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PROCEDIMIENTO PARA LA INSCRIPCIÓN, ADMISIÓN Y MATRÍCULA DE LOS ASPIRANTES A PROGRAMAS DE PREGRADO
Código: P-DC-216
Versión: 15
Emisión: 2024-05-20

PROCESO DOCENCIA

OBJETIVO
Orientar a los aspirantes, admitidos y funcionarios de las diferentes dependencias de la Universidad de Caldas en los pasos necesarios para realizar la inscripción, admisión y matrícula de los aspirantes regulares y especiales a programas de pregrado.

ALCANCE
Inicia con la planeación y el diseño del calendario de admisiones, pasando por la compra del formulario (entrega de formularios para aspirantes de comunidades indígenas y afrodescendientes, víctimas del conflicto y mejores bachilleres) y el diligenciamiento del formulario por parte del aspirante, la publicación de la lista de admitidos, hasta la liquidación de derechos académicos, consecución de paz y salvo de servicios médicos, la inscripción de actividades académicas, la creación de correos electrónicos institucionales para cada estudiante y la expedición de carnés.

RESPONSABLES
VICERRECTORÍA ACADÉMICA:  El diseño y presentación ante las instancias pertinentes del calendario académico para su aprobación y difusión ante la comunidad. 
OFICINA DE ADMISIONES Y REGISTRO ACADÉMICO:

Coordinar operativamente la gestión de las actividades necesarias para realizar la inscripción, admisión y matrícula de aspirantes, así como realizar la verificación de ponderados previo a la publicación de resultados. 

Liquidar la matrícula financiera de acuerdo al cálculo del PBM de los admitidos previa revisión de la documentación presentada. 
OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS: 

Coordinar el funcionamiento de la plataforma tecnológica necesaria para todo el proceso y realizar revisiones de bases de datos pertinentes para determinar admitidos
UNIDAD DE SERVICIOS Y MERCADEO:  Diseñar y desarrollar la estrategia publicitaria y de mercadeo para promover la inscripción de aspirantes a los diferentes programas. 
PROGRAMAS ACADÉMICOS:  La inscripción de actividades académicas a cursar por parte de los admitidos matriculados durante su primer semestre. 
ASPIRANTES REGULARES O ESPECIALES:  Realizar los procesos de inscripción y entrega de documentos para matrícula (en caso de ser admitidos).

 

DEFINICIONES Y TÉRMINOS
PROGRAMAS ACADÉMICOS DE PREGRADO:  Son programas de naturaleza multidisciplinaria que abarcan estudios generales en ciencias, artes o humanidades, con énfasis en algunas de las disciplinas que hacen parte de dichos campos (Acuerdo 029 de 2008 del Consejo Académico). 
PBM:  Puntaje Básico de Matrícula, que se determina según lo estipule el Acuerdo de matrículas vigente. 
INSCRIPCIÓN:  Es el acto mediante el cual una persona formaliza su interés por ingresar a un programa académico ofrecido en la Universidad de Caldas. 
ADMISIÓN: Es el acto por el cual la Universidad de Caldas selecciona de los aspirantes de un programa académico, aquellos que cumplan con los requisitos establecidos en la normativa vigente. 
ASPIRANTE REGULAR:  Es aquel aspirante que cumple con los requisitos de admisión aprobados por la Universidad y que no ostenta ninguna condición social o académica especial. 
ASPIRANTE ESPECIAL:  Es aquel aspirante que pretende ingresar a un programa de pregrado y que se identifica por condiciones particulares ya sean de carácter académico o social, debidamente reglamentadas por la Universidad de Caldas (Artículo 9, Acuerdo 049 de 2007). 
ESTUDIANTE NUEVO:  Es aquella persona que finalizó satisfactoriamente los momentos de inscripción, selección, admisión, pago de matrícula, consecución de paz y salvos médicos e inscripción de actividades académicas. 
MATRÍCULA:  Corresponde al pago de los derechos académicos y financieros, consecución de paz y salvo de servicios médicos y el registro oficial de las actividades académicas. 
SIA:  Sistema de Información Académico. 
FORMULARIO:  Documento digital proporcionado por la Universidad de Caldas, el cual se adquiere para participar en un proceso de admisiones.
SNP (Servicio Nacional de Pruebas):  Es un número de registro que le asigna el ICFES a todas las personas que presentan las pruebas ICFES o SABER 11 y que se encuentra en el desprendible con sus resultados. 

 

 

POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN

 

         

         1. REQUISITOS PARA ASPIRANTES 

     Los requisitos para ser aspirante a un programa de pregrado presencial son los siguientes:

 

  • Ser bachiller o estar próximo a obtener dicho título. 
  • No tener logros de bachillerato pendientes en la Institución Educativa de la que se egresa, en el momento de la matrícula. 
  • Haber presentado las pruebas de estado ICFES o SABER 11 para ingreso a la educación superior a partir del año 2000 (Artículo 11, Acuerdo 049 de 2007 del Consejo Académico). 
  • No encontrarse como estudiante matriculado en el programa al que aspire a presentarse.

En caso de ser aspirante especial, deberá acreditarlo con la documentación exigida según el caso.


Los aspirantes especiales, deberán acreditar su condición según el caso y adjuntar la documentación requerida. Ver requisitos estudiantes especiales: 

https://viceacademica.ucaldas.edu.co/tipos-de-aspirantes-especial-y-regular/ 

 

2. VERIFICACIÓN REPORTE DE INFORMACIÓN ICFES

Con el reporte de información que realice el ICFES, en la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, se realizan las siguientes verificaciones:

Se verificará la concordancia de la información presentada por el aspirante y la que reposa en el ICFES, respecto a la prueba ICFES o SABER11 y el SNP reportado.

Se verificará que el aspirante no haya diligenciado más de un formulario. 

Se verificará que los formularios solicitados por comunidades indígenas o afrodescendientes, víctimas del conflicto y mejores bachilleres hayan sido registrados por la persona que presentó el aval. De no existir correspondencia, estos serán anulados.

Se verificará que el aspirante no se encuentre inhabilitado para presentarse a un programa por sanción académica o disciplinaria como estudiante de la Universidad de Caldas. De encontrarse alguna inhabilidad, se anulará la inscripción en el programa donde aparece reportada la restricción, bien sea de primera o segunda opción.

Se realizarán las verificaciones de los aspirantes especiales admitidos ante el Ministerio del Interior para aspirantes especiales de comunidades indígenas y afro-descendientes y ante el sistema VIVANTO para los aspirantes especiales víctimas del conflicto armado antes de publicar los resultados oficiales de admitidos.

Los mejores bachilleres serán verificados ante cada uno de los planteles educativos que hayan dado la distinción.

 

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No. Actividad Responsable Descripción
1 Inicio    
2 Aprobar calendario de admisiones. Vicerrectoría Académica - Oficina de Admisiones y Registro Académico
La Oficina de Admisiones y Registro Académico propone a la Vicerrectoría Académica, en consonancia con el calendario académico y del ICFES, las fechas para el proceso de admisiones. La Vicerrectoría Académica revisa, ajusta y aprueba el calendario de admisiones mediante resolución. Se publica el calendario aprobado en la página web https://viceacademica.ucaldas.edu.co/calendario-de-admisiones-pregrado-presencial/, con los términos y condiciones de la convocatoria para los programas que se ofertarán. Tiempo: Mínimo 3 días hábiles antes de la apertura de la convocatoria de programas de pregrado presenciales.

Registro(Resolución de calendario de admisiones para programas de pregrado)
3 Parametrizar y dar apertura del formulario Oficina Asesora de Planeación y Sistemas y Oficina de Admisiones y Registro Académico
Antes del inicio de la venta y diligenciamiento de los formularios, la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas y la Oficina de Admisiones y Registro Académico, parametrizan el formulario de inscripción, de acuerdo con el calendario de admisiones y los programas ofertados para cada convocatoria. Tiempo: Mínimo 3 días hábiles antes de la apertura de la convocatoria de programas de pregrado presenciales.
4 Entregar formularios a aspirantes de comunidades afrodescendientes e indígenas, mejores bachilleres (colegios públicos) y víctimas del conflicto armado. Aspirantes - Oficina de Admisiones y Registro Académico
En el caso del otorgamiento de formularios para comunidades indígenas, afrodescendientes, y víctimas del conflicto armado, se verificará por parte de la Oficina de Admisiones y Registro Académico su condición y en el caso de los mejores bachilleres, será verificado ante cada uno de los planteles educativos que hayan diligenciado en la plataforma de formularios especiales. Tiempo: Hasta el último día del cierre del proceso de venta de formularios.
5 Diligenciar y comprar formulario. Aspirante
Una vez el aspirante conoce los términos y condiciones de la convocatoria, procede a diligenciar y pagar el formulario de inscripción en línea a través del SIA o en la entidad bancaria indicada (Ver procedimiento de diligenciamiento y pago de formularios: (https://viceacademica.ucaldas.edu.co/proceso-de-inscripcion-como/). Una vez el aspirante conoce los términos y condiciones de la convocatoria, procede a diligenciar y pagar el formulario de inscripción en línea a través del SIA o en la entidad bancaria indicada (Ver procedimiento de diligenciamiento y pago de formularios: (https://viceacademica.ucaldas.edu.co/proceso-de-inscripcion-como/). Tiempo: Según calendario de admisión vigente
6 Legalizar reserva de cupo Aspirante admitido
El aspirante admitido que realizó reserva de cupo en admisiones anteriores y registró que su ingreso será en la actual convocatoria, deberá ingresar al SIA el día señalado e informado por parte de la Oficina de Admisiones y Registro Académico, a través de correo electrónico registrado al momento de la inscripción para realizar la carga de documentos generales, específicos y aquellos necesarios para la liquidación de la matrícula financiera. Se genera listado de reservas de cupo habilitadas para matricularse. Tiempo: Según calendario de admisión vigente
7 Solicitar cruce de resultados áreas de núcleo común ICFES o SABER 11 Oficina Asesora de Planeación y Sistemas
Luego del cierre de las fechas para el registro de la información de los aspirantes, la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas remitirán al ICFES los códigos SNP de los resultados de las pruebas ICFES o SABER 11, para que dicho instituto envíe los resultados de las áreas del núcleo común y así mismo, verifique que los puntajes aportados correspondan con el aspirante que los registró. El reporte de información que realiza el ICFES es revisado bajo el cumplimiento de los criterios establecidos (Ver Políticas y condiciones de operación). Únicamente se realizará la admisión con los resultados devueltos por el ICFES como válidos. Tiempo: 5 días luego de finalizada la verificación de los datos registrados por los aspirantes.
8 Calcular y proyectar promedios ponderados. Oficina Asesora de Planeación y Sistemas
Hechas las verificaciones, se procede a calcular y validar los promedios de cada aspirante con relación a los porcentajes de las áreas del núcleo común del examen ICFES o SABER 11 tenidas en cuenta por cada programa para la selección de admitidos. Luego se generan los resultados preliminares de admisión, en los que se relacionan los formularios anulados y se listan en orden descendente según el ponderado, los aspirantes del proceso en curso. Tiempo: Hasta 10 días hábiles luego de recibido el reporte de información del ICFES.
9 Verificar listados de admitidos, en espera, preseleccionados, no admitidos y cupos especiales. Oficina de Admisiones y Registro Académico
Posterior al recibo de las listas de admitidos por parte de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas se realizarán las siguientes verificaciones: • El orden de la lista de admitidos, en espera, preseleccionados y no admitidos conforme a la ordenación asignada. • La pertenencia o no de aquellos aspirantes que se presentaron como especiales, antes del listado de admitidos. Tiempo: 3 días luego de generados los listados preliminares.
10 Publicar listado de admitidos. Oficina de Admisiones y Registro Académico
Una vez verificados los puntajes de admisión y, según estipule el calendario de admisiones, se emitirá listado de admitidos, preseleccionados, no admitidos y en espera por cada programa, la cual será publicada en la página web de admisiones: https://viceacademica.ucaldas.edu.co/pregrados-presenciales/. Serán remitidas copias de dichos listados de admisión a Secretaría General, Oficina Asesora de Control Interno y Vicerrectoría Académica. Los admitidos que por cualquier motivo no puedan hacer uso del cupo asignado dentro de la convocatoria que se encuentre vigente, podrán solicitar la reserva del mismo a través del SIA. Tiempo: Según calendario de admisiones vigente.

Registro(Listados oficiales de admitidos, en espera, no admitidos y formularios anulados)
11 Cargar documentos en línea Admitidos
En el calendario oficial de admisiones publicado en página institucional, se le informará a los admitidos las fechas en las cuales deberán cargar sus documentos de matrícula por programa. El admitido deberá ingresar al SIA el día señalado y cargar los documentos generales, específicos y aquellos necesarios para la liquidación de la matrícula financiera. Tiempo: Según calendario de admisiones vigente.

Registro(Documentos PDF cargados en el Sistema)
12 Revisar y aprobar los documentos aportados por los admitidos. Oficina de Admisiones y Registro Académico
Se revisan los documentos aportados por los admitidos para realizar la liquidación, en cuanto a su pertinencia y validez, determinando el cumplimiento de los siguientes criterios: • Documentación completa (De acuerdo con lo establecido en el Acuerdo 22 de 2012 del Consejo Superior, las Resoluciones de Rectoría 384 de 2016 y 1436 de 2023). Cuando se presenten inconsistencias, se hace devolución de la documentación para que el admitido, a través del SIA, realice las correcciones del caso y cargue nuevamente la documentación dentro de los tiempos establecidos. El admitido deberá estar pendiente de su proceso con el fin de hacer los ajustes pertinentes de tal forma que complete el proceso de matrícula y así evitar la pérdida del cupo y reasignación del mismo por no cumplir con este proceso. Tiempo: Según calendario de admisiones vigente.

Registro(Documentos PDF cargados en el Sistema)
13 Revisar, verificar documentos y liquidar matrícula. Oficina Asesora de Planeación y Sistemas Oficina de Admisiones y Registro Académico.
La Oficina de Admisiones y Registro Académico revisará y verificará la idoneidad de los documentos aportados por los admitidos para la liquidación de matrícula: Si los documentos son aprobados, se procederá con el proceso de liquidación de matrícula y generación de los recibos de pago, los cuales deberán ser descargados por cada admitido desde el SIA. Tiempo: Semestral.
14 Descargar recibo de matrícula y efectuar el pago. Estudiante admitido
El estudiante deberá descargar su recibo de pago desde el SIA, con el cual deberá cancelar la matrícula financiera en la entidad bancaria respectiva y dentro de las fechas estipuladas en el recibo. El estudiante deberá conservar la respectiva copia del recibo debidamente cancelado para trámites posteriores. Tiempo: De conformidad con la normatividad vigente.

Registro(Recibo de pago de matrícula)
15 Realizar llamados adicionales. Oficina Asesora de Planeación y Sistemas Oficina de Admisiones y Registro Académico.
En caso de que durante un llamado no se provean algunos cupos de los ofertados, estos serán reasignados en llamados adicionales en estricto orden de ponderado en los listados oficiales de admisión y según las fechas del calendario de admisiones. Dichos llamados serán publicados en la página web, en el siguiente enlace: https://viceacademica.ucaldas.edu.co/pregrados-presenciales/ Tiempo: Según calendario de admisiones vigente.
16 Solicitar cita y realizar exámenes médicos. Estudiante, IPS Universitaria
El estudiante deberá concertar la cita médica directamente con la IPS Universitaria y acudir a la misma llevando una copia de su recibo de pago que cuente con el sello de la entidad bancaria y llevando los certificados de vacunación y demás exámenes médicos exigidos. Si el estudiante así lo desea puede solicitar los servicios de la IPS para la realización de exámenes de laboratorios y vacunas. La IPS emitirá paz y salvo de servicios médicos suministrados. Tiempo: Según programación de citas.

Registro(Paz y salvo de servicios médicos)
17 Registrar actividades académicas. Dirección de Programa
Desde la dirección de programa realiza la inscripción de las actividades académicas correspondientes al primer semestre del programa académico para cada estudiante admitido en el SIA. Tiempo: Una vez finalizado el proceso de matrícula
18 Crear correos electrónicos institucionales y accesos al Sistema de Información Académica. Oficina Asesora de Planeación y Sistemas
Con la información de los códigos generados para cada estudiante matriculado, se crean los correos electrónicos individuales y sus respectivos accesos al Sistema de Información Académica. Tiempo: Durante el primer mes de clases.
19 Generar carnets estudiantiles. Oficina de Admisiones y Registro Académico
Con la fotografía en formato digital cargada por cada estudiante admitido en el SIA, se procede a cruzar la información para la generación los respectivos carnés. Tiempo: Durante el primer mes de clases.

Registro(Carné generado)
20 Fin    

REGISTROS DEL DOCUMENTO
Nombre del Registro Resp. Almacena. Cod.Registro SIG Serie Archivo
Carné generado
REGISTRO ACADEMICO
--
Documentos PDF cargados en el Sistema
REGISTRO ACADEMICO
-ASUNTO
Listados oficiales de admitidos, en espera, no admitidos y formularios anulados
REGISTRO ACADEMICO
--
Paz y salvo de servicios médicos
SERVICIO MEDICO ESTUDIANTIL
-ASUNTO
Recibo de pago de matrícula
DIVISION FINANCIERA
-ASUNTO
Resolución de calendario de admisiones para programas de pregrado
VICE-RECTORIA ACADEMICA
-H-VAC-002.1

NORMATIVIDAD Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Normatividad Interna
NúmeroAñoDescripciónConsultar
052017ACUERDO 05 DEL 25 DE ABRIL DEL 2017,POR EL CUAL SE MODIFICA EL ARTICULO 09DEL ACUERDO 049DEL 2007, QUE REGULA ASIGNACION DE CUPOS ESPECIALES AL INTERIOR DE LOS DISTINTOS PROGRAMAS DE PREGRADO QUE OFERTA LA UNIVERSIDAD DE CALDAS.
352018POR LA CUAL SE MODIFICAN LOS ARTICULOS 9 Y 10 DEL ACUERDO NRO. 49 DEL 2007 DEL CONSEJO ACADEMICO.
022014ACUERDO 02 DEL 21 DE ENERO DEL 2014, POR MEDIO DEL CUAL SE MODIFICA UN PARAGRAFO DE UN ARTICULO DEL ACUERDO 049 DEL 2007 DEL CONSEJO ACADEMICO
0132014POR MEDIO DEL CUAL SE EXONERA DEL PAGO DEL FORMULARIO DE INSCRIPCION A LOS ASPIRANTES DE LOS PROGRAMAS DE PREGRADO QUIENES ACREDITEN LA CALIDAD DE MEJORES BACHILLERES
0222012POR EL CUAL SE UNIFICAN LOS ACUERDOS 001, 012 Y 013 DE 2011, QUE ESTABLECEN EL REGIMEN DE MATRICULAS PARA LOS ESTUDIANTES REGULARES DE PREGRADO DE LA UNIVERSIDAD DE CALDAS Y SE HACEN UNAS MODIFICACIONES
0242014POR MEDIO DEL CUAL SE EXONERA DEL PAGO DE FORMULARIO DE INSCRIPCION PARAPROGRAMAS DE PREGRADO A QUIENES ACREDITEN SU CONDICION DE BACHILLERES DESPLAZADOS"
49-12007POR MEDIO DEL CUAL SE REGLAMENTA EL ACUERDO 016 DEL CONSEJO SUPERIOR -REGLAMENTO ESTUDIANTIL PARA LOS ESTUDIANTES DE LOS PROGRAMAS ACADEMICOS DE PREGRADO Y POSTGRADO DE LA UNIVERSIDAD DE CALDAS - ACTUALIZADO-
016-12007POR MEDIO DEL CUAL SE ADOPTA EL REGLAMENTO ESTUDIANTIL PARA LOS ESTUDIANTES DE LOS PROGRAMAS ACADEMICOS DE PREGRADO Y DE POSTGRADO DE LA UNIVERSIDAD DE CALDAS. -ACTUALIZADO


ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
PROFESIONAL ESPECIALIZADO - JEFE DE OFICINA ASESORA - VICERRECTOR DE UNIVERSIDAD -

HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN
ORIGEN DE LOS CAMBIOS
FECHA
15Se actualizan todos los pasos del flujograma, en lo correspondiente a la descripción de las actividades, de acuerdo con la realidad institucional. 2024-05-20
14Se actualizan las políticas y condiciones de operación y los pasos 7,8,9 y 15 del flujograma.2022-02-25
13Se actualiza el documento de acuerdo a la normativa vigente.2020-12-09
12Ajustes en definiciones y términos y en el flujograma de acuerdo a las normas vigentes.2020-08-14
11Modernización de la imagen del SIG.2019-10-18
10Ajustes en el flujograma..2018-12-21
9Buenas tardes

Tal y como lo plasmo en la resolución para la publicación de los admitidos para el segundo periodo académico 2017, me permito solicitar sea ajustado el procedimiento en el paso No. 7 en lo pertinente a:

Para los aspirantes especiales, que una vez realizada las verificaciones ante los entes correspondientes, no cumplieran dicha condición se anulará su inscripción.

El anterior parrafo se encuentra plasmado en la resolución la cual fue asesorada por la Secretaria General y sera el reemplazo de lo que hoy aparece como: De presentarse anomalías, se envía informe a Rectoría y Vicerrectoría Académica y se informa al ICFES sobre el particular "

Lo anterior como acción de mejora al proceso solicitada por el Consejo Académico		2017-06-13
8Se detallan los controles de verificación al cumplimiento de requisitos para los aspirantes especiales, según modificación realizada por el Consejo Académico, en la que se actualizan los tipos de aspirantes especiales a los que se les otorgará cupo durante el proceso de admisiones. 2017-05-02
7Se ajustó el desarrollo del procedimiento.

Se eliminó listado preliminar de admisión, que estaba en el paso 7 del flujograma.

Se modificó al anterio paso 12 y se ubicó como paso 13.

Se eliminaron los pasos 14 y 16.

Se agregó en la normativa el Acuerdo 02 de 2014 del Consejo Académico, Acuerdo 013 de 2014 del Consejo Superior y Acuerdo 024 de 2014 del Consejo Superior.		2015-05-05
6Se requiere ajustar algunos pasos en el flujograma, específicamente aquellos que establecen la responsabilidad de la liquidación de recibos en la Oficina Financiera, teniendo en cuenta que dicha gestión se encuentra en cabeza de Registro Académico según Manual de Funciones.

Se agregó el paso 14 en el cual se establece la revisión de liquidaciones, a modo de control de calidad en el proceso.		2014-09-29
5Se actualiza el procedimiento al nuevo sistema de inscripción y matrícula electrónico con carga de documentos en línea.2013-06-26
4Se requiere modificar el procedimiento en los siguientes aspectos:

1) Optimizar la extensión del procedimiento, en tanto la última modificación prácticamente citó el texto completo de los acuerdos de matrículas 01, 012 y 013 de 2011.

2) Ajustar las responsabilidades dentro del flujograma.

3) Ajustar y actualizar la normatividad del procedimiento.
2012-10-01
3se modifican definiciones y responsables; se modifica totalmente el desarrollo; se modifican todos los pasos del procedimiento.

Se cargaron los acuerdos 001, 012 y 013 de 2011 del Consejo Superior. fgdsfg		2011-12-01
2se cambio denominación y contenido del paso en general,

Se unifica el tiempo con el calendario de admisiones.

Se aclara en el desarrollo que ocurre cuando el admitido no entrega los documentos en los tiempos establecidos por la Universidad.

Se anexa un paso en el cual el aspirante consulta la pagina y verifica su estado.

Se cambia el tiempo en el paso 2
se cambia el paso 3 conforme a la norma

Se anexan 2 pasos en el flujograma referente a la adquisición del PIN y al diligenciamiento del formulario virtual

Se especifica en el desarrollo la compra de un PIN y no de un formulario.

Se anexa la Resolución 0790 de Rectoría.
se modifica puntuacion
se corrige ortografia		2011-08-25
1Versión inicial2008-11-07


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