de mejoramiento de los programas realizado por parte de la Vicerrectoría Académica. La evidencia del control serán las revisiones que se hacen con los programas durante los procesos de autoevaluación.
Riesgo 11:
Oferta de programas académicos con baja pertinencia e impacto social.

Clasificación: Estratégicos
Probabilidad: (2) Improbable
Impacto: (4) Mayor
Zona de riesgo: Alta

CAUSAS
DESCRIPCIÓN TIPO
Planes de estudio descontextualizados. Interna
Procesos de autoevaluación débiles. Interna
Débil implementación de planes de mejoramiento, a partir de los diferentes insumos de información. Interna
Bajo seguimiento a los indicadores de los programas Interna

Controles Existentes

Controles versiones anteriores
1 Análisis periódico por parte del Consejo Académico sobre la pertinencia de la oferta académica de la Universidad de Caldas, a través de informes suministrados por la Vicerrectoría Académica. Tiempo: Anualmente. La evidencia del control es el informe de la Vicerrectoría Académica y las actas del Consejo Académico donde se discuta el tema.
2 Realizar periódicamente desde la Vicerrectoría Académica, estudios de pertinencia de los programas académicos, socializando los resultados con los mismos. Tiempo: Según metodología definida en el proyecto. La evidencia del control es el documento resultante del estudio de pertinencia.
3 Proyectar acuerdo del Consejo Académico para institucionalizar los procesos permanentes de autoevaluación y los planes de mejoramiento por parte de los programas. El responsable del control es la Vicerrectoría Académica. Tiempo: Durante la vigencia. La evidencia del control es el borrador de acuerdo del consejo académico.


HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN
ORIGEN DE LOS CAMBIOS
FECHA
7Modificación a los controles de los riesgos, posterior a monitoreo por parte de la Oficina de Planeación2020-07-06
6Se ingresan los riesgos de Desarrollo Docente que antes reposaban en el proceso de Gestión Humana. 2019-09-05
5Conforme a los seguimientos anuales realizados al mapa de riesgos, se actualiza la pertinencia de los riesgos y su valoración después de implementados los controles, las acciones preventivas y se identifican nuevos riesgos o nuevos controles, vigentes a la realidad actual institucional.

A la fecha se realizaran modificaciones en los riesgos, como en la probabilidad actual y de impacto, cambios en los controles de ejecución de acciones preventivas.
2017-02-09
4Es necesario incorporar un riesgo de corrupción al proceso.2013-12-13
3Actualización del mapa de riesgos del proceso2012-09-27
2Actualización del mapa de riesgos del proceso2011-08-24
1Versión inicial2009-04-21


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