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PROCEDIMIENTO PARA LA FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS |
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PROCESO | GESTIóN HUMANA |
OBJETIVO |
Lograr la adaptación del nuevo servidor púbico a la institución durante su ingreso, mejoramiento permanente en su desempeño y satisfacción laboral a través de la gestión de sus competencias laborales que contribuya a una mejor eficiencia y eficacia en el ejercicio de sus responsabilidades y las exigencias propias del cargo; a fin de fortalecer la capacidad individual y colectiva para aportar conocimientos, habilidades, aptitudes y actitudes en busca de un mejor desempeño como aporte al cumplimiento de los objetivos institucionales. |
ALCANCE |
Este procedimiento aplica para todos los servidores públicos inscritos en carrera administrativa, provisionales, libre nombramiento y remoción, planta temporal (de conformidad con la norma) y trabajadores oficiales de la Universidad de Caldas e involucra todas las actividades relacionadas con las funciones en el cargo, pasando por el acompañamiento en su ingreso, inducción, hasta la ejecución de las actividades de capacitación necesarias de acuerdo al análisis de sus competencias laborales. |
RESPONSABLES | ||||||||||
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DEFINICIONES Y TÉRMINOS | ||||||||||||||||||
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POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN | |
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES | |||||
No. | Actividad | Responsable | Descripción | ||
1 | Inicio. | ||||
2 | Ubicar el funcionario en el cargo | Profesional Universitario de Gestión Humana |
Legalizado el nombramiento del nuevo funcionario se coordina con el jefe inmediato la hora de ingreso para realizar la entrega del cargo con las respectivas funciones, ubicación en el puesto de trabajo, para el desarrollo de sus labores y el funcionario al cual reemplazará si es del caso.
TIEMPO: Inmediatamente después del nombramiento. |
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3 | Realizar inducción | Profesional Universitario de Gestión Humana |
Se realiza con la debida anticipación la programación de la jornada de inducción notificando, tanto a los funcionarios responsables de desarrollar cada tema como los invitados a la sesión. Se coordina la infraestructura y logística necesaria para realizar la sesión y se evalúan los resultados en cuanto a logística y calidad de los expositores.
TIEMPO: Máximo 8 semanas después del ingreso del funcionario. Ver Registro (Agenda o cronograma de inducción). Cuando la actividad se hace virtual, el registro de los asistentes, es un archivo que arroja la plataforma ya sea meet o zoom, con la información de las personas que se conectan a la actividad. Ver Registro(Formato para registrar asistencias a eventos) |
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4 | Realizar reinducción | Profesional Universitario de Gestión Humana |
Anualmente se realizan una jornada de reinducción con personal administrativo y trabajadores oficiales. Se realiza con la debida anticipación la programación de la jornada de reinducción notificando, tanto a los funcionarios responsables de desarrollar cada tema como los invitados a la sesión. Se coordina la infraestructura y logística necesaria para realizar la sesión y se evalúan los resultados en cuanto a logística y calidad de los expositores
TIEMPO: Un día Ver Registro(Formato para evaluación individual de las actividades de capacitación) |
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5 | Elaborar y socializar Plan Bianual de Formación y Capacitación | Profesional Universitario de Gestión Humana |
El Plan bianual de Formación y Capacitación se compone de temáticas o proyectos de aprendizaje que apuntan a resolver problemas institucionales y capacitaciones individuales que obedecen a necesidades específicas de los funcionarios, los jefes de las oficinas y/o líderes de grupos internos, y la institución.
Para formular las actividades, se utilizan las diferentes herramientas de autoevaluación institucional o necesidades evidenciadas por los jefes de dependencia y para las capacitaciones individuales se utilizan como insumo la evaluación del desempeño y necesidades expresadas por los funcionarios en la encuesta realizada cada dos años. Previamente se presenta a la Comisión de Personal el Plan de Capacitación, con el fin de complementar o realizar los ajustes que consideren pertinentes; esto para recomendación de aprobación ante el Rector. TIEMPO: Bianualmente Ver Registro(Formato para diagnóstico de necesidades de capacitación) |
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6 | Aprobar y publicar Plan Bianual de Formación y Capacitación | Rector - Jefe Oficina de Gestión Humana |
Luego de aprobación de recomendación de la Comisión de Personal, quién aprueba y emite conceptos alrededor de las necesidades identificadas y debilidades y fortalezas del programa y luego de aprobación por parte del Rector mediante acto administrativo, se publica el plan en la página web de la universidad, con el fin de que sea conocido por toda la comunidad universitaria
TIEMPO: Bianualmente Registro(Resolución de aprobación Plan de Formación y Capacitación) |
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7 | Ejecutar actividades de capacitación | Profesional Universitario de Gestión Humana |
De acuerdo con lo establecido en el programa de formación y capacitación, se coordina la realización de actividades, capacitaciones individuales o colectivas. Se seleccionan los mejores proveedores de servicios si es del caso o se gestionan inscripciones a eventos o cursos según los procedimientos establecidos.
Cuando los procesos de capacitación están enmarcados en la necesidad de realizar formaciones en temas de carácter interno (procesos y/o procedimientos) ofertadas por las mismas dependencias de la Universidad y/o funcionarios adscritos a las unidades académico-administrativas, se diligencia el formato para dar a conocer capacitaciones grupales, informando sobre las capacitaciones administrativas que programan y ejecutan. TIEMPO: Según programa Ver Registro(Formato para dar a conocer capacitaciones grupales) |
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8 | Solicitar actividad de capacitación | Servidores Públicos, Jefes inmediatos, Oficina de Gestión Humano |
Cuando el jefe o el servidor público requieran una capacitación individual, se debe realizar solicitud a la oficina de gestión humana a través del formato de solicitud individual de capacitación.
Si el evento de capacitación requiere inscripción, viáticos, y tiquetes aéreos, se procede a realizar los trámites administrativos necesarios y se notifica al funcionario participante. Para capacitación colectiva, convoca la Oficina de Gestión Humana, se ejecuta la actividad previa disposición de los recursos físicos, tecnológicos y de infraestructura, necesarios para realizarla, la notificación se hace por escrito a cada participante con fecha, hora y agenda detallada. En ambos casos, se registra la asistencia diligenciando el formato correspondiente o certificado de asistencia. Tiempo: Según necesidad. Ver Registro(FORMATO DE SOLICITUD INDIVIDUAL DE CAPACITACIÓN) |
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9 | Evaluar las actividades de capacitación | Servidores Públicos |
La evaluación de satisfacción de la capacitación individual o colectiva, se realiza una vez finalizado el evento, en la cual el participante, evalúa criterios de: servicio brindado, calidad de los facilitadores, pedagogía, ayudas audiovisuales, logística, entre otros.
Tiempo: Cada que se ejecute una actividad Ver Registro(Formato para evaluación individual de las actividades de capacitación) |
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10 | Evaluar la eficacia de la capacitación. | Servidores Públicos participantes. |
Esta evaluación se llevará a cabo con las capacitaciones individuales y con las capacitaciones que tiene una duración de 16 horas o más, un mes después de realizada la misma.
A través de un formato google, se evalúa la eficacia de la capacitación con el fin de evidenciar el cumplimiento del o los objetivos de la capacitación, si los conocimientos son aplicables a sus funciones o si han permitido mejorar su desempeño, etc. De igual forma la eficacia también se validará con el certificado de asistencia o aprobación a la actividad educativa. Tiempo: 1 mes después de finalizada la capacitación. Registro(Formulario de google evaluación eficacia de la capacitación) |
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11 | Solicitar capacitación formal | Servidores Públicos |
Cuando el servidor público requiera un incentivo para educación formal, realiza solicitud de acuerdo a los lineamientos que establece semestralmente el comité de estímulos e incentivos, de conformidad con el cronograma establecido para tal fin.
Tiempo: Semestral |
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12 | Elaborar informes | Profesional Universitario de Gestión Humana |
Se elaboran los informes sobre el desarrollo de las actividades de inducción, reinducción y capacitación, generando conclusiones sobre el cumplimiento, los cuales son presentados ante la comisión de personal.
TIEMPO: Informe parcial (primer semestre) informe final (fin de año) Registro(Informes) |
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13 | Fin |
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REGISTROS DEL DOCUMENTO | |||
Nombre del Registro | Resp. Almacena. | Cod.Registro SIG | Serie Archivo |
FORMATO DE SOLICITUD INDIVIDUAL DE CAPACITACIÓN | OFICINA DE GESTIÓN HUMANA | R-2567-P-GH-634 | - |
Formato para dar a conocer capacitaciones grupales | OFICINA DE GESTIÓN HUMANA | R-3027-P-GH-634 | - |
Formato para diagnóstico de necesidades de capacitación | OFICINA DE GESTIÓN HUMANA | R-2131-P-GH-634 | ASUNTO |
Formato para evaluación individual de las actividades de capacitación | OFICINA DE GESTIÓN HUMANA | R-2129-P-GH-634 | ASUNTO |
Formato para registrar asistencias a eventos | OFICINA DE GESTIÓN HUMANA | R-2133-P-GH-634 | ASUNTO |
Formulario de google evaluación eficacia de la capacitación | DIVISION FINANCIERA | - | - |
Informes | OFICINA DE GESTIÓN HUMANA | - | - |
Resolución de aprobación Plan de Formación y Capacitación | OFICINA DE GESTIÓN HUMANA | - | - |
ELABORÓ | REVISÓ | APROBÓ |
PROFESIONAL ESPECIALIZADO - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS | JEFE DE OFICINA - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS | JEFE DE OFICINA - OFICINA GESTIÓN HUMANA |
HISTORIAL DE CAMBIOS | ||
11 | Se actualiza el formato para registrar asistencia a eventos. | 2023-10-31 |
10 | Se cambia el nombre, se ajustan algunas definiciones y se eliminan otras Se ajusta la descripción de las políticas y condiciones de operación dando mayor claridad a las actividades del mismo. Se ajusta la descripción de algunas actividades del flujograma. | 2022-10-11 |
9 | Se ajusta el paso 10 del flujograma y se incluye el formato para dar a conocer las capacitaciones grupales. | 2020-12-03 |
8 | Se ajusta información en responsables y se incluyen definiciones y términos. Por la contingencia de salud pública que generó la COVID - 19 y con la estrategia de trabajo en casa, algunas actividades se cambian de manera temporal mientras se mantenga la contingencia. | 2020-10-22 |
7 | Se realizan ajustes en el Desarrollo y en el flujograma y se actualiza normatividad externa. | 2020-05-08 |
6 | Modernización de la imagen del SIG | 2019-10-16 |
5 | Se realizan varios ajustes en el DESARROLLO y se incluye normatividad interna y externa. | 2018-06-01 |
4 | Por duplicidad de la información se hace la corrección. Punto 9: Se socializa el plan de capacitación administrativa ante la Comisión de Personal, quién emite conceptos alrededor de las necesidades identificadas y debilidades y fortalezas del programa. Se realizan los ajustes que sean necesarios y pertinentes. Se publica el plan en la página web de la universidad, con el fin de que sea conocido por toda la comunidad universitaria.... Punto 13: Se hace la eliminación de este punto. Todas las actividades de capacitación incluyendo inducciones y reinducciones se evalúan en su efectividad, un mes después de realizada, en la cual se consulta a los funcionarios (as) participantes, sobre el impacto de la capacitación para mejorar su desempeño laboral y la calidad y utilidad de la misma, criterios bajo los cuales se determina la efectividad de la actividad realizada. TIEMPO: 1 mes después de finalizada la capacitación Ver Registro(Formato para evaluar efectividad de la capacitación) Punto 14: Eliminar el formato y anexar el solicitado.... y reemplazar.. Paso 5: Se duplica para ingresar el formato de Asistencia a Eventos quedando CODIGO: R-2566-P-GH-634 Versión 1. Paso 7: Se elimina y efectividad. Paso 11: Se elimina registro (Resolución de aprobación plan de formación y capacitación). Paso 12: Textualmente se pasa de la versión 2 el paso 17. se anexa formato R-2567-P-GH-634. Paso 14: R-2568-P-GH-634. Paso: 15: Solicitar capacitación formal por parte de los funcionarios . | 2016-05-19 |
3 | Se deben hacer cambios tanto en el objetivo como en responsabilidad. | 2015-12-03 |
2 | Se anexa un acta de entrega para cargos directivos. | 2014-05-22 |
1 | Versión inicial | 2013-07-19 |
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