Sistema Integrado de Gestión
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Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora (ACPM)

 

Acciones por cada Riesgo

Código Proceso Riesgo Descripción de la Situación Consultar
678 Bienestar Concentracion de información de determinadas actividades o procedimientos en una persona Concentracion de información de determinadas actividades o procedimientos en una persona
704 Bienestar Incidencia y prevalencia en los problemas de salud mental en la comunidad universitaria. Incidencia y prevalencia en los problemas de salud mental en la comunidad universitaria.
536 Bienestar Deterioro del clima laboral y de las relaciones interpersonales que genera falta de sentido de pertenencia institucional y problemas de convivencia. Deterioro del clima laboral y de las relaciones interpersonales que genera falta de sentido de pertenencia institucional y problemas de convivencia.
679 Bienestar Desfinanciación de los programas de bienestar asociada a fallas de gestión y políticas Desfinanciación de los programas de bienestar asociada a fallas de gestión y políticas
535 Bienestar Utilizar vías de hecho para exigir a la Universidad de Caldas la prestación de servicios de bienestar. Utilizar vías de hecho para exigir a la Universidad de Caldas la prestación de servicios de bienestar.
131 Bienestar Deterioro del clima laboral y de las relaciones interpersonales que genera falta de sentido de pertenencia institucional y problemas de convivencia. Tras analizar el objetivo del proceos de Bienestar se detecto el Riesgo de "Deterioro el clima laboral, en las relaciones interpersonales, en la falta de sentido de pertenencia institucional y convivencia".
676 Bienestar Deterioro del clima laboral y de las relaciones interpersonales que genera falta de sentido de pertenencia institucional y problemas de convivencia. Deterioro del clima laboral y de las relaciones interpersonales que genera falta de sentido de pertenencia institucional y problemas de convivencia.
677 Bienestar Vulnerabilidad institucional frente a reformas internas en el proceso de Bienestar Vulnerabilidad institucional frente a reformas internas en el proceso de Bienestar
533 Bienestar Vulnerabilidad Institucional frente a cambios abruptos en el sistema de Bienestar Universitario a Nivel Nacional Vulnerabilidad Institucional frente a cambios abruptos en el sistema de Bienestar Universitario a Nivel Nacional
675 Bienestar Vulnerabilidad Institucional frente a cambios abruptos en el sistema de Bienestar Universitario a Nivel Nacional Vulnerabilidad Institucional frente a cambios abruptos en el sistema de Bienestar Universitario a Nivel Nacional
216 Bienestar Utilizar vías de hecho para exigir a la Universidad de Caldas la prestación de servicios de bienestar. Utilizar vías de hecho para exigir a la Universidad de Caldas la prestación de servicios de bienestar.
212 Bienestar Vulnerabilidad Institucional frente a cambios abruptos en el sistema de Bienestar Universitario a Nivel Nacional Vulnerabilidad Institucional frente a cambios abruptos en el sistema de Bienestar Universitario a Nivel Nacional
213 Bienestar Concentración de recursos y servicios de Bienestar en estudiantes Concentración de recursos y servicios de Bienestar en estudiantes
534 Bienestar Concentración de recursos y servicios de Bienestar en estudiantes Concentración de recursos y servicios de Bienestar en estudiantes
502 Contratación Incurrir en sanciones de tipo penal, fiscal, civil y disciplinario asociado a contrataciones sin el cumplimiento de los requisitos. Incurrir en sanciones de tipo penal, fiscal, civil y disciplinario asociado a contrataciones sin el cumplimiento de los requisitos.
680 Contratación Contratar con personas incursas en causales de inhabilidad Contratar con personas incursas en causales de inhabilidad
681 Contratación Vicios en la supervision a la contratación Vicios en la supervision a la contratación
210 Contratación Incurrir en sanciones de tipo penal, fiscal, civil y disciplinario asociado a contrataciones sin el cumplimiento de los requisitos. Luego de analizar el proceso de Contratación se identifica el riesgo de incurrir en sanciones de tipo penal, fiscal, civil y disciplinario asociado a contrataciones sin el cumplimiento de los requisitos.
655 Control y Seguimiento Perdida, sustracción indebida o alteración de la información o registros correspondientes a las auditorias internas. Perdida, sustracción indebida o alteración de la información o registros correspondientes a las auditorias internas.
654 Control y Seguimiento Que no se implementen proyectos y acciones de mejoramiento producto de las conclusiones y recomendaciones de las auditorias Que no se implementen proyectos y acciones de mejoramiento producto de las conclusiones y recomendaciones de las auditorias
659 Control y Seguimiento Que las recomendaciones, asesorías y conceptos generados en el proceso de Control y Seguimiento no generen valor para ser incorporados en las decisiones estratégicas de la Institución. Que las recomendaciones, asesorías y conceptos generados en el proceso de Control y Seguimiento no generen valor para ser incorporados en las decisiones estratégicas de la Institución.
570 Control y Seguimiento Tras analizar el proceso de Control y Seguimiento se detectó el riesgo de "Que las recomendaciones, asesorías y conceptos generados en el proceso de Control y Seguimiento no generen valor para ser incorporados en las decisiones estratégicas de la Institución. Tras analizar el proceso de Control y Seguimiento se detectó el riesgo de "Que las recomendaciones, asesorías y conceptos generados en el proceso de Control y Seguimiento no generen valor para ser incorporados en las decisiones estratégicas de la Institución.
569 Control y Seguimiento Poco impacto de las actividades emprendidas para fortalecer la cultura del autocontrol en la Institución. Poco impacto de las actividades emprendidas para fortalecer la cultura del autocontrol en la Institución.
177 Control y Seguimiento Poco impacto de las actividades emprendidas para fortalecer la cultura del autocontrol en la Institución. Tras analizar el objetivo del proceso de Control y Seguimiento se identificó el riesgo de "Poco impacto de las actividades emprendidas para fortalecer la cultura del autocontrol en la Institución".
173 Control y Seguimiento Inoportunidad en el control y seguimiento (evaluación) en áreas estratégicas o problemáticas de la Universidad Tras analizar el objetivo del proceso de Control y Seguimiento se detectó el riesgo de "Inoportunidad en el control y seguimiento (evaluación) en áreas estratégicas o problemáticas de la Universidad ".
132 Control y Seguimiento Tras analizar el proceso de Control y Seguimiento se detectó el riesgo de "Que las recomendaciones, asesorías y conceptos generados en el proceso de Control y Seguimiento no generen valor para ser incorporados en las decisiones estratégicas de la Institución. Tras analizar el proceso de Control y Seguimiento se detectó el riesgo de "Que las recomendaciones, asesorías y conceptos generados en el proceso de Control y Seguimiento no generen valor para ser incorporados en las decisiones estratégicas de la Institución."
653 Control y Seguimiento Baja cobertura del programa de auditorias, respecto de los procesos y actividades susceptibles de auditar en la Universidad Baja cobertura del programa de auditorias, respecto de los procesos y actividades susceptibles de auditar en la Universidad
658 Control y Seguimiento Perdida de independencia en el ejercicio de auditorias internas Perdida de independencia en el ejercicio de auditorias internas
571 Control y Seguimiento Influencia o falta de imparcialidad en el ejercicio de auditorias internas. Influencia o falta de imparcialidad en el ejercicio de auditorias internas.
587 Direccionamiento Pérdida de confiabilidad y pertinencia en la reglamentación interna. Pérdida de confiabilidad y pertinencia en la reglamentación interna.
148 Direccionamiento Pérdida de confiabilidad y pertinencia en la reglamentación interna. Tras analizar el objetivo del proceso de Direccionamiento se identificó el riesgo de "Pérdida de confiabilidad y pertinencia en la reglamentación interna. "
586 Direccionamiento Pérdida de sostenibilidad, credibilidad y pertinencia en los objetivos y metas estratégicas de la Universidad. Pérdida de sostenibilidad, credibilidad y pertinencia en los objetivos y metas estratégicas de la Universidad.
652 Direccionamiento Exceso de poder y extralimitación de funciones de los cargos directivos Exceso de poder y extralimitación de funciones
588 Direccionamiento Pérdida de la gobernabilidad institucional en situaciones de crísis . Pérdida de la gobernabilidad institucional en situaciones de crísis .
714 Direccionamiento Pérdida de sostenibilidad, credibilidad y pertinencia en los objetivos y metas estratégicas de la Universidad. Pérdida de sostenibilidad, credibilidad y pertinencia en los objetivos y metas estratégicas de la Universidad.
139 Direccionamiento Pérdida de sostenibilidad, credibilidad y pertinencia en los objetivos y metas estratégicas de la Universidad. Tras analizar el objetivo del proceso de Direccionamiento se identificó el riesgo de "Pérdida de sostenibilidad, credibilidad y pertinencia en los objetivos y metas estratégicas de la Universidad. "
715 Direccionamiento Pérdida de la gobernabilidad institucional en situaciones de crísis . Pérdida de la gobernabilidad institucional en situaciones de crísis .
138 Direccionamiento Pérdida de la gobernabilidad institucional en situaciones de crísis . Tras analizar el objetivo del proceso de Direccionamiento se identificó el riesgo de "Pérdida de la gobernabilidad institucional en situaciones de crísis "
541 Docencia Lentitud en el diseño y aprobación de nuevos programas académicos. Lentitud en el diseño y aprobación de nuevos programas académicos.
208 Docencia Perdida de competitividad en el mercado de los posgrados. Luego de analizar el objetivo del proceso de Docencia se ha detectado el riesgo de pérdida de competitividad en el mercado de los posgrados.
205 Docencia Lentitud en el diseño y aprobación de nuevos programas académicos. Tras analizar el objetivo del proceso de Docencia se detectó el riesgo de lentitud en la aprobación de programas académicos.
657 Docencia Programas académicos con baja pertinencia social. Programas académicos con baja pertinencia social.
543 Docencia Programas académicos con baja pertinencia social. Programas académicos con baja pertinencia social.
656 Docencia Oferta de programas académicos sin registro calificado. Oferta de programas académicos sin registro calificado.
207 Docencia Inexistencia de oferta de asignaturas por parte de los departamentos, requeridas por los programas académicos. Tras analizar el objetivo del proceso de Docencia se detecta el riesgo de inexistencia de oferta de asignaturas por parte de los departamentos, requeridas por los programas académicos.
542 Docencia Oferta de programas académicos sin registro calificado. Oferta de programas académicos sin registro calificado.
645 Docencia Prestación de actividades académicas con ausencia o con errores en los soportes normativos. Prestación de actividades académicas con ausencia o con errores en los soportes normativos.
179 Docencia Oferta de programas académicos sin registro calificado. Luego de analizar el objetivo del proceso de Docencia se detecta el riesgo de oferta de programas académicos sin registro calificado.
206 Docencia Programas académicos con baja pertinencia social. Tras analizar el objetivo del proceso de Docencia se identificó el riesgo de ofrecer programas académicos con baja pertinencia social.
684 Gestión Documental Perdida de la trazabilidad de la correspondencia emitida en la universidad Perdida de la trazabilidad de la correspondencia emitida en la universidad
166 Gestión Documental Pérdida de información contenida en los documentos de los archivos de gestión, central e histórico. Pérdida de información contenida en los documentos de los archivos de gestión, central e histórico.
685 Gestión Documental Pérdida de información contenida en los documentos de los archivos de gestión, central e histórico. Pérdida de información contenida en los documentos de los archivos de gestión, central e histórico.
631 Gestión Documental Pérdida de información contenida en los documentos de los archivos de gestión, central e histórico. Pérdida de información contenida en los documentos de los archivos de gestión, central e histórico.
505 Gestión Documental Perdida de la trazabilidad de la correspondencia emitida en la universidad Perdida de la trazabilidad de la correspondencia emitida en la universidad
686 Gestión Documental Alteración o manipulación de documentos oficiales Alteración o manipulación de documentos oficiales
538 Gestión Financiera Colocación inadecuada de recursos financieros en el mercado de capitales. Colocación inadecuada de recursos financieros en el mercado de capitales.
539 Gestión Financiera Políticas y procedimientos en la recuperación de carteras morosas, sin impacto real en la misma Políticas y procedimientos en la recuperación de carteras morosas, sin impacto real en la misma
540 Gestión Financiera Pérdida de Recursos de la Institución asociada al proceso de gestión financiera Pérdida de Recursos de la Institución asociada al proceso de gestión financiera
717 Gestión Financiera Expedición de Paz y Salvos Expedición de Paz y Salvos
195 Gestión Financiera Políticas y procedimientos en la recuperación de carteras morosas, sin impacto real en la misma Analizado el proceso de gestión financiera se detecto que existe el riesgo de no hacer impacto en el recaudo de la cartera morosa de la Universidad .
701 Gestión Financiera Pérdida de Recursos de la Institución asociada al proceso de gestión financiera Pérdida de Recursos de la Institución asociada al proceso de gestión financiera
716 Gestión Financiera Manejo de claves para el registro de Ingresos y Giros Manejo de claves para el registro de Ingresos y Giros
186 Gestión Financiera Pérdida de Recursos de la Institución asociada al proceso de gestión financiera Tras analizar el objetivo del proceso de gestión financiera se detecto el riesgo de "Pérdida de Recursos de la Institución asociada al proceso de gestión financiera"
180 Gestión Financiera Colocación inadecuada de recursos financieros en el mercado de capitales. Tras analizar el objetivo del proceso de gestión fianciera se identifico el riesgo de "Discrecionalidad o colocación de fondos en forma indebida en el mercado de capitales"
196 Gestión Financiera Que la informacion financiera no refleje la realidad de la Institución, en términos de revelación, pertinencia, confiabilidad y oportunidad Analizado el procesos de gestión financiera existe el riesgo de que la informacion financiera no refleje la realidad de la Institución, en términos de revelación, pertinencia, confiabilidad y oportunidad
537 Gestión Financiera Que la informacion financiera no refleje la realidad de la Institución, en términos de revelación, pertinencia, confiabilidad y oportunidad Que la informacion financiera no refleje la realidad de la Institución, en términos de revelación, pertinencia, confiabilidad y oportunidad
687 Gestión Financiera Que la informacion financiera no refleje la realidad de la Institución, en términos de revelación, pertinencia, confiabilidad y oportunidad Que la informacion financiera no refleje la realidad de la Institución, en términos de revelación, pertinencia, confiabilidad y oportunidad
688 Gestión Financiera Colocación inadecuada de recursos financieros en el mercado de capitales. Colocación inadecuada de recursos financieros en el mercado de capitales.
702 Gestión Financiera Políticas y procedimientos en la recuperación de carteras morosas, sin impacto real en la misma Políticas y procedimientos en la recuperación de carteras morosas, sin impacto real en la misma
663 Gestión Humana Uso y manejo inadecuado de información, por acción o por omisión, que beneficie indebidamente a un servidor público. Ocultar información que beneficie indebidamente a un servidor público.
664 Gestión Humana Solicitud de reconocimiento por productividad académica en una misma modalidad en varias oportunidades por el mismo producto. Solicitud de reconocimiento por productividad académica en una misma modalidad en varias oportunidades por el mismo producto.
666 Gestión Humana Alteración de los datos que generan el pago de nómina. Alteración de los datos que generan el pago de nómina.
665 Gestión Humana Plagio y autoplagio de la productividad académica de los docentes. Plagio de la productividad académica de los docentes.
220 Gestión Humana Funcionarios en Provisionalidad, que no cumplan las competencias y funciones para las que fueron nombrados. Los funcionarios provisionales son empleados que se vinculan por un periodo máximo de 8 meses, por dicho motivo no se les aplica la evaluación de desempeño que se les aplica a los empleados de carrera, pero para el caso de la Universidad al igual que de otras entidades estatales dicha provisionalidad ha perdurado por varios años, sin que medie una evaluación de desempeño.
232 Gestión Humana Asumir el costo por enfermedad profesional reflejado en incapacidades permanentes, ausentismo por enfermedad, o incapacidad para ejercer funciones por evaluación de la ARP. La Universidad de Caldas desde hace algún tiempo no aplica de manera permanente examenes pre-ocupacionales o de ingreso, lo que puede generar que en el mediano plazo deba asumir enfermedades profesionales, no adquiridas en el ejercicio de las funciones para las que fué contratada la persona.
222 Gestión Humana Falsedad en los soportes de la hoja de vida de los funcionarios de la Universidad. Los documentos que se exigen para la vinculacion a la Universidad o bien para la celebracion de un contrato, pueden ser alterados en fechas o nombres, por lo que al realizar contrataciones masivas o nombramientos es posible que se presenten documentos falsos.
229 Gestión Humana Incumplir el pago de nómina Analizado el objetivo del proceso de Gestión Humana, se detecta el riesgo de incumplimiento en el pago de la nómina.
228 Gestión Humana Invalidez de las pruebas de conocimiento para seleccionar personal En el proceso de Gestión Humana, tras analizar el objetivo del proceso se detecta el riesgo de invalidez de las pruebas de conocimiento para seleccionar personal.
682 Gestión Humana Funcionarios en Provisionalidad, que no cumplan las competencias y funciones para las que fueron nombrados.
683 Gestión Humana Demandas a la Universidad asociadas a la administración de la Planta. Demandas a la Universidad asociadas a la administración de la Planta.
221 Gestión Humana Demandas a la Universidad asociadas a las Certificaciones laborales. La informacion que es base para certificar no esta claramente centralizada en la oficina de gestion humana, hecho que genera dificultad al momento de certificar; de igual manera no todo el personal está informado de cuales son las dependencias que pueden certificar.
231 Gestión Humana Demandas a la Universidad asociadas a la administración de la Planta. La oficina de Gestion Humana, como oficina encargada de la provision, mantenimiento y desarrollo del personal, recibe continuamente diferentes requerimientos de las Unidades admisnitrativas y académico admisnitrativas, por lo que una administracion de personal no fundamentada jurídicamente ni con claros soportes de la naturaleza y condiciones de trabajo, generarían ambigedades que pueden ser objeto de demandas para la entidad.
225 Gestión Humana Fuga de Capital Intelectual. La Universidad de Caldas desde el año 1999, no realiza concursos públicos de mérito para el ingreso a la planta, hecho que unido al relevo generacional ha llevado a la Institucion a proveer las vacantes provisionalmente. La permanecia de este personal en situacion de provisionalidad o temporalidad hace que con frecuencia el capital humano busque otras alternativas laborales más estables.
527 Gestión Humana Demandas a la Universidad asociadas a la administración de la Planta. Demandas a la Universidad asociadas a la administración de la Planta.
525 Gestión Humana Funcionarios en Provisionalidad, que no cumplan las competencias y funciones para las que fueron nombrados. Funcionarios en Provisionalidad, que no cumplan las competencias y funciones para las que fueron nombrados.
529 Gestión Humana Falsedad en los soportes de la hoja de vida de los funcionarios de la Universidad. Falsedad en los soportes de la hoja de vida de los funcionarios de la Universidad.
528 Gestión Humana Asumir el costo por enfermedad profesional reflejado en incapacidades permanentes, ausentismo por enfermedad, o incapacidad para ejercer funciones por evaluación de la ARP. Asumir el costo por enfermedad profesional reflejado en incapacidades permanentes, ausentismo por enfermedad, o incapacidad para ejercer funciones por evaluación de la ARP.
662 Gestión Humana Asumir el costo por enfermedad profesional reflejado en incapacidades permanentes, ausentismo por enfermedad o incapacidad para ejercer funciones por evaluación de la ARP. Asumir el costo por enfermedad profesional reflejado en incapacidades permanentes, ausentismo por enfermedad o incapacidad para ejercer funciones por evaluación de la ARP.
705 Gestión Jurídica Vencimiento de términos judiciales y no se pueda realizar una defensa apropiada de la entidad Vencimiento de términos judiciales y no se pueda realizar una defensa apropiada de la entidad
184 Gestión Jurídica Prescripción de una acción disciplinaria a un empleado o docente. Tras analizar el objetivo del proceso de Gestión Jurídica se detectó el riesgo de prescripción de una acción disciplinaria a un empleado o docente.
183 Gestión Jurídica Pérdida de credibilidad en el proceso de Gestión Jurídica, asociado a la falta de unidad de criterio en la asesoría o consulta jurídica. tras analizar el objetivo del proceso de Gestión Jurídica se detectó el riesgo de "pérdida de credibilidad en el proceso asociado a la falta de unidad de criterio en la asesoría o consulta jurídica"
135 Gestión Jurídica Reconstrucción de expedientes disciplinarios y judiciales. Tras analizar el objetivo del proceso de Gestión Jurídica se detectó el riesgo de "Reconstrucción de expedientes disciplinarios y judiciales."
513 Gestión Jurídica Contradicción al dar contestación a una misma petición cuando es presentada en varias dependencias. Contradicción al dar contestación a una misma petición cuando es presentada en varias dependencias.
507 Gestión Jurídica La pérdida de expedientes disciplinarios y judiciales. La pérdida de expedientes disciplinarios y judiciales.
506 Gestión Jurídica Pérdida de credibilidad en el proceso de Gestión Jurídica, asociado a la falta de unidad de criterio en la asesoría o consulta jurídica. Pérdida de credibilidad en el proceso de Gestión Jurídica, asociado a la falta de unidad de criterio en la asesoría o consulta jurídica.
514 Gestión Jurídica Sanción disciplinaria por no publicación de actos administrativos de carácter general. Sanción disciplinaria por no publicación de actos administrativos de carácter general.
511 Gestión Jurídica Vencimiento de términos judiciales y no se pueda realizar una defensa apropiada de la entidad. Vencimiento de términos judiciales y no se pueda realizar una defensa apropiada de la entidad.
512 Gestión Jurídica Vencimiento de términos en los derechos de petición Vencimiento de términos en los derechos de petición
706 Gestión Jurídica Contradicción al dar contestacion a una misma petición cuando es presentada en varias dependencias Contradicción al dar contestacion a una misma petición cuando es presentada en varias dependencias
708 Gestión Jurídica Favorecimiento de un candidato que aspire a alguna de las corporaciones de la Universidad de Caldas, Representaciones de los Consejos Superior, Académico y de Facultad Favorecimiento de un candidato que aspire a alguna de las corporaciones de la Universidad de Caldas, Representaciones de los Consejos Superior, Académico y de Facultad
707 Gestión Jurídica No presentar recursos cuando es procedente, en procesos judiciales. No presentar recursos cuando es procedente, en procesos judiciales.
709 Gestión Jurídica Delitos contra la administración pública Delitos contra la administración pública
712 Información y Comunicación Publicación de información de carácter partidista a favor de un grupo, persona o partido político del momento Publicación de información de carácter partidista a favor de un grupo, persona o partido político del momento
710 Información y Comunicación Deterioro de la imagen institucional interna y externa asociada al mal manejo de la información y comunicación institucional Deterioro de la imagen institucional interna y externa asociada al mal manejo de la información y comunicación institucional
165 Información y Comunicación No proveer datos confiable ni trazable para la medición de la gestión y su consecuente toma de decisiones. Tras analizar el objetivo del proceso de información y comucación se detectó el riesgo de "información para el análisis de datos y toma de decisiones poco confiable o no trazable".
531 Información y Comunicación Deterioro del clima organizacional por mal manejo de la información y comunicación. Deterioro del clima organizacional por mal manejo de la información y comunicación.
532 Información y Comunicación No proveer datos confiable ni trazable para la medición de la gestión y su consecuente toma de decisiones. No proveer datos confiable ni trazable para la medición de la gestión y su consecuente toma de decisiones.
530 Información y Comunicación Deterioro de la imagen institucional asociada a la información y comunicación institucional. Deterioro de la imagen institucional asociada a la información y comunicación institucional.
161 Información y Comunicación Deterioro de la imagen institucional asociada a la información y comunicación institucional. Tras analizar el objetivo del proceso de Información y Comunicación se identificó el riesgo de "Deterioro de la imagen institucional asociada a la información y comunicación institucional. "
711 Información y Comunicación Utilización indebida de información confidencial Utilización indebida de información confidencial
164 Información y Comunicación Deterioro del clima organizacional por mal manejo de la información y comunicación. Tras analizar el objetivo del proceso de información y comunicación se detectó el riesgo de "deteriorio en el clima organizacional por mal manejo de la información y comunicación".
191 Investigación Pérdida de vigencia del registro para funcionamiento de los programas de postgrado Luego de una revisión de los objetivos del proceso de investigación se encontró que un riesgo es la pérdida de vigencia del registro para funcionamiento de los programas de postgrado
577 Investigación Los proyectos de investigación concluidos carecen de producción científica Los proyectos de investigación concluidos carecen de producción científica
574 Investigación No contribuir a la formación de recurso humano científico No contribuir a la formación de recurso humano científico
193 Investigación Inobservancia en el cumplimiento de la norma en el proceso de selección de los estudiantes de postgrado Luego de analizar el objetivo del proceso de investigación se detectó el riesgo de inobservancia de la norma en el proceso de selección de los estudiantes de postgrado.
575 Investigación Inobservancia en el cumplimiento de la norma en el proceso de selección de los estudiantes de postgrado Inobservancia en el cumplimiento de la norma en el proceso de selección de los estudiantes de postgrado
190 Investigación Incumplimiento de las actividades planeadas en los proyectos de investigación financiados por la Institución y Cofinanciados Luego de analizar el objetivo del proceso de investigación, se detectó el riesgo de incumplimiento de las actividades planeadas en el proyecto de investigación
668 Investigación Uso exclusivo y privado de equipos u otros bienes que apoyan el proceso de investigación después de que se ha concluido el proyecto. Uso exclusivo y privado de equipos u otros bienes que apoyan el proceso de investigación después de que se ha concluido el proyecto.
198 Investigación Falta de concordancia entre los nuevos programas de postgrado y las áreas estratégicas de la Universidad Luego de analizar el objetivo del proceso de investigación se detectó el riesgo de la falta de concordancia entre los nuevos programas de postgrado y las áreas estratégicas de la Universidad
199 Investigación No contribuir a la formación de recurso humano científico Luego de analizar el objetivo del proceso de investigación se detectó existe el riesgo de no contribuir a la formación del recurso humano científico
576 Investigación Incumplimiento de las actividades planeadas en los proyectos de investigación financiados por la Institución y Cofinanciados Incumplimiento de las actividades planeadas en los proyectos de investigación financiados por la Institución y Cofinanciados
194 Investigación Los proyectos de investigación concluidos carecen de producción científica Luego de analizar el objetivo del proceso de investigación se detectó el riesgo de que los proyectos de investigación concluidos carezcan de producción científica
667 Investigación Selección final de beneficiarios de becas doctorales de COLCIENCIAS con posible conflicto de interés. Selección final de beneficiarios de becas doctorales de COLCIENCIAS con posible conflicto de interés.
169 Medición, Análisis y Mejora Análisis de la gestión de los procesos (institucional) basada en mediciones erróneas de indicadores. Tras analizar el objetivo del proceso de Medición, Análisis y Mejora, se detecto el riego de "Análisis de la gestión de los procesos basada en mediciones erróneas de indicadores"
637 Medición, Análisis y Mejora Gestión del riesgo inoperante o inútil en el Sistema Integrado de Gestión. Gestión del riesgo inoperante o inútil en el Sistema Integrado de Gestión.
651 Medición, Análisis y Mejora Toma de decisiones y generación de reportes internos y externos bajo información poco confiable y no controlada.
636 Medición, Análisis y Mejora Análisis de la gestión de los procesos (institucional) basada en mediciones erróneas de indicadores. Análisis de la gestión de los procesos (institucional) basada en mediciones erróneas de indicadores.
176 Medición, Análisis y Mejora Gestión del riesgo inoperante o inútil en el Sistema Integrado de Gestión. Tras analizar el objetivo del proceso de Medición, Análisis y Mejora se detectó el riesgo de "Administración del riesgo inoperante o inútil en el Sistema Integrado de Gestión".
650 Planificación Prestación de servicios institucionales a nivel interno y externo sin control sobre el monto de las ofertas, los costos asociados y los resultados financieros y de calidad obtenidos. Prestación de servicios institucionales a nivel interno y externo sin control sobre el monto de las ofertas, los costos asociados y los resultados financieros y de calidad obtenidos.
646 Planificación Demanda de estudiantes en algunos programas académicos por debajo de las expectativas planeadas, que afectan su sostenibilidad. Demanda de estudiantes en algunos programas académicos por debajo de las expectativas planeadas, que afectan su sostenibilidad.
635 Planificación Proyecciones de recursos (humano, tecnológico, infraestructura, académico-administrativa) en el mediano y largo plazo que no corresponden a los requerimientos institucionales Proyecciones de recursos (humano, tecnológico, infraestructura, académico-administrativa) en el mediano y largo plazo que no corresponden a los requerimientos institucionales
163 Planificación Resultados de la ejecución de planes de acción de las facultades que no generan impacto, asociada a una incompleta planificación en todas sus líneas (talento humano, inversión, recursos financieros, recursos tecnológicos. Tras analizar el objetivo del proceso de Planificación se detectó el riesgo de "Resultados de la ejecución de planes de acción de las facultades que no generan impacto, asociada a una incompleta planificación en todas sus líneas (talento humano, inversión, recursos financieros, recursos tecnológicos".
649 Planificación Ejecución de obras por fuera de lo establecido en el plan de obras y de las especificaciones planeadas Ejecución de obras por fuera de lo establecido en el plan de obras y de las especificaciones planeadas
106 Planificación Demanda de estudiantes en algunos programas académicos por debajo de las expectativas planeadas, que afectan su sostenibilidad. Tras analizar el objetivo del proceso de Planificación se deterctó el riesgo de "Demanda de estudiantes en algunos programas académicos por debajo de las expectativas planeadas, que afectan su sostenibilidad".
634 Planificación Resultados de la ejecución de planes de acción de las facultades que no generan impacto, asociada a una incompleta planificación en todas sus líneas (talento humano, inversión, recursos financieros, recursos tecnológicos. Resultados de la ejecución de planes de acción de las facultades que no generan impacto, asociada a una incompleta planificación en todas sus líneas (talento humano, inversión, recursos financieros, recursos tecnológicos.
107 Planificación Proyecciones de recursos (humano, tecnológico, infraestructura, académico-administrativa) en el mediano y largo plazo que no corresponden a los requerimientos institucionales Tras analizar el objetivo del proceso de Planificación se detectó el riesgo de "Proyecciones de recursos (humano, tecnológico, infraestructura, académico-administrativa) en el mediano y largo plazo que no corresponden a los requerimientos institucionales"
633 Planificación Demanda de estudiantes en algunos programas académicos por debajo de las expectativas planeadas, que afectan su sostenibilidad. Demanda de estudiantes en algunos programas académicos por debajo de las expectativas planeadas, que afectan su sostenibilidad.
648 Planificación Proyecciones de recursos (humano, tecnológico, infraestructura, académico-administrativa) en el mediano y largo plazo que no corresponden a los requerimientos institucionales Proyecciones de recursos (humano, tecnológico, infraestructura, académico-administrativa) en el mediano y largo plazo que no corresponden a los requerimientos institucionales
647 Planificación Resultados de la ejecución de planes de acción de las facultades, programas y departamentos que no generan impacto, asociada a una incompleta planificación en todas sus líneas (talento humano, inversión, recursos financieros, recursos tecnológicos). Resultados de la ejecución de planes de acción de las facultades que no generan impacto, asociada a una incompleta planificación en todas sus líneas (talento humano, inversión, recursos financieros, recursos tecnológicos).
172 Proyección Pérdida de sostenibilidad financiera para los proyectos de extensión universitaria en el mediano y largo plazo En el proceso de Proyección se detectó el riesgo de "Pérdida de sostenibilidad financiera para los proyectos de extensión universitaria en el mediano y largo plazo
673 Proyección Incorrecta definición y administración el prespuesto del proceso de Proyección Incorrecta definición y administración el prespuesto del proceso de Proyección
672 Proyección Incumplimiento de los compromisos de la Universidad frente a la ejecución de proyectos de proyecciòn Incumplimiento de los compromisos de la Universidad frente a la ejecución de proyectos de proyecciòn
572 Proyección Pérdida de sostenibilidad financiera para los proyectos de extensión universitaria en el mediano y largo plazo Pérdida de sostenibilidad financiera para los proyectos de extensión universitaria en el mediano y largo plazo
573 Proyección Desarticulación entre las Vicerrectorías y las Facultades en el apoyo a los proyectos de extensión y proyección universitaria Desarticulación entre las Vicerrectorías y las Facultades en el apoyo a los proyectos de extensión y proyección universitaria
674 Proyección Presiones políticas adversas en la ejecución de proyectos de proyección, prioritariamente en los proyectos financiados con recursos de regalías Presiones políticas adversas en la ejecución de proyectos de proyección, prioritariamente en los proyectos financiados con recursos de regalías
171 Proyección Desarticulación entre las Vicerrectorías y las Facultades en el apoyo a los proyectos de extensión y proyección universitaria En el proceso de Proyección se detecta el riesgo de "Desarticulación entre las Vicerrectorías y las Facultades en el apoyo a los proyectos de extensión y proyección universitaria"
671 Proyección Pérdida de sostenibilidad financiera para los proyectos de extensión universitaria en el mediano y largo plazo Pérdida de sostenibilidad financiera para los proyectos de extensión universitaria en el mediano y largo plazo
670 Proyección Desarticulación entre las Vicerrectorías y las Facultades en el apoyo a los proyectos de extensión y proyección universitaria Desarticulación entre las Vicerrectorías y las Facultades en el apoyo a los proyectos de extensión y proyección universitaria
578 Recursos Físicos Pérdida de bienes de la Institución por incendios. Pérdida de bienes de la Institución por incendios.
713 Recursos Físicos Incumplimiento de requisitos legales ambientales Incumplimiento de requisitos legales ambientales
580 Recursos Físicos Acceso indebido a las estaciones de trabajo o a los servidores, que soportan los sistemas de información de la Unviersidad Acceso indebido a las estaciones de trabajo o a los servidores, que soportan los sistemas de información de la Unviersidad
581 Recursos Físicos Desabastecimiento del suministro de agua Desabastecimiento del suministro de agua
182 Recursos Físicos Inadecuada selección de Infraestructura tecnológica de hardware y software y de los sistemas de comunicación Inadecuada selección de Infraestructura tecnológica de hardware y software y de los sistemas de comunicación
579 Recursos Físicos Pérdida de bienes propiedad de la Institución, que no son reportados a la oficina de inventarios. Pérdida de bienes propiedad de la Institución, que no son reportados a la oficina de inventarios.
632 Recursos Físicos Inadecuada selección de Infraestructura tecnológica de hardware y software y de los sistemas de comunicación Inadecuada selección de Infraestructura tecnológica de hardware y software y de los sistemas de comunicación
76 Recursos Físicos Pérdida de bienes de la Institución por incendios. Tras realizar el anàlisis al objetivo del proceso de recursos fìsicos se detectò el riesgo de pèrdida de bienes por incendio
133 Recursos Físicos Pérdida de bienes propiedad de la Institución, que no son reportados a la oficina de inventarios. Tras analizar el objetivo de recursos fìsicos se detectò el riesgo de pèrdida de bienes de propiedad de la instituciòn que no son reportados a la oficina de inventarios
181 Recursos Físicos Acceso indebido a las estaciones de trabajo o a los servidores, que soportan los sistemas de información de la Unviersidad Hurto o sabotaje a la información por acceso indebido a los sistemas de información, acceso indebido a las estaciones de trabajo o los servidores y ataque por internet.
201 Recursos de Apoyo Academico Expedir un título sin el cumplimiento pleno de requisitos. Expedición de títulos sin el cumplimiento de requisitos.
209 Recursos de Apoyo Academico Devolución de estudiantes en intercambios y pasantías internacionales. Devolución de estudiantes en intercambios y pasantías internacionales.
693 Recursos de Apoyo Academico Expedición fraudulenta de certificados. Expedición fraudulenta de certificados.
694 Recursos de Apoyo Academico Vulneración física de los archivos físicos de historia académica y pérdida de información en el SIA. Vulneración física de los archivos físicos de historia académica y pérdida de información en el SIA.
203 Recursos de Apoyo Academico Vulneración física de los archivos físicos de historia académica. Vulneración física de los archivos físicos de historia académica.
567 Recursos de Apoyo Academico Vulneración física de los archivos físicos de historia académica. Vulneración física de los archivos físicos de historia académica.
192 Recursos de Apoyo Academico Expedición de certificados con información errónea e imprecisa. Expedición de certificados con información errónea e imprecisa.
546 Recursos de Apoyo Academico Modificación fraudulenta del SIA. Modificación fraudulenta del SIA.
545 Recursos de Apoyo Academico Devolución de estudiantes en intercambios y pasantías internacionales. Devolución de estudiantes en intercambios y pasantías internacionales.
696 Recursos de Apoyo Academico Expedir un título sin el cumplimiento pleno de requisitos. Expedir un título sin el cumplimiento pleno de requisitos.
689 Recursos de Apoyo Academico No disponibilidad o uso ineficiente de aulas. No disponibilidad o uso ineficiente de aulas.
568 Recursos de Apoyo Academico Material bibliográfico desactualizado Material bibliográfico desactualizado
544 Recursos de Apoyo Academico Exceder el estándar de límite máximo tolerable para la pérdida de material bibliográfico en la biblioteca. Exceder el estándar de límite máximo tolerable para la pérdida de material bibliográfico en la biblioteca.
690 Recursos de Apoyo Academico Devolución de estudiantes en movilidad académica. Devolución de estudiantes en movilidad académica.
691 Recursos de Apoyo Academico Exceder el estándar de límite máximo tolerable para la pérdida de material bibliográfico en la biblioteca. Exceder el estándar de límite máximo tolerable para la pérdida de material bibliográfico en la biblioteca.
695 Recursos de Apoyo Academico Material bibliográfico desactualizado Material bibliográfico desactualizado
697 Recursos de Apoyo Academico Inversión insuficiente e inadecuada para dotación y mantenimiento de laboratorios. Inversión insuficiente e inadecuada para dotación y mantenimiento de laboratorios.
698 Recursos de Apoyo Academico Poca pertinencia y calidad de los contenidos disponibles en la plataforma virtual.
700 Recursos de Apoyo Academico Falta de preparación del personal que labora en la Biblioteca. Falta de preparación del personal que labora en la Biblioteca.
692 Recursos de Apoyo Academico Modificación fraudulenta del SIA. Modificación fraudulenta del SIA.
561 Recursos de Apoyo Academico Expedición de certificados con información errónea e imprecisa. Expedición de certificados con información errónea e imprecisa.
202 Recursos de Apoyo Academico Modificación fraudulenta del SIA. Modificación fraudulenta del SIA
560 Recursos de Apoyo Academico Expedir un título sin el cumplimiento pleno de requisitos. Expedir un título sin el cumplimiento pleno de requisitos.
134 Recursos de Apoyo Academico Exceder el estándar de límite máximo tolerable para la pérdida de material bibliográfico en la biblioteca. Tras analizar el objetivo del proceso de Recursos de Apoyo Académico se detecto el riesgo de "Exceder el estándar de límite máximo tolerable para la pérdida de material bibliográfico en la biblioteca.
 

Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora

Código Proceso Fuente Situación Descripción de la Situación Consultar
341 Proceso De Bienestar Auditoría Interna Mejorar el control a las entrevistas que se realizan por parte de los estudiantes a quienes solicitan cupo para las residencias universitarias y el control que realiza el área socioeconómica del proceso de Bienestar Universitario a las residencias estudiantiles para el adecuado uso de las mismas. Lo anterior con el fin de evitar el riesgo de no asignar adecuadamente los cupos a las residencias y de evitar un mal uso de las mismas
130 Bienestar Auditoría Interna La detecta en el proceso de Bienestar la necesidad de definir programas y proyectos de carácter Institucional y con el apoyo de la Alta Dirección para desarrollar habilidades en los estudiantes para el manejo de conflictos, la convivencia pacífica, el diálogo y la no violencia, que permitan fortalecer las competencias de los individuos para hacer frente a los compromisos establecidos en la Misión de la Universidad, como entidad pública orientada a propiciar el “desarrollo económico, social y humano sostenible de las comunidades locales, regionales y globales con calidad, eficiencia y equidad social”.
125 Bienestar Auditoría Interna Frente a la inspeccion realizada al programa establecido en la circular 006 de septiembre 23 de 2008, para asignar residencias estudiantiles en el segundo periodo del 2008, el instructivo existente no se aplicó en forma oportuna. No existe un instrumento que permita verificar y reportar el estado de la infraestructura física en las residencias. Se encontró adicionalmente escaso orden en la informacion como los soportes, listas, cuadros de control y demás registros relativos a esta actividad.
124 Bienestar Auditoría Interna La programación para el otorgamiento del subsidio de matrícula no concuerda con el calendario académico, generando extemporaneidad en la matrícula de los estudiantes. Adicionalmente no se tiene claridad sobre la administración de los registros soportes del otorgamiento del subsidio por parte del comité matrícula.
123 Bienestar Auditoría Interna En la caracterización del proceso de Bienestar no se definen como clientes los docentes, administrativos, directivos, familias de los servidores publicos, ni los jubilados, poblaciones referidas como usuarios por parte de los funcionaros responsables de la prestación de los servicios lo que también genera dificultad para diferenciar los servicios por parte de los usuarios.
342 Proceso De Bienestar Auditoría Interna Con base en la revisión realizada a la agenda cultural de la vigencia 2010 en la oficina de extensión cultural, se observó que un solo funcionario desempeña las funciones de atención de requerimientos de las diferentes dependencias de la institución tanto en el horario normal como en horas nocturnas, fines de semana y festivos. Esta situación podría generar riesgos de incumplimiento en la atención de los requerimientos de las diferentes dependencias de la universidad.
608 Bienestar Resultado de la medición de indicadores Identificando el estrés como una de las causas de ausentismo y como desencadenante de enfermedades, se formula un programa de desintoxicación iónica, terapia de sanación y terapia de meditación guiada. Una vez implementada se evaluará el impacto.
609 Bienestar Resultado de la medición de indicadores Con el fin de consolidar una base de datos de los grupos de artes escénicas, grupos musicales de cámara, colectivos de artes plásticas, de diseño visual y ademas de otros grupos de interés cultural que hacen parte de la dinámica de la Universidad de Caldas; se hace necesario elaborar un directorio que permita articular y visibilizar la producción artística.
119 Bienestar Auditoría Interna El Proceso de Bienestar contribuye al ambiente de trabajo en tanto atiende las condiciones de convivencia, espiritualidad y promoción y prevención de la salud en la comunidad universitaria, no obstante es necesario revisar las condiciones ambientales en el área de deportes, toda vez que se observan aspectos de luminosidad y ergonomía no adecuadas para la prestación de los servicios, lo que pone en riesgo el cumplimiento del requisito 6.4 de la NTCGP1000:2004.
120 Bienestar Auditoría Interna No se encuentran claramente determinados los recursos de inflaestructura, talento humano y tecnología necesarios para la prestacion de los servicios de Bienestar. Lo anterior contraviene lo dispuesto en los requisitos 4.1 d) y 6.1. de la NTCGP1000:2004.
607 Bienestar Resultado de la medición de indicadores Diseñar programas de intervención para la comunidad identificada como de alto riesgos para procurar una mejora en sus condiciones físicas y mentales a través del deporte y la recreación
346 Proceso De Bienestar Auditoría Interna Realizar seguimiento por parte del proceso de Bienestar Universitario a través del área socioeconómica, a las recomendaciones generadas por la Unidad Tecnológica de Alimentos, en cuanto a los resultados de reportes microbiológicos realizados durante el año 2010 a las cafeterías donde se ofrece el subsidio de alimentación a estudiantes de la Universidad.
121 Bienestar Auditoría Interna Al revisar las mediciones del proceso, se encuentra una clara responsabilidad del éste frente a los indicadores SUE que miden la eficiencia y la eficacia. Es conveniente definir un indicador que mida el impacto social de los servicios (efectividad), en tanto se pone en riesgo el cumplimiento del requisito 8.2.3 de la NTCGP1000:2004.
493 Bienestar - Auditoría de Control: PROCESO DE BIENESTAR Auditoría Interna Al revisar la normativa aplicable al procedimiento para otorgar becas de compensación (Acuerdo 078 de 2004), se observó que se encuentra establecida la veeduría por parte de la Oficina de Control Interno; no obstante lo anterior, no se encuentra evidencia sobre la ejecución de esta veeduría ni la referencia a esta actividad en el procedimiento documentado P-BN-336 en el Sistema Integrado de Gestión.
492 Bienestar - Auditoría de Control: PROCESO DE BIENESTAR Auditoría Interna Se observó que el proceso de Bienestar en lo referente al procedimiento de becas de compensación y asignación de residencias estudiantiles, el registro de información y su trazabilidad, es realizado en su mayoría de manera manual. Se evidencia que el desarrollo de este procedimiento demanda la gestión de gran cantidad de información, por lo cual se avizora que carece de un sistema de información que permita el control y ejecución de las actividades propias de los procesos de una manera automatizada evitando el riesgo de desgaste administrativo o la posibilidad de incurrir en errores.
582 Bienestar Identificación de servicios no conformes Evacuación del edificio donde funcionaban las residencias estudiantiles universitarias "Gabriel Soto Bayona" por inseguras condiciones de infraestructura, de acuerdo a estudio realizado por ingenieros de la Universidad Nacional Sede Manizales
489 Bienestar - Auditoría de Control: PROCESO DE BIENESTAR Auditoría Interna En el Área de Deportes se evidenció que las acciones propuestas en el ACPM 119 del año 2009, producto de la auditoría interna del mismo año, no surtieron efecto en tanto reincide la falencia detectada en esta área referente a dotación tecnológica y comunicaciones, lo cual contraviene el numeral 6.3 de la NTCGP 1000-2009 Infraestructura y 2.2.3 MECI (Medios de Comunicación).
490 Bienestar - Auditoría de Control: PROCESO DE BIENESTAR Auditoría Interna Revisado el proceso de Bienestar, se observó que en la Universidad de Caldas no se cuenta con una política de inclusión de la población estudiantil que presenta discapacidad física, mental, psicológica que permita el diseño, elaboración y ejecución de un plan integral de atención para dicha población, en el marco de gestión de sus diferentes Áreas de atención, lo cual contribuirá de manera pertinente al cumplimiento del objetivo del proceso.
344 Proceso De Bienestar Auditoría Interna Revisado en el proceso de Bienestar Universitario el servicio de médico estudiantil prestado a través de la IPS Universitaria, se observó que el acuerdo 054 de 1988 debe alinearse con la ley 30 de 1992 y la 100 de 1993 a través de la Secretaria General, con el fin de racionalizar los recursos que la institución dispone para tal fin.
421 Proceso De Bienestar ACPM no cumplida Revisado en el proceso de Bienestar Universitario el servicio de médico estudiantil prestado a través de la IPS Universitaria, se observó que el acuerdo 054 de 1988 debe alinearse con la ley 30 de 1992 y la 100 de 1993 a través de la Secretaria General, con el fin de racionalizar los recursos que la institución dispone para tal fin.
347 Proceso De Bienestar Auditoría Interna Mejorar la planificación para la elaboración de la agenda cultural en la oficina de extensión cultural en el proceso de Bienestar Universitario con el propósito de evitar el riesgo de no cumplimiento oportuno de la agenda o de realizar actividades por fuera de la misma.
491 Bienestar - Auditoría de Control: PROCESO DE BIENESTAR Auditoría Interna En el Área de Deportes del proceso de Bienestar al revisar las condiciones de ambiente e infraestructura referenciados en el numeral 6.4 de la NTCGP1000-2009 y el 1.1 del componente ambiente de control de MECI, se pudo evidenciar el ruido originado por las actividades propias del gimnasio, aspecto que el equipo auditor considera de interés y que podría ser pertinente su evaluación y análisis por el área competente para este caso, Salud Ocupacional.
343 Proceso De Bienestar Auditoría Interna En el proceso de Bienestar Universitario, a través de la IPS Universitaria, al revisar los registros de estudiantes que solicitan servicio médico, se observó que se debe mejorar el registro de la información de los estudiantes en el momento de realizar la matricula en la oficina de Registro Académico, con fin de evitar el riesgo de que se genere doble vinculación al sistema de salud, o que el estudiante se quede sin la afiliación al mismo
129 Bienestar Auditoría Interna No se encuentran documentadas las actividades de prestación de los servicios culturales, generando el riesgo de no tenerse claro el alcane y objetivos del mismo.
127 Bienestar Auditoría Interna No existe un soporte que evidencie que la tarifa cobrada al estudiante por concepto de consulta con especialistas, medicamentos, exámenes de laboratorio o de rayos X, corresponde al porcentaje acordado por valor de matrícula.
126 Bienestar Auditoría Interna No se encontró evidencia de las evaluaciones que el profesional universitario del área de deportes debe hacerle a los técnicos para cada deporte. De igual manera no se encontró evidencia de la aprobación que el profesional universitario del área de deporte debe hacer sobre el plan de trabajo del técnico Gilberto Osorio.
399 Proceso De Bienestar ACPM no cumplida Realizar seguimiento por parte del proceso de Bienestar Universitario a través del área socioeconómica, a las recomendaciones generadas por la Unidad Tecnológica de Alimentos, en cuanto a los resultados de reportes microbiológicos realizados durante el año 2010 a las cafeterías donde se ofrece el subsidio de alimentación a estudiantes de la Universidad.
340 Proceso De Bienestar Auditoría Interna Ajustar el formato para historia clínica que utiliza la IPS Universitaria en el proceso de Bienestar Universitario, conforme a lo establecido en la Resolución 1995 de 1999 del sistema General de Seguridad Social en Salud, con el fin de evitar el riesgo de incumplir lo estipulado en la citada resolución.
504 Bienestar Identificación de servicios no conformes En solicitud escrita realizada por los funcionarios del gimnasio el dìa 22 de octubre, se menciona la necesidad de arreglar una polea que se reventó en la maquina extensora de pierna, haciéndose evidente la necesidad de actividades de mantenimiento preventivo adicionales como lubricación de máquinas.
266 Contratación Acciones propuestas reuniones, juntas, comites y consejos celebrados en la Universidad Se pretende evitar tramites innecesarios conservado dos archivos de contratos, el de la Secretaria General con originales y faltandoles documentos como los recibidos a satisfacción y las actas de liquidacion y el de la Oficina Financiera donde igualmente deben quedar los originales y donde efectivamente reposan los recibidos a satisfacción y las actas de liquidación para efectos de pago. Por lo tanto que el expediente del contrato se conserve directamente en la oficina Financiera.
6 Contratación Auditoría Interna En el proceso de Contratación, no se tienen identificados los folios de los expedientes de los contratos 049 y 050 de 2008. No se tiene establecida la tabla de retención documental para la administración de la documentación de los convenios. Lo anterior contraviene el requisito 4.2.4 de la NTCGP 1000:2004.
7 Contratación Auditoría Interna En el proceso de Contratación, no se evidencia registro de los requerimientos de las direntes facultades como entrada para la construcción del plan de compras de 2008. No se evidencia registros de los requerimientos de las siguientes compras relacionadas en el plan de compras del 2008: dotación sala de cirujía, adquisición de equipos y muebles de oficina, video proyector. No se eviencia el Visto Bueno del Rector en el plan de compras del 2008. Lo anterior contraviene lo dispuesto en el artículo 9 del Estatuto de Contratación. El proceso no realiza publicación del registro de los contratos de bienes y servicios adquiridos por la entidad en un lugar visible de la Universidad como lo establece el artículo 35 del Estatuto de Contratación. Adicionalmente, en consideración al enfoque por procesos, la construcción del plan de compras se asocia directamente al proceso de Planificación y hace parte de un documento de entrada al proceso de Contratación, lo que no se hace evidente en la caracterización de los respectivos procesos.
5 Contratación Auditoría Interna En el proceso de Contatación se envió una circular el 24 de noviembre de 2008 referente a la utilización de los formatos aprobados en el SIG para la implementación de los procedimientos asociados al proceso, no obstante se encuentra que no se han implementado adecuada y completamente sin que se hayan adelantado las acciones pertinentes. Lo anterior contraviene el requisito 4.2.3 de la NTCGP 1000:2004.
4 Contratación Auditoría Interna El proceso de Contratación, pese a que tiene documentado un procedimiento, no tiene clararidad sobre los criterios para evaluación y reevaluación de proveedores de bienes o servicios a la Universidad; igualmente no posee registros de evaluaciones aplicadas, lo que contraviene lo dispuesto en el numeral 7.4 de la NTCGP 1000:2004.
501 Contratación Otro A raíz de la puesta en marcha de dos acciones de mejora, se hace necesario brindar claridad respecto de un periodo de transición entre los procedimientos ya existentes de Contratación en el SIG Y FORMATOS y el SUBSISTEMA SINCO y la PRUEBA PILOTO. Al poner en marcha estas dos últimas acciones se presenta un paralelismo entre estos nuevos procedimientos y los procedimientos del SIG, si bien la normatividad sigue siendo la misma en lo que respecta a responsables, formatos y pasos.
500 Contratación Resultado de la medición de indicadores Analizando el resultado del indicador de eficacia en la selección de proveedores, en el cual se determina los proveedores que obtienen una mayor calificación en los procesos de reevaluación, a pesar de cumplir la meta, se identifica una no conformidad en cuanto a contratar un proveedor que no cuenta con recalificación de proveedores previa, teniendo el riesgo de no cumplir las expectativas o criterios de evaluación de la universidad dado que la evaluación se realiza a través de una muestra.
620 Contratación Resultado de la medición de indicadores Realizando análisis del indicador eficiencia en la contratación para el II semestre del año 2012, se identifica, que aunque la meta se cumple, por un lado, el indicador unifica las mediciones de días de contratación, tanto para directa como para pública y privada (procesos contractuales completamente diferentes en su ejecución) y por el otro, se presenta un alto riesgo de incumplimiento en la contratación directa, la cual se ejecuta en la universidad con mayor frecuencia y representa gran cantidad de recursos para la adquisición de bienes y servicios, identificando una no conformidad potencial frente a posibles posibles demoras derivadas de ineficiencias en el proceso contractual.
499 Contratación - Auditoría de Control: PROCESO DE CONTRATACIÓN Auditoría Interna Es recomendable estudiar estrategias que permitan la optimización y agilidad en la actualización de indicadores de los procesos y de los registros de reevaluación de los mapas de riegos en el SIG desde el año 2009 y las acciones que se toman por parte del líder de proceso para reevaluar su probabilidad de ocurrencia y su impacto con el fin de lograr su mitigación.
498 Contratación - Auditoría de Control: PROCESO DE CONTRATACIÓN Auditoría Interna Se evidencian debilidades aún persistentes en cuanto a la cultura del registro de acciones y proyectos de mejoramiento que si bien se han implementado o se encuentran en ejecución, no están siendo documentados dentro del módulo de ACPMs del SIG, perdiendo trazabilidad y visibilidad de proyectos que generan impactos positivos en la institución y podrían demostrar la madurez del sistema.
755 Contratación Resultado de la medición de indicadores Realizando el análisis de los días promedio que se demora el trámite contractual desde la aprobación de la solicitud hasta la legalización del contrato, se encuentra que el foco de intervención es la contratación privada de menor cuantía porque no está cumpliendo con la meta en un 55% (Meta: 12 días, Promedio: 22 días), mientras que las demás modalidades están cumpliendo en un 100% la directa y en un 92% la privada de mayor cuantía (Contratación Pública no se registra).
496 Contratación - Auditoría de Control: PROCESO DE CONTRATACIÓN Auditoría Interna Se evidencia que aún persisten inconsistencias en la firma de los formatos de paz y salvo por parte de los supervisores en cada proceso contractual a través de los cuales se autorizan los pagos a los proveedores. Lo anterior contraviene los numerales 4.2.4 y 7.4.3 de la norma NTCGP-1000
497 Contratación - Auditoría de Control: PROCESO DE CONTRATACIÓN Auditoría Interna Se evidencia que no se ha venido llevando un control documental adecuado en cuanto al orden de los registros en los expedientes contractuales y de convenios, propiciando riesgos por extravío o traspapelación de registros que se archivan en diferentes carpetas sin conservar orden consecutivo según la estructura de cada proceso contractual y lo establecido en el numeral 4.2.4 de la norma NTCGP-1000
289 Contratación Resultados de la revisión por la dirección al SIG De conformidad con el acta de revisión por la dirección de la vigencia 2009, registrar el cronograma de implementación del Subsistema de Inventarios y Compras – SINCO en una acción preventiva, el que empezará a consolidar la base de datos de contratos en el mes de agosto de 2010.
443 Informes De Supervisión A Contratos Y Convenios Vigencia 2011 Auditoría Interna Al solicitar los informes de interventoría y/o supervision de contratos, se encuentra de manera generalizada la inexistencia de informes de interventoría y supervisión, cuando aplica. No se hace evidente en todos los contratos la actuación de los internventores y supervisores respecto de la generación de informes. Lo anterior avizora riesgos de control documental de los expedientes de los contratos y falta de claridad sobre el alcance de actuación de los supervisores e interventores en la actividad de emisión de informes que soporten el recibo a satisfacción.
526 Contratación Resultado de la medición de indicadores UNA VEZ ANALIZADOS LOS INDICADORES a pesar que se cumple la meta de los 24 dias dentro del proceso global de la contratacion, es necesario analizar los plazos de la Oferta Privada ya que respecto de los tiempo del año pasado este termino aumento. Por lo que se llevara acabo una accion correctiva en la que se incluira el analisis de pareto como fuente de identificacion de acciones.
495 Contratación - Auditoría de Control: PROCESO DE CONTRATACIÓN Auditoría Interna Se evidencia que aún persiste un gran riesgo en términos de la cultura del "inmediatismo" que muchos funcionarios tienen a la hora de suscribir convenios sin seguir las formalidades plenas establecidas en el procedimiento P-CC-384. Así mismo, no existe una acción correctiva o preventiva relacionada con el tema de convenios y esto tiene implicaciones jurídicas graves para la Institución y para quienes suscriben dichos convenios.Lo anterior contraviene los numerales 7.4.1, 7.4.2 y 7.4.3 de la norma NTCGP-1000.
8 Contratación Auditoría Interna El proceso de Contratación no cuenta con una base de datos de proveedores como referencia y fuente de información para los diferentes ordenadores de gasto y la junta de compras para la invitación a cotizar, así mismo no se tienen establecidos criterios que permitan definir a que proveedores invitar, lo que pone en riesgo el fundamento del principio de la transparencia citado en el estatuto de contratación de la Universidad.
453 Contratación - Auditoría de Control: Contratación 2010 Auditoría Interna Luego de haber sido auditada la gestión contractual de todos los centros de gasto, sobre muestra de contratos seleccionados aleatoriamente, se encuentran no conformidades sobre los siguientes aspectos (ver detalles en la lista de verificación de la auditoria): a) publicación de la contratación dentro de los términos establecidos en el Acuerdo 03 de 2009, b) falta de inscripción de un proveedor en el banco de proveedores, c) falta de consulta en el SICE en un contrato, d) debilidades en el registro de la información contractual en los formatos de rendición al organo de control, e) debilidades en la elaboración de los estudios de mercado, f) requisito de consulta en el plan de compras en la etapa precontractual, g) fallas en el cumplimiento de los plazos establecidos en el procedimiento de contratación, h) debilidades en el uso de la modalidad de "compra global". Lo anterior denota la existencia de debilidades en el manejo de las etapas precontractuales por parte de los centros de gasto, que avizoran la necesidad de establecer correctivos integrales al procedimiento de contratación bajo el alcance de los centros de gasto, dado que los controles que hoy estan establecidos en estas etapas, no estan evidenciando su efecitividad para evitar la persistencia de fallas identificadas en auditorias internas y externas anteriores de similar connotación.
461 Contratación Acciones propuestas reuniones, juntas, comites y consejos celebrados en la Universidad El proyecto de estandarización y centralización de la contratación directa de la Universidad de Caldas, pretende mostrar de un modo detallado, como erradicar los riesgos jurídicos de los cuales son vulnerables todas las personas que intervienen en el proceso de contratación directa y de la universidad misma, además pretende rediseñar el proceso donde se plantean las responsabilidades y métodos en pro del mejoramiento continuo de los procesos administrativos de la universidad.
3 Contratación Auditoría Interna En el proceso de Contratación, no se tiene registro de actas de la junta de compras de las 3 sesiones anteriores a la fecha de la auditoría, en las cuales se referencie la aprobación de solicitudes de compras ya adjudicadas.
468 Control y Seguimiento - Auditoría de Control: PROCESO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO Auditoría Interna Se recomienda precisar el alcance del objeto para evitar confusiones de alcances del proceso de control y seguimiento.
469 Control y Seguimiento - Auditoría de Control: PROCESO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO Auditoría Interna Se recomienda seguir trabajando el proyecto de intregracion de todas las accciones de mejora para mantener y mejorar el SIG.
470 Control y Seguimiento - Auditoría de Control: PROCESO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO Auditoría Interna Se realizo por parte de la oficina de control interno una recopilacion de la normativa que rige el actuar de la oficina de control interno, dicho informe se realizo con periodos de presentacion de exigencias mensuales; se resalta la calidad e importancia de dicho trabajo y recomendamos hacerlo extensivo a todos los procesos de la Universidad.
279 Control y Seguimiento - Auditoría de Control: PROCESO CONTROL Y SEGUIMIENTO Auditoría Interna En el procedimiento para el seguimiento y evaluación al cumplimiento del plan de acción y plan de desarrollo institucional, se usa el formato R-928-PDI-98 avances de las actividades para lograr las metas de cada proyecto, pero este formato no esta relacionado en el procedimiento.
281 Control y Seguimiento - Auditoría de Control: PROCESO CONTROL Y SEGUIMIENTO Auditoría Interna Al revisar el procedimiento para planificar y ejecutar auditorias internas en la Universidad de Caldas -control y seguimiento -P-CS-8, dice que todos los formatos son electrónicos, se encuentra que algunos formatos se imprimen y se diligencian en forma manual.
145 Control y Seguimiento Auditoría Interna En la ejecución del procedimiento de auditorías internas se detectaron las siguientes situaciones: 1. Se asignaron auditores cotraviniendo el principio de independencia e imparcialidad (Luz Angela Aristizabal y Julián Patiño). 2. Se generó una versión del programa de auditoría por la modificación de fechas de auditorías, aun cuando el procedimiento estipula que solo puede generarse una nueva versión por adición solicitada de una auditoría; sumado a ello, no se evidenció la socialización del programa al Rector, auque fue convocado a la reunión de apertura del ciclo de auditorías.
278 Control y Seguimiento - Auditoría de Control: PROCESO CONTROL Y SEGUIMIENTO Auditoría Interna Según el acuerdo 03 de 2009, la Oficina de Control Interno debe presentar trimestralmente al Consejo Superior los informes de adiciones o prorrogas en la contrataciones. Se evidencia circular 7 de octubre 21 de 2009 donde se solicito información con corte a sep30-2009. Pero el informe a noviembre 10 de 2009 no se ha presentado.
117 Control y Seguimiento Auditoría Interna Frente a la actividad de seguimiento al estado de avance del Plan de Mejoramiento Institucional que realiza el proceso de Control y Seguimiento, se detecta que no se hacen formales los registros que dan evidencia de dichas actividades, lo que pone en riesgo el logro de demostrar su cumplimiento.
109 Control y Seguimiento Auditoría Interna Se evidencia que en el proceso de Control y Seguimiento no hay claridad acerca de los controles que tiene el SIG y el rol que tiene el proceso dentro de la evaluación a estos controles, así mismo no se tiene claridad acerca de la forma en la que evalúan su eficacia, adecuación y conveniencia, lo que contraviene los requisitos 2.1 MECI, 8.2 NTCGP 1000:2004
467 Control y Seguimiento - Auditoría de Control: PROCESO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO Auditoría Interna Tendiente a mejorar la participacion, compromiso y permanencia del grupo de auditores, se solicita gestionar los incentivos antes mencionados al grupo de auditores.
116 Control y Seguimiento Auditoría Interna Tras indagar al líder del proceso, se evidencia que no se tiene establecida la metodología para el seguimiento y control al cumplimiento de los planes estratégicos, tácticos y operativos, pese a que se identifica como una actividad en la caracterización.
110 Control y Seguimiento Auditoría Interna Frente a la actividad de asesoría y sugerencia de las mejores prácticas de gestión a los procesos, se encontró que en el proceso de Control y Seguimiento no se tienen formalmente definidos los métodos que permitan hacer trazabilidad y control a esta actividad.
111 Control y Seguimiento Auditoría Interna En el proceso de Control y Seguimiento se encontró que mediante oficio 7708 de 2008 se solicitó la asistencia de la Oficina de Planeación a la capacitación "Sensibilizar y capacitar para generar cultura de Autocontrol, Autogestión y Autorregulación". la actividad no se efectuo, sin embargo no aparece oficio de cancelación de la actividad, ni sus acciones consecuentes. (Serie documental CO-30.3.3)
287 Control y Seguimiento ACPM no cumplida Tras analizar el proceso de Control y Seguimiento se detectó el riesgo de "Que las recomendaciones, asesorías y conceptos generados en el proceso de Control y Seguimiento no generen valor para ser incorporados en las decisiones estratégicas de la Institución."
112 Control y Seguimiento Auditoría Interna Es evidente que existe confusión sobre las actividades propias de la oficina de control interno (funciones auditoras del control) y las actividades del proceso de Control y Seguimiento en tanto se dispersa el límite del proceso con respecto de las actividades propias del proceso de Medición, Analisis y Mejora.
115 Control y Seguimiento Auditoría Interna En el proceso de Control y Seguimiento, se evidenció que existe la siguiente normatividad que regula el sistema de control interno institucional; Resolución 000123 de 1997, Resolución 000829 de 2006, 001358 de 1994, Resolución 00721 de 2006, Resolución 00830 de 2006, algunas de ellas suministradas por el auditado y otras anexas a la documentación del proceso. Se evidencia que algunas de esas Resoluciones se encuentran derogradas y no se tiene claridad acerca de la directriz institucional que regula la operación del sistema de control interno en términos de funciones, responsabilidades y autoridades.
113 Control y Seguimiento Auditoría Interna En el proceso de Control y Seguimiento se realiza la evaluación al Sistema de Control Interno. Pese a que se utiliza el instrumento que el DAFP envía para tal efecto, se detecta el riesgo de que no sea aplicable a las particularidades del sistema de control interno asociado al SIG en la Universidad y que se dependa de un instrumento externo que pueda no muestrar resultados aplicables y pertinentes.
387 Control y Seguimiento Otro Al realizar un muestreo de los hallazgos encontrados en el cliclo de auditorías ejecutado durante el año 2010 se encontró que el 30% de ellos no tenía la información necesaria para que los auditados puedan realizar un adecuado análisis de causas
114 Control y Seguimiento Auditoría Interna El proceso de Control y Seguimiento tiene un listado de informes obligatorios que debe presentar a los entes externos de control y demás instancias Institucionales, en los que se especifica la periodicidad con la que deben ser presentados, no obstante, el líder declara que no todos son obligatorios, pero tampoco demuestra tener claro cuales si son obligatorios. Ello evidencia deficiencias en la planificación y control en la presentación de los informes por parte del proceso.
597 Docencia - Auditoría de Control: PROCESO DE DOCENCIA Auditoría Interna Con excepción del Doctorado en Diseño y Creación, se encuentra que en todos los programas auditados, en los que han realizado renovación de registro, procesos de acreditación o autoevaluación para la apertura de una cohorte, existen planes de mejoramiento. No obstante lo anterior, Los directores de programa, en general, no reconocen esta herramienta como útil, además de manifestar que no se le pueda hacer seguimiento a estos planes, en tanto no poseen un cronograma ni un presupuesto que los haga medibles y realizables. Asi mismo se evidenció un nueva guía denominada "G-DC-615-GUÍA PARA LA ELABORACIÓN Y SEGUIMIENTO A LOS PLANES DE MEJORAMIENTO DE LOS PROGRAMAS ACADÉMICOS" que señala la existencia de un software para la elaboración de dichos planes. Sin embargo, éste software aún o esta en funcionamiento y se avizoran restricciones de uso, en tanto exige que se elaboren los planes durante los tres primeros meses del año sin considerar la etapa proceso en el que se encuentre el programa. Lo anterior pone de manifiesto fallas en el cumplimiento de los numerales 8.5 NTCGP 1000:2004 y 3.3 de MECI 1000:2005. Este hallazgo es reiterativo desde 2010, dejando de manifiesto las fallas en la implementación de acciones por parte del proceso.
380 PROGRAMA DE TECNOLOGIAS EN LA UNIVERSIDAD DE CALDAS ACPM no cumplida Ningún documento relacionado directamente con las tecnologías: Administración Judicial, Administración y Finanzas, Regencia en Farmacia, Tecnología en Sistemas Informáticos, Electrónica y Profesional en Agropecuarias de Empresas Agropecuarias, se encuentra documentado en el Sistema Integrado de Gestión, excepto por el formato G-DC-67 denominado guía para elaborar el programa institucional de la actividad académica (asignatura).
372 PROGRAMA DE TECNOLOGIAS EN LA UNIVERSIDAD DE CALDAS ACPM no cumplida Al preguntarle a los directores de los programas de tecnologías: Administración Judicial, Finanzas, Sistemas, Profesional en Admón de Empresas Agropecuarias, Regencia en Farmacia y Electrónica, sobre el proceso de selección de sus tutores se evidenció que no existe un procedimiento establecido para tal fin.
285 Docencia - Auditoría de Control: PROGRAMA DE TECNOLOGIAS EN LA UNIVERSIDAD DE CALDAS Auditoría Interna Revisado el contrato de compraventa No. 008 del 04 de marzo de 2009, fue nombrado interventor el docente ocasional de tiempo completo identificado con cédula 70.513.966 y en el formato de acta de recibo a satisfacción se observa que quien firma como interventor no es el mismo del que figura en el contrato. se contraviene el acuerdo No. 03 de 2009 (Estatuto de Contratación) y el artículo 5o. de la Resolución 296 de 2009 (reglamentaria del Acuerdo 03/09). Como tampoco se ejercen las funciones de supervisor contraviniendo el articulo 7o. de la misma resolución.
286 Docencia - Auditoría de Control: PROGRAMA DE TECNOLOGIAS EN LA UNIVERSIDAD DE CALDAS Auditoría Interna Ningún documento relacionado directamente con las tecnologías: Administración Judicial, Administración y Finanzas, Regencia en Farmacia, Tecnología en Sistemas Informáticos, Electrónica y Profesional en Agropecuarias de Empresas Agropecuarias, se encuentra documentado en el Sistema Integrado de Gestión, excepto por el formato G-DC-67 denominado guía para elaborar el programa institucional de la actividad académica (asignatura).
283 Docencia - Auditoría de Control: PROGRAMA DE TECNOLOGIAS EN LA UNIVERSIDAD DE CALDAS Auditoría Interna Al preguntarle a los directores de los programas de tecnologías: Administración Judicial, Finanzas, Sistemas, Profesional en Admón de Empresas Agropecuarias, Regencia en Farmacia y Electrónica, sobre el proceso de selección de sus tutores se evidenció que no existe un procedimiento establecido para tal fin.
245 Docencia - Auditoría de Control: DOCENCIA DIRECTA E INDICADORES DOCENTES DE PLANTA Auditoría Interna Dentro de los Departamentos escogidos aleatoriamente, se encuentran 15 docentes con grupos de cero inscritos
284 Docencia - Auditoría de Control: PROGRAMA DE TECNOLOGIAS EN LA UNIVERSIDAD DE CALDAS Auditoría Interna Revisando los contratos de las secretarias de las Tecnologías, se evidenció que éstas cumplen horarios de trabajo, tienen subordinación, son contratos continuos, es decir, se presume el contrato realidad. Se contraviene las siguientes normas: artículos 53 y 209 de la CPC, Sentencia del Consejo de Estado 077 de 2009, artículo 2 y 3 del código de lo contencioso administrativo, y ley 74 de 1968.
303 Proceso De Docencia Auditoría Interna En el Sistema e Información Académico - SIA se registran todas las adiciones, cancelaciones y reportes extemporáneos de notas. Al realizar la verificación de los registros (trazabilidad) correspondiente a los periodos 2009-1, 2009-2 y 2010-1 en las direcciones de programas con base en los reportes del SIA, se encuentra de manera generalizada informalidad en la administración de estos registros (inexistentes, certificaciones docentes sin identificación, justificación y firma, en papel periódico de memorando, hojas toma-nota, notas adhesivas, recibos de consignación sin información del estudiante u otro soporte del pago que permita su identificación). Lo anterior contraviene el requisito 4.2.4 de la NTCGP1000:2004 y 2.2 MECI 1000:2005. En el programa académico de Biología, contrario a lo que establece el Reglamento Estudiantil, solo se solicita la certificación del docente cuando se ha desarrollado más del 12.5% y 25% para adiciones y cancelaciones respectivamente. En todos los programas académicos de pregrado auditados no fue posible verificar el cumplimiento de los términos para realizar el registro de las adiciones y cancelaciones establecidos en los parágrafos 2° de los artículos 34 y 35 del Reglamento Estudiantil, en tanto no existen registros de las solicitudes de los estudiantes que permitan confrontar con las fechas del registro en el SIA.
92 Docencia Auditoría Interna En la Facultad de Ciencias para la Salud y en Facultad de Ciencias Júridicas y Sociales, se encontró que en los programas de Educacion Básica con énfasis en Recreacion y Deporte y en la tecnología de Administración judicial, la información relacionada con el seguimiento a compromisos del Colectivo Docente y relacionados con la calidad del programa no se tienen adecuadente disponibles en la secretaría de la dependencia para el control social, en razón a que se administran en las computadoras personales de los Directores de los Programas. Lo anterior contraviene un principio de trasparencia del MECI y el requisito de la NTCGP1000 7.5.3.
299 Proceso De Docencia Auditoría Interna Los programas académicos de Lic en educación básica con énfasis en educación física, recreación y deporte, Esp en anestesiología, Diseño visual, Msc en didáctica del ingles, Derecho, Esp derecho administrativa, Ing de alimentos, Esp en desarrollo agroindustrial y Agronomía ajustados bajo política curricular por acuerdo del Consejo Académico no tienen coherencia con los planes de estudio registrados en el Sistema de Información Académica. Lo anterior contraviene lo dispuesto en los requisitos 7.2.2 y 7.3.7 de la NTCGP 1000:2004 y 2.2.1, 1.2 de la MECI 1000:2005.
301 Proceso De Docencia Auditoría Interna El ajuste a política curricular de los programas académicos de Biología, Lic en educación básica con énfasis en educación física, recreación y deporte, Esp en anestesiología, Diseño visual, Msc en didáctica del ingles, Derecho, Esp derecho administrativa, Ing de alimentos, Esp en desarrollo agroindustrial y Agronomía no se encuentra actualizado en la WEB institucional en el portal de Programas Académicos. Esta es la información básica del programa fuente consulta de los aspirantes y la sociedad en general. Lo anterior contraviene lo dispuesto en los requisitos 7.2.3 de la NTCGP 1000:2004 y 2.2.1, 2.3.2, 2.3.3 MECI 1000:2005
302 Proceso De Docencia Auditoría Interna La Msc en Ciencias Veterinarias no opera aún bajo política curricular (aunque se encuentra dentro del plazo fijado para realizarlo): Sus actividades académicas actuales obedecen al pensum (plan de estudios) #401. En el SIA no aparece el número de créditos y al estudiante con código 223082149 no le aparece el pensum que está cursando. Lo anterior contraviene los requisitos 7.5.1 y 7.5.3 de la NTCGP 1000:2004 y 2.1 y 3.1 MECI 1000:2005.
297 Proceso De Docencia Auditoría Interna Al revisar la trazabilidad del reporte extemporáneo de una nota al estudiante con código 800923055 el docente justificó el reporte argumentando que el estudiante no estaba en lista (Fecha: 02 2009, Docente: Hoja de vida #266). Lo anterior contraviene la directriz institucional impartida a los docentes relativa a la prohibición de aceptar estudiantes en las clases sin que aparezcan en lista.
305 Proceso De Docencia Auditoría Interna Con excepción de los programas de Biología, Derecho y la Lic en Educación Básica con énfasis en educación física, recreación y deporte, al resto de programas académicos auditados que han presentado ECAES no fue posible verificar el registro formal del análisis de datos, toma de acciones y el seguimiento a su cumplimento. No hay claridad entre los directores de programas auditados, acerca del alcance en su responsabilidad, en la del comité de currículo o del departamento que oferte las asignaturas que reflejen debilidades. El procedimiento P-DC-35 establece que el análisis es realizado por el director de la Oficina de Acreditación (Ahora Evaluación y Calidad Académica). Lo anterior pone en riesgo el cumplimiento del requisito 8.4 de la NTCGP 1000:2004 y 2.2.2 MECI 1000:2005.
91 Docencia Auditoría Interna En el proceso de Docencia, se encuentra atraso en el cumplimiento del cronograma de evaluacion de los departamentos. Existe una modificacion al cronograma y aún se presenta el atraso. Con respecto al acuerdo 057 de 2006, no se encontró una autoridad responsable para controlar y garantizar el éxito de este proceso de autoevaluación. Se considera contravención al requisito de la norma NTCGP 1000 en el numeral 5.5.1 de Responsabilidad y Autoridad.
103 Docencia Auditoría Interna Se encontró en la verificación de la ejecucion de la labor docente en el Departamento de Jurídicas, que existen restriciones para atender los requerimientos de algunos estudiantes para la evaluación de tésis de grado, por no contar con los docentes de planta, debido a que acuerdo 025 de 2002 de labor académica impide reprogramar o adicionar horas por fuera de los períodos establecidos, sin que sobre pase el promedio de docencia o tope máximo de horas por profesor.
244 Docencia - Auditoría de Control: DOCENCIA DIRECTA E INDICADORES DOCENTES DE PLANTA Auditoría Interna En la hoja de labor académica registrada en el SIA se presentan las siguientes situaciones:1. Docentes y jefes de departamento que no están dando cumplimiento a la actualización de la hoja de labor académica.2. Se evidenció que algunos docentes no presentan carga académica registrada en el SIA.3. Comisiones de estudio que no se encuentran actualizadas o en su defecto figuran sin definir el concepto o nombre de la comisión. 4. Se presentan docentes con carga académica por debajo de los promedios establecidos y sin ninguna observación en la hoja de labor académica.5. Se presentan situaciones relacionadas con la facilidad de modificación de los registros en el SIA; durante el proceso de revisión se encontró que en una primera revisión se presentaba una situación y en la segunda revisión figura con una situación totalmente diferente a la primera verificación.6. Docentes que aparecen en la primera revisión en el SIA y en la segunda ya no figuran y viceversa.7. Docentes que ejercen como jefes de departamento o labor administrativa y en el SIA no figuran con este tipo de situación.8. Docentes pensionados que aún figuran como activos y con carga académica.
94 Docencia Auditoría Interna Se encontró que en el Programa de Licenciatura Educacion Básica con enfasis en Recreacion y Deporte, se posee solamente un computador de uso de la secretaria y el Director se vale de uno personal. Lo anteriormente expuesto genera el riesgo de pérdida de la informacion del programa y una accesibilidad restringida.
246 Docencia - Auditoría de Control: DOCENCIA DIRECTA E INDICADORES DOCENTES DE PLANTA Auditoría Interna Al revisar la información consignada en el SIA respecto a la labor académica de los docentes y confrontada en terreno, se evidencia que esta no es la misma en la práctica. Ejemplo: Asignatura Rotación Área Clínica Médica del departamento de salud animal - aula F209 sala de cómputo, cupo de estudiantes: 45. En el sistema no aparece la clínica como aula y el grupo de estudiantes son 5 por que debe interactuar profesor, estudiante y paciente.
104 Docencia Auditoría Interna La nueva política curricular exige la revisión y ajuste de los programas académicos de pre y postgrado en función de la flexibilidad. Se detecta que en el proceso de Docencia hay atraso en el cronograma y en el número de programas ajustados y no cumplimientono con el registro en SACES de dichas modificaciones al MEN.
386 PROGRAMA DE TECNOLOGIAS EN LA UNIVERSIDAD DE CALDAS ACPM no cumplida Revisado el contrato de compraventa No. 008 del 04 de marzo de 2009, fue nombrado interventor el docente ocasional de tiempo completo identificado con cédula 70.513.966 y en el formato de acta de recibo a satisfacción se observa que quien firma como interventor no es el mismo del que figura en el contrato. se contraviene el acuerdo No. 03 de 2009 (Estatuto de Contratación) y el artículo 5o. de la Resolución 296 de 2009 (reglamentaria del Acuerdo 03/09). Como tampoco se ejercen las funciones de supervisor contraviniendo el articulo 7o. de la misma resolución.
300 Proceso De Docencia Auditoría Interna El Consejo Académico ha prorrogado el cronograma de ajuste de los programas académicos a la política curricular, así como la fecha de máxima de inicio de su aplicación estableciendo el principio del periodo 2010-2, sin embargo no se encuentra el acta oficial de esta decisión. Al solicitarles a los directores de programa auditados los programas ajustados y aprobados por el Consejo Académico no suministran el documento oficial y controlado. Por lo anterior se hace evidente la falta de unanimidad de conceptos en las unidades académico - administrativas acerca de las disposiciones establecidas para la planificación de los ajustes a los programas académicos, lo que contraviene la debida planificación del servicio, específicamente en los cambios a su diseño dispuesto en los requisitos 7.3.1 NTCGP 1000:2004 , 1.2 y 2.1 MECI 1000:2005.
599 Docencia - Auditoría de Control: PROCESO DE DOCENCIA Auditoría Interna En los informes de la labor académica se visualiza la diferencia en la información, contenidos, profundidad que cada docente imprime al documento presentado a su director de departamento, lo que no permite unificar criterios de evaluación y necesariamente no puede constituirse en información valiosa, fuente de mejora continua.
750 Docencia Resultado de la evaluación de la satisfacción de los clientes Se percibe por parte de los estudiantes que los procesos formativos tienen un carácter meramente disciplinar; no se trabaja suficientemente otros componentes de las disciplinas y las ciencias, que permitan comprender el sentido de la formación INTEGRAL.
747 Docencia Resultado de la medición de indicadores Realizando un análisis integral a la medición de indicadores del proceso de docencia, se concluye que dos de los indicadores no cumplen la meta propuesta: 1. Acreditación de alta calidad de programas (debido a que se incluye para la medición del indicador los programas de posgrado y se está en espera de 4 Resoluciones por parte del ministerio. Resultado: 27% Meta 30%) y Desempeño académico (Resultado: 29% Meta: 30%) En cuanto a la medición de la encuesta de satisfacción de los programas académicos para la vigencia 2013, se tiene un resultado de la percepción de los estudiantes frente a su programa en los aspectos relacionados con Pertinencia y Calidad Académica en una valoración inferior a la esperada: 3,67 3,61
751 Docencia Resultado de la evaluación de la satisfacción de los clientes El componente de Flexibilidad Curricular no se ve reflejado suficientemente en los procesos de formación en segundo idioma, en los diferentes programas académicos.
304 Proceso De Docencia Auditoría Interna No se encuentra información registrada trazable que demuestre que se ha realizado análisis de datos y toma de decisiones frente al número significativamente elevado de adiciones y cancelaciones de actividades académicas presentadas en los últimos tres periodos académicos que pone en consideración la coherencia y efectividad de la planificación académica con su ejecución. Además del análisis de los procesos y procedimientos institucionales que se ven afectados en consecuencia y el establecimiento del nivel impacto sobre estos aspectos. Lo anterior contraviene el requisito 8.4 de la NTCGP 1000:2004 y 2.2.2 MECI 1000:2005.
450 Postgrados:inscripcion Y Matricula Auditoría Interna En las Especializaciones de Estudios Penales, Legislación Comercial, Legislación de Familia y del menor, se evidenciaron inconsistencias en el número de inscritos comparado con la información suministrada por la Oficina de Admisiones y Registro Académico y el punto de equilibrio establecido en los respectivos presupuestos de las especializaciones.
446 Docencia - Auditoría de Control: CERES Auditoría Interna Acuerdo 020 de 2010, acuerdo que regula la oferta de programas a distancia en la Universidad, indica la existencia del comité Central de Educación e indica la conformación y participación de los diferentes funcionarios, sin embargo, no es claro en revelar la frecuencia de reuniones de dicho comité. Durante el proceso auditor y con la evidencia del acta leída, se deduce que desde la fecha de reglamentación de la oferta de programas a distancia en junio de 2010 solo se han realizado dos reuniones y durante el año 2011, por manifestación del mismo director de la oficina, no se han realizado reuniones del comité.
306 Proceso De Docencia Auditoría Interna El Plan de mejoramiento derivado del análisis de los resultados de la aplicación de la autoevaluación de los programas de postgrado como requisito para viabilizar la apertura de una nueva cohorte carece de mecanismos que posibiliten su validación y el seguimiento a su cumplimiento. Lo anterior pone en riesgo el cumplimiento del requisito 8.5 de la NTCGP 1000:2004 y 3.3 MECI 1000:2005
595 Docencia - Auditoría de Control: PROCESO DE DOCENCIA Auditoría Interna Al indagar sobre la identificación, registro y analisis de servicio no conforme los directores de los 21 programas auditados expresaron su desconocimiento del concepto, aunque reconocen que reciben manifestaciones diarias de estudiantes y docentes frente a situaciones del servicio que deben corregir de inmediato, no se lleva un registro de las mismas que permita luego su control y mejora. Los funcionarios de la Vicerrectoría reconocen no tener un mecanismo definido para cumplir con este requisito, lo que contraviene el númeral 8.3 NTCGP 1000:2009 y 2.1.3 de MECI 1000:2005. Adicionalmente se encuentra que esta situación fué reportada en la auditoría de ICONTEC, como una oportunidad de mejora. Esto pone de manifiesto falta en la efectividad de la mejora continua del proceso de Docencia
592 Docencia - Auditoría de Control: PROCESO DE DOCENCIA Auditoría Interna La puesta en vigencia del Acuerdo 026 de 2012 que modificó al Acuerdo 020 de 2010 en lo relativo con la contratación de tutores, representó dificultades en la contratación de éstos para el periodo académico 2012-2. Se evidenció que la actividad académica G6J002 Desarrollo Social y Humano, orientada para la tecnología en Regencia de Farmacia en el municipio de Supía entre los días 25 de agosto y 1 de septiembre de 2012, según consta en la resolución de vinculación 030 del 20 de agosto de 2012, finalizó su ejecución el día 10 de septiembre, según consta en la resolución de avances y cumplido de labor, sin que para ello mediara una prorroga al contrato. La anterior situación presentada puede implicar riesgos para la institución, asociados a la debida contratación de los tutores al momento de desarrollar sus labores y denota debilidades en el procedimiento de planificación del la prestación del servicio de Docencia en lo que respecta a la educación a distancia.
591 Docencia - Auditoría de Control: PROCESO DE DOCENCIA Auditoría Interna El Acuerdo 020 de 2010 de Educación a Distancia en su artículo 5 numeral 4 reza: "Evaluar las ejecuciones presupuestales de los programas de educación a distancia, frente a su programación". Al solicitar evidencias de estas revisiones en las actas de dicho comité, éstas no fueron aportadas a pesar de afirmar que las revisiones si se realizan en el seno del Comité Central de Educación a Distancia. Lo que representa un incumplimiento a la normatividad interna y pone en riesgo el cumplimiento del requisito 7.1 de la norma NTCGP 1000:2009 y el numeral 1.2 de MECI 1000:2005
606 Docencia Resultado de la medición de indicadores Se hace necesario implementar una acción correctiva en torno al proceso de admisión de nuevos estudiantes, dado que la meta establecida según el Plan de Desarrollo es 12.520 estudiantes y la medición 2012 fue de 11.582 estudiantes. Se deben tener en cuenta los siguientes aspectos: 1) Existe una diferencia cercana a los 1.000 estudiantes entre la meta y la medición obtenida. 2) Debemos tener en cuenta que la medición de absorción en pregrado, según los históricos, dan cuenta de que no se asignaron 420 cupos en todo el año 2012 (tocaría analizar bien las causas, aunque históricamente siempre han quedado sin asignar entre 81 y 235 cupos desde el año 2007). 3) En programas a distancia es notable que la cantidad de inscritos tiende a disminuir sobre todo en municipios, dada la gran cantidad de instituciones que entraron a competir con oferta de este tipo de programas y la necesidad de evaluar la pertinencia de nuestros programas en dichas localidades. 4) En programas de postgrado la oferta también depende en gran parte de la pertinencia de los mismos, y también según las condiciones de las convocatorias.
369 DOCENCIA DIRECTA E INDICADORES DOCENTES DE PLANTA ACPM no cumplida Dentro de los Departamentos escogidos aleatoriamente, se encuentran 15 docentes con grupos de cero inscritos
447 Docencia - Auditoría de Control: CERES Auditoría Interna Se observa en los inventarios de los diferentes CERES que éstos figuran a nombre de un funcionario de la Universidad, sin embargo la resolución 00747 de 2007 reglamenta la responsabilidad de los inventarios los cuales deben estar bajo responsabilidad del director de la oficina pudiendo este a su vez, delegar en los respectivos coordinadores. Esta situación, a la fecha de la presente auditoría, no se ha realizado conforme a lo normado en el artículo 11 y artículo 26 de la citada resolución rectoral para manejo y custodia de inventarios, con lo cual se contraviene lo allí estipulado.
448 Docencia - Auditoría de Control: CERES Auditoría Interna El acuerdo 020 de 2010 regulatorio de la oferta de programas a distancia no profundiza sobre la virtualidad, razón por la cual se hace necesario reglamentarse en la institución. El acuerdo 010 de abril de 2010, en su artículo 13, indica que "Los cursos virtuales tendrá una normatividad especial y el Consejo Académico los reglamentará antes del 30 de junio de 2010". A la fecha de esta auditoría no se ha dado la citada reglamentación.
596 Docencia - Auditoría de Control: PROCESO DE DOCENCIA Auditoría Interna Al indagar sobre los analisis de datos y toma de acciones y decisiones sobre los resultados de las Pruebas Saber Pro, se evidencia en los programas de pregrado auditados que no se realiza este análisis. La Vicerrectoría Académica no reporta datos desde 2011 a los programas, argumentando que no han podido realizar la interpretación de los mismos, ya que desde 2011 el ICFES cambió la metodología. Esta situación contraviene el numeral 8.4 de la NTCGP1000:2009. Adicionalmente se encuentra que esta no conformidad es recurrente desde la auditoría efectuada al proceso en 2010, lo que pone de manifiesto fallas en la efectividad de la mejora continua producto del ejercicio de auditorias internas (requisito 8.2.2 de la NTGP1000:2009) en el proceso de Docencia.
594 Docencia - Auditoría de Control: PROCESO DE DOCENCIA Auditoría Interna En el 67% de los programas académicos auditados (21 programas) se evidencia que sus comité de currículo no son operartivos o regulares en sus funciones. Adicionalmente, se referencia por parte del proceso la creación de un software que incorpora ayudas a los comités de currículo. Sin embargo, este aún no ha empezado a operar. Esta no conformidad es recurrente desde la auditoría efectuada al proceso en 2010. Lo anterior contraviene el requisito 7.5 NTGP1000:2009. 2.1 y 3.1 MECI 1000:2005, además de poner de manifiesto fallas en la efectividad de la mejora continua producto del ejercicio de auditorias internas (requisito 8.2.2 de la NTGP1000:2009)
593 Docencia - Auditoría de Control: PROCESO DE DOCENCIA Auditoría Interna Se evidencia que persiste la no conformidad por incoherencias entre los planes de estudio aprobados y lo publicado a los estudiantes en el Sistema de Información Acadèmico: 1)Maestría en Educación Acuerdo 019 de 2010, se observa una incoherencia entre el número de créditos aprobados para la actividad académica Tesis de grado con código G5K0398 aprobada con 9 créditos ofrecida con 5. 2)Maestría en Ingeniería de Alimentos Ac 037 de 2010 del CS, se observa una incoherencia entre el número de créditos aprobados para la actividad académica trabajo de grado con código G8E0249 aprobada con 16 créditos ofrecida con 27. 3) Tecnología en Logística Ac 011 de 2010, no hay coherencia entre el total de créditos aprobados 81 y los ofrecidos 79. 4) Especialización en Medicina Interna, Ac 008 de 2010, pensum 439, su número total de créditos ofrecidos en SIA es de 174 y lo aprobado es de 180. 5) Tecnología en Regencia de Farmacia Acuerdo 030 de 2009, pensum 508, no existe coherencia entre los aprobado y lo publicado, 96 créditos contra 107 respectivamente. 6) Maestría en Ciencias de la Tierra Ac 024 de 2009, pensum vigente 418 el cual ofrece 75 créditos pero el acuerdo del académico aprueba 75. Lo anterior contraviene los numerales 7.2.1, 7.2.2, 7.2.3, 7.5.1NTCGP 1000:2009, 2.2.1, 2.1.1, 2.3.2, 2. Adicionalmente se encuentra que esta no conformidad es recurrente desde la auditoría efectuada al proceso en 2010, lo que pone de manifiesto fallas en la efectividad de la mejora continua producto del ejercicio de auditorias internas (requisito 8.2.2 de la NTGP1000:2009)
590 Docencia - Auditoría de Control: PROCESO DE DOCENCIA Auditoría Interna Al verificar la vigencia y aplicación de los documentos del sistema en el proceso de docencia, se identifican: G-DC-615-GUÍA PARA LA ELABORACIÓN Y SEGUIMIENTO A LOS PLANES DE MEJORAMIENTO DE LOS PROGRAMAS ACADÉMICOS, no se cumple por la ausencia del software con el cual se debe elaborar el plan de mejoramiento en el aplicativo web- gestión curricular y el I-DC-568-INSTRUCTIVO PARA LA RENOVACIÓN DEL REGISTRO CALIFICADO DE UN PROGRAMA ACADÉMICO, que no cumple en sus pasos 2 y 3 frente a la información suministrada al Equipo Directivo para evaluar la conveniencia de la renovación de Registro Calificado. Lo anterior contraviene el requisito 4.2.3 NTCGP 1000:2009 y 2.2 MECI 1000: 2005.
442 Servicio De Salud Animal: Prácticas De Manejo De Residuos - Hospital Veterinario Auditoría Interna Luego de que fueran revisados los procedimientos internos de la Clinica Veterinaria, para dar respuesta a queja interpuesta por un estudiante relacionada con el procedimiento de eutanasia y disposición final de un equino, se evidencia que si bien la Clinica cuenta con unos procedimientos y formatos de prestación del servicio, estos no se encuentran estandarizados y controlados por el SIG, además de haberse detectado la necesidad de revisar estos procedimientos a la luz de la conformidad con las normas establecidas sobre manejo y disposición de residuos hospitalarios.
749 Docencia Resultado de la evaluación de la satisfacción de los clientes La encuesta de satisfacción da cuenta de que el tema de Flexibilidad Curricular no atiende las necesidades de los estudiantes en un buen porcentaje.
797 Docencia Acciones propuestas reuniones, juntas, comites y consejos celebrados en la Universidad Generar documento relacionado con la modalidad de grado Monografía para los estudiantes del programa de Diseño visual
798 Docencia Acciones propuestas reuniones, juntas, comites y consejos celebrados en la Universidad Creación de las asignaturas electivas de profundización: Desarrollo de Videojuegos e Introducción a la Robotica. Creación de la asignatura en electividad profesional Modelado de Sistemas físicos y biológicos.
451 Postgrados:inscripcion Y Matricula Auditoría Interna Con respecto a las pruebas de Inglés: Se evidenciaron imprecisiones en la aplicación del art. 62 del Acuerdo 049 de 2007 "Para demostrar competencia en comprensión lectora en una lengua extranjera". En las FCS para la convocatoria 2011 se exigió la prueba de inglés como requisito previo a la presentación de las pruebas de conocimientos. En la FCJS se le solicitó al Depto de Lenguas y Literatura que certifique la validez de las constancias allegadas por los estudiantes, acreditando la comprensión lectora.
452 Postgrados:inscripcion Y Matricula Auditoría Interna En las FCS y en la FCJS se evidenciaron, de manera generalizada, debilidades en el control documental a la información sobre la inscripción y matrícula de sus estudiantes. Adicionalmente, en la Especialización en Geriatría los registros del estudiantes con código 711110001 presentan fallas en el control de registros correspondientes a sus pruebas de conocimientos y prueba de inglés.
589 Docencia - Auditoría de Control: PROCESO DE DOCENCIA Auditoría Interna Al realizar la busqueda de los acuerdos de creación o aprobación de los 21 programas de pregrado y postgrado auditados, los siguientes Maestría en Sistemas de Producción Agropecuaria, Doctorado en Diseño y Creación, Especialización en Medicina Interna, Maestría en Didáctica de las Matemáticas e Ingeniería Mecatrónica no se encuentraron en el normograma y las instancias responsables tampoco pudieron suministrarlos, por lo tanto, no fué posible verificar sus ajustes a política currícular. Lo que contraviene el numeral 4.2.4 NTCGP 1000:2009 y 2.2 MECI 1000: 2005.
438 Costos Académicos: Tamaño De Grupos _ Oferta Académica Auditoría Interna Al analizar el comportamiento en el tamaño de la oferta académica (tamaños de grupo) de 8 asignaturas teóricas de alta demanda (G6K0801, G6E0074, G6F0186, G6F0185, G5E0078, G5K0139, G5K0113, G6F0115), se evidencia un número promedio de 29 estudiantes por grupo, lo que significa un 50% menos de inscripción que la capacidad teórica definida en el artículo 27 del Acuerdo 029 de 2008, afectando directamente la eficiencia en el uso de los recursos físicos por la ocupación de aulas y los recursos financieros por demanda de labor docente. Lo anterior denota debilidades tanto en la normativa existente, como en el control ejercido para su cumplimiento y con ello se pone en riesgo el cumplimiento de lo dispuesto en el requisito 7.5.1 respecto del control a la prestación del servicio.
74 Direccionamiento Auditoría Interna No se encontró evidencia de la implementación de una politica de Control Interno, tampoco de una política de Administración del Riesgo, tal como lo exige el Decreto 2145 de 1999 y el requisito 1.3.5 MECI.
734 Direccionamiento Resultado de la medición de indicadores Al analizar el indicador de Posicionamiento de la Universidad de Caldas en la región, según encuesta: Manizales Cómo Vamos, para los resultados 2013, se muestran un ligero decrecimiento en el criterio de favorabilidad, aunque los tres factores se mantienen en un rango adecuado y positivo en comparación con las entidades destacadas de la ciudad de Manizales, pues la Universidad de Caldas se mantiene siempre en los tres primeros lugares.
75 Direccionamiento Auditoría Interna El proceso de Direccionamiento no dispone de un instrumento que le permita hacer seguimiento de manera estratégica al cumplimiento de PEI, Plan de Desarrollo y Plan de Acción. Al revisar el cronograma para la elaboración y aprobación del Plan de Desarrollo se encontró que este fué presentado al Consejo Superior el 29 de agosto y en cronograma aparece proyectado el 2 de junio. El acta 13 del 29 de agosto no se encuentra debidamente firmada por el Presidende del Consejo. Revisados los cronogramas de socialización y los registros de ejecución, se encontró incumplimiento en las fechas planeadas. Lo anterior pone en evidencia la contravención al requisito 8.2.3 de la NTCGP1000:2004
219 Direccionamiento Cambios institucionales que pueden afectar al SIG En atención a la acción preventiva número 138 para el riesgo de Pérdida de la gobernabilidad institucional en situaciones de crísis, en sesión de Equipo Directivo realizada el 18 de Mayo del 2009, se identificaron las siguientes situaciones que en el segundo semetre del 2009 pueden generar crisis: 1. La modificación del Acuerdo 025/02 por parte del Consejo Superior. 2. La modificación del procedimiento para elección del Rector. 3. Procesos disciplinarios para docentes que no cumplieron compromisos en sus comisiones de estudio. 4. Las demandas a las resoluciones de reconocimiento de pensión a varios de los jubilados. 5. Proyecto de Ley de Concurrencias. 6. Cambio de reglamentación de ECAES.
735 Direccionamiento Resultado de la evaluación de la satisfacción de los clientes Analizando los resultados de la medición de satisfacción del proceso de direccionamiento, la pregunta con más baja calificación es: Valore el nivel de participación que usted tuvo en la construcción del: PEI, Plan de desarrollo institucional y plan de acción institucional, la cual tuvo una calificación promedio de 2,75.
72 Direccionamiento Auditoría Interna El proceso de Direccionamiento no tiene evidencia de los informes sobre atención al ciudadano por parte de la Secretaria General en lo relativo al estado de atención de peticiones, quejas y reclamos y lo relacionado a la medición de la satisfacción de los clientes. Adicionalmente, no se presentan los reportes estadísticos con sus respectivos análisis y acciones tomadas desde la alta dirección frente a los mismos. Lo anterior contraviene lo dispuesto en los requisitos 8.2.1, 8.4 de la NTCGP 1000 y en el Estatuto General en su artículo 33 literal f).
73 Direccionamiento Auditoría Interna Se evidenció que en el Plan de Acción de Transición vigencia 2008 el proceso de Direccionamiento no ha aplicado mecanismos que permitan reevaluar las metas propuestas que no alcanzan a ser cumplidas. Tal es el caso del objetivo de conversión tecnológica que no cumplió su meta según la fecha establecida, sin que se hubieran realizado justificaciones, modificaciones o cualquier otra acción derivada de este hecho. Lo anterior contraviene lo dispuesto en el requisito 8.2.3 de la NTCGP1000:2004.
441 Grupos Internos De Trabajo: Cumplimiento De Funciones Y Entregables. Evaluación De Impacto En La Gestión Auditoría Interna El acuerdo 07 de 2008 y las resoluciones de creación de los grupos internos de trabajo establecen el objetivo, obligaciones y entregables de los mismos. No obstante lo anterior, se envidencia la falta de preocedimientos o metodologías de planificación anual así como los instrumentos para realizar control y seguimiento al cumplimiento de dicha planificación. La anterior situación pone en riesgo el logro de la eficacia y efectividad de los Grupos Internos de Trabajo - GIT.
288 Direccionamiento Resultado del análisis de peticiones, quejas y reclamos Considerando la carta publicada en el espacio denominado "correo abierto" titulada "una donación frustante" el día 1 de febrero de 2010 en el Diario La Patria de Manizales, enviada por el señor Hernando Arango Monedero en la que expresó su inconformidad respecto de la forma como la Universidad atendió su intención de donar unos libros, se hace necesario realizar un debido análisis de la situación y el registro de acciones correctivas para eliminar de manera eficaz las causas que la ocasionaron, dado que es una situación susceptible de repetirse afectando la imagen de la institución y su compromiso con el mejor servicio.
349 Proceso de Direccionamiento Auditoría Interna Aunque ha existido una comisión designada por Secretaría General para la formulación del Proyecto Educativo Institucional, no se evidencia el acto administrativo de la rectoría a través del cual se conforma ésta con un año de antelación al vencimiento del PEI, como lo establece el procedimiento P-DI-130.
562 Gestión Documental - Auditoría de Control: PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Auditoría Interna En el sistema no están disponibles las mediciones de los indicadores de la vigencia 2012 y segundo semestre de 2011, tampoco disponible la actualización de los riesgos y las acciones asociadas; contraviniendo el artículo 14 del Acuerdo 11 de 2008 del Consejo Superior que establece que la administración documental se hará mediante una herramienta informática diseñada para tal fin; y 4.2.3 Control de documentos, literal d, de la NTCGP 1000:2009.
23 Gestión Documental Auditoría Interna No se evidencian la entrega de inventarios documentales de acuerdo a lo establecido en el artículo 15 de la Ley 594 de 2000, lo que genera liberación de responsabilidades por parte del funcionario que asume un cargo.
614 Gestión Documental Otro En el proceso PROCEDIMIENTO PARA ADMINISTRAR LOS ARCHIVOS DE GESTION, CENTRAL E HISTORICO DE LA UNIVERSIDAD, P-GD-103. En el flujorama (Paso 24) es necesario actualizar el formato para la entrega de los archivos de gestión en la unidades productoras, y en cumplimiento del Acuerdo 038 de septiembre 20 de 2002.
428 Gestión Documental ACPM no cumplida El proceso de Gestión Documental no tiene establecidas tablas de valoración documental segun lo estipulado en el procedimiento para la administración de archivos de gestión, central e histórico; no obstante el AGN no obliga su uso.
353 Gestión Documental ACPM no cumplida El proceso de Gestión Documental no tiene establecidas tablas de valoración documental segun lo estipulado en el procedimiento para la administración de archivos de gestión, central e histórico; no obstante el AGN no obliga su uso.
509 Gestión Documental Resultado de la medición de indicadores Al realizar el anàlisis del indicador del consumo de papel, se determina que la meta no se cumple, pues se habìa planteado una reducciòn en el consumo de un 15% en el año y a junio de 2012 por el contrario, se ha incrementado en un 9%. La meta de reducciòn se habìa planteado como resultado del uso del ADMIARCHI; sin embargo, por diferentes razones no fue posible cumplir con lo propuesto.
314 Proceso De Gestión Documental Auditoría Interna El líder del proceso demostró desconocimiento de las ACPM existentes en el proceso de gestión documental, pues al solicitar evidencias sobre las acciones emprendidas, no fue concreto con sus respuestas, hecho que es recurrente y contraviene los requisitos 8.2.3, 8.5.2 y 8.5.3. de la NTCGP 1000: 2004 y MECI 3.3.
565 Gestión Documental - Auditoría de Control: PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Auditoría Interna Los puntos señalados contravienen el requisito 4.2.3 Control de documentos, de la NTCGP 1000:2009:Al verificar la aplicación del procedimiento P.GD-103 se observa el uso de la versión 1 del formato CODIGO: R-1138-P-GD-103, el cual fue actualizado el 15 de febrero de 2012 pasando a versión 2. El formato CODIGO: R-947-P-GD-103 no se aplica en atención al procedimiento, en su reemplazo se implementó un formato no controlado por el SIG de acta de entrega de archivos de gestión. El procedimiento P-GD-282-PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE LOS DOCUMENTOS OFICIALES, fue actualizado a partir del día 04 de septiembre de 2012, no obstante durante el año 2011 y lo que iba corrido del 2012 las actividades no fueron coherentes con el procedimiento en versión 2.
17 Gestión Documental Auditoría Interna De manera sistemática se evidenció en todos los procesos lo siguiente:1. Los archivos de gestion no se encuentran organizados conforme a las tablas de retencion documental aprobadas mediante resolucion de Rectoria numero 797 de 2003. 2. Se evidencia incumplimiento en los tiempos de Retencion Documental por que no se han realizado transferencias al archivo central desde el ano 2005. 3. Se evidencia que las tablas de retencion estan desactualizadas de acuerdo a la estructura organica vigente y a la estructura documental del SIG. 4. Se evidencia la existencia de un plan de trabajo aprobado desde enero de 2008, sin embargo los resultados obtenidos a la fecha no garantizan una solucion a corto plazo de la situacion actual de los archivos de gestion. Lo anteriormente expuesto contraviene lo dispuesto en los requisitos 4.2.3 y 4.2.4 de NTCGP-1000
267 Gestión Documental Acciones propuestas reuniones, juntas, comites y consejos celebrados en la Universidad Se evidenciò que en la Sede Central existen dos puntos de recepciòn de documentos; en la Oficina de Atenciòn al ciudadano y en la ventanilla única, lo que puede causar un subregistro de las PQR y como consecuencia una falta de seguimiento por parte de la Oficina de Atenciòn al ciudadano.
310 Proceso De Gestión Documental Auditoría Interna No fue posible comparar los indicadores del proceso con datos estadísticos consolidados en el SIG y en archivo de gestión, ya que al solicitar datos numéricos consolidados del proceso, no se evidencia su existencia lo cual es recurrente y contraviene los requisitos 8.2.3 y 8.4 de la NTCGP 1000: 2004.
313 Proceso De Gestión Documental Auditoría Interna No existen actas de entrega de inventarios documentales en los archivos de gestión, pues cuando se da la desvinculación laboral de un funcionario no se evidencia la entrega del inventario documental al nuevo funcionario, lo cual es recurrente con respecto a la auditoría anterior y contraviene los requisitos 4.2.4, 8.2.3 y 8.2.4 de NTCGP 1000:2004 y la Ley 594 de 2000.
25 Gestión Documental Auditoría Interna En el proceso de Gestión Documental se encontró que no se controlan las condiciones de temperatura y humedad en el archivo central e histórico, conviniendo los parámetros establecidos al respecto por el AGN
311 Proceso De Gestión Documental Auditoría Interna Se evidencia un riesgo en términos de la disponibilidad de los documentos electrónicos soportados en la plataforma SIG, toda vez que no se tiene asignado un suplente en caso de ausencia forzosa del administrador de desarrollo, soporte e implementación del mismo, buscando garantizar la accesibilidad a dicha documentación en el Sistema. Numeral 2.2.3 de MECI: 2005.
564 Gestión Documental - Auditoría de Control: PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Auditoría Interna No existe evidencia del control y seguimiento a la ejecución del servicio prestado por 472 durante las vigencias 2011 y 2012. Fueron aplicadas encuestas por el contratista, pero no existe evidencia de la socialización y análisis de la información, contraviniendo el numeral 4.1. relacionado con la obligación de controlar los servicios tercerizados, de la NTCGP 1000:2009 que afecten la prestación del servicio
21 Gestión Documental Auditoría Interna La Res. de Rectoría 746 de 2003, creó el comité de archivo de la Universidad de Caldas, pero este no se reune periodicamente lo que lo hace poco operativo en consideración a las necesidades actuales frente a la gestión de la documentación en virtud de la implementación del SIG.
22 Gestión Documental Auditoría Interna Se evidencia que en el proceso de gestión documental hay un riesgo asociado al control de la correspondencia recibida en tanto no esta armonizada la recepción de documentos con las distintas sedes de la Universidad. Esta situación se hace mayormente riesgosa para las notificaciones judiciales y los derechos de petición.
615 Gestión Documental Otro En Gestión Documental modificar el Instructivo para la Gestión de Reuniones de Trabajo en la Universidad de Caldas, debido a que este formato puede ser utilizado por todas las instancias que en su momento realicen reuniones, para que queden plasmados los temas tratados y los compromisos adquiridos
566 Gestión Documental - Auditoría de Control: PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Auditoría Interna En el aplicativo se consultó el normograma, y se evidenció que la normatividad interna está disponible aunque presentando lentitud en la consulta; en lo que respecta a la normatividad externa no fue posible consultar al momento de la auditoría y durante la etapa de preparación de la misma: la Ley 30 de 1992, Ley 734 de 2002, Ley 1474 de 2011, observándose que los criterios de búsqueda no cumplen con su fin de agilizar la consulta y la disponibilidad de los documentos; contraviene el numeral 4.2.3. literal f, de la NTCGP 1000:2009y el numeral 2.2. Documentos normativos internos y externos del procedimiento del P-GD-15
18 Gestión Documental Auditoría Interna El proceso de Gestión Documental no cuenta con un normograma aprobado y vigente, lo que contraviene lo dispuesto en la Ley 594 de 2000 y MECI información primaria y secundaria
315 Proceso De Gestión Documental Auditoría Interna Al solicitar los registros que evidenciaran la calibración y el manejo del Termohigrómetro (dispositivo que mide la temperatura y la humedad relativa del Archivo Central), estos no fueron suministrados, así como tampoco el manual del equipo, incumpliendo el numeral 7.6 de la NTCGP 1000: 2004. Igualmente, se pudo evidenciar que en el archivo central sólo se cuenta con 1 sensor de humo, ubicado aproximadamente en la parte central del espacio, lo cual no garantiza una eventual detección de humo por riesgo de incendio en las esquinas o puntos alejados del recinto. La cargas de los extintores se encuentran vencidas (con fecha de marzo de 2010). Así mismo, se manejan dos tablas no controladas por el S.I.G. en las cuales se verifican las lecturas del termohigrómetro durante el día, omitiendo lo establecido en el numeral 7.5.1 y 7.5.5 de la NTCGP 1000: 2004 y el artículo 19 de la Ley 594 de 2000.
563 Gestión Documental - Auditoría de Control: PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Auditoría Interna Los puntos señalados contraviene el requisito 4.2.4 Control de Registros de la norma NTCGP1000:2009:Durante el desarrollo de la auditoría del Proceso de Investigación, se detectó que no existe tabla de retención documental (TRD) asociada a los registros del Instituto de Salud y comisiones de investigaciones y postgrados de las facultades, los auditados muestran registros almacenada en AZ y otro tipo de archivos que no han sido transferidos por la carencia descrita. En el proceso de Docencia se detectan deficiencias en el archivo de las siguientes actas de los comités currículo, actas perforadas, almacenadas en AZ y sin orden (cronológico): Maestría en Filosofía (Acta No 2 julio de 2011, Acta No 1 de enero de 2012, Acta No 2 abril de 2012, Acta No 3 de julio de 2012). Licenciatura en música (Acta No 9 de julio de 2012). Regencia en Farmacia (Acta 2 de marzo de 2011, Acta No 3 de abril de 2012, Acta 6 julio de 2012). Doctorado en Ciencias Biomédica (Acta No 9 de diciembre de 2011 y Acta No 2 de mayo 2012).
466 Gestión Documental Otro Con la implementación del sistema de gestión documental para la elaboración de las comunicaciones oficiales, se debe modificar sustancialmente el proceso del sistema Interado de Gestión " P - GED- 282 PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE LOS DOCUMENTOS OFICIALES". Este proceso permite, optimizar la mensajería, enviar y recibir la información una vez este aprobado el documento e igualmente imprimir un solo ejemplar para conformar los expedientes de los archivos de gestión. ]En cuanto a las comunicaciones recibidas externas, se tramitan por la Ventanilla Unica, se radican, escanean y envian por el sistema, permitiendo toma de decisiones oportunas
24 Gestión Documental Auditoría Interna Se evidencia que en la dependencia de administración de archivos central e histórico hay obsolecencia de los equipos de computo y pese a que existía un espacio destinado a la sala de consulta al público, ésta ya no se encuentra habilitada para tal fin. Lo anteriormente expuesto pone en riesgo el cumplimiento del numeral 6.3 de la NTCGP-1000
19 Gestión Documental Auditoría Interna El proceso de Gestión Documental carece de información actualizada relacionada con el estado de conservación de documentos históricos, lo que podría dar lugar a la nesidad de emprender actividades de restauración.
20 Gestión Documental Auditoría Interna El proceso de Gestión Documental no tiene establecidas tablas de valoración documental segun lo estipulado en el procedimiento para la administración de archivos de gestión, central e histórico; no obstante el AGN no obliga su uso.
312 Proceso De Gestión Documental Auditoría Interna No se está dando manejo a los archivos de gestión y no se han realizado transferencias al Archivo Central con la normativa institucional de acuerdo con la normativa institucional, pues al auditar los archivos de gestión de la Vicerrectoría de Proyección y la Decanatura de Ciencias para la Salud, no se evidencia control en el manejo de actas y desconocimiento de la ubicación de las tablas de retención documental en la plataforma SIG. Lo anterior es recurrente y contraviene los requisitos 4.2.3, 4.2.4 y 8.2.4 de NTCGP 1000: 2004 y 2.2.2 - 3.3.1 MECI 1000:2005.
464 Gestión Financiera - Auditoría de Control: PROCESO DE GESTIÓN FINANCIERA Auditoría Interna Con el objeto de realizar el monitoreo al proceso de gestión financiera, este genera unos indicadores que se encuentran ubicados en el SIG a traves del link LUPA. Estos indicadores se adminsitran desde la oficina de planeación con insumos remitidos desde los diferentes procesos, en consecuencia se hace la presente observación, dado que se evidencia una gestión por parte del proceso de gestión financiera para que los indicadores sean debidamente actualizados en el Sistema Integrado de Gestión por parte del proceso de Planificación.
9 Gestión Financiera Auditoría Interna Al realizar trazabilidad de la actividad de avances en el Proceso de Gestión Financiera realizada al funcionario FERNANDO VALENCIA de la seccion Deportes se evidenció que no contiene la solicitud de legalización , ni resolucion aclaratoria sobre la no legalización dentro de los plazos, como tampoco la resolución aclaratoria sobre su aplazamiento ni el reporte de la situación administrativa para descuento en nómina; lo anterior contraviene la Resolucion de avances 000594 de julio 15 de 2008. Adicionalmente se evidencio en la actividad de modificaciones presupuestales que no se adjunta la autorización o solicitud del ordenador del gasto contraviniendo lo dispuesto en el procedimiento aprobado para ese efecto.
325 Proceso De Gestión Financiera Auditoría Interna NO CONFORMIDAD POTENCIAL. SE EVIDENCIA QUE NO EXISTE SOPORTE DE LOS DINEROS GIRADOS A LA UNIVERSIDAD DE CALDAS POR CONCEPTO DE ESTAMPILLA POR PARTE DE LA GOBERNACION. SE SOLICITA LA ORDENANZA DE LA ASAMBLEA Y EVIDENCIA DE SOLICITUD DE INFORME DETALLADO A LA GOBERNACION.
326 Proceso De Gestión Financiera Auditoría Interna -Se evidencia en el procedimiento P-GF-136 en punto 14 la referencia a "boletin diario de tesoreria" cuando el termino usado en la practica es "boletin diario de caja y bancos".- Se evidencia que en el avance de gloria maria rodriguez de junio de 2010, con el formato R-319-P-GH-37 Formato para cumplido de comision, se usa en el procedimiento de legalizacion de avance y este no esta referenciado en el procedimiento, debe ser R-1080-P-GF-190.- En la legalizacion de avance, del profesor Jorge Ronderos, con fecha junio 1 de 2010, de recibido en financiera, se legalizo con un formato no controlado. No esta con el numero de documento ni con la version.-Se debe revisar el paso 36 procedimiento P-GF-118, esta mal redactado, en el paso 36 imprime la nota debito, estaba en otra carpeta. En el paso 39 se evidencia el pago cuando se informa via fax, pero cuando se informa via telefonica no hay evidencia de que se informo. Se debe completar el procedimiento para definir que se hace cuando no hay reclamacion por parte del beneficiario del pago.
463 Gestión Financiera - Auditoría de Control: PROCESO DE GESTIÓN FINANCIERA Auditoría Interna Al revisar las condiciones de ambiente e infraestructura del proceso de Gestión Financiera, se hicieron evidentes algunos aspectos, que el equipo auditor considera de interés y que podría ser pertinente su valoración y análisis por parte del área de Salud Ocupacional (ver lista de verificación de la auditoría), como el competente para tal efecto
449 Legalización De Avances Auditoría Interna En las Tecnologías de Electrónica y Administración Judicial se evidenció que se produjo la alteración en el contenido del formato de legalización de avances, presentación del formato en fotocopia o escaneado, solicitud de avances establecido en un formato diferente y la utilización de formatos de versiones anteriores, en las siguientes resoluciones de avances números: G7-115, G7-130, G7-133, G7-154, G6-358, G6 490, G6-539, G7-139, G7-175, G7-167, G7-259, G6-339, G6-375, G6-497, G6-420.
12 Gestión Financiera Auditoría Interna Se evidencia entre los auditados del proceso de Gestión Financiera, el cumplimiento exclusivo de ejecuciones diarías cotidianas, mas no sujeto a un programa en el que se planee con antelación, no solo lo cotidiano, sino además las metas del proceso. De manera consecuente, no se evidencia el analisis de estos resultados ni la existencia de planes de mejoramiento derivados de la evaluación al cumplimiento de objetivos y metas del proceso y sus funcionarios.
465 Gestión Financiera - Auditoría de Control: PROCESO DE GESTIÓN FINANCIERA Auditoría Interna Revisado el procedimiento P GF 136 se evidenció que se encuentra desactualizado dado que se presentan consignaciones que son archivadas en otras dependencias y reportadas electrónicamente por el banco a la oficina financiera; igualmente, se encuentra desactualizado el formato para el registro de llamadas correspondiente al paso 39 del P GF 118. De igual forma el procedimiento P-GF - 240 relacionado con recaudos se encuentra desactualizado dada la aclaración de la oficina financiera en el sentido de que éste procedimiento no es una actividad de tipo permanente sino que ésta se realiza cuando un centro de gastos lo requiere. En consecuencia a los procedimientos revisados, se encuentra que no están alineados conforme al criterio de auditoría "Control de documentos 4.2.3 literal b".
444 Austeridad En El Gasto Auditoría Interna Si bien la normativa interna de la Universidad establece por su naturaleza, medidas de control fiscal, estas se encuentran dispersas en gran cantidad de actos administrativos o se encuentran algunas directrices que siendo necesarias, no se encuentran claramente determinadas en la normativa. Respecto de lo anterior se identifica la oportunidad de mejora de generar un documento de referencia que contenga en forma de compendio las políticas de control fiscal aplicables a la Universidad de Caldas.
58 Gestión Humana Auditoría Interna En el proceso de Gestión Humana existe una formato de hoja de ruta que permite realcionar los documentos que contiene una historia laboral, esta no se encuentra relacionada y controlada en el SIG. De igual manera, no se evidencia que las siguientes hojas de vida poseen la hoja de ruta: 60 Administrativo, 167 Administrativo, 740 Administrativo, 41 Ciencias Exactas, 15 Administrativo, 33 Administrativo, 77 Administrativo, 6 Administrativo.
60 Gestión Humana Auditoría Interna En el proceso de Gestión Humana, al verificar las siguientes situaciones administrativas en los funcionarios cuyo número de hoja de vida se relaciona a continuación, se encontró lo siguiente: 1. H.V 167 Administrativo (prorroga de un encargo remunerado en el cargo de auxiliar administrativo 14 a la Dirección de Planeación Resolucion 000953) se realizó el encargo como producto del proceso de reestructuracion de la institucion y no se evidencia la solicitud de realizar el encargo. 2. H.V 23 Provisional(posesión nombramiento provisional profesional universitario acta 204) se evidencia en los documentos que aún no posee firmas del Rector Encargado y aunque en el sistema aparece el numero del acta, el acta aún no tiene la radicacion de este número. 3. H.V 382 Ocasional (contrato de docente cátedra número 377 del docente) solo se evidencia un listado firmado por el Vicerrector académico con el nombre de las personas a contratar; al momento de indagar con la oficina de registro académico para verificar la necesidad de contratar, el líder del proceso se encontraba en auditoria y no se pudo evidenciar la solicitud. 4. H.V 59 Planta Artes y Humanidades y H.V 48 Planta Artes y Humanidades (año sabático Resolución 000605 y Resolución 000604 respectivamente), se evidencia solo las resoluciones pero no se puede evidenciar la solicitud de año sabático ni demás evidencias ya que el responsable en la Secretaría General donde reposan los expedientes no se encontraba disponible.
329 Proceso De Gestión Humana Auditoría Interna De acuerdo con la información suministrada por la oficina de Gestión Humana y verificadas las alarmas recibidas por correo electrónico del SUIP – DAFP, del 18 de junio de 2010, no se envían tanto reportes de contratos desde 26/07/2006 como reportes de novedades desde 30/01/2007, lo que contraviene las disposiciones establecidas en los Artículos 9 y 13 del Decreto 1145 de 2004.
62 Gestión Humana Auditoría Interna No se encontro evidencia de la inducción del funcionario con Hoja de Vida # 23 Provisional, nombrado el dia 14 de noviembre de 2008, lo que contraviene lo dispuesto en el procedimiento relacionado en el proceso de Gestión Humana y el numeral 6.2.2 de la NTCGP 1000:2004.
730 Gestión Humana Resultado de la medición de indicadores Aunque se cumple la meta del indicador de apoyo a las carreras profesionales, el cual mide el número de funcionarios administrativos apoyados económicamente por la universidad para desarrollar carreras profesionales o de posgrado (12%), se ha podido concluir que el cumplimiento de la meta del indicador para los próximos periodos se puede ver amenazado por la deficiencia en la disponiblidad presupuestal que se ha presentado durante el año 2014 y que ha obligado a disminuir los recursos destinados para este concepto.
64 Gestión Humana Auditoría Interna En el proceso de Gestión Humana se ha encontrado las siguientes contravenciones al control de documentos: 1. Al verificar el uso del formato para la asistencia a eventos educativos R-121-P-GH-52, diligenciados en por el proceso de Gestion Humana los dias octubre 10,14,15 y noviembre 13 de 2008, se evidencia que no permite identificar el responsable de la la capacitacion. 2. No se puede evidenciar en la plataforma del SIG el formato cronograma de actividades para la planificación del dignóstico de necesidades de capacitación. 3. El procedimiento de manejo de situaciones administrativas no tiene definido objeto, alcance, responsables y documentos relacionados.
61 Gestión Humana Auditoría Interna En el proceso de Gestión Humana, al verificar las hojas de vida de diversos funcionarios se encontró lo siguiente: 1.H.V 15 Administrativo al veficar y confrontar la hoja de vida con el Estatuto General y la Resolución 000150 de marzo 9 del 2008 en el ítem de requisitos de estudio y experiencia, se evidencia que no se cumple con el paragrafo: " el aspirante al cargo de Vicerrector debera acreditar estudios de gestión universitaria, en caso de no tenerlo debera asistir dentro del primer año a un curso de gestión universitaria que ofrezca la universidad". 2. Al verificar los requistos de estudio y experiencia para el el cargo Jefe de Oficina de Investigaciones y Postgrados, se evidencia en el ítem de requisitos de estudio y experiencia, que no se requiere formación en posgrado pero si se referencia el posgrado en las equivelancias del cargo. 3. Al verficar la hoja de vida # 33 Administrativo quien se desempeña en el cargo de Jefe de la Oficina Asesora de Control Interno de Gestión, le falta formación en Plan de Desarrollo institucional, sistemas de informacion, normativida interna vigente, planeación estratégica. Lo anterior contraviene lo dispuesto en la normatividad interna institucional y el requisito 6.2.2 de la NTCGP 1000:2004.
328 Proceso De Gestión Humana Auditoría Interna Mejorar los mecanismos para generar aproximadamente 550 desprendibles de pago de jubilados y funcionarios que aún no reciben esta información por correo electrónic
371 Proceso De Gestión Humana ACPM no cumplida Revisado el plan de capacitación correspondiente a la vigencia 2010, se evidenció el incumplimiento de su socialización, ante la Comisión de Personal de la Universidad de Caldas. Esto se pudo evidenciar con la verificación del procedimiento para Planificar, ejecutar y evaluar la capacitación del personal administrativo –paso 5-. Lo anterior contraviene lo dispuesto en los numerales 6.2.2 literal e) de la NTCGP1000:2004 y 1.1.2 MECI 1000:2005 y el paso 5 del procedimiento para planificar, ejecutar y evaluar la capacitación del personal administrativo.
331 Proceso De Gestión Humana Auditoría Interna El plan de capacitación correspondiente al año 2010, fue entregado el 22 de enero de 2010, tanto a Rectoría como a Control interno y Vicerrectoría Administrativa. Según el procedimiento para planificar, ejecutar y evaluar la capacitación del personal administrativo -paso 5-, la socialización del programa de capacitación se hace ante la Comisión de Personal y permite complementar la información sobre las necesidades de formación, las debilidades y fortalezas del programa de capacitación. Tiempo: Un mes posterior a la elaboración del programa de capacitación. A la fecha de la auditoría -10 de junio de 2010-, no se evidenció dicha socialización. Lo anterior contraviene lo dispuesto en los numerales 6.2.2 literal e) de la NTCGP1000:2004 y 1.1.2 MECI 1000:2005.
56 Gestión Humana Auditoría Interna En el proceso de Gestión Humana, al confrontar el acuerdo No 06 acta de 4 de marzo de 2008 por medio de la cual se modifica la estructura orgánica de la Universidad de Caldas, se evidenció que este no coincide con con el que se refleja en la página en la pagina WEB de la Institución lo que contraviene los requisitos 4.2.3 NTCGP 1000:2004 y pone en riesgo el cumplimiento del requisito 5.5.1 de la misma norma.
336 Proceso De Gestión Humana Auditoría Interna Revisado el contrato C – 055 del proceso de gestión humana relacionado con la elaboración y socialización del manual de funciones, se detectó un incumplimiento parcial del mismo, contraviniendo lo establecido en el contrato, en el manual de Interventoría y los numerales 4.2.4, 8.1, 8.2.1, 8.2.4, 8.3 de la norma NTCGP1000:2004 y 2.1.3, 2.2.1, 2.2.3, 3.1.1 del MECI
59 Gestión Humana Auditoría Interna En el proceso de Gestión Humana se evidencia que el formato único declaración juramentada de bienes y rentas y actividad económica privada persona natural no se encuentra diligenciada completamente, falta la parte posterior del formato y no pemite establecer el año a que corresponde la declaración tal como lo solicita la circular 003 de 2004 del Archivo general de la Nación. Al indagar por el medio utilizado para pedir actualizarlas, se mencionó el envío de una circular para toda la comunidad universitaria, la cual nunca fue aportada para su evidencia.
616 Gestión Humana - Auditoría de Control: PROCESO DE GESTIÓN HUMANA Auditoría Interna Se evidenció desactualización en: NORMATIVIDAD: •Normativa que no abre: Decreto 1950 de 1973, Acuerdo 1 del grupo de seguimiento del Decreto 1279, Decreto 1567 de 1998. •Normativa desactualizada: Acuerdos del Consejo Superior: 064 de 1997, 005 de 2000, 0003 de 2007. •Normativa que no se incluye: Resolución 055 de 2012, Acuerdo 020 de 2010 y sus modificaciones (Acuerdos 026 y 030 de 2012) y la demás que considere el líder del proceso. PROCEDIMIENTOS:•Procedimiento para la Administración de la nómina: El registro “Nómina impresa (temporal)”ya no es manejado en la Oficina de Gestión Humana, la liquidación y ajustes de nómina se realizan directamente en el sistema en un archivo de excel; por lo anterior se presenta un incumplimiento al procedimiento (paso 10 y 11).•Procedimiento para la inducción y entrenamiento en el cargo del personal docente y administrativo: La actividad número 14 no se está aplicando (identificación de las necesidades de capacitación)•El Procedimiento para gestionar la realización de pasantías internacionales de los docentes: No se está aplicando•El Procedimiento para la contratación de tutores: A la fecha de la auditoría se está aplicando una nueva normativa que reglamenta la vinculación de docentes tutores que no está contemplada en el procedimiento.Lo anterior contraviene el numeral 4.2.3 NTCGP 1000:2009, 2.2 MECI 1000:2005 (CONTROL DE DOCUMENTOS)
332 Proceso De Gestión Humana Auditoría Interna Se evidenció la sub-utilización del Software SARA (adquirido en el año 2007), en tanto no hay conformidad con la utilización de este. El líder del proceso manifestó que el único módulo que se encuentra en funcionamiento es el de nómina. Se verificó el ingreso de información al módulo de capacitación, encontrándose errores del sistema que no permiten dar continuidad al procedimiento. En cuanto al módulo de hojas de vida, se verificó la información académica de la funcionaria Lorenza Ríos Zapata, evidenciándose que el nombre del colegio donde obtuvo su título de bachiller no corresponde al verdadero. Los funcionarios encargados de la ejecución de los módulos de nómina y capacitación, manifestaron no tener el manual de usuario ni haber recibido capacitación para el manejo de sistema. Lo anterior contraviene lo dispuesto en el numeral 6.3 de la NTCGP1000:2004 y 2.2.3 MECI1000:2005.
2 Gestión Humana Cambios institucionales que pueden afectar al SIG Después de realizar la revisión por la dirección correspondiente a la vigencia 2008, se detecta que un cambio en un líder de proceso, puede afectar la integridad del SIG.
392 Proceso De Gestión Humana ACPM no cumplida En el procedimiento para otorgar el año sabático –P-GH-167- existe inconsistencia al mencionar un parágrafo que no existe en la normativa. Así mismo, no se encuentra definida la dependencia de la Universidad o ente de control responsable de la expedición del certificado sobre sanciones penales. Igualmente se evidenció que no existen seguimientos y controles al procedimiento. Lo anterior se pudo constatar mediante la revisión de la normatividad, revisión documental y con la entrevista realizada a los directores de departamento. Lo anterior contraviene lo dispuesto en los numerales 4.2.3, 4.2.4, 6.2.2 y 7.5 de la NTCGP1000:2004 y 1.1.2, 2.1.2, 2.1.3, 2.2 y 3.1.1 del MECI.
57 Gestión Humana Auditoría Interna En el proceso de Gestión Humana, al revisar la hoja de vida # 740 Administrativo y verificar las experiencias laborales relacionadas en el formato único de hoja de vida no se evidenció el soporte de las experiencias en: CI agroquímicas, Industria Licorera de Caldas.
618 Gestión Humana - Auditoría de Control: PROCESO DE GESTIÓN HUMANA Auditoría Interna Se evidencia incumplimiento en el procedimiento para la capacitación individual de los servidores públicos, toda vez que le fue firmado y otorgado compromiso presupuestal al avance de la funcionaria C.C 30.279.686 para participar en un evento de capacitación (Resolución F1 192 del 16/06/2011), con fecha anterior a la Evaluación de la solicitud realizada por el Jefe de la Oficina de Gestión Humana (20/06/2011). Lo anterior pone en riesgo el aseguramiento en el control previo a la pertinencia de las capacitaciones.Lo anterior contraviene el Procedimiento para la capacitación individual de los servidores públicos P-GH-81
617 Gestión Humana - Auditoría de Control: PROCESO DE GESTIÓN HUMANA Auditoría Interna Respecto a los registros se evidenció los siguientes incumplimientos: •Documentos archivados en orden cronológico contrario al establecido: Actas del Comité de estímulos e incentivos, Capacitación administrativa, Inducción y entrenamiento en el cargo.•La Actas del Comité de Personal se encuentran mezcladas con las del Comité de estímulos e incentivos, •Registros que no cuentan con firmas e identificaciones: Comité de Personal: Acta 01 del 31 de enero de 2012 sin la firma del Presidente del Comité (Vice Adtivo), las actas del 9 de marzo y del 3 de mayo de 2012 no tienen número de Acta.•Tablas de retención documental: El procedimiento (Capacitación individual P-GH-81)establece que la Resolución de avance debe ser archivada en la Serie G1-OGH-027 y se encontró que la Resolución F1 013 del 13 de febrero de 2012 está archivada en la G1-OGH-036 relacionada con el avance otorgado a la funcionaria 30.275.255. El oficio para notificar la programación e inducción en el cargo no se archiva en la Oficina de Gestión Humana como lo contempla el procedimiento, este oficio se anexa a la programación y se envía al funcionario. El formato para notificar la programación de inducción y entrenamiento en el cargo no se archiva en la Oficina de Gestión Humana como lo contempla el procedimiento. No se evidencia en los archivos de Gestión Humana tal como lo describe el procedimiento para la vinculación de docentes ocasionales y catedráticos los Registros “Formato para recepcionar documentos para vincular docentes ocasionales y catedráticos” y “Paz y salvo de vinculación”. Los formatos de apoyo económico para asistencia a eventos, capacitación docente grupal, pasantías y postgrado no son archivados en la Oficina de Desarrollo Docente, como lo describe el procedimiento, sino que hacen parte del paquete de documentos que soportan la Resolución de pago y reposan en Tesorería. • Los formatos de publicación de admitidos y resultados de pruebas, correspondientes al Procedimiento para selección del personal administrativo no dan cuenta de la fecha de su publicación. Lo anterior contraviene el numeral 4.2.4 NTCGP 1000:2009, 2.2 MECI 1000:2005 (CONTROL DE REGISTROS)
333 Proceso De Gestión Humana Auditoría Interna Incrementar los controles para una adecuada implementación del procedimiento de Otorgamiento de año sabático –P-GH-167- y del procedimiento para solicitar comisión de estudios –P-GH-39-
327 Proceso De Gestión Humana Auditoría Interna Actualizar el procedimiento para planificar, ejecutar y evaluar la capacitación del personal administrativo según la Resolución de Rectoría 243 de febrero 26 de 2010
65 Gestión Humana Auditoría Interna En el proceso de Gestión Humana no se evidenció que los planes de formación se realizaran con base en los lineaminentos para cada cargo, indicados en los conocimientos especiales del Manual de Funciones. No hay evidencia de mecanismos para evaluar el impacto de la formación suministrada en la eficacia, eficiencia y efectividad del SIG.
338 Proceso De Gestión Humana Auditoría Interna En el procedimiento para otorgar el año sabático –P-GH-167- existe inconsistencia al mencionar un parágrafo que no existe en la normativa. Así mismo, no se encuentra definida la dependencia de la Universidad o ente de control responsable de la expedición del certificado sobre sanciones penales. Igualmente se evidenció que no existen seguimientos y controles al procedimiento. Lo anterior se pudo constatar mediante la revisión de la normatividad, revisión documental y con la entrevista realizada a los directores de departamento. Lo anterior contraviene lo dispuesto en los numerales 4.2.3, 4.2.4, 6.2.2 y 7.5 de la NTCGP1000:2004 y 1.1.2, 2.1.2, 2.1.3, 2.2 y 3.1.1 del MECI.
66 Gestión Humana Auditoría Interna En el proceso de Gestión Humana, en los registros de la evaluación del desempeño del personal, no se evidencia que la evaluación de habilidades se realice conforme a lo establecido en el Manual de Funciones donde se definen competencias generales para todos los servidores y específicas según niveles de responsabilidad. Ejemplo hoja de vida # 41 Ciencias Exactas.
63 Gestión Humana Auditoría Interna No hay fechas claramente definidas para la elaboración de resoluciones de pago y entrega de documentos al proceso de Gestión Financiera para desarrollar pertinentes. No hay suficiente claridad en cuanto a los días límite, si son hábiles o calendario, el procedimiento habla de día del mes y los responsables del proceso hablan de días hábiles, lo que pone en riesgo el control y la eficacia del proceso para atender las solicitudes de pago oportunamente y la adecuada interacción con el proceso de Gestión Financiera.
619 Gestión Humana - Auditoría de Control: PROCESO DE GESTIÓN HUMANA Auditoría Interna No se evidenció entrega del Informe de evaluación docente del Departamento de Jurídicas correspondiente al primer semestre, así mismo ninguno de los departamentos de la Facultad de Ciencias Jurídicas y Sociales, lo cual se configura en un incumplimiento a la Resolución 000772 del 12 de septiembre de 2011, por la cual se reglamentan los entregables a cargo de los directores de departamento y de programa.
339 Proceso De Gestión Humana Auditoría Interna En la oficina de Gestión Humana es evidente la necesidad de fortalecer mecanismos de comunicación interna, con el fin de mantener al tanto a los funcinarios acerca de las posibilidades de capacitación respecto al software SARA, esto debido a que Los funcionarios encargados de los módulos de nómina y capacitación no estaban enterados que disponían de 32 horas por semestre para capacitación del sistema.
391 Proceso De Gestión Humana ACPM no cumplida En el procedimiento para solicitar comisión de estudios –P-GH-39- no se encuentra definida la dependencia de la Universidad o ente de control responsables de la expedición del certificado sobre sanciones disciplinarias. Igualmente se evidenció que no existen seguimientos y controles al procedimiento. Lo anterior se pudo constatar mediante la revisión de normatividad, revisión documental y entrevista con los directores de Departamento. Esto contraviene lo estipulado en los numerales 4.2.3, 4.2.4, 6.2.2 y 7.5 de la NTCGP1000:2004 y 1.1.2, 2.1.2, 2.1.3, 2.2 y 3.1.1 del MECI.
351 Gestión Humana ACPM no cumplida En el proceso de Gestión Humana, al verificar las hojas de vida de diversos funcionarios se encontró lo siguiente: 1.H.V 15 Administrativo al veficar y confrontar la hoja de vida con el Estatuto General y la Resolución 000150 de marzo 9 del 2008 en el ítem de requisitos de estudio y experiencia, se evidencia que no se cumple con el paragrafo: " el aspirante al cargo de Vicerrector debera acreditar estudios de gestión universitaria, en caso de no tenerlo debera asistir dentro del primer año a un curso de gestión universitaria que ofrezca la universidad". 2. Al verificar los requistos de estudio y experiencia para el el cargo Jefe de Oficina de Investigaciones y Postgrados, se evidencia en el ítem de requisitos de estudio y experiencia, que no se requiere formación en posgrado pero si se referencia el posgrado en las equivelancias del cargo. 3. Al verficar la hoja de vida # 33 Administrativo quien se desempeña en el cargo de Jefe de la Oficina Asesora de Control Interno de Gestión, le falta formación en Plan de Desarrollo institucional, sistemas de informacion, normativida interna vigente, planeación estratégica. Lo anterior contraviene lo dispuesto en la normatividad interna institucional y el requisito 6.2.2 de la NTCGP 1000:2004.
728 Gestión Humana Resultado de la evaluación de la satisfacción de los clientes Al analizar la encuesta de satisfacción del cliente frente a los servicios internos para la vigencia 2013, se concluye que aunque el resultado general de satisfacción del proceso de Gestión Humana es satisfactorio 71,66% y cumple la meta del 70% propuesto por la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, se tiene dos preguntas con baja calificación relacionadas con la inducción y reinducción de personal: Califique al proceso de gestión humana frente a la reinducción de personal docente y administrativo: 3,21 Califique al proceso de gestión humana frente a la Inducción de personal docente y administrativo: 3,32 Se concluye que la inducción para personal administrativo siempre ha cumplido los objetivos propuestos; sin embargo la reinducción para personal docente no se ha podido desarrollar adecuadamente.
330 Proceso De Gestión Humana Auditoría Interna En la Oficina de Gestión Humana se verificó, mediante información suministrada por parte de los funcionarios encargados de las hojas de vida, que no se ha hecho efectiva la actualización del Formato Único de Hoja de Vida, con los ajustes recomendados por la Contraloría General de la República, comunicada en noviembre 26 de 2009 por el Departamento Administrativo de la Función Pública - DAFP. Lo anterior, contraviene las disposiciones establecidas en el Decreto 1145 de 2004 en su Artículo 10
729 Gestión Humana Resultado de la medición de indicadores No se cumple la meta propuesta para el indicador de Ocupación de Planta docente, de hecho los resultados de los ultimos periodos muestran una tendencia decreciente, dado que se van generando vacancias en la planta docente que no se suplen a través de concurso público de méritos.
337 Proceso De Gestión Humana Auditoría Interna En el procedimiento para solicitar comisión de estudios –P-GH-39- no se encuentra definida la dependencia de la Universidad o ente de control responsables de la expedición del certificado sobre sanciones disciplinarias. Igualmente se evidenció que no existen seguimientos y controles al procedimiento. Lo anterior se pudo constatar mediante la revisión de normatividad, revisión documental y entrevista con los directores de Departamento. Esto contraviene lo estipulado en los numerales 4.2.3, 4.2.4, 6.2.2 y 7.5 de la NTCGP1000:2004 y 1.1.2, 2.1.2, 2.1.3, 2.2 y 3.1.1 del MECI.
334 Proceso De Gestión Humana Auditoría Interna En el archivo de gestión de la oficina de Gestión Humana, se evidenciaron inconsistencias relacionadas con la aplicación de la tabla de retención documental. Lo anterior se pudo evidenciar con la revisión realizada a las actas del Comisión de Personal, El Comité Paritario de Salud y al acta No.9 del 25 de mayo de 2010 del Consejo Académico mediante la cual se aprobó el año sabático de un docente, cotejado esto, con la TRD que aplica para este proceso. Por tanto, lo anterior contraviene a lo dispuesto en los numerales 4.2.4 de la NTCGP1000:2004 y 2.2.2 MECI 1000:2005.
727 Gestión Humana Resultado de la medición de indicadores Dentro de los indicadores del proceso de gestión humana, se analiza el porcentaje de funcionarios que obtienen evaluación de desempeño sobresaliente, pero se mide funcionarios de carrera por un lado y de libre nombramiento y remoción y provisionales por otro. Esto obedece a las diferentes metodologías que se aplican con cada grupo de funcionarios a partir del tipo de vinculación. Al medir el indicador para el año 2013, se evidencia una diferencia grande en los resultados pues para el caso de carrera, el 100% de funcionarios tuvieron evaluación sobresaliente y el resultado para los proveisionales y de LN fue del 30% haciéndose evidente una no conformidad frente a la confiabilidad y validez de los resultados.
643 Gestión Jurídica - Auditoría de Control: PROCESO DE GESTIÓN JURÍDICA Auditoría Interna Uno de los registros contenidos en el Instructivo I-GJ-448, es el “oficio que informa la puesta en vigencia de una normativa”. No se evidenció el oficio por el cual se le informa a los funcionarios encargados, la puesta en marcha de la Resolución Orgánica 6289 de 2011 (Por la cual se establece el Sistema de Rendición Electrónica de la Cuenta e Informes – "SIRECI", que deben utilizar los sujetos de control fiscal para la presentación de la Rendición de Cuenta e Informes a la Contraloría General de la República." Igualmente no se evidenció el oficio que le informa a los funcionarios encargados, la puesta en marcha de la Resolución Orgánica No. 6680 de 2012 (Por la cual se adoptan herramientas y actuaciones especiales de control fiscal con miras a maximizar su eficiencia, oportunidad y efectividad, así como la evaluación de la información estratégica resultante del ejercicio de la vigilancia fiscal). Así mismo, al solicitar los formatos con los cuales se inscribieron los representantes profesorales al consejo académico y los representantes estudiantiles al consejo superior, se evidencian formatos que no corresponden a los establecidos en el instructivo I-GJ-385. Lo anterior contraviene el numeral 4.2.4 de la norma NTCGP1000:2009 y 2.1, 3.2.2 del MECI: 1000:2005. /// De acuerdo con la guía G-GJ-447, el Grupo Formal de Trabajo Disciplinario presentará al Secretario General y al Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Gestión Jurídica y Disciplinario, un informe (contenido relacionado en la guía), cada tres meses para los periodos de tiempo comprendidos entre enero-febrero-marzo / abril-mayo-junio / julio-agosto-septiembre / octubre-noviembre-diciembre. El informe debe presentarse durante los cinco (5) primeros días del mes siguiente al que vence el período de tiempo respectivo. Se evidencia el informe enero-febrero-marzo de 2011, con fecha de recibido el 20 de mayo de 2011 y el informe abril – mayo - junio de 2012, no tiene fecha ni el oficio de remisión, ni fecha de recibido. Lo anterior contraviene el numeral 7.5.3 de la norma NTCGP1000:2009 y 2.1 del MECI: 1000: 2005.
721 Gestión Jurídica Resultado de la medición de indicadores No se cumplió la meta del indicador de ahorro patrimonial, pues el resultado en el I sem de 2014 fue de 113%, por encima de la meta fijada en máximo 50% de condenas con relación a las pretensiones demandadas en diferentes procesos judiciales, a pesar de realizar una defensa judicial adecuada, pues se presentaron condenas que superaron el 50% del valor de las pretensiones. Al realizar un análisis de los condenas, se encuentra que 4 fallos corresponden a demandas por reliquidacion pensional y uno de los fallos correspondió a la revocatoria directa de un acto administrativo que había reconocido una sustitución pensional.
227 Gestión Jurídica ACPM no cumplida Pese a que se observa que el Proceso de Gestión Jurídica, tiene un listado actualizado de los procesos judiciales y extrajudiciales, este no permite ejercer un control rápido sobre el estado y vigencias de los mismos, en razón de que esta información no se especifica.
47 Gestión Jurídica Auditoría Interna En el Estatuto General en el artículo 34, se define el requisito de que se indiquen las conductas antidisciplinarias de mayor ocurrencia al interior de la institución por parte de sus funcionarios. Se encuentra que el proceso de Gestión Jurídica no realiza la medición y e incorporación de esta información a sus actividades, reflejándose en indicadores de gestión incoherentes con lo dispuesto en el Estatuto General.
43 Gestión Jurídica Auditoría Interna Pese a que se observa que el Proceso de Gestión Jurídica, tiene un listado actualizado de los procesos judiciales y extrajudiciales, este no permite ejercer un control rápido sobre el estado y vigencias de los mismos, en razón de que esta información no se especifica.
640 Gestión Jurídica - Auditoría de Control: PROCESO DE GESTIÓN JURÍDICA Auditoría Interna Al revisar uno de los casos correspondientes a prima técnica, se evidencia que presentó recurso de reposición el día 29 de febrero de 2012, sin allegar más documentación. Mediante Resolución No. 647 del 27 de junio de 2012 se decide el recurso de reposición y su notificación se da el 18 de julio de 2012. Lo anterior contraviene el Artículo 86 del Código Contencioso Administrativo.
322 Proceso De Gestión Jurídica Auditoría Interna Ajustar el aplicativo SAC, puesto en marcha desde junio de 2009 en la oficina de atención al ciudadano del proceso de Gestión Jurídica, con el propósito de registrar la evaluación del servicio y de evaluar el grado de satisfacción de los diferentes clientes.
613 Gestión Jurídica Otro Sancion disciplinaria por no publicacion de actos adminsitativos de carácter general, donde se identifique fecha de publicacion y mayor difusión en la pagina web
46 Gestión Jurídica Auditoría Interna Se evidencia que el Proceso de Gestión Jurídica, no verifica semestralmente el cumplimiento del requisito de ser estudiante, a los representantes estudiantiles ante los Consejos Superior y Académico.
611 Gestión Jurídica Otro Se identificó como riesgo de Gestión Jurídica el Vencimiento de términos en los derechos de petición
612 Gestión Jurídica Otro Se identifico como riesgo en el proceso de gestion juridica el Vencimiento de tèrminos en los derechos de peticiòn, identificando como causas que los derechos de peticiòn ingresados a dependencias diferentes de atenciòn al ciudadano, Falta de seguimiento y control de las peticiones por parte de la oficina de atencion al ciudadano, Desconocimiento de la resolucion rectoral Nro. 00806 de 2006
641 Gestión Jurídica - Auditoría de Control: PROCESO DE GESTIÓN JURÍDICA Auditoría Interna La última actualización del Instructivo 385 fue realizada en septiembre de 2009 y no fue ajustado luego de la aprobación por parte del Consejo Superior del Acuerdo 020 de 2010, con el fin de incluir las actividades y el formato para la inscripción de representantes estudiantiles al Comité Central de Educación a Distancia (Dado que se debe elegir a través del mecanismo que consagra el Estatuto Electoral de la Universidad Acuerdo 44 de 1997). Lo anterior contraviene el numeral 4.1 de la norma NTCGP1000:2009 y 1.2 del MECI: 1000:2005
44 Gestión Jurídica Auditoría Interna Los informes sobre el control disciplinario en el Proceso de Gestión Jurídica, no se encuentran presentados de manera debida acorde a lo exigido por el Estatuto General en su artículo 34. Solo se encuentra evidencia de los mismos desde el mes de agosto de 2008 y adicionalmente no se encuentran documentados como una salida del proceso en la caracterización.
323 Proceso De Gestión Jurídica Auditoría Interna Ampliar la difusión y culturización del normograma institucional en el proceso de Gestión Jurídica, con el propósito de evitar el riesgo de incurrir en errores por el desconocimiento de las normas por parte de la comunidad universitaria.
45 Gestión Jurídica Auditoría Interna Se encuentra que el proceso de Gestión Jurídica, pese a que tiene como responsabilidad desarrollar asesoría jurídico - administrativa a la comunidad universitaria y la elaboración, modificación, aclaración y revisión de actos administrativos, no dispone de una metodología establecida para incorporar la normatividad tanto interna como externa a los procedimientos y actividades propias de la institución, lo que pone en riesgo la aplicación y acatamiento de las mismas.
445 Revisión A Convenios Interadministrativos - Vigencia 2010- Auditoría Interna De los contatos revisados, solamente uno de ellos presenta el informe de ejecución de recursos, las restantes carpetas de la oficina juridica no presentan esta información, como tampoco, no se remiten los informes de ejecución y liquidación a la secretaría general, contraviniendo las circulares Nros. 05 y 015 de 2010 emitidas por la Secretaria General y el procedimiento SIG P-CC-384
510 Gestión Jurídica Resultado de la medición de indicadores Aunque se cumple la meta, al realizar una Paretto de causas de los fallos en contra, es posible que para el próximo periodo se incremente el número de fallos por las mismas causas; sin embargo, la universidad desde el mes de febrero de 2012 especificamente mediante acta No. 2 del Comitè de Conciliaciòn decide para los casos donde la entidad sea convocada para reliquidaciòn de pensiones con factores extralegales conciliar extrajudicialmente en asuntos contenciosos administrativos. Se toma esta acciòn para evitar futuras condenas aunque no es posible garantizar el impacto en los fallos que obtendràn en el II semestre de 2012. Se documenta entonces el desarrollo de la acciòn para tomar acciones para futuros fallos en contra.
610 Gestión Jurídica Identificación de servicios no conformes Toda vez que se trata de un tema eminentemente tecnico relativo a la capacidad del software del sig, en cuanto a la capacidad en mejorar el tiempo de respuesta de las consultas en el normograma, se oficiará a la oficina de planeación y sistema, para que implemente la acción correctiva y mejorar en tiempos de respuesta del software.
398 Proceso De Gestión Jurídica ACPM no cumplida Ajustar el aplicativo SAC, puesto en marcha desde junio de 2009 en la oficina de atención al ciudadano del proceso de Gestión Jurídica, con el propósito de registrar la evaluación del servicio y de evaluar el grado de satisfacción de los diferentes clientes.
320 Proceso De Gestión Jurídica Auditoría Interna Realizar copias de seguridad de los asuntos judiciales, extrajudiciales y de control disciplinario del proceso de Gestión Jurídica, direccionadas hacia el servidor en la Oficina de sistemas con el fin de minimizar el riesgo de pérdida de información y obtener respaldo del servidor, tal como lo establece el instructivo I-IC-362 del sistema Integrado de Gestión.
319 Proceso De Gestión Jurídica Auditoría Interna Socializar el informe realizado por la oficina de control Interno disciplinario del proceso de Gestión Jurídica, con una frecuencia semestral, tal como lo establece la guía G-GJ-447 del Sistema Integrado de Gestión.
642 Gestión Jurídica - Auditoría de Control: PROCESO DE GESTIÓN JURÍDICA Auditoría Interna Revisando las bases de datos de las Resoluciones de Rectoría 2011 y 2012 y diferentes Resoluciones que pasan por revisión de abogados del proceso de Gestión Jurídica, se evidencian varias modificaciones por errores cometidos en digitación. Ejemplos:* Resolución No. 0000095 del 12 de febrero de 2012 que modifica la Resolución No. 000089 del 10 de febrero de 2012. * Resolución No. 0000462 del 26 de abril de 2012 que modifica la Resolución No. 0000403 del 30 de marzo de 2012* Resolución No. 000924 del 24 de agosto de 2012 que modifica la Resolución No. 000759 del 19 de Julio de 2012.* Resolución No. 000946 del 28 de Agosto de 2012 que modifica la Resolución No. 000924 del 24 de agosto de 2012. * Resolución No. 000980 del 7 de septiembre de 2012 que modifica la Resolución No. 000946 del 28 de agosto de 2012.Lo anterior contraviene la conformidad en la prestación de los servicios del proceso, con la consecuente afectación a los usuarios.
456 Información y Comunicación - Auditoría de Control: PROCESO DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN Auditoría Interna En el proceso de información y comunicación se detectó que el procedimiento P-IC-469 se encuentra desactualizado conforme a la normativa externa de la CGR, ley orgánica 6289 de 2011 y 6445 de 2012 contraviniendo lo estipulado en la norma NTC GP 1000:2009 numeral 4.2.3. literal b, que indica que " Los documentos requeridos por el sistema de gestión de la calidad deben ser revisados y actualizados cuando sea necesario y aprobados nuevamente".
70 Información y Comunicación Auditoría Interna En el proceso de Información y Comunicación no existe un Plan de Comunicación, tal como lo establece la caracterización del proceso.
639 Información y Comunicación Acciones propuestas reuniones, juntas, comites y consejos celebrados en la Universidad Se recomienda cambiar los contactos universitarios, por reuniones más pequeñas y personalizadas, con menor formalidad. De esta forma podrá haber una mejor escucha de las opiniones, inquietudes y comentarios de la comunidad universitaria. Dichos encuentros se llamarán diálogos creativos universitarios y se harán con profesores y estudiantes elegidos aleatoriamente, en grupos muy pequeños, y también en grupos más amplios por departamentos. Se harán coordinados por la Oficina de Desarrollo Docente y el área de Comunicación y Prensa.
458 Información y Comunicación - Auditoría de Control: PROCESO DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN Auditoría Interna En el proceso de Información y Comunicación se detectó la no utilización del registro número R-1724 para solicitud de servicios de grabaciòn, dado que se evidenció que las solicitudes se realizan en medio físico ó por e-mail sin dar utilización al formato indicado en el procedimiento I IC 537, lo cual, contraviene el procedimeinto indicado en el Sistema Integrado de Gestión.
460 Información y Comunicación - Auditoría de Control: PROCESO DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN Auditoría Interna No obstante que el proceso presenta diferentes acciones de mejora, se sugiere, conforme al modelo estandar de control interno (MECI 3.3.2) y la norma NTC GP 1000 2009, numeral 8.5.1, utilizar planes de mejoramiento por procesos dado que este no existe como tal; se tienen acciones de mejora pero no obedecen a un plan de mejoramiento previamente establecido. Esta situación hace referencia al tema de "Consejo de prensa" el cual deberá ser documentado e institucionalizado.
71 Información y Comunicación Auditoría Interna No se tienen definidos criterios para la asignación de permisos para usuarios de los Sistemas de Gestión Financiera, SICE, SUIP, entre otros.
736 Información y Comunicación Resultado de la evaluación de la satisfacción de los clientes Analizando los resultados de la medición de satisfacción del proceso de Información y Comunicación, las preguntas con más baja calificación fueron: Valore el impacto de la información institucional que se comunica en las redes sociales con una calificación de 2.67 y Valores su grado de satisfacción con la oportunidad y calidad del servicio que le prestaron en el Proceso de Información y Comunicación que igualmente obtuvo una calificación de 2,67.
69 Información y Comunicación Auditoría Interna No se evidencia en el Proceso de Información y Comunicación un mecanismo formal e institucionalizado a nivel estratégico para comunicar las funciones, responsabilidades y autoridad en la institución incumpliendo con el requisito 5.5.1 de NTCGP1000:2004 Y 2.3.1 MECI
68 Información y Comunicación Auditoría Interna Se evidencia una Política de Comunicación de manera informal, no socializada y sin aprobación. Por tanto no se cumple con lo establecido en la caracterización del proceso, además contraviene lo dispuesto en el requisito 2.3.2 de MECI.
638 Información y Comunicación Resultado de la medición de indicadores Realizando el análisis del indicador de cumplimiento al plan de comunicaciones, se identifica una no conformidad potencial en cuanto al cumplimiento de las actividades programadas, debido a que uno de los funcionarios del área se retira de la universidad y tenía varias actividades a cargo, razón por la cual es necesario realizar los ajustes pertinentes para evitar el incumplimiento en la meta propuesta
459 Información y Comunicación - Auditoría de Control: PROCESO DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN Auditoría Interna Revisado el mapa de riesgos del proceso de Información y Comunicación, se encontró que el mapa de riesgos no se encuentra actualizado, e igualmente se indica la necesidad de segmentar ó de compartir el mapa de riesgos con el proceso de Planificación.
158 Investigación Auditoría Interna Se evidencia que en el proceso de Investigación es necesario que en las convocatorias para publicación de libros de investigación se haga visible el cierre de la propuesta para no incurrir en interpretaciones ambiguas por parte de los usuarios.
308 Proceso De Investigación Auditoría Interna Al indagar acerca de la conformación de semilleros, se evidencia el uso de una ficha de inscripción de semilleros no controlada por el Sistema Integrado de Gestión que carece de fecha y aval institucional, lo que contraviene el requisito 4.2.4 control de registros de la norma GP 1000. No se evidencia en la Vicerrectoría de Investigaciones y Postgrados un mecanismo para las actualizaciones de información de semilleros, de acuerdo al instructivo I-IN-63-INSTRUCTIVO PARA INSCRIBIR SEMILLEROS DE INVESTIGACIÓN.
160 Investigación Auditoría Interna En el proceso de Investigación se detecta la necesidad de revisar el alcance, límites y responsabilidades del proceso, con base en un análisis cuidadoso de su secuencia e interacciones y de los objetivos o productos resultantes requeridos, diferenciando la gestión por procesos de la gestión por áreas de la administración; en este sentido, evaluar la conveniencia de la ubicación del área de postgrados dentro del proceso de Investigación.
738 Investigación Resultado de la evaluación de la satisfacción de los clientes Analizando los resultados de la medición de satisfacción del proceso de investigaciones, la pregunta con más baja calificación es: Valore la gestión del proceso frente a las convocatorias en lo relativo a frecuencia en la apertura, difusión masiva de las convocatorias, claridad de los instrumentos (formatos), agilidad en el desarrollo de las etapas de la convocatoria, claridad de los criterios de decisión aplicados y difusión y retroalimentación de los resultados, con un calificación de 3.37.
240 Investigación ACPM no cumplida No existen convocatorias abiertas en la actualidad, en razón de que no existen los recursos económicos para efectuar la convocatoria. La última fue abierta en el año 2007 en el cual se realizó todo proceso de selección satisfactoriamente; no obstante por falta de planeación presupuestal podría presentarse una interrupción en la prestación del servicio de asignación de becas como producto del proceso de investigación.
309 Proceso De Investigación Auditoría Interna La prestación de servicios universitarios se rige por los procedimientos establecidos en cada proceso misional. Sin embargo, al indagar el cumplimiento de estos procedimientos en los Institutos se encuentra que estos no los acogen. Lo anterior contraviene el requisito establecido en el numeral 7,3 de la GP 1000
602 Investigación Identificación de servicios no conformes Hay un número significativo de proyectos en fase de evaluación a la espera de culminar procesos de publicación de artículos científicos que aún no se ha definido la aceptación o no de las publicaciones en las revistas científicas de la categoría inicialmente comprometida por el investigador.
307 Proceso De Investigación Auditoría Interna El procedimiento P-IN-77 en su paso 6 establece la priorización de los proyectos de investigación por parte de la Comisión de Investigaciones y Postgrados de las facultades antes de ser enviados a la Vicerrectoría de Investigaciones y Postgrados, al preguntar a los decanos por esta priorización manifestaron la no existencia de criterios documentados para realizarla, en consecuencia los proyectos llegan al Vicerrectoría de Investigaciones y Postgrados sin ser priorizados lo que dificulta el cumplimiento de requisitos enunciados en el numeral 7.3.4 de la Norma GP 1000.
152 Investigación Auditoría Interna No existen convocatorias abiertas en la actualidad, en razón de que no existen los recursos económicos para efectuar la convocatoria. La última fue abierta en el año 2007 en el cual se realizó todo proceso de selección satisfactoriamente; no obstante por falta de planeación presupuestal podría presentarse una interrupción en la prestación del servicio de asignación de becas como producto del proceso de investigación.
259 Investigación - Auditoría de Control: PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN Auditoría Interna Al revisar las investigaciones identificadas con los códigos Nros: 0561706, 0000414, 0306808, 1865006, 0224808, 0216108, 0219008, 0671407, 1223506 y 1783305 se evidenció que no se encuentran en el Sistema de Información Académica - SIA - debidamente actualizadas las fechas de vencimiento de las mismas, dado que han existido prórrogas, incumpliendo con el Acuerdo No. 25 de 2002 en su Artículo 12.
517 Investigación - Auditoría de Control: PROCESO DE INVESTIGACIÓN Auditoría Interna Revisado el expediente que contiene el proyecto de investigacion identificado con el codigo 0040811 se encuentra que hay incumplimiento de los investigadores para la presentacion del informe final, cuya prorroga autorizada por la institucion y la entidad cofinanciadora (fundacion Carolina) era el 30 de marzo de 2012. No hay evidencia de la presentacion del informe, no reposa en el expediente, ni consultado uno de los investigadores dio razon de dicho cumplimiento. No obstante y de manera tardia en el seguimiento les fue requerido mediante oficio de la oficina de investigaciones con fecha 16 de agosto de 2012 sin respuesta a la fecha, contraviniendo los requisitos 7.5.1 y 8.2.4 de la norma NTCGP1000:2009
604 Investigación Identificación de servicios no conformes Hay reiterado incumplimiento de los pares evaluadores externos para reportar resultados de evaluación de trabajos especiales de promoción docente, tesis candidatizadas a mención Laureada, proyectos de investigación o propuestas de libros de investigación. No hay norma alguna en el país ni controles por parte de COLCIENCIAS para obligar a los pares evaluadores a acatar los plazos otorgados para las evaluaciones que se les encomienda.
516 Investigación - Auditoría de Control: PROCESO DE INVESTIGACIÓN Auditoría Interna Incumplimiento al Acuerdo 019 de 2000 CS en el ARTICULO 10 numeral a) que determina la conformacion de los integrantes de los institutos con por lo menos 2 profesores con titulo de PHD y 5 profesores de tiempo completo con titulo de maestria. En la visita al Instituto de investigaciones en salud se encuentra que solo la coordinadora esta inscrita con labor academica al instituto, contraviniendo el requisito 6.1 de la norma NTCGP1000:2009
260 Investigación - Auditoría de Control: PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN Auditoría Interna Al revisar las carpetas de las investigaciones identificadas con los códigos Nros: 0561706, 0000414, 0306808, 1865006, 1230006, 0800105, 0224808, 0216108, 1519306, 0219008, 0679507, 0671407, 1223506, 1783305, 0190808 no se encontraron los informes parciales como se establece en las cartas de compromisos firmadas por cada uno de ellos. Contraviniendo el Artículo 7 del Acuerdo No. 019 de 2000.
153 Investigación Auditoría Interna Al solicitaron (3) proyectos de investigación en el proceso de Investigación, se hizo seguimiento y trazabilidad a los proyectos, evidenciando los documentos de la convocatoria, formatos de inscripcion del proyecto, selección de los proyectos y hoja de vida de los pares evaluadores, sin embargo no se logra evidenciar la aplicación de algún mecanismo para el control sobre la autoria intelectual del investigador.
520 Investigación - Auditoría de Control: PROCESO DE INVESTIGACIÓN Auditoría Interna Incumplimiento del Acuerdo 019 de 2000 CS en el ARTICULO 6 paragrafo 1 que establece la obligatoriedad de la vinculacion de estudiantes de pregrado en todas las investigaciones y su participacion debe ser reglamentada por la VIP. No se encuentra evidencia de la existencia de dicha reglamentacion contraviniendo el requisito 7.1 de la norma NTCGP1000:2009
262 Investigación - Auditoría de Control: PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN Auditoría Interna No se encuentra en el SIA reportadas en las hojas de labor académica las investigaciones e investigadores que a continuación se relacionan:Investigación No. 1230006 e investigador identificado con la cédula de ciudadanía No. 24.325.191.Investigación No. 0224808 e investigador identificado con la cédula de ciudadanía No. 18.460.726.Investigación No. 0219008 e investigador identificado con la cédula de ciudadanía No. 30.405.943.Investigación No. 0679507 e investigador identificado con la cédula de ciudadanía No. 12.987.374.Investigación No. 0671407 e investigadores identificados con las cédulas de ciudadanía Nros. 7.513.856 y 11.299.690.Investigación No. 0190808 e investigador identificado con la cédula de ciudadanía No. 25.095.574, incumpliendo con el Acuerdo No. 25 de 2002 en su Artículo 12.
156 Investigación Auditoría Interna Se realiza trazabilidad a la solicitud de revisión de informe de investigación con fines de ascenso al escalafón docente presentada por la profesora Dora Inés Molina de Salazar. Se recomienda ampliar los términos para realizar los ajustes al informe final por parte del par evaluador.
154 Investigación Auditoría Interna No se evidencia una lista de ganadores de premio a la Investigacion, con el fin de identificar que una persona o grupo que se este inscribiendo ya haya sido ganadora previamente. Siendo esto una no conformidad frente al numeral 7.5.1 y 7.1 de NTCGP1000:2004 y 2.1.1 - 2.1.2 de MECI
151 Investigación Auditoría Interna No se evidencia un listado de becados activos lo cual no permite tener control y conocimiento de los clientes totales del proceso, siendo esto una no conformidad frente al numeral 7.1 y 7.5.1. de la NTCGP1000:2004 y 2.1.1 - 2.1.2 de MECI
155 Investigación Auditoría Interna En el proceso de Investigación, se encuentra que el último proyecto que se realizó en convenio con la Universidad Nacional fué en el año 2006. No se dispone de una lista de proyectos realizadas entre las dos instituciones. Al revisar las carpetas de los convenios suscritos entre las dos instituciones, se encuentra que las fechas son confusas para efectos de trazabilidad y no se evidencian documentos que permitan dar claridad frente al cumplimiento de este procedimiento. Al revisar el proyecto "Determinación propiedades eléctricas, mecánicas y térmicas de los huesos y músculos", no se encontraron evidencias, las reponsables informan que la información se maneja en la Universidad Nacional.
157 Investigación Auditoría Interna Al indagar por el cumplimiento del procedimiento para la creación de una maestría o doctorado, la responsable informa que la propuesta con registro de factibilidad llega aprobado por el Consejo de Facultad, se solicita el estudio de factibilidad del Doctorado de Ciencias Agropecuarias pero no se evidencia según lo dispuesto en el procedimiento. Se solicita informacion sobre el Doctorado en Ciencias de la Educación; se solicitan los documentos encontrándose que algunos no reposan en la oficina de postgrados. Los responsables informan que el doctorado no se gestionó por la oficina de postgrados, sino por el Consejo Académico.
518 Investigación - Auditoría de Control: PROCESO DE INVESTIGACIÓN Auditoría Interna Al revisar el procedimiento P-IN-580 para la elaboracion de proyectos de investigacion se encuentra que la guia para la formulacion de proyectos de investigacion no es un documento controlado por el SIG y la version publicada no es la que corresponde a cada convocatoria contraviniendo los requisitos 7.3.1 y 4.2.3 de la norma NTCGP1000:2009. Además, la revision del procedimiento P-IN-22 para otorgar becas de posgrado evidencia desactualizacion en varios apartes a saber: paso 14 responsabilidad de solicitar el CDP en cabeza de la secretaria ejecutiva de bienestar social y corresponde a bienestar universitario, así como la solicitud a la oficina de planeacion y no a la financiera como ocurre en la realidad. Lo anterior, contraviene los requisitos 4.2.3 y 7.3.1 de la norma NTCGP1000:2009
605 Investigación Identificación de servicios no conformes En cumplimiento de los compromisos celebrados con la Vicerrectoría de Investigaciones y Postgrados, los investigadores someten los manuscritos de artículos para publicación en alguna revista que tenga la categoría en la cual se hizo el compromiso de publicar, pero existe una significativa probabilidad de que los manuscritos sometidos sean rechazados por la revista. En los procedimientos SIG no está estipulada la acción a tomar cuando ésto sucede.
603 Investigación Identificación de servicios no conformes A algunos investigadores les llega la fecha de finalización de los proyectos y la pasan inadvertida, en razón a sus múltiples ocupaciones y responsabilidades; y en repetidas ocasiones olvidan acoger el plazo de dos meses de antelación para solicitar prórrogas
434 Medición, Análisis y Mejora ACPM no cumplida Tras analizar el objetivo del proceso de Medición, Análisis y Mejora, se detecto el riego de "Análisis de la gestión de los procesos basada en mediciones erróneas de indicadores"
146 Medición, Análisis y Mejora Auditoría Interna No se evidencia la aplicación de un método para retroalimentar a los procesos, respecto de la información obtenida en atención al ciudadano (informes) ni se evidencian acciones de mejora a partir de la información presentada sobre quejas y reclamos. No está prevista la evaluación de la percepción del usuario, una vez comunicada la respuesta de la Universidad frente a sus peticiones. Lo anterior contraviene lo dispuesto en el Estatuto General artículo 33 y en el requisito 7.2.3 c) de la NTCGP 1000:2004.
143 Medición, Análisis y Mejora Auditoría Interna No se evidencian registros de acciones preventivas en todos los procesos en general. Se determinaron acciones preventivas para cada uno de los riesgos de los procesos pero estas no se definieron de manera adecuada y siguiendo una metodología para el análisis de problemas. No se logró auditar el registro de acciones correctivas para eliminar las causas de las no conformidades detectadas en las auditorías internas dada la programación no pertinente para la auditoria a este proceso. Lo anterior contraviene los requisitos 8.5 de la NTCGP 1000 y 3.3 del MECI.
550 Medición, Análisis y Mejora - Auditoría de Control: PROCESO DE MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA Auditoría Interna Se hace evidente en los procedimientos desactualización en lo relacionado con: 1. La norma NTCGP1000, ya que el procedimiento menciona la 2004 y actualmente está en vigencia la 2009 y la NTC-ISO 9000:2000 por la NTC-ISO 9000:19011. 2. Los procedimientos que generan una entrada para Revisión por la dirección, establecen que la dependencia responsable de almacenar el Acta de Revisión por la dirección es la Oficina Asesora de Control Interno; en la auditoría se evidenció que ya no hace parte de su tabla de retención documental, y este registro es almacenado en la Rectoría. 3. El Procedimiento para medir la satisfacción de los usuarios frente a los servicios universitarios hace referencia a los Servicios de impresión, servicio que la Universidad ya no presta. 4. *El Procedimiento para la suscripción del plan de mejoramiento con la Contraloría General de la República se encuentra desactualizado en su normativa: * La normativa en la que se basó el procedimiento (P-MM-471) es la Resolución Orgánica N° 5872 de 2007 de la Contraloría General de la República, la cual fue derogada en su totalidad por la Resolución Orgánica N°6289 de 2011 y ésta a su vez modificada por la Resolución Orgánica N° 6445 de 2012 en lo que respecta a Planes de Mejoramiento. * El paso 3 del procedimiento (P-MM-471) remite al procedimiento para Desarrollar la rendición de cuentas ante la Contraloría General de la República (P-IC-469) del proceso Información y Comunicación, el cual también debe ser ajustado a la nueva normativa.Lo anterior contraviene el numeral 4.23 de la norma (Control de documentos)
551 Medición, Análisis y Mejora - Auditoría de Control: PROCESO DE MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA Auditoría Interna Algunas de las actividades desarrolladas en la Oficina de Atención al Ciudadano son contrarias a lo establecido en el Procedimiento para recibir, tramitar y resolver peticiones, quejas, reclamos y sugerencias, tal es el caso de los informes mensuales descritos en el procedimiento (paso 8 del flujograma y literal L del punto 2) que no se están elaborando y presentando al Secretario General con dicha periodicidad, para la formulación acciones de mejora. Sólo se evidencian informes trimestrales de Quejas, reclamos y sugerencias presentado a la Coordinadora de la Unidad de servicios y mercadeo e informes semestrales de Peticiones, presentados a la Secretaría General
558 Medición, Análisis y Mejora Resultado de la medición de indicadores Es interés de la comunidad universitaria y del rector, que en esta segunda etapa del sistema integrado de gestión (Renovación de la certificación), se desarrollen las acciones necesarias para la simplificación, tanto de los documentos, como de los trámites asociados a cada uno de los procesos, razón por la cual se propone formular una estrategia integral para el mejoramiento del servicio en la universidad, estrategia que se abordará desde todas las perspectivas: Personal, infraestructura, trámites, documentos, procedimientos, etc.
553 Medición, Análisis y Mejora - Auditoría de Control: PROCESO DE MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA Auditoría Interna No se evidencia publicación de las mediciones de los indicadores para el año 2012. Las mediciones reportadas en los indicadores sólo se encuentran hasta el segundo semestre de 2011 y para el caso de los indicadores cuya frecuencia es menor a un año no permite conocer el desarrollo de las diferentes actividades que apuntan al cumplimiento de los objetivos institucionales. Lo anterior no permite el análisis de los datos para la toma de decisiones, siendo éste análisis una de las salidas del proceso
142 Medición, Análisis y Mejora Auditoría Interna En todos los procesos fueron identificados y analizados los riesgos por cada líder de proceso, sin embargo éstos no se encuentran aprobados; en algunos casos la definición de los riesgos no fué adecuada, en tanto se encuentran como riesgos situaciones ya materializadas o causas y no efectos. Se contraviene el requisito 1.3 del MECI y el 4.1 g. de la NTCGP 1000.
549 Medición, Análisis y Mejora - Auditoría de Control: PROCESO DE MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA Auditoría Interna Se evidencia en el informe de quejas y reclamos (julio - diciembre de 2011) que el 17% de las respuestas se respondieron extemporáneamente y en el informe de peticiones (enero-junio 2012) fue el 11%. Frente a estas respuestas extemporáneas, no se evidencian acciones establecidas por la Secretaría General tal como lo describen los literales G) y L) del punto 2 del Procedimiento para recibir, tramitar y resolver peticiones, quejas y reclamos.Adicionalmente las respuestas extemporáneas dadas por los funcionarios de las diferentes dependencias incumplen con lo establecido en la Ley (Código Contencioso Administrativo y Constitución Nacional), quedando expuestos a que las autoridades competentes inicien las acciones disciplinarias a que haya lugar
147 Medición, Análisis y Mejora Auditoría Interna Se encontró en el proceso de Medición Análisis y Mejora que en la respuesta a la petición No. 072 de 2008 del señor Jairo Calderón Arbeláez no se registró la fecha y hora de recibo de la misma, por lo cual no se logró verificar el cumplimiento de los términos en dicha petición. Adicionalmente no se dió trámite oportuno a la petición de la profesora Beatriz Eugenia Botero de Mejia de la Facultad de Ciencias para la Salud con fecha de 24 de septiembre; el Secretario Gneral da respuesto a la profesora el 24 de septiembre, no obstante a la fecha de la auditoría, la oficina de atención al ciudadano no habia entregado la respuesto a la profesora. Lo anterior contraviene lo consagrado en la Constitución política de Colombia y en el Codigo Contencioso Administrativo respecto de la entrega oportuna de las respuestas a derechos de petición.
141 Medición, Análisis y Mejora Auditoría Interna Se evidencia que en todos los procesos del Sistema Integrado de Gestión no se han identificado adecuadamente los indicadores de gestión que permitan medir la eficacia, eficiencia y efectividad de los procesos. La frecuencia de medición de algunos indicadores, puede constituirse en un factor de riesgo asociado a largos periodos de tiempo para el análisis de datos y la toma de decisiones de manera acertada y oportuna. Adicionalmente, se evidencia que los indicadores de gestión asignados actualmente a los procesos, no tienen definida una meta ni se están realizando las mediciones para su cálculo y por ende no se realiza análisis de datos para esta y otra información, por ende no se logra demostrar el uso de este instrumento de control, seguimiento y análisis a la gestión de los procesos. Lo anteriormente expuesto contraviene los requisitos 8.2.3 y 8.4 de la NTCGP1000, 2.1.4 del MECI.
1 Medición, Análisis y Mejora Resultados de la revisión por la dirección al SIG Posterior a la revisión por la dirección de la vigencia 2008, se detecta la necesidad de registrar e implementar acciones de mejora con respecto al informe presentado para la entrada correspondiente a "Resultados de las auditorias".
140 Medición, Análisis y Mejora Auditoría Interna Al indagar sobre el análisis de datos de los resultados de la evaluación y reevaluación de proveedores, se observó la aplicación de 25 encuestas cuyo propósito fué conocer la percepción de los proveedores de la Universidad frente al proceso de Contratación; no se encontraron los parámetros y la metodología para la aplicación de este instrumento ni para la retroalimentación de la información generada. Lo anteriormente expuesto contraviene el principio h) de la NTCGP 1000.
559 Medición, Análisis y Mejora Otro Al recurrir al software de encuestas electrónicas para analizar la información producto de la medición de la satisfacción del cliente se encuentran pocos datos recolectados para los servicios prestados en los procesos de investigación y proyección, lo que dificulta el suministro de información a las instancias que la requieren en períodos intermedios del año.
144 Medición, Análisis y Mejora Auditoría Interna No se hace seguimiento a la información relativa a la percepción del cliente con respecto al cumplimiento de los requisitos por parte de la Universidad (satisfacción), toda vez que no se tienen definidos los métodos y responsables para obtener la información, realizar su medición y análisis. Adicionalmente no se logran evidenciar las acciones de mejora tomadas como resultado del análisis de los datos derivados de la aplicación de las encuestas con fines de Acreditación institucional. Lo anterior contraviene el requisito 8.2.1. y 8.4 de la NTCGP1000.
552 Medición, Análisis y Mejora - Auditoría de Control: PROCESO DE MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA Auditoría Interna No se evidencia análisis de datos y toma de acciones sobre la gestión del servicio no conforme. Lo anterior contraviene los literales 8.4 y 8.5 de la NTCGP1000:2009
554 Medición, Análisis y Mejora - Auditoría de Control: PROCESO DE MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA Auditoría Interna De acuerdo a lo establecido en el Procedimiento para medir la satisfacción de los usuarios frente a los servicios universitarios se están incumpliendo las siguientes actividades:*Aplicación de encuestas a los estudiantes de educación a distancia. *Aplicación de la encuesta de satisfacción para los servicios de laboratorio. La no aplicación de las encuestas de manera integral a todos los servicios universitarios, impide el análisis y la toma de decisiones frente al desempeño del sistema de gestión de calidad. Lo anterior contraviene los requisitos 8.1 y 8.2.1 de la norma NTCGP1000:2009
548 Medición, Análisis y Mejora - Auditoría de Control: PROCESO DE MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA Auditoría Interna El Sistema de Atención al Ciudadano SAC, ha demostrado su usabilidad, por tanto se hace necesaria una optimización que permita:*Ampliar la capacidad para que los peticionarios puedan anexar documentos a sus requerimientos*Generación de informes que contribuyan de manera ágil a la toma oportuna de decisiones (manual)*Generar alarmas que le permitan al funcionario de la Oficina de atención al ciudadano controlar el cumplimiento de los términos para las respuestas a cada una de las peticiones (manual)
78 Planificación Auditoría Interna En el proceso de Planificación, se verificó la existencia de la Matriz Plurianual de Inversiones, pero no fué posible obtener evidencia del PAC (Plan Anualizado mensual de Caja del año 2008).
366 Proceso De Planificación Auditoría Interna Para el año 2009 no existe Banco de proyectos como lo estipula el Procedimiento P-PL-490.
367 Proceso De Planificación Auditoría Interna En el objetivo del Procedimiento para el costeo de los servicios universitarios P-PL-401 , especifica que está direccionado a los proceos misionales. Se evidencia que se está aplicando el proceso a programas de pregrado y postgradolos y los servicios prestados desde los laboratorios, para los demás servicios es calculado por los directos prestadores. Lo anterior evidencia que aun falta la implementación del procedimiento para los demás servicios de la Universidad
557 Planificación Resultado de la medición de indicadores Al analizar el indicador de capacidad de la infraestructura física, específicamente los espacios usados para propósitos académicos, se concluye que aunque el índice general es positivo y se cumple la meta establecida, existe un riesgo de que al incrementarse el número de estudiantes, dichos espacios sean insuficientes frente a las necesidades crecientes en cuanto a docencia, investigación y proyección.
732 Planificación Resultado de la medición de indicadores Al realizar el análisis de inversión por estudiante, se tiene para el corte del 30 de Junio, un cumplimiento de la meta de un 45,7%, resultado muy cercano al cumplimiento pues el 100% debe cumplirse al finalizar la vigencia. Sin embargo, la ejecución presupuestal del año 2014, puede tener ciertas dificultades en cuanto a la generación de ingresos propios que podrían no cubrir totalmente el presupuesto asignado a inversión en algunos proyectos o fondos especiales, afectando el indicador, por lo cual se formula la la acción preventiva correspondiente.
480 Planificación - Auditoría de Control: PROCESO DE PLANIFICACIÓN Auditoría Interna No se cumplen las actividades documentadas para solicitar el diseño y construcción de una obra y consolidar el plan de obras anual, según lo especificado en el proceso de planificación, no se encontró evidencia registrada en el formato para la solicitud de intervención en la planta física CODIGO: R-969-I-PL-432, Versión: 1, contraviniendo los requisitos 4.2.3 Control de documentos y 4.2.4 Control de los registros de la Norma Técnica de Calidad en la gestión Pública NTCGP 1000:2009
481 Planificación - Auditoría de Control: PROCESO DE PLANIFICACIÓN Auditoría Interna El seguimiento planteado para enero del 2012 sobre la actualización mapa de riesgos 2010-2011 a la acción dar continuidad a la acción preventiva de "Asesorar la formulación de los planes de acción de facultad desarrollando la metodología respectiva. Incorporar los proyectos derivados en el banco de proyectos cuando así­ sea pertinente" Se evidencia el acompañamiento del proceso de planificación a la formulación de los planes de acción, sin embargo, no se realizó el seguimiento planteado, que le genere al proceso una retroalimentación.
482 Planificación - Auditoría de Control: PROCESO DE PLANIFICACIÓN Auditoría Interna Se evidencia la necesidad de redireccionar los indicadores, en busca de resultados que aporten al conocimiento del desempeño del proceso y del cumplimiento de su objetivo.
290 Planificación Resultado de la medición de indicadores Los rubros ejecutados de Servicio a la Deuda y Gastos Generales presentaron una variación porcentual del -62.26% y 19.16% respectivamente con relación al presupuesto planificado, conduciendo a l incumplimiento de la meta del indicador que establecía una variación igual o inferior al 5%.
733 Planificación Resultado de la medición de indicadores El promedio de satisfacción de los servidores públicos frente a servicios internos tuvo un resultado para la vigencia 2013 de 67,9%, lo que no cumple la meta establecida del 70%. Adicionalmente el resultado está 5 puntos por debajo de lo obtenido para la vigencia 2012.
81 Planificación Auditoría Interna No se encontraron mecanismos que permitan asegurar que los cambios (normativos, tecnológicos, organizacionales, entre otros) que pueden afectar la integridad del SIG, se lleven a cabo de manera planificada; lo que contraviene el requisito 5.4.2 b) de la NTCGP 1000:2004
80 Planificación Auditoría Interna El Plan de Ordenamiento Físico es insumo fundamental para realizar una efectiva planificación de la infraestructura. No se encuentra evidencia de dicho Plan en el Proceso de Planificación.
79 Planificación Auditoría Interna La Universidad de Caldas, a pesar de disponer de importantes elementos que constituyen patrimonio cultural a nivel regional y nacional, al poseer bienes declarados de interés cultural, no cuenta con un plan de protección y conservación del patrimonio cultural. (Revisión documental de los Acuerdos Municipales sobre Patrimonio Cultural)
77 Planificación Auditoría Interna En el proceso de Planificación no se encontró evidencia la inscripción de proyectos en el Banco de Proyectos según lo dispuesto en el Estatuto Financiero de la Universidad (Acuerdo 01 de 1998).
35 Proyección Auditoría Interna En el proceso de Proyección, no se demostró la planificación de actividades y métodos para la verificación, seguimiento y control sistemáticos de los servicios prestados, (algunos a través de convenios). No fue factible encontrar los registros necesarios (informes, planes de calidad, reportes de supervision, indicadores, etc) para proporcionar evidencia de que el proceso de Proyeccion y los servicios resultantes cumplen los requisitos.
621 Proyección - Auditoría de Control: PROCESO DE PROYECCIÓN Auditoría Interna El soporte documental que da evidencia de la prestación de los servicios de proyección, se constituye de los informes de seguimiento y cierre de los mismos con los debido soportes que permitan dar cuenta con evidencia objetiva de la ejecución de las actividades para el cumplimiento de los objetivos del proyecto, con lo cual la Comisión evalúe con base en criterios y juicios contundentes la eficacia, eficiencia y efectividad de los mismos. Es así como la identificación y trazabilidad del servicio a lo largo de toda la cadena de prestación del mismo, se garantiza a través de la información contenida en dichos informes. Luego de haber realizado la revisión documental a los proyectos registrados en la Vicerrectoría de Proyección, se hizo evidente que existen debilidades en cuanto al cumplimiento para la presentación de estos informes (7 de 37 proyectos) y así como en su completitud y soporte (7 de 37 proyectos). La no existencia de informes que den cuenta de la ejecución de las actividades, así como la existencia de los mismos que no cuenten con los debidos soportes de su ejecución, afecta la identificación y trazabilidad del servicio, con lo cual se contraviene lo dispuesto en el numeral 7.5.3 de la NTCGP 1000:2009 y de manera consecuente se pone de manifiesto la existencia de riesgos en el cumplimiento del numeral 7.3.5 correspondiente a la verificación del diseño y desarrollo, en tanto, la Comisión Central de Proyección como instancia responsable de esta actividad, puede carecer de elementos objetivos y criterios basados en evidencia para evaluar la conformidad en la prestación de los servicios. Así mismo se pone en riesgo la capacidad del proceso para cumplir con el seguimiento y medición del servicio estipulada en el requisito 8.2.4 de la NTC GP 1000:2009 y se pone de manifiesto debilidades en la eficacia de la mejora continua, por tratarse esta situación de un hallazgo reiterativo de la auditoría de la vigencia 2009 al proceso.
317 Proceso De Proyección Auditoría Interna No se evidenció el acta donde constara la socialización y el aval del colectivo del Departamento de Estudios Educativos, para el proyecto Capacitación para Educadores en Ejercicio, contraviniendo el procedimiento para Prestación de Servicios a través de la Gestión de Proyectos de Extensión P-PR-94, el requisito 7.1 NTCGP 1000:2004 y el numeral 1.2 MECI 1000:2005.
623 Proyección - Auditoría de Control: PROCESO DE PROYECCIÓN Auditoría Interna El Centro de Museos continúa desarrollando su objeto misional, tal como fue evidenciado en la última auditoría interna. Sin embargo, luego de realizar una revisión a la continuidad y crecimiento de los proyectos liderados por esta instancia se denota una progresiva disminución en la participación en la gestión de proyectos de investigación y proyección así como su articulación con la gestión académica de la Universidad y la posibilidad que ofrecen convocatorias del nivel nacional. La Universidad debe destinar recursos importantes para la adecuación de los espacios que implican la protección y salvaguarda de las obras y patrimonio que alberga este Centro de Museos.
622 Proyección - Auditoría de Control: PROCESO DE PROYECCIÓN Auditoría Interna Actualmente el proceso de Proyección se encuentra avanzando en estrategias para la medición de la efectividad en la ejecución de los proyectos. Podría constituirse en una oportunidad de mejora que complemente esta iniciativa, la implementación de mecanismos para comunicarse y retroalimentar la información sobre la prestación del servicio directamente con los beneficiarios de los proyectos de proyección durante la ejecución de los mismos, incluyendo la gestión de quejas. Lo anterior, además de constituirse en un riesgo de incumplimiento del requisito 7.2.3 de la NTCGP 1000:2009, hace que la Comisión Central desconozca la oportunidad de contar de primera mano, con la percepción sobre el servicio que se está prestando y con ello contar con un criterio más objetivo para evaluar la conformidad en la ejecución de los proyectos, permitiendo que el proceso tome medidas correctivas y preventivas de manera oportuna sobre la debida prestación del servicio.
503 Proyección Resultado de la medición de indicadores Al analizar el indicador que mide la cultura del emprendimiento se identificó que aunque la meta se cumple: (Durante la vigencia 2011 se inscribieron a la convocatoria Ucaldas-emprende 25 iniciativas , a las que se sumaron 15 , que venian en proceso de acompañamiento del año 2010, para un total de 40 iniciativas. de las cuales estan en marcha, o generando ventas 8 iniciativas, equivalente al 20%), se ha evidenciado un alto nivel de deserción o mortandad en las iniciativas de emprendimiento entre las etapas de idea de negocio y su puestas en marcha, en un 80%, razón por la cual se solicita formular una acción preventiva para identificar las causas de deserción y poder focalizar el accionar de la unidad.
34 Proyección Auditoría Interna En el laboratorio de Bioimpedanciometría eléctrica del proceso de Proyección se evidencia que las instalaciones no tienen la adecuación para la prestación del servicio, no obstante se ofrece dentro del portafolio de servicios de la Universidad. La falta de control documental dificulta la trazabilidad de la información. Adicionalmente, en entrevista con la persona responsable de valoración nutricional se evidencia el desconocimiento del procedimiento interno código VPR-131 y la normatividad interna establecida en el SIG. Lo anteriormente expuesto contraviene los requisitos 7.1 y 7.5.3 de la NTCGP1000:2004 y el 2.1.1 del MECI.
236 Proyección ACPM no cumplida En los servicios que hacen parte del proceso de Proyección no se conoce ni tienen definidos mecanismos de identificación y control de la propiedad del cliente, contraviniendo el requisito 7.5.4 de la NTCGP1000:2004.
316 Proceso De Proyección Auditoría Interna Al revisar la iniciativa de emprendimiento "Producción y comercialización de Arroz con leche entero y deslactosado e Industrias Alimenticias DELISAN", no se logró evidenciar la realización de la entrevista al emprendedor ni el control documental de la ficha de inscripción de las iniciativas (formato código: R-525-P-PR-38), contraviniendo el Procedimiento para la Gestión Integral de Proyectos de Emprendimiento en la Universidad de Caldas P-PR-38, el requisito 7.3 NTCGP 1000:2004 y los numerales 1.2 y 2.1 MECI 1000:2005.
547 Proyección Identificación de servicios no conformes Analizando los servicios no conformes presentados en el 2011 y 2012, se identifica como recurrente la dificultad para la consecución de aulas o espacios adecuados para la prestación del servicio de educación continuada, los que pone en riesgo el cumplimiento de la promesa de servicio.
28 Proyección Auditoría Interna En la muestra seleccionada para verificar requisitos de laboratorios en el proceso de Proyección fueron seleccionados el de Bioimpedancia, Toxicología e Hidrodensiometría y no fue posible hacerlo porque no están prestando servicios en el último periodo académico, lo anterior pone en riesgo la imagen y sostenibilidad de estos servicios teniendo en cuenta que se ofrecen dentro del portafolio de la Universidad.
752 Proyección Resultado de la evaluación de la satisfacción de los clientes Aunque la calificación de satisfacción de los egresados (Medición de indicadores) supera la meta y también la medición de satisfacción de educación continuada, el proceso de proyección ha logrado identificar que no se cuenta con un análisis estratégico ni estructural de la oferta de educación continuada que dinamice los objetivos misionales de la universidad.
318 Proceso De Proyección Auditoría Interna En la Maestría en Didáctica del Inglés no se lograron evidenciar actas del Comité de Currículo de los años 2009 y 2010, como tampoco la vinculaciòn de egresados. Así mismo en la Maestría en Ciencias Veterinarias no se observa la vinculación de los egresados, por cuanto no hay constituido un comité de currículo. Se evidencia incumplimiento de lo dispuesto en los Artículos 2 y 5 del Acuerdo del Consejo Académico No. 03 de 2008.
742 Proyección Resultado de la evaluación de la satisfacción de los clientes La encuesta de satisfacción de los servicios de proyección evaluados para la vigencia 2013, presentaron en su totalidad una evaluación satisfactoria superior al 90% (Usuarios externos); sin embargo, los resultados de la encuesta de satisfacción de servicios internos tuvo un resultado global de 59,09%, por debajo de la meta propuesta y por debajo del promedio comparativo con los demás procesos.
741 Proyección Resultado de la evaluación de la satisfacción de los clientes Analizando el resultado de la medición de satisfacción del año 2013 para el servicio de salud animal, aunque la calificación global es muy positiva (91.14%), la pregunta con más baja calificación fue la relacionada con el inventario de los medicamentos en la farmacia y su disponibilidad para los pacientes del Hospital Veterinario, con un total de 4.34. El análisis de causas derivo a situaciones que deben ser objeto de mejora.
30 Proyección Auditoría Interna En los servicios que hacen parte del proceso de Proyección no se conoce ni tienen definidos mecanismos de identificación y control de la propiedad del cliente, contraviniendo el requisito 7.5.4 de la NTCGP1000:2004.
743 Proyección Resultado de la evaluación de la satisfacción de los clientes Al evaluar la satisfacción del servicio de asesoría y consultoría de la Universidad de Caldas, se evidencia una calificación satisfactoria de 87,79% por parte de todos los clientes encuestados; sin embargo, muy pocos clientes que la diligencian, pues solo se aplica a convenios formales legalizados, lo cual puede presentar sesgo en el resultado e insuficiente información para el análisis.
31 Proyección Auditoría Interna Se hace evidente en el proceso de Proyección que no se aplica adecuadamente Ley General de Archivo (Ley 594 de 2000) para el control de registros; tal es el caso del procedimiento de gestión integral de proyectos de emprendimiento en el que se observa que los registros concernientes a dichos proyectos son administrados solo en medio electrónico por el responsable de esta actividad y esto dificulta el seguimiento y control de la información. No es una información de fácil acceso o consulta. Lo anterior contraviene los requisitos 4.2.4 y 7.5.3 de la NTCGP 1000:2004.
26 Proyección Auditoría Interna En los proyectos del proceso de Proyección "Generación de paquetes de información" con código CPU-CEN-511 con fecha de terminacion 15 de abril de 2008 y "Diplomado en administración y análisis de proyectos" con fecha de terminación 02 de agosto de 2008, con código VPU-CEN-519, no se evidencia el informe final de culminación del proyecto ni el acta de terminación del mismo contraviniendo lo dispuesto en el procedimiento P-PR-94.
29 Proyección Auditoría Interna En el procedimiento de gestión integral de proyectos de emprendimiento se dificulta encontrar los datos que alimentan los indicadores del plan de accion 2008, tal es el caso de los "estudiantes que presentan iniciativa empresarial" no se visualiza cuales corresponden a lo proyectado para esta vigencia.
33 Proyección Auditoría Interna En el laboratorio de suelos y bromatología del proceso de Proyección, los servicios prestados a INGECAL en septiembre 9/08 y a la GOBERNACION DE CALDAS en septiembre 15/08 no se envidencian las firmas de recibido en el libro de entrega de resultados incumpliendo el procedimiento P-PR-131.
748 Proyección Resultado de la medición de indicadores Se analiza el indicador: Proyectos que han demostrado su impacto social a través del uso del conocimiento, el cual presenta un resultado de 18%, ligeramente inferior a la meta establecida del 20%, obteniendo un 90% de cumplimiento; sin embargo, se ha identificado la posibilidad de tener subregistro de los datos que hacen parte del indicador, con lo que es posible superar en gran medida la meta propuesta.
32 Proyección Auditoría Interna Al revisar los proyectos con código VPU-AH-122 "Difusión de la música andina", el CPU-CEN-511 "generación de paquetes de información" y el VPU-CEN-519 "Diplomado en administración y análisis de proyectos" no se encontraron las firmas del Vicerrector, lo que contraviene lo dispuesto en el procedimiento para la gestión de proyectos de extensión.
83 Recursos de Apoyo Academico Auditoría Interna En el proceso de Recursos de Apoyo Académico, se encuentran dificultades relacionadas con la infraestructua; el campus virtual esta operando en instalaciones transitorias sin plan de acción. Se encontró una resolución de Rectoría de asignación de 100 millones pare inversión en educación virtual, de los cuales se han entregado 70 millones al campus virtual. En el caso de los laboratorios no se encontró evidencia de la identificación de necesidades de recuros necesarios para la prestación de los servicios, tal como lo estipula el requisito 6.3 de la NTCGP 1000:2004, antes existía un comité para analizar todo lo relacionado con los recursos necesarios para el buen funcionamiento de los laboratorios y ahora ese comité no sesiona. Se evidencias problemas de mantenimiento a la infraestructura, que han sido reportadas y no se han atendido. Acueducto, alcantarillado, iluminación, redes eléctricas y pintura, entre otras.
82 Recursos de Apoyo Academico Auditoría Interna Al indagar en los laboratorios del proceso de Recursos de Apoyo Académico, se encontraron manuales desactualizados, en el laboratorio de Bioquímica no hay manual, los documentos en los que se soporta la planificación de actividades se encuentran deteriorados y en mal estado de conservación. Lo anterior contraviene los requisitos 4.2.3 y 4.2.4 de la NTCGP1000:2004.
88 Recursos de Apoyo Academico Auditoría Interna En el proceso de Recursos de Apoyo Académico no se evidenció el registro apropiado de la calibración del equipo extractor de grasa VELP, Modelo SER 148, que indicara los resultados y trazabilidad hacia los equipos patrón utilizados (Julio de 2007)
86 Recursos de Apoyo Academico Auditoría Interna En los viajes académicos no se evidencian métodos de control al desarrollo de los viajes, como: Verificación de carnets de cada estudiante y seguro de accidentes, matrícula de los mismos, condiciones mecánicas del transporte y humanas de los conductores.
439 Proceso De Admisiones Vs. Matrículas De Estudiantes, Periodo Académico 2011-1 Auditoría Interna Revisadas las hojas de vida de los estudiantes, se encuentra que el estudiante con código 1721119020, del Programa Licenciatura en Artes Escenicas, presentó un oficio donde consta que es egresado del colegio con jornada y valor de pensión, que no esta firmado por la institucion educativa, sino por el mismo estudiante. Asi mismo, el estudiante codigo 601111692, presento un oficio sin firma donde manifiesta que no tiene afiliacion a EPS. Las tres situaciones descritas contravienen lo estipulado en el procedimiento P-RA-216- versión 1.
630 Recursos de Apoyo Academico - Auditoría de Control: PROCESO DE RECURSOS DE APOYO ACADÉMICO Auditoría Interna El Plan de Desarrollo Institucional 2009-2018 y el Plan de Acción Institucional disponen objetivos y metas respecto del crecimiento o expansión de la virtualidad como mediación pedagógica. Las metas definidas han presentado incumplimiento, a lo cual puede atribuirse como una causa, la falta de un plan de expansión que permita establecer actividades, responsables, plazos y entregables concretos, que le permitan al proceso avanzar en el cumplimiento de estos objetivos y metas de manera ordenada y planificada.
629 Recursos de Apoyo Academico - Auditoría de Control: PROCESO DE RECURSOS DE APOYO ACADÉMICO Auditoría Interna Es evidente una tendencia creciente en el uso de las mediaciones pedagógicas de aprendizaje virtual entre la comunidad universitaria, hoy representada en cerca de 500 cursos y 4800 usuarios entre estudiantes y docentes. No obstante, es igualmente evidente que este crecimiento está desbordando la capacidad de la unidad y del personal actualmente responsable. En el mismo sentido, no hay claridad sobre la estructura y niveles de autoridad y responsabilidad que la Universidad ha dispuesto para la gestión de la virtualidad como mediación pedagógica. Hoy se reconocen acciones desde la Facultad de Ingenierías, desde el proyecto de Telmedicina y además como función conferida mediante el Acuerdo 020 de 2010 a la Dirección del CEAD.
440 Proceso De Admisiones De Estudiantes, Periodos Académicos 2011-2 Auditoría Interna Luego de revisar y verificar los registros de la admisión 2011-2, el comité veedor del proceso de admisiones concluye que existió un presunto fraude en el proceso de admisión del aspirante con formulario número 104 y registro SNP AC200920094094 al programa de Medicina.
754 Recursos de Apoyo Academico Resultado de la medición de indicadores Aún no se cumple la meta de contar con 60 Megas en el canal de internet, razón por la cual se están generando dificultades de navegación que impiden el desarrollo normal de los procesos institucionales soportados en plataformas web.
745 Recursos de Apoyo Academico Resultado de la evaluación de la satisfacción de los clientes Analizando los resultados de la encuesta de satisfacción encontramos que la calificación de los encuestados en cuanto a la equidad del proceso de admisión es baja con relación a los demás criterios evaluados: 3,27 en una escala de 0 a 5.
389 Recursos de Apoyo Academico Resultado del análisis de peticiones, quejas y reclamos Queja de la estudiante Jackeline Gonzalez a cerca de la imposibilidad de graduarse por incumplimiento a los requisitos en la matrícula, al allegar un certificado del icfes de validación del bachillerato no aprobado y haber culminado sus estudios con esta inconsistencia. Es necesario analizar causas y establecer acciones correctivas para evitar que esta situación vuelva a presentarse.
358 Proceso de Recursos De Apoyo Académico Auditoría Interna No se aplica el ciclo P-H-V-A (Planear-Hacer-Verificar-Actuar): 1) Se observa una separación total entre los procedimientos que se encuentran en el Sistema Integrado de Gestión -SIG- con las labores que realizan los funcionarios de la Oficina de Admisiones y Registro Académico. 2) Se evidencia la inaplicabilidad, inexistencia y/o desactualización de los procedimientos y registros, por ejemplo: para la matrícula de estudiantes antiguos de pregrado - P-RA-219- (Versión 1), para la solicitud y aprobación de transferencias entre programas académicos de diferentes universidades -P-RA-337 (Versión 1), para la solicitud y admisión de aspirantes a estudiantes especiales -P-RA-215- (Versión 1), como la inexistencia de los registros P-RA-217 Y 218. 3) No se evidencia control y seguimiento a los procedimientos descritos en el punto anterior, por ejemplo, se observó que en algunas situaciones (transferencias, estudiantes especiales), no se respetan las fechas del calendario académico; no se cuenta con hoja académica completa de los estudiantes que ingresan por transferencia, esta información no se translada por parte del director de programa. 4) En el procedimiento para la gestión de los viajes de tipo académico, no se evidencian registros relacionados en los pasos 8 9 y 10 (informes que deben presentar los docentes)
356 Proceso de Recursos De Apoyo Académico Auditoría Interna Desconocimiento por parte de los docentes del código que diferencia un estudiante regular de un estudiante especial, lo que hace que en un momento determinado los estudiantes especiales acudan a salidas académicas, sin contar con seguro contra accidentes.
753 Recursos de Apoyo Academico Resultado de la medición de indicadores Para el periodo 2014-1, se presenta un porcentaje de ocupación de aulas del 51,7%, ligeramente superior a lo que se ha registrado en los dos anteriores periodos que han sido objeto de análisis y medición, pero aún muy distante a la meta propuesta desde la Oficina de Planeación y Sistemas que es del 60%. Este porcentaje de ocupación es preocupante, toda vez que la comunidad universitaria, expresa de manera permanente su inconformidad con la disponibilidad de aulas para desarrollar las diferentes asignaturas, actividades de educación continuada o más aún, actividades extraacadémicas que también requieran espacios adecuados para ser desarrolladas.
89 Recursos de Apoyo Academico Auditoría Interna En el proceso de Recursos de Apoyo Académico no se evidenció el desarrollo de acciones correctivas para eliminar las causas del problema presentado por daño en el servidor durante el proceso de admisiones en noviembre de 2008.
746 Recursos de Apoyo Academico Resultado del análisis de peticiones, quejas y reclamos Al revisar el informe de PQRS del primer semestre de 2014, se evidencia que existió un número considerable de quejas de los estudiantes relacionadas con el proceso de inscripción en línea.
51 Recursos Físicos Auditoría Interna En el proceso de Recursos Físicos, el líder declara que se fijan metas a los funcionarios por medio de ordenes de trabajo. No se evidencia un mecanismo de planificación de actividades y metas, ni el control al cumplimiento de las mismas, asi como la medición de la idoneidad y competencia de los funcionarios asociados al proceso. Dado lo anterior, no se evidencia el desarrollo de acciones de mejoramiento individuales por cada funcionario, derivadas de dichas evaluaciones y controles, por ende no se logra hacer seguimiento a dichos planes y la retroalimentación correspondiente. Lo anterior contraviene los requisito 4.1 f), 8.4 y 8.5 de la NTCGP 1000:2004 y el MECI 2.1.1 y 3.3.3.
627 PROCESO DE RECURSOS FÍSICOS Auditoría Interna La actividad de control y seguimiento ejercido al desempeño en el servicio de vigilancia prestado por el contratista, amerita la implementación de instrumentos para el registro de novedades o desviaciones, a fin de generar información trazable que sea útil a los fines de evaluación del desempeño del contratista, incorporar ajustes necesarios a las consignas o focalizar esfuerzos en la capacitación al personal.
744 Recursos Físicos Resultado de la medición de indicadores Con el fin de mejorar el resultado de los indicadores y poder incrementar las metas, se plantea mejorar los consumos de agua, energía y aprovechamiento de los residuos solidos, a través de proyectos que contribuyan a la disminución del impacto ambiental.
740 Recursos Físicos Resultado de la evaluación de la satisfacción de los clientes Analizando los resultados de la medición de la encuesta de satisfacción, se identifico que una de las preguntas con calificación más baja es: Califique la percepción que tiene frente a la seguridad en las instalaciones de la universidad, con un total de 3.31.
584 Recursos Físicos Resultado de la medición de indicadores El indicador asociado a eventos de hurto ha presentado una medición favorable frente a la meta propuesta en lo que va corrido del año, no obstante es evidente continuar articulando acciones de mejora a fin de fortalecer los mecanismos de control en el área de seguridad, para ello se diseña la central de llaves que contendrá los duplicados de las aulas, puertas principales y espacios comúnes.
624 Recursos Físicos Resultado de la medición de indicadores El anàlisis de la mediciòn de los indicadores dio como resultado que no se mantiene el consumo de agua y energìa durante el año 2012, comparativamente con la vigencia 2011, en razòn de situaciones externas que afectaron la dinàmica institucional. Para ello se hace necesario implementar acciones para optimizar el consumo de dichos servicios en la vigencia 2013 y años siguientes.
436 PROCESO DE RECURSOS FÍSICOS Auditoría Interna Luego de revisar los registros de consumo telefónico comparativo vigencia 2010 y 2011 correspondiente a los meses de julio, agosto y septiembre, se identifica una tendencia creciente en el uso de números de celular. Pese a que se realizan seguimientos cuatrimestrales y se hacen llamados de atención a los responsables de las líneas corresponidentes, no se ha logrado la efectividad esperada en pro de salvaguardar el cumplimiento de principios de austeridad en el gasto.
626 PROCESO DE RECURSOS FÍSICOS Auditoría Interna Frente al mantenimiento correctivo y preventivo de los sistemas de información desarrollados por la Universidad existe un riesgo de falta de gobernabilidad y control por parte del proceso, para atender el mantenimiento correctivo o cualquier otra contingencia que se presente con sistemas tan vitales como el Sistema de Información Académico o el Sistema Integrado de Gestión. No se cuenta con directrices o políticas claras para la gestión adecuada del desarrollo de software por parte del personal o los contratistas de la Universidad. Así mismo, se avizora la oportunidad de simplificar los procedimientos para el mantenimiento, ajustándolo a las condiciones particulares de la universidad (mantenimiento en sistemas de información contratados y sistemas de información de construcción propia), y a los diferentes sistemas de información que se poseen. Lo anterior, a fin de que se haga mas evidente la existencia de un PLAN PREVENTIVO y no solamente a la respuesta de solicitudes de mantenimiento correctivo o ajustes y optimizaciones al sistema, como hasta hoy se hace evidente.
48 Recursos Físicos Auditoría Interna Se evidencia que en el proceso de Recursos Físicos se ejecutan obras de infraestructura que no responden a una planificación establecida con base en diagnósticos de necesidades ni priorización de las mismas. Se evidencia la ejecución de obras en respuesta a solicitudes que se viabilizan a través de un comité de obras. De igual manera no se lleva un registro que demuestre el seguimiento a las ejecuciones, la conformidad y adecuación de las obras y el análisis de datos que permitan retroalimentar el proceso para la toma de acciones consecuentes. Lo anterior contraviene los requisitos 4.1 f) y 8.4 de la NTCGP 1000:2004.
739 Recursos Físicos Resultado de la evaluación de la satisfacción de los clientes Analizando los resultados de la medición de satisfacción del proceso de Recursos Físicos, una de las preguntas con más baja calificación fue la relacionada con la calificación a la gestión del proceso frente a la respuesta de solicitudes de mantenimiento de obras físicas (carpintería, electricidad, plomería, pintura, metal-mecánica, cerrajería, telefonía, servicios varios), en lo relativo a cumplimiento, oportunidad y calidad.
726 Recursos Físicos Resultado de la medición de indicadores Al realizar el análisis del indicador: Oportunidad en la atención de las actividades de mantenimiento tecnológico, las cuales son tramitadas a través de la mesa de ayuda, no se cumple la meta del indicador, la cual está en 90% y el resultado obtenido fue del 86%, pese a que se realizaron ingentes esfuerzos desde la oficina de sistemas para contrarrestar los factores causantes de la situación.
585 Recursos Físicos Resultado de la medición de indicadores Al realizar análisis del indicador relacionado con eficacia en la atención a solicitudes de mantenimiento preventivo y correctivo, se concluye que existe una no conformidad potencial frente a la satisfacción de la calidad del servicio por tiempos de respuesta, situación que aunque es analizada, es necesario establecer mecanismos para la mejora.
625 PROCESO DE RECURSOS FÍSICOS Auditoría Interna Las actividades de control y seguimiento al manejo, salvaguarda y estado de los bienes, deben obedecer a un esquema planificado por parte del proceso y no solo a actividades puntuales. Es pertinente que se recupere esta práctica que el proceso tenia implementada y que le aporta elementos de gran valor para el cumplimiento de su objetivo misional.