Materializar el reconocimiento y legalización de avances y apoyos económicos de la Universidad de Caldas bajo las políticas contables e información financiera.

POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN

Para consultas complementarias a lo contenido en este procedimiento, se pueden remitir al marco regulatorio para los avances y apoyos económicos:

1. Resolución No. 000594 del 15 de julio de 2008 por medio de la cual se reglamenta el procedimiento de otorgamiento, uso y legalización de los avances en la Universidad de Caldas.
2. Acuerdo 04 del 15 de febrero de 2005 por medio del cual se deroga el Acuerdo16 del 9 de noviembre de 2004 y el Acuerdo 12 de 2002 y se fija la escala de viáticos y gastos de viaje para los funcionarios de la Universidad de Caldas.
3. Acuerdo del Consejo Superior No. 16 del 23 de abril de 2018 por el cual se modifica el Acuerdo Nro. 4 del 15 de febrero de 2005.
4. Acuerdo del Consejo Superior No. 44 del 22 de diciembre de 2017 por el cual se definen políticas para regular los procesos de selección de los profesores catedráticos, se dictan algunas disposiciones sobre la prestación de servicios de hora-cátedra y se determina su forma de vinculación y remuneración. 
5. Resolución de Rectoría No. 0188 del 17 de febrero 2022 por medio de la cual se modifica el artículo 3 de la resolución 000594 de 2008.

AVANCE: 

Adelantos en dinero con una cuantía máxima de 10 S.M.M.L.V. entregados a los funcionarios de planta, docentes ocasionales y catedráticos, miembros del Consejo Superior y estudiantes regulares de la Universidad de Caldas por concepto de viáticos, gastos de viaje, prácticas académicas extramurales, capacitación, apoyos económicos y apoyo económicos para adquisición de bienes y servicios que requieran pago de estricto contado, como puede ser compras por internet. 

Los avances para viáticos y gastos de viaje, prácticas académicas extramurales y capacitación que se otorgan a funcionarios, docentes y administrativos no están sujetos a cuantías máximas. 

LEGALIZACIÓN: 

Formalización del valor ejecutado a través de los diferentes soportes como certificaciones, facturas electrónicas, recibos de gastos, cuentas de cobro, recibos de consignación por reintegros y/o cumplidos de comisión.

1. REQUISITOS PARA SOLICITAR AVANCE: 

El docente, funcionario o estudiante que requiera solicitar un avance o apoyo económico debe presentar a la respectiva dependencia la siguiente documentación:

• Solicitud del avance o apoyo económico debidamente justificada, dirigida al ordenador del gasto
• Los soportes que respalden la solicitud de acuerdo con el tipo de comisión, evento, bien o servicio a adquirir (invitación, información del evento, cotización, entre otros).

En la Universidad de Caldas existen 6 tipos de avances, soportados en la Resolución 000594 del 15 de julio de 2008: 

a) Avances para viáticos y gastos de viaje

b) Avances para prácticas académicas extramurales 

c) Avances para capacitación 

d) Avances para compra de bienes y servicios, cuando por causa mayor no exista contrato marco para adquisición de estos. 

e) Avances para proyectos de investigación. 

f) Avances para apoyos económicos.

2. REQUISITOS PARA OTORGAR AVANCE O APOYO ECONÓMICO:  

a    a. Resolución debidamente firmada por el ordenador del gasto autorizando el avance o el apoyo económico. El beneficiario debe firmar igualmente la resolución. Los correos de autorización de firma del ordenador del gasto y el beneficiario deben indicar claramente que autorizan el uso de la firma digital para la resolución correspondiente.

b. La solicitud inicial y demás documentos que origina y justifica el acto administrativo dependiendo del tipo de avance.

c. El valor detallado del gasto, conforme a lo establecido en la tabla de viáticos, aclarando la destinación específica del mismo y la modalidad del avance o apoyo económico. Esta información debe estar contenida en la parte considerativa de la resolución de autorización del gasto.

d. Fechas de inicio y finalización. Para los avances y apoyos económicos se debe establecer una fecha estimada de legalización. Esta información debe estar contenida en la parte considerativa de la resolución de autorización del gasto. 

e. Especificación del número de certificado de disponibilidad presupuestal y la descripción del Rubro. Esta información debe estar contenida en la parte resolutiva de la resolución de autorización del gasto.

f. El beneficiario del avance o apoyo económico debe certificar que está a paz y salvo con las legalizaciones de las comisiones ya cumplidas. Esto se hace, incorporando al final de la resolución el siguiente párrafo: “Como beneficiario (a) de este avance, certifico, que estoy a paz y salvo con legalizaciones en la oficina Financiera por comisiones ya cumplidas”.

g. Adjuntar la certificación bancaria del beneficiario del avance o apoyo económico.

h. Todos los soportes deben estar juntos en un solo PDF

3. REQUISITOS PARA LEGALIZAR EL AVANCE O APOYO ECONÓMICO:

a) La legalización del avance o apoyo económico debe efectuarse dentro los 5 días hábiles siguientes a la terminación de la comisión o del último gasto.

b) Para la legalización del avance o apoyo económico deberán presentarse los certificados de participación en la comisión o evento, facturas electrónicas, recibos de pago, cuentas de cobro, recibos de consignación por reintegros y/o cumplido de comisión. Aquellos gastos que conlleven a descuentos de retención en la fuente deben presentar el recibo de consignación del concepto de retención aplicado. La consignación debe hacerse a la cuenta bancaria del Banco Davivienda: #084500007467, titular Universidad de Caldas, NIT 890.801.063-0.

c) Los avances o apoyos económicos  no legalizados dentro de las fechas establecidas serán descontados de la nómina, cuentas de trabajo complementario, vacaciones o de cualquier otro concepto que exista a favor del funcionario responsable del avance, conforme a la Resolución No. 000594 del 15 de julio del 2008. Para el caso de los estudiantes, desde la Oficina Financiera se procede con el envío de correo al programa académico informándoles de la no legalización del estudiante para que desde allí se tomen las acciones respectivas y, en caso de ser necesario, se solicite la inhabilitación de funciones en el SIA al estudiante. De persistir la deuda, se remitirá el listado de estudiantes morosos a la Secretaría General, quien iniciará el respectivo proceso de cobro.

ALCANCE: 

El proceso avances y apoyo económicos, es realizado únicamente por la Oficina Financiera mediante el Sistema de Gestión Financiera (SGF), con el fin de registrar de manera controlada, ordenada y clasificada las operaciones realizadas por la Universidad de Caldas sobre los adelantos en dinero entregados a funcionarios, docentes o estudiantes con destinación al desarrollo de la actividad misional de la Universidad y dando cumplimiento al régimen de Contabilidad Pública.

SUMINISTRO DE INFORMACIÓN: 

Las dependencias relacionadas serán las encargadas de aportar la información correspondiente al avance o apoyo económico (gestión, trámite oportuno y radicación) de acuerdo como se muestra a continuación:

a. La Oficina Financiera será la encargada de informar sobre los procesos de revisión, autorización, causación, pago y legalización. 

b. La Oficina de Gestión Humana será la encargada de informar sobre los descuentos de nómina sobre avances no legalizados previa solicitud de descuento por parte de la Oficina Financiera. 

c. La Secretaría General será la encargada de informar sobre el estado de los cobros coactivos en el caso de estudiantes previo reporte de cobro coactivo por parte de la Oficina Financiera.  

RESPONSABILIDAD: 

El beneficiario del avance o apoyo económico, los centros de gasto, programas y/o proyectos especiales. Al momento de autorizar y tramitar los avances de los solicitantes adscritos a sus dependencias, adquieren la responsabilidad compartida con la Oficina Financiera en el seguimiento de la legalización y no podrán conceder un nuevo avance a quien tenga pendiente uno anterior sin legalizar, cuya comisión ya se haya cumplido.