|
MAPA DE RIESGOS |
|
|
|
|
Riesgo 1: | |
Demandas a la Universidad asociadas al tipo de vinculación de personas a la Institución. |
Clasificación: | Cumplimiento |
Probabilidad: | (3) Posible |
Impacto: | (4) Mayor |
Zona de riesgo: | Extrema |
CAUSAS | |
DESCRIPCIÓN | TIPO |
Aumento de la oferta académica y de cobertura ha aumentado en los últimos años, aún así desde 2008 la planta administrativa sigue teniendo los mismos cargos (328) para atender las necesidades de cumplimiento con la misión. | Interna |
Insuficientes cargos en la planta administrativa que conllevan a realizar vinculaciones y contrataciones diferentes a la carrera administrativa. | Interna |
Existencia de proyectos en los que se desarrollan actividades por parte de contratistas, con bajo control por parte del nivel central. | Interna |
Controles Existentes | |
Controles versiones anteriores | |
1 Verificar la solicitud de personal para proyectos. El responsable del control es la Jefe de la Oficina de Gestión Humana. Tiempo: Diariamente. La evidencia del control son las solicitudes de certificaciones de los proyectos. |
Riesgo 2: | |
Elaboración de la nómina sin contar con soporte tecnológico adecuado para los controles normativos y financieros. |
Clasificación: | Seguridad digital |
Probabilidad: | (5) Casi seguro |
Impacto: | (4) Mayor |
Zona de riesgo: | Extrema |
CAUSAS | |
DESCRIPCIÓN | TIPO |
Obsolescencia de los desarrollos técnicos del sistema de información actual (SARA). | Externa |
Aumento de las diferentes modalidades de vinculación del personal (administrativos y docentes). | Interna |
Insuficiencia técnica entre la artículación del sistema de información SARA y el sistema financiero. | Interna |
Ingreso de la información manual por parte de los funcionarios por acción u omisión relacionada con nómina. | Interna |
Controles Existentes | |
Controles versiones anteriores | |
1 Verificar a través de la base de datos de excel, la revisión contra lo que arroja SARA. Los responsables del control son el Profesional Especializado 14 y el Profesional universitario grado 04. Tiempo: Mensual. La evidencia son los archivos digitales. |
Riesgo 3: | |
Uso y manejo inadecuado de datos personales e historias laborales de los servidores públicos. |
Clasificación: | Corrupción |
Probabilidad: | (4) Probable |
Impacto: | (3) Moderado |
Zona de riesgo: | Alta |
CAUSAS | |
DESCRIPCIÓN | TIPO |
Desconocimiento de normatividad interna y externa aplicable a datos personales y comunicación pública. | Interna |
Manejo de intereses de carácter personal. | Externa |
Controles Existentes | |
1 Acompañamiento por parte de uno de los funcionarios del área de historias laborales, cuando un funcionario desee consultar su propia hoja de vida. 2 Firmar documento con cláusula de confidencialidad, cuando el funcionario de historias laborales suministre información, a personas o entes internos o externos. (La posibilidad de esta cláusula, se verificará con Secretaría General). |
Controles versiones anteriores | |
1 Realizar solicitud de información por escrito con autorización del titular de la información. Tiempo: Diariamente. El responsable del control es el Auxiliar Administrativo Grado 13 de la Oficina de Gestión Humana. La evidencia del control son las autorizaciones realizadas. |
Riesgo 4: | |
Aumento del ausentismo laboral por incapacidad, relacionada con riesgo psicosocial. |
Clasificación: | Operativos |
Probabilidad: | (5) Casi seguro |
Impacto: | (3) Moderado |
Zona de riesgo: | Extrema |
CAUSAS | |
DESCRIPCIÓN | TIPO |
Estrés laboral. | Externa |
Cambios en el clima laboral que generan desmotivación. | Externa |
Manejo inadecuado de las relaciones interpersonales, comunicación y capacidad de liderazgo. | Interna |
Incumplimiento de las recomendaciones del médico tratante. | Externa |
Controles Existentes | |
1 Realizar seguimiento a la evolución del estado de salud de los docentes, funcionarios y trabajadores, a través de llamadas telefónicas y correos electrónicos por parte del profesional universitario grado 06 del Sistema de Salud y Seguridad en el Trabajo. |
Controles versiones anteriores | |
1 Realizar actividades que permitan fortalecer el clima organizacional y la convivencia institucional, acompañado de actividades de promoción y prevención de enfermedades físicas y mentales. Los responsables del control son el Profesional Universitario Grado 06 SGSST y Profesional Universitario Grado 04 de la Oficina de Gestión Humana. Tiempo: Mensual. La evidencia del control es el plan de capacitación realizado en conjunto con la ARL y la base de datos de excel y SARA. |
Riesgo 5: | |
Adquisición de enfermedad laboral y/o pérdida de vida humana por ocurrencia de accidente de trabajo, enfermedad laboral o enfermedad común. |
Clasificación: | Operativos |
Probabilidad: | (5) Casi seguro |
Impacto: | (4) Mayor |
Zona de riesgo: | Extrema |
CAUSAS | |
DESCRIPCIÓN | TIPO |
Materialización del riesgo (biológico, físico, químico, psicosocial, biomecánicos, condiciones de seguridad, fenómenos naturales). | Externa |
Exposición continua a un factor de riesgo (biológico, físico, químico, psicosocial, biomecánicos, condiciones de seguridad, fenómenos naturales. | Externa |
Estado de salud del trabajador. | Externa |
Actos subestándar y factores personales | Externa |
Factores del trabajo y condiciones ambientales subestándar | Externa |
Controles Existentes | |
Controles versiones anteriores | |
1 Se realizará control a través de acta de asesoría individual. El responsable del control es el Profesional Universitario Grado 06 del SGSST. Tiempo: Mensual. La evidencia del control son las actas de seguimiento. 2 Actualizar la base de datos de incapacidades. El responsable del control es el Profesional Universitario Grado 04. Tiempo: Mensual. La evidencia del control es la base de datos de excel y SARA. |
Riesgo 6: | |
Aumento de desórdenes musculoesqueléticos por adopción de la estrategia de trabajo en casa a partir de la aparición del covid-19. |
Clasificación: | Operativos |
Probabilidad: | (3) Posible |
Impacto: | (3) Moderado |
Zona de riesgo: | Alta |
CAUSAS | |
DESCRIPCIÓN | TIPO |
Factor de riesgo individual. | Externa |
Condiciones individuales en las residencias, para el trabajo en casa. | Externa |
Controles Existentes | |
1 Realizar el plan de capacitación sobre ergonomía en casa. Responsable: Oficina de Gestión Humana con la ARL. Tiempo: Abril 2020. La evidencia del control es el plan de capacitación debidamente socialización. 2 Realizar las capacitaciones individuales virtuales sobre ergonomía derivadas de la implementación del plan. Responsable: Profesional Grado 04 Seguridad y salud en el trabajo. Tiempo: Segundo trimestre de 2020. La evidencia del control son las capacitaciones grabadas y la asistencia a la misma. 3 Enviar correos electrónicos con tips educativos sobre información preventiva relacionada con trabajo en casa. Responsable: Profesional Grado 6 de Seguridad y Salud en el Trabajo. La evidencia del control son los correos electrónicos. 4 Analizar puestos de trabajo verificando las condiciones ergonómicas. Responsable: Profesional Grado 4 Seguridad y salud en el trabajo. La evidencia son las videollamadas, correos electrónicos y/o registro fotográfico. 5 Facilitar las condiciones de trabajo en casa mediante el traslado de los elementos de oficina a los servidores públicos que lo requieran, con el fin de mejorar su ergonomía. Responsable: Jefe de Gestión Humana. Tiempo: Cuando sea requerido durante el tiempo de contingencia. La evidencia del control: Formato para solicitar autorización para el retiro de bienes de las instalaciones de la Universidad. |
DOCUMENTO CONTROLADO: Si usted copia o imprime este documento, el Sistema Integrado de Gestión de la Universidad de Caldas lo considerará No Controlado y no se hace responsable por su consulta o uso. Si desea consultar la versión actualizada y controlada de este documento, consulte siempre la página web http://www.ucaldas.edu.co/, en el enlace SIG |