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PROCEDIMIENTO PARA LA INSCRIPCIÓN, ADMISIÓN Y MATRICULA DE ASPIRANTES A PROGRAMAS DE POSGRADO

Código: P-DC-609
Versión: 7
Emisión: 2024-06-11

PROCESO DOCENCIA

OBJETIVO
Orientar a los aspirantes, admitidos y funcionarios de las diferentes dependencias de la Universidad de Caldas en los pasos necesarios para realizar la inscripción, admisión y matrícula de los aspirantes regulares y especiales a programas de posgrado.

ALCANCE
El procedimiento inicia con la planificación y diseño de la convocatoria por parte de la Oficina de Posgrados concertada con la Oficina de Admisiones y Registro Académico y aprobada mediante resolución por parte de la Vicerrectoría de Investigaciones y Posgrados, diligenciamiento y pago del formulario de inscripción por parte del aspirante, publicación de admitidos, hasta la matrícula e inscripción de las correspondientes actividades académicas.

RESPONSABLES

 

VICERRECTORÍA DE INVESTIGACIONES Y POSGRADOS: Corresponde la elaboración de la convocatoria general para ofertar los posgrados en la Universidad de Caldas, de acuerdo con la política de posgrados.

OFICINA DE ADMISIONES Y REGISTRO ACADÉMICO:  Coordinar operativamente la gestión de las actividades necesarias para realizar la inscripción, admisión y matrícula de aspirantes a programas de posgrado. Asimismo, corresponde la liquidación de la matrícula financiera, según la normatividad institucional.

PROGRAMAS ACADÉMICOS DE POSGRADO:  Corresponde la aplicación de pruebas de selección o realización de entrevistas, de acuerdo a los parámetros establecidos por cada programa y la inscripción de actividades académicas a cursar por parte de los admitidos matriculados durante su primer semestre. 
ASPIRANTES: Corresponde la realización de los procesos de inscripción y pago de formulario.

ADMITIDOS:  Corresponde realizar el cargue de documentos para matrícula en el SIA. 

 


DEFINICIONES Y TÉRMINOS
ADMISIÓN: Es el acto por el cual la Universidad selecciona académicamente, de la población que voluntariamente solicita inscripción, a quienes de acuerdo con los requisitos establecidos en el Reglamento Estudiantil, pueden matricularse en un programa académico. El proceso de admisión de los aspirantes inscritos a Programas de pregrado o postgrado se efectúa en la Oficina de Admisiones y Registro Académico, con base en los criterios, requisitos y procedimientos que el Consejo Académico establezca para tal fin. 
ASPIRANTE:  Persona que pretende acceder a un cupo en un programa académico en la Universidad de Caldas. 
INSCRIPCIÓN:  Es el acto mediante el cual una persona formaliza su interés por ingresar a un programa académico ofrecido en la Universidad. 
MATRÍCULA: La matrícula es el registro oficial de las actividades académicas que el estudiante cursará y el pago de los derechos académicos respectivos; su vigencia es de un período académico, lo cual obliga a refrendarla en cada uno de ellos. El procedimiento y los documentos requeridos serán reglamentados por el Consejo Académico. 
PUNTO DE EQUILIBRIO:  Número mínimo de estudiantes que garantiza la estabilidad financiera de un programa académico en la Universidad de Caldas. 
SIA:  Sistema de Información Académica.

 


POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN

 

 

 REQUISITOS Y CONDICIONES PARA LA INSCRIPCIÓN: (Literal b. del Artículo 11 Acuerdo 49-2007)

1. Acreditar el título de pregrado de universidad (nacional o extranjera) en programas debidamente reconocidos por el Estado Colombiano y relacionados con el área o Programa académico ofrecido.

2. Haber presentado las pruebas de admisión definidas por el Comité de Currículo del respectivo programa.

3. Cancelar el valor de la inscripción y diligenciar el formulario de la inscripción dentro de las fechas establecidas por el calendario de admisiones.

4. Demostrar suficiencia lectora de un idioma adicional durante el primer año. Esta demostración se hará mediante una de las siguientes modalidades:

•  Prueba de suficiencia aplicada por el Departamento de Lenguas Extranjeras.

•  Acreditación de curso o cursos de lengua adicional que sumen un mínimo de 180 horas en Instituciones de Educación Superior autorizadas por el Ministerio de Educación Nacional, o instituciones de Educación No Formal, debidamente autorizadas por la Secretaría de Educación Municipal de la ciudad en donde el aspirante realizó los cursos de lengua adicional

• Presentación de una certificación correspondiente al resultado de una prueba estandarizada nacional o internacional reconocida por elMinisterio de Educación Nacional en Colombia. Dicha certificación deberá indicar el nivel B2 de inglés para los programas de doctorados y el nivel B1 de inglés para programas de maestrías, especialización médica y quirúrgica y demás especializaciones, o su equivalente en una lengua extranjera establecida por el programa, de conformidad con el Marco Común Europeo, lo anterior de acuerdo con la Política de Posgrados (Acuerdo 25 de 2019).

• A través del Examen de Calidad de la Educación Superior (SABER PRO), en su componente de inglés, acreditando el nivel B2 de inglés para los doctorados y el nivel B1 de inglés para maestrías, especialización médica y quirúrgica y demás especializaciones. Las certificaciones de instituciones de Educación No Formal extranjeras no serán válidas para efectos de acreditar suficiencias.  

 

 REQUISITOS PARA EL RECONOCIMIENTO DE LENGUAS NATIVAS, MANUALES O TÁCTILES (Aplicación del Acuerdo 04 del Consejo Académico del 22 de marzo de 2023)

1.    Presentar una prueba para demostrar la competencia en el nivel B1 (intermedio avanzado) diseñada o disponible para la lengua especifica.

a. Para ello el estudiante, con por lo menos un año de anticipación al término de su   formación, solicitará al director(a) de programa la realización de la prueba.

b. La dirección de programa solicitará a los departamentos de Lingüística y Literatura y de Antropología y Sociología, el diseño (si es el caso) y la programación de la prueba.

2.      Presentar certificado de pertenencia a la comunidad étnica. Este certificado deberá ser emitido por la autoridad de la comunidad.

En caso de que la prueba no pueda ser diseñada o no esté disponible en el momento de la solicitud:

1.   La presentación oral y escrita (con presentación) de un informe de su requisito de graduación en la lengua a certificar presentado a la comunidad de pertenencia o representativa. Para esta prueba asistirá un(os) delegado(s) del departamento de Lingüística y Literatura o de Antropología y Sociología con el fin de tramitar y certificar la presentación oral y escrita en lengua, y la retroalimentación por parte del estudiante a preguntas realizadas. Se dejará constancia y registro de la presentación.

2.  La certificación de un curso en una lengua nativa de por lo menos 180 horas, en el cual se certifique el nivel B1 (intermedio avanzado) por una institución de educación superior.

En el caso de las lenguas manuales y táctiles la demostración de la competencia se realizará de conformidad con los parámetros establecidos por la autoridad competente con base a la legislación vigente sobre la materia y/o la prueba diseñada por el Departamento de Lingüística y Literatura de la Universidad de Caldas.

 

ASPECTOS RELACIONADOS CON LA ADMISIÓN

 

PRUEBAS DE CONOCIMIENTO: Las pruebas de conocimientos son realizadas de acuerdo con los parámetros establecidos por el Comité de Currículo de cada Programa de Postgrado.

HOJA DE VIDA Y ENTREVISTAS: La evaluación de las hojas de vida y las entrevistas serán realizadas según las condiciones establecidas por el Comité de Currículo de cada programa académico.

 

REQUISITOS PARA EL RECONOCIMIENTO DE LENGUAS NATIVAS, MANUALES O TÁCTILES (Aplicación del Acuerdo 04 del Consejo Académico del 22 de marzo de 2023)

1.Presentar una prueba para demostrar la competencia en el nivel B1 (intermedio avanzado) diseñada o disponible para la lengua especifica.

a. Para ello el estudiante, con por lo menos un año de anticipación al término de su   formación, solicitará al director(a) de programa la realización de la prueba.

b. La dirección de programa solicitará a los departamentos de Lingüística y Literatura y de Antropología y Sociología, el diseño (si es el caso) y la programación de la prueba.

2.      Presentar certificado de pertenencia a la comunidad étnica. Este certificado deberá ser emitido por la autoridad de la comunidad.

En caso de que la prueba no pueda ser diseñada o no esté disponible en el momento de la solicitud:

1. La presentación oral y escrita (con presentación) de un informe de su requisito de graduación en la lengua a certificar presentado a la comunidad de pertenencia o representativa. Para esta prueba asistirá un(os) delegado(s) del departamento de Lingüística y Literatura o de Antropología y Sociología con el fin de tramitar y certificar la presentación oral y escrita en lengua, y la retroalimentación por parte del estudiante a preguntas realizadas. Se dejará constancia y registro de la presentación.

2.  La certificación de un curso en una lengua nativa de por lo menos 180 horas, en el cual se certifique el nivel B1 (intermedio avanzado) por una institución de educación superior.

En el caso de las lenguas manuales y táctiles la demostración de la competencia se realizará de conformidad con los parámetros establecidos por la autoridad competente con base a la legislación vigente sobre la materia y/o la prueba diseñada por el Departamento de Lingüística y Literatura de la Universidad de Caldas.

 

ASPECTOS RELACIONADOS CON LA ADMISIÓN

 

PRUEBAS DE CONOCIMIENTO: Las pruebas de conocimientos son realizadas de acuerdo con los parámetros establecidos por el Comité de Currículo de cada Programa de Postgrado.

HOJA DE VIDA Y ENTREVISTAS: La evaluación de las hojas de vida y las entrevistas serán realizadas según las condiciones establecidas por el Comité de Currículo de cada programa académico.

PUBLICACIÓN DE RESULTADOS: La publicación de los resultados de los diferentes programas académicos de postgrados, se realizará a través de la página web de admisiones dispuesta por la Universidad de Caldas.

La coordinación de cada programa consolidará el resultado de todas las notas obtenidas en el proceso de selección (entrevista, análisis de hojas de vida, cursos nivelatorios, presentación de protocolos, etc.) indicados en la convocatoria respectiva, en una base de datos que hará parte constitutiva del expediente de la convocatoria por Facultad. Los resultados consolidados serán remitidos a la Oficina de Admisiones y Registro Académico mediante un acta oficial que contendrá la siguiente información básica:

• Ciudad y fecha

• Resultados de admisión: En los cuales únicamente se publicará el documento de identidad del aspirante, el puntaje obtenido y el resultado (Admitido - no admitido).

• Nombres y firmas de los evaluadores

• Firma del respectivo Decano(a).

• Una vez publicados los resultados y verificada la ejecución de la etapa de selección, se procede a verificar el número de admitidos con el punto de equilibrio presupuestado el cual determina la apertura de la cohorte.

• Si el número de admitidos, no supera el número mínimo aprobado para la apertura de la nueva cohorte, ésta quedará aplazada. Los admitidos podrán solicitar reserva de cupo hasta por un máximo de 2 periodos académicos. Esto también aplica para el pago por concepto de inscripción.

 

ASPECTOS RELACIONADOS CON EL PAGO DE MATRÍCULA: El aspirante admitido debe realizar el pago en línea o directamente en la entidad bancaria, conforme con las indicaciones contenidas en la convocatoria.

 

PROCESO DE MATRÍCULA: El admitido realiza el cargue de los siguientes documentos en el SIA:

 

- Una (1) fotografía para documento de identidad

- Fotocopia del documento de identidad vigente

- Registro civil de nacimiento original

- Fotocopia del diploma y acta de grado de pregrado

- Fotocopia del carné de egresado de la Universidad de Caldas (cuando aplique)

- Fotocopia del certificado electoral (Últimas elecciones)

- Certificado de suficiencia lectora en un idioma extranjero, lengua nativa, manual o táctiles

 

ADMISIÓN PARA ESTUDIANTES DE PREGRADO QUE APROBARON ACTIVIDADES ACADÉMICAS EN LOS POSGRADOS

 

En caso de aspirantes que hayan cursado actividades académicas en programas de posgrado como trabajo de grado o para ser reconocidas en el área de profundización de un programa de pregrado, se deberá realizar el proceso de admisión en las mismas condiciones que un aspirante regular en lo relacionado con la inscripción (Diligenciamiento y pago del formulario, selección y admisión). 

 

PUBLICACIÓN DE RESULTADOS: La publicación de los resultados de los diferentes programas académicos de postgrados, se realizará a través de la página web de admisiones dispuesta por la Universidad de Caldas.

 

La coordinación de cada programa consolidará el resultado de todas las notas obtenidas en el proceso de selección (entrevista, análisis de hojas de vida, cursos nivelatorios, presentación de protocolos, etc.) indicados en la convocatoria respectiva, en una base de datos que hará parte constitutiva del expediente de la convocatoria por Facultad. Los resultados consolidados serán remitidos a la Oficina de Admisiones y Registro Académico mediante un acta oficial que contendrá la siguiente información básica:

 

•   Ciudad y fecha

•  Resultados de admisión: En los cuales únicamente se publicará el documento de identidad del aspirante, el puntaje obtenido y el resultado (Admitido - no admitido).

• Nombres y firmas de los evaluadores

• Firma del respectivo Decano(a).

•  Una vez publicados los resultados y verificada la ejecución de la etapa de selección, se procede a verificar el número de admitidos con el punto de equilibrio presupuestado el cual determina la apertura de la cohorte.

• Si el número de admitidos, no supera el número mínimo aprobado para la apertura de la nueva cohorte, ésta quedará aplazada. Los admitidos podrán solicitar reserva de cupo hasta por un máximo de 2 periodos académicos. Esto también aplica para el pago por concepto de inscripción.

 

ASPECTOS RELACIONADOS CON EL PAGO DE MATRÍCULA: El aspirante admitido debe realizar el pago en línea o directamente en la entidad bancaria, conforme con las indicaciones contenidas en la convocatoria.

 

PROCESO DE MATRÍCULA: El admitido realiza el cargue de los siguientes documentos en el SIA:

- Una (1) fotografía para documento de identidad

- Fotocopia del documento de identidad vigente

- Registro civil de nacimiento original

- Fotocopia del diploma y acta de grado de pregrado

- Fotocopia del carné de egresado de la Universidad de Caldas (cuando aplique)

- Fotocopia del certificado electoral (Últimas elecciones)

- Certificado de suficiencia lectora en un idioma extranjero, lengua nativa, manual o táctiles

 

ADMISIÓN PARA ESTUDIANTES DE PREGRADO QUE APROBARON ACTIVIDADES ACADÉMICAS EN LOS POSGRADOS

En caso de aspirantes que hayan cursado actividades académicas en programas de posgrado como trabajo de grado o para ser reconocidas en el área de profundización de un programa de pregrado, se deberá realizar el proceso de admisión en las mismas condiciones que un aspirante regular en lo relacionado con la inscripción (Diligenciamiento y pago del formulario, selección y admisión). 

Una vez surtido el procedimiento de selección y admisión, el estudiante solicitará la homologación de las actividades cursadas en el programa de posgrado y su ingreso podrá darse por una de las siguientes situaciones:

1. Apertura de cohorte: El estudiante continúa sus estudios en la cohorte del programa de posgrado en el cual realizó los cursos para reconocimiento de créditos como trabajo de grado o electivas de profundización.

2. Sin apertura de cohorte: El Coordinador del programa podrá autorizar el ingreso después de realizado el proceso de selección, admisión y homologación, informando a la Oficina de Admisiones y Registro Académico para generar el recibo de pago correspondiente. El estudiante continúa sus estudios con la cohorte del programa de posgrado en el cual realizó los cursos para reconocimiento de créditos como trabajo de grado o electivas de profundización.

 


DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No. Actividad Responsable Descripción
1 Inicio    
2 Elaborar la convocatoria general Vicerrectoría de investigaciones y posgrados La Vicerrectoría de Investigaciones y Posgrados realiza la convocatoria abierta y permanente de los programas de posgrados ofertados.

Tiempo: Anual
3 Diligenciar y comprar formulario. Aspirante Una vez el aspirante conoce los términos y condiciones de la convocatoria, procede a diligenciar y pagar el formulario de inscripción en línea a través del SIA o en la entidad bancaria indicada (Ver procedimiento de diligenciamiento y pago de formularios: (https://viceacademica.ucaldas.edu.co/posgrados/).

Tiempo: Según Resolución de Vicerrectoría de Investigaciones y Posgrados.
4 Aplicar pruebas de selección o realización de entrevistas (Según el programa). Coordinador del programa académico de posgrados - Comité Evaluador Una vez finalizado el proceso de inscripción, se aplicarán pruebas de conocimiento, entrevistas, análisis de hojas de vida, cursos nivelatorios y/o, presentación de protocolos de investigación, según se haya especificado en la convocatoria para cada programa.

Tiempo: Según Resolución de Vicerrectoría de Investigaciones y Posgrados.
5 Publicar resultados de admisión. Coordinación del programa académico de postgrados - Oficina de Admisiones y Registro Académico La Coordinación del programa académico de Postgrado remite los resultados a la Oficina de Admisiones y Registro Académico mediante Acta Oficial de Admisión, para posterior publicación en el sitio web de Admisiones.

En caso de que el número de admitidos sea inferior al punto de equilibrio presupuestado, el coordinador del programa deberá solicitar al Consejo Académico respectivo el aval para la apertura de la cohorte, el cual podrá aprobarla o negarla.

En caso de no apertura, se informará a todos los aspirantes.

Tiempo: Según Resolución de Vicerrectoría de Investigaciones y Posgrados.
6 Cargar documentos para matrícula Admitido Los admitidos deberán realizar el cargue de documentos para matricula en el SIA. (Listado de documentos requeridos se encuentra en políticas y condiciones de operación)

Tiempo: Según Resolución de Vicerrectoría de Investigaciones y Posgrados.
7 Revisar documentos cargados por los admitidos y generar recibos de pago de matrícula. Oficina de Admisiones y Registro Académico La Oficina de Admisiones y Registro Académico revisará la documentación cargada por los admitidos y posterior a esto procede a generar los recibos de pago de matrícula.

Tiempo: Recibos generados en 10 días hábiles máximo, luego del cargue de la documentación.
8 Descargar recibos y realizar pago de matrícula Estudiante Los estudiantes deberán descargar del Sistema de Información Académica el recibo de pago para posteriormente realizar la cancelación del mismo, en línea o en la entidad bancaria.

Tiempo: Según Resolución de Vicerrectoría de Investigaciones y Posgrados.
9 Inscribir actividades académicas. Dirección de programa de posgrado Desde cada programa de posgrado se procede a registrar las respectivas actividades académicas en el Sistema de Información Académica a todos los estudiantes nuevos que hayan pagado su recibo de matrícula.

Tiempo: Antes del inicio de clases.
10 Fin    


NORMATIVIDAD Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Normatividad Interna
NúmeroAñoDescripciónConsultar
23 2021POR EL CUAL SE MODIFICAN LOS ARTÃCULOS 11, 62 Y 119 DELACUERDO NRO. 49 DE 2007 â REGLAMENTO ESTUDIANTIL.
07 2017ACUERDO 07 DEL 23 DE MAYO DEL 2017, POR EL CUAL SE DESARROLLA EL LITERAL G DEL ARTICULO 74 DEL ACUERDO NRO. 49 DEL 2007 DEL CONSEJO ACADEMICO.
49-1 2007POR MEDIO DEL CUAL SE REGLAMENTA EL ACUERDO 016 DEL CONSEJO SUPERIOR -REGLAMENTO ESTUDIANTIL PARA LOS ESTUDIANTES DE LOS PROGRAMAS ACADEMICOS DE PREGRADO Y POSTGRADO DE LA UNIVERSIDAD DE CALDAS - ACTUALIZADO-
016-1 2007POR MEDIO DEL CUAL SE ADOPTA EL REGLAMENTO ESTUDIANTIL PARA LOS ESTUDIANTES DE LOS PROGRAMAS ACADEMICOS DE PREGRADO Y DE POSTGRADO DE LA UNIVERSIDAD DE CALDAS. -ACTUALIZADO
043-1 2010POR MEDIO DEL CUAL SE ADICIONA UN LITERAL A UN ARTICULO DEL ACUERDO 049 DE 2007 -REGLAMENTO ESTUDIANTIL- ACTUALIZADO
020 2008POR EL CUAL SE MODIFICAN Y SE FIJAN LOS DERECHOS DE MATRICULA, INSCRIPCION Y GRADO EN LOS PROGRAMAS DE POSTGRADO.


ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
PROFESIONAL ESPECIALIZADO - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS JEFE DE OFICINA - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS VICERRECTOR DE UNIVERSIDAD - VICERRECTORÍA ACADÉMICA

HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN
ORIGEN DE LOS CAMBIOS
FECHA
7Se actualiza el procedimiento de acuerdo con la realidad institucional y se incluye los requisitos para el reconocimiento en lenguas nativas, manuales o táctiles (Aplicación del Acuerdo 04 del Consejo Académico del 22 de marzo de 2023)2024-06-11
6Se incluye la información del Acuerdo 23 de 2021 del Consejo Académico en lo relativo a los requisitos de admisión relacionados con la competencia en lengua extranjera.2021-11-24
5Cambios en el flujograma según los normas vigentes.2020-08-14
4Modernización de la imagen del SIG.2019-10-18
3Se ingresa en la parte final del desarrollo, el mecanismo de admisión al posgrado cuando estudiantes de pregrado aprobaron actividades académicas en el posgrado. 2017-08-17
2Se hace necesario modificar el procedimiento, de acuerdo con los procesos y normativa vigente.

Se modifica el nombre del procedimiento a "PROCEDIMIENTO PARA LA INSCRIPCIÓN, ADMISIÓN Y MATRICULA DE ASPIRANTES A PROGRAMAS DE POSTGRADO".

Se ajustó el apartado del DESARROLLO, estableciendo las condiciones actuales en las cuales se desarrollan las convocatorias de admisión.

Se agrega a la normativa interna el Acuerdo 020 de 2008 del CS (Matrícula en Postgrados).

2014-11-12
1Versión inicial2012-04-24


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