Listado Riesgos
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Riesgo:
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Oferta de programas académicos con baja pertinencia e impacto social.
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Clasificación:
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Estratégicos |
Causas:
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Causa | Tipo | Planes de estudio descontextualizados. | Interna | Procesos de autoevaluación débiles. | Interna | Débil implementación de planes de mejoramiento, a partir de los diferentes insumos de información. | Interna | Bajo seguimiento a los indicadores de los programas | Interna | |
Probabilidad:
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(2) Improbable |
Impacto:
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(4) Mayor |
Zona de riesgo:
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Alta Zona de riesgo alta: Reducir el riesgo, evitar, compartir o transferir |
Controles Existentes
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Control:
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Análisis periódico por parte del Consejo Académico sobre la pertinencia de la oferta académica de la Universidad de Caldas, a través de informes suministrados por la Vicerrectoría Académica. Tiempo: Anualmente. La evidencia del control es el informe de la Vicerrectoría Académica y las actas del Consejo Académico donde se discuta el tema. |
Realizar periódicamente desde la Vicerrectoría Académica, estudios de pertinencia de los programas académicos, socializando los resultados con los mismos. Tiempo: Según metodología definida en el proyecto. La evidencia del control es el documento resultante del estudio de pertinencia. |
Desarrollo de procesos permanentes de autoevaluación desde los programas académicos con el acompañamiento de la Vicerrectoría Académica. Tiempo: Anualmente. La evidencia del control es el informe de autoevaluación y el respectivo plan de mejoramiento. |
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Acciones preventivas: si usted desea conocer las acciones preventivas que se han definido para este riesgo, debe ingresar al SIG con su login y clave de acceso.
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Riesgo:
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Dificultades de tipo académico y administrativo, por inaplicación de la normatividad vigente en materia de procesos académicos. |
Clasificación:
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Operativos |
Causas:
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Causa | Tipo | Frecuentes cambios de normatividad por parte del Ministerio de Educación Nacional y débiles procesos de socialización y acompañamiento en la implementación de la misma. | Externa | Deficientes procesos internos de actualización y difusión de ajustes a la normatividad interna. | Interna | |
Probabilidad:
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(3) Posible |
Impacto:
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(3) Moderado |
Zona de riesgo:
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Alta Zona de riesgo alta: Reducir el riesgo, evitar, compartir o transferir |
Controles Existentes
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Control:
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Actualización permanente de la normatividad asociada con los procesos académicos por parte de la Secretaría General y el Consejo Académico. Tiempo: Permanente. La evidencia del control son los respectivos comunicados del Consejo Académico cuando realice cambios en la normativa interna y de la Secretaría General, cuando se presenten cambios en la normativa externa. |
Actualización permanente de la documentación del SIG, de acuerdo con los cambios normativos que se vayan presentando por parte del líder del proceso. Tiempo: Permanente. La evidencia del control son los cambios en la documentación del SIG. |
Realizar seguimiento a las unidades académico-administrativas con respecto a la aplicación de la normatividad interna y externa, asociada con procesos académicos. Tiempo: Permanente. La evidencia del control será a través de las verificaciones que la institución realiza al cumplimiento de las normas mediante las herramientas institucionales (SIA, calendario académico, procesos de autoevaluación, Sistemas de información del Ministerio, etc). |
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Acciones preventivas: si usted desea conocer las acciones preventivas que se han definido para este riesgo, debe ingresar al SIG con su login y clave de acceso.
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Riesgo:
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Oferta académica institucional afectada por la ineficacia en el diseño y aprobación de nuevos programas académicos. |
Clasificación:
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Operativos |
Causas:
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Causa | Tipo | Ineficacia y reprocesos en la elaboración de propuestas por parte de las unidades académicas. | Interna | Demoras en el análisis y respuesta por parte de las instancias académico - administrativas de decisión. | Interna | Deficientes procesos de análisis sobre la pertinencia de un nuevo programa. | Interna | |
Probabilidad:
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(3) Posible |
Impacto:
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(3) Moderado |
Zona de riesgo:
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Alta Zona de riesgo alta: Reducir el riesgo, evitar, compartir o transferir |
Controles Existentes
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Control:
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Normatividad actualizada, procedimientos documentados y actualizados, que describen las actividades para la creación de programas académicos, realizado por la Vicerrectoría Académica. Tiempo: De acuerdo con los cronogramas establecidos para la creación de programas. La evidencia del control será el cumplimiento del cronograma establecido. |
Realización de estudios de mercado objetivos por parte de la Oficina de Mercadeo, para identificar las necesidades reales del contexto de cara a la creación de un nuevo programa académico. Tiempo: De acuerdo a los cronogramas establecidos para la creación de nuevos programas académicos. La evidencia del control es el cumplimiento del cronograma establecido. |
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Acciones preventivas: si usted desea conocer las acciones preventivas que se han definido para este riesgo, debe ingresar al SIG con su login y clave de acceso.
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Riesgo:
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Afectación directa sobre la oferta académica por vencimiento de los registros calificados de los programas académicos. |
Clasificación:
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Operativos |
Causas:
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Causa | Tipo | Incumplimiento desde los programas con respecto a la elaboración oportuna de sus documentos maestros, antes del vencimiento de los registros calificados. | Interna | Deficientes procesos de seguimiento y verificación en cuanto a la realización de los informes intermedios de autoevaluación por parte de los programas. | Interna | |
Probabilidad:
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(4) Probable |
Impacto:
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(4) Mayor |
Zona de riesgo:
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Extrema Zona de riesgo extrema: Reducir el riesgo, Evitar, Compartir o transferir |
Controles Existentes
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Control:
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Realización de cronogramas de trabajo establecidos para la renovación de los registros calificados por parte los programas académicos, con el fin de garantizar la entrega oportuna de la documentación para el proceso. Tiempo: Con no menos de 14 meses de antelación al vencimiento del registro calificado. La evidencia del control es la entrega del documento maestro y sus anexos. |
Realización de reuniones periódicas por parte de la Vicerrectoría Académica, con los Decanos de las Facultades asociadas a los programas académicos que se encuentran en proceso de renovación de registro calificado, con el fin de informar sobre su estado actual y determinar las acciones que sean pertinentes. Tiempo: Anualmente. La evidencia del control son las comunicaciones enviadas desde la Vicerrectoría y las actas de reunión. |
Realización de seguimientos por parte de la Vicerrectoría Académica frente a las fechas de vencimiento de los registros calificados de los programa, con el fin de emitir alertas oportunas a los programas para la construcción del documento maestro y sus anexos. Tiempo: Permanente. La evidencia del control son las comunicaciones enviadas a los programas. |
Revisión de los documentos maestros y sus anexos, así como asesoría a los programas que se encuentran en proceso de renovación de registro calificado por parte de la Vicerrectoría Académica. Tiempo: Permanente. La evidencia del control son las comunicaciones enviadas a los programas. |
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Acciones preventivas: si usted desea conocer las acciones preventivas que se han definido para este riesgo, debe ingresar al SIG con su login y clave de acceso.
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Riesgo:
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Afectación en indicadores institucionales por vencimiento de la acreditación de alta calidad de los programas académicos. |
Clasificación:
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Operativos |
Causas:
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Causa | Tipo | Incumplimiento de los cronogramas establecidos para el desarrollo oportuno de los procesos de autoevaluación con fines de acreditación / reacreditación. | Interna | Demoras tanto en CNA como en MEN, para el análisis de informes de autoevaluación y emisión de resoluciones, respectivamente. | Externa | Débil cultura de la autoevaluación en los programas, dada la condición de voluntariedad en la acreditación / reacreditación de programas. | Interna | Poco compromiso de los docentes frente a los procesos de autoevaluación de los programas a los que prestan sus servicios. | Interna | Programas con acreditación de alta calidad que dejan vencer la vigencia de la resolución que se las otorga. | Interna | |
Probabilidad:
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(4) Probable |
Impacto:
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(4) Mayor |
Zona de riesgo:
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Extrema Zona de riesgo extrema: Reducir el riesgo, Evitar, Compartir o transferir |
Controles Existentes
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Control:
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Seguimiento realizado por la Vicerrectoría Académica frente a las fechas de vencimiento de la acreditación y re-acreditación por programas y alertas oportunas a las facultades y los programas para la realización de los informes de autoevaluación. La evidencia del control son los oficios que se envían a los programas y Facultades, notificando las fechas para radicación de informes y vencimiento de las resoluciones. Tiempo: Permanente. |
Revisión de los documentos de autoevaluación enviados por los programas, para posterior retroalimentación y asesoría a los mismos por parte de la Vicerrectoría Académica. La evidencia del control son los correos electrónicos enviados desde los programas cruzados con la información de la Vicerrectoría Académica. Tiempo: Permanente. |
Gestión y seguimiento permanente a los planes de mejoramiento de los programas a través del sistema de información dispuesto para ellos, realizado por parte de la Vicerrectoría Académica. La evidencia del control se hará de manera semestral a través de informe presentado al Consejo Académico. |
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Acciones preventivas: si usted desea conocer las acciones preventivas que se han definido para este riesgo, debe ingresar al SIG con su login y clave de acceso.
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Riesgo:
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Incremento de la deserción estudiantil |
Clasificación:
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Operativos |
Causas:
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Causa | Tipo | Insuficiente personal de apoyo para desarrollar las acciones de prevención. | Interna | Poco compromiso de los docentes de planta para asumir funciones como Tutores, y falta de opciones para que los ocasionales lo puedan hacer. | Interna | Subregistro de información generado por estudiantes que se niegan a suministrar datos personales o que no buscan el apoyo del programa PERMANECE CON CALIDAD. | Interna | |
Probabilidad:
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(3) Posible |
Impacto:
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(4) Mayor |
Zona de riesgo:
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Extrema Zona de riesgo extrema: Reducir el riesgo, Evitar, Compartir o transferir |
Controles Existentes
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Control:
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Seguimiento permanente a través del software SITU (Sistema tutorial) que administra el registro y trazabilidad de las acciones emprendidas para los estudiantes, por parte de la Vicerrectoría Académica a través del programa Permanece con calidad. La evidencia del control son las bases de datos almacenadas en la plataforma. Tiempo: Permanente. |
Seguimiento mediante tutores individuales, capacitados para identificar estudiantes en situación de vulnerabilidad o con necesidades especiales. El seguimiento es realizado por la Vicerrectoría Académica a través del programa Permanece con calidad. Tiempo: Permanente. |
Programas y servicios establecidos por el programa Permanece con calidad a través de la Red de acompañamiento estudiantil, que permite brindar atención priorizada a las necesidades específicas de los estudiantes. La evidencia del control son las actas de los encuentros semanales de la Red. Tiempo: Permanente. |
Monitoreo permanente de las estadísticas de deserción de la institución y por programas, a través del Observatorio de Gestión Institucional. La evidencia se encuentra en la plataforma Qlickview. Tiempo: Permanente. |
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Acciones preventivas: si usted desea conocer las acciones preventivas que se han definido para este riesgo, debe ingresar al SIG con su login y clave de acceso.
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Riesgo:
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Solicitud de reconocimiento por productividad académica en una misma modalidad en varias oportunidades por el mismo producto o similares. |
Clasificación:
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Corrupción |
Causas:
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Causa | Tipo | Desconocimiento de la normativa o insuficiente rigor en su aplicación por parte de los docentes. | Interna | Solicitud de puntos por productividad académica ya valorada y aprobada, por parte de los docentes. | Interna | Modificación parcial de productividad académica previamente valorada y aprobada, para ser nuevamente presentada para otorgamiento de puntos salariales. | Interna | |
Probabilidad:
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(4) Probable |
Impacto:
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(4) Mayor |
Zona de riesgo:
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Extrema Zona de riesgo extrema: Reducir el riesgo, Evitar, Compartir o transferir |
Controles Existentes
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Control:
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Uso del software TURNITIN para prevención de plagio en búsqueda de contenido no original en los documentos aportados por los docentes para evaluación. El control es ejercido por la Oficina de Desarrollo Docente. La evidencia del control son los reportes del software. Tiempo: Permanente. |
Los docentes cuentan con acceso a la plataforma SARAWEB, a través del cual pueden consultar información sobre la productividad académica que les fue previamente evaluada. igualmente la Oficina de Desarrollo Docente cuenta con un usuario administrador que permite visualizar el mismo tipo de consultas que realizan los docentes. La evidencia del control son las bases de datos del aplicativo web. Tiempo: Permanente.
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Búsqueda y asignación de pares evaluadores para la revisión de los productos académicos aportados por los docentes, por parte de la Oficina de Desarrollo Docente. La evidencia del control es el proceso contractual que se realiza con cada evaluador. Tiempo: Permanente. |
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Acciones preventivas: si usted desea conocer las acciones preventivas que se han definido para este riesgo, debe ingresar al SIG con su login y clave de acceso.
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Riesgo:
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Sobrecostos para la Institución por incumplimiento en compromisos de las comisiones de estudio por parte de los docentes. |
Clasificación:
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Financieros |
Causas:
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Causa | Tipo | Insuficiente seguimiento desde los departamentos a los compromisos adquiridos por el docente en el contrato de comisión de estudios. | Interna | Falta de aplicación de las sanciones establecidas en la normativa en casos de incumplimiento de las comisiones de estudios. | Interna | Modificación de la propuesta de investigación por parte del docente en comisión, tiempo después de haber iniciado dicha comisión. | Interna | |
Probabilidad:
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(3) Posible |
Impacto:
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(4) Mayor |
Zona de riesgo:
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Extrema Zona de riesgo extrema: Reducir el riesgo, Evitar, Compartir o transferir |
Controles Existentes
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Control:
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Seguimiento a las comisiones de estudio por parte los departamentos mediante informe presentado a la Vicerrectoría Académica. La evidencia del control son los informes presentados por los departamentos. Tiempo: Semestral. |
Aplicación de las sanciones establecidas en la normativa interna, en caso de incumplimiento de las comisiones de estudio por parte de la Vicerrectoría Académica. La evidencia del control es la sanción aplicada de acuerdo a la revisión realizada. Tiempo: Cuando aplique. |
Verificación de la respuesta otorgada al docente cuando solicita una prorroga en la comisión por cambio en el objeto de su trabajo de investigación, realizada por el Departamento, el Consejo de Facultad, la Vicerrectoría Académica y la Secretaría General. La evidencia del control es la respuesta que se le da al docente con respecto a su solicitud de prorroga. Tiempo: Cuando aplique. |
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Acciones preventivas: si usted desea conocer las acciones preventivas que se han definido para este riesgo, debe ingresar al SIG con su login y clave de acceso.
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Riesgo:
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Efectos adversos de tipo académico y administrativo por incumplimiento del calendario académico. |
Clasificación:
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Estratégicos |
Causas:
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Causa | Tipo | Procesos de anormalidad que dificultan el desarrollo de las actividades académicas. | Interna | Situaciones de fuerza mayor (eventos naturales, interrupciones en la prestación de servicios públicos, órdenes judiciales, etc) | Externa | |
Probabilidad:
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(3) Posible |
Impacto:
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(5) Catastrófico |
Zona de riesgo:
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Extrema Zona de riesgo extrema: Reducir el riesgo, Evitar, Compartir o transferir |
Controles Existentes
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Control:
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Protocolo para gestión de la crisis establecido por la administración de la Universidad. La evidencia del control es la aplicación de dicho protocolo. Tiempo: Cuando aplique. |
Ajustes realizados por el Consejo Académico al calendario académico vigente. La evidencia del control son los actos administrativos resultantes de dichas decisiones. Tiempo: Cuando aplique. |
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Acciones preventivas: si usted desea conocer las acciones preventivas que se han definido para este riesgo, debe ingresar al SIG con su login y clave de acceso.
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Riesgo:
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Sobrecostos para la Institución por ineficiencia o inconsistencias en la concertación y seguimiento a las labores académicas de los docentes. |
Clasificación:
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Financieros |
Causas:
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Causa | Tipo | Deficientes controles en la distribución de la labor académica y la aplicación de las normas vigentes, por parte de los departamentos. | Interna | Insuficiente control en los mínimos de inscritos para apertura de cupos. | Interna | |
Probabilidad:
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(3) Posible |
Impacto:
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(4) Mayor |
Zona de riesgo:
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Extrema Zona de riesgo extrema: Reducir el riesgo, Evitar, Compartir o transferir |
Controles Existentes
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Control:
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Aplicación de los lineamientos estipulados en la normatividad interna vigente sobre concertación de labor académica. Dicho control es realizado por los departamentos, los Consejos de Facultad y la Vicerrectoría Académica. La evidencia del control son los informes mensuales que deben enviar los departamentos a la Vicerrectoría Académica. Tiempo: Mensual. |
Aplicación de lo establecido en la política curricular vigente, con respecto al tamaño de los grupos y los cupos mínimos para cada uno, realizado por la Vicerrectoría Académica. La evidencia del control es el informe que la Vicerrectoría Académica presenta ante el Consejo Académico. Tiempo: Semestral. |
Parametrización del SIA para el control en el cumplimiento de los mínimos de labor académica para cada docente. La Vicerrectoría Académica realiza éste control de manera permanente. La evidencia del control es la revisión que se realiza en el sistema a partir de las alertas generadas. |
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Acciones preventivas: si usted desea conocer las acciones preventivas que se han definido para este riesgo, debe ingresar al SIG con su login y clave de acceso.
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Riesgo:
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Retención no deseada de estudiantes |
Clasificación:
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Operativos |
Causas:
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Causa | Tipo | Inadecuado diseño de las mallas curriculares por parte de los Comités de Curriculo | Interna | Dificultades en los procesos de inscripción de materias, con respecto a: suficiencia de cupos, suficiencia de grupos y asignación de espacios. | Interna | Poco seguimiento por parte de los estudiantes a sus recorridos curriculares. | Interna | Alta repitencia de actividades académicas por parte de los estudiantes. | Interna | |
Probabilidad:
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(4) Probable |
Impacto:
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(3) Moderado |
Zona de riesgo:
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Alta Zona de riesgo alta: Reducir el riesgo, evitar, compartir o transferir |
Controles Existentes
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Control:
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Revisión permanente de los recorridos curriculares por parte de los Directores de programa. La evidencia del control son las actas de Comité de Currículo en la cual se evidencian ajustes, cambios y diversas recomendaciones para optimizar los planes de estudio. |
Análisis semestral de actividades académicas con mayor repitencia en el Observatorio de Gestión Institucional, con el fin de establecer acciones de mejoramiento. La evidencia del control son las bases de datos por el Qlickview y las acciones implementadas por los programas en sus planes de mejoramiento. |
Seguimiento a la alta repitencia por parte del Programa Permanece con Calidad y el sistema Tutorial a través de tutorías individuales. La evidencia del control es el seguimiento que se hace a cada estudiante por parte del Programa. Tiempo: Permanente. |
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Acciones preventivas: si usted desea conocer las acciones preventivas que se han definido para este riesgo, debe ingresar al SIG con su login y clave de acceso.
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