Sistema Integrado de Gestión

	PROCEDIMIENTO PARA LA PRESENTACIÓN, APROBACIÓN Y SEGUIMIENTO DE PROYECTOS, SERVICIOS, EVENTOS DE EXTENSIÓN O EDUCACIÓN CONTINUADA QUE NO REQUIEREN RECURSOS
Código: P-PR-869	Versión: 5	Emisión: 2023-02-21

PROCESO

PROYECCIóN

OBJETIVO

Establecer las etapas a desarrollar para la presentación de un proyecto, servicio, evento de extensión o educación continuada que no requieren recursos ante la Vicerrectoría de Proyección por parte de un Docente coordinador. Con la aplicación de este procedimiento se da respuesta a las actividades de planificación y control en la prestación de los procesos universitarios de proyección.

ALCANCE

El procedimiento es aplicable a todos los Docentes y Administrativos que presenten proyectos, servicios, eventos de extensión y educación continuada y comprende las actividades desde la formulación e inscripción de proyectos que no requieren recursos entendidos ante la Vicerrectoría de Proyección Universitaria, su aprobación, seguimiento y cierre, con las acciones resultantes del mismo.

RESPONSABLES

VICERRECTOR DE PROYECCIÓN UNIVERSITARIA:	Velar por el cumplimiento de la política de proyección de la Universidad de Caldas; promover la participación docente en procesos de formulación de proyectos de proyección a través de procesos de capacitación y asesoría; garantizar el adecuado uso de los recursos destinados a la proyección de la Universidad.
DECANO:	El Consejo de Facultad avala el proyecto, servicio, evento de extensión y educación continuada y remite oficio a la Vicerrectoría de Proyección.
DIRECTOR DE DEPARTAMENTO:	Conceptuar sobre la calidad, pertinencia y cumplimiento de requisitos del proyecto. Remitir los proyectos avalados a los Consejos de Facultad.
COORDINADOR:	El coordinador es el docente o funcionario administrativo responsable de diligenciar los formatos de presentación de proyectos; ejecutar el proyecto y presentar los respectivos informes de seguimiento y cierre.
AUXILIAR ADMINISTRATIVO - VICERRECTORÍA DE PROYECCIÓN:	El personal administrativo de la Vicerrectoría de Proyección elabora y envía los oficios de aprobación del proyecto. Mantener adecuados canales de comunicación con las diferentes Facultades.

DEFINICIONES Y TÉRMINOS

PROYECTOS DE EXTENSIÓN:	Proyectos o programas presentados por Docentes o Administrativos de la Universidad enmarcados en distintas áreas, prácticas académicas y actividades docentes, servicios académicos de extensión: asesorías, consultorías, asistencia técnica, veeduría, interventoría servicios tecnológicos, servicios especializados, gestión cultural/académica, servicios de comunicación e información y educación continuada (congresos, foros, diplomados).
MODALIDADES DE PROYECCIÓN:	Según el Acuerdo 008 de 2006 del Consejo Superior Universitario, por el cual se adopta la política de proyección en la Universidad de Caldas y, de acuerdo con lo establecido en el artículo 120 de la Ley 30 de 1992 , se registran diferentes variables de extensión, que para efecto del presente procedimiento se considerarán las siguientes: Proyectos de Extensión: “proceso único consistente en un conjunto de actividades coordinadas y controladas con fechas de inicio y de finalización, llevadas a cabo para lograr un objetivo conforme con requisitos específicos, incluyendo las limitaciones de tiempo, costo y recursos” (Definición tomada de la ISO10006:2003. Sistemas de Gestión de la Calidad – Directrices para la Gestión de la calidad en los proyectos. Educación continuada y eventos de extensión: actividades de formación continua ofrecidas con el objeto de complementar, actualizar y suplir conocimiento y/o acciones que permiten visibilizar los productos de las diferentes unidades académicas y que buscan acercar a la comunidad interna y externa a la Universidad (cursos, talleres, diplomados, seminarios, congresos, simposios, foros, conciertos, exposiciones, festivales, coloquios, conversatorios, concursos, jornadas académicas, obras de teatro, celebraciones culturales, entre otros). Servicios de extensión: servicios que la Universidad presta a la comunidad con vocación de permanencia, para satisfacer una determinada necesidad de la sociedad.
COMISIÓN CENTRAL DE PROYECCIÓN:	Está integrada por el Vicerrector de Proyección Universitaria en calidad de presidente y un representante de cada una de las Facultades, recomendado por el Decano, para lo cual el Rector de la Universidad a través de Resolución formaliza la conformación de acuerdo con dicha recomendación. Entre sus funciones se encuentran: Proponer Políticas de Proyección para la Universidad de Caldas. Ser órgano asesor y consultor de la Vicerrectoría, de las unidades académico administrativas que realizan proyección. Establecer comunicación con los representantes de cada una de las facultades. Colaborar en el fortalecimiento y diversificación de la proyección. Analizar y evaluar los proyectos o propuestas de proyección que se aprueban en las facultades. Recomendar a la Vicerrectoría de Proyección Universitaria la asignación del presupuesto para los proyectos aprobados por la comisión. Hacer seguimiento a la base de datos o registro de los proyectos presentados e inscritos en la Vicerrectoría y asegurar que se cumplan los parámetros definidos por la Vicerrectoría. Y las demás que consignadas en la Resolución 01051 del 2004. Parágrafo Resolución 01051 2004, para que un proyecto sea inscrito en la Vicerrectoría de Proyección, deberá contar con la aprobación previa del Representante de la Facultad respectiva y de la Comisión Central de Proyección.
RECURSOS:	Se entiende por recursos todas aquellas necesidades de financiación en dinero o en especie y las horas de descarga de labor de docente. Este procedimiento aplica para aquellos proyectos que no solicitan recursos.

POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN

Los proyectos de extensión deben ser inscritos en la Vicerrectoría de Proyección, requieran o no apoyo financiero o logístico, estos proyectos están enmarcados dentro de la política de proyección de la Universidad (Acuerdo 08 de 2006) de las siguientes modalidades:
A. Prácticas Académicas y actividades docente- asistenciales: se desarrolla de diferentes formas; prácticas comunitarias, de servicio, educativas, de empresa, deportivas, asistenciales en salud humana y salud animal, consultorios jurídicos y sicológicos, pasantías de docentes, pasantías y prácticas de estudiantes como parte del plan de estudios o como modalidad de trabajos de grado.
B. Servicios Académicos de Extensión: se enmarcan todas las acciones que la Universidad realiza para responder a las demandas de su entorno político, social y cultural, a nivel local, nacional e internacional, y ampliar el vínculo de lo académico con lo público. Dentro de estos servicios se consideran las asesorías, consultorías, veedurías, interventorías, asistencia técnica, y gestión tecnológica.
C. Servicios Especializados: comprende laboratorios, exámenes especializados, consultas de medicina, de enfermería, salud ocupacional, servicios administrativos, , jurídicos, artísticos y culturales, entre otros.
D. Educación Continuada o formación permanente: conjunto de actividades de enseñanza y/o aprendizaje, se desarrollan por medio de cursos libres, diplomados, seminarios, talleres, jornadas académicas, congresos, foros, entre otros.

E. Gestión Cultural / Académica: actividades culturales y artísticas que ofrece la Universidad, se ofrecen en diferentes modalidades tales como conferencias, talleres, seminarios, cursos, exposiciones, conciertos, presentaciones teatrales, concursos, actividades lúdicas, entre otras.

CRITERIOS Y REQUISITOS PARA LA REVISIÓN Y VERIFICACIÓN DE LA PLANIFICACIÓN DEL DISEÑO DE LOS SERVICIOS DE PROYECCIÓN DE ACUERDO A LA INSTANCIA

1.VICERRECTORIA DE PROYECCIÓN:

1.1 REVISIÓN: el personal administrativo de la vicerrectoría de proyección, revisará el diligenciamiento del formato.

1.2 CRITERIOS:

Pertinencia: Oportunidad y conveniencia de formular proyectos acordes con las condiciones particulares y necesidades socioculturales, económicas y ambientales.

Articulación: Coherencia del proyecto con plan de acción institucional y la política de proyección universitaria

Impacto: Resultados efectivos que contribuyan al desarrollo, visibilidad y fortalecimiento de la Universidad de Caldas y el beneficio de la sociedad en el marco de la política de proyección universitaria.

2. DIRECTOR DEL DEPARTAMENTO:

2.1 CRITERIOS

Pertinencia: Oportunidad y conveniencia de formular proyectos acordes con las condiciones particulares y necesidades socioculturales, económicas y ambientales.

Articulación: Coherencia del proyecto con el PEI, el Plan de Desarrollo de la Universidad vigente y el objeto de estudio del Departamento, que evidencie comunicación y relación con el sector productivo.

1.2 REQUISITOS

El formato debe estar diligenciado en su totalidad

El proyecto debe ser revisado y avalado con el grupo de docentes del departamento. Consta en el acta de la respectiva reunión del Departamento.

3. CONSEJO DE FACULTAD:

3.1 CRITERIOS

Pertinencia: Oportunidad y conveniencia de formular proyectos acordes con las condiciones particulares y necesidades socioculturales, económicas y ambientales.

Articulación: Coherencia del proyecto con el PEI, el Plan de Desarrollo de la Universidad vigente y el objeto de estudio del Departamento.

Avales: del director del departamento

3.2 REQUISITOS

Número de acta de aprobación por el grupo de docentes del departamento.

El proyecto debe ser revisado, avalado y remitido a la Vicerrectoría de Proyección Universitaria por el Consejo de Facultad. Consta en el acta de la respectiva reunión del Consejo de Facultad.

4. COMISIÓN CENTRAL DE PROYECCIÓN:

Se evaluarán los proyectos presentados.

4.1 CRITERIOS

Pertinencia: Oportunidad y conveniencia de formular proyectos acordes con las condiciones particulares y necesidades socioculturales, económicas y ambientales.

Articulación: Coherencia del proyecto con plan de acción institucional y la política de proyección universitaria.

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No.	Actividad	Responsable	Descripción
1	Inicio
2	Formular la propuesta del proyecto o servicio de extensión	Docente o funcionario administrativo	Diligencia el formulario del proyecto o servicio o servicio de o servicio de extensión La duración de los proyectos será igual o inferior a un año. Solo los servicios de extensión de carácter solidario podrán tener una duración superior a un año Nota: la duración de los proyectos está supeditada al periodo de vinculación laboral de los docentes. Ver Registro(Formato para la presentación de proyectos o servicios de extensión )
3	Formular la propuesta del evento de extensión o educación continuada	Docente o funcionario administrativo	Diligencia el formulario del evento de extensión o educación continuada. La duración de los eventos de extensión y educación continuada que no requieren recursos, será igual o inferior a un año. Nota: la duración de las propuestas está supeditada al periodo de vinculación laboral de los docentes. Ver Registro(Formato para la presentación de eventos de extensión y educación continuada.)
4	Radicar el proyecto en el departamento (Si aplica)	Docente	El proyecto es radicado en el respectivo departamento. En caso de que la propuesta surja como iniciativa de la VPU o se derive de un proyecto ya aprobado en la vicerrectoría, no requerirá surtir los pasos 4,5 y 6.
5	Conceptuar sobre la calidad pertinencia y cumplimiento de requisitos del proyecto.	Director del Departamento	El Director del Departamento bajo los criterios de pertinencia, impacto y articulación. A su vez realiza las observaciones pertinentes, propone acciones para mejorar la presentación del proyecto y emite un concepto frente al mismo. El director de departamento remite el proyecto al Consejo de la facultad.
6	Avala el proyecto, servicio, evento de extensión y educación continuada.	Consejo de Facultad	El Consejo de Facultad avala el proyecto, servicio, evento de extensión y educación continuada. El Consejo de Facultad remite el oficio de aprobación a la Vicerrectoría de Proyección Universitaria al correo vproy@ucaldas.edu.co o por Admiarchi. Registro(Acta del Consejo de Facultad.)
7	Revisar el adecuado diligenciamiento del formato.	Vicerrectoría de Proyección Universitaria	El personal administrativo de la Vicerrectoría de Proyección revisará de forma los proyectos enviados por el Consejo de Facultad y remitirá un oficio a dicho Consejo mencionando las propuestas que al no haber diligenciado en su totalidad los formatos, no podrán ser radicados en la Vicerrectoría. Registro:Oficio
8	Inscripción en la base de datos de proyección y autorización para el registro en el SIA (o en el sistema que hiciere sus veces)	Vicerrectoría de Proyección Universitaria	Los proyectos que cumplen con los requisitos de forma, serán registrados en la Base de Datos de Proyección y en el SIA (o en el sistema que hiciere sus veces) El personal administrativo de la Vicerrectoría de Proyección elabora y envía los oficios para comunicar a la Facultad la inscripción de los proyectos. Registro:Oficio
9	Presentar informes parciales o finales del proyecto, servicio, evento de extensión solidaria y educación continuada	Docente o funcionario administrativo	De conformidad a las fechas establecidas en el cronograma del proyecto, el docente coordinador o funcionario administrativo elabora y entrega los informes parciales y finales, con sus respectivos anexos (memorias, listas de asistencia, encuestas de satisfacción, entre otros), a la Vicerrectoría de Proyección. Cuando se trate de eventos de extensión y educación continuada realizados en modalidad no presencial, se aceptan como listados de asistencia, bases de datos o registros de ingreso al evento y sí esto no fuese posible, fotografía de pantalla en la que se aprecie con claridad la cantidad de personas conectadas al mismo. En caso de no ejecutar el proyecto se debe informar a la Vicerrectoría en un tiempo prudencial, nunca superior a un tercio del tiempo total estimado de la duración del proyecto. Adicionalmente, cualquier cambio que deba realizarse en el proyecto que afecte el objetivo, alcance, planeación, entre otros; deberá ser notificada por el coordinador con los avales del Consejo de Facultad (si fuere el caso) a la Vicerrectoría de Proyección. Tiempo: de acuerdo al tiempo de ejecución estipulada para el proyecto, servicio, evento de extensión solidaria y educación continuada, se entregan informes parciales y uno final. Ver Registro(Formato para presentación de informe parcial o final de proyectos de extensión y educación continuada)
10	Revisar informe de desarrollo del proyecto, servicio, evento de extensión solidaria y educación continuada y decide acciones relacionadas	Vicerrectoría de Proyección Universitaria	El auxiliar administrativo de la Vicerrectoría de Proyección Universitaria realiza una verificación del desarrollo del mismo, quien puede requerir del docente coordinador del proyecto seleccionado en la muestra de la revisión, información adicional o la implementación de acciones preventivas o correctivas frente al desarrollo del proyecto.
11	Medición de la satisfacción de los usuarios de los servicios de proyección	Unidad de Servicios Universitarios	Los proyectos de proyección que generen la prestación de servicios universitarios, al finalizar deberán ser evaluados desde la perspectiva del usuario de acuerdo al procedimiento P-MM-430. Cuando se trate de eventos de extensión y educación continuada realizados en modalidad no presencial, diligenciar el formulario: https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSe77dqrtz-dV3p8vmKRkCJaCPDzJI_5OCSb_FWI6iGgzapzcw/viewform Ver Registro(Formato Encuesta satisfacción Educación Continuada)
12	Expide oficio de satisfacción sobre la ejecución del proyecto de extensión o proyección	Vicerrector de Proyección Universitaria	El Vicerrector remite al docente coordinador del proyecto, departamento y Consejo de Facultad, el oficio de satisfacción con las observaciones pertinentes sobre la finalización en la ejecución del proyecto. Tiempo: posterior a la revisión del informe final por parte de la Comisión Central de Proyección Registro(Oficio notificación de cambios y/o aprobación del informe))
13	Iniciar el proceso de evaluación para fines de promoción en el escalafón docente (si el docente lo requiere) de creación original artística o literaria (composición musical, danza, teatro, pintura, escultura, novela, guion original y otras modalidades análogas	Evaluadores externos, profesional universitario de la Vicerrectoría de Proyección	Cuando el docente solicita a través de oficio la evaluación del proyecto de creación original artística para fines de ascenso en el escalafón docente, se seleccionan los evaluadores en el área definida. Los evaluadores externos deberán tener formación igual o superior a la del autor, tener productividad demostrada en el área y, preferiblemente, estar inscrito en Colciencias. El método de evaluación por pares será de doble ciego. En caso de que el docente solicite ascenso a la categoría de Profesor titular, el Consejo académico debe aprobar las hojas de vida de los evaluadores. Los trabajos presentados para promoción a las categorías de Asociado y Titular deberán ser elaborados exclusivamente para tales fines y debe ser posible establecer resultados tangibles de las obras, tales como: programación de exposiciones en salones reconocidos, programas de mano, informes de curaduría, evidencia de la creación artística, entre otros. Además de la presentación de informe final (ver paso 9) el docente deberá presentar un informe en extenso. Se envía a los dos evaluadores evidencia del material artístico a evaluar, con el formato que especifica criterios y variables a evaluar. Tiempo: a. Categoría asociado 30 días para la búsqueda de pares evaluadores. b. Categoría de titular 30 días para la búsqueda de pares evaluadores y el tiempo que tarde el Consejo Académico para dar el correspondiente aval. Ver Registro(Formato de evaluación productividad académica con fines de ascenso en el escalafón. Creación Original Artística.)
14	Iniciar el proceso de evaluación para fines de promoción en el escalafón docente (si el docente lo requiere) para proyectos de extensión que constituyan un aporte significativo a la docencia, a las ciencias, a las artes o a las humanidades	Evaluadores externos, profesional universitario de la Vicerrectoría de Proyección Evaluadores externos, profesional universitario de la Vicerrectoría	Cuando el docente solicita a través de oficio la evaluación del proyecto de extensión o de educación continuada para fines de ascenso en el escalafón docente, se seleccionan los evaluadores en el área definida. Los evaluadores externos deberán tener formación igual o superior a la del docente, tener productividad demostrada en el área y, preferiblemente, estar inscrito en Colciencias. El método de evaluación por pares será de doble ciego. En caso que el docente solicite ascenso a la categoría de Profesor titular, el Consejo académico debe aprobar las hojas de vida de los evaluadores. Los trabajos presentados para promoción a las categorías de Asociado y Titular deberán ser elaborados exclusivamente para tales fines y debe ser posible establecer resultados y evidencias tangibles de la productividad académica y de su aporte a la docencia, la ciencia, la artes o las humanidades. Además de la presentación de informe final (ver paso 9) el docente deberá presentar un informe en extenso. Se envía a los dos evaluadores evidencia del material a evaluar, con el formato que especifica criterios y variables a evaluar. Tiempo: a. Categoría asociado 30 días para la búsqueda de pares evaluadores. b. Categoría de titular 30 días para la búsqueda de pares evaluadores y el tiempo que tarde el Consejo Académico para dar el correspondiente aval. Ver Registro(Formato de evaluación de proyectos de proyección y extensión con fines de ascenso en el escalafón docente)
15	Iniciar el proceso de evaluación para fines de promoción en el escalafón docente (si el docente lo requiere) para proyectos de extensión que constituyan un aporte significativo a la docencia, a las ciencias, a las artes o a las humanidades Aprobar informe de productividad académica con fines de promoción de escalafón	Evaluadores externos, profesional universitario de la Vicerrectoría de Proyección	Los evaluadores externos una vez tienen la evidencia del proyecto de extensión o educación continuada, emiten concepto basado en el formato de evaluación de productividad académica con fines de ascenso en el escalafón. Si ambos rechazan el proyecto, se informa por escrito al docente, al igual que en el caso de cualquier ajuste referenciado. Una vez realizados los ajustes y aprobado el informe, se le cambia la categoría de proyecto a "terminado" y se le informa al docente del resultado. En caso de que los evaluadores difieran de su concepto, se envía el concepto a un tercer evaluador cuyo concepto será definitivo. Tiempo: 2 meses (o 4 meses cuando se requiera un tercer evaluador), supeditados a cumplimiento de evaluadores externos. Registro(Oficio notificación de cambios y/o aprobación del informe))
16	Tramitar escalafón docente de acuerdo al P-DC-767 procedimiento para el Desarrollo Docente.	Comité de Personal Docente, Consejo Académico y Oficina	Ver P-DC-767 Procedimiento para el Desarrollo Docente
17	Fin

REGISTROS DEL DOCUMENTO
Nombre del Registro	Resp. Almacena.	Cod.Registro SIG	Serie Archivo
Acta del Consejo de Facultad.	FACULTADES	-	ASUNTO
Formato Encuesta satisfacción Educación Continuada	VICE-RECTORIA DE PROYECCION UNIVERSITARIA	R-2933-P-PR-94	-
Formato de evaluación de proyectos de proyección y extensión con fines de ascenso en el escalafón docente	VICE-RECTORIA DE PROYECCION UNIVERSITARIA	R-2981-P-PR-868	-
Formato de evaluación productividad académica con fines de ascenso en el escalafón. Creación Original Artística.	VICE-RECTORIA DE PROYECCION UNIVERSITARIA	R-2818-P-PR-94	-
Formato para la presentación de eventos de extensión y educación continuada.	VICE-RECTORIA DE PROYECCION UNIVERSITARIA	R-3067-P-PR-94	-
Formato para la presentación de proyectos o servicios de extensión	VICE-RECTORIA DE PROYECCION UNIVERSITARIA	R-2931-P-PR-94	-
Formato para presentación de informe parcial o final de proyectos de extensión y educación continuada	VICE-RECTORIA DE PROYECCION UNIVERSITARIA	R-226-P-PR-94	J-VPR-043
Oficio notificación de cambios y/o aprobación del informe)	VICE-RECTORIA DE PROYECCION UNIVERSITARIA	-	-

NORMATIVIDAD Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Normatividad Interna
Número	Año	Descripción			Consultar
008	2006	POR EL CUAL SE ADOPTA LA POLITICA DE PROYECCION EN LA UNIVERSIDAD DE CALDAS Y SE DEFINEN LOS LINEAMIENTOS GENERALES PARA SU DESARROLLO.

Normatividad Externa
Norma	Año	Descripción	Emitida Por	Observaciones	Consultar
LEY 30	1992	Por la cual se organiza el servicio público de la Educación Superior.	CONGRESO DE LA REPÚBLICA

ELABORÓ	REVISÓ	APROBÓ
PROFESIONAL ESPECIALIZADO - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS	JEFE DE OFICINA - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS	VICERRECTOR DE UNIVERSIDAD - VICERRECTORÍA DE PROYECCIÓN UNIVERSITARIA

HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN	ORIGEN DE LOS CAMBIOS	FECHA
5	Se eliminan del flujograma los pasos 9 y 11 relacionados con formalizar el acta inicial y final de propiedad intelectual ante la Vicerrectoría de Proyección Universitaria.	2023-02-21
4	En el flujograma en la actividad 3 se cambia la duración de los eventos de extensión y educación continuada de carácter solidario, se actualizan las actividades 4, 8 y 10 y se adicionan 2 actividades relacionadas con el acta de propiedad intelectual.	2022-10-12
3	Se adiciona información en el paso 9 del flujograma.	2022-05-05
2	Se ajustan los pasos 9 y 11 del flujograma.	2020-08-24
1	Versión inicial	2020-05-15

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PROCEDIMIENTO PARA LA PRESENTACIÓN, APROBACIÓN Y SEGUIMIENTO DE PROYECTOS, SERVICIOS, EVENTOS DE EXTENSIÓN O EDUCACIÓN CONTINUADA QUE NO REQUIEREN RECURSOS