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PROCEDIMIENTO PARA LA INSCRIPCIÓN, ADMISIÓN Y MATRÍCULA DE LOS ESTUDIANTES DE LOS PROGRAMAS TECNOLÓGICOS Y PROFESIONALES ESPECIALES
Código: P-DC-542
Versión: 8
Emisión: 2024-06-13

PROCESO DOCENCIA

OBJETIVO
Orientar a los aspirantes, admitidos y funcionarios de las diferentes dependencias de la Universidad de Caldas en los pasos necesarios para realizar la inscripción, admisión y matrícula de los aspirantes a los programas tecnológicos y profesionales especiales.

ALCANCE
El alcance del presente proceso se suscribe al establecimiento de las condiciones para la inscripción, admisión y matrícula de los nuevos estudiantes que se presentan como aspirantes a ingresar a los programas tecnológicos y profesionales especiales.

RESPONSABLES

 

VICERRECTORÍA ACADÉMICA: Corresponde establecer el calendario académico para los programas tecnológicos y pregrados especiales, de acuerdo con la flexibilidad y la dinámica de respuesta. 
OFICINA DE ADMISIONES Y REGISTRO ACADÉMICO:  Coordinar operativamente la gestión de las actividades necesarias para realizar la inscripción, admisión y matrícula de aspirantes, de acuerdo con el calendario establecido y las directrices institucionales. 
OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS:   Apoyar a la Oficina de Admisiones y Registro Académico con los procesos de inscripción, admisión y matrícula de acuerdo con lo establecido en el procedimiento. 
OFICINA DE EDUCACIÓN A DISTANCIA Y VIRTUALIDAD:  Coordinar la logística y las actividades previas requeridas para el desarrollo óptimo de los procesos de inscripción, admisión y matrícula, principalmente de los programas desarrollados en región. 
CONSEJO DE FACULTAD Corresponde determinar el número de cupos a ofertar y las nuevas cohortes a abrir de los programas tecnológicos y profesionales especiales.
DIRECTORES DE PROGRAMA Corresponde coordinar las actividades académico-administrativas que se requieren para el desarrollo de los programas académicos. 
ASPIRANTE:   Corresponde diligenciar y comprar el formulario de acuerdo con lo establecido en el procedimiento. 

 

DEFINICIONES Y TÉRMINOS
PROGRAMAS A DISTANCIA:  Corresponde aquellos cuya metodología educativa se caracteriza por utilizar estrategias de enseñanza - aprendizaje que permiten superar las limitaciones de espacio y tiempo entre los actores del proceso educativo. 
PROGRAMA ESPECIAL:  Programa técnico, tecnológico, profesional o especializaciones tecnológicas en modalidad presencial, a distancia y virtual los cuales corresponden a proyectos especiales autosostenibles, que tienen un valor de inscripción y de matrícula fijo definido por el Consejo Superior.

 

POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN

DOCUMENTACIÓN REQUERIDA PARA LA MATRÍCULA DE NUEVOS ESTUDIANTES EN PROGRAMAS TECNOLÓGICOS Y PROFESIONALES ESPECIALES: 

 

  1. Fotocopia del acta de grado de bachillerato
  2. Copia de los resultados de las pruebas ICFES - SABER 11 (Para programas profesionales especiales no se aceptan resultados anteriores al año 2000).
  3. Copia del registro civil de nacimiento. 
  4. Fotocopia del documento de identidad. 
  5. Fotocopias del certificado electoral correspondiente al último proceso electoral celebrado (cuando aplique). 
  6. Una (1) fotografía a color tamaño cédula en formato jpg.
  7. Certificado de afiliación al sistema de salud (si lo tiene).  
  8. Factura de servicio de energía del último mes.
  9. Certificado SISBEN IV (Opcional)
  10. Documentos financieros
  11. Certificado comunidad indígena, víctimas del conflicto armado,  (Si pertenece)

 

DOCUMENTOS REQUERIDOS PARA LA INSCRIPCIÓN DE ESTUDIANTES TÉCNICOS PROFESIONALES EN REGIÓN (UNIVERSIDAD EN TU PUEBLO, UNIVERSIDAD EN TU COLEGIO, UNIVERSIDAD EN EL CAMPO)

 

  1. Fotocopia del acta de noveno grado
  2. Copia del registro civil de nacimiento. 
  3. Fotocopia del documento de identidad. 
  4. Una (1) fotografía a color tamaño cédula en formato jpg.
  5. Certificado de afiliación al sistema de salud (si lo tiene).  
  6. Factura de servicio de energía del último mes.
  7. Certificado SISBEN IV (Opcional)
  8. Certificado comunidad indígena (Si pertenece)

PAGO DE DERECHOS ACADÉMICOS (MATRÍCULA): El pago correspondiente a derechos académicos debe ser cancelado en el SIA o en la entidad bancaria autorizada dentro de las fechas establecidas en el recibo de pago.

No se recibirán consignaciones bancarias realizadas por fuera de las fechas establecidas y quien realice pagos en esas condiciones no será activado en el Sistema de Información Académica y se le hará devolución de costo consignado menos el 20% (según lo establecido en el Acuerdo 056 de 1988).

 

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No. Actividad Responsable Descripción
1 Inicio    
2 Elaborar, evaluar y aprobar calendario académico para los programas tecnológicos y profesionales especiales. Vicerrectoría Académica, Oficina de Admisiones y Registro Académico, Oficina de Educación a Distancia y Virtualidad, Directores de programa Se establece el calendario académico para la oferta de los programas tecnológicos y pregrados especiales, atendiendo a la flexibilidad y la dinámica de respuesta, conforme a la demanda en los diferentes municipios y los calendarios del ICETEX.

TIEMPO: Dos semanas antes de iniciar cada periodo académico oficial.

Registro(Calendario académico para programas tecnológicos y profesionales especiales)
3 Determinar el número de cupos a ofertar y las nuevas cohortes a abrir. Consejo de Facultad Se estudia la demanda académica en los municipios y se sugiere la apertura de nuevas cohortes, así como el número de cupos a ofertar para cada una.

TIEMPO: Según la dinámica en las sedes y municipios.
4 Solicitar a los programas información sobre apertura de cohortes Oficina Admisiones y Registro Académico y Directores de programa Desde la Oficina de Admisiones y Registro Académico se realiza la solicitud de información relacionada con la oferta de programas que se abrirán para una nueva cohorte, identificando el municipio.

TIEMPO: Según el calendario establecido.
5 Aprobar y publicar convocatoria de admisiones Oficina de Admisiones y Registro Académico Con la información suministrada por los Consejos de Facultad, se procede a expedir y aprobar la convocatoria de admisiones respectiva por parte de la Oficina de Admisiones y Registro Académico y posteriormente se publica la misma en la página web de admisiones.

TIEMPO: Según calendario establecido para los programas tecnológicos y profesionales especiales.

Registro(Resolución - calendario de admisiones)
6 Diligenciar y comprar formulario Aspirante Una vez el aspirante conoce los términos y condiciones de la convocatoria, procede a diligenciar y pagar el formulario de inscripción en línea a través del SIA o en la entidad bancaria indicada (Ver procedimiento de diligenciamiento y pago de formularios: (https://viceacademica.ucaldas.edu.co/convocatoria-programas-tecnologicos-y-profesionales-especiales/

Para el caso de los aspirantes a programas técnicos profesionales en región, se diligencia el formulario, pero no se realiza pago de inscripción.

Tiempo: Según calendario establecido para los programas tecnológicos y profesionales especiales.
7 Seleccionar admitidos Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, Oficina de Admisiones y Registro Académico La Oficina Asesora de Planeación y Sistemas enviará los resultados al ICFES y realizará la respectiva selección y admisión de dicho aspirante.

De no lograrse lo anterior, se publicarán los resultados con la información de los aspirantes inscritos, en orden descendente de ponderado.

Si los resultados del SNP no coinciden con la base de datos del ICFES, estos serán anulados.

Para el caso de los aspirantes a programas técnicos profesionales en región, la selección de los admitidos se realiza previamente mediante el proceso de focalización.

TIEMPO: 8 días hábiles.
8 Emitir listados de admitidos y publicar resultados. Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, Oficina de Admisiones y Registro Académico Se generan los listados de admitidos y no admitidos, y se publican en la página web de admisiones.

Para el caso de los aspirantes a programas técnicos profesionales en región, no se publica listado de admitidos.

TIEMPO: Según calendario establecido.

Registro(Listados de admisión)
9 Cargar documentos para matrícula. Oficina de Admisiones y Registro Académico y Admitido Los admitidos deberán realizar el cargue de documentos para matricula directamente en el sistema SIA. (Ver documentos en políticas y condiciones de operación).

Para el caso de los aspirantes a programas técnicos profesionales en región, el cargue de documentos deberá realizarse simultáneamente al diligenciamiento del formulario de inscripción, de acuerdo con la estrategia definida entre la Oficina de Admisiones y Registro Académico y Oficina de Educación a Distancia.

TIEMPO: Según calendario establecido.
10 Realizar llamadas posteriores (cuando aplique). Director de programa, Oficina de Admisiones y Registro Académico Los cupos de aquellos aspirantes que no hayan entregado en el tiempo establecido la documentación solicitada, serán reasignados en llamados posteriores y en estricto orden de puesto ocupado por el aspirante.

La coordinación del Programa deberá verificar la necesidad de hacer llamados posteriores y manifestarlo ante la Oficina de Admisiones y Registro Académico.

TIEMPO: Según calendario establecido.

Registro(Listados - llamados)
11 Revisar documentos cargados por los admitidos y generar recibos de pago de matrícula. Oficina de Admisiones y Registro Académico, Oficina Asesora de Planeación y Sistemas La Oficina de Admisiones y Registro Académico revisará la documentación cargada por los admitidos y posterior a esto procede a generar los recibos de pago de matrícula en conjunto con la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas.

Tiempo: Según calendario establecido
12 Descargar recibos y realizar pago de matrícula Estudiante Los estudiantes deberán descargar del Sistema de Información Académica el recibo de pago para posteriormente realizar la cancelación del mismo, en línea o en la entidad bancaria.

Para el caso de los estudiantes de programas técnicos profesionales en región, la conciliación de la matrícula se realiza de conformidad con los convenios establecidos.

Tiempo: Según calendario establecido.
13 Inscribir actividades académicas. Dirección de programa Desde cada programa se procede a registrar las respectivas actividades académicas en el Sistema de Información Académica a todos los estudiantes nuevos que hayan pagado su recibo de matrícula.

Tiempo: Antes del inicio de clases.
14 Fin    

REGISTROS DEL DOCUMENTO
Nombre del Registro Resp. Almacena. Cod.Registro SIG Serie Archivo
Calendario académico para programas tecnológicos y profesionales especiales
VICE-RECTORIA ACADEMICA
-H-VAC-026
Listados - llamados
REGISTRO ACADEMICO
--
Listados de admisión
REGISTRO ACADEMICO
--
Resolución - calendario de admisiones
VICE-RECTORIA ACADEMICA
--

NORMATIVIDAD Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Normatividad Interna
NúmeroAñoDescripciónConsultar
020 -1 2010"POR MEDIO DEL CUAL SE REGULA ALGUNOS ASPECTOS DE LA OFERTA DE PROGRAMAS A DISTANCIA"-ACTUALIZADO
046 2014POR EL CUAL SE EXONERA DEL 50% EL VALOR MATRICULA DE ESTUDIANTES QUE INGRESEN A PROGRAMAS REGIONALES, DEL 20% A EST. DESTACADOS DE POSTGRADO REGIONALES Y DEL 80% A LOS EGRESADO DE PROG. REGIONALES QUEINGRESEN A INGENIERIA MECATRONICA
085 1992POR EL CUAL SE ADOPTA EL REGLAMENTO ESTUDIANTIL PARA ESTUDIANTES DE LOS PROGRAMAS EDUCATIVOS EN LA METODOLOGIA ABIERTA Y A DISTANCIA.
027 2002POR EL CUAL SE MODIFICA EL REGIMEN DE MATRICULAS DE LOS PROGRAMAS OFRECIDOS EN LA MODALIDAD A DISTANCIA.
49-1 2007POR MEDIO DEL CUAL SE REGLAMENTA EL ACUERDO 016 DEL CONSEJO SUPERIOR -REGLAMENTO ESTUDIANTIL PARA LOS ESTUDIANTES DE LOS PROGRAMAS ACADEMICOS DE PREGRADO Y POSTGRADO DE LA UNIVERSIDAD DE CALDAS - ACTUALIZADO-


ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
PROFESIONAL ESPECIALIZADO - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS JEFE DE OFICINA - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS VICERRECTOR DE UNIVERSIDAD - VICERRECTORÍA ACADÉMICA

HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN
ORIGEN DE LOS CAMBIOS
FECHA
8Se actualiza procedimiento para incluir actividades relacionadas con los programas académicos en región. 2024-06-13
7Se eliminan unos pasos en el flujograma y se realizan ajustes en otros.2020-08-13
6Modernización de la imagen del SIG.2019-10-18
5Se actualiza el documento de acuerdo a la normativa vigente. 2017-10-20
4Se requiere ajustar y modificar el procedimiento según la normativa vigente.

Se actualiza el nombre del procedimiento y se agrega: "PROGRAMAS TECNOLÓGICOS Y PROFESIONALES ESPECIALES".

Se establecieron cambios a los largo del apartado "INFORMACIÓN" agregando el términos "PROGRAMAS TECNOLÓGICOS Y PROFESIONALES ESPECIALES".

Se ajustaron los requisitos documentales de matrícula.

Se agrega a la normativa el Acuerdo 020 de 2010 del Consejo Superior.

Se agregó en el paso 10 el "FORMATO PARA EL REGISTRO DE MATRÍCULA DE PROGRAMAS TÉCNICOS, TECNOLÓGICOS Y PROFESIONALES ESPECIALES".

Se agregó un paso adicional en el cual se establece la expedición de PINES.
2014-11-12
3Se debe actualizar el procedimiento según las modificaciones normativas en términos de matrículas.

Se agregó en la normativa el Acuerdo 027 de 2002 que regula las matrículas de los programas a distancia.

Se optimizó el contenido del desarrollo, dejando únicamente los aspectos relevantes de información necesaria para los responsables en el proceso.		2012-10-01
2Se organiza la parte del desarrollo, Se eliminan las definiciones de los términos Sedes y Cread.

En el Flujograma se elimina el listado de documentación, el cual se incluye en el desarrollo.

Se incluye normatividad.
2012-04-27
1Versión inicial2011-10-24


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